Virtuele bedrijven

Virtuele bedrijven: Hoe uw team succesvol zonder kantoor kan

Sommigen prediken al jaren dat werken op afstand niet alleen een noodoplossing is voor uitzonderlijke gevallen. Bijvoorbeeld, Matt Mullenweg, de mede-oprichter van WordPress. Helemaal zonder kantoor werken kan een kans zijn om productief en succesvol te werken. Wat zit er achter modewoorden als "virtuele bedrijven" of "gedistribueerde bedrijven"? En waar moet je rekening mee houden?

Het jaar 2020 heeft nieuwe afkortingen bekend gemaakt zoals "WFH" aka Work From Home. Menig bedrijf werd plotseling geconfronteerd met een onderwerp dat tot dan toe was genegeerd: Het moest werken zonder kantoren. Degenen die hier niet op voorbereid waren, kwamen terecht in een diep dal van productiviteit.

Minder micromanagement

Dit gebeurde gewoon omdat de basis niet eens aanwezig was: De nodige instrumenten ontbraken volledig of bleken ontoereikend te zijn. Maar het gaat niet alleen om het juiste gereedschap. De manier van werken moet fundamenteel veranderen voor virtuele bedrijven. Hoe de taken worden gepland en onder de werknemers worden verdeeld, werkt anders. Zogenaamd leiderschap op afstand voor agentschappen en bedrijven vereist meer vrijheid en meer vertrouwen - en beduidend minder micromanagement.

Sommige van deze bedrijven (en hun managers) verlangen vast en zeker naar de dag waarop zij kunnen terugkeren naar "business as usual". Misschien blijft het (occasionele!) kantoor aan huis dan over als een bonus om in personeelsadvertenties over op te scheppen. In de praktijk zullen deze organisaties echter gefixeerd blijven op en geoptimaliseerd blijven voor het kantoor en de fysieke aanwezigheid.

Op dat moment is werken op afstand geen erkend alternatief of zelfs maar het duurzamere model, maar de uitzondering en wordt het gezien als een halfbakken kopie van "echt werken" op locatie. Tegelijkertijd wordt gedaan alsof "echt werk" en samenwerking alleen mogelijk zijn als iedereen op vaste tijden in dezelfde ruimte of althans in hetzelfde gebouw is.

Het komt niet eens in hen op dat werken op afstand zijn eigen voordelen kan hebben. Of dat het model voor sommige taken en beroepsgroepen de betere optie is. Dan lijkt het absurd dat bedrijven er baat bij zouden hebben om een "gedistribueerd bedrijf" te zijn.

Voorbeeld Automattic: Remote door overtuiging

Des te groter is dan ook de verbazing wanneer succesvolle ondernemingen nooit anders zijn georganiseerd. Soms ontstond dit uit noodzaak omdat er in het begin geen budget was voor een bureau. Maar toen bleef het model bestaan omdat het zichzelf had bewezen.

Het beste voorbeeld, naast vele anderen, is het bedrijf achter WordPress.com en WooCommerceAutomattic. Oprichter Matt Mullenweg vertelt graag hoe "deskundigen" hem probeerden wijs te maken dat dit model nooit zou werken met meer dan een of twee dozijn werknemers. Vandaag heeft Automattic bijna 1.300 werknemers - en nog steeds geen permanente kantoren.

Automattic Team
Het Automattic team - wereldwijd verspreid

Tot nog niet zo lang geleden had het bedrijf zelfs zoiets als een interne coworking-ruimte in San Francisco: je kon er terecht om je werk te doen en je collega's te ontmoeten. Maar het werd steeds minder gebruikt. Dus Automattic heeft deze ruimtes gered.

Matt Mullenweg kon zich dit jaar bevestigd voelen in wat hij al zo lang predikt: de toekomst van veel bedrijven is een gedecentraliseerde structuur zonder kantoren. "De illusie dat kantoren over werk gaan is voorgoed vernietigd," schreef hij in een blogpost. Uiteindelijk gaat het meer om controle dan om het creëren van een behulpzame en ondersteunende werkomgeving.

De 5 niveaus van gedistribueerde ondernemingen

Hij heeft een model voor gedistribueerde of virtuele ondernemingen opgezet dat is geïnspireerd op de fasen voor autonome voertuigen. Het is als volgt:

Niveau 0: Afstandsbediening is geen optie

Werken op afstand is niet mogelijk omdat u persoonlijk aanwezig moet zijn voor de taak. Denk hierbij aan ambachtslieden, verkopers of zelfs brandweerlieden. Natuurlijk kunnen er situaties en toekomstige ontwikkelingen zijn die dit, althans gedeeltelijk, veranderen. Men denke aan op afstand bestuurde of semi-autonome robots die helpen branden te bestrijden. Maar zoals de zaken er nu voor staan, is dat niet mogelijk.

Niveau 1: Afstandsbediening is alleen voor noodgevallen

Veel bedrijven bevonden zich op dit niveau vóór de pandemie van het coronavirus. Op afstand werken zou theoretisch mogelijk zijn, maar er is geen ondersteuning voor. In noodgevallen kunnen werknemers een dag of twee buiten het kantoor werken. Maar voor het grootste deel, zal het werk dan ongedaan worden gemaakt. Dit is ook te wijten aan het feit dat zelfs basistools zoals een eigen e-mailaccount of agenda slechts met moeite toegankelijk zijn zodra men zich niet langer in het interne kantoornetwerk bevindt.

Fase 2: afstandsbediening is mogelijk, maar alleen bij wijze van uitzondering

Menig bedrijf heeft zich door de pandemie tot dit niveau moeten verheffen: het werd gedwongen te aanvaarden dat veel of alle werknemers langere tijd op afstand zouden werken. Daartoe werden passende technische grondslagen gelegd en nieuwe instrumenten zoals Zoom of Microsoft Teams ingevoerd.

Maar de processen en denkmodellen zijn nog niet veranderd. In plaats daarvan proberen zij de vroegere werkmethoden over te brengen naar de digitale wereld. Dit werkt ongeveer even goed als de "e-paper" versie van een dagblad op een smartphone: het werkt met moeite, maar niet echt goed.

In het geval van werk op afstand op dit niveau betekent dit dat alles synchroon blijft lopen en dat u voortdurend wordt onderbroken. De supervisors zijn bezorgd over de productiviteit van hun teams, maar zij veranderen de randvoorwaarden niet. In plaats daarvan wordt software verondersteld ervoor te zorgen dat de werknemers daadwerkelijk alleen aan hun projecten werken of dat zij moeten bewijzen dat zij daadwerkelijk "aanwezig" zijn via een webcam die voortdurend aanstaat.

Fase 3: Afstand als kans

Vanaf hier wordt werken buiten een kantoor niet langer gezien als een noodoplossing met veel nadelen, maar (ook) als een kans. Je creëert een betere werkomgeving thuis of in een coworking space en het bedrijf beseft hoe waardevol asynchroon werken kan zijn. Communicatie vindt meer schriftelijk plaats. Ook de persoonlijke component speelt een belangrijke rol (zonder pandemische beperkingen): de teams komen één of twee weken per jaar bijeen.

Fase 4: afstandsbediening is het nieuwe normaal

Eenmaal hier, worden de processen consequent asynchroon. Werkprestaties worden beoordeeld op basis van resultaten en niet of en hoe lang werknemers op één plaats aanwezig zijn. Vertrouwen ontwikkelt zich en wordt de basis van samenwerking. Niet alleen extraverte "luidsprekers" worden met hun mening gehoord, maar iedereen, want er zijn vele manieren om aan discussies deel te nemen.

Bedrijven kunnen getalenteerde werknemers aantrekken die niet toevallig in de buurt van de kantoren wonen of bereid zijn zich elders te vestigen. De thuiskantoren van werknemers zijn meestal beter uitgerust en veel meer gericht op individuele behoeften dan het gemiddelde kantoor. Real-time vergaderingen zijn goed voorbereid. De diversiteit wordt ook versterkt doordat iedereen zijn werk kan doen op een manier die bij hem of haar past.

Stadium 5: Nirvana op afstand

Matt Mullenweg ziet dit als het "nirvana-niveau" dat misschien niet haalbaar is. Het is meer bedoeld als een stimulans. Op dit niveau zijn gedistribueerde bedrijven altijd beter, succesvoller en productiever dan hun concurrenten met kantoren. De tevredenheid van de werknemers is maximaal.

Dropbox wordt "Virtual First

In het algemeen hebben bedrijven als Automattic, Buffer of Doist het gemakkelijker omdat ze vanaf het begin op gedistribueerde teams hebben vertrouwd. Zij moesten er wel voor zorgen dat hun model bleef werken met een groeiend team. Maar de basismanieren van denken en handelen waren al aanwezig.

Het is moeilijker voor bedrijven die moeten veranderen - zoals gebeurde in de loop van de pandemie van het coronavirus. Enerzijds hebben zij vaak ontdekt dat werken op afstand niet zo slecht is als zij altijd dachten. Aan de andere kant was dit gedwongen experiment ook voor sommige werknemers erg plezierig.

Dropbox, bijvoorbeeld, verklaarde in een officiële verklaring dat 90 procent van zijn 2.800 werknemers zich thuis productief voelde en niet terug wilde naar een strikte vijfdaagse werkweek op kantoor. Zeker, zij zagen ook nadelen aan het werken op afstand. "Non-stop videoconferenties, constante meldingen en sociaal isolement" worden daar als voorbeelden genoemd.

Dropbox Blog
Dropbox is ook een pionier op het gebied van "Werkcultuur" in de blog

Matt Mullenweg zou er echter op wijzen dat Dropbox het gewoon moet aandurven om naar het volgende niveau te gaan. Deze "nadelen" zijn tekenen dat de kantoormentaliteit ongewijzigd is overgebracht naar de wereld op afstand.

Het lijkt erop dat Dropbox precies daar aan wil werken. Er komen over de hele wereld kantoren met de naam 'Dropbox Studios'. Daartoe behoren bestaande locaties als San Francisco, Seattle, Austin en Dublin. Maar er zullen ook "on-demand ruimtes voor teamvergaderingen" elders zijn. In de aankondiging staat:

Als gevolg hiervan zal Dropbox naar verwachting in de loop der tijd een grotere geografische spreiding te zien geven, en zullen teams meer vrijheid hebben om te kiezen waar ze wonen, werken en nieuwe medewerkers vinden

Het bedrijf wil dynamisch aanpassen waar deze "studio's" beschikbaar zijn, afhankelijk van de vraag.

Maar zoals het stappenmodel hierboven al uitlegt, maken organisatorische veranderingen ook deel uit van de nieuwe, plaatsonafhankelijke arbeidswereld. Dropbox spreekt hier van "niet-lineaire werkdagen". In de toekomst zal het bedrijf alleen "kerntijden voor samenwerking" aanwijzen waar tijdzones elkaar overlappen. Het moedigt zijn werknemers aan om daarnaast hun eigen roosters te ontwerpen. "Dropbox wil prioriteit geven aan impact en resultaten in plaats van gewerkte uren." Klinkt bijna alsof iemand daar zich heeft ingelezen over Matt Mullenweg...

Dropbox is ook slechts het laatste voorbeeld uit de tech-industrie. Twitter en Square hadden al aangekondigd dat zij tijdelijke thuiskantoren voor onbepaalde tijd zouden toestaan als alternatief. En Mark Zuckerberg van Facebook voorspelde dat 50 procent van zijn werknemers binnen de komende tien jaar op afstand zal werken.

8 tips voor virtuele bedrijven

Maar hoe vind je je weg in de nieuwe wereld van gedistribueerd werken? Het bedrijf achter de Todo-app Todoist heeft in een blogpost acht handige tips op een rijtje gezet om werken op afstand beter te laten verlopen:

1. zoek je eigen oplossingen

Alleen omdat een ander bedrijf succesvol is met een bepaald instrument of een bepaalde manier van werken, hoeft het niet bij u en uw bedrijf te passen. Kijk altijd wat het fundamentele probleem is en zoek dan naar een oplossing die daarbij past. Voorbeeld in de post: Het bedrijf was Slack aan het testen als communicatiekanaal omdat zovelen het gebruikten. Doist vond echter dat het niet goed paste bij zijn wereldwijde team.

2. zet eerst op afstand

In organisaties die op een hybride model vertrouwen, vallen telewerkers snel door de mand. Zij worden vergeten in de communicatie en bij promoties. In plaats van werken op afstand alleen maar mogelijk te maken, moet het actief worden aangemoedigd. Het moet de nieuwe norm worden.

3. gebruik maken van asynchrone communicatie

Haar voorbeeld draait vooral rond internationale teams. Maar zelfs mensen die niet aan de andere kant van de wereld wonen, hebben hun eigen persoonlijke "tijdzones". De een begint vroeg op de dag, de ander werkt liever 's avonds. Sommigen hebben enkele uren ononderbroken concentratie nodig, anderen werken in korte stoten.

4. zeer gericht gebruik te maken van synchrone communicatie

Niemand beweert dat elke vraag, elk probleem, elke uitdaging via chat kan worden opgelost. Maar in plaats van synchrone communicatie zoals vergaderingen als standaard te beschouwen, moeten ze een goed gepland en voorbereid instrument zijn voor speciale momenten. Dit geldt bijvoorbeeld voor complexe vragen, noodsituaties of zelfs om teamleden elkaar beter te leren kennen.

5. werkprocessen en -regels documenteren

Hoe beter je vastlegt hoe iets gedaan moet worden, hoe minder vragen er zullen zijn. Goede documentatie zorgt ook voor minder misverstanden en conflicten in het agentschap of het bedrijf.

6. Wees attent bij nieuwe aanwervingen.

Niet iedere persoon is geschikt voor een werkomgeving op afstand. Je moet je eigen werk kunnen plannen en meer verantwoordelijkheid hebben. Ook de communicatieve vaardigheden moeten sterk zijn (vooral schriftelijk). Matt Mullenweg, bijvoorbeeld, heeft uitgelegd dat ze bij Automattic geen sollicitatiegesprekken houden, maar sollicitatie chats.

7. Vertrouwen is de basis van alles.

Dit is een bijzonder moeilijk punt voor menige leider. Productiviteit is niet wanneer iemand druk lijkt te zijn (bijvoorbeeld zittend aan een bureau op kantoor), maar wanneer resultaten worden geboekt. Er moet vertrouwen zijn dat de werknemers naar beste vermogen aan hun taken werken.

8. Negeer de negatieve kanten van werken op afstand niet

Want het is even duidelijk dat dergelijke experimenten in het verleden zijn mislukt. Denk aan prominente voorbeelden als Yahoo en IBM. U moet er dus geenszins van uitgaan dat deze kwestie een no-brainer is. U moet veeleer nagaan wat er in dergelijke gevallen is misgegaan en hoe u dat kunt aanpakken. Het is ook belangrijk dat alle betrokken partijen zich bewust zijn van de voor- en nadelen voor hen persoonlijk.

Mijn conclusie voor agentschappen en bedrijven

Wat velen nog steeds niet begrijpen: Meer creatieve vrijheid vermindert de productiviteit niet, maar verhoogt die juist. Zoals verschillende studies hebben aangetoond, werkt "meer geld" als beloning alleen voor zeer eenvoudige taken. Zodra mensen ook maar een beetje intellectuele en creatieve inspanning moeten leveren, wordt deze lokroep omgekeerd: Hoe groter de beloning, hoe slechter het resultaat. Bekijk deze geanimeerde versie van een lezing van Dan Pink:

In het algemeen: Mensen willen goed werk doen, zij willen zichzelf ontwikkelen en zij willen een zelfbepaald leven leiden. Als telewerken op de juiste manier wordt geïmplementeerd, kan het een positieve impuls geven aan de productiviteit, tevredenheid en gezondheid van werknemers. En zoals hierboven vermeld, bieden dergelijke modellen voor flexibele arbeid bedrijven de mogelijkheid kandidaten aan te trekken die in het verleden niet in aanmerking zouden zijn genomen.

Virtuele bedrijven: Welke vragen heb je voor Jan?

Voel je vrij om de commentaarfunctie te gebruiken. U wilt op de hoogte blijven van nieuwe artikels voor agentschappen en freelancers? Volg ons dan op Twitter, Facebook of via onze nieuwsbrief.

Foto bijdrage: Olia Danilevich

Vond je het artikel leuk?

Met jouw beoordeling help je ons om onze inhoud nog verder te verbeteren.

Laat een reactie achter

Je e-mailadres wordt niet gepubliceerd.