Remote werken: voor- en nadelen voor werknemers en bedrijven

Michael Firnkes Bijgewerkt op 26.10.2020
13 Min.
Michael Firnkes Introductiegesprek
Laatst bijgewerkt op 26.10.2020

Ik werk al negen jaar volledig vanuit huis. Eerst als zelfstandige, later als deeltijdwerknemer. Persoonlijk zou ik niet terug naar een kantoor kunnen. Tegelijkertijd ken ik de uitdagingen van het werk op afstand of het tijdelijke thuiskantoor. Een ervaringsbericht voor werknemers, bureaus en bedrijven.

Sinds april 2019 werk ik bij RAIDBOXES. Natuurlijk word ik aangetrokken door de taak om zelfstandig te werken in het Holocratiemodel, het jonge team (ik ben zelf niet meer de jongste) en het start-up-karakter. Maar ik heb de beslissing voor dit bedrijf om een andere reden genomen: RAIDBOXES laat me bijna volledig vanuit huis werken. En dat op een deeltijdbasis. Veel mannen worden nog steeds vreemd bekeken als ze deze wens uitspreken.

Voor Torben en Johannes van RAIDBOXES was dit allemaal geen probleem, hoewel ook zij zich terdege bewust zijn van de uitdagingen van remote werken. Hierover later meer. Er zijn verschillende redenen waarom werknemers en bedrijven het thuiskantoor als werkplek verkiezen:

  • Het team kan geen geschikte specialisten ter plaatse of in de directe omgeving vinden.
  • Je wilt bewust vanuit huis werken. Omdat je je daar bijvoorbeeld beter kunt concentreren of flexibeler met tijd om kunt gaan.
  • Dit is de enige manier om je privé- en beroepsleven met elkaar te verenigen. Bijvoorbeeld met kleine kinderen of met een tijdrovende reis naar het werk.
  • Het bedrijf heeft geen groot kantoor ter plaatse, het wordt volledig remote of vanuit het buitenland geleid.

Natuurlijk is niet elke werkplek geschikt voor het model van werken op afstand. Maar vooral op het gebied van (online) marketing, softwareontwikkeling, ondersteuning of ook verkoop kunnen de meeste klussen goed vanuit huis worden geklaard - mits alle betrokkenen een beetje creativiteit meenemen. Hier zijn de voor- en nadelen van het moderne thuiswerken. Ben je geïnteresseerd in dit onderwerp? Kijk dan eens naar onze andere artikelen:

Tip: We zijn nog steeds op zoek naar versterking. Maak deel uit van het RAIDBOXES-team - of het nu in Münster is of in het thuiskantoor. Neem een kijkje op onze actuele vacatures .

Mijn voordelen

Wat ik het meest waardeer is de flexibiliteit die het thuiskantoor mij biedt. Ik wilde mijn onafhankelijkheid niet helemaal opgeven. Ik doe dit nu als freelancer naast het deeltijdwerk. Voor mijn tweede baan (ik houd seminars op het gebied van Online Marketing) moet ik vaak reizen. Tegelijkertijd heb ik een dochtertje, voor wie ik op verschillende momenten zorg. Geen van beiden zou mogelijk zijn met een klassieke 9-tot-5-kantoorbaan.

Verre werkplek
Mijn home office werkplek

Daarnaast werk ik in een nogal bijzondere omgeving. Bedrijven die zich richten op WordPresszijn niet op elke hoek te vinden. Het remote-model geeft me de mogelijkheid om te werken in de omgeving van mijn keuze. En tegelijkertijd kan ik privé- en beroepsleven met elkaar verenigen.

Afhankelijk van de persoonlijke situatie zijn er ook andere voordelen:

  • Geconcentreerd werk: Voor mij als creatieve copywriter is dit uiterst belangrijk. Ik reis af en toe naar ons kantoor in Münster. Daar werkt een zeer geëngageerd en levendig team. Waar sommige mensen van houden, is voor mij deels de hel. Ik heb bijna volledige stilte nodig om te kunnen bloggen of om content marketing te maken. Daar helpen zelfs geen koptelefoons & co. Het thuiskantoor kan ook een zegen zijn voor zeer gevoelige mensen of medewerkers met autistische kenmerken.
  • Geen woon-werkverkeer. Je bespaart jezelf het woon-werkverkeer. Vroeger pendelde ik twee uur van en naar het werk. Dat is 10 uur vrije tijd per week meer (omgerekend naar een fulltime baan).
  • Familietijd: Het kinderdagverblijf sluit stipt om 16.00 uur en je partner kan het niet overnemen? Ben je een alleenstaande ouder of zie je je kinderen af en toe een dag? Heb je huisdieren? Dit is vaak makkelijker te verzoenen met een remote-baan dan met een klassieke kantoorbaan.
  • Privé-afspraken: De postbode belt niet twee keer? Een halve dag vrij nemen omdat de watermeter wordt uitgelezen of de wasmachine wordt afgeleverd? Snel naar de kapper tijdens de pauze? Dit alles is makkelijker vanuit huis. Maar het mag natuurlijk niet uit de hand lopen en moet goed besproken worden met de werkgever. Wij van RAIDBOXES hebben een kanaal waar onze Remote-collega's in en uit kunnen loggen voor zulke korte pauzes. Daarover later meer.
  • Kostenbesparing: Je kunt het dure abonnement op het openbaar vervoer of ontelbare kilometers met de auto besparen als je volgens het remote-model werkt. Aan de andere kant zijn er natuurlijk extra kosten voor het thuiskantoor, die niet onderschat mogen worden (elektriciteit, water, verwarming, snel internet). Je kunt je reiskosten gedeeltelijk van de belasting aftrekken, en onder bepaalde omstandigheden ook voor het thuiskantoor. Of je kunt een subsidie krijgen van je werkgever.

Met name het laatste punt vereist een exacte berekening. In het algemeen moet je de voors en tegens zorgvuldig afwegen. Want terwijl sommigen de beslotenheid van het thuiskantoor (betere concentratie) toejuichen, hebben anderen de uitwisseling met hun collega's nodig. Alleen dan kunnen ze überhaupt creatief werken.

Tip: Op afstand werken hoeft niet gedaan te worden vanuit het home office. Als je de voordelen van het model wilt gebruiken zonder het contact met je medemens te verliezen, kunt je ook een Coworking-Space huren. Die zijn er nu in alle grote steden en gemeenten.

Uitdagingen voor medewerkers

"Van huis uit werken? Dat zou ik nooit kunnen!" Ik hoor deze zin in bijna elke discussie met vrienden en kennissen. Het is duidelijk: niet iedereen is geschikt voor het model. Aan de andere kant kan men ook wennen aan thuiswerken. Vooral wanneer

  • er regelmatige aanwezigheidstijden in het bedrijf zijn.
  • je vaak voor je werk naar klanten, leveranciers, congressen, bijscholingen, enz. moet reizen.
  • je hebt een compensatie door je tweede baan of bijbaan hebt, waar je sociaal actiever bent.

Dit geldt ook voor mij, ook al ben ik meer op mezelf. Zonder de seminars, waar ik met veel verschillende mensen in contact kom, zou de baan voor mij te eenzaam zijn. Hetzelfde zou gelden zonder de dagen in het RAIDBOXES-kantoor in Münster.

Ik heb een tijdje in een bedrijf gewerkt dat volledig remote was. Dit betekende dat ik mijn collega's maar ongeveer twee keer per jaar zag - duidelijk te weinig voor mij.

Tip: Je moet zelf uitzoeken waar je pijngrens ligt. Idealiter werk je voor een bedrijf dat je een zekere speelruimte geeft in het aantal dagen dat je op kantoor bent. Tenminste totdat je de juiste balans hebt gevonden.

Natuurlijk helpt het hier als je niet door Europa hoeft te reizen om bij je werkgever te komen. Als je dichter bij je werk woont, gaat de verleiding of de druk omhoog om vaker ter plaatse te zijn dan je lief is. Zoals je kunt zien, moet je langzaam aan een baan op afstand wennen. Vooral omdat je behoeften in de loop der jaren veranderen.

Sommige vragen moet je van tevoren ophelderen:

  • Persoonlijke verantwoordelijkheid: Weet je uit vorige functies of projecten dat je je kunt richten op een zeer zelfstandige manier van werken? Of heb je juist steeds iemand aan je zijde nodig die de stappen en taken dicteert?
  • Professionele ontwikkeling: Word je als een remote-werknemer genoeg "gezien"? Kun je het redden zonder de koffieautomaatgesprekken? Als je ambitieuze plannen hebt voor je carrière, kan dit een probleem worden.
  • Taakverdeling: Ben je goed met briefings via telefoon, chat of e-mail?
  • Infrastructuur: Beschikt je over het nodige gereedschap en een aparte ruimte voor je thuiskantoor? Zo dadelijk meer daarover.
  • Bedrijfscultuur: Hebben jouw collega's en je leidinggevenden al ervaring opgedaan met medewerkers op afstand? Is het al duidelijk welke tools gebruikt moeten worden? Ik zal je later aan enkele van hen voorstellen.
  • Financiële regelingen: Wie betaalt de extra kosten die voortvloeien uit een thuiskantoor? Is dit inbegrepen in het (hogere) salaris? Is er een reisbudget waarop je kunt terugvallen om regelmatig naar het hoofdkantoor te komen? En om daar in de buurt te overnachten?

Een ander punt dat heel belangrijk is: Komen jouw sociale contacten vanuit je professionele omgeving? Of is je privé-netwerk sterk genoeg? Geeft je partner je genoeg vrijheid om in jullie huis te werken? Nogal wat remote-werkers onderschatten in het begin hoeveel invloed zo'n baan heeft op hun persoonlijke alledaagse leven.

Tip: Sommige thuiswerkers zijn volledig onafhankelijk van de locatie, als zogenaamde digitale nomaden. Lees ons Interview met Michael Hörnlimann. Hij noemt de voordelen en hindernissen van de werkwijze.

koeorkingruimte
Je kunt overal vandaan werken. Of in een cowork-kantoor.

Afbakening tussen werk en privéleven

Ik heb mijn professionele leven en privéleven altijd zo strikt mogelijk gescheiden gehouden. In het thuiskantoor is dit onophoudelijk - of je nu altijd thuis werkt of af en toe. Alleen met deze scheiding kun je je werk doen. En alleen op deze manier loop je niet het risico dat je de computer 's avonds laat of op je vrije dagen "slechts kort" aan doet, of dat je voortdurend beschikbaar bent voor je werkgever. Let vooral op het volgende:

  • Communicatie: Verschillende kanalen scheiden. Gebruik je privécomputer en je eigen smartphone niet voor zakelijke communicatie.
  • Jouw bureau: Hetzelfde geldt voor je documenten: Op je bureau vliegen werkdocumenten en persoonlijke rekeningen wild in het rond? Geen goed idee.
  • Werktijden: Spreek met je werkgever af wanneer je beschikbaar bent en wanneer niet. Je hebt in je privé-omgeving tijd en ruimte nodig, waar jij en jouw gezin niet gestoord worden.
  • Beschikbaarheid: Zorg er tegelijkertijd voor dat je tijdens de afgesproken werktijden daadwerkelijk bereikbaar bent. Anders moet je je afmelden. Vooral werkgevers die tot nu toe geen remote-ervaring, zullen anders snel achterdochtig worden.
  • Niet nu: Toch heb je meestal vaste slots nodig waarin je geconcentreerd kunt werken. Of je signaleert in tools zoals Slack dat je op dit moment bezig bent. Zie de bijbehorende alinea hieronder.

Videoconferenties en co. geven een diep inkijkje in je privacy. Ook hier is een aparte ruimte binnen jouw vier muren absoluut zinvol.

Zorg er ook voor dat je alleen thuis bent als je werkt. Af en toe is het onvermijdelijk dat je partner of kinderen aanwezig zijn, bijvoorbeeld in geval van ziekte. Hier heb je een goede afstemming voor nodig, maar ook een consistente ruimtelijke scheiding, zodat je toch zinnig kunt werken. Dat is tenminste mijn ervaring.

Meer tips voor het dagelijks leven als thuiswerker:

  • Maak een gewoonte van een vaste werkroutine met vaste tijden, alsof je naar een kantoor moet rijden. Dan kun je je beter concentreren op het werk.
  • Je hoeft niet per se je eigen werkkamer in te richten. Maar je hebt je eigen ruimte en een echt bureau nodig voor je werk. Net als je werkgever moet je hier aandacht besteden aan de ergonomie.
  • Werk in een opgeruimde omgeving. Je moet je comfortabel voelen, maar niet te comfortabel. De bank is geen geschikte plek als thuiskantoor.
  • Verhuis je privé-smartphone naar een andere kamer. Het leidt je anders teveel af. Neem daar regelmatig pauzes voor.
Thuiswerken
Maak het je niet te comfortabel. Werken vanaf de bank is geen goed idee.

Voordelen voor bedrijven

Ik ken veel bedrijven die modern opgezet zijn, maar toch het werken op afstand afwijzen. Ik kom zo bij de redenen hiervoor. Terwijl het model verschillende voordelen heeft:

  • Rekrutering: Vooral in de technische branche is er waarschijnlijk geen bedrijf dat niet wanhopig op zoek is naar specialisten. Met de mogelijkheid tot remote werken neemt de regio enorm toe. Vooral voor bedrijven in landelijke gebieden.
  • Minder moeite: Nieuwe medewerkers hoeven niet meer te verhuizen als ze voor jouw bedrijf willen werken. Dit is ook een goede manier om de samenwerking te testen.
  • Gunstig werkmodel: Onder bepaalde omstandigheden kan werken op afstand veel geld besparen. Je hoeft geen extra werkplekken in te richten of zelfs maar een nieuw kantoor te zoeken als het nieuwe personeel thuis werkt.
  • Nabijheid van de klant: Wanneer het bedrijf actief is in Europa: De remote-werknemers kunnen veel dichter bij de individuele klanten, leveranciers en nieuwe markten staan. Dat kun je gebruiken.
  • Uitbreiding: Op de lange termijn zal dit zelfs de oprichting van nieuwe filialen mogelijk maken.

Het tekort aan geschoolde arbeidskrachten is waarschijnlijk het belangrijkste punt. Vooral kleine bedrijven en start-ups stellen zich steeds meer open voor werken op afstand, omdat ze anders geen kans hebben om alle vacatures in te vullen. Voor RAIDBOXES geldt dat ook. Voor belangrijke functies hebben we sneller medewerkers gevonden.

Tip: Het houden van goede medewerkers is bijna nog belangrijker en wordt vaak verwaarloosd door bedrijven. Een zeer gewaardeerde collega van ons is om privé-redenen van Münster naar Hamburg verhuisd. Zonder het thuiswerken zouden we haar zeker verloren hebben.

Uitdagingen voor bedrijven

Natuurlijk is een remote-model niet altijd gemakkelijk - zeker niet in het begin. Het kan ook mislukken als het bedrijf of de werknemers er nog niet klaar voor zijn. Waarschijnlijk is de grootste uitdaging om het contact met de collega's thuis te onderhouden:

  • Ze moeten zich geïntegreerd voelen in het team. Dit is niet zo gemakkelijk wanneer het dagelijkse persoonlijke contact verdwijnt.
  • Het bedrijf of het management moet ook een goede band en vooral veel vertrouwen hebben.

Remote-werknemers voelen instinctief aan of deze vertrouwensbasis aan hen gegeven wordt. Ze merken ook op of ze volledig worden geaccepteerd door het team ter plaatse, of dat ze als tweederangs werknemers worden beschouwd, of dat sommigen zelfs jaloers op hen worden. In het thuiskantoor geniet je immers privileges die op kantoor niet gelden. Dit vraagt veel zorg en aandacht van het management. Zij moeten de remote-werknemers en het team goed communiceren welke voordelen het model heeft.

Zo houd je contact met je collega's ter plaatse:

  • Aanwezigheidstijden: Ook thuiswerkers moeten af en toe een paar dagen naar kantoor komen. Je kunt de veelheid afhankelijk maken van hoe tijdrovend de reis is.
  • Sociale activiteiten: RAIDBOXES organiseert zeer regelmatig gezamenlijke teamevenementen. De inspanning om ons als remoters hierbij te betrekken is niet onbelangrijk. Maar Johannes en Torben hebben zich gerealiseerd dat dit heel belangrijk is voor de integratie.
  • Feedbackloops: Medewerkers op afstand merken de sfeer op kantoor niet op. Ze hebben ook minder gevoel voor het feit of en hoe hun werk wordt ontvangen. Goede feedback is hier belangrijk. Zie onze 10 tips voor een betere feedbackcultuur.
  • Infrastructuur: Welke technieken en tools zijn nodig om de samenwerking te laten werken? Dit gaat van systemen voor videoconferenties tot optionele tijdregistratie.

Het belangrijkste voor werknemers op afstand is de toegang tot informatie. Ik volg noch de discussies van mijn collega's op het werk, noch in de koffiekeuken of tijdens de lunchpauze. Daar wordt snel iets uitgelegd of afgesproken dat ik eigenlijk zou moeten weten. In het bedrijf moeten er processen zijn, die belangrijke informatie filteren, documenteren en deze in algemeen toegankelijke kanalen plaatsen. Hier is de hulp van de remoters nodig. Zij kunnen het snelst zien op welke punten belangrijke informatie verloren gaat.

Dit is kostbaar, maar uiteindelijk profiteren alle medewerkers ervan. Er ontstaat immers en passant een uitgebreide documentatie. RAIDBOXES lost dit punt op met een interne wiki en vakgroepen in Slack. Zie de alinea "Tools en Meetings".

Opmerking: Bedrijven moeten belangrijke punten over de samenwerking met remote-werknemers schriftelijk vastleggen. Zoals in het arbeidscontract. Dit omvat punten als rechten en plichten, werktijden, maar ook de kwestie van gegevensbescherming en toegang tot klantgegevens.

Presteren thuiswerkers minder?

Het home office wordt door veel bedrijven afgewezen. Omdat het niet in dezelfde mate kan worden gecontroleerd als de werknemers ter plaatse. De ongerustheid over de thuiswerkers die "duimen draaien" is soms groot. Tegelijkertijd zijn er studies die zeggen dat remote-werknemers nog meer verrichten. Want thuis zijn mensen graag ook 's avonds met professionele projecten bezig.

De waarheid moet ergens in het midden liggen. Thuis ben ik geneigd om de hond mee te nemen voor een korte wandeling of om de was op te hangen - daar zijn de pauzes voor. Aan de andere kant valt de afleiding door andere collega's op de werkplek weg. Een punt dat volgens de ervaring niet mag worden onderschat. Bijna elke technische discussie glijdt op een gegeven moment af naar persoonlijk gekibbel. En als iemand me op mijn bureau onderbreekt, begin ik elke keer weer van voren af aan. Remoters kunnen hiervoor een afgeschermd kader vormen.

Werken op kantoor
Alleen onzin in je hoofd? Dat kan ook op kantoor.

Naar mijn mening staat de discussie over waar nu meer of minder gepresteerd wordt, helemaal niet centraal. Het hangt ervan af of mijn medewerkers gemotiveerd zijn - ongeacht waar ze werken. Want op je dooie gemak werken kan zelfs op kantoor. Uiteindelijk is het een kwestie van bedrijfscultuur. Ook hier helpen modellen zoals Holacratieom verantwoordelijk handelen aan te moedigen.

Wie als remoter een activiteit uitvoert die voldoening geeft en gewaardeerd wordt, zal net zo'n grote betrokkenheid tonen. Thuiswerkers zijn vaak zeer loyale werknemers. Omdat ze waarderen wat het bedrijf hen biedt.

Tools en Meetings

De juiste hulpmiddelen zijn nodig om de plaatselijke medewerkers te betrekken bij de werkprocessen. Het hangt af van jouw processen en je bestaande softwarelandschap, die geschikt zijn voor jou. Hier is een kleine selectie:

  • Slack: Slack is een soort chatprogramma voor bedrijven, waarmee medewerkers en teams informatie kunnen uitwisselen. Je kunt het ook gebruiken voor het verzenden van bestanden, het aanmaken van herinneringen, het voeren van groepsgesprekken of het snel opzetten van videoconferenties. Het is geschikt voor zowel snelle kantoorcommunicatie als voor de uitwisseling met remoters of externe specialisten. Bij RAIDBOXES werken we zeer succesvol met Slack.
  • Videoconferencing: We gebruiken Google Hangouts voor videoconferencing, ondanks Slack. Want de kwaliteit bij Slack is niet altijd even goed. Onze vergaderzaal in Münster is uitgerust met de juiste apparatuur zodat we elkaar kunnen zien, maar ook schermen kunnen delen (camera's, microfoons, enz.), Airtame). Hierdoor kunnen de remoters desgewenst aan alle vergaderingen deelnemen.
  • Virtuele vergaderruimtes: We hebben in Google Hangouts virtuele ruimtes ingericht voor elke remote locatie. Ze zijn gemakkelijk toegankelijk via een link in ons WordPress-dashboard. Zo kun je snel een of meer thuiswerkers in "Hamburg", "Maagdenburg" of "Freiburg" ontmoeten.
  • Projectmanagement: Een goed projectmanagement-tool is belangrijk voor elk bedrijf dat in een technische omgeving en met gemengde teams werkt. Ik voer al mijn taken daar in. Zo weten mijn collega's altijd waar ik mee bezig ben. En het helpt me om mezelf te organiseren. We werken momenteel met Zohomaar ook met Trello heb ik goede ervaringen gehad.
  • Redactionele planning: Vooral gedistribueerde content teams moeten goed georganiseerd zijn. De klassieker is hier nog steeds Excel - of Google Sheets als moderne variant. Op het net vind je talloze blauwdrukken voor redactionele plannen.

Een paar woorden over Slack: kanalen voor groepen en thema's zijn een belangrijk instrument om een wildgroei aan informatie te voorkomen. We hebben bijvoorbeeld een kanaal waar we uitloggen en inloggen tijdens de pauzes. En zelfs een "koffiekeuken" voor een praatje. Of een kanaal puur voor marketingonderwerpen. Iedereen kan zelf bepalen waar hij of zij mee wil lezen.

Er zijn nu ook robots waarmee de remote-medewerkers zich kunnen verplaatsen naar de werkplekken van hun collega's om daar virtueel met hen te praten. Zie deze leverancier. We hebben er een tijdje over nagedacht om er een aan te schaffen. Sommige werknemers maakten zich echter zorgen om hun privacy. Daar moet je altijd rekening mee houden, bij alle hulpmiddelen.

dubbele gang
De "Double" in actie. Foto © Double Robotics

Ken je nog andere tools? Hoe tevreden ben je met bovenstaande oplossingen? Voel je vrij om je ervaringen of tips toe te voegen in de commentaren.

Mijn conclusie

Remote werken ofwel werken op afstand brengt meer flexibiliteit voor zowel werknemers als bedrijven, als je rekening houdt met de volgende adviezen:

  • Het duurt een tijdje voordat de juiste processen in werking zijn. In het begin moeten de remoters en de teams ter plaatse voortdurend uitwisselen wat geoptimaliseerd kan worden. De nodige middelen moeten hiervoor beschikbaar zijn.
  • Je hebt goede sociale contacten buiten het werk nodig als je voornamelijk thuis werkt.
  • Informatie in het bedrijf moet voor iedereen vrij toegankelijk zijn.
  • De medewerkers op afstand regelmatig met de kantoorteams vergaderen, naast de virtuele meetings.
  • Het remote-model is niet geschikt voor zeer controlerende zakenmensen.

Ik wens je veel succes met je werk op afstand, of met het opbouwen van een geschikt team.

Heb je vragen over werken op afstand? Gebruik de commentaarfunctie. Wil je op de hoogte blijven van het nieuws rondom WordPress en WooCommerce? Volg ons dan op Twitter, Facebook of via onze Nieuwsbrief.

Verdere bijdragen aan het onderwerp

Hier zijn nog enkele links voor werknemers, bureaus en bedrijven:

Foto's: Alif Pratama, Shridhar Gupta, Damir Kopezhanov

Michael zorgt bij RAIDBOXES voor de gebieden Content en Mental Health. Hij is sinds 2007 actief in de blogger- en de WordPress-Community. Onder andere als mede-organisator van WordPress Events, auteur en Corporate Blog Trainer. Hij houdt er ongelooflijk graag van om te bloggen, professioneel maar ook privé. Michael werkt en schrijft op afstand vanuit het zonnige Freiburg.

Gerelateerde artikelen

Commentaar op dit artikel

Schrijf een opmerking

Je e-mail adres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn met * gemarkeerd.