Krijg meer gedaan met minder stress: deze tools maken het leven makkelijk voor WP-professionals

Leefke Krönke Laatst bijgewerkt op 23.01.2020
7 Min.
Tools

Van ondernemers tot doorgewinterde bureaus, steeds meer mensen maken gebruik van praktische managementtools. Degenen die zeer gemotiveerd zijn om zich voor tientallen hulpmiddelen aan te melden, worden daardoor echter niet automatisch productiever. Lea van elsch&fink, een agentschap uit Münster ( WordPress ), geeft een inkijkje in haar dagelijks leven en onthult welke tools helpen om de zaak perfect onder controle te houden.

Trello, Moco, Basecamp, Asana, Dapulse, ActiveCollab, Wrike, Zapier, Jira, Taskworld, Freedcamp, Slack , Zenkit en Co: dit zijn geen underground bands of Pokémon, maar apps en managementtools die ons leven moeten vereenvoudigen.

Organisatie en beheer zijn belangrijk bij webprojecten van elke omvang. Maar gereedschap alleen kan geen wonderen verrichten. Want alleen wie uitvoerig met een nieuw instrument omgaat en het in de natuurlijke workflow integreert, kan het winstgevend, tijdbesparend en productief gebruiken.

Daarom geef ik jullie vandaag een inkijkje in ons dagelijkse agentschapsleven bij elsch&fink en je vertellen welke instrumenten we gebruiken om...

  • ...inspiratie en input
  • ...interne communicatie
  • ...ons project management

... efficiënt en verstandig.

1. frisse ideeën te verzamelen en trends te onderkennen

Handen die een mindmap tekenen op een stuk papier met gekleurde stiften.

Als u websites ontwerpt die eruit zien alsof ze in 1998 zijn gemaakt, zullen klanten massaal vertrekken. Ontwerpers en conceptontwikkelaars moeten hun ontwerpen maken met de vinger aan de pols van de tijd, trends herkennen en zich tegelijkertijd onderscheiden van de massa. Vooral mensen in de digitale industrie leven van voortdurende input om ongewone en nieuwe ideeën te ontwikkelen.

Maar ook als u verantwoordelijk bent voor technologie, programmering of bruikbaarheid, moet u op de hoogte zijn van de laatste beveiligingsupdates, pas ontdekte aanvalsoppervlakken van WordPress of de laatste bevindingen van gebruikersonderzoek.

Een eenvoudig en enorm praktisch hulpmiddel om interessante artikelen te verzamelen is Feedly. Zelfs in de gratis versie kunt u tot 100 publicaties en blogs volgen en onderwerpspecifieke nieuwsfeeds aanmaken. Op deze manier krijgt u altijd alle inhoud van uw favoriete bronnen gebundeld en in realtime geleverd.

Waar het op neerkomt is: als u uw werk goed doet en aan de bal blijft, zult u elke dag geconfronteerd worden met tonnen inhoud. Maar waar bewaar je wat je bijzonder nuttig vindt?

Krijg grip op de overdaad aan informatie met notitie-apps

Voor veel ondernemers en webprofessionals hebben apps voor het maken van aantekeningen, zoals Evernote of OneNote, hun waarde bewezen. Met deze handige hulpmiddelen kunt u uw ideeën, notities en inhoud die u tegenkomt in nieuwsbrieven, feeds en dergelijke ordenen en direct bewerken. Door op al uw apparaten te synchroniseren, kunt u ook onderweg spontane ideeën en contacten op één centrale plaats vastleggen.

Om interessante inhoud te delen in grote groepen of met specifieke collega's, gebruiken we onze interne communicatietool bij het agentschap, waarover ik zo dadelijk meer zal vertellen.

In principe maakt het niet uit of je je vondsten en ideeën vastlegt in een app, de bladwijzers van je browser of een goed oud notitieblok.

Het belangrijkste is dat u de nieuw verworven kennis niet alleen vasthoudt, maar ook verwerkt en overdraagt op uw bedrijf.

Want als u de boot mist wat de huidige trends en ontwikkelingen betreft, zou u uw bedrijf wel eens vrij snel kunnen ophangen.

2. bespaar tijd en zenuwen met efficiënte communicatie

Een brievenbus vol met kranten.

Vooral in digitaal zakendoen is het belangrijk om snel, flexibel en betrouwbaar te kunnen communiceren met uw eigen team en uw klanten. In veel gevallen kan e-mail dit niet meer.

We kennen allemaal het probleem van volledig overvolle inboxen waarin belangrijke mails hopeloos verloren gaan tussen spam, nieuwsbrieven en circulaires van de interne distributielijst.

De oplossing: een chattool voor interne communicatie. Vooral voor korte vragen, spontane veranderingen of informatie voor specifieke teams biedt een communicatie-instrument een enorme toegevoegde waarde.

Korte en snelle communicatiekanalen dankzij Slack

In het agentschap gebruiken we voor interne communicatie uitsluitend het berichtensysteem Slack . Ook in de WordPress gemeenschap alle afspraken, vergaderingen en projecten worden volledig via Slack afgehandeld. Evenzo heeft de boodschapper zich al bewezen met grote bedrijven, agentschappen en freelancers bewezen.

De voordelen van Slack in een oogopslag:

  • De inbox blijft vrij voor belangrijke e-mails van klanten en samenwerkingspartners.
  • Alle berichten worden centraal gedocumenteerd. Zo hebben we er bijvoorbeeld een gewoonte van gemaakt om na een vergadering een kort protocol in het bijbehorende slack-kanaal te plaatsen.
  • Optimaal, via onderwerp-specifieke chatkanalen, krijgt iedereen alleen relevante berichten en wordt minder afgeleid van het werk.
  • Gekke video's, GIF's en co. zijn gebundeld op één plaats: het "Vrijetijdskanaal".

Zelfs een chatprogramma heeft productiviteitsvalkuilen

Met een messenger als Slack kan een team slechts zo snel en flexibel zijn als het traagste teamlid toelaat. Daarom moet de invoering van een nieuw instrument goed worden gepland en met het hele team worden overeengekomen.

Het vinden van het optimale aantal Slack-kanalen is een andere uitdaging. Met te veel kanalen bestaat het gevaar dat veel dingen twee keer worden besproken en dat de communicatie niet veel efficiënter verloopt dan met e-mails. Te weinig kanalen leiden er op hun beurt toe dat u wordt afgeleid door veel berichten die voor u niet relevant zijn.

Om deze fouten te vermijden, moet de hele communicatiestructuur regelmatig worden geëvalueerd en aangepast.

3. hoe we het project management beest temmen met slechts twee tools

Veel Post-Its op een whiteboard.

We zouden hele boeken kunnen vullen over hoe we als beginnend bureau ons eigen projectmanagement onder controle proberen te krijgen. Projectbeheer is zeer uitgebreid en een vak apart.

Het doel van een projectbeheersinstrument is altijd de planning en organisatie van taken te centraliseren.

Om het team efficiënt te laten werken, heeft elk lid het overzicht nodig: Waar staat het project? Wat moet er gebeuren en wie is verantwoordelijk? Zitten we nog binnen het budget? Vooral bij projecten met meerdere WordPress pagina's zult u zonder hulpmiddel snel uw grenzen bereiken.

Je vindt het perfecte gereedschap niet van vandaag op morgen

Naast volwaardige en zeer complexe hulpmiddelen zoals Redbooth en Basecamp er zijn ook slankere alternatieven op de markt, waaronder Trello, Hygger en dergelijke. Deze zijn vooral ideaal als u niet wilt knoeien met complexe functies of een steile leercurve wilt vermijden.

Voor zeer elementaire eisen is een instrument waarmee taken kunnen worden omschreven, termijnen kunnen worden vastgesteld en verantwoordelijken kunnen worden aangewezen, bijvoorbeeld in de vorm van checklists, meestal voldoende. Bovendien moeten alle teamleden er tegelijkertijd lokaal en mobiel bij kunnen.

We begonnen met het analoge notensysteem, verdwaalden in de chaos, testten verschillende hulpmiddelen (Jira te ingewikkeld, Asana te simpel op dat moment, Basecamp op een of andere manier niet ons ding, ActiveCollab goed, maar niet goed genoeg) en uiteindelijk zijn we uitgekomen op een combinatie van Trello en Moco eindigde.

Moco helpt met acquisitie, tijdregistratie en facturatie

We gebruiken Moco als...

  • ... zeer eenvoudig systeem voor CRM om adressen op te slaan en ze te koppelen aan projecten.
  • ... acquisitie-instrument voor het creëren en beheren van aanbiedingen. Op die manier houden wij zicht op de voortgang van onze acquisitieprocessen.
  • ... tracking tool voor onze projecten: Zo kunnen wij steeds het budget van afzonderlijke projecten in het oog houden.

Het gebruik van Moco spreekt voor zich en vereist weinig opleiding. Met Trello, echter, is het een beetje anders.

E-Book WooCommerce

Trello helpt bij taakbeheer

Trello is in feite een tool voor to-do lijsten, waarvan de structuur is als een verzameling van grote prikborden: Elk prikbord (een "board" genoemd in Trello) is een project. Daaraan hangen lijsten met individuele kaarten. Op elke kaart staat een taak waaraan u een deadline en een teamlid kunt toekennen.

Het geheim van Trello: Het Kanban principe

Net als Hygger is Trello gebaseerd op het Kanban systeem, dat zijn oorsprong vindt in Japan. "Kanban" betekent zoiets als "schild, kaart". Het doel van dit alles is de processen zo slank, soepel en snel mogelijk te houden.

Het idee erachter is heel eenvoudig:

  1. Kaarten: Een project wordt opgedeeld in taken. Voor elke afzonderlijke taak wordt een kaart gemaakt.
  2. Lijsten: Op het projectbord worden lijsten gemaakt, meestal "To Do", "In Progress" en "Done" genoemd. Het systeem kan natuurlijk worden aangevuld, b.v. met een "Wachten op feedback"-lijst.
  3. bewerkenTeams en medewerkers kunnen nu zelfstandig kaarten uit "Te Doen" slepen, ze verplaatsen naar "In uitvoering" en na voltooiing van het werkpakket naar "Gereed".

Deze manier van werken betekent dat alle betrokkenen altijd een overzicht hebben van de huidige status van een project. De hoge mate van persoonlijke verantwoordelijkheid houdt de teamleden ook gemotiveerd.

Om opstoppingen in het proces te voorkomen, mag iedereen maar aan een beperkt aantal taken werken. Wanneer knelpunten aan het licht komen, is een flexibele herstructurering vereist. Regelmatige statusvergaderingen ondersteunen de communicatie binnen het team.

Trello is ook geschikt zonder Kanban

Het Kanban-systeem is vooral geschikt voor kleinere projecten. Wanneer wij grote en complexe WordPress websites maken, is een enkel bord voor ons niet voldoende. Hier zouden zoveel verschillende borden nodig zijn dat de afzonderlijke teams geen overzicht meer zouden hebben. En als we voor elk team een apart bord hadden, zou niemand het hele project kunnen volgen.

Daarom gebruiken we Trello niet volgens het Kanban-principe, maar maken we lijsten per werkgebied, bijvoorbeeld ontwerp, informatiearchitectuur, tekst, technologie en projectbeheer. In regelmatige vergaderingen wisselen wij uit waaraan momenteel wordt gewerkt.

Het maakt niet uit hoe je Trello gebruikt: Spreek met je team een consequente manier af om het te gebruiken. Als de ene collega in een project lijsten maakt volgens het Kanban-systeem en de andere onderwerpspecifieke taken kruist, wordt niemand geholpen. Trello heeft alleen toegevoegde waarde als iedereen hetzelfde systeem volgt.

Conclusie: de juiste toepassing is van cruciaal belang

Wat je nu niet moet doen is je haasten om je aan te melden voor Moco, Trello, Slack alleen omdat je dit leest. Dergelijke hulpmiddelen zijn alleen nuttig als je ze verstandig gebruikt. Dat wil zeggen: een hulpmiddel moet u tijd helpen besparen of een proces aanzienlijk verbeteren om het gebruik ervan de moeite waard te maken.

Sommige dingen, zoals het gebruik van een intern chatprogramma, werken relatief eenduidig. Andere instrumenten vereisen dat de gebruiker relevante achtergrondprocessen en -methoden kent. U moet deze inspanning altijd afwegen tegen het voordeel. Heb je nog andere tips voor het gebruik van management tools, zoals Trello en dergelijke? Ik kijk uit naar uw commentaar!

Als Head of Content Marketing houdt Leefke het RAIDBOXES magazine "wp unboxed", de nieuwsbrief & de social media kanalen nauwlettend in de gaten. Daarom is ze altijd op de hoogte van de laatste ontwikkelingen in de WP-gemeenschap. Helaas is ze nog maar zelden in Münster te vinden. Maar Hamburg schijnt ook heel mooi te zijn.

Gerelateerde artikelen

Reacties op dit artikel

Laat een opmerking achter

Jouw e-mailadres zal niet worden gepubliceerd. Verplichte velden zijn met een * gemarkeerd.