Retros per agenzie e aziende: Più efficienza e soddisfazione

9 Min.
Scrum Retro per agenzie e aziende

Cosa va bene nella squadra e nel progetto? E cosa non lo è? Quali misure possono essere derivate da questo? Le retrospettive sono un modo perfetto per portare motivazione e slancio nella vostra azienda o agenzia. Vi mostriamo come impostare una retrospettiva e quali sono le cose da fare e da non fare.

Una retrospettiva (in breve: retro) è un tipo di revisione per determinare insieme in un gruppo, una squadra o per un'intera organizzazione quali successi sono stati raggiunti in un periodo di tempo definito. Potete usarlo per mettere alla prova il vostro project management o lo sviluppo agile del software, ma anche qualsiasi altra area della vostra azienda. Allo stesso tempo, le riunioni retro chiariscono la questione se la cooperazione nei team funziona davvero così bene - e quanto sono soddisfatti i vostri dipendenti.

Le regole di base

I retrò sono particolarmente efficienti. Perché ogni unità offre abbastanza spazio per suggerimenti di miglioramento, che vengono immediatamente trasferiti in progetti concreti. Questo è esattamente ciò che rende le retrospettive così preziose e sostenibili. Le retromarce si svolgono - correttamente condotte - in un modo che

  1. Permettere a tutti i membri del gruppo o della squadra di dire la loro.
  2. offre spazio a diverse forme di feedback, senza valutarlo immediatamente
  3. Costruttivo, lungimirante, rispettoso e trasparente è

Le retrospettive non sono assolutamente adatte solo per aziende o agenzie, ma anche per ONG, associazioni, gruppi di volontariato, iniziative open source o progetti sociali e politici. Soprattutto l'ambiente dell'open source o WordPress apprezza i cicli di feedback che si basano sulle retrospettive. Dopo tutto, questo porta l'intero team di sviluppo a bordo e rivela i processi decisionali.

I retro sono utili tanto per i progetti tecnici quanto per migliorare la cultura aziendale. Ecco una breve panoramica delle due varianti:

Retrospettiva Scrum

Le retrospettive sono classicamente conosciute dal metodo di gestione dei progetti Scrum. Soprattutto i team di sviluppo software o di web design si affidano a Scrum, perché offre un'antitesi ai progetti organizzati classicamente in modo gerarchico del tipo "io ti dico cosa fare e quando". In una certa misura, gli sviluppatori si organizzano in Scrum. Tuttavia, ci sono strutture fisse (per esempio lo Scrum Board) e periodi di tempo fissi ("Sprint"). I sottocompiti rendono il tutto particolarmente flessibile e quindi agile. Il retrò stesso si svolge in cinque fasi:

  1. Introduzione: Questo è il momento in cui si mette la squadra nello stato d'animo per il retro, si definiscono gli obiettivi della riunione, si spiega di nuovo il processo organizzativo se necessario o si introducono nuovi partecipanti.
  2. Raccogliere dati: Questo passo serve a raccogliere gli argomenti da evidenziare nel retro. In altre parole, punti che sono andati bene. Ma anche quelli per i quali si desidera l'ottimizzazione o che causano conflitti. Inizialmente, tutti gli input sono ammessi qui - la prioritizzazione congiunta avviene solo dopo.
  3. Ottenere intuizioni: I punti registrati vengono discussi insieme. Quali sono le cause degli sviluppi positivi ma anche degli sviluppi che devono essere ottimizzati? Cosa si può ricavare da questo per ulteriori progetti o per la cooperazione nel team?
  4. Derivare misure: Il gruppo decide insieme quali misure di miglioramento devono essere applicate ai prossimi sprint. Queste misure dovrebbero essere formulate nel modo più concreto possibile ("chi fa cosa e quando") e registrate per iscritto.
  5. Conclusione della retrospettiva: qui si possono riassumere i risultati ancora una volta, chiarire le ultime domande aperte, raccogliere tutti i partecipanti e fare un breve "retro del retro".

Per alcuni team, agenzie e aziende, questa forma molto aperta di scambio richiede inizialmente un po' di tempo per abituarsi. Allora può succedere che inizialmente arrivi poco feedback, o che sorgano addirittura conflitti e rimproveri reciproci. Questo può essere evitato, quindi ecco alcuni consigli.

ecometro mischia retrò
Un retro supportato da software, qui con l'ecometro

Tuttavia, prima o poi, le retrospettive dovrebbero portare ai seguenti miglioramenti:

  • Le scadenze nello sviluppo del software o nel progetto possono essere meglio pianificate, gli ostacoli limitanti vengono eliminati
  • L'azienda crea le risorse necessarie di natura tecnica, strutturale o umana per poter lavorare correttamente.
  • I dipendenti affrontano i conflitti più apertamente e li risolvono insieme.
  • Il team non si concentra solo su ciò che non va bene, ma anche sui punti positivi e sull'ottimizzazione dei processi.
  • Non solo le sfide tecniche sono in primo piano, ma anche l'unione e gli stati d'animo nella squadra.

Se uno o più di questi punti non sono raggiunti, il team può lavorare insieme sul formato, gli strumenti, i processi decisionali, il coinvolgimento di tutti i partecipanti o la moderazione. Oppure il team determina che certi prerequisiti devono essere prima creati. Questo potrebbe essere, per esempio, processi di sviluppo uniformi o una migliore comunicazione o motivazione all'interno dell'azienda.

Squadra Retro

E questo ci porta alla seconda funzione che possono avere le retrospettive. Oltre ai processi puramente legati al progetto o come supplemento alle retrospettive tecniche, possono essere utilizzati per rafforzare la coesione nell'agenzia o nell'azienda. Nessuna squadra può fare a meno dei conflitti. È fondamentale affrontarli in modo aperto e orientato alla soluzione, in modo che l'organizzazione non si preoccupi solo di se stessa o rimanga nel "lavoro da manuale".

I Free Team Retros che non sono coinvolti in Scrum o in qualsiasi altro metodo usano principalmente le seguenti tre domande:

  • Cosa ha funzionato bene? In quali casi abbiamo lavorato bene insieme e perché?
  • Cosa non ha funzionato bene? Dove si può migliorare qualcosa nella cooperazione?
  • Cosa speriamo di migliorare, proveremo? Chi si occuperà dell'implementazione ed entro quando?

In questo caso, una retrospettiva è organizzata meno rigidamente che in Scrum. In linea di principio, il team è libero di determinare il formato in cui le domande appena elencate sono chiarite. Tuttavia, un formato regolare (come una retrospettiva ogni due mesi), una selezione rappresentativa dei partecipanti, una documentazione dettagliata e risultati scritti sono utili. Anche una persona che si occupa dell'invito, della moderazione e dell'elaborazione.

Gli argomenti per le retrocessioni dovrebbero provenire dagli stessi impiegati, più su questo tra un momento. Per avviare questo processo, ha senso raccogliere regolarmente il feedback in anticipo. E per fornire sia supporto che motivazione. Per esempio, nel contesto di sondaggi (possibilmente anonimi) o attraverso un ruolo speciale nell'azienda. Potete leggere come questo può apparire nel nostro articolo sulla Salute Mentale nelle aziende.

Soprattutto i dipendenti che hanno lavorato in precedenza in un'azienda molto strutturata gerarchicamente non sono abituati a dare contributi aperti e coraggiosi alla cultura aziendale. Qualcosa cambierà nella vostra azienda solo se c'è un quadro in cui tutti possono esprimere liberamente la loro opinione.

Dos in un retro

Indipendentemente dal retro tecnico o più culturale, ci sono alcuni prerequisiti e anche strumenti che contribuiscono al successo della riunione:

  • Moderazione: Nella Sprint Retrospective, questo ruolo è assunto dallo Scrum Master. In una retrospettiva non formale, questo compito può essere determinato liberamente, forse anche come parte di una rotazione.
  • Gerarchie piatte: È importante che i facilitatori guidino la riunione come partecipanti alla pari, non "dall'alto verso il basso". Lo stesso vale per le persone della direzione o altri dirigenti.
  • Definire l'insieme delle regole: Quando sorgono incomprensioni o disaccordi durante le retate, ricordare alle persone i valori comuni dell'agenzia o dell'azienda aiuta. Non come una lista di divieti, ma sotto forma di esempi che rappresentano una comunicazione positiva. Vedi, per esempio, il Codice di condotta di RAIDBOXES.
  • Accordi vincolanti: Questo include la registrazione dei risultati in minuti. Ma anche per non decidere sulla testa di persone assenti. In caso di dubbio, il gruppo di partecipanti deve essere ampliato. Oppure - a seconda degli argomenti previsti - si possono invitare ospiti di altri dipartimenti e squadre.
  • Misurare il successo: le misure adottate finora portano a dei miglioramenti? Se no, come può essere una conclusione più concreta del retro? I successi possono essere provati o misurati? Il carico di lavoro è ridotto in modo sostenibile o l'umore nella squadra migliora?

L'ultimo punto in particolare è importante: solo i risultati positivi ancorano il retro in modo permanente e sono accettati da tutti. Perché non tutti nel tuo team capiranno il significato delle retrospettive fin dall'inizio. Il pretesto "Tanto è inutile" può essere confutato solo se i successi diventano visibili. E se si prende regolarmente tutti i ruoli nell'azienda.

Le regole di un retrò

I don't derivano in parte dai punti precedenti. Ma i rischi sono anche in agguato se le retrospettive non sono ben pensate o sono guidate in modo spugnoso:

Circolo improduttivo di partecipanti

Qui sono necessari apertura e talvolta tatto. È dannoso se gli individui della squadra non si sentono inclusi. D'altra parte, i giri troppo grandi - o con troppa mescolanza tematica - diventano rapidamente improduttivi. Se i singoli argomenti non possono essere chiariti nel grande gruppo, possono essere passati al gruppo più piccolo, se necessario.

Troppo poca trasparenza

Se gli altri dipartimenti sentono di non avere alcuna visione dei risultati di un retro, nascono rapidamente disordini o frustrazioni. Qui, protocolli visibili pubblicamente o la presentazione regolare dei risultati a tutti possono aiutare. Questo vale anche per misurare il successo dei punti approvati.

Telaio protetto

Allo stesso tempo, la retrospettiva stessa dovrebbe essere un luogo protetto in modo che non ci siano riserve nell'esprimere critiche in essa. Alcuni parlano apertamente solo di ciò che deve essere migliorato in un tale ambiente. Per esempio, all'interno della propria squadra o senza il livello di gestione. Se necessario, le retrovie possono essere divise per trovare il giusto equilibrio tra la trasparenza e il bisogno di protezione.

Specifiche troppo rigide

Sono sempre gli stessi partecipanti che parlano ad una retrospettiva? I suggerimenti vengono rapidamente abbattuti? O i risultati individuali sono già noti in anticipo? Non può funzionare. Le retrospettive sono adatte solo alle agenzie e alle aziende in cui esiste una cultura aperta.

I compiti sono definiti in modo impreciso o non sono tracciati

La domanda "chi fa cosa e quando" è estremamente importante. Le retrospettive richiedono che il cerchio definisca le responsabilità e le scadenze per ogni idea da attuare.

Per quanto riguarda la sostenibilità delle misure: Qui vale la pena di affidarsi a uno strumento di gestione dei progetti in cui vengono inseriti i singoli compiti. Poi si può sempre vedere a colpo d'occhio in quali aree una retrospettiva sta andando bene e dove deve essere migliorata. Avete diverse retrospettive nella vostra azienda? Poi possono misurarsi o scambiarsi idee.

Pura tecnologia, nessuna cultura

Non importa se è uno Sprint Retro o qualsiasi altra variante: Non si tratta esclusivamente di elencare e risolvere sfide puramente tecniche. Anche l'interazione sociale e culturale all'interno della squadra dovrebbe essere esaminata. Perché uno (lavoro efficiente) non funziona senza l'altro (spirito di squadra). I dipartimenti di sviluppo a volte trovano difficile combinare le due cose. In questo caso, i corsi di formazione adeguati possono aiutare, vedi per esempio il nostro post sul blog sulla comunicazione non violenta.

Passi della comunicazione nonviolenta
I quattro passi della Comunicazione Nonviolenta

Struttura poco chiara

I retrò dovrebbero creare lo spazio per poter parlare liberamente di argomenti conflittuali. Tuttavia, hanno bisogno di un quadro chiaro e di una struttura fissa. Questo include capisaldi come l'implementazione regolare, il ruolo di moderatore, se necessario un ruolo separato per la documentazione o i verbali, la gestione del tempo e - se desiderato - l'uso di speciali strumenti retro. Una nota su questo tra un momento. Le cinque fasi di un retro (vedi sopra) ti aiuteranno a mantenere la struttura.

Per tutti i punti menzionati sopra, è possibile ottenere aiuto se non c'è abbastanza conoscenza disponibile nella vostra agenzia o azienda. Per esempio, attraverso corsi di formazione o formatori esterni.

Retros @ RAIDBOXES

In RAIDBOXES , usiamo diverse forme di retros per organizzarci. Da un lato, le classiche retrospettive Scrum dello sviluppo dei nostri prodotti, attraverso le quali ora possiamo agire molto più velocemente. Inoltre, il nostro team di supporto - e presto anche noi del marketing - usa il team-internal retros per migliorare continuamente la qualità.

Inoltre, stiamo stabilendo un formato che coinvolge tutti i colleghi di RAIDBOXES . Siamo ancora nella fase di scoperta. Qui siamo ancora nella fase di scoperta. A causa della nostra attuale crescita, non è più facile riunire tutti allo stesso tavolo. Un'idea che stiamo valutando: Ogni squadra manda due deputati alla retrospettiva a livello aziendale, a rotazione. Questo darebbe a tutti la possibilità di contribuire.

Retro e Olocrazia

Tutto questo si adatta bene all'approccio di olocrazia che RAIDBOXES ha implementato. Questa è una forma di organizzazione che permette un lavoro molto autodeterminato. Potete trovare maggiori informazioni su questo nel nostro post sul blog New Leadership with Holocracy.

Temi per il retrò

I punti positivi, così come le sfide, che portiamo a questo formato aziendale provengono in parte dal nostro sondaggio tra i dipendenti. Lo facciamo ogni sei mesi. La prioritizzazione degli argomenti è abbastanza semplice: li ponderiamo in base a quanto spesso o urgentemente un punto è stato valutato in questo sondaggio.

Un altro approccio può essere quello di raccogliere gli argomenti per il retro in anticipo nel team. Se ci sono troppi punti per un retro, si vota: Di quale di questi vogliamo discutere? Tutte le altre voci vanno automaticamente in un arretrato per il prossimo retro.

Retro Software: Echometer

Ci sono ora una serie di strumenti disponibili per condurre una retrospettiva supportata da un software. Noi stessi lavoriamo con Echometer, che ha anche sede a Münster. Echometer è uno strumento che aiuta a condurre sistematicamente una retrospettiva di squadra. Per catturare i potenziali e gli stati d'animo dei vostri dipendenti.

È possibile scegliere da un pool di domande predefinite selezionate secondo approcci psicologici, a cui i partecipanti rispondono. In alternativa, puoi anche inviare le tue domande. Da questo pool di risposte, Echometer guida poi il tuo team passo dopo passo attraverso la retrospettiva. Un vantaggio speciale: i risultati sono documentati automaticamente e possono essere confrontati tra loro. Dopo alcune retrospettive, si può sempre vedere dove sono stati fatti miglioramenti o dove si possono fare aggiustamenti.

Fonti e ulteriori link

State cercando di implementare Retros o Scrum nella vostra agenzia o azienda? Ecco altre fonti:

Retro e lavoro di squadra: le vostre domande

Quali domande hai sulle retrospettive o sul contributo? Come migliora il lavoro di squadra nel suo team? Ci piacerebbe sentire i vostri commenti. Vuoi altri consigli su business e responsabilità sociale? Allora seguici su Twitter, Facebook o tramite la nostra newsletter.

Michael è responsabile dei contenuti e della salute mentale su RAIDBOXES . È attivo nella comunità di blogging e WordPress dal 2007. Tra le altre cose, come co-organizzatore di eventi WordPress , autore di libri e formatore di blog aziendali. Ama incredibilmente il blogging, sia professionalmente che personalmente. Michael lavora e scrive a distanza dalla soleggiata Friburgo.

Articoli correlati

Commenti su questo articolo

Scrivi un commento

Il tuo indirizzo e-mail non sarà pubblicato. I campi obbligatori sono contrassegnati con *.