Productiever werken

Productiviteitshacks: meer gedaan krijgen met minder stress

Er zijn mensen die onvermoeibaar en zonder ophouden de ene taak na de andere volbrengen. Hun dagen schijnen aanzienlijk meer dan 24 uur te hebben. Hebben ze hun ziel verkocht in een deal met de duivel? Of weten ze gewoon iets dat ik niet weet? Mijn beste tips om je te helpen productiever te werken.

Dat is wat er door mijn hoofd gaat als ik hoog productieve mensen zie. En wat ze kunnen bereiken. In de tussentijd heb ik veel meer geleerd over wat mij productiever maakt - en wat niet. Ik wil graag wat van dat doorgeven aan jullie hier. Ken je nog meer kneepjes van het vak? Dan hoor ik ze graag en bespreek ik ze met jou in de comments.

Productiviteit vs. drukte

Dit komt je zeker bekend voor: Je bent de hele dag "bezig" geweest, maar aan het eind heb je niet het gevoel dat je iets gedaan hebt. Je weet nauwelijks waar je mee bezig was. Sommige banen zijn gewoon zo. Dan heb je veel taken die nooit echt af zijn. Dus je krijgt niet het bevredigende gevoel dat je iets af hebt.

Of je bent bezig geweest, maar niet met de belangrijke dingen. En dat is het verschil tussen productiviteit en drukte: in het ene geval krijgen we dingen gedaan en maken we projecten af. In de andere zorgen we er vooral voor dat we iets te doen hebben - om ons beter te voelen of om iets te hebben om mee te pronken.

Vraag uzelf daarom gedurende de dag bewust af of u het laatste half uur productief hebt gebruikt, d.w.z. of u aan belangrijke projecten en taken hebt gewerkt. Of heb je er echt voor gezorgd dat je hersenen iets te doen hadden? Een sleutel om productiever te zijn, is te beseffen dat sommige taken belangrijk zijn, maar niet dringend. Andere zijn zowel belangrijk als dringend. En nog anderen zijn geen van beide.

Prioritaire projecten
U kunt de prioriteiten ook snel en gemakkelijk in een agenda vastleggen.

Je moet je tijd dienovereenkomstig indelen. En als u snel afgeleid bent, moet u de gebruikelijke afleidingen bewust uitschakelen. Bijvoorbeeld door uw smartphone op "Niet storen" te zetten. Zie ook onze tips over werken op afstand.

Prioriteiten stellen: De grootste pad komt eerst

Soms zijn er taken die belangrijk en dringend zijn, maar die je eigenlijk niet wilt doen. Voor sommige mensen behoort de belastingaangifte tot deze categorie.

Ik heb een simpele truc voor mezelf gevonden: Hoe groter mijn weerstand tegen een taak, hoe vroeger op de dag ik het moet doen. Omdat we maar een beperkte voorraad weerstand en "bite" per dag hebben. s Morgens zijn we nog fris en vol energie. s Middags kan het er heel anders uitzien.

Als ik onaangename taken onmiddellijk doe, heeft dat twee voordelen:

  • Omdat ik mentaal nog fris ben, pak ik deze to-dos met maximale energie aan. Op die manier zijn ze veel sneller klaar dan in de namiddag. Want dan is mijn brein constant op zoek naar excuses om zich met iets anders bezig te houden.
  • Ik heb meteen op de dag een gevoel van prestatie omdat ik mijn innerlijke bastaard met succes heb overwonnen. Idealiter helpt dit momentum me met de andere to-dos van de dag.

Lange projecten, korte sprints

Veel van mijn taken zijn beheersbaar in omvang. Zij worden gemeten in uren of dagen, maar zelden in weken of zelfs maanden. Als ik een project op langere termijn heb, dan plan ik daar elke werkdag een duidelijk afgebakende periode voor in.

Als het al mijn aandacht en creativiteit nodig heeft, dan is het 's morgens. Als het meer een drukke klus is die geen creatief meesterwerk vereist, doe ik het in de middag. Maar belangrijk in beide gevallen: ik probeer de tijd en lengte constant te houden. Het is altijd verbazingwekkend hoeveel ik gedaan kan krijgen als ik er elke dag een uur aan werk.

Werk duurt zo lang als je het geeft

Het is een goed idee om te bedenken hoeveel tijd u aan een taak wilt besteden voordat u eraan begint. Je zult dit ervaren hebben: Een taak kost je meestal een uur, maar als je er maar een half uur voor hebt, doe je het.

Tip: U werkt als freelancer? Dan zijn er een aantal stressfactoren die dat niet hoeven te zijn. Ik zal je in dit artikel vertellen hoe je typische freelance fouten kunt vermijden.

Hier is het natuurlijk van belang de juiste prioriteiten te stellen: Het gaat erom juist die taken die weinig bijdragen tot onze productiviteit duidelijk te beperken. Of die niet echt belangrijk zijn.

De wondere wereld van de tijdsopname

Het houdt ook in dat je meer leert over hoe je je tijd eigenlijk doorbrengt. Tijdregistratie is ook iets waar sommige mensen zich met hand en tand tegen verzetten. Daar zijn hulpmiddelen voor, maar soms volstaat een eenvoudige lijst.

Door uw tijd bij te houden, kunt u snel en duidelijk te weten komen in welke zwarte gaten uw productiviteit verdwijnt. We worden tenslotte omringd door veel afleidingen. En veel digitale apparaten en diensten gebruiken opzettelijk dezelfde trucs als casino's. We checken al onze e-mail inbox of "even snel" op Twitter. We zijn ons er vaak niet van bewust.

Geen spanning zonder ontspanning

Tegelijkertijd zult u niet productiever worden door u uitsluitend op uw werk te concentreren zonder pauzes en afleiding. Je hersenen hebben ook momenten van rust nodig. Soms moeten we onze batterijen opladen. Verveling is waardevol!

Het belangrijkste is dat alles zijn tijd heeft. Zoals het Duitse gezegde luidt: werk is werk en schnapps is schnapps. Met andere woorden, de klus klaren en jezelf dan bewust belonen met een pauze.

De pure magische "flow

Soms zult u ervaren hebben dat u productief werkt en dat de tijd voorbij vliegt. Je vliegt virtueel in een warp tunnel naar je doel. Of met andere woorden: je zit "in de flow". Dit is het gevoel dat wij krijgen wanneer wij ons ongestoord kunnen wijden aan een taak die ons interesseert en uitdaagt.

Zo nu en dan, heeft deze stroom een duwtje nodig. Een tip die goed werkt voor mij: Geef deze to-do eerst maar een beperkte tijd, bijvoorbeeld 30 minuten. Met een beetje geluk, zit ik voor die tijd in de stroom. En dan heb ik misschien in een uur gedaan wat ik al dagen aan het uitstellen ben. En zo niet, dan heb ik er in ieder geval 30 minuten aan gewerkt - dat is beter dan niets!

Goed gepland is half gedaan

Vaak wordt aanbevolen de volgende werkdag van tevoren te plannen - hetzij aan het eind van de huidige werkdag, hetzij 's avonds. Het argument: je weet 's morgens meteen wat je te doen staat. En je gebruikt je nieuwe energie meteen voor productief werk.

Kanban-bord
Planning op de projectraad

Een ander punt: plan nooit uw hele werkdag. Er komt altijd wel iets tussen. Of je taken duren langer dan je aanvankelijk dacht. Als u erin slaagt elke dag veel minder te doen dan u had gepland, zult u uzelf frustreren. De vuistregel is: u kunt tweederde van uw tijd inplannen, maar niet meer.

Bonus tip: de "Pomodoro techniek

Zoals je hebt gemerkt, ga ik in deze post niet in op één enkel productiviteitssysteem zoals Getting Things Done (GTD). Sommige mensen zweren erbij. Voor mij werkt het niet zo goed: ik heb het gevoel dat ik mijn to-dos meer beheer en sorteer dan dat ik ze daadwerkelijk afwerk. Natuurlijk kan dat voor jou heel anders zijn.

Hoe dan ook, het is een goed idee om goede elementen over te nemen uit dergelijke systemen die voor u werken. Een fundamenteel idee van GTD is bijvoorbeeld om een vaste plaats te creëren voor taken en ideeën in plaats van te proberen alles in je hoofd te houden. Het voordeel: de hersenen spenderen minder rekenkracht aan het niet vergeten van to-dos. In plaats daarvan kan hij zich concentreren op belangrijke taken of zich ongestoord ontspannen. Voor mij is deze opslagplaats Todoist. Er zijn tientallen alternatieven.

Een productiviteitshulpmiddel dat ik veel voor mezelf heb gebruikt is de "Pomodoro techniek". Het gaat terug op Francesco Cirillo, die zijn werk in duidelijke tijdsegmenten verdeelde met behulp van een keukenwekker. Het basisidee: je werkt in delen van 25 minuten, gevolgd door een pauze van 5 minuten. Wanneer u vier van dergelijke secties hebt voltooid, neemt u een langere pauze, bijvoorbeeld 20 minuten. Natuurlijk kunt u deze waarden aanpassen. Het moeten echter wel beheersbare delen blijven met regelmatige pauzes - want daar ligt de echte kracht.

Ook belangrijk: elke sectie is gewijd aan precies één vooraf gedefinieerde taak. Noteer interne of externe afleidingen en stel ze uit tot de pauze of neem ze op in de planning voor een later tijdstip.

Aan het begin van de dag (of de dag ervoor, zoals hierboven vermeld) plant u uw to-dos. Tegelijkertijd bepaalt u hoeveel tijd (hoeveel secties/pomodoros) u voor elke sectie plant. Na elk onderdeel zet u een vinkje naast uw taak en ziet u hoe lang u eraan hebt gewerkt.

Meer structuur voor jouw taken

Deze aanpak combineert veel van de tips waarover ik hier heb geschreven:

  • Grote taken worden opgesplitst in behapbare kleinere delen, waardoor ze beter verteerbaar zijn.
  • Het is gemakkelijker om je 25 minuten lang op één taak te concentreren, ook al word je snel afgeleid.
  • Tegelijkertijd leer je hoe lang bepaalde activiteiten duren. Dan kunt u ze optimaliseren of op zijn minst realistischer inschatten. Een dergelijke tijdsberekening is vooral belangrijk voor zelfstandigen, voor wie tijd letterlijk geld is.
  • Door vooruit te plannen, met inbegrip van tijdbeheer, zorgt u ervoor dat u niet meer op u neemt dan u eigenlijk aankunt.
  • Last but not least, zorgt het systeem ervoor dat u rustpauzes neemt. Toegegeven: Ik negeer ze soms als ik in de stroom zit.

Over het algemeen gebruik ik deze techniek ook niet naar de letter, want dat past niet bij mij persoonlijk. Tegelijkertijd zijn veel elementen in de loop der tijd een tweede natuur voor mij geworden. Ik heb nu bijvoorbeeld automatisch in gedachten hoe lang ik aan een taak wil werken.

Mijn conclusie

Eén ding heb ik nauwelijks vermeld in dit artikel: Gereedschap. Natuurlijk zijn er tientallen, honderden apps en diensten rond productiviteit. Zie onze post Hulpmiddelen voor WordPress professionals.

Hulpmiddelen kunnen zeer nuttig zijn. Ze zijn echter ook een geweldige manier om jezelf af te leiden van de belangrijke en dringende dingen. Ja, ik gebruik Todoist, zoals hierboven vermeld. Anderen hebben een tekstbestand op hun computer voor hetzelfde doel. Sommigen gebruiken agenda-items. Weer anderen vertrouwen op papier en pen. Of een whiteboard.

Dit is allemaal secundair. Wat belangrijk is, is dat je eerst duidelijk krijgt wat je productiviteit helpt en wat je belemmert. Als je dat gedaan hebt, vind je vanzelf de juiste instrumenten en hulpmiddelen.

Uw vragen over productiviteit

Welke vragen heb je? Voel je vrij om de commentaarfunctie te gebruiken. Wil je meer tips over WordPress & WooCommerce? Volg ons dan op Twitter, Facebook of via onze nieuwsbrief.

Beelden: Carl Heyerdahl, Javier Quesada, Kaleidico

Vond je het artikel leuk?

Met jouw beoordeling help je ons om onze inhoud nog verder te verbeteren.

Laat een reactie achter

Je e-mailadres wordt niet gepubliceerd.