Met de juiste projectmanagementtools kun je de communicatie in het team verbeteren, projectdocumentatie maken, dubbel werk voorkomen, je planning bewaken en vooral veel tijd besparen. Wij stellen je de belangrijkste instrumenten voor.

Projectmanagement tools beperken overbodige, handmatige taken tot een minimum. Daarmee verlies je jezelf niet in eindeloze gesprekken via e-mail, waarvan de helft ongedaan blijft. Maar met zoveel projectmanagement tools om uit te kiezen, moet je zorgvuldig overwegen welke het beste is voor jouw behoeften.

Asana

Asana is zeer populair als projectmanagementtool, het heeft een hele lijst nuttige functies. Raidboxes werkt nu ook met Asana (voorheen met Zoho). Het is gemakkelijk te leren en te gebruiken. De interface concentreert zich op de essentiële punten, met name je mijlpalen en de centrale kenmerken van je projecten zijn altijd in beeld.

Met de applicatie kun je langetermijndoelen in een tijdlijn organiseren of overschakelen naar een lijstweergave voor teamleden die de taken van elk individu weergeeft. Er is ook een board weergave zodat je het totaalbeeld van alle projecten kunt zien. Het is dus ideaal voor bureaus met middelgrote tot grote teams en parallelle opdrachten voor klanten.

Asana laat je niet alleen precies zien aan welke taken elk teamlid werkt, maar stelt je ook in staat om de werklast van elk individu grafisch te bekijken. Je kunt ook een werkduur aan elke taak toewijzen om prioriteit te geven aan wat je snel nodig hebt en wat je kunt wachten.

Asana heeft geen native facturering of granulaire rapportage. Maar het heeft wel de mogelijkheid om apps van derden te integreren om deze functies toe te voegen. De tool is er in de volgende varianten:

• Basis: Je kunt taken invoeren via de lijst-, bord- en agendaweergave, teamleden en vervaldata toewijzen. Inclusief het gebruik van mobiele apps en Chrome-extensie voor maximaal 15 teamleden.
• Premium: Deze variant biedt je aangepaste velden, een tijdlijnweergave, geavanceerd zoeken en rapporten, en de mogelijkheid om gasten toe te voegen. Ook de mogelijkheid om regels op te stellen, formulieren en mijlpalen toe te voegen, een beheerconsole en zones voor privéprojecten en teams.
• Business: biedt tracking van werklast, portfolio's, aangepaste regels, geavanceerde goedkeuringen en de mogelijkheid om extra software te integreren.
• Enterprise: komt, volgens de aanbieder, met onder meer individuele branding, uitgebreide ondersteuning & back-ups, export en verwijdering van gegevens en een gegarandeerde bedrijfstijd.

Aangezien de individuele plannen van tijd tot tijd veranderen, controleer alsjeblieft de omvang van de diensten. Je kunt sommige van de hier beschreven projectmanagementtools ook een tijdje gratis uitproberen. Je moet hier zeker je voordeel mee doen, want niet alle teams kunnen even goed overweg met alle software.

Trello

Als je een projectmanagementsoftware zoekt die gebruiksvriendelijk is en in vergelijking de gemakkelijkste leercurve heeft, dan moet je Trello proberen. De op kaarten gebaseerde gebruikersinterface van Trello is meestal onmiddellijk vertrouwd voor degenen die gewend zijn hun werkruimte te "organiseren" met plakbriefjes. Het belangrijkste verschil tussen Trello's Kanban-kaartsysteem en jouw waarschijnlijk niet erg overzichtelijke werkplek is dat de app alles voor je organiseert. En dat er niets verloren kan gaan.

Je kunt ook bijlagen toevoegen en bijna onbeperkte ruimte gebruiken voor opmerkingen binnen elke kaart. De weergave van Trello is verticaal gerangschikt om projecten, takenlijsten binnen een project, subtaken, enz. te visualiseren. Dit maakt het gemakkelijker om je weg te vinden.

De toegang tot Trello – en alle andere tools die op dezelfde manier gestructureerd zijn – is bijzonder intuïtief door deze aanpak. De linkerkolom staat voor het werk dat moet worden toegewezen, dan sleep je de individuele taakkaarten naar de volgende kolom rechts om de lopende taken te verdelen en te beginnen, dan sleep je ze nog een kolom verder als ze worden beoordeeld of voltooid, enzovoort. Asana werkt trouwens ongeveer hetzelfde.

De eenvoud van Trello is ook zijn grootste tekortkoming. Want de Kanban projectplanning is de centrale functie. Zonder de opties om over te schakelen naar andere kaders, zoals een uitgebreide kalenderweergave of een uitgebreid Gantt-diagram. Toch maken de eenvoudige bediening en de lage prijs Trello tot een nuttig instrument voor veel bedrijven.

Microsoft Project en Microsoft Teams

Microsoft Project is een van de meest uitgebreide platforms voor projectbeheer die er zijn. Met MS Project beschikken projectmanagers van kleine tot grote ondernemingen over een breed scala aan mogelijkheden om hun werk te plannen en taken te verdelen onder hun teams. Daarbij horen verschillende visuele voorstellingen van je projecten.

Met deze tool kunnen gebruikers bijvoorbeeld hun projecten presenteren aan de hand van aanpasbare Gantt-diagrammen. Sommigen geven de voorkeur aan deze visualisatie voor de toewijzing van middelen en de planning van workflows in de tijd.

Project gaat veel verder dan de software van veel concurrenten als het gaat om extra functies voor projectplanning. Met de budgetteringstoolkit kun je bijvoorbeeld de earned value berekenen, die je de geschatte kosten en opbrengsten van een bepaald project laat zien. Voor sommigen is dit nutteloze overbelasting, voor anderen is het verplicht. Het hangt allemaal af van de gemiddelde grootte van je projecten. Maar het hangt ook af van de mate van professionaliteit die je klanten van je verwachten.

Microsoft Teams is een populaire messaging-app, naast Project. Het is vooral nuttig als je werkomgeving al is afgestemd op Microsoft producten. Omdat deze nu vrij gemakkelijk aan elkaar kunnen worden gekoppeld.

Slack

Net als zijn videoconferentie neefje Zoom, heeft Slack enorm in populariteit gewonnen als gevolg van de Covid-19 pandemie. Plotseling zochten allerlei kantoorteams naar manieren om te coördineren en te communiceren zonder elkaar persoonlijk te ontmoeten. En dat is precies waar Slack perfect voor is.

Of je nu een team van twee personen hebt of een groot bureau runt, Slack verbetert je communicatie met meerdere gesprekken in afzonderlijke kanalen, privécommunicatie met rechtstreekse berichten en het delen van bestanden. Slack is beschikbaar in desktop- en mobiele versies.

De eenvoudig te navigeren lay-out toont al je gespreksthema's aan de linkerkant, alle kanalen of groepsgesprekken waartoe je toegang hebt, en alle gebruikers die je rechtstreeks een bericht hebben gestuurd. Slack heeft spraak- en videochats, maar die zijn niet altijd even robuust. Bij Raidboxes gebruiken we graag Slack, maar we zijn overgestapt op Google Meet voor videogesprekken. 

Slack biedt een beperkte gratis versie om de tool eerst uit te proberen. Degenen die gewend zijn aan Slack willen meestal niet meer zonder. Maar beginners hebben enige tijd nodig voordat zij de grote voordelen van het programma inzien.

Zapier

Zapier is misschien wel de meest merkwaardige en innovatieve van alle samenwerkingstools, omdat het eigenlijk geen samenwerkingstool is. In plaats daarvan verbindt het twee of meer andere apps via "zappen" en stelt ze in staat om informatie met elkaar uit te wisselen. Hiermee kun je veel stappen automatiseren die je vroeger handmatig deed in een team of in de interface met je klanten.

Als je bijvoorbeeld een e-mail ontvangt met een bijlage, kun je een zap in één stap instellen om de bijlage automatisch naar Dropbox te kopiëren en je te waarschuwen via Slack. Je hebt de mogelijkheid om Zaps te maken op basis van een trigger.

Een ander voorbeeld zou zijn om Zapier in te stellen om automatisch een gebeurtenis in de agenda-apps van je teamleden te schrijven wanneer een Trello-kaart met een vervaldatum wordt toegewezen. Geen "Oh, moest dat vandaag? Ik vergat...". Dit zijn slechts twee ideeën van bijna oneindige mogelijkheden. Zelfs als je al een projectmanagementtool gebruikt waarin bepaalde workflows ontbreken, is Zapier het bekijken waard. Misschien kun je je bestaande softwarelandschap ermee uitbreiden, zodat je verschillende hulpmiddelen en processen met elkaar "praten".

Timemanagement en tracking

Er zijn ook waardevolle tools buiten de project management suites die je helpen om alles en iedereen bij te houden. Soms zijn ze opgenomen in de grotere toepassingen, soms als een afzonderlijke app. Als projectmanager een WordPress bureau, zit je tot over je oren in elk aspect van het werk van je team.

Maar zelfs als freelancer moet je het grote geheel in het oog houden en misschien externe krachten en middelen coördineren. Uiteindelijk gaat het bij projectbeheer om het bijhouden van takenpakketten van anderen. Op een bepaald niveau is het jouw taak om leiding te geven aan degenen die deze taken uitvoeren.

Tijdbeheer, tijdsregistratie en monitoring maken integraal deel uit van je algemene strategie. Daarom moet je hier ook de juiste hulpmiddelen kennen.

Wat doet software voor je time management?

Een van de belangrijkste taken bij het werken in gedistribueerde teams is: hoe kun je de uren, die je daadwerkelijk aan een project gewerkt hebt, registreren als iedereen vanaf verschillende locaties werkt? Of als je er andere freelancers of bureaus bij betrekt die ook betaald willen worden?

We leven niet meer in een wereld waar je de prikklok tevoorschijn kunt halen. In plaats daarvan zul je waarschijnlijk opdrachtgevers hebben die allerlei verschillende en ingewikkelde taken uitvoeren over de hele wereld, en misschien zelfs in verschillende tijdzones. Ben je bekend met elk klein aspect van het werk dat komt kijken bij het maken van een WordPress website? Zelfs dan heb je het moeilijk om alles bij te houden.

Dit is waar het beheer en het bijhouden van verschillende taken een rol gaan spelen. Laten we eerst een ongemakkelijke waarheid bespreken: Niemand wil dat managers over jouw schouder meekijken als je aan het werk bent. Managers willen net zo min gezien worden als diegenen die de digitale zweep eroverheen halen en verdwalen in micromanagement.

Het eerste wat je dacht toen je de kop "Time Management and Tracking" las was misschien iets als: "Wij zijn niet zo'n soort winkel. Ik vertrouw mijn team." Maar feit is dat software voor tijdbeheer zowel de ontwikkelaars en ontwerpers als het management ten goede komt.

Freelancers en zelfstandigen hebben de toekomst

We leven in een nieuw tijdperk waarin freelance werk toeneemt en vaste banen afnemen. Vooral in de omgeving van WordPress bureaus. En zelfs waar contractueel vastgelegd werk gelukkig nog de overhand heeft, willen werknemers meer vrijheid. Bijvoorbeeld in de vorm van remote werken of werktijden die eigenlijk het kenmerk "flexibel" verdienen. Zie ons artikel over de voor- en nadelen voor werknemers en bedrijven.

Hier zijn enkele concrete manieren waarop iedereen baat heeft bij tijdbeheer en tijdsregistratie, ongeacht hoe en van waar jij werkt.

1. Betaal je mensen waar ze recht op hebben.

De meeste werknemers in de creatieve sector willen geen klassieke kantoorbaan waar ze verlangen naar het einde van de dag. Zij willen kortere, flexibelere werktijden. Bij een baan waarin je regelmatig nieuwe uitdagingen moet aangaan, staat er een hoger uurloon tegenover.

Als freelancer daarentegen is het vaak een uitdaging om ervoor te zorgen dat het loon juist is. Veel creatievelingen doen zichzelf tekort en zijn bang om een redelijk uurloon te vragen. Anderen zouden het immers "voor minder" kunnen doen. Het feit dat dit moeilijk te overleven is, wordt vaak verwaarloosd. Hetzelfde geldt voor het feit dat het mogelijk is om projecten te vinden die goed betalen – als de kwaliteit maar goed is, zie coherent projectmanagement.

Met tijdmanagementtools hoeven freelancers zich niet langer zorgen te maken of ze krijgen waar ze recht op hebben. En projectmanagers hoeven zich geen zorgen te maken over de vraag of de uren die op de factuur staan wel echt zijn gewerkt. Iedereen kan op de timer in de app kijken en zien wat er voor een bepaalde taak of voor een bepaalde betalingstermijn verschuldigd is.

2. Gemakkelijke facturering

En dat niet alleen. Met gedetailleerde cijfers kun je je klanten ook verzekeren dat zij precies betalen voor wat er gedaan is – niet meer en niet minder. Wie kent niet de onaangename situatie om uit te moeten leggen dat het echt zo lang duurde om die ene taak uit te voeren. Het is alsof je zegt, "Nee, we gaan de rekening niet verbeteren".

In plaats van dit soort ongemakkelijke gesprekken te voeren, zouden de meesten van ons waarschijnlijk liever gewoon afronden als het om het aantal uren gaat. Maar als een bepaalde taak 20 minuten langer duurt dan je had ingeschat, en je team doet die taak 10 keer per week, dan zijn dat 170 factureerbare uren die je elk jaar weggeeft.

Met time management tools is er veel minder ruimte voor discussie. Je kunt naar het verslag verwijzen en je klant precies laten zien hoe lang elk onderdeel duurde. En je gaat niet af op hun schatting of benadering. Dit is vooral nuttig als je verschillende externe freelancers hebt die voor je werken.

3. Al het werk wordt berekend

Over een agile team gesproken, dat constant in beweging is, laten we een snelle vraag stellen: wie van jullie heeft niet werkgerelateerde dingen gedaan in de trein, in de sportschool of tijdens het ontbijt? Misschien zelfs op je smartphone?

Freelancers en veel werknemers in de creatieve branche zijn gewend om apps te gebruiken op hun mobiele telefoons, tablets en computers. Bovendien wordt met tijdregistratie ook werk bijgehouden dat anders onopgemerkt blijft: het lezen en beantwoorden van e-mails, het beantwoorden van een vraag van een klant via Slack of videocall, het onderhouden van de projectbeheersoftware, enzovoort, enzovoort.

Met tijdregistratiesoftware worden jij en je werknemers betaald voor alle extra minuten die ze hier en daar werken. Deze minuten tellen sneller op tot uren dan je denkt.

4. De begroting in de gaten houden

Wanneer we aan de productiefase van een nieuw project beginnen, hebben de meesten van ons waarschijnlijk de neiging om in onze uitbundigheid een aantal freelancers aan boord te halen. Of mensen van andere teams. Om het project op gang te krijgen en op tijd af te ronden.

Deze aanpak kan echter snel uit de hand lopen. Het kan een nachtmerrie zijn om te proberen de uren van "buitenstaanders" in evenwicht te brengen met de uren van je interne personeel: dan lopen je kosten snel uit de hand. En je eindigt met het verknallen van het budget dat je klanten hebben vastgesteld.

Met een goed tijdsbeheer heb je alle cijfers recht voor je, liefst op een gemakkelijk af te lezen dashboard. Op die manier kun je je voet van het gaspedaal halen als de gewerkte uren uit de hand lopen. Of, omgekeerd, je kunt een paar extra mensen op het project zetten.

5. Nauwkeurigere offertes indienen

Ken je de situatie dat jouw team voortdurend over de ramingen voor taken, mijlpalen of zelfs hele projecten heen zit? Time management tools kunnen helpen. Als je eraan gewend raakt om ze in je lopende projecten te gebruiken, zul je een reeks preciezere tijdschema's beginnen te ontwikkelen. Met andere woorden, een set voor het uitvoeren van bepaalde typische taken en projectfasen.

Met deze gegevens kun je betere schattingen geven, wat alle klanten van je willen. En je hoeft je team niet te vragen omm de hele nacht door te werken omdat jij je tijd te optimistisch had ingeschat. Wat dacht je van nooit meer te hoeven zeggen, "Alleen nog dit ene project, alsjeblieft. Daarna wordt het beter."

Tools voor time management

In plaats van Big Brother te zijn, kunnen tools voor tijdbeheer je helpen om je op je werk te concentreren. Motiveer jouw team om er op elk moment over te praten als ze zich nog steeds gecontroleerd voelen. Want toezicht zal je geen goed doen als het kader niet wordt aanvaard. Soms volstaat het om het pauzereglement aan te passen of bepaalde activiteiten in de tracking op te nemen of uit te sluiten, zodat je collega's zich meer op hun gemak voelen.

Ben je op zoek naar ondersteuning voor je time management of tijdregistratie? Dan kun je onder meer de volgende toepassingen en apps bekijken:

• clockodo
• clockin
• askDANTE
• todoist

Er zijn ook heel wat gratis tools beschikbaar, een eenvoudige zoekopdracht in de zoekmachines naar "werktijd meten" of "tijdregistratie app" zal helpen.

Conclusie: projectmanagement voor WordPress

In deze reeks artikelen hebben wij je de belangrijkste concepten en systemen in moderne workflow- en projectmanagement laten zien. Bij elk van deze stappen is het van belang na te gaan of en hoe jij rekening kunt houden met de behoeften van je klanten. En dat in elke fase van het project, van de briefing tot de uiteindelijke oplevering.

Zodra je een verstandig projectbeheersysteem hebt opgezet, vraag je je af hoe het werk vroeger überhaupt had kunnen werken. Als gewild bureau of freelancer zul je altijd stressvolle fasen kennen. Maar met de hierboven vermelde tools en strategieën kun je ze beter doorkomen en zullen het er minder worden. Nog een leuk neveneffect: door te plannen, zul je bepaalde opdrachten niet meer aanvaarden omdat je onmiddellijk zult inzien dat ze de moeite niet waard zijn. Of je accepteert ze alleen als de opdrachtgever de voorwaarden en/of het budget aanpast.

Ons advies: probeer verschillende projectmanagementtools en manieren van werken uit. Praat met andere bureaus en freelancers over waar zij goede ervaringen mee hebben. Want wat de één leuk vindt, is niet geschikt voor de ander en vice versa. We hebben gemerkt dat ons projectbeheer veel vlotter verloopt sinds we van tool zijn veranderd.