Ik werk al negen jaar volledig vanuit huis. Eerst als zelfstandige, later als deeltijdwerknemer. Persoonlijk zou ik niet terug naar een kantoor kunnen. Tegelijkertijd ken ik de uitdagingen van het werk op afstand of het tijdelijke thuiskantoor. Een ervaringsbericht voor werknemers, bureaus en bedrijven.

Ik ben sinds april 2019 bij Raidboxes. Natuurlijk voel ik mij aangetrokken door de taak, het zelfstandig werken in het holacratiemodel, het jonge team (ik ben zelf niet meer de jongste) en het start-upkarakter. Ik heb echter om een andere reden besloten bij het bedrijf te gaan werken: Raidboxes stelt me in staat bijna volledig vanuit huis te werken. En dat op een part-time basis. Veel mannen worden nog steeds vreemd aangekeken als ze deze wens uiten.

Voor Torben en Johannes van Raidboxes was dit alles geen probleem, hoewel ook zij zich terdege bewust zijn van de uitdagingen van werken op afstand. Daarover later meer. Er zijn verschillende redenen waarom werknemers en bedrijven kiezen voor het thuiskantoor als werkplek:

• Het team kan geen geschikte specialisten ter plaatse of in de directe omgeving vinden.
• Je wilt bewust vanuit huis werken. Omdat je je daar bijvoorbeeld beter kunt concentreren of flexibeler met tijd om kunt gaan.
• Dit is de enige manier om je privé- en beroepsleven met elkaar te verenigen. Bijvoorbeeld met kleine kinderen of met een tijdrovende reis naar het werk.
• Het bedrijf heeft geen groot kantoor ter plaatse, het wordt volledig remote of vanuit het buitenland geleid.

Natuurlijk is niet elke werkplek geschikt voor het model van werken op afstand. Maar vooral op het gebied van (online) marketing, softwareontwikkeling, ondersteuning of ook verkoop kunnen de meeste klussen goed vanuit huis worden geklaard - mits alle betrokkenen een beetje creativiteit meenemen. Hier zijn de voor- en nadelen van het moderne thuiswerken. Ben je geïnteresseerd in dit onderwerp? Kijk dan eens naar onze andere artikelen:

• De juiste tools voor thuiswerken
• Leiderschap op afstand: Beheer van een bureau, ongeacht de locatie
• Op afstand werken – netwerken en persoonlijke verantwoordelijkheid

Tip: We zoeken nog naar versterking. Word deel van het Raidboxes team - of het nu in Münster is of in het thuiskantoor. Bekijk onze huidige vacatures.

Voordelen van werken op afstand

Wat ik het meest waardeer is de flexibiliteit die het thuiskantoor mij biedt. Ik wilde mijn onafhankelijkheid niet helemaal opgeven. Ik doe dit nu als freelancer naast het deeltijdwerk. Voor mijn tweede baan (ik houd seminars op het gebied van Online Marketing) moet ik vaak reizen. Tegelijkertijd heb ik een dochtertje, voor wie ik op verschillende momenten zorg. Geen van beiden zou mogelijk zijn met een klassieke 9-tot-5-kantoorbaan.

Bovendien werk ik in een heel bijzondere omgeving. Bedrijven die zich richten op WordPress zijn niet om elke hoek te vinden. Het model op afstand geeft me de kans om te werken in de omgeving van mijn voorkeur. En tegelijkertijd kan ik mijn privé- en beroepsleven met elkaar verzoenen.

Afhankelijk van uw persoonlijke situatie zijn er nog andere pluspunten:

• Geconcentreerd werken: Voor mij als creatieve tekstschrijver is dit uiterst belangrijk. Ik reis van tijd tot tijd naar ons kantoor in Münster. Er werkt een zeer betrokken en levendig team. Waar sommige mensen van houden is voor mij soms een hel. Ik heb bijna volledige stilte nodig om te bloggen of aan contentmarketing te doen. Zelfs koptelefoons en dergelijke helpen niet. Het thuiskantoor kan ook een zegen zijn voor hooggevoelige mensen of werknemers met autistische trekken.
• Geen pendelen. Je bespaart jezelf het pendelen. Ik pendelde soms twee uur van en naar het werk. Dat is 10 uur meer vrije tijd per week (omgerekend naar een fulltime baan).
• Gezinstijd: de crèche sluit om 16.00 uur en je partner kan niet overnemen? Bent u een alleenstaande ouder of ziet u uw kinderen alleen op dagelijkse basis? Heb je huisdieren? Dat is vaak gemakkelijker te verenigen met een baan op afstand dan met een traditionele kantoorbaan.
• Privé afspraken: De postbode belt geen twee keer? Een halve dag vrij nemen omdat de watermeter wordt opgenomen of de wasmachine wordt afgeleverd? Even naar de kapper tijdens de pauze? Dit is allemaal gemakkelijker te doen vanuit huis. Maar het mag natuurlijk niet uit de hand lopen en moet goed worden gecoördineerd met je werkgever. Bij Raidboxes hebben we een kanaal waarop onze collega's op afstand kunnen in- en uitloggen voor dergelijke korte pauzes van het scherm. Hierover later meer.
• Kostenbesparing: U kunt zich het dure abonnement op het openbaar vervoer of ontelbare autokilometers besparen als u in het afgelegen model werkt. Anderzijds zijn er natuurlijk extra kosten voor het kantoor aan huis die niet mogen worden onderschat (elektriciteit, water, verwarming, snel internet). U kunt een deel van uw reiskosten aftrekken van uw belastingen, en onder bepaalde omstandigheden kunt u ook het kantoor aan huis aftrekken. Of u kunt een toelage van uw werkgever krijgen.

Met name het laatste punt vereist een exacte berekening. In het algemeen moet je de voors en tegens zorgvuldig afwegen. Want terwijl sommigen de beslotenheid van het thuiskantoor (betere concentratie) toejuichen, hebben anderen de uitwisseling met hun collega's nodig. Alleen dan kunnen ze überhaupt creatief werken.

Tip: Op afstand werken hoeft niet per se vanuit een thuiskantoor te gebeuren. Als u van het model wilt profiteren zonder het contact met uw medemensen te verliezen, kunt u ook een volledige of gedeeltelijke coworking-ruimte huren. Er zijn nu coworking spaces in alle grote steden en gemeenten.

Uitdagingen voor werknemers

"Thuiswerken? Dat zou ik nooit kunnen!". Deze zin hoor ik in bijna elke discussie met vrienden en kennissen. Eén ding is duidelijk: Niet iedereen is geschikt voor dit model. Aan de andere kant kun je wennen aan thuiswerken. Vooral wanneer

• er regelmatige aanwezigheidstijden in het bedrijf zijn.
• je vaak voor je werk naar klanten, leveranciers, congressen, bijscholingen, enz. moet reizen.
• je hebt een compensatie door je tweede baan of bijbaan hebt, waar je sociaal actiever bent.

Dit geldt ook voor mij, al neig ik meer naar een eenling. Zonder de seminars, waar ik met veel verschillende mensen in contact kom, zou het werk voor mij te eenzaam zijn. Evenzo zonder de dagen in het kantoor Raidboxes in Münster.

Ik heb een tijdje in een bedrijf gewerkt dat volledig remote was. Dit betekende dat ik mijn collega's maar ongeveer twee keer per jaar zag - duidelijk te weinig voor mij.

Tip: Je moet zelf uitzoeken waar je pijngrens ligt. Idealiter werk je voor een bedrijf dat je een zekere speelruimte geeft in het aantal dagen dat je op kantoor bent. Tenminste totdat je de juiste balans hebt gevonden.

Natuurlijk helpt het hier als je niet door Europa hoeft te reizen om bij je werkgever te komen. Als je dichter bij je werk woont, gaat de verleiding of de druk omhoog om vaker ter plaatse te zijn dan je lief is. Zoals je kunt zien, moet je langzaam aan een baan op afstand wennen. Vooral omdat je behoeften in de loop der jaren veranderen.

Sommige vragen moet je van tevoren ophelderen:

• Persoonlijke verantwoordelijkheid: Weet u uit eerdere banen of projecten dat u zich kunt richten op een zeer zelfstandige manier van werken? Of heeft u juist iemand aan uw zijde nodig die u voortdurend de werkstappen en taken aanreikt?
• Professionele ontwikkeling: Word je wel genoeg "gezien" als werknemer op afstand? Kun je zonder het geklets op kantoor? Als je ambitieuze plannen hebt voor je carrière, kan dit een probleem zijn.
• Taakverdeling: Bent u goed in briefings via telefoon, chat of e-mail?
• Infrastructuur: Beschik je over het nodige gereedschap en een aparte ruimte voor je kantoor aan huis? Hierover zo meteen meer.
• Bedrijfscultuur: Hebben uw collega's en superieuren al ervaring met werknemers op afstand? Is het al duidelijk welke instrumenten zullen worden gebruikt? Ik zal u later aan enkele van hen voorstellen.
• Financiële regelingen: Wie zal de extra kosten van een kantoor aan huis betalen? Is dit inbegrepen in het (hogere) salaris? Is er een reisbudget waaruit u kunt putten om regelmatig naar het hoofdkwartier van de onderneming te gaan? En om in de buurt te overnachten?

Een ander punt dat heel belangrijk is: Komen jouw sociale contacten vanuit je professionele omgeving? Of is je privé-netwerk sterk genoeg? Geeft je partner je genoeg vrijheid om in jullie huis te werken? Nogal wat remote-werkers onderschatten in het begin hoeveel invloed zo'n baan heeft op hun persoonlijke alledaagse leven.

Tip: Sommige telewerkers werken volledig onafhankelijk van hun locatie, als zogenaamde digitale nomaden. Lees ons interview met Michael Hörnlimann . Hij noemt de voordelen en de hindernissen van deze manier van werken.

Afbakening tussen werk en privéleven

Ik heb mijn beroeps- en privéleven altijd zo strikt mogelijk gescheiden gehouden. In het thuiskantoor is dit onmisbaar - ongeacht of je permanent thuis werkt of af en toe. Alleen met deze scheiding kun je je taken gedaan krijgen. Dit is de enige manier om het gevaar te vermijden dat je 's avonds laat of op je vrije dagen je computer moet aanzetten, of dat je voortdurend beschikbaar bent voor je werkgever. Let vooral op het volgende:

• Communicatie: scheid je kanalen. Gebruik je privécomputer en je eigen smartphone niet voor professionele communicatie.
• Je bureau: Hetzelfde geldt voor je documenten: vliegen werkdocumenten en persoonlijke rekeningen wild om je bureau heen? Geen goed idee.
• Werktijden: Spreek met je werkgever af wanneer je beschikbaar bent en hoe, en wanneer niet. Je hebt tijden en ruimtes in je privé-omgeving nodig waar jij en je gezin niet gestoord worden.
• Beschikbaarheid: Zorg er tegelijkertijd voor dat je daadwerkelijk bereikbaar bent tijdens de afgesproken werktijden. Anders moet je "uitloggen". Werkgevers die geen ervaring op afstand hebben, zullen anders snel achterdochtig worden.
• Niet nu: Toch hebt u meestal vaste slots nodig waarin u geconcentreerd kunt werken. Of je kunt in tools als Slack aangeven dat je bezig bent. Zie de desbetreffende rubriek hieronder.

Videoconferenties en co. geven een diep inkijkje in je privacy. Ook hier is een aparte ruimte binnen jouw vier muren absoluut zinvol.

Zorg er ook voor dat je alleen thuis bent als je werkt. Af en toe is het onvermijdelijk dat je partner of kinderen aanwezig zijn, bijvoorbeeld in geval van ziekte. Hier heb je een goede afstemming voor nodig, maar ook een consistente ruimtelijke scheiding, zodat je toch zinnig kunt werken. Dat is tenminste mijn ervaring.

Meer tips voor het dagelijks leven als thuiswerker:

• Maak een gewoonte van een vaste werkroutine met vaste tijden, alsof je naar een kantoor moet rijden. Dan kun je je beter concentreren op het werk.
• Je hoeft niet per se je eigen werkkamer in te richten. Maar je hebt je eigen ruimte en een echt bureau nodig voor je werk. Net als je werkgever moet je hier aandacht besteden aan de ergonomie.
• Werk in een opgeruimde omgeving. Je moet je comfortabel voelen, maar niet te comfortabel. De bank is geen geschikte plek als thuiskantoor.
• Verhuis je privé-smartphone naar een andere kamer. Het leidt je anders teveel af. Neem daar regelmatig pauzes voor.

Voordelen voor bedrijven

Ik ken veel bedrijven die modern opgezet zijn, maar toch het werken op afstand afwijzen. Ik kom zo bij de redenen hiervoor. Terwijl het model verschillende voordelen heeft:

• Aanwerving: Vooral in de technische wereld is er waarschijnlijk geen bedrijf dat niet wanhopig op zoek is naar geschoolde arbeidskrachten. Openstelling op afstand vergroot het verzorgingsgebied enorm. Vooral voor bedrijven in landelijke gebieden.
• Minder moeite: Nieuwe werknemers hoeven niet meer te verhuizen als ze voor je bedrijf willen werken. Dit maakt het ook mogelijk om eerst een samenwerking te testen.
• Goedkoop werkmodel: werken op afstand kan u veel geld besparen. U hoeft geen extra werkplekken in te richten of zelfs een nieuw kantoor te zoeken wanneer nieuwe werknemers thuis werken.
• Nabijheid van de klant: indien de onderneming in heel Duitsland of Europa actief is: Werknemers op afstand kunnen zich veel dichter bij individuele klanten, leveranciers en nieuwe markten bevinden. Je kunt hier je voordeel mee doen.
• Uitbreiding: Op lange termijn kunnen op deze manier zelfs nieuwe filialen worden opgericht.

Het tekort aan geschoolde arbeidskrachten is waarschijnlijk het belangrijkste punt. Met name kleine bedrijven en startende ondernemingen stellen zich steeds meer open voor werk op afstand, omdat zij anders geen enkele kans zouden hebben om al hun vacatures in te vullen. Het is heel gelijkaardig bij Raidboxes. We vonden sneller werknemers voor belangrijke functies.

Tip: Het houden van goede medewerkers is bijna nog belangrijker en wordt vaak verwaarloosd door bedrijven. Een zeer gewaardeerde collega van ons is om privé-redenen van Münster naar Hamburg verhuisd. Zonder het thuiswerken zouden we haar zeker verloren hebben.

Uitdagingen voor bedrijven

Natuurlijk is een remote-model niet altijd gemakkelijk - zeker niet in het begin. Het kan ook mislukken als het bedrijf of de werknemers er nog niet klaar voor zijn. Waarschijnlijk is de grootste uitdaging om het contact met de collega's thuis te onderhouden:

• Ze moeten zich geïntegreerd voelen in het team. Dat is niet zo makkelijk als het dagelijkse persoonlijke contact weg is.
• Het bedrijf of de directie moet ook een goede band hebben en vooral veel vertrouwen.

Remote-werknemers voelen instinctief aan of deze vertrouwensbasis aan hen gegeven wordt. Ze merken ook op of ze volledig worden geaccepteerd door het team ter plaatse, of dat ze als tweederangs werknemers worden beschouwd, of dat sommigen zelfs jaloers op hen worden. In het thuiskantoor geniet je immers privileges die op kantoor niet gelden. Dit vraagt veel zorg en aandacht van het management. Zij moeten de remote-werknemers en het team goed communiceren welke voordelen het model heeft.

Zo houd je contact met je collega's ter plaatse:

• Aanwezigheidstijden: Thuiswerkers moeten ook af en toe een paar dagen op kantoor te zien zijn. De roulatie kan afhankelijk worden gemaakt van hoe tijdrovend de reis is.
• Sociale activiteiten: Raidboxes organiseert regelmatig gezamenlijke teamevenementen. De moeite om ons remoters hierbij te betrekken is niet gering. Maar Johannes en Torben hebben ingezien dat dit heel belangrijk is voor de integratie.
• Feedbacklussen: telewerkers krijgen de sfeer op kantoor niet mee. Zij hebben ook minder een idee of en hoe hun werk wordt ontvangen. Dit is waar goede feedback belangrijk is. Zie onze 10 tips voor een betere feedbackcultuur.
• Infrastructuur: Welke technieken en hulpmiddelen zijn nodig om samenwerking te laten werken? Dit gaat van systemen voor videoconferenties tot optionele tijdregistratie.

Het belangrijkste voor werknemers op afstand is de toegang tot informatie. Ik volg noch de discussies van mijn collega's op het werk, noch in de koffiekeuken of tijdens de lunchpauze. Daar wordt snel iets uitgelegd of afgesproken dat ik eigenlijk zou moeten weten. In het bedrijf moeten er processen zijn, die belangrijke informatie filteren, documenteren en deze in algemeen toegankelijke kanalen plaatsen. Hier is de hulp van de remoters nodig. Zij kunnen het snelst zien op welke punten belangrijke informatie verloren gaat.

Dit is tijdrovend, maar uiteindelijk hebben alle werknemers er baat bij. Ten slotte wordt onderweg uitgebreide documentatie gemaakt. Raidboxes lost dit punt op met een interne wiki en specialistische groepen in Slack. Zie de paragraaf "Hulpmiddelen en bijeenkomsten".

Opmerking: Bedrijven moeten belangrijke punten over de samenwerking met remote-werknemers schriftelijk vastleggen. Zoals in het arbeidscontract. Dit omvat punten als rechten en plichten, werktijden, maar ook de kwestie van gegevensbescherming en toegang tot klantgegevens.

Presteren thuiswerkers minder?

Het kantoor aan huis wordt door veel bedrijven afgewezen. Dit komt omdat het niet in dezelfde mate gecontroleerd kan worden als de werknemers ter plaatse. De angst voor de remoter die "duimen draait" is op sommige plaatsen groot. Tegelijkertijd zijn er studies die zeggen dat werknemers op afstand juist beter presteren. Mensen werken immers graag 's avonds thuis aan professionele projecten.

De waarheid moet ergens in het midden liggen. Thuis ben ik geneigd om de hond mee te nemen voor een korte wandeling of om de was op te hangen - daar zijn de pauzes voor. Aan de andere kant valt de afleiding door andere collega's op de werkplek weg. Een punt dat volgens de ervaring niet mag worden onderschat. Bijna elke technische discussie glijdt op een gegeven moment af naar persoonlijk gekibbel. En als iemand me op mijn bureau onderbreekt, begin ik elke keer weer van voren af aan. Remoters kunnen hiervoor een afgeschermd kader vormen.

Naar mijn mening staat de discussie over waar meer of minder wordt gewerkt niet centraal. Waar het om gaat is of mijn werknemers gemotiveerd zijn - ongeacht waar ze werken. Want wegduiken en "rustig aan doen" kan ook op kantoor. Uiteindelijk is het een kwestie van bedrijfscultuur. Ook hier helpen modellen als holocratie om autonome actie te bevorderen.

Wie als remoter een activiteit uitvoert die voldoening geeft en gewaardeerd wordt, zal net zo'n grote betrokkenheid tonen. Thuiswerkers zijn vaak zeer loyale werknemers. Omdat ze waarderen wat het bedrijf hen biedt.

Tools en Meetings

De juiste hulpmiddelen zijn nodig om de plaatselijke medewerkers te betrekken bij de werkprocessen. Het hangt af van jouw processen en je bestaande softwarelandschap, die geschikt zijn voor jou. Hier is een kleine selectie:

• Slack: Slack is een soort chattool voor bedrijven, waarmee werknemers en teams informatie kunnen uitwisselen. Je kunt er ook heel snel bestanden mee versturen, herinneringen aanmaken, groepsgesprekken voeren of videoconferenties opzetten. Het is geschikt voor snelle communicatie op kantoor, maar ook voor uitwisseling met telewerkers of externe specialisten. Wij van Raidboxes werken zeer succesvol met Slack.
• Videoconferencing: Wij gebruiken Google Hangouts voor videoconferencing, ondanks Slack . Omdat de kwaliteit niet altijd echt goed is op Slack . Onze vergaderzaal in Münster is uitgerust met de nodige apparatuur zodat we elkaar kunnen zien maar ook schermen kunnen delen (camera's, micro, airtame). Zodat de afstandsbediende aan alle vergaderingen kan deelnemen indien nodig.
• Virtuele vergaderruimtes: We hebben voor elke externe locatie virtuele ruimtes in Google Hangouts opgezet. Ze zijn gemakkelijk toegankelijk via een link in onze WordPress-Dashboard . Zo kun je snel afspreken met een of meer remoters in "Hamburg", "Magdeburg" of "Freiburg".
• Projectbeheer: Een goed projectbeheerinstrument is belangrijk voor elk bedrijf dat in een technische omgeving en met gemengde teams werkt. Ik voer al mijn taken daar in. Op die manier weten mijn collega's altijd waar ik mee bezig ben. En het helpt me met zelf-organisatie. Wij werken momenteel met Zoho, maar ik heb ook goede ervaringen met Trello.
• Redactionele planning: vooral verspreide inhoudteams moeten goed georganiseerd zijn. De klassieker hier is nog altijd Excel - of Google Sheets als moderne variant. Er zijn talloze sjablonen voor redactieplannen te vinden op het web.

Een paar woorden over Slack: Kanalen voor groepen en onderwerpen zijn daar een belangrijk hulpmiddel zodat dingen niet uit de hand lopen. We hebben bijvoorbeeld een kanaal waar we uitloggen en inloggen voor pauzes. En zelfs een "koffiekeuken" voor kleine gesprekken. Of een kanaal puur voor marketingonderwerpen. Iedereen kan zelf beslissen waar hij of zij wil lezen.

Er zijn nu robots waarmee telewerkers naar de werkplekken van hun collega's ter plaatse kunnen gaan en virtueel met hen kunnen praten. Zie deze provider. We hebben even overwogen er een te kopen. Sommige werknemers maakten zich echter zorgen over hun privacy. Over het algemeen moet u hier rekening mee houden, met alle hulpmiddelen.

Ken je nog andere tools? Hoe tevreden ben je met bovenstaande oplossingen? Voel je vrij om je ervaringen of tips toe te voegen in de commentaren.

Mijn conclusie

Remote werken ofwel werken op afstand brengt meer flexibiliteit voor zowel werknemers als bedrijven, als je rekening houdt met de volgende adviezen:

• Het duurt een tijdje voordat de juiste processen in werking zijn. In het begin moeten de remoters en de teams ter plaatse voortdurend uitwisselen wat geoptimaliseerd kan worden. De nodige middelen moeten hiervoor beschikbaar zijn.
• Je hebt goede sociale contacten buiten het werk nodig als je voornamelijk thuis werkt.
• Informatie in het bedrijf moet voor iedereen vrij toegankelijk zijn.
• De medewerkers op afstand regelmatig met de kantoorteams vergaderen, naast de virtuele meetings.
• Het remote-model is niet geschikt voor zeer controlerende zakenmensen.

Ik wens je veel succes bij je baan op afstand, of bij het opbouwen van een overeenkomstig team. Heb je vragen over werken op afstand? Gebruik gerust de commentaarfunctie. Wil je op de hoogte blijven van nieuws over WordPress en WooCommerce ? Volg ons dan op Twitter, Facebook of via onze nieuwsbrief.

Verdere artikelen over dit onderwerp

Hier zijn nog enkele links voor werknemers, bureaus en bedrijven:

• De vacaturepagina van Raidboxes
• Veldverslag: volledig locatie-onafhankelijk werken als digitale nomade
• Belangrijke regels voor het thuiskantoor
• Gids: Werken op afstand en arbeidsrecht
• Voor- en nadelen van het thuiswerk-model
• Tips voor de belastingaftrek van een studeerkamer
• De beste werknemers aantrekken: Hoe je het hart van generatie Y kunt winnen
• Holacratie in actie: 5 stappen naar een high-performance team

Beelden: Alif Pratama, Shridhar Gupta, Damir Kopezhanov