5 stappen om met Holacracy te beginnen

Holocratie in actie: 5 stappen naar een high performance team

In mijn vorige bericht over Holacracy beschreef ik de redenen waarom wij, als oprichters, besloten om ons te richten op een compleet ander managementconcept. Vandaag laat ik je de eerste stappen zien hoe je holacracy eenvoudig in je organisatie kunt introduceren. Om te beginnen zal ik kort uitleggen wat holacracy is en welke voordelen dit type management jouw organisatie kan brengen.

Holacratie – Wat is dat?

Holocratie is een managementsysteem dat verantwoordelijkheid transparant verdeelt binnen de organisatie en alle leden de kans geeft om hun eigen beslissingen te nemen op hun gebied. Het schaft direct gezag van bovenaf af.

Holacratie - Wat brengt het op?

In het laatste artikel ging ik in detail in op de voordelen. In het kort levert holacratie

  •       Een hogere tevredenheid in het bedrijf
  •       Meer vrijheid voor werknemers
  •       Meer vrijheid voor de baas
  •       Betere schaalbaarheid van het bedrijf
  •       Grotere flexibiliteit in het bedrijf
  •       Een hogere productiviteit.

De kern van holacratie - Doe je werk en pas je aan!

Eenvoudig gezegd bestaat holacratie uit twee centrale elementen. Uit rollen en uit maandelijkse bijeenkomsten waarin de rollen worden aangepast.

Do your job! - Rollen als Job Description

Iedereen heeft ze waarschijnlijk wel eens gezien: een Job Description. Veel mensen zullen ze waarschijnlijk voor het eerst en het laatst in hun vacature zien. In de holacratie komt dit tot leven. Zij wordt als rol een onderdeel van het dagelijkse werk en een ankerpunt voor taakverdeling en verantwoordelijkheid. Elke persoon heeft meestal meerdere rollen. De rollen bestaan uit de volgende elementen:

Doel: Elke rol vervult een heel specifiek doel.

Verantwoordelijkheden: Dit zijn de taken van elke rol. Ze weerspiegelen ook de verwachtingen van andere teamleden. Natuurlijk ook die van een "voormalige" baas. De verantwoordelijkheden kunnen wel 15 tot 20 punten omvatten.

Verantwoordelijkheidsgebied: Dit zijn de rechten van elke rol. Hier heeft de rol de leiding en moeten anderen toestemming vragen voor acties in het verantwoordelijkheidsgebied van de rol.

Voorbeeld van een rollenbeschrijving in het kort

Rol Financiën

Taak / doel: Zorgen voor liquiditeit van het bedrijf

Verantwoordelijkheid / verwachte resultaten van de anderen: Jaarrekening afronden voor eind maart

Bevoegdheid / verantwoordelijkheidsgebied: Financiële budgetten. Voor uitgaven buiten de vastgestelde budgetten moet de rol van Financiën worden gevraagd.

De rollen kunnen op hun beurt worden gegroepeerd in afdelingen. In de holocratie worden dit cirkels genoemd. De grootste cirkel is het bedrijf zelf. Natuurlijk streeft het bedrijf zelf ook een overkoepelend doel na, dat ook concreet moet worden vastgelegd. Bij Raidboxes is het doel om creatieve mensen meer vrijheid te geven.

Aanpassen! - Maandelijkse bestuursvergaderingen

Omdat de verzamelde rolbeschrijvingen niets meer zijn dan een bedrijfsstatuut, worden de vergaderingen om de rollen aan te passen "governancevergaderingen" genoemd. Deze bijeenkomsten worden gebruikt om kleine en grote conflicten (spanningen) op te lossen en op te nemen in de rolbeschrijvingen. 

Maar maak je geen zorgen over de extra bijeenkomst! Onze bijeenkomsten duren momenteel tussen de 30 en 45 minuten. De vergaderingen worden strak gemodereerd. In elk geval moet de moderator erop toezien dat de vastgestelde procedure wordt gevolgd.

Elke rol kan worden aangepast, zolang het de onderneming niet schaadt.

Dat zegt bijna alles. Natuurlijk zouden er hele boeken geschreven kunnen worden over holacratie. Gelukkig hebben anderen dat al gedaan, zoals Brian J. Robertson, de grondlegger van de holacracy beweging. Persoonlijk vind ik Robertsons boek"Holacracy" helaas een beetje droog en doet het geen recht aan het systeem. Desalniettemin is het een must read voor degene die het systeem in het bedrijf introduceert.

"*" geeft verplichte velden aan

Ik wil me abonneren op de nieuwsbrief om op de hoogte te blijven van nieuwe blogartikelen, ebooks, features en nieuws over WordPress. Ik kan mijn toestemming te allen tijde intrekken. Bekijk ons Privacybeleid.
Dit veld dient ter validatie en mag niet worden gewijzigd.

Just do it! - De weg naar meer vrijheid

Veel boeiender dan je verdiepen in elk detail van de holacratie is om ermee te beginnen en het uit te proberen!

Testen & beginnen in plaats van plannen & wachten

Dit is een basisaanbeveling voor verandermanagement die voor ons absoluut succesvol is gebleken. De procedure is als volgt: Besluit eerst tot een testfase in plaats van een definitieve introductie. Het is belangrijk om tijdens de introductie niet aan elk detail vast te houden. Het algemene concept moet worden aangepast aan de betreffende organisatie. De twee bovenste punten "roldocument" en "bestuursvergadering" zijn echter onvermijdelijk en onmisbaar.

De aanbevolen procedure heeft het voordeel dat er daadwerkelijk mee begonnen wordt in plaats van dat er alleen maar over gepraat wordt. Tegelijkertijd leidt het er bijna altijd toe dat de proef snel verandert in iets constants als de eerste successen zijn behaald. Het is gemakkelijker om iets toe te voegen aan een systeem dat werkt dan om een systeem helemaal in te voeren.

Stap 1 - Bepaal Holocratie Discipelen

Er moet één persoon zijn die al eerder met functiebeschrijvingen heeft gewerkt. Deze persoon is ook gespreksleider tijdens de bijeenkomsten en contactpersoon voor vragen. Deze persoon moet enige "macht" of invloed hebben in de organisatie. In geval van twijfel moet hij of zij het concept verdedigen tegenover bestaande managers of de autoriteit hebben om voor andere medewerkers te staan. Het is ook noodzakelijk dat deze persoon"Holacracy" van Robertson leest en doorwerkt. Ervaring met faciliteren is een voordeel.

Stap 2 – Een beslissing nemen voor holacratie

Het is noodzakelijk dat het hoogste leiderschapsteam de beslissing neemt om de holocratietest uit te voeren. Hiervoor moet de holocratische discipel een briefing voorbereiden en de consequenties uitleggen. De belangrijkste consequentie is dat in bepaalde situaties de autoriteit om richtlijnen uit te vaardigen wordt losgelaten en vervangen door andere leiderschapselementen.

Stap 3 - Houd een Holacracy Kick Off Workshop

In de kick-off workshop wordt het concept uitgelegd en geïntroduceerd aan de andere teamleden. In een tweede deel moet elk teamlid beginnen met het opschrijven van hun rollen. Voor de kick-off workshop moet 3 tot 4 uur worden uitgetrokken.

Stap 4 – Rollen verder uitwerken en aanpassen

De rollen moeten voor de eerste bestuursvergadering ingevuld en verder uitgewerkt zijn. In het begin moeten er elke twee weken bestuursvergaderingen plaatsvinden. Cirkels moeten zelf hun rollen uitwerken. Dit deel is eigenlijk het meest tijdrovend. Over een periode van twee maanden moet er waarschijnlijk 20 uur per persoon gepland worden. Gedurende deze tijd worden rollen geschrapt, toegevoegd en veranderd tot er een definitieve versie ontstaat.

Praktische tip

Er is een holocracy tool genaamd GlassFrog. Helaas vonden we de gebruikersinterface van de tool niet zo prettig. Omdat we in het hele bedrijf Google Docs gebruiken, hebben we in plaats daarvan gewoon een "Holocracy Roles" document gemaakt. Daarin staan onze ongeveer 50 verschillende rollen. Google Docs heeft ook het voordeel dat elk teamlid rolwijzigingen kan invoeren in de voorstelmodus, die vervolgens worden besproken en goedgekeurd in de maandelijkse bestuursvergadering.

Stap 5 - Spanningen uithouden en verwerken

In principe is holocratie nu geïmplementeerd. Ware het niet voor gewoonte en de menselijke natuur. Gewoonte leidt ertoe dat oude leiders eigenlijk leider willen blijven en instructies geven of beslissingen blokkeren. Omgekeerd moeten de nieuwe leiders (de individuele medewerkers) begrijpen dat leider zijn niet alleen vrije besluitvorming betekent, maar ook verantwoordelijkheid en vooral een rolmodel zijn voor anderen. Hier is het belangrijk dat de holocratische discipel dergelijke ongewenste ontwikkelingen herkent en ze op de juiste manier aanpakt en oplost met elk individu en in de groep.

Om het effect van holocratie goed te begrijpen, helpt het om te verwijzen naar het teamfasenmodel van Tuckman. Hier doorloopt elk team de fasen Forming, Storming, Norming en Performing. De laatste fase van holocratie is de Performing-fase.

Gedaan: gelukkige teams met hoge prestaties

Net als bij voetbal toen 1e FC Kaiserslautern aan het eind van het seizoen het grote FC Bayern versloeg en daarmee Duits voetbalkampioen werd. Het team functioneerde perfect, iedereen wist wat hem te doen stond en uiteindelijk hebben ze geschiedenis geschreven.

Vond je het artikel leuk?

Met jouw beoordeling help je ons om onze inhoud nog verder te verbeteren.

Eén reactie op"Holacracy in actie: 5 stappen naar een high performance team".

  1. Dag Johannes, prima artikel. Echter de starter kit is niet te downloaden. Kun je me deze alsnog toesturen?

Laat een reactie achter

Je e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *.