Virtuele bedrijven

Virtuele bedrijven: Hoe je team met succes zonder kantoor kan

Sommigen prediken al jaren dat werken op afstand niet alleen een noodoplossing is voor uitzonderlijke gevallen. Bijvoorbeeld Matt Mullenweg, de medeoprichter van WordPress. Helemaal zonder kantoren kan een kans zijn om productief en succesvol te werken. Wat zit er achter modewoorden als "virtuele bedrijven" of "gedistribueerde bedrijven"? En waar moet je rekening mee houden?

Het jaar 2020 heeft nieuwe afkortingen bekend gemaakt, zoals "WFH" aka Work From Home. Menig bedrijf werd plotseling geconfronteerd met een onderwerp dat tot dan toe genegeerd was: Het moest werken zonder kantoren. Degenen die hier niet op voorbereid waren vielen onverwachts in een diep productiviteitsdal.

Minder micromanagement

Dit gebeurde simpelweg omdat de basis niet eens aanwezig was: Het benodigde gereedschap ontbrak volledig of bleek onvoldoende. Maar het gaat niet alleen om het juiste gereedschap. De manier van werken moet fundamenteel veranderen voor virtuele bedrijven. Hoe taken worden gepland en verdeeld onder werknemers werkt anders. Zogenaamd leiderschap op afstand voor bureaus en bedrijven vraagt om meer vrijheid en meer vertrouwen - en beduidend minder micromanagement.

Sommige van deze bedrijven (en hun managers) verlangen zeker naar de dag waarop ze weer terug kunnen naar "business as usual". Misschien blijft het (incidentele!) kantoor aan huis dan over als een bonus om over op te scheppen in personeelsadvertenties. In de praktijk zullen deze organisaties echter gefixeerd blijven op en geoptimaliseerd worden voor het kantoor en de fysieke aanwezigheid.

Op dat moment is werken op afstand geen erkend alternatief of zelfs maar het duurzamere model, maar de uitzondering en wordt het gezien als een halfbakken kopie van "echt werken" op locatie. Tegelijkertijd wordt gedaan alsof "echt werk" en samenwerking alleen mogelijk is als iedereen op vaste tijden in dezelfde ruimte of tenminste in hetzelfde gebouw is.

Het komt niet eens in hen op dat werken op afstand zijn eigen voordelen heeft. Of dat het model voor sommige taken en beroepsgroepen de betere optie is. Dan lijkt het absurd dat bedrijven er baat bij kunnen hebben om een "gedistribueerd bedrijf" te zijn.

Voorbeeld Automattic: Op afstand door overtuiging

Des te groter is dan de verbazing als succesvolle bedrijven nooit anders zijn georganiseerd. Soms ontstond dit uit noodzaak omdat er in het begin geen budget was voor een kantoor. Maar toen bleef het model omdat het zich bewezen had.

Het beste voorbeeld, naast vele anderen, is het bedrijf achter WordPress.com en WooCommerce: Automattic. Oprichter Matt Mullenweg vertelt graag over hoe "deskundigen" hem probeerden duidelijk te maken dat dit model nooit zou werken met meer dan één of twee dozijn werknemers. Tegenwoordig heeft Automattic bijna 1300 werknemers - en nog steeds geen permanente kantoren.

Automattic Team
Het Automattic team - wereldwijd verspreid

Tot niet zo lang geleden had het bedrijf zelfs zoiets als een in-house coworkingruimte in San Francisco: je kon er terecht om je werk te doen en je collega's te ontmoeten. Maar het werd steeds minder gebruikt. Automattic heeft deze ruimtes dus gered.

Matt Mullenweg kon zich dit jaar bevestigd voelen in wat hij al zo lang predikt: de toekomst van veel bedrijven is een gedecentraliseerde structuur zonder kantoren. "De illusie dat kantoren over werk gaan is voorgoed vernietigd," schreef hij in een blogpost. Uiteindelijk gaat het meer om controle dan om het scheppen van een behulpzame en ondersteunende werkomgeving.

De 5 niveaus van gedistribueerde ondernemingen

Hij heeft een model opgezet voor gedistribueerde of virtuele ondernemingen dat geïnspireerd is op de stadia voor autonome voertuigen. Het is als volgt:

Niveau 0: Afstand is geen optie

Werken op afstand is niet mogelijk omdat je persoonlijk aanwezig moet zijn voor de taak. Denk hierbij aan ambachtslieden, verkopers of zelfs brandweerlieden. Natuurlijk kunnen er situaties en toekomstige ontwikkelingen zijn die dit, althans gedeeltelijk, veranderen. Men denkt aan op afstand bestuurde of semi-autonome robots die helpen bij het bestrijden van branden. Maar bij de huidige stand van zaken is dat niet mogelijk.

Niveau 1: Afstandsbediening is alleen voor noodgevallen

Veel bedrijven bevonden zich op dit niveau vóór de coronavirus pandemie. Werken op afstand zou theoretisch mogelijk zijn, maar er is geen ondersteuning voor. In noodgevallen kunnen werknemers een dag of twee buiten kantoor werken. Maar voor het grootste deel blijft het werk dan liggen. Dit komt ook doordat zelfs basale hulpmiddelen als de eigen e-mail account of agenda slechts met moeite toegankelijk zijn zodra men zich niet meer in het interne kantoornetwerk bevindt.

Fase 2: Afstand is mogelijk, maar alleen als uitzondering

Menig bedrijf moest zich vanwege de pandemie tot dit niveau verheffen: ze werden gedwongen te accepteren dat veel of alle werknemers voor langere tijd op afstand zouden werken. Hiervoor werden passende technische fundamenten gelegd en nieuwe hulpmiddelen zoals Zoom of Microsoft Teams geïntroduceerd.

Maar de processen en denkmodellen zijn nog niet veranderd. In plaats daarvan proberen ze de vroegere manieren van werken over te brengen naar de digitale wereld. Dit werkt ongeveer net zo goed als de "e-paper" versie van een dagblad op een smartphone: het werkt met moeite, maar niet echt goed.

Bij werk op afstand op dit niveau betekent dit: alles blijft synchroon gebeuren en je wordt voortdurend onderbroken. De toezichthouders zijn bezorgd over de productiviteit van hun teams, maar ze veranderen de randvoorwaarden niet. In plaats daarvan moet software ervoor zorgen dat de werknemers daadwerkelijk alleen aan hun projecten werken of dat ze moeten bewijzen dat ze daadwerkelijk "aanwezig" zijn via een webcam die voortdurend aanstaat.

Fase 3: Afstand als kans

Vanaf hier wordt werken buiten kantoor niet meer gezien als een noodoplossing met veel nadelen, maar (ook) als een kans. Je creëert een betere werkomgeving thuis of in een coworkingruimte en het bedrijf beseft hoe waardevol asynchroon werken kan zijn. Communicatie vindt meer schriftelijk plaats. Ook de persoonlijke component speelt een belangrijke rol (zonder pandemische beperkingen): teams komen één of twee weken per jaar bijeen.

Fase 4: Afstand is het nieuwe normaal

Eenmaal hier worden de processen consequent asynchroon. Werkprestaties worden geëvalueerd op basis van resultaten en niet of en hoe lang werknemers op een plek aanwezig zijn. Vertrouwen ontwikkelt zich en wordt de basis van samenwerking. Niet alleen extraverte "luidsprekers" worden gehoord met hun mening, maar iedereen, want er zijn vele manieren om deel te nemen aan discussies.

Bedrijven kunnen getalenteerde werknemers aantrekken die toevallig niet in de buurt van de kantoren wonen of bereid zijn te verhuizen. De thuiskantoren van werknemers zijn meestal beter uitgerust en veel meer gericht op individuele behoeften dan het gemiddelde kantoor. Real-time vergaderingen worden goed voorbereid. Diversiteit wordt ook versterkt omdat ieder zijn werk kan doen op een manier die bij hem of haar past.

Fase 5: Nirwana op afstand

Matt Mullenweg ziet dit als het "nirvana-niveau" dat misschien niet haalbaar is. Het is meer bedoeld als stimulans. Op dit niveau zijn gedistribueerde bedrijven altijd beter, succesvoller en productiever dan hun concurrenten met kantoren. De tevredenheid van de werknemers is maximaal.

Dropbox wordt "Virtual First

In het algemeen hebben bedrijven als Automattic, Buffer of Doist het gemakkelijker omdat ze vanaf het begin hebben vertrouwd op gedistribueerde teams. Ze moesten er wel voor zorgen dat hun model nog steeds zou werken met een groeiend team. Maar de basismanieren van denken en handelen waren al aanwezig.

Het is moeilijker voor bedrijven die moeten veranderen - zoals gebeurde in de loop van de coronavirus pandemie. Enerzijds hebben ze vaak ontdekt dat werken op afstand niet zo slecht is als ze altijd dachten. Aan de andere kant beviel dit gedwongen experiment sommige werknemers ook erg goed.

Dropbox, bijvoorbeeld, stelde in een officiële verklaring dat 90 procent van zijn 2.800 werknemers zich thuis productief voelde en niet wilde terugkeren naar een strikte vijfdaagse werkweek op kantoor. Zeker, ze zagen ook nadelen aan werken op afstand. "Non-stop videoconferenties, constante meldingen en sociaal isolement" worden daar als voorbeelden genoemd.

Dropbox Blog
Dropbox is ook een pionier in het blog over het onderwerp "Werkcultuur".

Matt Mullenweg zou er echter op wijzen dat Dropbox gewoon de stap naar het volgende niveau moet durven zetten. Deze "nadelen" zijn tekenen dat de kantoormentaliteit onveranderd is overgebracht naar de wereld op afstand.

Het lijkt erop dat Dropbox precies daaraan wil werken. Er komen overal ter wereld kantoren met de naam "Dropbox Studios". Daartoe behoren bestaande locaties als San Francisco, Seattle, Austin en Dublin. Maar er komen ook elders "on-demand ruimtes voor teamvergaderingen". In de aankondiging staat:

Daardoor zal Dropbox naar verwachting op termijn een grotere geografische spreiding zien, en zullen teams meer vrijheid hebben om te kiezen waar ze wonen, werken en nieuwe medewerkers vinden

Het bedrijf wil dynamisch aanpassen waar deze "studio's" beschikbaar zijn, afhankelijk van de vraag.

Maar zoals het stappenmodel hierboven al uitlegt, maken organisatorische veranderingen ook deel uit van de nieuwe, plaatsonafhankelijke werkwereld. Dropbox spreekt hier van "niet-lineaire werkdagen". In de toekomst zal het bedrijf alleen "kerntijden voor samenwerking" aanwijzen waar tijdzones elkaar overlappen. Het moedigt zijn werknemers aan om daarnaast hun eigen roosters te ontwerpen. "Dropbox wil prioriteit geven aan impact en resultaten in plaats van gewerkte uren." Het klinkt bijna alsof iemand zich daar heeft ingelezen over Matt Mullenweg ....

Dropbox is ook slechts het laatste voorbeeld uit de techindustrie. Twitter en Square hadden al aangekondigd dat ze tijdelijke thuiskantoren voor onbepaalde tijd zouden toestaan als alternatief. En Facebook's Mark Zuckerberg voorspelde dat 50 procent van zijn werknemers binnen de komende tien jaar op afstand zal werken.

8 tips voor virtuele bedrijven

Maar hoe vind je je weg in de nieuwe wereld van gedistribueerd werken? Het bedrijf achter de Todo-app Todoist heeft in een blogpost acht handige tips verzameld om op afstand beter te kunnen werken:

1. zoek je eigen oplossingen

Alleen omdat een ander bedrijf succesvol is met een bepaald hulpmiddel of een bepaalde manier van werken, hoeft dat niet bij jou en je bedrijf te passen. Kijk altijd naar wat het fundamentele probleem is en zoek dan een oplossing die daarbij past. Voorbeeld in de post: Het bedrijf testte Slack als communicatiekanaal omdat zovelen het gebruikten. Doist vond echter dat het niet goed paste bij zijn wereldwijde team.

2. zet eerst op afstand

In organisaties die vertrouwen op een hybride model vallen telewerkers snel door de mand. Ze worden zowel in de communicatie als in de promotie vergeten. In plaats van werk op afstand alleen mogelijk te maken, moet het actief worden aangemoedigd. Het zou het nieuwe normaal moeten worden.

3. asynchrone communicatie gebruiken

Haar voorbeeld draait vooral om internationale teams. Maar zelfs mensen die niet aan de andere kant van de wereld wonen hebben hun eigen persoonlijke "tijdzones". De een begint vroeg op de dag, de ander werkt liever 's avonds. Sommigen hebben meerdere uren ononderbroken concentratie nodig, anderen werken in korte uitbarstingen.

4. heel gericht synchrone communicatie gebruiken

Niemand beweert dat elke vraag, elk probleem, elke uitdaging via chat kan worden opgelost. Maar in plaats van synchrone communicatie zoals vergaderingen als standaard te beschouwen, moeten ze een goed gepland en voorbereid hulpmiddel zijn voor speciale momenten. Dit geldt bijvoorbeeld voor complexe vragen, noodsituaties of zelfs zodat teamleden elkaar beter kunnen leren kennen.

5. werkprocessen en regels documenteren

Hoe beter je vastlegt hoe iets gedaan moet worden, hoe minder vragen er zullen zijn. Goede documentatie zorgt ook voor minder misverstanden en conflicten in het bureau of bedrijf.

6. wees bedachtzaam bij nieuwe aanwervingen

Niet iedere persoon is geschikt voor een werkomgeving op afstand. Je moet je eigen werk kunnen plannen en meer verantwoordelijkheid hebben. Ook de communicatieve vaardigheden moeten sterk zijn (vooral schriftelijk). Matt Mullenweg, bijvoorbeeld, heeft uitgelegd dat ze bij Automattic geen sollicitatiegesprekken houden, maar sollicitatie chats.

7. vertrouwen is het fundament van alles

Dit is een bijzonder moeilijk punt voor menig leider. Productiviteit is niet wanneer iemand er druk uitziet (bijvoorbeeld zittend aan een bureau op kantoor), maar wanneer er resultaten worden geboekt. Er moet vertrouwen zijn dat werknemers naar beste vermogen aan hun taken werken.

8. negeer de negatieve kanten van werken op afstand niet.

Want het is even duidelijk dat zulke experimenten in het verleden mislukt zijn. Denk aan prominente voorbeelden als Yahoo en IBM. Je moet dus absoluut niet aannemen dat deze kwestie een no-brainer is. Je moet eerder kijken naar wat er in zulke gevallen fout ging en hoe je dat kunt aanpakken. Het is ook belangrijk dat alle betrokken partijen zich bewust zijn van de voor- en nadelen voor hen persoonlijk.

Mijn conclusie voor bureaus en bedrijven

Wat velen nog steeds niet begrijpen: Meer creatieve vrijheid vermindert de productiviteit niet, maar verhoogt hem juist. Zoals verschillende studies hebben aangetoond, werkt "meer geld" als beloning alleen voor heel eenvoudige taken. Zodra mensen ook maar een beetje intellectuele en creatieve inspanning moeten leveren, wordt deze lokroep omgekeerd: Hoe groter de beloning, hoe slechter het resultaat. Zie deze geanimeerde versie van een lezing van Dan Pink:

In het algemeen: Mensen willen goed werk doen, ze willen zichzelf ontwikkelen en ze willen een zelfbepaald leven leiden. Als werken op afstand correct wordt uitgevoerd, kan het een positieve impuls geven aan de productiviteit, tevredenheid en gezondheid van de werknemers. En zoals hierboven vermeld, stellen dergelijke flexibele werkmodellen bedrijven open voor kandidaten die in het verleden niet in aanmerking zouden zijn gekomen.

Virtuele bedrijven: Welke vragen heb je voor Jan?

Gebruik gerust de commentaarfunctie. Wil je op de hoogte blijven van nieuwe artikelen voor bureaus en freelancers? Volg ons dan op Twitter, Facebook of via onze nieuwsbrief.

Bijdragende foto: Olia Danilevich

Vond je het artikel leuk?

Met jouw beoordeling help je ons om onze inhoud nog verder te verbeteren.

Laat een reactie achter

Je e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *.