De perfecte agenda voor jouw volgende online workshop

Oliver Wüntsch Laatst bijgewerkt op 16.08.2021
8 Min.
De perfecte workshop agenda
Laatst bijgewerkt op 16.08.2021

Wil je online workshops ontwerpen die niet alleen informatief zijn, maar ook creatief en boeiend? Wil je dat je vergadering op afstand leuk is en tegelijkertijd waarde toevoegt? In dit artikel leer je hoe je zowel vergaderingen in kleine groepen als grootschalige evenementen zo kunt leiden dat alle deelnemers enthousiast zijn.

Niets is erger dan een slecht geplande online workshop. Om de motivatie van de deelnemers hoog te houden, heb je een goed doordachte, dynamische workshopagenda nodig. De methoden voor een remote workshop zijn vergelijkbaar met die voor een workshop op locatie. Alleen de uitvoering moet worden aangepast aan de digitale tools. Tegelijkertijd verschillen online workshops in verschillende opzichten sterk van traditionele evenementen op locatie. Neem daarom voldoende tijd om vertrouwd te raken met zowel de inhoud als de technieken die je wilt gebruiken om die over te brengen.

Om van je volgende online vergadering een succes te maken, geef ik je strategieën en tools voor het plannen van de perfecte online agenda. Er zijn verschillende methoden om digitale workshops creatief te ontwerpen en uit te voeren.

Wat je in dit artikel zult leren:

  1. De juiste elementen voor je online workshop
  2. Hoe je werkafspraken maakt en communiceert
  3. Opzet van de warming-up en netwerkvorming van de deelnemers
  4. De juiste inleiding tot het onderwerp
  5. Een onderhoudende presentatie bij je praatje
  6. Bevordering van de samenwerking tussen de deelnemers 
  7. Tips voor meer energie en interactie
  8. Eindpresentatie

1. Een dynamische agenda - de cruciale factor voor je online workshop

Een dynamische agenda is online nog belangrijker dan offline. De online agenda moet aan heel bijzondere eisen voldoen, juist omdat de aandacht van de deelnemers in de digitale ruimte moeilijker vast te houden is. 

Dus hoe zorg je voor een succesvolle online vergadering die zowel productief als onderhoudend is, en bovendien de samenwerking tussen de deelnemers stimuleert? Het antwoord is het gebruik van een verscheidenheid van methoden. De agenda van je online workshop wordt bepaald door een mix van lezingen, discussies, vraag- en antwoordsessies en oefeningen.

Hou de inputfasen kort. Het maakt niet uit of je online workshop twee uur of twee dagen duurt, de pure presentatietijd mag niet langer zijn dan 15 minuten per keer. Daarna volgt een taak of groepswerk waarbij de deelnemers actief moeten worden. 

De kans dat je vergadering goed wordt ontvangen, neemt toe naarmate je meer groepsfasen inplant. Deze kunnen heel goed worden georganiseerd met breakout ruimtes. Tijdens deze sessies hebben de deelnemers de gelegenheid om in kleine groepen met elkaar te praten - niet alleen op technisch niveau, maar mogelijk zelfs op persoonlijk niveau. Je kunt er zeker van zijn dat deze methode de individuele betrokkenheid zeer waarschijnlijk zal verhogen. 

Naarmate de online workshop langer duurt, neemt ook de behoefte aan gevarieerde oefeningen, groepsfasen en boeiende discussierondes toe. Bereid een evenredig aantal taken voor die een actieve deelname vereisen, hetzij individueel, hetzij in groepen.

Het is heel belangrijk om pauzes in te lassen. Dit is waar online workshops fundamenteel verschillen van face-to-face-evenementen. Om de 60 minuten moet je een pauze van ten minste tien minuten inlassen, zodat alle deelnemers op adem kunnen komen en tijd hebben voor de basisbehoeften. Als de online workshop een hele dag of zelfs langer duurt, moet je meer pauzes inplannen. 

De juiste elementen voor je online workshop

De methodes voor een workshop op afstand verschillen niet veel van de methodes voor een online workshop die ter plaatse wordt gehouden. In principe zijn er vijf elementen die je kunt gebruiken voor alle soorten evenementen. In het geval van een online workshop moet je alleen de uitvoering aanpassen aan de beschikbare digitale tools. 

In principe geldt: hoe meer variatie, hoe interessanter (en effectiever) de virtuele workshop. In het kader van een online-evenement mag elk van de hier opgesomde elementen daarom niet langer dan 15 minuten duren:

  • Presentatie voor kennisoverdracht (idealiter aan het begin of als kernelement van de online workshop) 
  • Discussies in kleine groepen: Uitwisseling over een specifiek onderwerp of een specifieke vraag 
  • Oefeningen: Ontwikkeling en presentatie van concrete inhoud door de deelnemers
  • Beoordelingen: Bespreking van een scenario of een casestudy door de deelnemers
  • Vragen en antwoorden (in grote groepen, in kleine groepen of individueel)

Hoe je werkafspraken maakt en communiceert

Wat als je deelnemers nog niet vertrouwd met de videogesprekdienst die je gebruikt? Dan moet je hen aan het begin van je vergadering vertrouwd maken met de belangrijkste technische functies. Communiceer daarnaast de spelregels en de gedragsregels die tijdens de bijeenkomst in acht moeten worden genomen.

Dit omvat belangrijke informatie zoals de vergadertijden en pauzeregelingen of je verwachtingen inzake actieve deelname. Het is ook nuttig om uit te leggen wat je van de online workshop verwacht en welk leerresultaat je voor de deelnemers hoopt. Bovendien moet je je publiek vertellen of en waar je de inhoud van je presentaties algemeen beschikbaar zult stellen. 

Checklist voor videogesprekken

Een uiterst nuttige checklist voor videogesprekken vind je hier. Je kunt de geestige instructies vóór het gesprek doorsturen naar je deelnemers - of ze gebruiken om je eigen opstelling te controleren.

Opzet van de warming-up en netwerkvorming van de deelnemers

Om het spreekwoordelijke ijs te breken, komen deelnemers aan presentie-evenementen vaak van tevoren bij elkaar om ideeën uit te wisselen bij een kop koffie of een persoonlijk gesprek aan te knopen. Of de moderator begint de vergadering met een teambuildingactiviteit. In een workshop op afstand daarentegen is het niet alleen belangrijk om in de groep te komen, maar ook om je weg te vinden met de tool. Deze omstandigheden vereisen een beetje planning, zodat de stemming niet meteen in het begin omslaat. 

In de regel bepaalt het begin van de online workshop al of de deelnemers bereid zijn je hun aandacht te geven of niet. Het is belangrijk om niemand te overweldigen - en tegelijkertijd iedereen individu erbij te betrekken. Net als bij offline workshops gaat het er vooral om de teamgeest te ontwikkelen en de deelnemers met elkaar in contact te brengen.

Samenwerken bij RAIDBOXES: onze Code of Conduct

RAIDBOXES bevordert constructief teamwerk. Om ervoor te zorgen dat dit lukt in ons steeds groter wordende team, hebben wij gezamenlijk een gedragscode opgesteld: de RAIDBOXES Code of Conduct. Je bent welkom om het als een voorbeeld te gebruiken om je eigen team te versterken.

Een veelbelovende manier om vanaf het begin een gemeenschapsgevoel voor de betrokkenen te creëren: plan een check-in. Dit is een inleidende vraag die de deelnemers wakker schudt en aanzet tot interactie. In groepen die al lang samenwerken, werkt deze vraag als een ochtendpick-up. 

Hoe persoonlijk de check-in moet zijn, hangt af van de sociale structuur. Is het een team waarvan de leden van elkaar afhankelijk zijn? Of is het een groep waarvan de deelnemers elkaar waarschijnlijk niet meer zullen zien? In het eerste geval is de teamband intenser en kan de check-in gerust een beetje persoonlijk worden. In het andere geval gaat het er vaak om elkaar eerst te leren kennen - persoonlijke of emotionele check-ins zijn hier vaak niet op hun plaats. Een tip: als er weinig tijd is, kan de check-in ook in een chat plaatsvinden. Stel een vraag en laat de deelnemers die tegelijkertijd beantwoorden. De antwoorden kunnen dan samen worden doorgenomen. 

De juiste inleiding tot het onderwerp

Om de deelnemers zo snel mogelijk enthousiast te maken voor een nieuw onderwerp, kunnen verschillende methoden worden gebruikt:

  • Schaalvragen: De deelnemers kunnen hun bestaande kennis visualiseren in een grafiek, misschien op een schaal van weinig tot veel bestaande kennis.  
  • Cyberstorming: Deze virtuele manier van brainstormen wordt gebruikt om creatief te worden en ideeën op te doen. Alle deelnemers associëren vrij een groot aantal ideeën over een specifiek onderwerp en wisselen die uit in de chat. Het doel is ongebruikelijke ideeën op te pikken en de platgetreden paden te verlaten.
  • Mindmapping: Met een mindmap kun je nagaan welke termen of deelonderwerpen al bekend zijn. Nadat de deelnemers hun begrippen op het whiteboard hebben genoteerd, geven ze elk kort commentaar op hun notitie. Onbekende onderwerpen die in de loop van het evenement aan bod komen, kunnen in kleur worden gemarkeerd.

Een onderhoudende presentatie bij je praatje

Veel sprekers die nog onervaren zijn met online presentaties vrezen dat het overbrengen van kennis via Zoom en dergelijke moeilijker is dan offline. Ik kan je geruststellen: dat is absoluut niet het geval. Het is alleen belangrijk om de inhoud in een passende vorm te presenteren en het publiek niet te overweldigen met te veel input. Gebruik een paar beknopte voorbeelden en een aantrekkelijk ontwerp - beide zullen de aandacht van je publiek vasthouden. Hetzelfde geldt overigens voor face-to-face-evenementen. 

Veel mensen vinden het moeilijk om lezingen of presentaties terug te brengen tot de essentie. Maak deze belangrijke stap gemakkelijker voor jezelf en houd in gedachten dat de deelnemers van de online workshop vooral je slides te zien krijgen. Je bent als spreker (althans in collegevorm) slechts in zeer beperkte mate zichtbaar. Misschien zijn er ook mensen die alleen via smartphone of tablet aan je evenement deelnemen. Je dia's moeten daarom goed gestructureerd zijn en alleen de belangrijkste punten behandelen.

Het is een goed idee om vragen die tijdens de presentatie opkomen in de chat te verzamelen. Deze procedure beschermt je input en voorkomt langdurige onderbrekingen waarbij sommige luisteraars snel afhaken. Het is wel belangrijk om deze regel van tevoren te communiceren, liefst met de andere werkafspraken. 

Nog een tip: indien mogelijk, moet je tijdens de presentatiefase gaan staan. Dit bevordert de weerklank van je stem en daarmee je aanwezigheid in de (virtuele) ruimte.

Bevordering van de samenwerking tussen de deelnemers 

Omdat frequente en intensieve uitwisselingsfasen tussen de deelnemers de aandacht enorm doen toenemen, is het bevorderen van interactie waarschijnlijk het belangrijkste element van elke succesvolle online workshop. Als je deze mogelijkheid niet benut, kunnen deelnemers in plaats van een live workshop gewoon naar een opname van je presentatie kunnen luisteren. Je wilt immers een toegevoegde waarde bieden met je online seminar. 

De volgende tools zijn nuttig om interactie in de vorm van groepsfasen te stimuleren:

  • Breakout sessies bevorderen discussie en uitwisseling in kleine groepen
  • Opiniepeilingen maken het mogelijk vragen te stellen over een specifiek onderwerp en een mening te verkrijgen (bijvoorbeeld via Mentimeter of Echometer)
  • Chat Waterfall en Round Robin worden gebruikt om snel feedback te verzamelen en brainstormrondes mogelijk te maken
  • Digitale whiteboards (bv. FigJam, Concept Board, Miro of Mural) en andere collaboratieve tools (bijv. Google Suite) ondersteunen het gezamenlijk maken van schetsen en teksten en ook annotaties in documenten
  • Hier vind je honderden tools om samen te werken in verspreide teams
Tools voor thuiswerken en werken op afstand

Werk je in een bureau of als freelancer thuis of op afstand? En ben je nog steeds op zoek naar de juiste infrastructuur? Lees dan onze tips over Homeoffice tools zoals Slack, Online Meetings, Aircall, Zoho, Google Cloud etc.

Tips voor meer energie en interactie

Iedereen weet dat urenlang voor het scherm zitten onvermijdelijk leidt tot verslapping van de aandacht. Maak je geen zorgen, dit is volkomen normaal. Om de energie niet helemaal uit de virtuele ruimte te laten verdwijnen, kun je kleine bewegingsspelletjes in je workshopagenda opnemen. Deze verlichten niet alleen de stemming, maar verbeteren ook de lichamelijke conditie van de deelnemers. Ze maken de gespannen spieren los en activeren ze voor de volgende ronde. 

Hier vind je een geweldige verzameling workshopspellen voor meer creativiteit in je team. Je kunt hier een moedige keuze maken, want de ervaring leert dat deelnemers zo'n aanbod meestal accepteren. Als je al ervaring hebt met het faciliteren van workshops op afstand, kun je de methoden natuurlijk ook spontaan gebruiken. 

Excurs: Remote Work & Remote Leadership

Remote Leadership - d.w.z. leidinggeven ongeacht de locatie. Hoe kun je toch dicht bij je werknemers blijven? En stemmingen waarnemen in het bedrijf of bureau?

Eindpresentatie

Geef aan het einde van elke online training een samenvatting van wat er geleerd is. Geef de deelnemers een kort overzicht van de gebruikte inhoud, methodes en activiteiten en zorg ervoor dat er geen onbeantwoorde vragen zijn.

Een goede check-out geeft de groep de ruimte en de tijd om na te denken over wat ze hebben geleerd. Hiervoor kun je de chat nog een laatste keer gebruiken en de deelnemers vragen stellen over wat het belangrijkst is, wat ze hebben geleerd en welke vragen eventueel nog in hun hoofd zitten. Geef de deelnemers opdracht om hun antwoorden op hetzelfde tijdstip op te sturen, zodat alle berichten tegelijkertijd gelezen kunnen worden.

De check-out kan ook de vorm aannemen van een slotronde waarin iedereen om de beurt zijn zegje kan doen. Om de tijd niet uit het oog te verliezen, is het handig (vooral bij grotere groepen) om elke bijdrage te beperken - bijvoorbeeld tot maximaal drie woorden.

Voorbeeldagenda voor een online workshop

De belangrijkste regel voor een online agenda is waarschijnlijk om regelmatig af te wisselen tussen les- en interactiefasen.  

TaakLocatie
Welkom, technische inleiding, check-inPlenum
Kennismaking/opwarming (introductie van de deelnemers en eerste verklaring over het onderwerp)Breakout rooms, dan samenvatting in voltallige vergadering of chat Waterfall
Inleiding tot het onderwerp Plenair, aangevuld met schaalvraag of mindmap
Lezing/Input (overbrengen van kennis)Plenair, scherm selectief delen indien nodig
Bespreking/werkfase(n)Breakout ruimte en digitale whiteboards
Werkresultaten presenterenPlenair, scherm delen indien nodig
Feedback verkrijgenEnquêtetool en/of Chat Watervall
Conclusie, check-out, eindeAfscheid met de volledige groep

angi studio heeft een handige gids ontwikkeld voor remote workshops. Hier vind je waardevolle tips en ideeën voor de voorbereiding en follow-up van online workshops en meetings.

Conclusie over online workshops

Een zeer belangrijk punt voor het succes van online evenementen is of en hoeveel ervaring de deelnemers hebben met de desbetreffende technologie. Deelnemers met voldoende voorkennis kunnen zich gemakkelijker op de inhoud concentreren. Als de groep daarentegen nog nooit met de gebruikte tool heeft gewerkt, moet het seminar de deelnemers niet overbelasten met speciale functies.

Het maakt niet uit of de deelnemers thuis voor hun laptop zitten of op kantoor achter hun pc: vergeet niet om ze steeds opnieuw te activeren. De geschikte hulpmiddelen zijn stemrondes of break-outsessies, een korte uitwisseling (mondeling of via chat) of creatieve oefeningen op het whiteboard. Als presentator kun je aan de reacties van de deelnemers aflezen hoe hun aandacht is en indien nodig gerichte activeren.

Jouw vragen over de Online Workshop Agenda

Welke vragen heb je over de online workshopagenda? Of kun je andere methoden en tools aanbevelen? We kijken uit naar je commentaar. Ben je geïnteresseerd in WordPress en online marketing? Volg RAIDBOXES dan op Twitter, Facebook, LinkedIn of via onze nieuwsbrief.

Oliver Wüntsch is een expert in agile change management. Sinds 2008 heeft hij als business coach en procesbegeleider reclame- en digitale bureaus, creatieve executives en startup-oprichters succesvol ondersteund in uitdagende veranderingsprocessen en complexe besluitvormingssituaties. Agiel denken en lean werken zijn voor hem de meest doeltreffende antwoorden op de toenemende digitalisering van de markten.

Gerelateerde artikelen

Reacties op dit artikel

Laat een opmerking achter

Jouw e-mailadres zal niet worden gepubliceerd. Verplichte velden zijn met een * gemarkeerd.