Holacratie in actie: In 5 stappen naar een high-performance-team

Johannes Benz Laatst bijgewerkt op 24.01.2020
6 Min.
Holacratie in actie
Laatst bijgewerkt op 24.01.2020

In mijn laatste bijdrage over holacratie heb ik de redenen beschreven waarom wij als oprichters hebben besloten om een heel ander managementconcept te hanteren. Vandaag zal ik de eerste stappen laten zien hoe je eenvoudig holacratie in je organisatie kunt introduceren. Voor de voorstanders van holacratie is er onze Starter-Kit.

Om te beginnen zal ik je kort uitleggen wat holacratie (ook wel holacracy genoemd) is en welke voordelen dit soort management voor jouw organisatie kan opleveren.

Holacratie - Wat is dat?

Holacratie is een managementsysteem dat de verantwoordelijkheid binnen de organisatie transparant verdeelt en iedereen de mogelijkheid geeft om zelf beslissingen te nemen op zijn eigen gebied. Het schaft de directe top-down instructiebevoegdheid af.

Holacratie - Wat brengt het op?

In het laatste artikel ging ik in detail in op de voordelen. In het kort levert holacratie

  •       een grotere tevredenheid in het bedrijf
  •       meer vrijheid voor de individuele werknemer
  •       meer vrijheid voor de baas
  •       betere schaalbaarheid van het bedrijf
  •       een hogere wendbaarheid in het bedrijf
  •       hogere productiviteit.
Klimaatpositieve WordPress hosting

De kern van holacratie - Doe je werk en pas je aan!

Eenvoudig gezegd bestaat holacratie uit twee centrale elementen. Uit rollen en uit maandelijkse bijeenkomsten waarin de rollen worden aangepast.

Do your job! - Rollen als Job Description

Iedereen heeft ze waarschijnlijk wel eens gezien: een Job Description. Veel mensen zullen ze waarschijnlijk voor het eerst en het laatst in hun vacature zien. In de holacratie komt dit tot leven. Zij wordt als rol een onderdeel van het dagelijkse werk en een ankerpunt voor taakverdeling en verantwoordelijkheid. Elke persoon heeft meestal meerdere rollen. De rollen bestaan uit de volgende elementen:

Doel: Elke rol dient een zeer specifiek doel.

Verantwoordelijkheden: Dit zijn de taken van elke rol. Ze weerspiegelen ook de verwachtingen van andere teamleden. Natuurlijk ook die van een "voormalige" baas. De verantwoordelijkheden kunnen 15-20 punten omvatten.

Gebied van verantwoordelijkheid: Dit zijn de rechten van elke rol. Hier heeft de rol de leiding en moeten anderen toestemming vragen om te handelen op het verantwoordelijkheidsgebied van de rol.

Financiële RAIDBOXES rol 1
Voorbeeld van een rollenbeschrijving in het kort

De rollen kunnen op hun beurt worden gecombineerd tot afdelingen. In de holacratie heten deze cirkels. De grootste cirkel is het bedrijf zelf. Natuurlijk streeft het bedrijf zelf ook een overkoepeld doel na, dat ook concreet moet worden vastgelegd. Het doel bij RAIDBOXES is om creatieve mensen meer vrijheid te geven.

Adjust! - Maandelijkse bestuursvergaderingen

Aangezien de verzamelde rollenbeschrijvingen niets anders zijn dan een corporate governance (deugdelijk ondernemingsbestuur) worden de vergaderingen voor de aanpassing van de rollen "governance meetings" genoemd. De bijeenkomsten dienen om kleine en grote conflicten (spanningen) te behandelen en te verwerken in de rollenbeschrijvingen. 

Maar maak je geen zorgen over de extra vergadering! Bij ons duren deze bijeenkomsten op dit moment tussen 30 en 45 minuten. De vergaderingen zijn strak georganiseerd. In ieder geval moet de presentator ervoor zorgen dat de vastgestelde procedure wordt gevolgd. Dit wordt in onze Starter-Kit op dia 12 in de kick-off-presentatie getoond.

Elke rol kan worden aangepast, mits dit het bedrijf niet schaadt.

Dat zegt bijna alles. Natuurlijk kunnen er nog hele boeken worden geschreven over de holacratie. Gelukkig hebben anderen dat al gedaan, zoals Brian J. Robertson, de grondlegger van de Holacratiebeweging. Persoonlijk denk ik dat Robertsons boek "Holacratie" helaas wat droog is en het systeem geen recht doet. Toch is het een must-read voor elke persoon die dit systeem in het bedrijf introduceert.

Just do it! - De weg naar meer vrijheid

Veel boeiender dan je verdiepen in elk detail van de holacratie is om ermee te beginnen en het uit te proberen!

Testen & Starten in plaats van Plannen & Wachten

Dit is een fundamentele aanbeveling voor veranderingsmanagement die zich bij ons absoluut bewezen heeft. De procedure is als volgt: beslis eerst over een testfase in plaats van een definitieve introductie. Het is belangrijk om tijdens de introductie niet op elk detail te hameren. Het algemene concept moet worden aangepast aan de respectieve organisatie. De twee bovenste punten "rollendocument" en "governance meeting" zijn echter onvermijdelijk en onmisbaar.

De aanbevolen procedure heeft als voordeel dat deze daadwerkelijk wordt opgestart in plaats van er alleen maar over te praten. Tegelijkertijd leidt het er bijna altijd toe dat de test snel iets constant wordt als de eerste successen worden behaald. Het is gemakkelijker om een functionerend systeem aan te vullen dan om een systeem volledig in te stellen.

Stap 1 - Holacratie-volgelingen vastleggen

Er zou één persoon moeten zijn die al eerder met Job Descriptions heeft gewerkt. Deze persoon is ook de voorzitter van de vergaderingen en contactpersoon voor vragen. Deze persoon zou enige "macht" of invloed in de organisatie moeten hebben. In geval van twijfel moet zij het concept bij bestaande managers verdedigen of het gezag hebben en voor andere medewerkers staan. Deze persoon moet ook per se Robertsons "Holacratie" lezen en zich erdoorheen werken. Ervaring met voorzitten is een voordeel.

Stap 2 - Een beslissing nemen voor holacratie

Het is absoluut noodzakelijk dat het team van de hogere leidinggevenden de beslissing neemt om een holacratietest uit te voeren. Hiervoor moet de holocraat een briefing voorbereiden en informeren over de gevolgen. Het belangrijkste gevolg is dat in bepaalde situaties de bevoegdheid om instructies te geven wordt gegeven en vervangen door andere leidinggevende elementen.

Stap 3 - Holocracy Kick-Off Workshop

In de kick-off workshop wordt het concept uitgelegd en worden de andere teamleden er vertrouwd mee gemaakt. In een tweede deel moet elk teamlid beginnen met het opschrijven van zijn of haar rol. Voor de kick-off workshop moet 3 tot 4 uur worden gereserveerd. Voel je vrij om hier onze starterskit te downloaden. Als onderdeel van de Holocracy Starter Kits ontvang je onze kick-off dia's als Powerpoint.

Stap 4 - Rollen verder uitwerken en aanpassen

Tegen de tijd dat de eerste Governance Meeting plaatsvindt, moeten de rollen worden aangevuld en verder uitgewerkt. De bestuursvergaderingen zouden in het begin elke twee weken moeten plaatsvinden. Cirkels (zie hierboven) moeten hun rol voor zichzelf uitwerken. Dit deel is eigenlijk het meest uitgebreid. Over een periode van twee maanden moet er waarschijnlijk 20 uur per persoon gepland worden. Gedurende deze tijd vallen er rollen weg, worden nieuwe toegevoegd en gewijzigd totdat er een definitieve versie ontstaat.

Om de start zo eenvoudig mogelijk te maken, hebben we in onze Holocracy Starter Kit een uittreksel uit ons echte rollenspel bijgevoegd. Je hebt dus een eerste basisstructuur en een duidelijker idee hoe zoiets eruit moet zien.

Extract Holocracy Marketing Rollen RB
Een gedeelte uit ons RAIDBOXES rollendocument. Voor de documentatie gebruiken we Google Docs.

Praktische tip:

Er is een holacratie-tool genaamd GlassFrog. Helaas vonden we de gebruikersinterface van de tool niet zo goed. Omdat we in het hele bedrijf gebruik maken van Google Docs hebben we in plaats daarvan gewoon een "holacratierollen"-document gemaakt. Daar vind je onze ongeveer 50 verschillende rollen. Google Docs heeft ook het voordeel dat elk teamlid rollenveranderingen kan invoeren in de voorstelmodus, die vervolgens besproken en goedgekeurd worden in de maandelijkse Governance Meetings.

Download een deel uit het document hier.

Stap 5 - Spanningen uithouden en verwerken

In principe wordt de holacratie nu geïmplementeerd. Zou er niet de gewoonte en de menselijke natuur zijn. Gewoontes leiden ertoe dat oude directeuren eigenlijk de baas willen blijven en instructies willen geven of beslissingen blokkeren. Omgekeerd moeten de nieuwe bazen (de individuele werknemers) begrijpen dat directeur zijn niet alleen vrije besluitvorming betekent, maar ook verantwoordelijkheid en vooral een rolmodel zijn voor anderen. Hier is het belangrijk dat de holacratische volgelingen dergelijke ongewenste ontwikkelingen herkennen en deze met iedereen en in de groep aan de orde stellen en oplossen.

Klaar! - Gelukkige high-performance teams

Om het effect van de holacratie goed te begrijpen, helpt het om het model  Tuckmans stadia van groepsvorming te gebruiken. Elk team doorloopt fases van Forming, Storming, Norming en Performing. De laatste fase van de holacratie is de performingfase.

Net als bij voetbal toen 1e FC Kaiserslautern aan het eind van het seizoen het grote FC Bayern versloeg en daarmee Duits voetbalkampioen werd. Het team functioneerde perfect, iedereen wist wat hem te doen stond en uiteindelijk hebben ze geschiedenis geschreven.

Gerelateerde artikelen

Commentaar op dit artikel

Schrijf een opmerking

Je e-mail adres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn met * gemarkeerd.