Gestione dei progetti per le agenzie: WordPress  Pianificare i progetti in modo mirato

Gestione dei progetti per le agenzie: WordPress Pianificare i progetti in modo mirato

Vuoi pianificare meglio i tuoi progetti e completarli in tempo? La giusta gestione del progetto determina la soddisfazione dei tuoi clienti. E se continueranno a incaricarti. Ti mostriamo quali strategie e strumenti possono aiutarti.

Gli eventi recenti - con Corona e l'ascesa dell'home office - ci hanno mostrato soprattutto una cosa: Che tutti possano collaborare digitalmente con chiunque in tutto il mondo. Nessun progetto deve essere limitato a menti creative o clienti di una sola regione. Se disponi di una buona connessione internet e degli strumenti necessari, non c'è motivo per cui i membri del tuo team non possano lavorare virtualmente.

Tuttavia, la nuova normalità ha un effetto collaterale che sicuramente conoscete: È sempre più difficile organizzare tutto. Vuoi implementare un progetto del cliente con WordPress ? Allora è importante prestare attenzione ai giusti flussi di lavoro. Altrimenti il vostro sviluppo diventerà rapidamente inefficiente. Non importa se lavori in una grande agenzia internazionale WordPress o se lavori come freelance insieme ad altri, per esempio nei settori dello sviluppo, del design, del SEO, ecc.

Esistono alcuni metodi comprovati per una gestione dei progetti orientata agli obiettivi che rendono il tuo lavoro quotidiano molto più semplice. Insieme ai nuovi strumenti di collaborazione online, offrono a te e ai tuoi partner un reale vantaggio competitivo. E sono proprio questi metodi e strumenti che ti presentiamo in questa serie di articoli. Puoi anche scaricare l'intera serie come e-book qui.

Flussi di lavoro per WordPress

Si rivolge ai project manager e alle agenzie WordPress che vogliono ottimizzare l'efficienza del loro team. Per completare i loro progetti nel modo più organizzato e veloce possibile. I tuoi clienti vi ringrazieranno per questo. Non tutte le agenzie nel campo dello sviluppo e del marketing online hanno la reputazione di essere strutturate e quindi professionali.

Il tuo project management non è solo una figura di riferimento. Determina anche se otterrai un numero sufficiente di ordini in futuro, sia da parte dei clienti esistenti che di quelli nuovi.

Acquisizione clienti per agenzie WordPress

Vuoi sapere come vincere, espandere e mantenere i progetti dei clienti? E quale successo è possibile con metodi come l'inbound o l'affiliate marketing? Poi leggi il nostro e-book Acquisizione di clienti per WordPress agenzie e freelance.

Iniziamo con una breve panoramica su come ottimizzare la pianificazione, i flussi di lavoro e la gestione dei progetti. In qualità di esperto del CMS più diffuso al mondo, il tuo lavoro è molto richiesto. Non importa se il tuo obiettivo è lo sviluppo o il design. Ma i tuoi clienti saranno soddisfatti di te solo se li guiderai passo dopo passo attraverso il progetto. E se fai loro le domande giuste lungo il percorso.

Ti spieghiamo come sviluppare flussi di lavoro e metodi specifici per strutturare i tuoi progetti. Ti mostriamo anche come soddisfare le esigenze dei tuoi clienti. Guidandoli durante l'intero progetto, dalla fase di briefing alla progettazione, al collaudo e all'accettazione del prodotto finale. Inoltre, esamineremo gli strumenti più importanti per la gestione dei progetti e delle agenzie, compresi i loro vantaggi e svantaggi.

Noi di Raidboxes siamo felici di condividere con te le nostre conoscenze sulla gestione dei progetti WordPress. Perché, ovviamente, il nostro obiettivo è quello di rendere il nostro prodotto ancora più di successo. E lo facciamo con processi il più possibile user-friendly. Questo rende felici non solo i nostri clienti, ma anche il nostro team. Vedrai: Un approccio organizzato aumenta notevolmente il piacere del lavoro.

Scambio sul tema della gestione dei progetti

Hai ancora domande mentre leggi questa serie? Come possiamo aiutarvi a far crescere il vostro business WordPress ? Quali sono le sue esperienze nella gestione dei progetti con WordPress e WooCommerce? Contattateci in qualsiasi momento o prenotate un appuntamento di consultazione, saremo felici di scambiare idee con voi.

Perché la gestione dei progetti è così importante

Quando si parla di progetti nel campo dei siti web, nella maggior parte dei casi si parla anche di WordPress . Il principale sistema di gestione dei contenuti ha guidato lo sviluppo dei progetti web a un livello sorprendente. Nel 2021, i siti web WordPress rappresenteranno circa il 42% dell'intera Internet. Se si contano solo quelli che sono basati su un sistema di gestione dei contenuti, questa quota sale a quasi il 65%.

Tuttavia, l'incredibile popolarità di WordPress significa che sempre più agenzie, freelance e sviluppatori stanno saltando sul carrozzone. Ma puoi ancora segnare punti con una buona gestione del progetto. I processi semplificati assicurano una maggiore soddisfazione del cliente - e questo a sua volta porta a raccomandarvi a nuovi clienti.

Quindi la concorrenza è sempre più dura. Come sviluppatore:in o designer:in, non puoi permetterti di riposare sugli allori. O semplicemente continuare con ciò che ha funzionato in passato, in termini di funzionalità, design o tecnologia. Se state leggendo questo, probabilmente hai già esperienza con progetti per WordPress e/o WooCommerceSai come creare siti web che sembrano e funzionano bene. Come "costruire" quei siti che fanno tornare i tuoi clienti da te. Perché si rivolgono ai gruppi target giusti e sono facili da usare (parola chiave usabilità).

Allo stesso tempo, diventa più importante capire: Con l'alta domanda di siti web WordPress di alta qualità, facili da navigare e facili da usare, non puoi rimanere impantanato facendo aspettare i tuoi contatti. Dovresti essere in grado di consegnare un prodotto completamente realizzato e pulito in tempo, nonostante la pressione delle prestazioni e i progetti multipli. Qualsiasi altra cosa renderà i tuoi clienti infelici, e prima o poi la voce si spargerà.

Quindi non basta essere bravi nel coding o nel design. Non devi tenere sotto controllo solo la tua scrivania o le tue e-mail, ma anche le schede e i compiti nello strumento di gestione dei progetti. Altrimenti la qualità delle altre attività ne risentirà nel tempo. Inoltre, sotto stress si commettono più errori. Ti "impantani".

Gestione dei progetti con Asana
Su Raidboxes pianifichiamo noi stessi i contenuti utilizzando uno strumento di gestione del progetto.

È qui che entra in gioco la pianificazione del progetto. Una parte importante di questo compito di gestione al giorno d'oggi consiste nel sapere come impostare e utilizzare i flussi di lavoro. Anche se ogni progetto è diverso, ci sono alcuni processi innovativi che si sono affermati. E sono applicabili anche ai tuoi sistemi, sia che tu sia un lupo solitario o che lavori in un team più ampio. Iniziamo definendo alcuni termini che dovresti conoscere per la gestione dei progetti.

Che cos'è un flusso di lavoro per la gestione dei progetti?

Può sembrare banale o troppo semplice, ma dovremmo iniziare con la parola "progetto". È importante definirne uno. Perché ogni progetto, anche all'interno di un'agenzia WordPress , può avere parametri molto diversi e quindi esigenze molto diverse da parte del cliente.

Ad esempio, la posizione di project leader o manager può cambiare a seconda del progetto del cliente. Proprio come i processi di briefing o di qualsiasi altra fase. Dipende da cosa vogliono i tuoi clienti. O a seconda del settore da cui provengono. Naturalmente, devi utilizzare il tuo bagaglio di esperienza. Ma la capacità di accettare e adattarsi alle esigenze dei clienti è spesso più importante. A volte è poco utile se hai già in testa un modello di processo prefabbricato su come devono essere fatte le cose. Quindi definisci tu stesso i capisaldi di ciò che costituisce un progetto. E allineare il tutto con i requisiti del cliente.

Già che ci siamo, potremmo anche definire la gestione. Per gestire correttamente un progetto - come la creazione di un negozio online con WooCommerce - di solito devi lavorarci tu stesso, assumere il ruolo di moderatore, assicurare una comunicazione orientata agli obiettivi tra i vari team e dipartimenti, comunicare i risultati ai clienti in un linguaggio comprensibile, e così via.

Un'altra analogia di ciò che fanno i project manager quando si impegnano a fondo in questo tipo di gestione del flusso di lavoro è la cartografia. Capisci il progetto in ogni sua fase e non lo perdi mai di vista perché l'hai tracciato. In questo modo, come project manager:in, sarai preparato a entrare in ogni fase dello sviluppo del progetto. Ma puoi anche delegare i compiti necessari in qualsiasi momento. Per farlo, devi poter contare su chi fa cosa nella squadra. E dove si trovano i loro punti di forza personali.

Il flusso di lavoro è probabilmente il componente più importante e allo stesso tempo il più incompreso. Un flusso di lavoro ben progettato non è affatto un semplice diagramma di flusso statico che mostra chi lavora su cosa e chi riferisce a chi. Piuttosto, include molti aspetti dinamici. Questi aiutano il tuo team a essere impegnato, concentrato e a sapere in ogni momento cosa ci si aspetta da loro nella fase attuale del progetto.

I flussi di lavoro si basano l'uno sull'altro

I flussi di lavoro sono sequenze definite di attività necessarie per completare tali attività. Si tratta di una sequenza precisa di passaggi necessari per ottenere un determinato prodotto finale. Ad esempio, una parte dei servizi che vendi ai tuoi clienti.

Un flusso di lavoro stabile elimina le irritazioni e i ritardi del team. Sono finiti i tempi in cui dovevi chiedere in giro se qualcuno stava lavorando a quella cosa di cui avevi bisogno prima di poter passare al compito successivo. Idealmente non dovrai più scontrarti con un muro o limitare la produttività di un membro del team solo perché alcune dipendenze non possono essere risolte.

I vantaggi di un flusso di lavoro dinamico e coerente impostato prima (!) dell'inizio di un progetto includono:

Più efficienza

Un unico sistema di flusso di lavoro con cui tutto il team lavora e a cui tutti hanno accesso in modo trasparente elimina gli innumerevoli accordi manuali e cartacei. Allo stesso tempo, si risparmia un sacco di tempo per scoprire chi sta lavorando su cosa in un determinato momento. E qual è lo stato del progetto in un determinato momento.

Reporting e analisi

Con una solida impostazione del flusso di lavoro, i project manager possono supervisionare e controllare ogni singolo aspetto del progetto fino al livello più granulare. I membri del team riferiscono i loro progressi agli intervalli da te specificati, direttamente attraverso lo strumento del flusso di lavoro. Non dovrai più rincorrere gli stati, nel peggiore dei casi in fonti e formati diversi.

Puoi vedere a colpo d'occhio se c'è un problema nel progetto o nel team. In questo modo potrai offrire aiuto e suggerimenti, gestire le priorità, riassegnare i compiti o persino modificare le responsabilità, se necessario.

Definire le tappe fondamentali

Un buon flusso di lavoro dovrebbe essere suddiviso in tappe che mostrano l'avanzamento del progetto. Le pietre miliari, insieme ai parametri di riferimento appropriati, creano un'atmosfera di lavoro costruttiva. Questo perché aiutano a focalizzare il lavoro del team su piccoli passi per raggiungere l'obiettivo generale.

Nei progetti di siti web, un'attenta pianificazione delle milestone e delle relative sottoattività è particolarmente importante. Dopotutto, possono esserci rapidamente dipendenze o blocchi tra le singole fasi di lavoro. Ad esempio, se le milestone 1 e 2 si svolgono in parallelo, la 3 può essere avviata solo quando la 1 e la 2 sono state completate. Oppure se i tuoi clienti devono fornire input o dati che non sono ancora disponibili. Una gestione sofisticata dei progetti diventa indispensabile quando i singoli dipendenti lavorano su più progetti contemporaneamente.

Inoltre, puoi usare le pietre miliari per informare i tuoi clienti sullo stato di avanzamento di un progetto in qualsiasi momento. Così non solo si sentiranno informati, ma avranno anche fiducia nel tuo lavoro. E sanno che, se necessario, si possono prendere contromisure in tempo se si verificano problemi inaspettati. Come già detto, la soddisfazione dei clienti ha molto a che fare con la professionalità della gestione del progetto. Soprattutto rispetto alle esperienze negative che quasi tutti i clienti hanno già avuto con altre agenzie o freelance.

Una migliore cooperazione

Con un flusso di lavoro coerente e ben pianificato, il tuo team può rimanere sempre in contatto. Sono informati su tutti gli aspetti dell'avanzamento del progetto, sia che lavorino in loco che da remoto. Inoltre, la maggior parte dei moderni strumenti di flusso di lavoro sono disponibili come applicazioni o app per dispositivi mobili, il che rende il loro utilizzo ancora più flessibile.

Supporto per il tuo team

Esistono molti strumenti per lavorare in team distribuiti. Questi strumenti possono migliorare la qualità del lavoro di ogni membro del team. Consentendo a tutti i soggetti coinvolti di lavorare sulle diverse componenti del progetto complessivo nel modo più efficiente. Ecco alcuni degli strumenti più importanti e la loro funzione di base:

  • Asana: Asana è un popolare strumento di collaborazione online che consente una grande flessibilità nella gestione dei progetti e nel monitoraggio delle attività.
  • Trello: il sistema basato sulle schede di Trello sfrutta la nostra familiarità visiva con i block notes utilizzando un principio molto simile. In questo modo ogni membro del team può tenere traccia di tutti i compiti e comunicare facilmente tra loro.
  • Microsoft Project e Microsoft Teams: questi strumenti di collaborazione molto utilizzati integrano vari altri prodotti MS come Outlook o la condivisione di file. Se la tua agenzia lavora già con un sistema Microsoft, puoi tenere tutte le chat e le riunioni in un unico posto.
  • Slack : Slack è una piattaforma basata su canali per strutturare lo scambio di messaggi tra i membri del team e le cerchie individuali. In questo modo, puoi ricevere solo le informazioni e i compiti che sono effettivamente rilevanti per te.
  • Zapier: Zapier è uno strumento che ti permette di automatizzare alcune parti del tuo flusso di lavoro. Così potrai concentrarti sulle parti del tuo progetto che sono davvero importanti.

Andremo più in dettaglio su questi strumenti, le loro funzioni e i loro rispettivi vantaggi e svantaggi nelle parti seguenti della serie. Diamo prima un'occhiata ad alcune cifre su come può essere in pratica efficiente la gestione dei progetti con WordPress . E perché i flussi di lavoro sono così importanti:

  • Team Focus: Multitasking è un termine che originariamente si riferiva esclusivamente ai computer. Le persone in genere non possono fare multitasking, anche se molti sostengono il contrario. E quando ci provano, il loro lavoro diventa rapidamente inefficiente. Le stime suggeriscono che fino al 40% della produttività persa è dovuta al continuo passaggio tra diversi compiti.
  • La documentazione del progetto in un unico posto: In media, un professionista impiega circa 18 minuti per trovare un documento manualmente. Legge di Murphy: la trovi sempre nell'ultimo posto in cui la cerchi...
  • Automazione al posto del duro lavoro: secondo uno studio di McKinsey, i CEO dedicano il 20% del loro tempo a compiti che potrebbero essere automatizzati. Le malelingue sostengono che il restante 80% viene speso sul campo da golf. In ogni caso, le attività manuali sono spesso un'enorme perdita di tempo. E portano alla frustrazione.
  • Aumentare la produttività: secondo la società di ricerche di mercato IDC, ogni anno le aziende perdono dal 20 al 30% del loro fatturato a causa di processi inefficienti. E in alcuni casi, questa cifra è probabilmente ancora troppo bassa.
  • Risparmio di tempo: il 60% delle professioni potrebbe risparmiare il 30% del loro tempo con l'automazione, dice un'altra analisi. Questo include certamente le agenzie WordPress e lo sviluppo di software.

Anche se pensi che queste cifre siano esagerate o non fondate: Non appena lo guarderai da vicino, scoprirai un grande potenziale di miglioramento per il tuo lavoro quotidiano. O nella tua squadra.

Lavoro efficiente

Vuoi progredire con i tuoi compiti e fare le cose in modo più strutturato? Ti senti sovraccarico di compiti? Allora dai un'occhiata ai nostri post sugli errori tipici dei freelance e sugli spunti di produttività per la vita di tutti i giorni.

La pianificazione dei progetti WordPress

Devi sempre avere ben chiaro cosa vuoi ottenere con un determinato progetto. Prima ancora di arrivare ai flussi di lavoro, devi definire l'obiettivo e avere una comprensione completa di tutte le sottoattività che fanno parte del progetto. Non è necessario che tu abbia una comprensione tecnica completa di ogni singola attività secondaria. Soprattutto nel caso di progetti complessi, questo è quasi impossibile. Ma devi sapere a chi del team puoi rivolgere le tue domande se le singole sottoattività non sono chiare. 

Un'altra domanda chiave a cui dovresti rispondere è: cosa vogliono ottenere i tuoi clienti con il loro progetto? Cosa vogliono ottenere i tuoi clienti con il loro progetto? Di cosa hanno bisogno da te? E la loro idea di risultato finale corrisponde a ciò che ti stanno commissionando? L'ultima domanda in particolare non deve essere sottovalutata: Non è raro che alla fine i clienti si rendano conto che in realtà volevano realizzare qualcosa di completamente diverso con il progetto. Oppure che i blocchi di costruzione non sono presenti nell'output. È qui che è necessario il tuo attento supporto nella fase di pianificazione, ma anche il tuo istinto sicuro.

Interrogati e assicurati l'obiettivo del progetto

Come deve essere la pianificazione di un progetto mirato? A prima vista, l'obiettivo può essere chiaro. Ma se si analizzano più da vicino i desideri del cliente, molto spesso emergono dei meta-obiettivi aggiuntivi o di livello superiore che sono effettivamente previsti. 

Hai un progetto, lo pianifichi, stabilisci alcune scadenze e tappe fondamentali, coinvolgi esperti esterni o altri freelance, distribuisci approssimativamente i compiti e tutto è pronto e funzionante. Purtroppo non è così semplice. Ogni piano di progetto, soprattutto nei team creativi, deve essere suddiviso in fasi molto concrete e ben studiate. Altrimenti il tutto finirà rapidamente nel caos e tu non rispetterai una scadenza dopo l'altra. Ecco alcuni consigli per iniziare:

1. definire gli obiettivi

Puoi pensare a un piano di progetto come a un copione per il tuo progetto. Che tipo di storia vuoi raccontare? Assicurati che sia un film da Oscar, ma ancorato alla realtà. E non una fantasia in cui esageri o crei false aspettative solo per ottenere il lavoro.

Il primo passo è capire cosa devi costruire esattamente. Devi sederti con gli altri personaggi principali del film: le persone rilevanti del team del tuo cliente, ovviamente, ma anche il tuo personale, le forze esterne e tutti gli altri stakeholder che potrebbero avere un ruolo. Più prospettive e requisiti conosci del progetto, più probabilità avrai di evitare spiacevoli sorprese alla fine. La portata e la direzione di ciò che gli stakeholder vogliono in totale è la tua priorità assoluta. Per questo, a volte sono necessarie più competenze nel coaching o addirittura nella psicologia che competenze nello sviluppo e nel design.

In questa fase, il tuo piano di progetto deve rispondere alle seguenti domande chiave:

  • Quali sono le sfide/problemi attuali ("punti dolenti")?
  • Che cosa deve essere realizzato specificamente con il progetto per raggiungere il fine del progetto ("Definizione di Fatto")?
  • Quali sono i risultati più importanti della tua pianificazione finora?
  • Cosa ne consegue, quali requisiti contraddittori devono essere risolti? Cosa significa questo per la pianificazione del tempo e le scadenze?
  • Chi dovrebbe lavorare al progetto per garantire che gli obiettivi siano raggiungibili? Definisci in anticipo i ruoli dei diversi membri del team per evitare confusione in seguito.
  • Come si definiscono le tappe fondamentali per raggiungere le scadenze? Chi revisionerà il lavoro e definirà le milestone una volta completate? In che modo e quando i clienti dovrebbero essere coinvolti? Chi gestirà la comunicazione con loro?

Se il tuo piano iniziale risponde a queste domande sugli obiettivi del progetto - e se puoi dire con convinzione che le risposte sono realistiche - allora sei sulla buona strada per scrivere una sceneggiatura. Uno che non sottovaluta né esagera.

2. fare le domande giuste

Prima di presentare una proposta iniziale ai tuoi clienti, devi essere scrupoloso nel ricercare il background del progetto. Inizia a esaminare tutti i documenti relativi al progetto, comprese le e-mail e gli appunti delle riunioni di vendita con il team del tuo cliente. Fai quante più domande possibili, compresi i dettagli. Come project manager, devi comprendere ogni aspetto del progetto prima di affrontarlo. Questo richiede molto tempo. Ma se ti muovi troppo velocemente nella tua ricerca, risparmieresti sul lato sbagliato.

Nella nostra foga di conquistare e avviare nuovi progetti per i clienti, ci dimentichiamo presto di procedere in modo strutturato. Questo è un errore tipico della gestione dei progetti. Ti consigliamo di procedere con metodo e freddezza analitica nella fase di pianificazione. Per molte persone creative questo è difficile. Ma se diventi impreciso ora, questo può perseguitarti per tutta la durata del progetto e oltre.

Ecco alcune cose che dovrebbero essere molto chiare per te:

  • Il risultato finale desiderato: cosa vuoi e, soprattutto, devi costruire?
  • La cosa principale è quindi capire quali sono le aspettative e le esigenze dei tuoi clienti.
  • Con chi lavorerai dal punto di vista dei clienti? Si tratta di una scelta che si adatta bene alla tua professione, ma anche alla tua persona? Hai qualche influenza sulla selezione? Chi prende la decisione finale in merito? C'è una differenza tra i contatti tecnici e quelli che approvano le singole milestone?  
  • Ci sono altri interlocutori con cui lavorerai? O dove avrebbe senso coinvolgerli? Ad esempio, esperti per il prodotto del cliente, per il SEO, per la protezione dei dati, per la sicurezza legale o per la sicurezza? Cosa deve sapere il tuo team di queste persone?

In seguito approfondiremo come allineare un progetto alle esigenze del cliente. Ma rispondere alle domande appena citate è un buon inizio per creare una bozza di piano di progetto. E per stabilire almeno i parametri generali. Dopodiché si può passare al lavoro di dettaglio.

3. delinea il tuo piano di progetto

Una volta raccolte le informazioni descritte sopra, devi prenderti un po' di tempo. È il momento di analizzare passo dopo passo i suggerimenti che hai ricevuto dal tuo team e dai clienti. È opportuno dormire sull'input prima di iniziare. Naturalmente, il tempo è solitamente fondamentale quando si accetta un progetto di un cliente. Ma alcune domande esistenziali sul progetto emergono solo in seconda battuta, così come alcune dipendenze o insidie.

Se non sei sicuro di ciò che stai facendo, guarda di nuovo le quattro domande chiave della sezione "Sviluppare gli obiettivi". La struttura di queste domande è un buon modo per creare il piano del progetto. In alternativa, lavora con le parti del puzzle con cui hai già familiarità: quali membri del tuo team hanno la reputazione di gestire bene quali aspetti del progetto? Cosa hanno affrontato con successo in passato? Inizia a fare un primo identikit e abbina i membri del tuo team ai loro punti di forza.

A questo punto, si tratta solo di redigere in modo approssimativo un piano di progetto. Non hai ancora bisogno di un piano perfetto e rifinito. La cosa più importante è che tu abbia un calendario a portata di mano e che tu sappia quando ogni scadenza è prevista per rimanere in carreggiata. Dovresti anche avere un'idea della durata di ciascuna fase del progetto. Questo ti aiuterà a mettere le pietre miliari in un ordine ragionevole.

Strumenti per le agenzie

L'ideale, ovviamente, è utilizzare uno strumento di gestione del progetto per tutto questo. Ti mostra a colpo d'occhio eventuali dipendenze o colli di bottiglia in modo da poter riprogrammare le risorse disponibili. Consulta il nostro articolo I 19 strumenti più importanti per le agenzie.

Assicurati che il tuo schizzo includa quanto segue:

  • Tutte le sottoattività necessarie per completare il risultato finale.
  • Il processo di approvazione concordato con il cliente: chi deve revisionare il lavoro? Chi ha tempo per richiedere le correzioni? Qual è il numero massimo di loop di correzione? E come cambia il programma di implementazione?
  • Questo si traduce in tempi massimi per ogni attività e/o per ogni segmento.
  • Di quali risorse avrà probabilmente bisogno il tuo team per completare ciascuno di questi compiti? Comprese le risorse sul tuo lato, quelle sul lato del cliente, ma anche per attività come la documentazione e così via.
  • Un elenco di linee guida da seguire, tra cui il budget del progetto e le scadenze principali.

4. coordinamento con il tuo team

Un team ben funzionante è in costante scambio tra di loro. Dovresti discutere tutte le tue idee con le persone chiave più importanti e ottenere il loro contributo. In questo caso è particolarmente vantaggioso che il piano di progetto sia solo un abbozzo. Uno schema che vive: per ottenere il consenso del tuo team, devi essere disposto ad ascoltare i feedback e a incorporare nuove idee. In questo modo, il piano diventerà gradualmente più concreto ma anche più realistico.

In questa fase, dovrai rivedere e adattare attentamente la bozza del progetto insieme al tuo team. Questo include sia esperti interni che esterni. In questo modo, eviterai di dover spiegare perché ci sono ancora domande e responsabilità non risolte durante la presentazione al cliente.

Qui ognuno può dare il proprio contributo su cosa è fattibile in un determinato lasso di tempo, su cosa si può lavorare contemporaneamente, su quale know-how è necessario per quali fasi o su quali questioni devono essere chiarite in anticipo. Allo stesso tempo, il team di progettazione può iniziare a lavorare sui concetti visivi delle diverse parti del prodotto finale.

5. creare il piano del progetto

Hai raccolto tutte le informazioni, apportato modifiche al piano iniziale e coinvolto tutti i membri del tuo team? Poi potrai iniziare a redigere il piano di progetto completo. Esistono diversi strumenti che ti aiutano in questo senso. Ne parleremo più avanti. Indipendentemente dal tipo di redazione che deciderai di fare, assicurati che vengano presi in considerazione i seguenti punti:

  • Rappresenta visivamente le pietre miliari e i traguardi raggiunti tracciandoli lungo una linea temporale piuttosto che elencarli semplicemente.
  • Assicurati che gli obiettivi o le tappe del progetto siano chiari e misurabili.
  • Definisci anche cosa comportano nello specifico le milestone e quando possono essere considerate completate.
  • Identifica il team o la persona responsabile di un particolare compito.
  • Mostra il tempo massimo che ogni attività dovrebbe richiedere per evitare ritardi.
  • Approfondisci gli appunti per registrare i punti chiave, come ad esempio i requisiti tecnologici.
  • Controlla le possibili dipendenze: Indica quali sono le tappe interne ed esterne da cui dipende ogni parte del progetto prima di essere completata.

Dovresti rivedere il tuo piano con il tuo team prima di presentarlo ai clienti. Questo è l'unico modo per garantire che tutti i fattori siano stati presi in considerazione.

Nelle prossime parti della nostra serie, ti spiegheremo come trovare i giusti flussi di lavoro, come aumentare l'efficienza del team e quali strumenti sono utili. Non appena saranno pubblicate le nuove parti, le linkeremo qui. Puoi anche scaricarli integralmente come e-book qui.

Le tue domande sulla gestione dei progetti per le agenzie

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