10 tips voor een betere feedbackcultuur  

Johannes Benz Laatst bijgewerkt op 22.10.2020
7 Min.
De feedbackcultuur verbeteren
Laatst bijgewerkt op 22.10.2020

Feedback is eigenlijk een oude schoen. Toch wordt het veel te vaak misbruikt. Als je ooit in een goede feedbackcultuur hebt gewerkt, weet je welke transformerende impact het kan hebben. In het volgende artikel geef ik je tien tips over hoe jij en je team je feedbackcultuur kunnen verbeteren.

Op de een of andere manier heeft iedereen wel eens feedback gehoord en misschien ook gegeven of gekregen. Zelf kwam ik voor het eerst in aanraking met een echte feedbackcultuur in mijn studentenorganisatie AIESEC. Voor mij was het een verlichting. Open en eerlijke feedback heeft mij het meest geholpen van alle persoonlijke en professionele trainingen.

Feedback RAIDBOXES is een integraal onderdeel geworden van onze bedrijfscultuur. In het volgende artikel geef ik u tien tips over hoe u uw feedback cultuur verder kunt verbeteren.

Waarom feedback?

Feedback is een verplichte gebeurtenis in veel bedrijven. Eenmaal per jaar is er de evaluatievergadering, tenminste als de supervisor niets belangrijkers te doen heeft. Wanneer een feedbackcultuur correct wordt gebruikt, brengt zij de volgende voordelen met zich mee:

  • Persoonlijke conflicten kunnen sneller en doeltreffender worden opgelost
  • Agressie wordt verminderd bij de feedback gever voordat het escaleert
  • De ontvanger van de feedback leert zijn sterke en zwakke punten veel beter kennen
  • De feedbackontvanger wordt op zijn "blinde vlek" gewezen(Johari-venster)
Johari ramen
De zogenaamde "blinde vlek" is het gebied waarvan anderen zich bewust zijn, maar waarvan u zich zelf niet bewust bent.

Feedback tip # 1: Maak vooraf aantekeningen

Dit wordt vaak verwaarloosd of onnodig geacht. Natuurlijk kun je een persoon spontaan wat feedback punten geven. Vooral als je eigenlijk gewoon van je kritiek af wilt.

Voor gepaste en evenwichtige feedback moet u echter ten minste tien minuten nemen en zowel de positieve aspecten als de aspecten die verbetering behoeven, noteren. Je zult versteld staan van wat je kunt verzinnen.

Feedback Tip #2: De Power Burger

Het belangrijkste aspect van het geven van feedback is de structuur en de manier waarop het wordt gegeven. Beroemd hier is de power burger.

Terugkoppeling Power Burger
Een bekende feedbackmethode is de "powerburger", ook bekend als de "sandwichstrategie".

Bij een hamburger zijn er eerst de hamburgerbroodjes die het vlees omhullen (de kritiek). Aan het begin moet u de geadresseerde van uw feedback vertellen wat u in hem waardeert en welke positieve aspecten u over hem wilt benadrukken. Deze eerste kennismaking dient om de geest van de ander te openen en ervoor te zorgen dat hij zich meer op zijn gemak voelt bij de feedback die volgt.

Vooral als je zelf om een of andere reden van streek bent en je veel op negatieve aspecten concentreert, onthoud dan: er zitten altijd positieve kanten aan een persoon. Als u geen punten uit uw hoofd kunt opnoemen, moet u gaan zitten en erover nadenken.

Nu komt de kritiek, d.w.z. het vlees in de feedback hamburger. De volgende twee tips geven u nog preciezer advies over hoe u dit het beste kunt formuleren.

Last but not least, eindig met iets positiefs. Dit is het laatste broodje hamburger en rondt het gesprek af. Beide partijen komen met een beter gevoel uit het gesprek. Voorbeeld:

"Desalniettemin, ben ik erg blij om je als teamlid te hebben en ik ben en ik heb er alle vertrouwen in dat je het hier heel goed zult doen."

Feedback tip #3: Kritiek altijd vanuit de eerste persoon

Met feedback deel je alleen je eigen subjectieve perspectief met iemand. Hier is er geen objectieve waarheid op zich, maar hoogstens intersubjectiviteit (verschillende mensen nemen dezelfde feiten waar).

Daarom is het van groot belang dat kritiek wordt geformuleerd vanuit het perspectief van de eerste persoon. Vooral als je nog niet vaak feedback hebt gegeven, is dit helemaal niet vanzelfsprekend. In ons dagelijks leven communiceren we meestal in de "u"-vorm.

"Je bent lui." (Jij-perspectief)

"Het lijkt me dat je je werkdruk kan verhogen." (eerste persoon perspectief)

Formuleringen vanuit het eerste-persoonsperspectief bevatten vaak de volgende zinnen:

"Ik neem dit waar..."
"Vanuit mijn perspectief..."
"Het lijkt mij dat...!"
"Ik voel..."
"Het lijkt me dat..."

Als uw gesprekspartner ruzie met u begint te maken, is dat een goede aanwijzing dat u bent afgegleden naar het "u"-perspectief. Vooral "jij" zinnen worden vaak opgevat als een aanval.

Feedback Tip #4: Geef constructieve suggesties

De ander vertellen wat je niet bevalt is een eerste stap. Dit moet echter worden gevolgd door een concrete aanwijzing van wat u verbeterd zou willen zien. Alleen dan kan de ontvanger van de feedback echt iets veranderen en in de toekomst aan uw verwachtingen voldoen.

Bijvoorbeeld: "Ik zou graag willen dat je op zijn minst van 9 tot 18 uur op kantoor bent."

Feedback tip #5: Vraag naar het andere perspectief

Discussies moeten koste wat kost vermeden worden in uw feedback. Ze hebben geen plaats in een feedbackgesprek, omdat de feedbackgever alleen zijn subjectieve perceptie deelt.

Toch is de volgende vraag zinvol aan het eind van een gesprek:

"Wat denk jij?"

Hiermee geeft u uw tegenhanger de kans om zijn perspectief te delen. In het beste geval - en dat gebeurt vrij vaak - ziet hij het ook zo. Als de ontvanger van de feedback het er niet mee eens is, is dat helemaal prima. Het is aan jou om hun perceptie te respecteren.

feedback geven
De feedbackontvanger heeft drie mogelijkheden om met feedback om te gaan:
1. de communicatie aanpassen

Vanuit zijn oogpunt, kan de feedback verkeerd zijn. Voor hem kan het betekenen dat hij bepaalde aspecten van zijn communicatie moet verbeteren om bij de ander een andere perceptie te wekken.

De feedback-taker, bijvoorbeeld, komt elke ochtend om zeven uur op kantoor, maar vertrekt tussen half vijf en vijf uur. De feedback verstrekker komt altijd om negen uur naar het kantoor. Om misverstanden te voorkomen, zou de ontvanger van de feedback nu duidelijk kunnen laten weten dat hij vaak erg vroeg op kantoor is. Een voorbeeld van een gepast antwoord:

"Ik kan begrijpen waarom die indruk is gewekt en ik zal daar rekening mee houden, om duidelijker te communiceren dat ik in feite al veel meer werk."

2. Anceptie en initiëren van verbetering

Onder bepaalde omstandigheden deelt de ontvanger van de feedback de kritiek. Hij past zijn gedrag dienovereenkomstig aan om zijn prestaties in de toekomst te verbeteren.

"Ik kan begrijpen dat hier een zwaardere werklast wordt geëist en Ik zal binnenkort meer betrokken raken."

3. perceptie en gedrag niet aanpassen

De ontvanger van de feedback deelt de kritiek niet en wil zijn gedrag niet verder aanpassen. Dit is ook legitiem, maar kan op lange termijn negatieve gevolgen hebben.

"Vanuit mijn standpunt gezien, behaal ik zeer goede resultaten in een korte tijdspanne en daarom beschouw ik mijn werklast passend is."

Feedback tip #6: Vraag zelf om feedback

Hoe creëer je een goede feedbackcultuur in het bedrijf? Een cultuur waarin collega's elkaar ook feedback geven en het niet altijd de baas is die zijn werknemers bekritiseert.  

Aangezien we op RAIDBOXES Holocratie het is zinvol om tijdens de maandelijkse bestuursvergaderingen een plaats in te ruimen voor besprekingen over feedback. Dit heeft echter niet tot meer feedback geleid.

Het doel moet zijn dat iedereen zowel feedback heeft gegeven als ontvangen. Bij voorkeur meerdere keren en op eigen initiatief.

Om een echte feedbackcultuur op gang te brengen, wordt het volgende aanbevolen:

  • Ook als baas vraag je de werknemers om feedback. Het feedbackgesprek kan vanaf het begin wederzijds zijn.
  • Geef zelf regelmatig feedback. Als iemand begrijpt dat feedback geen slechte zaak is en deel uitmaakt van een open cultuur, is de kans groter dat hij zelf ook feedback geeft.
  • Voer discussies altijd openlijk. Als zelfs in feitelijke discussies niets wordt verzwegen, is er ook in persoonlijke relaties een open communicatiecultuur.
  • Spreek je publiekelijk uit tegen godslastering. Blasfemie hoort niet thuis in een bedrijf. Als iemand problemen heeft met een persoon, moet zo snel mogelijk een feedbackgesprek worden gezocht. Dit moet direct in het openbaar duidelijk worden gemaakt bij de eerste neigingen tot godslastering.

Feedback Tip #7: Schakel bemiddelaars in

Soms kan het gebeuren dat er bijzonder ernstige conflicten ontstaan. Voor deze gevallen moet er in het bedrijf een bemiddelaar zijn die het feedbackproces modereert en aandacht besteedt aan de hierboven genoemde punten.  

Indien mogelijk moet de bemiddelaar ervaring hebben met moderatie en feedback en mag hij geen deel uitmaken van het management. Op die manier kan hij of zij zelfs bij kritieke kwesties voor een machtsevenwicht zorgen.

Feedback tip #8: Geef ook spontaan feedback

Een grote fout is wanneer de feedbackcultuur ontaardt in een formele actie. In het ergste geval zitten mensen één keer per jaar bij elkaar en werken ze een checklist af zonder open en eerlijk met elkaar te praten. Veel punten in de loop van het jaar zijn al vergeten en er zijn geen concrete voorbeelden voor suggesties ter verbetering. Bepaalde meningen over collega's zijn al vastgeroest omdat zij geen kans hebben gehad hun gedrag te corrigeren.

Daarom is het op RAIDBOXES heel gewoon dat iemand meerdere keren per kwartaal feedback krijgt of er actief om vraagt.

Terugkoppelingscultuur

Feedback tip #9: Feedback kan ook alleen maar positief zijn

Vaak heerst de overtuiging dat feedback per se slecht moet zijn of altijd kritiek moet bevatten. Naar mijn mening is dit niet het geval. Bijzonder goede werknemers doen vaak alles goed en inspireren mensen door verwachtingen te overtreffen en helemaal niet veel te hoeven praten.

Toch zou u minstens om de zes maanden even met uw collega's moeten gaan zitten en hen vertellen hoezeer u hun werk waardeert. Vooral als er in het verleden punten van kritiek zijn geweest, is het bijzonder prettig te vernemen dat deze niet meer als zodanig worden ervaren en dat je eigen verdere ontwikkeling wordt gewaardeerd.

Feedback tip #10: Geef gerichte feedback

Vooral wanneer er al veel discussies over feedback zijn geweest, kunnen er situaties ontstaan waarin er niets nieuws meer te zeggen valt tegen elkaar. Daarom is het belangrijk om feedback in de personeelsontwikkeling op te nemen.

Uiteindelijk heeft het geen zin om de sterke en zwakke punten van een collega voortdurend tegen hem uit te spelen. Het doel moet zijn dat iedereen werkt volgens zijn individuele persoonlijkheid op gebieden die overeenkomen met zijn sterke punten. Feedbackgesprekken moeten daarom ook een gelegenheid zijn om functiebeschrijvingen te wijzigen.

Feedback is het best gebaseerd op een profiel van sterke punten van wat elke collega optimaal presteert. Deze kan worden onderverdeeld in professionele, sociale, strategische, methodische en persoonlijke competentie. Passende bevorderingen kunnen worden gekoppeld aan het bereiken van competenties. Op die manier is er in de onderneming een ruime transparantie over wat wordt verwacht. Door de feedbackgesprekken weet ieder individu dan waar hij of zij op dit moment staat, zonder voortdurend op tekortkomingen gewezen te worden.

Conclusie - Feedback moet geoefend worden

Ik hoop dat je één of twee punten hebt kunnen meenemen om je feedbackcultuur (of die van je team) verder te verbeteren. Constructieve feedback geven en ontvangen klinkt op het eerste gezicht misschien gemakkelijk - in werkelijkheid vereist het echter gevoeligheid en oefening, vooral wanneer het om negatieve kritiek gaat.

Zoals u hebt gezien, zijn er verschillende aspecten waarmee rekening moet worden gehouden wanneer het om feedback gaat. Met dit in gedachten, veel plezier met oefenen!

Gerelateerde artikelen

Reacties op dit artikel

Laat een opmerking achter

Jouw e-mailadres zal niet worden gepubliceerd. Verplichte velden zijn met een * gemarkeerd.