Rendere WooCommerce legalmente sicuro: Linee guida per l'Europa

Michael Firnkes Ultimo aggiornamento 20.10.2020
8 Min.
WooCommerce legalmente sicuro
Ultimo aggiornamento 20.10.2020

WooCommerce è orientato al mercato statunitense. Ci sono numerosi requisiti legali nell'Unione Europea, specialmente in Germania e in Austria. Dovete tenerne conto durante la pianificazione e il funzionamento - altrimenti potreste incorrere in avvertimenti. Ti mostriamo i requisiti più importanti e WordPress -Plugins per il tuo negozio online.

È tutt'altro che facile gestire un webshop nel mercato di lingua tedesca. Non importa se con WordPress o con un altro sistema. Un'impostazione sbagliata e c'è il pericolo abbastanza realistico di un avvertimento - da parte dei concorrenti, delle associazioni della concorrenza o delle autorità. Questo è particolarmente vero se:

  1. La sede legale del suo negozio online è nell'UE o
  2. Se vende dal suo negozio in paesi dell'UE

In entrambi i casi, non è possibile eseguire WooCommerce nel modostandard. Dovrete fare le modifiche necessarie da soli, o usare strumenti appropriati per farlo. Di seguito troverete alcuni suggerimenti su ciò che è necessario. E vi presentiamo Plugins , che vi farà risparmiare un sacco di lavoro.

Si prega di notare

Quali siano i requisiti legali per voi dipende da numerosi fattori. Per esempio, la posizione della vostra azienda, il vostro settore o la struttura dei vostri clienti (luoghi di consegna, ma anche negozi B2C vs B2B). Le seguenti informazioni sono di natura generale. In ogni caso, dovreste chiedere consiglio a uno studio legale per il diritto online riguardo al vostro caso specifico di applicazione prima di andare live con il vostro negozio.

Testi legali per WordPress e WooCommerce

L'elemento centrale per un negozio legalmente conforme sono i vostri testi legali. Per esempio, l'impronta o i termini e le condizioni generali (GTC), la politica sulla privacy, in alcuni paesi anche le informazioni necessarie sulla revoca/restituzione e la spedizione. Avete bisogno di questi testi legali sulle sottopagine adatte del vostro negozio online, a volte anche come informazioni nelle e-mail ai vostri clienti. Devono essere facilmente accessibili e confermati o collegati in punti importanti del processo di ordinazione.

Cosa deve essere menzionato esattamente nei singoli testi giuridici? Questo dipende da numerose specifiche. Tra le altre cose:

  • Qual è la vostra forma giuridica, quali beni vendete, li spedite o sono puramente virtuali (musica, download)?
  • Quali dati dei vostri clienti sono memorizzati e trattati da voi e come (indirizzi IP, dati anagrafici, uso di cookie e altre soluzioni di tracciamento)?
  • Quali servizi esterni usate per elaborare i pagamenti o spedire i vostri prodotti?
  • Quali fornitori di servizi usa per la contabilità, per il calcolo e l'elaborazione delle tasse, per la gestione dei suoi clienti (CRM) o per la gestione della merce?
  • Vi affidate a servizi cloud per archiviare i dati dei clienti, in quale paese sono archiviati?
  • Quali strumenti utilizzate per analizzare il comportamento degli utenti (Google Analytics, Piwik/Matomo, ecc.)?
  • Inviate newsletter e altre e-mail ai vostri clienti?
  • Usate i social network come Facebook, Twitter, Instagram ecc. per il vostro negozio online, come sono integrati tecnicamente?

Per la maggior parte dei paesi e delle lingue, ci sono ora servizi online gratuiti o poco costosi per creare modelli adatti. Vedi, per esempio, il generatore di protezione dei dati di Thomas Schwenke per la Germania, o l'articolo sulla creazione di GTC dal blog di sevDesk. Tuttavia, con questi testi di esempio non avete alcuna garanzia che siano veramente validi per il vostro scopo. I documenti creati individualmente da uno studio legale sono costosi, ma di solito più sicuri per uso professionale.

WooCommerce e il RGPD

Nell'Unione europea, è soprattutto il regolamento generale sulla protezione dei dati (RGPD) che sta causando mal di testa ai proprietari di negozi. Vedi la nostra guidaRGPD per WordPress agenzie e freelance. WooCommerce ha creato il proprio aggiornamento qui con le basi più importanti per il rispetto del regolamento:

  • Creazione più facile di estratti di dati se i vostri clienti li richiedono. Lei è obbligato a fornire tali dichiarazioni su richiesta come parte di RGPD .
  • Processo di approvazione integrato per verificare l'autorizzazione delle richieste di dati in entrata (secondo la cosiddetta procedura double opt-in).
  • Funzione di cancellazione dei dati personali su richiesta del cliente.
  • L'anonimizzazione opzionale degli ordini.
  • Impostazione dei limiti di tempo per la conservazione di certi dati in WooCommerce.

Plugins gratuiti come WP RGPD Tools (GDPR) o Borlabs Cookie assumono compiti aggiuntivi, come l'integrazione di riferimenti conformi a RGPD a cookie. Dovreste anche farli controllare da un avvocato. Linee guida speciali si applicano a soluzioni di tracciamento come Google Analytics o Facebook Pixel.

Potete trovare istruzioni speciali per questo su riviste specializzate e blog sul tema del diritto online. Per la Germania, l'Austria e la Svizzera consiglio il blog di Thomas Schwenke.

In ogni caso, avete bisogno di una dichiarazione di protezione dei dati estesa con RGPD . Questo contiene, tra le altre cose, informazioni dettagliate sul tipo di trattamento dei dati nella vostra azienda e con i fornitori di servizi collegati. Se applicabile, i vostri clienti devono acconsentire al trattamento dei dati da parte di terzi tramite speciali caselle di controllo nel processo di ordinazione. Questi possono essere, per esempio, i fornitori di servizi di spedizione ai quali trasmettete informazioni sull'indirizzo dei vostri clienti e sull'ordine.

Se lavorate con aziende esterne, potreste aver bisogno dei cosiddetti contratti di elaborazione degli ordini. Si tratta di accordi speciali con i quali i suoi partner commerciali garantiscono che i dati dei suoi clienti saranno trattati secondo le norme sulla protezione dei dati. In alcuni paesi bisogna creare un concetto di protezione dei dati e nominare dei responsabili della protezione dei dati. La Commissione europea ha fornito un portale informativo per tutti questi requisiti, i testi sono disponibili in diverse lingue:

Informazioni sul GDPR RGPD
Informazioni UE sul GDPR (RGPD)

A seconda di quanto severe e quanto frequentemente cambiano le regolamentazioni nel tuo paese, la conformità può diventare rapidamente troppo per te - e rovina la gioia del tuo negozio online. Allora dovreste esternalizzare questo compito, ne riparleremo tra un momento.

Ulteriori requisiti per la certezza del diritto

Per i commercianti che consegnano certi beni digitali nei paesi dell'UE, si applicano regole speciali per l'IVA o l'imposta sulle vendite dell'UE, almeno nell'area B2C. L'importo della tassa dipende dal domicilio del cliente. Le regole si applicano in tutto il mondo, indipendentemente da dove si trova il negozio. Se siete interessati dai regolamenti, dovete assicurare prezzi finali uniformi nel vostro negozio online - anche con più aliquote fiscali per i destinatari.

Il complesso calcolo dell'IVA dell'UE può essere risolto di solito solo con l'aggiunta di Plugins . Sotto la parola chiave "WooCommerce EU VAT" si possono trovare diverse estensioni per questo scopo su wordpress.org, più su questo tra un momento.

A seconda della posizione del tuo negozio online, dell'industria, ma anche per i singoli paesi di destinazione dei tuoi ordini, ci possono essere ulteriori requisiti. Fatti consigliare bene su quali di questi sono rilevanti per te:

  • Le tasse per i servizi accessori, per esempio le spese di spedizione o le tasse aggiuntive, devono essere calcolate proporzionalmente in Germania e Austria, tra gli altri paesi. Questo dipende dalle merci e dalle aliquote fiscali nel carrello. Questa procedura è chiamata split tax.
  • Quando i tuoi visitatori aggiungono prodotti al carrello, WooCommerce stima le tasse applicabili e le spese di spedizione finché i clienti non forniscono il loro indirizzo. A volte è obbligatorio sottolineare questo fatto.
  • Se ci sono agevolazioni fiscali per le piccole e giovani imprese nel tuo paese, potrebbero essere integrate in WooCommerce (in Germania: "Kleinunternehmerregelung").
  • Per i prodotti venduti a peso, misura o volume, alcuni paesi richiedono la visualizzazione del prezzo per unità di misura o un prezzo base.
  • Vendi cibo, dispositivi medici o software? Anche qui, ci sono diversi requisiti a seconda del paese di destinazione per quanto riguarda le informazioni sul prodotto che devono essere incluse dove e in quale forma. Per esempio, informazioni sulla compatibilità di software e libri elettronici, o sui valori nutrizionali, gli ingredienti, gli allergeni, il contenuto di alcol, il tipo di imballaggio, le etichette di qualità e biologiche, ecc. per altri beni.
  • Non solo per le e-mail in uscita, ma anche per la registrazione iniziale del cliente, la procedura di doppio opt-in è obbligatoria in molti casi.

Spesso hai anche bisogno di aggiungere alcuni dettagli aggiuntivi ai prezzi sulle pagine dei tuoi prodotti e nel checkout, anche in Germania e Austria. Questi possono essere:

  • L'imposta dovuta
  • Il tempo di consegna
  • Note sulle spese di spedizione
  • Informazioni sul prezzo di base e sul prezzo per unità

In alcuni mercati di destinazione, anche certe designazioni per il pulsante di acquisto sono obbligatorie. Lo stesso vale per le fatture, le bolle di consegna, gli annullamenti e le note di ritorno, che di solito vengono create direttamente da WooCommerce . Anche qui, a volte ci sono specifiche obbligatorie.

Alcune leggi ti obbligano a gestire il tuo negozio online con una connessione sicura tramite SSL. Questo dovrebbe essere comunque una cosa ovvia per un portale serio. Inoltre, riduce al minimo il rischio d'impresa. Google preferisce anche i portali che hanno un certificato SSL. Tale certificato è sempre incluso nei pacchetti di RAIDBOXES.

WooCommerce Plugins per la Germania e l'UE

Come potete già vedere, i requisiti legali nell'UE sono particolarmente severi, specialmente in Germania e Austria. Dovete anche occuparvi di questo se consegnate solo in questi mercati di destinazione o se il vostro negozio è disponibile lì. Per il mercato di lingua tedesca ci sono due speciali WooCommerce Plugins , che rendono il vostro webshop il più legale possibile con poco sforzo: German Market da MarketPress e germanizzato da Vendidero.

Le estensioni implementano le seguenti funzioni, per esempio, con poco sforzo di configurazione:

  • Esempi di testi legali in cui si aggiungono solo i propri dettagli, per esempio il proprio indirizzo. Tramite gli aggiornamenti di Plugins riceverete nuove versioni dei testi, che dovrete scambiare voi stessi. In alternativa, si possono collegare servizi come i Negozi Protetti, di cui parleremo tra poco.
  • In tutti i posti legalmente rilevanti, vengono visualizzate le informazioni aggiuntive necessarie come le tasse, i tempi di consegna, le spese di spedizione e il "prezzo per unità". Anche il layout della cassa è conforme ai requisiti legali.
  • Il Plugins adatta il tuo negozio online al RGPD , tra l'altro con caselle di controllo adeguate.
  • Supporto per l'imposta divisa, come per le spese di spedizione o le tasse addebitate, così come i numeri di fattura automaticamente sequenziali.
  • Supporto del doppio opt-in per la registrazione dei clienti.
  • Verifica dell'età per beni che possono essere venduti solo a partire da una certa età minima, come l'alcol o i media individuali.
  • Mappatura dell'IVA UE e verifica del numero di identificazione IVA UE (EU UST ID).

Il pagamento con addebito diretto SEPA e l'acquisto in conto sono anche supportati da Plugins . È anche possibile creare fatture PDF personalizzate, bolle di consegna o di ritorno. Queste non solo hanno un aspetto molto più professionale delle e-mail WooCommerce, ma sono anche progettate per essere conformi alla legge.

Entrambe le soluzioni non offrono una protezione al 100% contro gli avvertimenti. Tuttavia, ti tolgono un sacco di lavoro per rendere il tuo negozio web il più sicuro possibile. Un controllo finale da parte di adeguati avvocati online dovrebbe quindi essere effettuato in ogni caso.

German Market è anche dotato di un calcolo automatico del prezzo di base e di un modulo per il regolamento sulle informazioni alimentari (LMIV). Quest'ultimo è particolarmente importante se dovete fornire informazioni su valori nutrizionali o calorici, allergeni, ingredienti, vitamine, minerali, pesi o altre informazioni per i vostri prodotti:

German Market
Il modulo sul regolamento sulle informazioni alimentari

La connessione a sistemi di contabilità come lexoffice, sevDesk, 1&1 online accounting e il sistema di gestione delle merci Billbee è particolarmente pratica. Di norma, prima o poi avrete bisogno di tali sistemi per gestire le vostre finanze e i vostri processi. Una connessione automatica fa risparmiare tempo e riduce il rischio di errori durante il trasferimento.

Fornitore di servizi per la certezza del diritto

Per alcuni paesi e lingue europee ci sono servizi come i negozi protetti, Händlerbund o l'IT-Recht Kanzlei. Questi forniscono testi legali continuamente aggiornati, che rendono il vostro negozio online ancora più a prova di avvertimento. Particolarmente pratico: i fornitori hanno interfacce per WooCommerce, in modo che i testi legali siano automaticamente aggiornati quando la legge cambia. Questo minimizza considerevolmente il vostro sforzo amministrativo.

I testi sono in parte disponibili in diverse lingue e per diversi stati europei, anche se i servizi hanno sede in Germania, come qui il Händlerbund:

Händlerbund
Informazioni legali sul portale Händlerbund

Il multilinguismo dei testi legali è particolarmente utile se volete offrire il vostro negozio a livello internazionale. O se vendi da altri paesi nell'UE.

Con alcuni di questi fornitori è possibile prenotare pacchetti aggiuntivi, che includono, per esempio, la consulenza legale o l'aiuto in caso di avvertimenti. Questa può essere un'alternativa all'assunzione del proprio studio legale, non solo per i piccoli negozi online. In questo caso, però, bisogna assicurarsi quali servizi sono esattamente presi in carico dai fornitori di servizi. Per esempio, controllano la struttura legalmente conforme delle pagine del tuo negozio? O l'idoneità legale di WordPress -Plugins? I grandi negozi spesso adottano un approccio su due fronti: prenotano un servizio (più economico) per i processi che possono essere standardizzati, e poi commissionano uno studio legale online-affine per questioni più ampie.

Conclusione e aiuto

Ci sono ora buone estensioni che rendono il tuo negozio WooCommerce il più sicuro possibile dal punto di vista legale - nessuno può offrirti una protezione al 100%. Ciononostante, dovreste farvi aiutare da avvocati specializzati adeguati, soprattutto all'inizio. Solo loro possono valutare quali misure aggiuntive sono necessarie per il vostro modello di business.

Ti consigliamo di includere il fattore "sicurezza legale" nel calcolo dei costi del tuo negozio online. Soprattutto se non puoi implementare tutti i punti di cui sopra da solo. Non appena si include il proprio tempo di lavoro, una somma nella gamma bassa di cinque cifre diventa rapidamente dovuta fino a quando la prima versione del vostro webshop può andare live. E anche la manutenzione continua è piuttosto costosa. Potete trovare maggiori informazioni su questo nell'articolo Costi di WooCommerce.

Puoi trovare altri consigli su WooCommerce nel nostro e-book di 70+ pagine WooCommerce per i professionisti: Negozi online con WordPress . Si rivolge a freelance, agenzie, professionisti WP, ma anche a principianti.

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Foto per il contributo: Samuel Zeller

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