Feedback is eigenlijk een oude schoen. Toch wordt het veel te vaak misbruikt. Als je ooit in een goede feedbackcultuur hebt gewerkt, weet je welke transformerende impact het kan hebben. In het volgende artikel geef ik je tien tips over hoe jij en je team je feedbackcultuur kunnen verbeteren.

Op de een of andere manier heeft iedereen wel eens feedback gehoord en misschien ook gegeven of gekregen. Zelf kwam ik voor het eerst in aanraking met een echte feedbackcultuur in mijn studentenorganisatie AIESEC. Voor mij was het een verlichting. Open en eerlijke feedback heeft mij het meest geholpen van alle persoonlijke en professionele trainingen.

Bij Raidboxes is feedback een integraal onderdeel van de bedrijfscultuur geworden. In het volgende artikel geef ik je tien tips hoe je je feedbackcultuur nog verder kunt verbeteren.

Waarom feedback?

Feedback is een verplichte gebeurtenis in veel bedrijven. Eenmaal per jaar is er de evaluatievergadering, tenminste als de supervisor niets belangrijkers te doen heeft. Wanneer een feedbackcultuur correct wordt gebruikt, brengt zij de volgende voordelen met zich mee:

• Persoonlijke conflicten kunnen sneller en effectiever worden opgelost
• Agressie wordt verminderd bij de feedbackgever voordat het escaleert
• De feedbackontvanger leert zijn sterke en zwakke punten veel beter kennen
• De feedbackontvanger wordt gewezen op zijn "blinde vlek"(Johari-venster)

Feedback Tip #1: Maak vooraf aantekeningen

Dit wordt vaak verwaarloosd of als onnodig beschouwd. Natuurlijk kun je iemand spontaan wat feedbackpunten geven. Vooral als je alleen kritiek wilt geven.

Voor passende en evenwichtige feedback moet je echter minstens tien minuten de tijd nemen en zowel positieve aspecten als aspecten die verbetering behoeven noteren. Je zult versteld staan van wat je kunt bedenken.

Feedback Tip #2: De Power Burger

Het belangrijkste aspect van feedback geven is de structuur en de manier waarop het wordt gegeven. De Power Burger is hier beroemd.

Bij een hamburger zijn er eerst de hamburgerbroodjes die het vlees omhullen (de kritiek). Aan het begin moet u de geadresseerde van uw feedback vertellen wat u in hem waardeert en welke positieve aspecten u over hem wilt benadrukken. Deze eerste kennismaking dient om de geest van de ander te openen en ervoor te zorgen dat hij zich meer op zijn gemak voelt bij de feedback die volgt.

Vooral als je zelf om een of andere reden van streek bent en je veel op negatieve aspecten concentreert, onthoud dan: er zitten altijd positieve kanten aan een persoon. Als u geen punten uit uw hoofd kunt opnoemen, moet u gaan zitten en erover nadenken.

Nu komt de kritiek, oftewel het vlees in de feedbackburger. De volgende twee tips geven je nog preciezer advies over hoe je die het beste kunt formuleren.

Last but not least moet je eindigen met een positieve noot. Dit is het laatste broodje hamburger en rondt het gesprek af. Beide partijen verlaten het gesprek met een beter gevoel. Voorbeeld:

"Desondanks ben ik heel blij om jou als teamlid te hebben en ik heb er alle vertrouwen in dat je je op dat gebied aanzienlijk kunt verbeteren."

Feedback tip #3: Geef altijd kritiek vanuit de eerste persoon

Met feedback deel je alleen je eigen subjectieve perspectief met iemand. Hier is er geen objectieve waarheid op zich, maar hoogstens intersubjectiviteit (verschillende mensen nemen dezelfde feiten waar).

Daarom is het van groot belang dat de kritiek wordt geformuleerd vanuit de eerste persoon. Vooral als je niet vaak feedback hebt gegeven, is dit helemaal niet vanzelfsprekend. In ons dagelijks leven communiceren we meestal in de je-vorm.

"Je werkt slordig." (Jij-perspectief)

"Het lijkt me dat je nog zou kunnen werken aan hoe grondig je taken uitvoert." (eerste persoonsperspectief)

Formuleringen vanuit de eerste persoon bevatten vaak de volgende zinnen:

"Ik neem dit waar ..."
"Vanuit mijn gezichtspunt ..."
"Het lijkt mij dat ...!"
"Ik voel ..."
"Het lijkt mij dat ..."

Als uw gesprekspartner ruzie met u begint te maken, is dat een goede aanwijzing dat u bent afgegleden naar het "u"-perspectief. Vooral "jij" zinnen worden vaak opgevat als een aanval.

Feedback tip #4: Geef constructieve suggesties

De ander vertellen wat je niet goed vindt is een eerste stap. Dit moet echter gevolgd worden door concreet aan te geven wat je graag verbeterd zou willen zien. Alleen op die manier kan de ontvanger van de feedback echt iets veranderen en in de toekomst aan jouw verwachtingen voldoen.

Voorbeeld: "Ik zou graag willen dat je me de komende weken naar je werk laat kijken om de grondigheid te controleren."

Feedback tip #5: Vraag naar het andere perspectief

Discussies moet je koste wat het kost vermijden in je feedback. Er is geen plaats voor in een feedbackgesprek, omdat de persoon die de feedback geeft alleen zijn of haar subjectieve perceptie deelt.

Toch is de volgende vraag zinvol aan het eind van een gesprek:

"Wat denk je?"

Dit geeft je tegenhanger de kans om zijn of haar perspectief te delen. In het beste geval - en dat gebeurt heel vaak - ziet hij het op dezelfde manier. Als de persoon die de feedback ontvangt een andere mening heeft, is dat prima. Het is aan jou om hun perceptie te respecteren.

De feedbackontvanger heeft drie manieren om met feedback om te gaan:

1. de communicatie aanpassen

Vanuit zijn gezichtspunt kan de feedback verkeerd zijn. Voor hem kan het betekenen dat hij bepaalde aspecten van zijn communicatie moet verbeteren om een andere perceptie bij de ander te creëren.

De persoon die de feedback ontvangt, bekijkt bijvoorbeeld zijn of haar werk nadat het af is om te controleren of andere mensen het kunnen begrijpen. De persoon die de feedback geeft, is misschien de enige die zijn of haar werk onduidelijk vindt. Om misverstanden te voorkomen, zou de feedbackontvanger er nu op kunnen letten om duidelijk te communiceren dat hij al extra controle uitvoert en dat andere mensen het werk duidelijk vinden. Een voorbeeld van een gepaste reactie:

"Ik begrijp waarom deze indruk werd gewekt en ik zal ervoor zorgen dat de resultaten meer in jouw stijl worden gestructureerd als ze relevant voor je zijn."

2.verbeteringen accepterenen in gang zetten

Onder bepaalde omstandigheden deelt de ontvanger van feedback de kritiek. Hij past zijn gedrag dienovereenkomstig aan om zijn resultaten in de toekomst te verbeteren.

"Ik begrijp waarom hier een andere structuur nodig is en ik zal kijken hoe ik dat kan veranderen."

3. perceptie en gedrag niet aanpassen

De ontvanger van de feedback deelt de kritiek niet en wil zijn gedrag niet verder aanpassen. Dit is ook legitiem, maar kan op de lange termijn negatieve gevolgen hebben.

"Vanuit mijn gezichtspunt is het duidelijk en ik denk dat het gepast is, andere mensen zouden er ook mee moeten ermee werken ermee kunnen werken."

Feedback Tip #6: Vraag zelf om feedback

Hoe zorg je voor een goede feedbackcultuur in het bedrijf? Een cultuur waarin collega's elkaar ook feedback geven en het niet altijd de manager is die anderen bekritiseert.  

Omdat weholocratie gebruiken op Raidboxes , lag het voor de hand om tijdens de maandelijkse bestuursvergaderingen een plek in te ruimen voor feedbackdiscussies. Dit leidde echter niet tot meer feedback.

Het doel moet zijn dat iedereen zowel feedback heeft gegeven als ontvangen. Liefst meerdere keren en op eigen initiatief.

Om een echte feedbackcultuur op gang te brengen, wordt het volgende aanbevolen:

• Vraag als leider ook anderen om feedback. Het feedbackgesprek kan vanaf het begin zo worden opgezet dat het tweerichtingsverkeer is.
• Geef zelf regelmatig feedback. Als iemand leert dat feedback niet erg is en deel uitmaakt van een open cultuur, is de kans groter dat hij zelf feedback geeft.
• Voer discussies altijd in alle openheid. Als er zelfs in feitelijke discussies niets wordt verzwegen, is er ook in persoonlijke relaties een open communicatiecultuur.
• Spreek je publiekelijk uit tegen godslastering. Godslastering hoort niet thuis in een bedrijf. Als iemand problemen heeft met een persoon, moet er zo snel mogelijk feedback worden gevraagd. Dit moet direct en publiekelijk duidelijk worden gemaakt bij de eerste neiging tot godslastering.

Feedback Tip #7: Schakel bemiddelaars in

Soms kan het gebeuren dat er bijzonder ernstige conflicten ontstaan. Voor deze gevallen moet er een bemiddelaar in het bedrijf zijn die het feedbackproces modereert en aandacht besteedt aan de hierboven genoemde punten.  

Indien mogelijk moet deze persoon ervaring hebben met moderatie en feedback en geen deel uitmaken van het management. Op deze manier kunnen ze ook zorgen voor een machtsevenwicht bij kritieke kwesties.

Feedback Tip #8: Geef ook spontaan feedback

Een grote fout is wanneer de feedbackcultuur ontaardt in een formele actie. In het ergste geval gaan mensen één keer per jaar bij elkaar zitten en werken ze een checklist af zonder open en eerlijk met elkaar te praten. Veel punten in de loop van het jaar zijn al vergeten en er zijn geen concrete voorbeelden voor suggesties ter verbetering. Bepaalde meningen over andere mensen hebben zich al vastgezet omdat ze geen kans hebben gehad om hun gedrag te corrigeren.

Daarom is het op Raidboxes heel gewoon dat iemand meerdere keren per kwartaal feedback krijgt of er actief om vraagt.

Feedback Tip #9: Feedback kan ook alleen maar positief zijn

Vaak wordt gedacht dat feedback per se slecht moet zijn of altijd kritiek moet bevatten. Naar mijn mening is dit niet het geval. Bijzonder goede medewerkers doen vaak alles goed en inspireren mensen door verwachtingen te overtreffen en helemaal niet veel te hoeven zeggen.

Toch zou je minstens één keer per half jaar even met de anderen moeten gaan zitten om te vertellen hoezeer je hun werk waardeert. Vooral als er in het verleden kritiek is geweest, is het fijn om te weten dat die niet meer als zodanig wordt ervaren en dat je eigen ontwikkeling wordt gewaardeerd.

Feedback Tip #10: Geef gerichte feedback

Vooral als er al veel feedbackgesprekken zijn geweest, kunnen er situaties ontstaan waarin er niets nieuws meer tegen elkaar te zeggen is. Daarom is het belangrijk om feedback op te nemen in personeelsontwikkeling.

Uiteindelijk heeft het geen zin om voortdurend iemands sterke en zwakke punten tegen hem of haar te gebruiken. Het doel moet zijn dat iedereen werkt volgens zijn individuele persoonlijkheid op gebieden die overeenkomen met zijn sterke punten. Feedbackvergaderingen moeten daarom ook een gelegenheid zijn om functiebeschrijvingen te veranderen.

Feedback is het beste gebaseerd op een sterkteprofiel, dat iedereen in het beste geval bereikt. Dit kan worden onderverdeeld in professionele, sociale, strategische, methodologische en persoonlijke competenties. Promoties kunnen worden gekoppeld aan het behalen van competenties. Op deze manier is er een brede transparantie in het bedrijf over wat er verwacht wordt. Door de feedbackvergaderingen weet iedereen dan waar hij of zij op dat moment aan toe is, zonder voortdurend op tekortkomingen gewezen te worden.

Conclusie – Feedback moet geoefend worden

Ik hoop dat je één of twee punten hebt kunnen meenemen om je feedbackcultuur (of die van je team) verder te verbeteren. Constructieve feedback geven en ontvangen klinkt op het eerste gezicht misschien gemakkelijk - in werkelijkheid vereist het echter gevoeligheid en oefening, vooral wanneer het om negatieve kritiek gaat.

Zoals je hebt gezien, zijn er verschillende aspecten om rekening mee te houden bij het geven van feedback. Met dit in je achterhoofd, veel plezier met oefenen!