Rendere WooCommerce legalmente sicuro: Linee guida per l'Europa

WooCommerce è orientato al mercato statunitense. Nell'Unione Europea, in particolare in Germania e in Austria, esistono numerosi requisiti legali. Devi tenerne conto in fase di pianificazione e durante l'attività, altrimenti potresti incorrere in avvertimenti. Ti mostriamo i requisiti più importanti e i plugin WordPress per il tuo negozio online.

È tutt'altro che facile gestire un webshop nel mercato di lingua tedesca. Non importa se con WordPress o con un altro sistema. Un'impostazione sbagliata e c'è il pericolo abbastanza realistico di un avvertimento - da parte dei concorrenti, delle associazioni della concorrenza o delle autorità. Questo è particolarmente vero se:

1. La sede legale del tuo negozio online si trova nell'UE oppure
2. Se vendi dal tuo negozio in paesi dell'UE

In entrambi i casi, non è possibile eseguire WooCommerce nel modostandard. Dovrete fare le modifiche necessarie da soli, o usare strumenti appropriati per farlo. Di seguito troverete alcuni suggerimenti su ciò che è necessario. E vi presentiamo plugin , che vi farà risparmiare un sacco di lavoro.

Testi legali per WooCommerce

L'elemento centrale per un negozio che sia il più sicuro possibile dal punto di vista legale - perché, ovviamente, non esiste mai una sicurezza al 100% - sono i tuoi testi legali. Ad esempio, l'impronta o i termini e le condizioni generali (GTC), l'informativa sulla privacy e, in alcuni paesi, anche le informazioni necessarie su revoca/restituzione e spedizione. Questi testi legali devono essere inseriti in apposite sottopagine del tuo negozio online e, a volte, anche come informazioni nelle e-mail inviate ai tuoi clienti. Devono essere facilmente accessibili e confermati o collegati in punti importanti del processo d'ordine.

Cosa deve essere menzionato esattamente nei singoli testi giuridici? Questo dipende da numerose specifiche. Tra le altre cose:

• Qual è la tua forma giuridica, quali beni vendi, li spedisci o sono puramente virtuali (musica, download)?
• Quali dati dei tuoi clienti memorizzi ed elabori e come (indirizzi IP, dati anagrafici, uso di cookie e altre soluzioni di tracciamento)?
• Quali servizi esterni utilizzi per elaborare i pagamenti o spedire i tuoi prodotti?
• Quali fornitori di servizi utilizzi per la contabilità, per il calcolo e l'elaborazione delle tasse, per la gestione dei tuoi clienti (CRM) o per la gestione della merce?
• Utilizzi servizi cloud per archiviare i dati dei clienti? In quale paese vengono archiviati questi dati?
• Quali strumenti utilizzate per analizzare il comportamento degli utenti (Google Analytics, Piwik/Matomo, ecc.)?
• Invii newsletter e altre e-mail ai tuoi clienti?
• Utilizzi social network come Facebook, Twitter, Instagram ecc. per il tuo negozio online e come sono integrati tecnicamente?

Per la maggior parte dei paesi e delle lingue, oggi esistono servizi online gratuiti o a basso costo per la creazione di modelli adatti. Vedi, ad esempio, il generatore di protezione dei dati di Thomas Schwenke per la Germania o l'articolo Creare termini e condizioni generali del blog di sevDesk. Tuttavia, con questi testi campione non hai alcuna garanzia che siano davvero validi per il tuo scopo. I documenti creati individualmente da uno studio legale possono essere costosi, ma in genere sono più sicuri per un uso professionale.

WooCommerce e il RGPD

Nell'Unione Europea è soprattutto il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) a creare grattacapi ai negozianti. WooCommerce ha creato le basi più importanti per la conformità al regolamento con il proprio aggiornamento:

• Creazione più facile di estratti di dati se i tuoi clienti li richiedono. Lei è obbligato a fornire tali dichiarazioni su richiesta come parte di RGPD .
• Processo di approvazione integrato per verificare l'autorizzazione delle richieste di dati in entrata (utilizzando la cosiddetta procedura di double opt-in).
• Funzione di cancellazione dei dati personali su richiesta del cliente.
• L'anonimizzazione opzionale degli ordini.
• Stabilire i limiti di tempo per la conservazione di alcuni dati in WooCommerce.

Plugin gratuiti come WP GDPR Tools (GDPR) o Borlabs Cookie si occupano di compiti aggiuntivi, come l'integrazione di informazioni conformi al GDPR sui cookie. Dovresti anche farli controllare da un avvocato. Linee guida speciali si applicano alle soluzioni di tracciamento come Google Analytics o Facebook Pixel. Le riviste specializzate e i blog sul tema del diritto online forniscono istruzioni speciali in merito. Per Germania, Austria e Svizzera, ti consiglio il blog di Thomas Schwenke.

In ogni caso, è necessaria un'informativa sulla privacy estesa con il GDPR. Questa contiene, tra le altre cose, informazioni dettagliate sul tipo di trattamento dei dati nella tua azienda e con i fornitori di servizi collegati. Se necessario, i tuoi clienti devono acconsentire al trattamento dei dati da parte di terzi tramite apposite caselle di controllo nel processo d'ordine. Questi possono essere, ad esempio, i fornitori di servizi di spedizione a cui trasmetti le informazioni sugli indirizzi e gli ordini dei tuoi clienti.

Se collabori con aziende esterne, potresti aver bisogno dei cosiddetti contratti di elaborazione degli ordini. Si tratta di accordi speciali con i quali i tuoi partner commerciali garantiscono che i dati dei tuoi clienti saranno trattati in conformità alle norme sulla protezione dei dati. In alcuni paesi è necessario creare un concetto di protezione dei dati e nominare dei responsabili della protezione dei dati. La Commissione Europea ha messo a disposizione un portale informativo per tutti questi requisiti; i testi sono disponibili in diverse lingue:

A seconda di quanto siano rigide e di quanto cambino frequentemente le normative nel tuo paese, la conformità può diventare rapidamente troppo impegnativa per te e rovinare la gioia del tuo negozio online. In questo caso, dovresti affidare questo compito all'esterno, ma ne riparleremo tra poco. Assicurati anche che il tuo hosting WordPress sia conforme al GDPR.

Ulteriori requisiti per la certezza del diritto

Per i rivenditori che consegnano determinati beni digitali nei paesi dell'UE, si applicano regole speciali per l'IVA o l'imposta sulle vendite dell'UE, almeno nell'area B2C. L'importo dell'imposta dipende dal luogo di residenza del cliente. La normativa si applica in tutto il mondo, indipendentemente dalla sede legale del negozio. Se sei interessato dalla normativa, devi garantire prezzi finali standardizzati nel tuo negozio online, anche in presenza di più aliquote fiscali.

Il complesso calcolo dell'IVA UE può essere risolto solo con plugin aggiuntivi. Con la parola chiave "WooCommerce EU VAT" troverai diverse estensioni a questo scopo su wordpress.org, di cui parleremo tra poco .

A seconda della posizione del tuo negozio online, dell'industria, ma anche per i singoli paesi di destinazione dei tuoi ordini, ci possono essere ulteriori requisiti. Fatti consigliare bene su quali di questi sono rilevanti per te:

• Le tasse per i servizi accessori, per esempio le spese di spedizione o le tasse aggiuntive, devono essere calcolate proporzionalmente in Germania e Austria, tra gli altri paesi. Questo dipende dalle merci e dalle aliquote fiscali nel carrello. Questa procedura è chiamata split tax.
• Quando i tuoi visitatori aggiungono prodotti al carrello, WooCommerce stima le tasse applicabili e le spese di spedizione finché i clienti non forniscono il loro indirizzo. A volte è obbligatorio sottolineare questo fatto.
• Se il tuo Paese prevede sgravi fiscali per le piccole e giovani imprese, è possibile che questi debbano essere integrati nel sito WooCommerce (in Germania: "Kleinunternehmerregelung").
• Per i prodotti venduti a peso, misura o volume, alcuni paesi richiedono la visualizzazione del prezzo per unità di misura o un prezzo base.
• Vendi cibo, dispositivi medici o software? Anche qui, ci sono diversi requisiti a seconda del paese di destinazione per quanto riguarda le informazioni sul prodotto che devono essere incluse dove e in quale forma. Per esempio, informazioni sulla compatibilità di software e libri elettronici, o sui valori nutrizionali, gli ingredienti, gli allergeni, il contenuto di alcol, il tipo di imballaggio, le etichette di qualità e biologiche, ecc. per altri beni.
• In molti casi, la procedura di double opt-in è richiesta non solo per le e-mail in uscita, ma anche per la registrazione iniziale dei clienti.

Spesso hai anche bisogno di aggiungere alcuni dettagli aggiuntivi ai prezzi sulle pagine dei tuoi prodotti e nel checkout, anche in Germania e Austria. Questi possono essere:

• L'imposta dovuta
• I tempi di consegna
• Note sui costi di spedizione
• Informazioni sul prezzo di base e sul prezzo per unità

In alcuni mercati target, alcune denominazioni sono addirittura prescritte per il pulsante Acquista. Lo stesso vale per le fatture, le bolle di consegna, le cancellazioni e le note di reso, che di solito vengono create direttamente da WooCommerce . Anche in questo caso ci sono alcuni requisiti obbligatori.

Alcune leggi ti obbligano a gestire il tuo negozio online con una connessione sicura tramite SSL. Tuttavia, questo dovrebbe essere un aspetto scontato per un portale serio. Inoltre, riduce al minimo il rischio d'impresa. Anche Google preferisce i portali che dispongono di un certificato SSL. Questo certificato è sempre incluso nei pacchetti di Raidboxes.

WooCommerce plugin per la Germania e l'UE

Come potete già vedere, i requisiti legali nell'UE sono particolarmente severi, specialmente in Germania e Austria. Dovete anche occuparvi di questo se consegnate solo in questi mercati di destinazione o se il vostro negozio è disponibile lì. Per il mercato di lingua tedesca ci sono due speciali WooCommerce plugin , che rendono il vostro webshop il più legale possibile con poco sforzo: German Market da MarketPress e germanizzato da Vendidero.

Le estensioni implementano le seguenti funzioni, ad esempio, con un minimo sforzo di configurazione:

• Testi legali di esempio in cui dovrai aggiungere solo i tuoi dati, come ad esempio il tuo indirizzo. Gli aggiornamenti del plugin ti forniscono nuove versioni dei testi, che dovrai sostituire tu stesso. In alternativa, è possibile collegare servizi come Negozi Protetti, di cui parleremo tra poco.
• In tutti i punti rilevanti dal punto di vista legale, vengono visualizzate le informazioni aggiuntive necessarie come le tasse, i tempi di consegna, i costi di spedizione e il "prezzo per unità". Anche il layout della cassa è conforme ai requisiti di legge.
• Il plugin adatta il tuo negozio online al RGPD , tra l'altro con caselle di controllo adeguate.
• Supporto per la suddivisione delle imposte, ad esempio per i costi di spedizione o le tasse addebitate, nonché per i numeri di fattura automaticamente sequenziali.
• Supporto del doppio opt-in per la registrazione dei clienti.
• Verifica dell'età per i prodotti che possono essere venduti solo a partire da una certa età minima, come gli alcolici o i supporti individuali.
• Mappatura dell'IVA UE e verifica del numero di identificazione IVA UE (ID IVA UE).

I plugin supportano anche il pagamento con addebito diretto SEPA (direct debit) e l'acquisto su conto corrente. Puoi anche creare fatture PDF personalizzate, note di consegna o note di reso. Queste non solo hanno un aspetto molto più professionale rispetto alle email di WooCommerce, ma sono anche conformi alla legge.

Nessuna delle due soluzioni offre una protezione al 100% contro gli avvertimenti. Tuttavia, esse eliminano gran parte del lavoro necessario per rendere il tuo negozio online il più sicuro possibile. In ogni caso, è necessario effettuare un controllo finale da parte di avvocati online adeguati.

German Market è anche dotato di un calcolo automatico del prezzo di base e di un modulo per il regolamento sulle informazioni alimentari (LMIV). Quest'ultimo è particolarmente importante se dovete fornire informazioni su valori nutrizionali o calorici, allergeni, ingredienti, vitamine, minerali, pesi o altre informazioni per i tuoi prodotti:

Particolarmente pratico è anche il collegamento a sistemi di contabilità come lexoffice, sevDesk, 1&1 Online Accounting e il sistema di gestione delle merci Billbee. Di norma, prima o poi avrai bisogno di questi sistemi per gestire le tue finanze e i tuoi processi. Una connessione automatizzata fa risparmiare tempo e riduce il rischio di errori durante il trasferimento.

Fornitore di servizi per la certezza del diritto

Per alcuni paesi e lingue europee, esistono servizi come Protected Shops, Händlerbund o IT Recht Kanzlei. Questi servizi forniscono testi giuridici costantemente aggiornati che rendono il tuo negozio online ancora più a prova di avvertimento. Particolarmente pratico: i fornitori hanno interfacce con WooCommerce in modo che i testi legali vengano aggiornati automaticamente quando la legge cambia. Questo riduce notevolmente il tuo impegno amministrativo.

I testi sono in parte disponibili in diverse lingue e per diversi stati europei, anche se i servizi hanno sede in Germania, come qui il Händlerbund:

Il multilinguismo dei testi legali è particolarmente utile se volete offrire il vostro negozio a livello internazionale. O se vendi da altri paesi nell'UE.

Con alcuni di questi fornitori è possibile prenotare pacchetti aggiuntivi che includono, ad esempio, la consulenza legale o l'assistenza in caso di avvisi di garanzia. Questa può essere un'alternativa all'assunzione di un proprio studio legale, e non solo per i piccoli negozi online. In questo caso, però, devi assicurarti esattamente quali servizi sono coperti dai fornitori di servizi. Ad esempio, controllano la struttura legale delle pagine del tuo negozio? O l'idoneità legale dei plugin di WordPress? I grandi negozi spesso adottano un approccio duplice: prenotano un servizio (più economico) per i processi standardizzabili e poi incaricano uno studio legale con affinità con l'online per le questioni più approfondite.

Conclusione e aiuto

Esistono oggi delle valide estensioni che rendono il tuo negozio WooCommerce il più conforme possibile alle leggi - nessuno può offrirti una protezione al 100%. Tuttavia, è bene che tu ti faccia aiutare da avvocati specializzati, soprattutto all'inizio. Solo loro possono valutare quali misure aggiuntive sono necessarie per il tuo modello di business.

Ti consigliamo di includere il fattore "certezza del diritto" nel calcolo dei costi del tuo negozio online. Soprattutto se non sei in grado di mettere in pratica da solo tutti i punti citati. Non appena includerai il tuo tempo di lavoro, una somma a cinque cifre diventerà rapidamente esigibile fino alla messa in funzione della prima versione del tuo negozio web. E anche la manutenzione continua è piuttosto costosa. Puoi trovare maggiori informazioni su questo argomento nell'articolo Costi di WooCommerce.

Puoi trovare altri consigli su WooCommerce nel nostro e-book di oltre 70 pagine WooCommerce per professionisti: Negozi online con WordPress. È rivolto a freelance, agenzie, professionisti di WP e principianti.

Foto contributo: Samuel Zeller