Rendere WooCommerce legalmente sicuro: Linee guida per l'Europa

WooCommerce è orientato al mercato statunitense. Ci sono numerosi requisiti legali nell'Unione Europea, specialmente in Germania e in Austria. Dovete tenerne conto durante la pianificazione e il funzionamento - altrimenti potreste incorrere in avvertimenti. Ti mostriamo i requisiti più importanti e WordPress -Plugins per il tuo negozio online.

È tutt'altro che facile gestire un webshop nel mercato di lingua tedesca. Non importa se con WordPress o con un altro sistema. Un'impostazione sbagliata e c'è il pericolo abbastanza realistico di un avvertimento - da parte dei concorrenti, delle associazioni della concorrenza o delle autorità. Questo è particolarmente vero se:

1. La sede legale del tuo negozio online si trova nell'UE oppure
2. Se vendi dal tuo negozio in paesi dell'UE

In entrambi i casi, non è possibile eseguire WooCommerce nel modostandard. Dovrete fare le modifiche necessarie da soli, o usare strumenti appropriati per farlo. Di seguito troverete alcuni suggerimenti su ciò che è necessario. E vi presentiamo Plugins , che vi farà risparmiare un sacco di lavoro.

Testi legali per WooCommerce

L'elemento centrale per un negozio che sia il più sicuro possibile dal punto di vista legale - perché, ovviamente, non esiste mai una sicurezza al 100% - sono i tuoi testi legali. Ad esempio, l'impronta o i termini e le condizioni generali (GTC), l'informativa sulla privacy e, in alcuni paesi, anche le informazioni necessarie su revoca/restituzione e spedizione. Questi testi legali devono essere inseriti in apposite sottopagine del tuo negozio online e, a volte, anche come informazioni nelle e-mail inviate ai tuoi clienti. Devono essere facilmente accessibili e confermati o collegati in punti importanti del processo d'ordine.

Cosa deve essere menzionato esattamente nei singoli testi giuridici? Questo dipende da numerose specifiche. Tra le altre cose:

• Qual è la tua forma giuridica, quali beni vendi, li spedisci o sono puramente virtuali (musica, download)?
• Quali dati dei tuoi clienti vengono memorizzati ed elaborati da te e come (indirizzi IP, dati anagrafici, uso di cookie e altre soluzioni di tracciamento)?
• Quali servizi esterni utilizzi per elaborare i pagamenti o spedire i tuoi prodotti?
• Quali fornitori di servizi utilizzi per la contabilità, per il calcolo e l'elaborazione delle tasse, per la gestione dei tuoi clienti (CRM) o per la gestione della merce?
• Vi affidate a servizi cloud per archiviare i dati dei clienti, in quale paese sono archiviati?
• Quali strumenti utilizzate per analizzare il comportamento degli utenti (Google Analytics, Piwik/Matomo, ecc.)?
• Invii newsletter e altre email ai tuoi clienti?
• Utilizzi social network come Facebook, Twitter, Instagram ecc. per il tuo negozio online e come sono integrati tecnicamente?

Per la maggior parte dei paesi e delle lingue, esistono servizi online gratuiti o poco costosi per creare modelli adatti. Vedi, per esempio, il Privacy Generator di Thomas Schwenke in Germania o l'articolo sulla creazione di CGC disponibile sul blog di sevDesk. Tuttavia, con questi testi campione non hai alcuna garanzia che siano veramente validi per il tuo scopo. I documenti creati individualmente da uno studio legale sono costosi, ma di solito più sicuri per l'uso professionale.

WooCommerce e il RGPD

Nell'Unione europea, è soprattutto il regolamento generale sulla privacy (RGPD) che sta causando mal di testa ai proprietari di negozi. Vedi la nostra guidaRGPD per WordPress agenzie e freelance. WooCommerce ha creato il proprio aggiornamento qui con le basi più importanti per il rispetto del regolamento:

• Creazione più facile di estratti di dati se i tuoi clienti li richiedono. Lei è obbligato a fornire tali dichiarazioni su richiesta come parte di RGPD .
• Processo di approvazione integrato per verificare l'autorizzazione delle richieste di dati in entrata (secondo la cosiddetta procedura double opt-in).
• Funzione di cancellazione dei dati personali su richiesta del cliente.
• L'anonimizzazione opzionale degli ordini.
• Stabilire i limiti di tempo per la conservazione di alcuni dati in WooCommerce.

Plugin gratuiti come WP DSGVO Tools (GDPR) o Borlabs Cookie si occupano di compiti aggiuntivi, come l'integrazione di informazioni conformi alla DSGVO sui cookie. Dovresti anche farli controllare da un avvocato. Linee guida speciali si applicano a soluzioni di tracciamento come Google Analytics o Facebook Pixel. Puoi trovare istruzioni speciali sul tema del diritto online nelle riviste specializzate e nei blog. Per la Germania, l'Austria e la Svizzera, ti consiglio il blog di Thomas Schwenke.

In ogni caso, hai bisogno di una dichiarazione di privacy estesa con RGPD . Questo contiene, tra le altre cose, informazioni dettagliate sul tipo di trattamento dei dati nella vostra azienda e con i fornitori di servizi collegati. Se applicabile, i tuoi clienti devono acconsentire al trattamento dei dati da parte di terzi tramite speciali caselle di controllo nel processo di ordinazione. Questi possono essere, per esempio, i fornitori di servizi di spedizione ai quali trasmettete informazioni sull'indirizzo dei tuoi clienti e sull'ordine.

Se collabori con aziende esterne, potresti aver bisogno dei cosiddetti contratti di elaborazione degli ordini. Si tratta di accordi speciali con i quali i tuoi partner commerciali garantiscono che i dati dei tuoi clienti saranno trattati in conformità alle norme sulla protezione dei dati. In alcuni paesi è necessario creare un concetto di protezione dei dati e nominare dei responsabili della protezione dei dati. La Commissione Europea ha messo a disposizione un portale informativo per tutti questi requisiti; i testi sono disponibili in diverse lingue:

A seconda di quanto siano rigide e di quanto cambino frequentemente le normative nel tuo paese, la conformità può diventare rapidamente troppo impegnativa per te e rovinare la gioia del tuo negozio online. In questo caso, dovresti affidare questo compito all'esterno, ma ne riparleremo tra poco. Assicurati anche che il tuo hosting WordPress sia conforme al GDPR.

Ulteriori requisiti per la certezza del diritto

Per i commercianti che consegnano certi beni digitali nei paesi dell'UE, si applicano regole speciali per l'IVA o l'imposta sulle vendite dell'UE, almeno nell'area B2C. L'importo della tassa dipende dal domicilio del cliente. Le regole si applicano in tutto il mondo, indipendentemente da dove si trova il negozio. Se sei interessati dai regolamenti, dovete assicurare prezzi finali uniformi nel vostro negozio online - anche con più aliquote fiscali per i destinatari.

Il complesso calcolo dell'IVA UE può essere risolto solo con plug-in aggiuntivi. Con la parola chiave "WooCommerce EU VAT" troverai diverse estensioni a questo scopo su wordpress.org, di cui parleremo tra poco .

A seconda della posizione del tuo negozio online, dell'industria, ma anche per i singoli paesi di destinazione dei tuoi ordini, ci possono essere ulteriori requisiti. Fatti consigliare bene su quali di questi sono rilevanti per te:

• Le tasse per i servizi accessori, per esempio le spese di spedizione o le tasse aggiuntive, devono essere calcolate proporzionalmente in Germania e Austria, tra gli altri paesi. Questo dipende dalle merci e dalle aliquote fiscali nel carrello. Questa procedura è chiamata split tax.
• Quando i tuoi visitatori aggiungono prodotti al carrello, WooCommerce stima le tasse applicabili e le spese di spedizione finché i clienti non forniscono il loro indirizzo. A volte è obbligatorio sottolineare questo fatto.
• Se il tuo Paese prevede sgravi fiscali per le piccole e giovani imprese, è possibile che questi debbano essere integrati nel sito WooCommerce (in Germania: "Kleinunternehmerregelung").
• Per i prodotti venduti a peso, misura o volume, alcuni paesi richiedono la visualizzazione del prezzo per unità di misura o un prezzo base.
• Vendi cibo, dispositivi medici o software? Anche qui, ci sono diversi requisiti a seconda del paese di destinazione per quanto riguarda le informazioni sul prodotto che devono essere incluse dove e in quale forma. Per esempio, informazioni sulla compatibilità di software e libri elettronici, o sui valori nutrizionali, gli ingredienti, gli allergeni, il contenuto di alcol, il tipo di imballaggio, le etichette di qualità e biologiche, ecc. per altri beni.
• Non solo per le e-mail in uscita, ma anche per la registrazione iniziale dei clienti, la procedura di double opt-in è obbligatoria in molti casi.

Spesso hai anche bisogno di aggiungere alcuni dettagli aggiuntivi ai prezzi sulle pagine dei tuoi prodotti e nel checkout, anche in Germania e Austria. Questi possono essere:

• L'imposta dovuta
• I tempi di consegna
• Note sui costi di spedizione
• Informazioni sul prezzo di base e sul prezzo per unità

In alcuni mercati di destinazione, anche certe designazioni per il pulsante di acquisto sono obbligatorie. Lo stesso vale per le fatture, le bolle di consegna, gli annullamenti e le note di ritorno, che di solito vengono create direttamente da WooCommerce . Anche qui, a volte ci sono specifiche obbligatorie.

Alcune leggi ti obbligano a gestire il tuo negozio online con una connessione sicura tramite SSL. Tuttavia, questo dovrebbe essere un aspetto scontato per un portale serio. Inoltre, riduce al minimo il rischio d'impresa. Anche Google preferisce i portali che dispongono di un certificato SSL. Questo certificato è sempre incluso nei pacchetti di Raidboxes.

WooCommerce Plugins per la Germania e l'UE

Come potete già vedere, i requisiti legali nell'UE sono particolarmente severi, specialmente in Germania e Austria. Dovete anche occuparvi di questo se consegnate solo in questi mercati di destinazione o se il vostro negozio è disponibile lì. Per il mercato di lingua tedesca ci sono due speciali WooCommerce Plugins , che rendono il vostro webshop il più legale possibile con poco sforzo: German Market da MarketPress e germanizzato da Vendidero.

Le estensioni implementano le seguenti funzioni, ad esempio, con un minimo sforzo di configurazione:

• Esempi di testi legali in cui si aggiungono solo i propri dettagli, per esempio il proprio indirizzo. Tramite gli aggiornamenti di Plugins riceverete nuove versioni dei testi, che dovrete scambiare voi stessi. In alternativa, si possono collegare servizi come i Negozi Protetti, di cui parleremo tra poco.
• In tutti i punti rilevanti dal punto di vista legale, vengono visualizzate le informazioni aggiuntive necessarie come le tasse, i tempi di consegna, i costi di spedizione e il "prezzo per unità". Anche il layout della cassa è conforme ai requisiti di legge.
• Il Plugins adatta il tuo negozio online al RGPD , tra l'altro con caselle di controllo adeguate.
• Supporto per la suddivisione delle imposte, ad esempio per i costi di spedizione o le tasse addebitate, nonché per i numeri di fattura automaticamente sequenziali.
• Supporto del doppio opt-in per la registrazione dei clienti.
• Verifica dell'età per i prodotti che possono essere venduti solo a partire da una certa età minima, come gli alcolici o i supporti individuali.
• Mappatura dell'IVA UE e verifica del numero di identificazione IVA UE (EU UST ID).

Il pagamento con addebito diretto SEPA e l'acquisto in conto sono anche supportati da Plugins . È anche possibile creare fatture PDF personalizzate, bolle di consegna o di ritorno. Queste non solo hanno un aspetto molto più professionale delle e-mail WooCommerce, ma sono anche progettate per essere conformi alla legge.

Entrambe le soluzioni non offrono una protezione al 100% contro gli avvertimenti. Tuttavia, ti tolgono un sacco di lavoro per rendere il tuo negozio web il più sicuro possibile. Un controllo finale da parte di adeguati avvocati online dovrebbe quindi essere effettuato in ogni caso.

German Market è anche dotato di un calcolo automatico del prezzo di base e di un modulo per il regolamento sulle informazioni alimentari (LMIV). Quest'ultimo è particolarmente importante se dovete fornire informazioni su valori nutrizionali o calorici, allergeni, ingredienti, vitamine, minerali, pesi o altre informazioni per i tuoi prodotti:

La connessione a sistemi di contabilità come lexoffice, sevDesk, 1&1 online accounting e il sistema di gestione delle merci Billbee è particolarmente pratica. Di norma, prima o poi avrete bisogno di tali sistemi per gestire le vostre finanze e i tuoi processi. Una connessione automatica fa risparmiare tempo e riduce il rischio di errori durante il trasferimento.

Fornitore di servizi per la certezza del diritto

Per alcuni paesi e lingue europee ci sono servizi come i negozi protetti, Händlerbund o l'IT-Recht Kanzlei. Questi forniscono testi legali continuamente aggiornati, che rendono il vostro negozio online ancora più a prova di avvertimento. Particolarmente pratico: i fornitori hanno interfacce per WooCommerce, in modo che i testi legali siano automaticamente aggiornati quando la legge cambia. Questo minimizza considerevolmente il vostro sforzo amministrativo.

I testi sono in parte disponibili in diverse lingue e per diversi stati europei, anche se i servizi hanno sede in Germania, come qui il Händlerbund:

Il multilinguismo dei testi legali è particolarmente utile se volete offrire il vostro negozio a livello internazionale. O se vendi da altri paesi nell'UE.

Con alcuni di questi fornitori è possibile prenotare pacchetti aggiuntivi, che includono, per esempio, la consulenza legale o l'aiuto in caso di avvertimenti. Questa può essere un'alternativa all'assunzione del proprio studio legale, non solo per i piccoli negozi online. In questo caso, però, bisogna assicurarsi quali servizi sono esattamente presi in carico dai fornitori di servizi. Per esempio, controllano la struttura legalmente conforme delle pagine del tuo negozio? O l'idoneità legale di WordPress -Plugins? I grandi negozi spesso adottano un approccio su due fronti: prenotano un servizio (più economico) per i processi che possono essere standardizzati, e poi commissionano uno studio legale online-affine per questioni più ampie.

Conclusione e aiuto

Ci sono ora buone estensioni che rendono il tuo negozio WooCommerce il più sicuro possibile dal punto di vista legale - nessuno può offrirti una protezione al 100%. Ciononostante, dovreste farvi aiutare da avvocati specializzati adeguati, soprattutto all'inizio. Solo loro possono valutare quali misure aggiuntive sono necessarie per il vostro modello di business.

Ti consigliamo di includere il fattore "certezza del diritto" nel calcolo dei costi del tuo negozio online. Soprattutto se non sei in grado di mettere in pratica da solo tutti i punti citati. Non appena includerai il tuo tempo di lavoro, una somma a cinque cifre diventerà rapidamente esigibile fino alla messa in funzione della prima versione del tuo negozio web. E anche la manutenzione continua è piuttosto costosa. Puoi trovare maggiori informazioni su questo argomento nell'articolo Costi di WooCommerce.

Puoi trovare altri consigli su WooCommerce nel nostro e-book di 70+ pagine WooCommerce per i professionisti: Negozi online con WordPress . Si rivolge a freelance, agenzie, professionisti WP, ma anche a principianti.

Foto contributo: Samuel Zeller