Interne taken beheren, de sociale media-accounts van klanten beheren, op remote organisatie of de tijd van het personeel registreren: bureaus hebben een breed scala aan taken en verplichtingen. Er zijn waardevolle tools om je bij al deze taken te helpen. Een overzicht van agentschapssoftware.

Daarom willen wij in dit artikel de belangrijkste tools voor agentschappen voorstellen. Bovenstaande taken hoeven al lang niet meer volledig handmatig uitgevoerd te worden. De volgende tools ondersteunen bureaus bij projectwerk.

Projectmanagementtools

Softwareapplicaties voor projectbeheer zijn vooral handig als het gaat om het organiseren van projecten en het toewijzen van taken.

Asana

De populaire projectmanagementtool Asana kan zelfs de meest complexe projecten helpen managen. Van ontwerpverzoeken en ontwikkeling tot plannen voor vergaderingen of redacties, je kunt elk type project maken en volgen met Asana.

Met de tool kun je snel en gemakkelijk de status van je projecten bijwerken. Doelen kunnen ook worden gedefinieerd en direct worden gekoppeld aan taken en projecten. Met Asana kun je gemakkelijk het werk van je bureau bijhouden en beheren.

monday

Een andere succesvolle projectmanagementsoftware voor bureaus is monday. De tool biedt teams veel ondersteuning bij het plannen, communiceren en volgen van projecten. Van de eerste briefing tot de uiteindelijke voltooiing, alles kan worden gecontroleerd met behulp van deze software.

monday levert een aantal handige functies, zoals project- en resourceplanning, klantenbeheer, teamsamenwerking, tijdregistratie, reporting en facturering. Werk kan volledig worden beheerd en gepland in één werkruimte. Met deze software ben je binnen enkele minuten klaar om aan de slag te gaan. Bovendien zijn er honderden visuele en aanpasbare sjablonen voor jou.

Communicatie

Met een geslaagde communicatie in je bureau en in je team kunnen alle problemen worden besproken en stap voor stap worden opgelost. Er bestaat software die deze communicatie vergemakkelijkt en alle teamleden beter met elkaar verbindt.

Slack

De samenwerkings- en communicatiesoftware Slack vergemakkelijkt en ondersteunt je projectwerk. Slack staat vooral bekend om zijn instant messaging functie en biedt de uitwisseling van berichten in de vorm van een chatfunctie met individuen of groepen. "Slack" is een backroniem en betekent "Searchable Log of All Conversation and Knowledge".

Maar Slack heeft ook een groot ecosysteem van integraties opgebouwd. Op Slack kunnen al je tools onder één dak worden ondergebracht. Als je bijvoorbeeld een nieuw blogpost op je WordPress blog publiceert, kun je je team gemakkelijk een volledig geautomatiseerde notificatie in de vorm van een bericht sturen in Slack. De mogelijkheden voor het automatiseren van op nieuws gebaseerde taken zijn eindeloos.

Microsoft Teams

De Microsoft Teams-software is de ideale centrale plek voor online teamsamenwerking. Het ondersteunt alles wat je nodig hebt voor soepel teamwork. Zo zijn er chat- en threadgesprekken, vergaderingen, videoconferenties en telefoongesprekken. Je team kan samenwerken met een grote verscheidenheid aan content, apps en workflows kunnen worden gecreëerd en geïntegreerd in je bedrijf.

Tijdregistratie

Betrouwbare tijdregistratie is belangrijk voor de loonlijst en de facturering. Met de volgende software kun je ervoor zorgen dat de tijdregistratie voor alle werknemers en dienstverleners betrouwbaar en foutloos verloopt. Zie ook het artikel Productiviteitshacks: meer gedaan krijgen met minder stress.

clockodo

clockodo ondersteunt je bij het betrouwbaar registreren van de werktijden van alle medewerkers. Met clockodo kun je altijd op de hoogte blijven van de time tracking voor je projecten. Ook vakanties en afwezigheden kunnen worden gepland en beheerd.

De projectsoftware is bijzonder populair omdat deze alle projecttijdgegevens duidelijk kan registreren en de software intuïtief te gebruiken is. De geregistreerde werktijden kunnen ook worden gebruikt voor facturering. Bovendien is er een partnerinterface voor de salarisadministratie beschikbaar. De clockodo-software biedt ook een betrouwbare CSV-export.

timr

timr biedt de meest nauwkeurige projecttijdregistratie via stopwatch. Projecttijden kunnen echter ook achteraf worden geregistreerd. Een vrij definieerbare projectstructuur biedt je de nodige flexibiliteit. In het live overzicht kun je uren, werknemers en je budget beheren. Er zijn zinvolle evaluaties en degelijke verslagen. 

Er zijn ook apps beschikbaar voor nauwkeurige tijdsregistratie onderweg. Hierbij is het handig dat alle geregistreerde tijden veilig worden opgeslagen in een cloud. Actuele projecttijdgegevens kunnen altijd worden gebruikt om weloverwogen beslissingen te nemen. Uitgaven kunnen worden aangemaakt, verplaatst, samengevoegd en gedeactiveerd.

Automatisering van workflow

Met behulp van workflow automatisering kun je veel tijd en geld besparen. De automatisering vergemakkelijkt de uitvoering van afzonderlijke werkstappen in je team.

Zapier

Zapier is een bekende online automatiseringstool die meer dan 1.000 apps met elkaar kan verbinden. Het is mogelijk om er herhalende taken mee te automatiseren. Met een paar muisklikken kunnen aangepaste workflows worden aangemaakt. Programmeerkennis is daarvoor niet vereist.

Duizenden webapps kunnen met elkaar worden verbonden. Zapier kan veel workflows automatiseren en je helpen om belangrijke tijd vrij te maken. Zodat jij je kunt concentreren op de belangrijke taken.

Integromat

Met Integromat kunnen efficiënte datastromen worden gecreëerd, wat de processen in je bedrijf of bureau vereenvoudigt en optimaliseert. Gelukkig werkt dit met behulp van een grafische interface die zonder kennis van programmeren kan worden gebruikt.

Integromat ondersteunt veel verschillende cloud-applicaties zoals Outlook, Asana, Plutio, WordPress, Dropbox, LinkedIn en Facebook. Wanneer bijvoorbeeld een e-mail met een belangrijke bijlage binnengekomen is, kan het werkproces worden geautomatiseerd. Dus in plaats van de e-mail handmatig te openen, wordt de e-mailclient gekoppeld aan het CRM-systeem. De automatiseringen besparen je elke dag kostbare tijd.

Klantenmanagement

Het ideale beheer van je klanten houdt rekening met de speciale behoeften van elk individu. Bij het aanbieden van je producten en diensten moet rekening worden gehouden met de wensen van je doelgroep. De volgende toepassingen ondersteunen agencies met allerlei soorten klantprojecten.

Analytics en Tracking Software

Analytics Software helpt je om een beter beeld te krijgen van de online prestaties van je klanten. En maakt op basis daarvan data-gestuurde beslissingen.

Google Analytics

Met de trackingstool Google Analytics kan het verkeer op websites worden geanalyseerd. Zo wordt bijvoorbeeld gekeken naar de herkomst van bezoekers en de tijd die op de verschillende subpagina's van een website wordt doorgebracht. De hoeveelheid verzamelde gegevens is bijna onuitputtelijk en vormt een goede basis voor diepgaande analyses.

Of je nu wilt weten welke pagina's de meeste klanten opleveren of welke artikelen nooit worden bezocht: met de juiste instellingen kun je dit allemaal voor je klanten te weten komen.

Hotjar

Hotjar is een compleet systeem voor vereenvoudigde analyse van het online gedrag van websitebezoekers. Je kunt er bijvoorbeeld feedback mee verzamelen van bezoekers van een website. Daarnaast kun je Hotjar gebruiken om te bepalen wat gebruikers op je site willen. Er wordt in detail onderzocht welk klik- en typgedrag zij vertonen. Zelfs het scrollgedrag kan worden geobserveerd. Deze gegevens kunnen worden gebruikt om de motivatie en de wensen van de doelgroep van de website te bepalen.

Social Media Management Tools

Als je de sociale-mediaprofielen van je klanten beheert, ontkom je niet aan tools voor het beheer van sociale media. Zij helpen je met het beheer van verschillende accounts in één software.

Hootsuite

Met Hootsuite kun je al je klantenaccounts vanaf één plek beheren. Je kunt posts van tevoren inplannen, de prestaties van alle sociale media-activiteiten vanuit één centrale locatie monitoren en zelfs goedkeuring van klanten krijgen. De prijs is afhankelijk van het aantal klantaccounts dat je beheert.

Agorapulse

Agorapulse is een platform voor het beheer van social media, waarmee je een social inbox kunt opzetten voor al je klantaccounts. Deze boxen vangen alle gesprekken op sociale media op. Met handige filter- en zoekfuncties krijg je snel toegang tot alle soorten interacties. Vermeldingen, advertenties en belangrijke berichten zijn altijd binnen handbereik. Natuurlijk kun je ook berichten inplannen voor je klanten en hun goedkeuring en feedback inwinnen.

SEO Tools

Help je je klanten met hun zoekmachine optimalisatie? Dan zou je de volgende tools moeten kennen. Voor advies over WordPress SEO plugins kun je een kijkje nemen op ons artikel Yoast vs Rank Math: vergelijking van WordPress SEO plugins.

SEMrush

SEMrush is een populair SEO platform dat doelgerichte SEO (zoekmachine optimalisatie) en content marketing mogelijk maakt. Met SEMrush kun je keyword research doen en concurrenten diepgaand analyseren om inspiratie op te doen uit hun strategieën. Bovendien biedt SEMrush je een praktische rank tracker voor belangrijke trefwoorden van je klanten. De tool helpt je om on-page audits te maken voor de websites van je klanten.

Ahrefs

De populaire SEO software Ahrefs is vooral bekend om zijn grote en up-to-date keywords- en traffic-database. Ahrefs biedt je uitgebreide tools om trefwoorden te zoeken en concurrenten te analyseren. Ahrefs heeft ook een rank tracker functie en kan basis SEO audits uitvoeren.

WordPress hosting

De hosting moet voldoen aan de verwachtingen van je klanten en voldoende prestaties leveren. Er zijn veel goedkope aanbiedingen, maar wat is belangrijk? Ik gebruik zelf Raidboxes als een hoster. Het biedt veilige, betrouwbare en bliksemsnelle managed WordPress hosting.

Met de bijbehorende functies bij Raidboxes bespaar ik geld en tijd. De top support helpt me met al mijn vragen.

PPC Management Software

Als je advertenties voor je klanten uitvoert, kun je dit handmatig doen in de interfaces van de respectievelijke platformen (Google, Facebook, enz.). Als alternatief kun je ook een PPC-software (pay per click) gebruiken om dit proces te vereenvoudigen en meerdere klantenrekeningen op één plaats te bundelen.

Optmyzr

Optmyzr helpt je om je PPC campagnes met gemak te optimaliseren. Met de functie "One Click Optimization" kun je je advertenties met slechts één klik verbeteren en bijvoorbeeld nieuwe trefwoordsuggesties doen of je trefwoordsuggesties optimaliseren. Bovendien biedt de tool de mogelijkheid om je eigen advertenties te formuleren en deze vervolgens ook te plaatsen.

WordStream

WordStream is een handige PPC toolbox en biedt o.a. een gratis rapport uit van al je Google Ads prestaties. Speciaal voor bureaus biedt WordStream ook AI-gebaseerde rapportage voor je klanten en hulp bij het beheren van meerdere advertentie-accounts.

Webinar Software

Webinars worden steeds populairder. Veel bureaus ondersteunen hun klanten bij het gebruik van deze relatief nieuwe vorm van contentmarketing. Praktische webinartools kunnen helpen om de onderliggende processen te optimaliseren.

ClickMeeting

Met ClickMeeting kun je je eerste webinar binnen enkele minuten opzetten. De software heeft alle essentiële functies en laat je webinars van elk type en omvang voor je klanten plannen. Van de landingspagina tot de e-mailberichten kun je hier alles aanpassen.

WebinarJam

WebinarJam is een alles-in-één webinarplatform dat ook geschikt is voor een groot aantal deelnemers. Met dit instrument kunnen duizenden luisteraars worden bereikt en voorzien van video content van hoge kwaliteit. De software biedt alle belangrijke functies om een webinar van begin tot eind op één platform in kaart te kunnen brengen.

Conclusie over de software van bureaus

In dit artikel hebben wij je kennis laten maken met een aantal verschillende tools. Dat betekent natuurlijk niet dat je ze allemaal moet gebruiken. Voordat je aan software gaat denken, moet je ervoor zorgen dat het onderliggende proces duidelijk en geoptimaliseerd is. Pas als je weet hoe de workflow eruit ziet, moet je op zoek naar de juiste software om die te digitaliseren. Dat is waar de bovenstaande lijst van pas kan komen. Veel succes!