Er zijn bijna evenveel tools en apps voor freelancers als er WordPress zijn -Plugins. Ook hier is de uitdaging de juiste hulpmiddelen te vinden voor uw behoeften. Ik presenteer mijn favorieten vanuit het perspectief van een locatie-onafhankelijke webdesigner.

Bespaar tijd: De beste hulpmiddelen voor freelancers

Iedere zelfstandige heeft bepaalde hulpmiddelen nodig om efficiënt te kunnen werken. Absoluut duidelijk. Je moet er echter voor zorgen dat je uiteindelijk toch meer tijd besteedt aan het eigenlijke werk aan projecten, in plaats van die te investeren in het voeden van het gereedschap.

Daarom is het voor mij heel belangrijk te vermelden dat ik alleen hulpmiddelen gebruik die mij veel voordeel opleveren. Ik zou zeker andere diensten kunnen gebruiken, maar de toegevoegde waarde zou dan vanuit mijn standpunt beperkt zijn. Zoals gezegd, wil ik zo weinig mogelijk tijd besteden aan het voeden van de instrumenten met mijn gegevens.

Ik ga vooral voor premium software, dus geen gratis tools. Gratis aanbieders zijn zeker goed en nuttig om mee te beginnen. Ik merkte echter vrij snel dat dan ofwel de gegevensbescherming geen hoge waarde heeft, ofwel simpelweg de functies ontbraken.

Laten we dus overgaan tot de concrete tooltips van mij (niet te verwarren met een tooltip, maar het gebruik ervan wil hoe dan ook goed doordacht zijn).

Acquisitie en aanbiedingen

Klantenwerving is het allerbelangrijkste voor elke freelancer. Zonder klanten zijn er geen orders - en zonder orders zijn er geen inkomsten. Ik gebruik hier geen aparte software voor, maar heb me de laatste tijd wat meer ingehouden als het gaat om cold calling. Als ik dat doe, dan doe ik rechtstreeks acquisitie met bestaande contacten op LinkedIn.

Ik probeer ervoor te zorgen dat de potentiële klant zich niet onder druk gezet voelt. In dat geval ga ik meestal zo te werk dat ik de desbetreffende website WordPress bekijk en dan concrete tips geef over wat ik zou verbeteren. Helemaal gratis.

Mijn aanbevelingen voor websiteverbetering omvatten meestal technische aspecten waar een website-eigenaar zich vaak niet bewust van is.

Voordelen LinkedIn-acquisitie

• Potentiële klanten kennen mij al omdat ik in hun netwerk zit
• Zeer gemakkelijk contact
• Meestal zeer snelle feedback

Nadelen LinkedIn-Akquise

• Kan overkomen als een verkooppraatje
• Onduidelijk of er überhaupt behoefte is
• De ontvanger stuurt mijn tips gewoon door naar de bestaande webmaster en ik win weinig of niets met het weggeven van een gratis tip

Voor citaten gebruik ik het goede oude Microsoft Word, in mijn geval voor macOS. Natuurlijk zijn er alternatieven, maar ik kan gewoon ontzettend goed overweg met dit gereedschap. Ik weet dat dat niet voor iedereen zo is...

Wat mij ook bevalt is het volledige versie model van Office. In tegenstelling tot Office 365 installeer ik de software volledig op mijn laptop, betaal ik er in het begin één keer voor en daarna nooit meer. Updates zijn inbegrepen, wat ik geweldig vind.

Voordelen Microsoft Word

• Geen abonnementsmodel en dus geen maandelijkse vaste kosten
• docx een zeer bekend formaat
• Eenvoudig exporteren naar PDF mogelijk

 Nadelen Microsoft Word

• Sommige mensen hebben moeite met de operatie, bijvoorbeeld als het gaat om bewegende beelden.

Tenslotte zet ik mijn offerte in Word om in een PDF, wat ook heel eenvoudig en snel gaat.

Voor PDF-bestanden zelf gebruik ik mijn eigen tool: PDF Expert. Wat mij vooral bevalt is de optie om handtekeningen toe te voegen en om de PDF te kunnen bewerken en van aantekeningen te voorzien indien nodig. Ook hier beoordeel ik de prijs/prestatieverhouding als zeer goed. 

Voordelen PDF Expert

• PDF-bestanden kunnen worden bewerkt
• Handtekeningen invoegen of direct nieuwe aanmaken
• Goede prijs en eenmalige acquisitiekosten

 Nadelen PDF Expert

• geen

Projectmanagement

Voor kleinere projecten gebruik ik vooral e-mail voor communicatie en registratie. Dit heeft tot nu toe geweldig gewerkt met mijn "Inbox Zero" principe.

Voor grotere projecten houd ik persoonlijk van Trello. De organisatie in tegels en kolommen maakt het heel gemakkelijk om alles bij te houden. Als je in een team werkt, kun je elke taak aan een teamlid toewijzen, een beschrijving, foto's en links toevoegen. Een vastgestelde datum per taak (deadline) en herinneringen maken het gemakkelijker om het project op schema te houden.

Voordelen Trello

• Duidelijk
• gebruiksvriendelijkheid
• Tot 10 teamborden gratis

 Nadelen Trello

• De standaard e-mailmeldingen voor taken die binnenkort af moeten zijn, kunnen zenuwslopend zijn.

Tijdregistratie

De laatste tijd helpt ValueTime me bij het bijhouden van mijn tijd. De web app is voornamelijk ontwikkeld door Jonas Kamber, UX designer uit Luzern (Zwitserland). Dit merk ik meteen: de UX of de gebruikerservaring is indrukwekkend goed. De functies en ontwerpelementen zijn duidelijk en logisch gerangschikt.

Om de webtool te gebruiken, heb ik me gewoon geregistreerd en ben ik begonnen met aan te geven hoeveel uur ik gemiddeld per week werk, hoeveel vakantiedagen ik per jaar opneem, en mijn uurloon.

Dan kunt u alvast beginnen. Projecten, de tijd per project, uitgaven (bijvoorbeeld voor Plugins) en natuurlijk de facturen zijn gemakkelijk zichtbaar. De behandeling en opstelling van facturen en de registratie van tijd zijn inderdaad zeer eenvoudig. 

Het instrument wordt in de loop der tijd nauwkeuriger en laat de volgende waarden zien, die van groot belang zijn voor elke zelfstandige met onregelmatige inkomsten:

• Omzet in de geselecteerde periode
• Benodigde tijd in uren
• Effectief uurtarief in EUR, CHF of de geselecteerde valuta
• Factureerbare uren in procenten (helaas is dit meestal geen 100%)
• Omzet per werkdag
• Benodigde tijd per werkdag

Het hoogtepunt voor mij blijft echter de Donkere Modus, die het gereedschap ook biedt. Ik lees gewoon graag wit op zwart en niet andersom.

Voordelen ValueTime

• Gratis proefversie (7 dagen)
• Ingenieuze gebruikerservaring
• Eerlijke prijs voor alle functies
•  Gegevenslocatie Zwitserland en volledige SSL-versleuteling

 Nadelen ValueTime

• Het standaardoverzicht kan tijdelijk worden aangepast, maar de weergave keert altijd terug naar de laatste 30 dagen.
• Geen herinneringen wanneer een uitgegeven factuur te laat komt

Boekhouding

Omdat ik zelf geen personeel in dienst heb, hou ik de boekhouding zo eenvoudig mogelijk. Banaan is voldoende voor mijn behoeften. Bovendien wil ik slechts zoveel tijd investeren als nodig is, want dit onderwerp heeft bij mij al lang geen vreugdesprong meer teweeggebracht.

Voordelen bananenboekhouding

• Perfect voor zelfstandigen en freelancers
•  Dubbele boekhouding mogelijk
• Geen abonnement, makkelijk voor het budget

Nadelen Bananenboekhouding

•  Ongeschikt voor complexe boekhouding

Communicatie

Een saai onderwerp? Helemaal niet. Zonder de juiste communicatiekanalen voor jou zal het moeilijk zijn om je staande te houden in de markt. Het is belangrijk dat het zowel voor jou als freelancer als voor je partners en klanten prettig en gemakkelijk is om met je te communiceren.

Persoonlijk hecht ik veel belang aan efficiëntie en een zo duidelijk mogelijke communicatie. Dit om te voorkomen dat er überhaupt misverstanden ontstaan. Want opheldering ervan is altijd erg tijdrovend, wat je in veel gevallen direct kunt vermijden.

Mijn belangrijkste communicatiemiddel is, oud maar goud, de e-mail. Ik gebruik al enkele jaren een gecodeerde oplossing, namelijk ProtonMail. Maar er zijn ook goede alternatieven uit Duitsland, zoals Tutanota.

In principe geef ik de voorkeur aan schriftelijke communicatie, omdat ik dan automatisch een protocol vind in het e-mail gesprek. Dit werkt natuurlijk alleen als de communicatie goed gestructureerd is en het duidelijk is wat de volgende stappen zijn.

In bepaalde gevallen is het echter natuurlijk nodig om mondeling te communiceren. Voor videogesprekken gebruik ik graag Whereby, een tool uit Noorwegen. Het is veilig en volgens mij veel beter dan de bekendere Zoom.

Nu vraag je jezelf misschien af, "Spreek je met je klanten aan de telefoon?" Ja, soms doe ik dat. Maar niet op een traditionele manier, maar beter. Een goede vriend raadde me enige tijd geleden aan om een lokaal Skype nummer aan te maken. Dus dat is wat ik deed. Een vrij ingenieuze oplossing, naar mijn mening.

Ik kan nog steeds van overal werken en gratis gesprekken aannemen op mijn smartphone (via de Skype-app) of rechtstreeks op mijn laptop.

Overigens was dit het gevolg van een e-mail van Google zelf, die mij erop wees dat 90 procent van de consumenten eerder contact met mij opneemt als een telefoonnummer in Google Mijn Bedrijf is opgeslagen. Google verwijst naar een studie, ik heb er naar gezocht, maar helaas niets gevonden. Ik denk dat ik geen andere keuze heb dan deze cijfers gewoon te geloven. Hoewel geloof een andere faculteit is.

Ook belangrijk voor de communicatie en vooral voor de persoonlijke organisatie: de kalender. Ik gebruik gewoon de agenda-app van Apple op mijn notebook en smartphone. Synchroniseert (bijna) vlekkeloos.

Voor grotere projecten gebruik ik ook graag Slack voor communicatie. Het mooie ervan is dat zowel 1:1 chats als gediversifieerde kanalen mogelijk zijn. Ben je al lid van de Slack-community van Raidboxes? Ik kan het alleen maar aanraden.

Als webdesigner is mijn dagelijks brood in communicatie natuurlijk de browser. Ik heb lang vertrouwd op Firefox, maar heb nu gekozen voor Brave, dat gebaseerd is op Google Chrome (maar zonder de reclametracking via Facebook Pixel en Co.). Dat wil zeggen, Brave blokkeert veel externe scripts, wat erg belangrijk voor me is.

Back-up, bestandsopslag en cloud

Nee, geen Dropbox of Google Drive, sorry. Ik gebruik Tresorit. Dat is ook een oplossing die volledig versleuteld werkt. Ik ben er zelfs een keer in geslaagd mezelf te hacken. Als u wilt weten hoe dat mogelijk is, laat dan gerust hieronder een reactie achter. Het verhaal is wat langer, maar des te gênanter.

Beoordelingen en Getuigenissen

Voor recensies vanuit mijn oogpunt duidelijk het belangrijkste instrument: Google Mijn Bedrijf. Ik vind het soms nuttig, niet in het minst bij restaurants of andere culturele instellingen, om eerst de recensies te lezen. Tegenwoordig wordt (helaas) vrijwel alles gewaardeerd, wat niet altijd voordelen oplevert. 

Conclusie

Ik raad dezelfde aanpak aan met freelancer tools als met WordPress -Plugins: zo veel als nodig, zo weinig als mogelijk.

Hulpmiddelen moeten u bij uw werk ondersteunen en, indien mogelijk, op zodanige wijze dat u door het gebruik ervan geen onevenredige extra inspanning hoeft te leveren. Niettemin wilt u met behulp van de verschillende hulpmiddelen gegevens verkrijgen die u zullen helpen of die u later opnieuw kunt gebruiken (sjabloon voor een offerte in Microsoft Word of een uitgekiende back-upstrategie).

Nu hoop ik u met deze bijdrage een klein maar opwindend inzicht te hebben gegeven in die software-instrumenten, die ik nuttig acht.