Holacratie in actie: In 5 stappen naar een high-performance-team

Johannes Benz Laatst bijgewerkt op 24.01.2020
6 Min.
Holacratie in actie
Laatst bijgewerkt op 24.01.2020

In mijn laatste artikel over Holacratie beschreef ik de redenen waarom wij, als oprichters, besloten hebben om ons te richten op een totaal ander managementconcept. Vandaag laat ik je de eerste stappen zien over hoe je Holacracy gemakkelijk kan introduceren in je organisatie. Voor Holacracy Promoters is er onze Starter Kit.

Om te beginnen zal ik je kort uitleggen wat holacratie (ook wel holacracy genoemd) is en welke voordelen dit soort management voor jouw organisatie kan opleveren.

Holacratie - Wat is dat?

Holacratie is een managementsysteem dat de verantwoordelijkheid binnen de organisatie transparant verdeelt en iedereen de mogelijkheid geeft om zelf beslissingen te nemen op zijn eigen gebied. Het schaft de directe top-down instructiebevoegdheid af.

Holacratie - Wat brengt het op?

In het laatste artikel ging ik in detail in op de voordelen. In het kort levert holacratie 

  •       een grotere tevredenheid in het bedrijf
  •       meer vrijheid voor de individuele werknemer
  •       meer vrijheid voor de baas
  •       betere schaalbaarheid van de onderneming
  •       grotere wendbaarheid in de onderneming
  •       hogere productiviteit.
Klimaatpositieve WordPress hosting

De kern van holacratie - Doe je werk en pas je aan!

Eenvoudig gezegd bestaat holacratie uit twee centrale elementen. Uit rollen en uit maandelijkse bijeenkomsten waarin de rollen worden aangepast.

Do your job! - Rollen als Job Description

Iedereen heeft ze waarschijnlijk wel eens gezien: een Job Description. Veel mensen zullen ze waarschijnlijk voor het eerst en het laatst in hun vacature zien. In de holacratie komt dit tot leven. Zij wordt als rol een onderdeel van het dagelijkse werk en een ankerpunt voor taakverdeling en verantwoordelijkheid. Elke persoon heeft meestal meerdere rollen. De rollen bestaan uit de volgende elementen:

Doel: Elke rol dient een zeer specifiek doel.

Verantwoordelijkheden: Dit zijn de taken van elke rol. Tegelijkertijd weerspiegelen zij de verwachtingen van de andere teamleden. Natuurlijk, ook die van een "vroegere" baas. De verantwoordelijkheden kunnen wel 15-20 punten omvatten.

Verantwoordelijkheidsgebied: Dit zijn de rechten van elke rol. Hier heeft de rol de leiding en moeten anderen hun toestemming vragen voor acties in het verantwoordelijkheidsgebied van de rol.

Rol Financiën RAIDBOXES 1
Voorbeeld van een rollenbeschrijving in het kort

De rollen kunnen op hun beurt worden gecombineerd tot afdelingen. In de holacratie heten deze cirkels. De grootste cirkel is het bedrijf zelf. Natuurlijk streeft het bedrijf zelf ook een overkoepeld doel na, dat ook concreet moet worden vastgelegd. Het doel bij RAIDBOXES is om creatieve mensen meer vrijheid te geven.

Adjust! - Maandelijkse Governance Meetings

Aangezien de verzamelde rollenbeschrijvingen niets anders zijn dan een corporate governance (deugdelijk ondernemingsbestuur) worden de vergaderingen voor de aanpassing van de rollen "governance meetings" genoemd. De bijeenkomsten dienen om kleine en grote conflicten (spanningen) te behandelen en te verwerken in de rollenbeschrijvingen. 

Maar maak je geen zorgen over de extra vergadering! In ons bedrijf duren deze bijeenkomsten momenteel tussen 30 en 45 minuten. De vergaderingen worden strak gemodereerd. In ieder geval moet de moderator erop toezien dat de vastgestelde procedure wordt gevolgd. Dit wordt geïllustreerd in onze starterkit op dia 12 in de startpresentatie.

Elke rol kan worden aangepast, zolang het de onderneming niet schaadt.

Daarmee is bijna alles gezegd. Natuurlijk kunnen er hele boeken geschreven worden over holacratie. Gelukkig hebben anderen dat al gedaan, zoals Brian J. Robertson, de grondlegger van de Holacracy-beweging. Persoonlijk denk ik dat Robertson's boek "Holacratie" is helaas een beetje droog en doet het systeem geen recht. Niettemin is het een must-read voor degene die het systeem in de onderneming implementeert.

Just do it! - De weg naar meer vrijheid

Veel boeiender dan je verdiepen in elk detail van de holacratie is om ermee te beginnen en het uit te proberen!

Testen en beginnen in plaats van plannen en wachten

Dit is een fundamentele aanbeveling voor veranderingsmanagement die zich bij ons absoluut bewezen heeft. De procedure is als volgt: beslis eerst over een testfase in plaats van een definitieve introductie. Het is belangrijk om tijdens de introductie niet op elk detail te hameren. Het algemene concept moet worden aangepast aan de respectieve organisatie. De twee bovenste punten "rollendocument" en "governance meeting" zijn echter onvermijdelijk en onmisbaar.

De aanbevolen procedure heeft als voordeel dat deze daadwerkelijk wordt opgestart in plaats van er alleen maar over te praten. Tegelijkertijd leidt het er bijna altijd toe dat de test snel iets constant wordt als de eerste successen worden behaald. Het is gemakkelijker om een functionerend systeem aan te vullen dan om een systeem volledig in te stellen.

Stap 1 - Holacratie-volgelingen vastleggen

Er moet één persoon zijn die al eerder met functiebeschrijvingen heeft gewerkt. Deze persoon is ook de moderator tijdens de vergaderingen en de contactpersoon voor vragen. Deze persoon moet enige "macht" of invloed in de organisatie hebben. In geval van twijfel moet hij of zij het concept verdedigen tegenover de bestaande managers of de bevoegdheid hebben om voor andere werknemers te staan. Het is ook noodzakelijk dat deze persoon Robertson's "Holocratie" leest en herziet. Ervaring met presenteren is een voordeel.

Stap 2 - Een beslissing nemen voor holacratie

Het is absoluut noodzakelijk dat het team van de hogere leidinggevenden de beslissing neemt om een holacratietest uit te voeren. Hiervoor moet de holocraat een briefing voorbereiden en informeren over de gevolgen. Het belangrijkste gevolg is dat in bepaalde situaties de bevoegdheid om instructies te geven wordt gegeven en vervangen door andere leidinggevende elementen.

Stap 3 - Holacracy Kick-Off Workshop organiseren

In de kick-off workshop wordt het concept uitgelegd en geïntroduceerd bij de andere teamleden. In een tweede deel moet elk teamlid zijn rol beginnen op te schrijven. Voor de Kick-Off Workshop moet 3 tot 4 uur worden uitgetrokken. Voel je vrij om onze starter kit hier te downloaden. Als onderdeel van de Holacracy Starter Kit ontvang je onze Kick-Off slides als Powerpoint.

Stap 4 - Rollen verder uitwerken en aanpassen

Tegen de tijd dat de eerste Governance Meeting plaatsvindt, moeten de rollen worden aangevuld en verder uitgewerkt. De bestuursvergaderingen zouden in het begin elke twee weken moeten plaatsvinden. Cirkels (zie hierboven) moeten hun rol voor zichzelf uitwerken. Dit deel is eigenlijk het meest uitgebreid. Over een periode van twee maanden moet er waarschijnlijk 20 uur per persoon gepland worden. Gedurende deze tijd vallen er rollen weg, worden nieuwe toegevoegd en gewijzigd totdat er een definitieve versie ontstaat.

Om het je zo gemakkelijk mogelijk te maken om aan de slag te gaan, hebben wij een uittreksel van ons echte roldocument opgenomen in onze Holacracy Starter Kit. Je hebt dus een eerste basiskader en een duidelijker idee hoe zoiets eruit moet zien.

Uittreksel Holocratie Marketing Rollen RB
Een gedeelte uit ons RAIDBOXES rollendocument. Voor de documentatie gebruiken we Google Docs.

Oefentip:

Er is een holocratie hulpmiddel genaamd GlassFrog. Jammer genoeg vonden we de interface van het gereedschap niet zo goed.... Aangezien we Google Docs gebruiken voor het hele bedrijf, hebben we gewoon een "Holocracy Rollen" document gemaakt. Onze 50 of zo verschillende rollen staan daar vermeld. Google Docs heeft ook het voordeel dat elk teamlid rolwijzigingen kan invoeren in de voorstelfunctie, die vervolgens worden besproken en goedgekeurd in de maandelijkse bestuursvergadering.

Je kunt hier een uittreksel uit het document downloaden.

Stap 5 - Spanningen uithouden en verwerken

In principe wordt de holacratie nu geïmplementeerd. Zou er niet de gewoonte en de menselijke natuur zijn. Gewoontes leiden ertoe dat oude directeuren eigenlijk de baas willen blijven en instructies willen geven of beslissingen blokkeren. Omgekeerd moeten de nieuwe bazen (de individuele werknemers) begrijpen dat directeur zijn niet alleen vrije besluitvorming betekent, maar ook verantwoordelijkheid en vooral een rolmodel zijn voor anderen. Hier is het belangrijk dat de holacratische volgelingen dergelijke ongewenste ontwikkelingen herkennen en deze met iedereen en in de groep aan de orde stellen en oplossen.

Klaar! - Gelukkige high-performance teams

Om het effect van holocratie goed te begrijpen, helpt het om de team-fase model van Tuckman model. Hier doorloopt elk team de fasen Forming, Storming, Norming en Performing. De laatste fase van holocratie is de Uitvoeringsfase.

Net als bij voetbal toen 1e FC Kaiserslautern aan het eind van het seizoen het grote FC Bayern versloeg en daarmee Duits voetbalkampioen werd. Het team functioneerde perfect, iedereen wist wat hem te doen stond en uiteindelijk hebben ze geschiedenis geschreven.

Gerelateerde artikelen

Reacties op dit artikel

h

Dag Johannes, prima artikel. Echter de starter kit is niet te downloaden. Kun je me deze alsnog toesturen?

Laat een opmerking achter

Jouw e-mailadres zal niet worden gepubliceerd. Verplichte velden zijn met een * gemarkeerd.