Feedback Cultuur

Een feedbackcultuur in het team ontwikkelen: 10 tips

Feedback is eigenlijk een oude schoen. Toch wordt het veel te vaak verkeerd gebruikt. Iedereen die ooit in een goede feedbackcultuur heeft gewerkt, weet wat het transformerende effect ervan is. In het volgende artikel geef ik je tien tips over hoe je een positieve feedbackcultuur in je team kunt ontwikkelen.

Op de een of andere manier heeft iedereen wel eens feedback gehoord. De meesten van ons hebben ook wel eens feedback gegeven of ontvangen. Zelf kwam ik voor het eerst in aanraking met een echte feedbackcultuur in mijn studentenorganisatie AIESEC. Het was een openbaring voor mij. Open en eerlijke feedback heeft mij het meest geholpen van alle persoonlijke en professionele ontwikkelingsprogramma's.

Op Raidboxes is feedback een integraal onderdeel van de bedrijfscultuur geworden. Voordat ik je in de tien tips vertel hoe je je feedbackcultuur verder kunt verbeteren, laten we eerst even kijken naar wat een goede feedbackcultuur is en welke voordelen deze heeft.

Waarom feedback? De voordelen op een rij

Feedback is in veel bedrijven een verplichte gebeurtenis. Werknemers worden gevraagd om één keer per jaar een evaluatiegesprek bij te wonen, tenminste als hun lijnmanager niets belangrijkers te doen heeft. Als je echter op deze manier met feedback omgaat, is dit verspild potentieel.

Op de juiste manier gebruikt, heeft een sterke feedbackcultuur de volgende voordelen:

  • Persoonlijke conflicten kunnen sneller en effectiever worden opgelost.
  • Misverstanden in de communicatie kunnen sneller worden opgehelderd.
  • Agressie en frustratie worden verminderd bij de feedbackgever voordat ze escaleren.
  • De ontvanger van de feedback leert zijn sterke en zwakke punten veel beter kennen. Dit onthult ook mogelijkheden voor ontwikkeling.
  • Externe en zelfperceptie worden vergeleken. De feedbackontvanger krijgt zijn "blinde vlek"(Johari-venster) te zien.
  • Wederzijdse verwachtingen worden duidelijk gecommuniceerd. Iedereen weet waar hij aan toe is. Dit biedt oriëntatie en zekerheid in het dagelijks werk.
  • Samenwerking verloopt soepeler als storende factoren in de feedbackdialoog zijn geëlimineerd.
Feedback Cultuur Johari Venster
De zogenaamde "blinde vlek" is het gebied waarvan anderen zich bewust zijn, maar waarvan men zich zelf niet bewust is.

Over het algemeen legt een positieve feedbackcultuur in het team de basis voor een goede en effectieve samenwerking. Het bevordert open communicatie en creëert ruimte voor ideeën. In het beste geval ontstaat er een relatie tussen de feedbackgever en feedbackontvanger die wordt gekenmerkt door waardering.

Een sterke feedbackcultuur zorgt er ook voor dat je team zich blijft ontwikkelen. De open dialoog legt zwakke punten bloot of laat juist zien dat jij en je team op de goede weg zijn.

Wat maakt een goede feedbackcultuur?

Openheid en vertrouwen zijn de twee belangrijkste bouwstenen als je een goede feedbackcultuur in het team wilt ontwikkelen. Beide moeten stevig verankerd zijn in de bedrijfscultuur, net als het geven van feedback zelf.

Het gaat niet alleen om vertrouwen binnen teams, maar ook over hiërarchieën heen. Feedback moet zowel horizontaal (d.w.z. tussen collega's) als verticaal tussen verschillende niveaus in de organisatie mogelijk zijn.

Het is ook belangrijk dat er voortdurend feedback wordt gegeven - één keer per jaar samenkomen maakt nog geen feedbackcultuur (zie ook tip 8).

Feedback Tip #1: Maak vooraf aantekeningen

Dit wordt vaak verwaarloosd of als onnodig beschouwd. Natuurlijk kun je iemand spontaan wat feedbackpunten geven. Vooral als je alleen kritiek wilt geven.

Voor passende en evenwichtige feedback moet je echter minstens tien minuten de tijd nemen en zowel positieve aspecten als aspecten die verbetering behoeven noteren. Je zult versteld staan van wat je kunt bedenken.

Feedback Tip #2: De Power Burger

Het belangrijkste aspect van feedback geven is de structuur en de manier waarop het wordt gegeven. Er zijn talloze methoden. Vooral de Power Burger is beroemd.

Feedback Cultuur Power Burger
Een bekende feedbackmethode is de "powerburger", ook wel bekend als de "sandwichstrategie".

Bij een hamburger zijn er eerst de hamburgerbroodjes die het vlees omhullen (de kritiek). Aan het begin moet u de geadresseerde van uw feedback vertellen wat u in hem waardeert en welke positieve aspecten u over hem wilt benadrukken. Deze eerste kennismaking dient om de geest van de ander te openen en ervoor te zorgen dat hij zich meer op zijn gemak voelt bij de feedback die volgt.

Vooral als je zelf om de een of andere reden van streek bent en veel op negatieve aspecten focust, bedenk dan: er is altijd positieve feedback over een persoon. Als je uit je hoofd geen punten kunt bedenken, ga er dan even voor zitten en denk erover na.

Nu komt de opbouwende kritiek, oftewel het vlees in de feedbackburger. De volgende twee tips geven je nog preciezere tips over hoe je dit het beste kunt formuleren.

Last but not least moet je eindigen met een positieve noot. Dit is het laatste broodje hamburger en rondt het gesprek af. Beide partijen verlaten het gesprek met een beter gevoel. Voorbeeld:

"Desondanks ben ik heel blij om jou als teamlid te hebben en ik heb er alle vertrouwen in dat je je op dat gebied aanzienlijk kunt verbeteren."

Feedback tip #3: Geef altijd kritiek vanuit de eerste persoon

Met feedback deel je alleen je eigen subjectieve perspectief met iemand anders. Er is hier op zich geen objectieve waarheid, maar hooguit intersubjectiviteit (meerdere mensen nemen dezelfde feiten waar).

Daarom is het van groot belang dat de kritiek wordt geformuleerd vanuit de eerste persoon. Vooral als je niet vaak feedback hebt gegeven, is dit helemaal niet vanzelfsprekend. In ons dagelijks leven communiceren we meestal in de je-vorm.

"Je werkt slordig." (Jij-perspectief)

"Het lijkt me dat je nog zou kunnen werken aan hoe grondig je taken uitvoert." (eerste persoonsperspectief)

Formuleringen vanuit de eerste persoon bevatten vaak de volgende zinnen:

"Ik neem dit waar ..."
"Vanuit mijn gezichtspunt ..."
"Het lijkt mij dat ...!"
"Ik voel ..."
"Het lijkt mij dat ..."

Als uw gesprekspartner ruzie met u begint te maken, is dat een goede aanwijzing dat u bent afgegleden naar het "u"-perspectief. Vooral "jij" zinnen worden vaak opgevat als een aanval.

"*" geeft verplichte velden aan

Ik wil me abonneren op de nieuwsbrief om op de hoogte te blijven van nieuwe blogartikelen, ebooks, features en nieuws over WordPress. Ik kan mijn toestemming te allen tijde intrekken. Bekijk ons Privacybeleid.
Dit veld dient ter validatie en mag niet worden gewijzigd.

Feedback tip #4: Geef constructieve suggesties

De ander vertellen wat je niet goed vindt is een eerste stap. Dit moet echter gevolgd worden door concreet aan te geven wat je graag verbeterd zou willen zien. Alleen op die manier kan de ontvanger van de feedback echt iets veranderen en in de toekomst aan jouw verwachtingen voldoen.

Voorbeeld: "Ik zou graag willen dat je me de komende weken naar je werk laat kijken om de grondigheid te controleren."

Feedback tip #5: Vraag naar het andere perspectief

Discussies moet je koste wat het kost vermijden in je feedback. Er is geen plaats voor in een feedbackgesprek, omdat de persoon die de feedback geeft alleen zijn of haar subjectieve perceptie deelt.

Toch is de volgende vraag zinvol aan het eind van een gesprek:

"Wat denk je?"

Dit geeft je tegenhanger de kans om zijn of haar perspectief te delen. In het beste geval - en dat gebeurt heel vaak - ziet hij het op dezelfde manier. Als de persoon die de feedback ontvangt een andere mening heeft, is dat prima. Het is aan jou om hun perceptie te respecteren.

feedback geven

De feedbackontvanger heeft drie manieren om met feedback om te gaan:

1. de communicatie aanpassen

Vanuit zijn gezichtspunt kan de feedback verkeerd zijn. Voor hem kan het betekenen dat hij bepaalde aspecten van zijn communicatie moet verbeteren om een andere perceptie bij de ander te creëren.

De persoon die de feedback ontvangt, bekijkt bijvoorbeeld zijn of haar werk nadat het af is om te controleren of andere mensen het kunnen begrijpen. De persoon die de feedback geeft, is misschien de enige die zijn of haar werk onduidelijk vindt. Om misverstanden te voorkomen, zou de feedbackontvanger er nu op kunnen letten om duidelijk te communiceren dat hij al extra controle uitvoert en dat andere mensen het werk duidelijk vinden. Een voorbeeld van een gepaste reactie:

"Ik begrijp waarom deze indruk werd gewekt en ik zal ervoor zorgen dat de resultaten meer in jouw stijl worden gestructureerd als ze relevant voor je zijn."

2.verbeteringen accepterenen in gang zetten

Onder bepaalde omstandigheden deelt de ontvanger van feedback de kritiek. Hij past zijn gedrag dienovereenkomstig aan om zijn resultaten in de toekomst te verbeteren.

"Ik begrijp waarom hier een andere structuur nodig is en ik zal kijken hoe ik dat kan veranderen."

3. perceptie en gedrag niet aanpassen

De ontvanger van de feedback deelt de kritiek niet en wil zijn gedrag niet verder aanpassen. Dit is ook legitiem, maar kan op de lange termijn negatieve gevolgen hebben.

"Vanuit mijn oogpunt is het duidelijk en ik denk dat het passend is; andere mensen moeten er ook mee kunnen werken. "

Feedback Tip #6: Vraag zelf om feedback

Hoe zorg je voor een goede feedbackcultuur in het bedrijf? Een cultuur waarin collega's elkaar ook feedback geven en het niet altijd de manager is die anderen bekritiseert.  

Omdat weholocratie gebruiken op Raidboxes , lag het voor de hand om tijdens de maandelijkse bestuursvergaderingen een plek in te ruimen voor feedbackdiscussies. Dit leidde echter niet tot meer feedback.

Het doel moet zijn dat iedereen zowel feedback heeft gegeven als ontvangen. Liefst meerdere keren en op eigen initiatief.

Om een echte feedbackcultuur op gang te brengen, wordt het volgende aanbevolen:

  • Vraag ook als manager anderen om feedback. De feedbackdialoog kan vanaf het begin in twee richtingen gaan.
  • Geef zelf regelmatig feedback. Als iemand leert dat feedback niet erg is en deel uitmaakt van een open cultuur, is de kans groter dat hij zelf feedback geeft.
  • Voer discussies altijd in alle openheid. Als er zelfs in feitelijke discussies niets wordt verzwegen, is er ook in persoonlijke relaties een open communicatiecultuur.
  • Spreek je publiekelijk uit tegen godslastering. Godslastering hoort niet thuis in een bedrijf. Als iemand problemen heeft met een persoon, moet er zo snel mogelijk feedback worden gevraagd. Dit moet direct en publiekelijk duidelijk worden gemaakt bij de eerste neiging tot godslastering.

Feedback Tip #7: Schakel bemiddelaars in

Soms kan het gebeuren dat er bijzonder ernstige conflicten ontstaan in het team. Voor deze gevallen moet er een bemiddelaar in het bedrijf zijn die dan het feedbackproces modereert en aandacht besteedt aan de hierboven genoemde punten.  

Indien mogelijk moet deze persoon ervaring hebben met moderatie en feedback en geen deel uitmaken van het management. Op deze manier kunnen ze ook zorgen voor een machtsevenwicht bij kritieke kwesties.

"*" geeft verplichte velden aan

Ik wil me abonneren op de nieuwsbrief om op de hoogte te blijven van nieuwe blogartikelen, ebooks, features en nieuws over WordPress. Ik kan mijn toestemming te allen tijde intrekken. Bekijk ons Privacybeleid.
Dit veld dient ter validatie en mag niet worden gewijzigd.

Feedback Tip #8: Geef ook spontaan feedback

Een grote fout is wanneer de feedbackcultuur ontaardt in een formele actie. In het ergste geval gaan mensen één keer per jaar bij elkaar zitten en werken ze een checklist af zonder open en eerlijk met elkaar te praten. Veel punten in de loop van het jaar zijn al vergeten en er zijn geen concrete voorbeelden voor suggesties ter verbetering. Bepaalde meningen over andere mensen hebben zich al vastgezet omdat ze geen kans hebben gehad om hun gedrag te corrigeren.

Daarom is het op Raidboxes heel gewoon dat iemand meerdere keren per kwartaal feedback krijgt of er actief om vraagt.

Feedback Tip #9: Feedback kan ook alleen maar positief zijn

Vaak wordt gedacht dat feedback per se slecht moet zijn of altijd kritiek moet bevatten. Naar mijn mening is dit niet het geval. Bijzonder goede medewerkers doen vaak alles goed en inspireren mensen door verwachtingen te overtreffen en helemaal niet veel te hoeven zeggen.

Toch zou je minstens één keer per half jaar met de anderen om de tafel moeten gaan zitten en ze laten weten hoezeer je hun werk waardeert. Vooral als er in het verleden kritiekpunten zijn geweest, is het fijn om feedback te krijgen dat deze niet meer als zodanig worden ervaren en dat je eigen verdere ontwikkeling wordt gewaardeerd.

Feedback Tip #10: Geef gerichte feedback

Vooral als er al veel feedbackbijeenkomsten zijn geweest, kunnen er situaties ontstaan waarin je elkaar niets nieuws meer te zeggen hebt. Daarom is het belangrijk om feedback op te nemen in personeelsontwikkeling.

Uiteindelijk heeft het geen zin om voortdurend iemands sterke en zwakke punten tegen hem of haar te gebruiken. Het doel moet zijn dat iedereen werkt volgens zijn individuele persoonlijkheid op gebieden die overeenkomen met zijn sterke punten. Feedbackvergaderingen moeten daarom ook een gelegenheid zijn om functiebeschrijvingen te veranderen.

Feedback is het beste gebaseerd op een sterkteprofiel, dat iedereen in het beste geval bereikt. Dit kan worden onderverdeeld in professionele, sociale, strategische, methodologische en persoonlijke competenties. Promoties kunnen worden gekoppeld aan het behalen van competenties. Op deze manier is er een brede transparantie in het bedrijf over wat er verwacht wordt. Door de feedbackvergaderingen weet iedereen dan waar hij of zij op dat moment aan toe is, zonder voortdurend op tekortkomingen gewezen te worden.

Conclusie – Feedback moet geoefend worden

Ik hoop dat je één of twee punten hebt kunnen meenemen om je feedbackcultuur (of die van je team) verder te verbeteren. Constructieve feedback geven en ontvangen klinkt op het eerste gezicht misschien gemakkelijk - in werkelijkheid vereist het echter gevoeligheid en oefening, vooral wanneer het om negatieve kritiek gaat.

Zoals u hebt gezien, zijn er verschillende aspecten waarmee rekening moet worden gehouden wanneer het om feedback gaat. Met dit in gedachten, veel plezier met oefenen!

Vond je het artikel leuk?

Met jouw beoordeling help je ons om onze inhoud nog verder te verbeteren.

Laat een reactie achter

Je e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *.