Productiviteitshacks: meer taken uitvoeren met minder stress

Jan Tissler Laatst bijgewerkt op 22.10.2020
7 Min.
productiever te werken
Laatst bijgewerkt op 22.10.2020

Er zijn mensen die onvermoeibaar en onstuitbaar de ene taak na de andere volbrengen. Hun dagen lijken meer dan 24 uur te duren. Hebben zij hun ziel verkocht in een pact met de duivel? Of weten ze gewoon iets wat ik niet weet? Hier zijn mijn beste tips om je te helpen productiever te zijn.

Zo ongeveer gaat het door mijn hoofd als ik zeer productieve mensen zie. En de dingen die ze allemaal kunnen doen. Ik heb inmiddels veel meer geleerd over wat mij productiever maakt - en wat niet. Een deel hiervan wil ik hier bespreken. Ken je nog meer tips en trucs? Daar ben ik blij mee en bespreek ik graag met jou in de commentaren.

Productiviteit vs. bedrijvigheid

Dit komt je bekend voor: Je bent de hele dag "bezig" geweest, maar uiteindelijk heb je niet het gevoel dat je iets bereikt hebt. Je herinnert je nauwelijks waar je überhaupt mee bezig was. Sommige banen zijn gewoon zo. Dan heb je veel taken die nooit echt af zijn. Dus je krijgt niet het bevredigende gevoel dat je iets kunt afvinken.

Of misschien heb je het druk gehad, alleen niet met de belangrijke dingen. En dat is het verschil tussen productiviteit en bedrijvigheid: in het ene geval krijgen we dingen voor elkaar en voltooien we projecten. In het andere zien we vooral wat we nog moeten doen - om ons beter te voelen of iets te kunnen laten zien.

Vraag je daarom in de loop van de dag bewust af of je het afgelopen halfuur productief hebt gebruikt, dat wil zeggen of je aan belangrijke projecten en taken hebt gewerkt. Of heb je er echt voor gezorgd dat je hersenen iets te doen hadden? Een sleutel tot meer productiviteit is het besef dat sommige taken belangrijk zijn, maar niet dringend. Andere zijn zowel belangrijk als dringend. En weer andere zijn geen van beide.

Prioritering van projecten
Je kunt de prioriteit ook snel en eenvoudig in een kalender uitvoeren.

Je moet je tijd dienovereenkomstig indelen. En als u snel afgeleid bent, moet u de gebruikelijke afleidingen bewust uitschakelen. Bijvoorbeeld door uw smartphone op "Niet storen" te zetten. Zie ook onze tips voor werken op afstand.

Prioriteiten stellen: De grootste horde komt als eerst

Soms zijn er taken die belangrijk en dringend zijn, maar die je eigenlijk niet wilt doen. Voor sommige mensen behoort de belastingaangifte tot deze categorie.

Ik heb een eenvoudige truc voor mezelf gevonden: hoe groter mijn weerstand tegen een taak, hoe eerder ik die moet vervullen. Omdat we maar een beperkte voorraad van weerstand en "zin" per dag hebben. 's Ochtends zijn we nog fris en vol energie. 's Middags kan het er al heel anders uitzien.

Als ik meteen onaangename taken afrond, heeft dat twee voordelen:

  • Omdat ik nog steeds mentaal fris ben, benader ik deze to-do's met een maximum aan energie. Zo zijn ze veel sneller klaar dan in de middag. Want dan zijn mijn hersenen constant op zoek naar excuses om met iets anders bezig te zijn.
  • Ik heb meteen een gevoel van prestatie gedurende de dag, omdat ik mijn eigen luiheid met succes heb overwonnen. Idealiter helpt deze spirit me met de andere to-do's van de dag.

Lange projecten, korte sprints

Veel van mijn taken zijn in omvang beheersbaar. Ze worden in uren of dagen gemeten, maar zelden in weken of zelfs maanden. Als ik eenmaal een langlopend project heb, plan ik voor elke werkdag een duidelijk afgebakende tijdsperiode in.

Als iets al mijn aandacht en creativiteit nodig heeft, dan doe ik dat in de ochtend. Als het meer ijverig werk is, waar geen creatieve prestatie voor nodig is, dan doe ik het 's middags. Maar in beide gevallen is het belangrijk: ik probeer de tijd en hoeveelheid van het werk constant te houden. Het is altijd verbazend hoeveel ik kan bereiken als ik er elke dag een uur lang consequent aan werk.

Werk duurt zo lang als je ervoor wilt nemen

Over het algemeen is het een goed idee om voor een to-do na te denken over hoeveel tijd je eraan wilt besteden. Ik weet zeker dat je dit al hebt meegemaakt: een to-do duurt meestal een uur, maar als je maar een half uur hebt om eraan te werken, lukt het ook.

Tip: U werkt als freelancer? Dan zijn er een aantal stressfactoren die dat niet hoeven te zijn. Ik zal je vertellen hoe je typische freelancer fouten kunt vermijden in deze post.

Hier is het natuurlijk belangrijk om de juiste prioriteiten te stellen: het gaat erom juist die taken te begrenzen, die weinig bijdragen aan onze productiviteit. Of taken die niet echt belangrijk zijn.

De wondere wereld van de tijdregistratie

Het houdt ook in dat je meer leert over waar je eigenlijk je tijd aan besteedt. Tijdregistratie is ook iets waar sommige mensen zich met hand en tand tegen verzetten. Daar zijn hulpmiddelen voor, maar soms volstaat een eenvoudige lijst.

Met tijdregistratie kunt je snel en duidelijk leren in welke zwarte gaten je productiviteit verdwijnt. We worden immers omringd door veel afleiding. En veel digitale apparaten en diensten gebruiken bewust dezelfde trucs als casino's. We kijken naar onze e-mailinbox of "alleen even snel" op Twitter. We zijn ons daar vaak niet van bewust.

Geen spanning zonder ontspanning

Tegelijkertijd word je niet productiever door je alleen op het werk te concentreren zonder pauze of afleiding. Je hersenen hebben ook momenten van ontspanning nodig. Soms moeten we onze batterijen opladen. Verveling is waardevol!

Het belangrijkste is dat alles zijn tijd heeft. Zoals de oude Nederlandse volkswijsheid zegt: dienst gaat voor het meisje. Dat wil zeggen: doe je taak en beloon jezelf dan bewust met een pauze.

De bijna magische "flow"

Soms heb je ervaren dat je productief werkt en de tijd vliegt. Je vliegt naar je bestemming zoals in een warp-tunnel. Met andere woorden: je bent "in een flow". Dit gevoel ontstaat wanneer we ons ongestoord kunnen wijden aan een taak die ons interesseert en uitdaagt.

Af en toe heeft deze flow een duwtje in de rug nodig. Een tip die goed voor mij werkt: geef een to-do eerst een beperkte hoeveelheid tijd, bijvoorbeeld 30 minuten. Met een beetje geluk zit ik daarvoor in de flow. En dan heb ik misschien in een uurtje gedaan wat ik al dagen uitgesteld heb. En zo niet, dan heb ik er minstens 30 minuten aan gewerkt - dat is beter dan niets!

Goed gepland is het halve werk

Er wordt vaak aanbevolen om de volgende werkdag van tevoren te plannen - ofwel aan het einde van de huidige werkdag ofwel 's avonds. Het argument: je weet meteen wat je 's ochtends moet doen. En je gebruikt je frisse energie meteen voor productief werk.

Kanban-bord
Planning met een project-board

Een ander punt: Plan nooit je hele werkdag in. Er komt altijd wel iets tussen. Of je taken kunnen langer duren dan je in eerste instantie dacht. Als je elke dag beduidend minder doet dan je gepland had, zal je jezelf frustreren. De vuistregel is: je kunt tweederde van je tijd goed plannen, maar meer niet.

Bonustip: de "pomodorotechniek"

Zoals je gemerkt hebt, ga ik in deze post niet in op één enkel productiviteitssysteem zoals Getting Things Done (GTD). Sommige mensen zweren erbij. Voor mij werkt het niet zo goed: ik heb het gevoel dat ik mijn to-dos meer beheer en sorteer dan dat ik ze daadwerkelijk afwerk. Natuurlijk kan dat voor jou heel anders zijn.

Hoe dan ook, het is een goed idee om goede elementen over te nemen uit de systemen die voor u werken. Een belangrijk idee van GTD is bijvoorbeeld om een vaste plaats te creëren voor taken en ideeën in plaats van te proberen alles in je hoofd te houden. Het voordeel is dat de hersenen minder rekenkracht nodig hebben om to-dos niet te vergeten. In plaats daarvan kan het zich concentreren op belangrijke taken of onbelast rusten. Voor mij is die opslagplaats Todoist. Er zijn tientallen alternatieven.

Een productiviteitshulpje waar ik persoonlijk veel aan gehad heb, is de "pomodorotechniek". Het gaat terug op Francesco Cirillo, die met een keukenwekker zijn werk in duidelijke tijdsperiodes verdeelde. Het basisidee: je werkt in delen van 25 minuten, gevolgd door een pauze van 5 minuten. Zodra je vier van zulke delen hebt voltooid, neemt je een langere pauze, bijvoorbeeld 20 minuten. Je kunt deze waarden natuurlijk aanpassen. Maar het moeten beheersbare delen blijven met regelmatige pauzes - want daarin ligt de eigenlijke kracht.

Ook belangrijk: elk deel is gewijd aan precies één enkele, vooraf gedefinieerde taak. Let op interne of externe afleidingen en stel ze uit tot de pauze of neem ze op in je agenda voor later.

Aan het begin van de dag (of zoals hierboven vermeld de dag ervoor) plan je je to-do's. Tegelijkertijd bepaal je hoeveel tijd (hoeveel delen/ pomodoros) je voor elk deel plant. Na elk deel zet je een vinkje bij je to-do's en zie je hoe lang je er al aan gewerkt hebt.

Meer structuur voor je taken

Deze aanpak verenigt veel van de tips waarover ik hier heb geschreven:

  • Grote taken worden verdeeld in haalbare kleinere delen, waardoor ze beter behapbaar zijn.
  • Het is gemakkelijker om je 25 minuten lang op één taak te concentreren, ook al word je snel afgeleid.
  • Tegelijkertijd leer je hoe lang bepaalde activiteiten duren. Dan kunt u ze optimaliseren of op zijn minst realistischer inschatten. Dit soort tijdberekening is vooral belangrijk voor zelfstandigen, voor wie tijd letterlijk geld is.
  • Door vooruit te plannen, inclusief tijdmanagement, zorg je ervoor dat je niet meer op je neemt dan je daadwerkelijk aankan.
  • Ten slotte zorgt het systeem ervoor dat je een pauze neemt. Toegegeven: die negeer ik soms als ik in een flow zit.

In het algemeen gebruik ik deze techniek ook niet letterlijk, want het past persoonlijk niet bij me. Tegelijkertijd zijn veel elementen in de loop der tijd echter een tweede natuur voor mij geworden. Zo heb ik nu automatisch in mijn hoofd hoe lang ik aan een taak wil werken.

Mijn conclusie

Eén ding heb ik nauwelijks genoemd in dit artikel: Gereedschap. Natuurlijk zijn er tientallen, honderden apps en diensten rond productiviteit. Zie onze post Hulpmiddelen voor WordPress professionals.

Tools kunnen zeer nuttig zijn. Maar ze zijn ook een geweldige manier om jezelf af te leiden van de belangrijke en dringende dingen. Ja, ik gebruik Todoist zoals hierboven aangegeven. Anderen hebben voor hetzelfde doel een tekstbestand op hun computer. Sommigen gebruiken een agenda. Weer anderen gebruiken pen en papier. Of een whiteboard.

Dit is allemaal ondergeschikt. Belangrijk is dat eerst duidelijk wordt wat jouw productiviteit vooruit helpt en wat het belemmert. Zodra je dit gedaan hebt, vind je zelf geschikte instrumenten en hulpmiddelen.

Welke productiviteitshacks ken jij? Welke vragen heb je? Voel je vrij om de commentaar sectie te gebruiken. Wil je meer tips voor freelancers en agentschappen? Volg ons dan op Twitter, Facebook of via onze nieuwsbrief.

Beelden: Carl Heyerdahl, Javier Quesada, Kaleidico

Jan is een online journalist en digitale-uitgeverij-specialist met meer dan 20 jaar professionele ervaring. Bedrijven boeken hem als auteur, adviseur of hoofdredacteur. Hij is tevens de oprichter en een van de redacteuren van het UPLOAD magazine. Fotograaf auteursfoto: Patrick Lux.

Gerelateerde artikelen

Reacties op dit artikel

Laat een opmerking achter

Jouw e-mailadres zal niet worden gepubliceerd. Verplichte velden zijn met een * gemarkeerd.