Leadership a distanza: come gestisco un'agenzia indipendentemente dalla sede

Julian Hansmann Aggiornato il 22.10.2020
12 Min.
Ultimo aggiornamento il 22.10.2020

Il capo siede in trono sopra il suo impiegato su una sedia dirigenziale imbottita - autoritaria, impopolare e dall'alto. Questa immagine di leadership si è impressa nella nostra mente. Ma ha fatto il suo tempo: la digitalizzazione, il lavoro su progetto e la cooperazione caratterizzano la vita lavorativa di oggi. Ecco perché non possiedo nemmeno una sedia per dirigenti - e il mio ufficio. Come nomade digitale e capo di un'agenzia, il mondo è il mio ufficio e il mio portatile è il mio compagno più vicino quando viaggio. In questo rapporto di esperienza personale, imparerete come dirigo a distanza e come mi assumo la responsabilità di oltre 25 dipendenti in un team a distanza.

Sono sempre stato un fan della tecnologia. Ho costruito i miei primi siti web per i clienti quando avevo 14 anni. Il web era ancora piccolo, ma ho capito subito il suo enorme potenziale. Dopo il diploma ho fatto le valigie e sono andato in Australia per un Work & Travel di 9 mesi. Ho finanziato l'intero viaggio con lavori di web design.

Nel 2008 sono stato uno dei primissimi digital nomad - anche prima che esistesse questo termine. Dal punto di vista odierno, fu uno sforzo incredibilmente grande: avevo un portatile enorme e pesantissimo nel mio bagaglio, lo smartphone era un fenomeno marginale e il WLAN era spesso a corto di risorse. Tuttavia, questa realizzazione ha prevalso: posso lavorare da qualsiasi posto ed è davvero fantastico.

Dopo gli studi all'Università di Maastricht nei Paesi Bassi e alla UC Berkeley in California e alcuni fedeli clienti in valigia, ho fondato nel 2012 l'agenzia digitale Friendventure Questa era la prima volta che mi assumevo la responsabilità dei dipendenti. Mi era chiaro che volevo essere un imprenditore, ma allo stesso tempo volevo rimanere flessibile. Durante i miei studi ho anche viaggiato molto e mi sono sempre ispirato a luoghi diversi. Volevo assolutamente continuare ad avere questa flessibilità. Digital nomad e manager di un' agenzia, viaggi e responsabilità dei dipendenti, si combina bene tutto questo? 

Remote Leadership significa uguali diritti per tutti

Si dice che l'azienda sia il riflesso della personalità dell'imprenditore. Come giramondo, anche la mia agenzia è caratterizzata da grande libertà e responsabilità personale. Quando ho fondato l'azienda, il mio pensiero era: voglio gestire un'agenzia in cui vorrei lavorare come dipendente io stesso.

La decisione più importante per me è stata quella di trattare tutti allo stesso modo. Tutte le libertà che mi prendo devono valere anche per i miei dipendenti. Perché dovrei incollare i miei dipendenti alle loro scrivanie quando ho sperimentato in prima persona i vantaggi dell'autodeterminazione? In termini di produttività ma anche di benessere generale. 

L'indipendenza della sede è così cresciuta a causa delle mie preferenze personali. Oggi sono praticamente un nomade digitale part-time. Viaggio circa 4 mesi all'anno e faccio anche il pendolare tra i nostri uffici di Colonia e Berlino e vari altri appuntamenti. Per questo mi piace molto trascorrere centinaia di ore all'anno in treno, dove naturalmente lavoro anche io.

Credo fermamente che il sistema funzioni solo perché tutti hanno gli stessi diritti. Altrimenti sarebbe come dire: "Guarda, Julian, è di nuovo in viaggio e noi dobbiamo stare dalle 9 a alle 5 in ufficio". Con tali condizioni, i colleghi hanno ragione a protestare. Oggigiorno nelle aziende non si può proprio lavorare così. Per fortuna!

I vantaggi del lavoro a distanza

Non siamo un team interculturale da remoto, diffuso in tutto il mondo. Abbiamo una base di dipendenti nei dintorni delle nostre sedi di Colonia e Berlino. Ma anche qui molti dipendenti lavorano da casa o approfittano della possibilità di scegliere liberamente il proprio posto di lavoro - ad esempio nei bar, negli spazi di coworking, in treno, in altre città o come combinazione di lavoro e vacanze in altri paesi. 

Leadership a distanza: lavorare in piscina

Nonostante le possibilità di lavorare da qualsiasi luogo, la maggior parte di loro viene in ufficio regolarmente, ma cambia sede in modo flessibile a seconda delle necessità. Questa combinazione di flessibilità sul posto di lavoro e di un team e un ufficio permanenti piace molto sia ai miei colleghi che ai candidati. Offre anche i seguenti vantaggi per me, in qualità di capo dell'agenzia:

Riduzione del turnover del personale

Secondo uno studio di Stanford il turnover del personale nei team che lavorano da remoto è inferiore del 50%. Anche noi abbiamo avuto esperienze simili: un team di lavoro fisso e la possibilità di lavorare a distanza impediscono ai bravi dipendenti di andarsene. Soprattutto perché i trasferimenti in altre città (ad esempio, come risultato di una pianificazione della vita basata sulle relazioni) non portano necessariamente a cambiamenti di lavoro. 

Colleghi più felici

Secondo uno studio di TINYpulse chi lavora da remoto è più soddisfatto e motivato nel loro lavoro. Senza sondaggi anonimi tra i dipendenti, una valutazione accurata è difficile, ma le valutazioni su Kununu sono un buon indizio. Per un capo che lavora da remoto, è una sfida seguire da vicino l'atmosfera nel team. Una "porta aperta" in ogni momento sicuramente aiuta. Nell'era digitale, questo significa che i miei dipendenti possono contattarmi su Slack in qualsiasi momento e parlare di ogni tipo di problema. Per me, come capo, è importante anche partecipare attivamente alle riunioni del team su Slack. Naturalmente, ci sono anche regolari colloqui faccia a faccia.

Colleghi più sani e meno giorni di malattia

Il numero di giorni di assenza dal lavoro per ragioni psicologiche è in aumento da anni: il 18 per cento dei giorni di malattia sono ora, secondo il rapporto sulla salute dell'assicurazione sanitaria TK, di natura psicologica, e soprattutto i giovani sono a rischio. Anche se ogni tanto sono riportati dei carichi più elevati nel lavoro da casa , riteniamo che un alto grado di autodeterminazione (tempo e luogo di lavoro) sia la soluzione ideale. 

Nella nostra esperienza, questa autodeterminazione porta a un maggior benessere e di conseguenza a meno giorni di malattia. Con un orario di lavoro flessibile, posso semplicemente riposarmi la mattina quando ho mal di testa e possibilmente iniziare a lavorare più tardi, invece di mettermi malato alle 9 in punto. 

Attirare specialisti ricercati

Un'organizzazione è sempre e solo buona come i suoi dipendenti. Nel settore dei servizi, i miei dipendenti sono il mio capitale e un fattore chiave nella concorrenza. La carenza di lavoratori qualificati non è una prognosi nebbiosa per il futuro, ma è già una realtà in quasi tutti i settori. 

Lavorando indipendentemente dalla sede, abbiamo un pool di talenti molto più ampio da cui possiamo attingere. Le buone condizioni di lavoro rafforzano anche il marchio del datore di lavoro. E con questo non intendo solo un bel biliardino e caffè gratis - senza la cultura che c'è dietro, è tutto fumo e niente arrosto. 

Lavoro concentrato

Lavorando da remoto ho il vantaggio di poter scegliere attivamente quando fare le mie pause, per un lavoro più concentrato. Personalmente, sono sempre nel bel mezzo dell'azione in ufficio e mi faccio subito distrarre dalle cose. Va anche bene di tanto in tanto.

Tuttavia, nel nostro ufficio berlinese più piccolo posso lavorare in modo molto più concentrato che nella nostra sede principale di Colonia, dove passo da un meeting all'altro, vengo preso da parte o mi faccio coinvolgere personalmente in qualsiasi processo. La sera mi accorgo di quanto sono esausto dopo una giornata di lavoro così intensa.

Leadership a distanza: come gestisco un'agenzia indipendentemente dalla sede

Oltre ai vantaggi, ci sono naturalmente anche molte sfide per noi come Team da remoto. Soprattutto se i team da remoto sono sempre di più, come è stato l'anno scorso. Nell'arco di 12 mesi abbiamo raddoppiato il nostro personale di oltre 25 dipendenti. Questo ha causato un grande sconvolgimento nei nostri processi interni. D'altra parte, sono stati evidenziati anche gli ostacoli previsti.

Torniamo al tema principale: la leadership. Naturalmente, la leadership è una vera e propria sfida in team remoti, come spesso si fa a distanza. Passiamo ora alla domanda cruciale: come posso guidare i miei dipendenti se non siamo nello stesso ufficio, nella stessa città o addirittura nello stesso fuso orario?

Anche alcuni membri del team di RAIDBOXES lavorano indipendentemente dalla sede. Puoi scoprire i vantaggi e quali sfide comporta il lavoro da remoto inel nostro articolo su questo argomento.

La leadership a distanza nel 21° secolo

Il Top-Down è acqua passata! Più precisamente, il principio delle rigide gerarchie risale all'epoca dell'industrializzazione. Probabilmente nessuno penserebbe che i problemi di una fonderia di ferro del 18° secolo siano paragonabili a quelli di un'azienda di medie dimensioni all'inizio del 21° secolo. Ciononostante, la maggior parte delle aziende è ancora oggi organizzata su una base strettamente gerarchica.   

Un severo catalogo di disposizioni, istruzioni di lavoro meticolosamente specificate e controlli accurati: sono tutti strumenti del vecchio mondo del lavoro. Semplicemente non possono più essere utilizzati per affrontarele difficoltà del 21° secolo. Perché questa è la realtà: lavoriamo in agili gruppi di progetto, rispondiamo ai messaggi in formato digitale, saltiamo da un compito all'altro, parliamo su Skype con i clienti e ci formiamo. I grandi compiti che la digitalizzazione ci presenta, si possono realizzare solo attraverso la cooperazione e la creatività. 

Capisco la preparazione ottimale dei miei dipendenti per questi moderni metodi di lavoro come Digital Leadership o Remote Leadership. E non sono l'unico: soprattutto le giovani aziende mettono sempre più in discussione le strutture aziendali tradizionali e sviluppano nuovi modelli di lavoro - ad es. HolocraziaSociocrazia o lavoro da remoto.

Non voglio separare la Digital Leadership e dalla Remote Leadership , perché devono andare di pari passo: il concetto di "remoto" è diventato da tempo una realtà nel mondo digitale. Ogni volta che invio un messaggio digitale, faccio una telefonata o uso altri strumenti di comunicazione, lavoro da remoto. Anche i più ostinati sostenitori del lavoro di presenza non possono negare che un'azienda con sedi diverse deve lavorare da remoto per rimanere agile. 

Gli 8 pilastri della leadership digitale

Che caratteristiche ha la remote leadership? Secondo me dipende dalle seguenti 8 cose:

  1. Meno controllo
  2. Più fiducia
  3. Cedere la responsabilità invece di delegare
  4. Empowerment
  5. Motivazione intrinseca
  6. Evitare il silos
  7. Eventi di squadra
  8. I tool giusti

1. meno controllo

Il comando e il controllo sono obsoleti. I capi devono abbandonare la possibilità di controllare tutte le attività dei loro dipendenti in ogni momento. Studi come quello dell' Istituto dell'economia tedesca (IW) mostrano che la produttività scende in modo significativo sotto costante controllo.

Ad essere onesti, anch'io ho dovuto cambiare, perché mi piace avere il controllo per natura. Qui, la distanza spaziale del lavoro da remoto mi aiuta a stare fuori dall'attività operativa. Ho dovuto sostituire la sensazione "penso che tutto mi stia sfuggendo di mano" con "stanno già risolvendo la cosa senza di me". 

Avere meno controllo ha anche il vantaggio per me di poter affrontare i compiti essenziali come capo e imprenditore. Per me, la leadership digitale comprende anche il prendere decisioni imprenditoriali lungimiranti. Devo tenere d'occhio il mercato, tenere d'occhio le nuove tecnologie e, se necessario, adattare il nostro portfolio di servizi. In altre parole: lavorare più sull'azienda che in azienda.

Soprattutto durante la fase di crescita, ho dovuto ritirarmi consapevolmente dalle operazioni per costruire nuove strutture. Sono riuscito a rinunciare completamente ad alcune aree di responsabilità, in modo da essere coinvolto solo in situazioni critiche.

2. più fiducia

Meno controllo significa automaticamente più fiducia. E senza fiducia non funziona niente. Nessuna società, nessuna famiglia e nessuna compagnia. La fiducia è uno dei fattori più importanti per le prestazioni e il successo del lavoro di squadra. Lo dimostrano studi come quelli condotti dall'Università di Münster sulla Fiducia nei team virtuali

"Il contatto faccia a faccia che manca ai team virtuali può essere compensato da una maggiore fiducia" dice Guido Hertel, professore di psicologia organizzativa e aziendale all'Università di Münster

Devo avere fiducia che i miei dipendenti gestiscano un compito in modo appropriato. Alla fine, non mi interessa se il collega fa una passeggiata o se dà da mangiare al suo pesce rosso sulla strada verso i suoi obiettivi. Il risultato conta. L'esperienza dimostra che le idee migliori non arrivano comunque stando seduti ad una scrivania, sotto pressione o in situazioni stressanti, ma quando abbiamo la testa libera per il pensiero creativo. Questi spazi possono essere creati solo in un rapporto di fiducia.

E come nel calcio, la squadra perde e vince insieme. Se il portiere fa una brutta azione e all'ultimo secondo si fa fare goal all'ultimo secondo, la squadra rimane unita. Ciò non significa che non si possa fare un'analisi degli errori. È così che la vedo nel contesto aziendale. Deve essere chiaro che si lavora insieme a qualcosa e che ogni individuo dà il suo contributo, ma è anche autorizzato a commettere errori. 

3. consegnare la responsabilità invece di delegare

Ovunque si sente dire che il capo deve delegare compiti ai suoi dipendenti. Ma questo da solo non basta. Perché delegare di solito porta i dipendenti a lavorare su un compito e poi a restituirlo al capo. A questo segue il feedback, la rielaborazione e ci si trova già in un loop di feedback apparentemente infinito che consuma inutilmente molte risorse e nervi. 

La soluzione migliore è quindi trasferire completamente le responsabilità al dipendente. Questo porta a decisioni più agili senza che i risultati ne risentano. Inoltre, i dipendenti possono spesso darsi reciprocamente un feedback, meglio di quando il capo è costantemente coinvolto. Nel dubbio, il tuo set di competenze è più adeguato per il compito.

4. conferimento di poteri

Empowerment significa fornire le condizioni generali ottimali per consentire ai propri dipendenti di sfruttare a pieno il loro potenziale. Un dipendente ad alto potenziale nella posizione sbagliata, un tirocinante sovraccaricato di compiti o semplicemente la mancanza di infrastrutture tecniche possono essere un vero freno allo sviluppo del potenziale. 

Ma la tecnologia non è l'unica cosa che conta: i dipendenti hanno bisogno di strumenti ma soprattutto di libertà e di una prospettiva a lungo termine. Per promuovere i dipendenti, è necessario aumentare il loro raggio d'azione. Un maggiore margine decisionale può innescare veri e propri impulsi motivazionali. Per esempio, un noto hotel ha permesso al suo personale addetto alle pulizie di gestire autonomamente reclami fino a 1000 euro senza consultare i propri superiori. Il risultato è una motivazione notevolmente maggiore e una riduzione della burocrazia.  

Il compito del leader digitale di oggi è quello di sviluppare nei propri dipendenti una versione migliore di loro stessi. Qui non c'è spazio per la vanità, la mentalità aggressiva e il pensiero competitivo. Si paga due volte di più quando le competenze crescono dall'azienda e la conoscenza viene attivamente condivisa. 

5. motivazione intrinseca

Cosa motiva un dipendente a lungo termine? Uno stipendio elevato, bonus generosi o un'auto aziendale? Né l'uno né l'altro - gli studi dimostrano che l'effetto positivo di un aumento di stipendio dura solo per un breve periodo di tempo e non raggiunge un massimo di 60.000 Euro all'anno..  

Anche la mia esperienza mostra che la motivazione intrinseca aiuta. Intrinseca significa che parte dal proprio impulso. L'opposto è la motivazione estrinseca, che comprende le motivazioni sopra citate: soldi, provvigione, auto aziendale.

Poiché gli effetti della motivazione estrinseca si esauriscono dopo poco tempo, solo la motivazione intrinseca crea valore aggiunto. Chi lavora solo per governare, non otterrà nulla in azienda e sarà lontano dalle innovazioni.

Cosa aiuta in concreto? Apprezzamento del lavoro, libertà di prendere le proprie decisioni, trasparenza, una cultura dell'errore aperta e la celebrazione del successo.

6. evitare l'abbassamento del silo

A mio parere, un grande pericolo per le aziende affermate è la mancanza di scambio di conoscenze a causa dei silos dipartimentali. Questi reparti chiaramente separati e rigorosamente strutturati gerarchicamente rendono più difficile la cooperazione e, nel peggiore dei casi, portano a uno "stato nello stato". I dipartimenti diventano così grandi da perseguire i propri interessi accanto a quelli dell'azienda.

Misure efficaci per prevenire i silos sono un agile lavoro di progetto e squadre da remoto. Il vantaggio dell'agilità e del lavoro da remoto, lo vedo nella mia agenzia, è la composizione in costante evoluzione dei team di progetto interdisciplinari. Non ci sono reparti con un cartello sulla porta che dice PR, design o IT. Se non si effettua questa separazione spaziale in primo luogo e ci si affida invece al remoto, si ha un chiaro vantaggio fin da subito. All'inizio, costruire agili team di progetto significa certamente un lavoro aggiuntivo, in modo che il progetto non finisca nel caos. A lungo termine, tuttavia, le aziende beneficiano di questa agilità.

7. eventi di squadra

Per i team da remoto che sono sparsi in tutto il mondo, può essere difficile riunire tutti i dipendenti in un unico luogo. È davvero bello che tutti i nostri dipendenti vivano in Germania e quindi nulla ostacola una festa di Natale insieme e altri eventi.

Inoltre, da tre anni facciamo le valigie una volta all'anno e voliamo per una settimana verso posti più soleggiati (Maiorca, Lisbona, Creta) per lavorare insieme. Questo rafforza immensamente lo spirito di squadra e crea fiducia. Nell'ottobre 2019 abbiamo avuto la nostra terza Workation (composizione da ingl. lavoro e vacanze) ha avuto luogo a Creta. Per molti membri del nostro team in rapida crescita, è stato il primo incontro fisico, come prima comunicavano solo su canali digitali.

Leadership a distanza: come gestisco un'agenzia indipendentemente dalla sede

Penso che gli incontri e gli eventi regolari siano cruciali per il successo di un'azienda che lavora da remoto. Siamo tutti esseri sociali, vogliamo conoscere le persone con cui lavoriamo ogni giorno. Come "estranei" è incredibilmente difficile creare uno spirito di squadra comune. Se hai già cucinato, mangiato e riso insieme, è molto più facile.

8. gli strumenti giusti

Molti pensano che i tool siano la cosa più importante nei team che lavorano da remoto. È vero: i tool sono sicuramente indispensabili nel mondo del lavoro digitale. Ma questi devono sempre essere integrati in processi significativi. A cosa serve il miglior tool di gestione dei progetti sul mercato se le numerose funzioni non sono comunque necessarie o se così i dipendenti si sentono sopraffatti? Nel peggiore dei casi, i singoli dipendenti utilizzano soluzioni diverse, il che non aiuta nessuno. E non dimenticare mai:

A fool with a tool is still a fool. 

L' email non ha ancora fatto il suo corso, ma in team agili e a progetto diventa sempre più inutile. Una mail non è molto adatta se cinque persone comunicano tra loro e ce ne sono altre dodici nel CC. Di recente, i manager passano ore ogni giorno a elaborare email che sono di scarsa rilevanza per loro. Qui i tool di collaborazione sono una vera benedizione, in quanto possono strutturare molto meglio la comunicazione o commentare direttamente sull' user interface. 

Il vantaggio di tali tali di comunicazione è l'uso immediato dell'intelligenza del gruppo. È più facile fare una domanda nel canale che entrare nell'ufficio vicino del proprio superiore e chiedere consiglio. Quindi anche come capo che lavora da remoto ho sempre un occhio di riguardo per le esigenze dei miei colleghi e allo stesso tempo rimaniamo agili. 

Il controllo a distanza è possibile!

Può sembrare assurdo per i capi affermati del secolo scorso, ma la leadership a distanza è possibile, funziona bene e a volte anche meglio di quando si ha costantemente il fiato sul collo dei propri dipendenti a causa dell'eccessiva presenza. 

Leadership a distanza: come gestisco un'agenzia indipendentemente dalla sede

Il remoto è una realtà concreta che dobbiamo riconoscere come parte dell'era digitale. Pertanto, consiglierei ad ogni azienda di preparare le strutture per il lavoro da remoto. Che sia per motivi di employer branding o per mantenere i dipendenti meritevoli.

Tuttavia, vedo una presenza regolare come capo come un grande vantaggio. Ogni tanto è necessario sentire le vibrazioni della squadra in prima persona. Come squadra a distanza, rimangono solo gli eventi e le riunioni congiunte.  

Ma c'è un ostacolo alla remote leadership che può essere eliminato solo attraverso l'autodisciplina. Grazie al mio nomadismo digitale, sono praticamente sempre raggiungibile quando non sono in una zona dove non c'è campo. C'è la forte tentazione di controllare un attimo le mail prima di andare a letto o di fare qualche compito per il giorno dopo. 

Qui devo definirmi dei chiari confini. Non è sempre facile, ma con qualche trucco funziona: notifiche spente, orari fissi per guardare le mie email, pianificazione quotidiana con sport, meditazione, ecc. Accetto volentieri la necessità di disciplina, se d'altra parte vengo premiato con grande flessibilità e libertà. Io e i miei colleghi non vorremmo più farne a meno!

Julian Hansmann è fondatore e amministratore delegato delle agenzie Friendventure e BannerBüro con uffici a Colonia e Berlino. All'età di 14 anni ha già intrapreso i suoi primi progetti web per clienti dalla stanza dei bambini e ha progettato i banner pubblicitari. Ha studiato International Business all'Università di Maastricht e alla UC Berkeley. Come appassionato di digitalizzazione e di start-up, ha già co-fondato diverse aziende.

Articoli correlati

Commenti su questo articolo

Scrivi un commento

Il tuo indirizzo mail non sarà pubblicato. I campi obbligatori sono contrassegnati con * marcato.