De beste tools die freelancers en zelfstandigen moeten kennen

7 Min.
FreelancerTools

Er zijn bijna evenveel tools en apps voor freelancers als WordPress -Plugins. De uitdaging is ook hier om het juiste gereedschap te vinden voor uw behoeften. Ik presenteer u mijn favorieten vanuit het perspectief van een locatie-onafhankelijke webdesigner.

Bespaar tijd: Het beste gereedschap voor freelancers

Elke zelfstandige heeft bepaalde hulpmiddelen nodig om efficiënt te kunnen werken. Helemaal duidelijk. U moet er echter wel voor zorgen dat u uiteindelijk nog steeds meer tijd besteedt aan het eigenlijke werk aan projecten in plaats van te investeren in het voeden van de tools.

Daarom is het voor mij erg belangrijk om te vermelden dat ik alleen gebruik maak van hulpmiddelen die een groot voordeel voor mij genereren. Ik zou zeker gebruik kunnen maken van andere diensten, maar de toegevoegde waarde zou dan naar mijn mening op een gegeven moment beperkt zijn. Zoals gezegd wil ik zo min mogelijk tijd besteden aan het voeden van de tools met mijn gegevens.

Ik vertrouw vooral op eersteklas software, dat wil zeggen geen gratis tools. Gratis aanbieders zijn zeker goed en nuttig om aan de slag te gaan. Maar ik merkte al vrij snel dat ofwel de gegevensbescherming niet erg belangrijk is, ofwel dat de functies gewoonweg ontbreken.

Dus laten we eens komen tot de concrete gereedschapstips die ik je heb gegeven (niet te verwarren met een Tooltipmaar het gebruik ervan vereist een zorgvuldige afweging in beide richtingen).

Aankoop en aanbiedingen

Klantenwerving is het be-all en end-all voor elke freelancer. Zonder klanten geen orders - en zonder orders geen inkomsten. Ik gebruik hiervoor geen aparte software, maar ben de laatste tijd wat terughoudender geweest als het gaat om koude acquisitie. Als, dan doe ik acquisitie met bestaande contacten direct op LinkedIn.

Ik probeer ervoor te zorgen dat de potentiële klant zich niet onder druk gezet voelt. In dit geval ga ik meestal verder door te kijken naar de relevante website WordPress en dan concrete tips te geven over wat ik zou verbeteren. Volledig gratis.

Mijn aanbevelingen voor het verbeteren van de website omvatten meestal technische aspecten, waarvan een websitebeheerder zich vaak niet bewust is.

Voordelen LinkedIn- Acquisitie

  • Potentiële klanten kennen mij al, omdat ik in hun netwerk zit...
  • Zeer gemakkelijk contact
  • Meestal zeer snelle feedback

Nadelen LinkedIn- Acquisitie

  • Kan overkomen als een verkooppraatje
  • Onduidelijk of er überhaupt behoefte is aan
  • Ontvanger stuurt mijn tips gewoon door naar de bestaande webmaster en ik heb niets of weinig te winnen bij het geven van een gratis tip.

Voor citaten gebruik ik zelf het goede oude Microsoft Word, in mijn geval voor macOS. Natuurlijk zijn er enkele alternatieven, maar ik kan gewoon ontzettend goed opschieten met dit instrument. Ik weet het, dit is niet bij iedereen het geval...

Wat ik ook leuk vind is het model van Office als volledige versie. In tegenstelling tot Office 365 installeer ik de software volledig op mijn laptop, betaal ik er in het begin één keer voor en daarna nooit meer. Er zijn updates inbegrepen, wat ik geweldig vind.

Voordelen Microsoft Word

  • Geen abonnementsmodel en dus geen maandelijkse vaste kosten
  • docx een zeer bekend formaat
  • Eenvoudig exporteren naar PDF mogelijk

 Nadelen Microsoft Word

  • Sommige mensen hebben moeite met de operatie, bijvoorbeeld bij bewegende beelden

Tot slot zet ik mijn aanbod in Word om in een PDF, wat ook heel eenvoudig en snel is.

Voor PDF-bestanden gebruik ik mijn eigen tool: PDF-deskundige. Wat ik erg op prijs stel is de mogelijkheid om handtekeningen in te voegen, de PDF te bewerken indien nodig en opmerkingen toe te voegen. Ook hier beoordeel ik de prijs/prestatieverhouding als zeer goed. 

Voordelen PDF Expert

  • PDF-bestanden kunnen worden bewerkt
  • Handtekeningen invoegen of direct nieuwe handtekeningen aanmaken
  • Goede prijs en eenmalige acquisitiekosten

 Nadelen PDF Expert

  • geen

Projectmanagement

Voor kleinere projecten gebruik ik vooral e-mail voor communicatie en logging. Tot nu toe werkt dit prachtig met mijn "Inbox Zero" principe.

Voor grotere projecten hou ik persoonlijk van Trello. De organisatie in tegels en kolommen maakt het naar mijn mening heel eenvoudig om het overzicht te bewaren. Als u in een team werkt, kunt u elke taak aan een teamlid toewijzen, een beschrijving, foto's en links toevoegen. Een gedefinieerde datum per taak (deadline) en herinneringen maken het eenvoudig om het project op schema te houden.

Voordelen Trello

  • Duidelijk geregeld
  • Bruikbaarheid
  • Gratis tot 10 teamborden

 Nadelen Trello

  • De standaard e-mailmeldingen voor taken die binnenkort moeten worden uitgevoerd, kunnen zenuwslopend zijn.

Tijdregistratie

Onlangs heeft de volgende tool me geholpen met mijn tijdregistratie ValueTime. De web app is voornamelijk ontwikkeld door Jonas Kamber, UX Designer uit Luzern (Zwitserland). Dat merk ik meteen: De UX en de gebruikerservaring is indrukwekkend goed. De functies en ontwerpelementen zijn duidelijk en logisch geordend.

Om de web-based tool te gebruiken, heb ik me gewoon geregistreerd en heb ik in het begin bepaald hoeveel uur ik gemiddeld per week werk, hoeveel vakantiedagen ik per jaar neem en mijn uurtarief.

Dan kan het al beginnen. Projecten, de tijd per project, de kosten (bijvoorbeeld voor Plugins) en natuurlijk de facturen zijn eenvoudig in te zien. De afhandeling en aanmaak van facturen en de registratie van de tijd zijn inderdaad zeer eenvoudig. 

Het instrument wordt in de loop van de tijd steeds nauwkeuriger en toont de volgende waarden, die van groot belang zijn voor elke zelfstandige met een onregelmatig inkomen:

  • Omzet in de geselecteerde periode
  • Tijdsbesteding in uren
  • Effectief uurtarief in EUR, CHF of de geselecteerde valuta
  • Factureerbare uren in procenten (helaas is dit meestal niet 100%)
  • Omzet per werkdag
  • Tijd per werkdag

Maar het hoogtepunt blijft voor mij de Dark Mode, die de tool ook biedt. Ik hou er gewoon van om wit op zwart te lezen en niet andersom.

Voordelen ValueTime

  • Gratis proefversie (7 dagen)
  • Ingenieuze gebruikerservaring
  • Eerlijke prijs voor alle functies
  •  Datalocatie Zwitserland en volledige SSL-codering

 Nadelen ValueTime

  • Het standaardoverzicht kan tijdelijk worden aangepast, maar schakelt altijd terug naar de laatste 30 dagen in het overzicht.
  • Geen aanmaningen bij te late uitreiking van een factuur
De beste tools die freelancers en zelfstandigen moeten kennen

Boekhouding

Omdat ik zelf geen personeel in dienst heb, houd ik de boekhouding zo eenvoudig mogelijk. Voor mijn behoeften Banaan Helemaal uit. Bovendien wil ik slechts zoveel tijd investeren als nodig is, want dit onderwerp is voor mij al heel lang geen bron van vreugde meer.

Voordelen Banaanboekhouding

  • Perfect voor zelfstandigen en freelancers
  •  Dubbele boekhouding mogelijk
  • Geen abonnement, bespaart het budget

Nadelen Banaanboekhouding

  •  Ongeschikt voor een complexe boekhouding
Boekhoudsoftware in vergelijking

Wanneer een boekhoudsoftware nuttig is voor het beheer van uw financiën en welke andere gratis en betaalde aanbieders er zijn, vertelt het u Sven Scheuerle in zijn artikel.

Communicatie

Een saai onderwerp? Helemaal niet. Zonder de juiste communicatiekanalen zal het moeilijk zijn om zich in de markt te laten gelden. Het is belangrijk dat het voor u als freelancer en voor uw partners en klanten prettig en gemakkelijk is om met u te communiceren.

Ik hecht persoonlijk veel belang aan efficiëntie en duidelijke communicatie. Dit om te voorkomen dat er misverstanden ontstaan. Omdat het ophelderen ervan zeer tijdrovend is, wat u in veel gevallen direct kunt vermijden.

Mijn belangrijkste communicatiemiddel, oud maar goud, is e-mail. Sinds enkele jaren gebruik ik een betaalde en gecodeerde oplossing, namelijk ProtonMail. Maar er zijn ook goede alternatieven uit Duitsland, zoals Tutanota.

In principe geef ik de voorkeur aan schriftelijke communicatie, want dan vind ik automatisch een protocol in het e-mailgesprek. Dit werkt natuurlijk alleen als de communicatie goed gestructureerd is en het duidelijk is wat de volgende stappen zijn.

In bepaalde gevallen is het natuurlijk wel nodig om mondeling te communiceren. Voor videogesprekken gebruik ik graag Waarbijeen hulpmiddel uit Noorwegen. Het is veilig en vanuit mijn oogpunt veel beter dan de beter bekende zoom.

Nu vraagt u zich waarschijnlijk af: "Praat u wel eens met uw klanten aan de telefoon?" Ja, soms wel. Maar niet in de klassieke zin, beter. Enige tijd geleden heeft een goede vriend van mij aanbevolen... lokaal Skype-nummer te creëren. Dat heb ik gedaan. Vrij ingenieus opgelost, naar mijn mening.

Ik kan nog steeds werken waar ik ook ben en gratis oproepen ontvangen op mijn smartphone (via de Skype-app) of direct op mijn laptop.

Dit werd overigens getriggerd door een e-mail van Google zelf, die mij erop wees dat 90 procent van de consumenten eerder contact met mij opneemt als er een telefoonnummer op Google My Business is opgeslagen. Google verwijst naar een studie, ik heb er naar gezocht, maar helaas heb ik die niet gevonden. Ik heb geen andere keuze dan deze cijfers gewoon te geloven. Hoewel het geloof een andere faculteit is.

De beste tools die freelancers en zelfstandigen moeten kennen

Ook belangrijk voor de communicatie en vooral voor de persoonlijke organisatie: de kalender. Ik gebruik gewoon de Apple agenda-app op mijn notebook en smartphone. Synchroniseert (bijna) perfect.

Voor grotere projecten gebruik ik ook Slack voor de communicatie. Het geniale ervan is dat 1:1 chats mogelijk zijn, evenals gediversifieerde kanalen. Bent u eigenlijk al lid van de Slack -Gemeenschap van RAIDBOXES? Ik raad het ten zeerste aan.

Als webdesigner is mijn dagelijks brood in de communicatie natuurlijk de browser. Lange tijd heb ik Firefox gebruikt, maar nu heb ik besloten om Brave te gebruiken, dat gebaseerd is op Google Chrome (maar zonder de advertentietracking via Facebook-pixels en Co.) Met andere woorden, Brave blokkeert veel externe scripts, wat voor mij erg belangrijk is.

Back-up, bestandsopslag en cloud

Nee, niet Dropbox of Google Drive, sorry. Ik gebruik Kluis...ook een oplossing die volledig gecodeerd werkt. Ik ben er zelfs in geslaagd om mezelf een keer te hacken. Als u wilt weten hoe dit mogelijk is, laat dan hieronder een reactie achter. Het verhaal is wat langer, maar des te gênanter.

Beoordelingen en getuigenissen

De beste tools die freelancers en zelfstandigen moeten kennen

Naar mijn mening is dit duidelijk het belangrijkste instrument voor evaluaties: Google My Business. Ik vind het soms nuttig, niet in de laatste plaats voor restaurants en andere culturele instellingen, om de recensies eerst te lezen. Tegenwoordig wordt (helaas) vrijwel alles beoordeeld, wat niet altijd voordelen heeft. 

Conclusie

Ik beveel dezelfde procedure aan voor freelancer tools als voor WordPress -Plugins: zo veel als nodig, zo weinig mogelijk.

Hulpmiddelen moeten u ondersteunen in uw werk en, indien mogelijk, zodanig dat u geen onevenredige extra kosten maakt door het gebruik ervan. Toch wilt u met behulp van de verschillende tools gegevens ontvangen die u verder helpen of die u later weer kunt gebruiken (sjabloon voor een aanbieding in Microsoft Word of een uitgekiende back-upstrategie).

Nu hoop ik dat dit artikel u een klein maar spannend inzicht heeft gegeven in die software-instrumenten die ik nuttig vind.

De beste tools voor freelancers: Uw vragen

Wat voor gereedschap gebruik je? Ontbreekt er vanuit uw oogpunt een instrument dat ik zeker moet uitproberen? U kunt de commentaarfunctie gebruiken. Wilt u op de hoogte blijven van nieuwe artikelen voor agentschappen en freelancers? Volg ons dan op TwitterFacebook of via onze Nieuwsbrief.



Michael Hörnlimann, geboren in 1991 in Zürich, houdt van de natuur en lekker eten. Sinds april 2018 werkt hij uitsluitend zelfstandig en maakt hij WordPress-websites voor klanten. Zo combineert hij zijn werk met zijn grote passie, reizen naar onbekende landen en culturen. Hij woont en werkt locatieonafhankelijk, soms in de bergen, soms aan zee.

Commentaar op dit artikel

Schrijf een opmerking

Je e-mail adres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn met * gemarkeerd.