In mijn vorige bericht over Holacracy beschreef ik de redenen waarom wij als oprichters besloten ons te richten op een heel ander managementconcept. Vandaag laat ik je de eerste stappen zien hoe je gemakkelijk holacratie in je organisatie kunt invoeren. Om te beginnen zal ik kort uitleggen wat holacratie is en welke voordelen dit type management je organisatie kan opleveren.

Holacratie – Wat is dat?

Holacratie is een managementsysteem dat de verantwoordelijkheid op transparante wijze binnen de organisatie verdeelt en alle leden de kans geeft om op hun gebied zelf beslissingen te nemen. Het directe gezag van bovenaf wordt afgeschaft.

Holacratie - Wat brengt het op?

In het laatste artikel ging ik in detail in op de voordelen. In het kort levert holacratie

•       een grotere tevredenheid in het bedrijf
•       meer vrijheid voor de individuele werknemer
•       meer vrijheid voor de baas
•       betere schaalbaarheid van het bedrijf
•       meer wendbaarheid in het bedrijf
•       hogere productiviteit.

De kern van holacratie - Doe je werk en pas je aan!

Eenvoudig gezegd bestaat holacratie uit twee centrale elementen. Uit rollen en uit maandelijkse bijeenkomsten waarin de rollen worden aangepast.

Do your job! - Rollen als Job Description

Iedereen heeft ze waarschijnlijk wel eens gezien: een Job Description. Veel mensen zullen ze waarschijnlijk voor het eerst en het laatst in hun vacature zien. In de holacratie komt dit tot leven. Zij wordt als rol een onderdeel van het dagelijkse werk en een ankerpunt voor taakverdeling en verantwoordelijkheid. Elke persoon heeft meestal meerdere rollen. De rollen bestaan uit de volgende elementen:

Doel: Elke rol vervult een heel specifiek doel.

Verantwoordelijkheden: Dit zijn de taken van elke rol. Ze weerspiegelen ook de verwachtingen van andere teamleden. Natuurlijk ook die van een "vroegere" baas. De verantwoordelijkheden kunnen wel 15-20 punten omvatten.

Verantwoordelijkheidsgebied: Dit zijn de rechten van elke rol. Hier heeft de rol de leiding en moeten anderen hun toestemming vragen voor handelingen in het verantwoordelijkheidsgebied van de rol.

De rollen kunnen op hun beurt worden gegroepeerd in afdelingen. In de holacratie, worden deze cirkels genoemd. De grootste cirkel is het bedrijf zelf. Natuurlijk streeft de onderneming zelf ook een overkoepelend doel na, dat ook concreet moet worden vastgelegd. Op Raidboxes is het de bedoeling om creatieve mensen meer vrijheid te geven.

Adjust! - Maandelijkse Governance Meetings

Aangezien de verzamelde rollenbeschrijvingen niets anders zijn dan een corporate governance (deugdelijk ondernemingsbestuur) worden de vergaderingen voor de aanpassing van de rollen "governance meetings" genoemd. De bijeenkomsten dienen om kleine en grote conflicten (spanningen) te behandelen en te verwerken in de rollenbeschrijvingen. 

Maar maak je geen zorgen over de extra bijeenkomst! Onze bijeenkomsten duren momenteel tussen de 30 en 45 minuten. De vergaderingen worden strak gemodereerd. In elk geval moet de moderator erop toezien dat de vastgestelde procedure wordt gevolgd.

Elke rol kan worden aangepast, zolang het de onderneming niet schaadt.

Dat zegt bijna alles. Natuurlijk kunnen er hele boeken geschreven worden over holacratie. Gelukkig hebben anderen dat al gedaan, zoals Brian J. Robertson, de grondlegger van de holacratiebeweging. Persoonlijk vind ik Robertsons boek "Holacracy" helaas een beetje droog en doet het systeem geen recht. Niettemin is het een must-read voor degene die het systeem in het bedrijf introduceert.

Just do it! - De weg naar meer vrijheid

Veel boeiender dan je verdiepen in elk detail van de holacratie is om ermee te beginnen en het uit te proberen!

Testen & beginnen in plaats van plannen & wachten

Dit is een fundamentele aanbeveling voor veranderingsmanagement die zich bij ons absoluut bewezen heeft. De procedure is als volgt: beslis eerst over een testfase in plaats van een definitieve introductie. Het is belangrijk om tijdens de introductie niet op elk detail te hameren. Het algemene concept moet worden aangepast aan de respectieve organisatie. De twee bovenste punten "rollendocument" en "governance meeting" zijn echter onvermijdelijk en onmisbaar.

De aanbevolen procedure heeft als voordeel dat deze daadwerkelijk wordt opgestart in plaats van er alleen maar over te praten. Tegelijkertijd leidt het er bijna altijd toe dat de test snel iets constant wordt als de eerste successen worden behaald. Het is gemakkelijker om een functionerend systeem aan te vullen dan om een systeem volledig in te stellen.

Stap 1 – Holacratie-volgelingen vastleggen

Er moet één persoon zijn die al eerder met functiebeschrijvingen heeft gewerkt. Deze persoon is ook de moderator tijdens de vergaderingen en de contactpersoon voor vragen. Deze persoon moet enige "macht" of invloed in de organisatie hebben. In geval van twijfel moet hij of zij het concept verdedigen tegenover de bestaande managers of de bevoegdheid hebben om voor andere werknemers te staan. Het is ook noodzakelijk dat deze persoon Robertson's "Holacratie" leest en herziet. Ervaring met presenteren is een voordeel.

Stap 2 – Een beslissing nemen voor holacratie

Het is absoluut noodzakelijk dat het team van de hogere leidinggevenden de beslissing neemt om een holacratietest uit te voeren. Hiervoor moet de holocraat een briefing voorbereiden en informeren over de gevolgen. Het belangrijkste gevolg is dat in bepaalde situaties de bevoegdheid om instructies te geven wordt gegeven en vervangen door andere leidinggevende elementen.

Stap 3 – Holacracy Kick-Off Workshop organiseren

In de kick-off workshop wordt het concept uitgelegd en geïntroduceerd aan de andere teamleden. In een tweede deel moet elk teamlid zijn rol gaan opschrijven. Voor de startworkshop moet 3 tot 4 uur worden uitgetrokken.

Stap 4 – Rollen verder uitwerken en aanpassen

Tegen de tijd dat de eerste Governance Meeting plaatsvindt, moeten de rollen worden aangevuld en verder uitgewerkt. De bestuursvergaderingen zouden in het begin elke twee weken moeten plaatsvinden. Cirkels (zie hierboven) moeten hun rol voor zichzelf uitwerken. Dit deel is eigenlijk het meest uitgebreid. Over een periode van twee maanden moet er waarschijnlijk 20 uur per persoon gepland worden. Gedurende deze tijd vallen er rollen weg, worden nieuwe toegevoegd en gewijzigd totdat er een definitieve versie ontstaat.

Oefentip:

Er is een holacratie tool genaamd GlassFrog. Jammer genoeg vonden we de gebruikersinterface van het programma niet zo goed.... Aangezien we Google Docs gebruiken in het hele bedrijf, hebben we gewoon een "Holocracy Rollen" document gemaakt. Onze 50 of zo verschillende rollen staan daar vermeld. Google Docs heeft ook het voordeel dat elk teamlid in suggestiemodus rolwijzigingen kan invoeren, die vervolgens worden besproken en goedgekeurd in de maandelijkse governancevergadering.

Stap 5 - Spanningen uithouden en verwerken

In principe wordt de holacratie nu geïmplementeerd. Zou er niet de gewoonte en de menselijke natuur zijn. Gewoontes leiden ertoe dat oude directeuren eigenlijk de baas willen blijven en instructies willen geven of beslissingen blokkeren. Omgekeerd moeten de nieuwe bazen (de individuele werknemers) begrijpen dat directeur zijn niet alleen vrije besluitvorming betekent, maar ook verantwoordelijkheid en vooral een rolmodel zijn voor anderen. Hier is het belangrijk dat de holacratische volgelingen dergelijke ongewenste ontwikkelingen herkennen en deze met iedereen en in de groep aan de orde stellen en oplossen.

Om het effect van holacratie goed te begrijpen, helpt het om te verwijzen naar het teamfasemodel van Tuckman. Hier doorloopt elk team de fasen Forming, Storming, Norming en Performing. De laatste fase van holacratie is de Uitvoeringsfase.

Klaar: gelukkige hoogpresterende teams

Net als bij voetbal toen 1e FC Kaiserslautern aan het eind van het seizoen het grote FC Bayern versloeg en daarmee Duits voetbalkampioen werd. Het team functioneerde perfect, iedereen wist wat hem te doen stond en uiteindelijk hebben ze geschiedenis geschreven.