creare un webinar

Creare e condurre un webinar: 7 passi per un webinar di successo

I webinar sono un ottimo modo per pubblicizzare la tua azienda, attirare nuovi clienti e conoscere meglio il tuo gruppo target. Forse è da molto tempo che il progetto "creare un webinar" è sulla tua lista delle cose da fare, ma hai anche qualche domanda al riguardo? Allora sei nel posto giusto. In questo articolo ti spiegherò perché i webinar sono importanti, come crearli, commercializzarli e seguirli nel migliore dei modi.

Cos'è esattamente un webinar e come funziona?

Il termine "webinar" è una combinazione delle parole "web" e "seminario": si tratta di un seminario che viene trasmesso in diretta sul web a un orario specifico. Per questo motivo, il webinar è ideale per le persone o le aziende che vogliono raggiungere un vasto pubblico ma non vogliono organizzare un evento in un luogo fisico.

In termini di contenuti, l'attenzione si concentra solitamente sui contenuti di marketing o sul trasferimento di conoscenze sotto forma di corsi di formazione o workshop. Di solito c'è una parte di lezione da parte del docente e una parte interattiva con la possibilità di fare domande o discussioni.

Forse ti stai ancora chiedendo: quanto costa un webinar? Quando le aziende offrono dei webinar, spesso sono gratuiti - ma le eccezioni confermano la regola.

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Perché i webinar sono importanti?

Perché le aziende hanno bisogno dei webinar? I webinar sono uno strumento interessante per il marketing, le vendite & co. per diversi motivi:

  • Raggiungi un gruppo target rilevante: Raggiungi persone interessate agli esatti argomenti che stai trattando. Questo significa che hai raccolto un pubblico che si adatta in modo molto preciso a te e alle tue offerte.
  • Posizionati come esperto: Posiziona te stesso o i tuoi dipendenti come persone di contatto competenti. Costruisci un rapporto di fiducia attraverso questa relazione personale.
  • Condurre ricerche di mercato: Infine, ma non meno importante, puoi utilizzare il webinar per effettuare ricerche di mercato. Ad esempio, puoi capire se l'argomento è pertinente a quello presentato da te. Una sessione di domande e risposte può anche darti informazioni sulle esigenze, i desideri, i problemi e il livello di conoscenza del tuo gruppo target.
  • Interagire con i partecipanti: A differenza di altre misure di marketing, che tendono a essere unidirezionali, i webinar sono un ottimo modo per interagire. Ad esempio, in una sessione di breakout o di domande e risposte. Puoi anche chiedere direttamente un feedback.
  • Misura poco costosa: rispetto ad altre misure pubblicitarie e di marketing, i webinar sono anche poco costosi: devi investire soprattutto tempo e fatica per prepararli e realizzarli. Allo stesso tempo, non bisogna sottovalutare l'esborso iniziale. Si ripagherà con il tempo.
  • Ottenere visibilità: I webinar gratuiti e ben progettati possono aumentare la tua visibilità presso importanti gruppi target. Dopo tutto, i partecipanti non devono essere presenti in un luogo fisico.
  • Generare contatti: I webinar di vendita possono essere l'occasione ideale per generare lead di alta qualità grazie ai vantaggi già citati. Puoi accedere regolarmente ai dati più importanti non appena ti registri.
  • Mantenere la comunità: I webinar sono anche un buon modo per rimanere sul radar del tuo gruppo target e rimanere nella loro mente come fornitore di soluzioni.
  • Ulteriori utilizzi del contenuto: Se registri il tuo webinar, puoi utilizzarlo in seguito come contenuto di alta qualità.

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Crea un webinar con istruzioni passo-passo

A cosa devi pensare quando organizzi un webinar e come si crea un webinar? Te lo spiego in 7 passi:

Passo 1: trovare un argomento per il webinar

Cosa vuoi raggiungere?

Se vuoi creare un webinar, la prima domanda che devi porti è chi vuoi raggiungere esattamente e con quale argomento. Forse offri un servizio che è già molto apprezzato, ma vuoi farlo conoscere meglio. Oppure hai un servizio completamente nuovo nel tuo portfolio. Oppure vuoi far conoscere meglio la tua agenzia in generale.

Un webinar può essere una buona scelta in questo caso, soprattutto in combinazione con altre attività. Queste includono il social media marketing, l'email marketing e il content marketing.

Cosa interessa al gruppo target?

Quando pianifichi l'argomento, un punto è generalmente importante: pensa dal punto di vista del gruppo target a cui ti rivolgi. Un webinar puramente promozionale avrà poco appeal. Devi invece scoprire quali sono le domande che i tuoi potenziali clienti hanno in mente e che riguardano i tuoi servizi.

Puoi utilizzare strumenti che potresti usare anche per la ricerca di argomenti e per trovare idee. Un sito come Answer The Public, ad esempio, è specializzato nelle domande che gli utenti cercano. Google Trends ti permette di capire come si sta sviluppando un argomento e quali sono gli argomenti correlati. LinkedIn I gruppi pertinenti dei social network, come Facebook o altri, possono fornire idee interessanti.

Valore aggiunto vs. pubblicità

In definitiva, il tuo obiettivo dovrebbe essere quello di rendere il webinar così interessante e utile da poterlo offrire gratuitamente. Di solito le aziende lo offrono gratuitamente solo perché sperano che attiri nuovi clienti.

Come già detto, i tuoi prodotti e le tue offerte tendono a passare in secondo piano. Ma questo non significa che devi nasconderli completamente, anzi. Per evitare di fraintenderci: Ovviamente puoi parlare di te stesso e delle tue offerte nel posto giusto. Ma questo dovrebbe passare in secondo piano. L'obiettivo deve essere quello di presentarti come un fornitore competente, affidabile e simpatico. Tuttavia, invece di inserire un "blocco pubblicitario", spargi le informazioni qua e là nel webinar. Quando ti avvicini alla fine della sezione principale, puoi entrare più nel dettaglio. Ad esempio, è una buona idea preparare un voucher che ricompensi i partecipanti con uno sconto.

Esempio

Hai un'agenzia web che offre contratti di manutenzione per WordPress. Finora li hai venduti principalmente come servizio aggiuntivo ai clienti esistenti per i quali hai creato un sito web. Ora hai identificato le piccole imprese e i solisti come un nuovo gruppo target: non è detto che ricorrano alla tua agenzia per creare il loro sito, ma lo stress e la responsabilità di gestirlo sono troppo grandi per loro.  

Se ora vuoi creare un webinar, potresti concentrarti su come queste persone mantengono il loro sito WordPress aggiornato in modo efficiente, cosa dovrebbero e non dovrebbero fare, quali sono i problemi tipici che possono verificarsi durante gli aggiornamenti e quali sono le soluzioni per risolverli.

Fase 2: Determinare e sviluppare il formato

Quanto deve durare un webinar? Quando le aziende offrono un webinar, di solito la durata è compresa tra i 30 e i 60 minuti. Ci sono molti modi per organizzarlo:

  • Presentazione (classica): Prepara le diapositive della presentazione. Una sfida nel digitale è la scarsità di feedback da parte del pubblico: quando sei su un palco reale, puoi valutare se il pubblico ti segue o meno guardandolo. Questo non è possibile in questo caso. Assicurati che la tua presentazione sia interessante e varia. Pianifica delle piccole pause per le domande e altri feedback.
  • Intervista: Intervistate un esperto in diretta sull'argomento. Da un lato è più dispendioso in termini di tempo avere due persone come conduttori, ma dall'altro è spesso più facile: la responsabilità non è solo sulle tue spalle. Un consiglio per rendere il tutto più vivace: Esamina le domande in anticipo. In questo modo la tua controparte potrà sviluppare le idee in anticipo. Le risposte arriveranno più velocemente e in modo più fluido.
  • Discussione collettiva: diverse persone discutono di un argomento e tu ti occupi della moderazione. Si tratta di un'opzione interessante, soprattutto per questioni complesse e controverse, perché ti permette di ascoltare diverse prospettive. Tuttavia, la moderazione di un panel così interessante non è adatta ai principianti. Inoltre, l'impegno tecnico richiesto è di conseguenza maggiore.
  • Workshop: Invece di trattare il pubblico come un partecipante passivo, il pubblico stesso diventa attivo. Potresti avere una parte introduttiva iniziale che spiega un argomento o trasmette le migliori pratiche. In seguito, stabilisci uno o più compiti da svolgere. Alla fine, discuti con i partecipanti le domande e i problemi emersi.
  • Ask Me Anything: in questo caso devi solo fissare la data e renderti disponibile (o un'altra persona) a rispondere alle domande del pubblico. Questo può essere interessante e utile, ma è inevitabilmente imprevedibile. Una buona idea è quella di preparare delle domande generalmente interessanti nel caso in cui il pubblico non abbia risposto o non abbia risposto abbastanza.
  • Laboratorio: in questo caso discuti un argomento utilizzando un esempio specifico che hai scelto tu stesso o che proviene dal tuo pubblico. Ad esempio, puoi usare un sito web per mostrare quali sono gli aspetti positivi e quali quelli negativi del suo design.
  • Sopra la spalla: in questo caso dimostri qualcosa, ad esempio condividendo il tuo schermo. Suggerimento: riproduci quello che vuoi mostrare prima del webinar. Limitati ai punti essenziali del tuo argomento. Nella concitazione di una situazione live, è facile divagare dal contenuto.

Quale sia il formato migliore dipende da numerosi fattori. Uno di questi è la tua esperienza con i webinar. Se sei un principiante, è meglio pianificare in anticipo. Ecco perché vediamo spesso le presentazioni. Altri fattori sono l'argomento stesso e il tuo pubblico. 

Allo stesso tempo, i formati non si escludono a vicenda. Ad esempio, puoi combinare una presentazione come introduzione all'argomento con una componente di workshop.

Fase 3: Pianificare la struttura e il contenuto del webinar

Con il tuo webinar, devi catturare immediatamente l'attenzione del pubblico e poi mantenerla per i 30-60 minuti. Questo vale soprattutto per un'offerta gratuita, perché il pubblico si sentirà meno obbligato a seguirla.

In effetti, dovresti presumere che i partecipanti al tuo webinar siano sempre in movimento. Dopotutto, le distrazioni sono onnipresenti: la lista delle cose da fare chiama e la finestra con il tuo webinar si chiude rapidamente.

Definisci una struttura chiara 

Pertanto, assicurati di avere una struttura chiara. Introduci brevemente l'agenda all'inizio e chiarisci durante il webinar a che punto sei del piano. L'ideale sarebbe lavorare con uno o due punti di suspense: ad esempio, presenta un punto che pensi possa interessare molte persone.

Accesso diretto all'argomento

Entra nell'argomento il più rapidamente possibile, perché i tuoi partecipanti decideranno nei primi minuti se il loro investimento di tempo vale la pena o meno. Ad esempio, spiega il problema specifico del tuo webinar e offri la prospettiva di come lo affronterai e lo risolverai. Eventualmente offri una ricompensa alla fine del webinar, ad esempio un download gratuito, e segnalalo all'inizio.

Le migliori pratiche per i contenuti

Altri consigli per rendere un webinar più interessante e vivace:

  • Gli elementi interattivi fanno uscire il tuo pubblico dal suo comportamento passivo, che può portare alla noia e alla distrazione. Questi elementi possono essere, ad esempio, i sondaggi.
  • Lo storytelling ha dimostrato la sua validità molte volte. Spiega il tuo argomento utilizzando una storia realistica e interessante. Può essere un filo conduttore per tutto il webinar. L'ideale sarebbe un esempio reale tratto dalla tua esperienza. Ma puoi anche inventarne uno.
  • Non fossilizzarti sulla teoria, ma mostra sempre esempi pratici o spiega l'impatto di ciò che stai dicendo sulla vita quotidiana del tuo pubblico.
  • Mostra il tuo lato umano. Non devi trasformarti in un intrattenitore o in un comico. Ma è bene che la tua personalità traspaia un po'. Rende il tuo webinar più accessibile e amichevole.
  • Tieni presente che sullo schermo appari meno vivace che a contatto diretto. Ecco perché i professionisti a volte hanno una regola empirica: aggiungi un 20% di energia ed entusiasmo in più. Quello che a te sembra un po' esagerato risulterà giusto per il pubblico.

Questi punti sono dei suggerimenti. Non sei obbligato a rispettarli tutti. Ma cerca di migliorare il tuo webinar in base a queste idee.

Una volta finalizzato il contenuto, è il momento dell'implementazione creativa.

Passo 4: Selezionare lo strumento webinar

Per poter organizzare un webinar, devi avere accesso a uno strumento per webinar, ovvero una sala online in cui incontrare i partecipanti e trasmettere i tuoi contenuti.

Qual è il miglior software per webinar e dove dovresti ospitare un webinar? C'è l'imbarazzo della scelta quando si tratta di scegliere un provider. È meglio utilizzare una piattaforma webinar affidabile. A causa della pandemia, oggi conosciamo molti strumenti come Zoom, Microsoft Teams e Google Meet. Esistono anche fornitori specializzati come LiveWebinar. Più basso è l'ostacolo per te e per il tuo pubblico, meglio è.

Passo 5: fissare un appuntamento

Non appena la data è stata fissata, crea l'evento nel calendario. A questo punto, è consigliabile impostare dei promemoria automatici per i tuoi potenziali clienti, in modo che non si perdano nella confusione generale. Ad esempio, 24 ore prima e mezz'ora prima sono utili per inviare dei promemoria. Puoi anche utilizzare queste e-mail per raccogliere domande sull'argomento. In generale, dovrebbero anche stuzzicare la voglia di partecipazione.

Passo 6: Creare una landing page o una pagina di registrazione

Quindi crea una pagina di destinazione che invogli le persone a guardare il tuo webinar e che i partecipanti interessati possano utilizzare per registrarsi. La pagina deve contenere i seguenti aspetti:

  • Presentazione del fornitore
  • Presentazione dei relatori, compresi i motivi della selezione
  • Panoramica dei contenuti 
  • Modulo di registrazione

10 consigli per creare una landing page

In questo articolo ti diamo 10 consigli fondamentali per la creazione di landing page: da mobile first a un messaggio chiaro, da flussi di utenti mirati a CTA chiare.

Fase 7: Pianificazione dettagliata della trasmissione e delle prove generali

Definire le responsabilità

Può essere utile definire diverse responsabilità (ad esempio, iniziare e terminare la registrazione, condividere le slide, presentare, raccogliere le domande dalla chat).

Organizza la tecnologia

Di cosa hai bisogno per un webinar? Avrai bisogno di un laptop/computer con una telecamera e un microfono o un altoparlante. Potresti anche voler utilizzare un'illuminazione professionale.

Pianifica la posizione fisica

Per ridurre al minimo la possibilità di interruzioni, pensa a dove trasmetterai il webinar il giorno della trasmissione.

Familiarizza con il software del webinar

I problemi tecnici sono una sfida importante per i formati live come i webinar. Tutti li abbiamo sperimentati e possono interrompere in modo significativo il flusso del tuo evento. Inoltre, familiarizza con la piattaforma e testa tutti i passaggi e i processi. Nessuno vuole vederti cercare una funzione o un'opzione.

Specifica anche quali diritti devono avere i partecipanti e che tipo di partecipazione vuoi/consenti. Le telecamere devono essere accese? Permetti l'accesso controllato al microfono?

Prove dei contenuti in base al programma

Infine, ma non meno importante, è importante che tu ti attenga ai tuoi programmi. Per farlo, devi pianificare il tutto in modo realistico fin dall'inizio. Se devi fare una presentazione, esaminala in anticipo e vedi come puoi gestire il tuo tempo. Se utilizzi un formato diverso, devi stabilire degli orari per alcune tappe fondamentali. Se stai pianificando un workshop, ad esempio, devi stabilire in anticipo la durata dell'introduzione, il tempo a disposizione per lavorare sui compiti e quello per la valutazione.

Con il tempo imparerai a valutare meglio questo programma.

Assicurati una connessione Internet stabile

Assicurati di avere una connessione internet stabile. Può essere una buona idea riavviare il router direttamente prima dell'evento e assicurarsi che il computer per la presentazione non stia scaricando un grosso aggiornamento mentre stai organizzando il webinar. È anche una buona idea disattivare le notifiche per i programmi che non ti servono.

Sviluppa un piano di backup

Prepara anche un piano di riserva. Ad esempio, puoi registrare una prova del tuo webinar e metterla a disposizione come sostituto nel caso in cui si verifichi il peggio.

Ora nulla può andare storto durante il webinar.

Come posso commercializzare con successo il webinar?

Come si pubblicizzano i webinar? Ora che tutto è stato pianificato e che la data e la pagina di registrazione sono state impostate, è il momento di far conoscere al tuo potenziale pubblico il tuo prossimo webinar. L'ideale sarebbe pubblicizzare la tua offerta prima di iniziare i lunghi preparativi. In questo modo potrai verificare subito l'interesse del pubblico.

Ho i seguenti consigli di marketing:

  • Pagine di destinazione
  • Elementi pop-up sul sito web, sul blog o sul negozio
  • Email ai clienti esistenti
  • Newsletter 
  • Social media organici (post e pagine di eventi)
  • Annunci a pagamento di Social Meida
  • Annunci di Google
  • Stampa
  • Cooperazioni
  • Collaborazioni

Come posso prepararmi al meglio per il webinar?

Remarketing tramite email di follow-up & co.

Non dimenticare di inviare un'e-mail finale a tutti gli interessati e ai partecipanti. Questa potrebbe contenere, ad esempio, i link alla registrazione e a materiali aggiuntivi come liste di controllo, grafici, ecc. ed eventualmente il codice del buono per la tua offerta. Chiedi anche un feedback! Non otterrai spesso una risposta, ma vale comunque la pena provare.

Ulteriori utilizzi dei contenuti

Allo stesso tempo, valuta se vuoi sviluppare ulteriormente il webinar e il suo contenuto in qualche modo e utilizzarlo per altri scopi. Ad esempio, una sessione di successo potrebbe dare origine a un post per il sito web o per i social media. 

Nuove idee per i webinar

Forse ci sono domande interessanti a cui vorresti rispondere subito nella prossima versione. Oppure hai un'idea per un altro webinar.

Controlla le analisi dei webinar

Dai anche un'occhiata alle statistiche e alle altre analisi, se la piattaforma che hai scelto le fornisce. Ad esempio, puoi vedere dove i partecipanti si sono ritirati e trarre delle conclusioni se vuoi offrire presto un altro webinar.

Conclusione

Come descritto in precedenza: La priorità numero uno nella creazione di un webinar è che il tuo pubblico apprenda esattamente ciò che sta cercando. Può sembrare strano regalare la propria competenza ed esperienza "così, su due piedi". Tuttavia, devi tenere presente che una certa percentuale del tuo pubblico non è disposta a spendere soldi per la tua offerta - o non ancora. E va bene così. L'importante è che il tuo webinar interessi almeno le persone che se ne rendono conto alla fine: Potrei farlo da solo, ma preferisco pagare un professionista per farlo. 

Coloro che non diventano clienti potrebbero cambiare idea in seguito. Oppure si ricorderanno di te quando qualcuno ti chiederà un servizio simile. 

Entrambi sono potenzialmente molto preziosi. Quindi iniziamo: divertiti a creare il tuo webinar!

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