Virtuele bedrijven: Hoe jouw team het zonder kantoor kan stellen

Jan Tissler
9 Min.
Virtuele bedrijven

Sommigen prediken al jaren dat extern werk is niet alleen een noodoplossing voor uitzonderlijke gevallen. Bijvoorbeeld Matt Mullenweg, de medeoprichter van WordPress . Zonder kantoren kan het een kans zijn om productief en succesvol te werken. Wat zit er achter steekwoorden als "virtuele bedrijven" of "gedistribueerde bedrijven"? En wat moet je in gedachten houden?

Het jaar 2020 heeft nieuwe afkortingen geïntroduceerd zoals "WFH" aka Work From Home. Menig bedrijf werd plotseling geconfronteerd met een onderwerp dat tot dan toe werd genegeerd: Het moest werken zonder kantoren. Degenen die er niet op voorbereid waren, vielen onverwacht in een diepe productiviteitsgang.

Minder micromanagement

Dit gebeurde eenvoudigweg omdat zelfs de basis niet beschikbaar was: De nodige hulpmiddelen volledig ontbraken of onvoldoende bleken te zijn. Maar het gaat niet alleen om het juiste gereedschap. De manier waarop virtuele bedrijven werken moet fundamenteel veranderen. Hoe taken worden gepland en verdeeld onder de medewerkers werkt anders. De zogenaamde afstandsbestuur Voor agentschappen en bedrijven is meer vrijheid en meer vertrouwen nodig - en aanzienlijk minder micromanagement.

Sommige van deze bedrijven (en hun managers) verlangen zeker naar de dag waarop ze kunnen terugkeren naar "business as usual". Misschien blijft het (af en toe!) thuiskantoor dan als bonus over om op te scheppen in personeelsadvertenties. In de praktijk zullen deze organisaties echter gefocust en geoptimaliseerd blijven op het kantoor en de fysieke aanwezigheid.

Werken op afstand is op dat moment geen erkend alternatief of zelfs maar het duurzamere model, maar de uitzondering en wordt gezien als een halfvolle kopie van "echt werk" ter plaatse. Tegelijkertijd doet men alsof "echt werk" en samenwerking alleen mogelijk is als alle personen zich op vaste tijden in dezelfde ruimte of in ieder geval in hetzelfde gebouw bevinden.

Het komt niet eens in je op dat werken op afstand... zijn eigen verdiensten had kunnen zijn. Of dat het model de betere optie is voor sommige taken en beroepsgroepen. Dan lijkt het absurd dat bedrijven kunnen profiteren van het feit dat ze een "Distributed Company" zijn.

Voorbeeld Automatisch: Op afstand door veroordeling

Des te verbazingwekkender is het dat succesvolle bedrijven nooit anders zijn georganiseerd. Soms was dit noodzakelijk, omdat er in het begin geen budget was voor een kantoor. Maar toen bleef het bij het model omdat het zich had bewezen.

Het beste voorbeeld onder vele anderen is het bedrijf achter WordPress .com en WooCommerceAutomatisch. Oprichter Matt Mullenweg praat graag over hoe "professionals" hem wilden laten begrijpen dat dit model nooit met meer dan een dozijn of twee medewerkers zou werken. Vandaag de dag heeft Automattic bijna 1.300 medewerkers - en nog steeds geen vast kantoor.

WordPress  Automatisch team
Het Automattic-team - wereldwijd verspreid

Tot niet zo lang geleden had het bedrijf zelfs zoiets als een eigen coworkingruimte in San Francisco: je kon erheen gaan om je werk te doen en je collega's te ontmoeten. Maar het werd steeds minder gebruikt. Dus Automatisch opgeslagen deze kamers een.

Dit jaar kon Matt Mullenweg zich bevestigd voelen in wat hij al zo lang predikt: De toekomst van veel bedrijven is een decentrale structuur zonder kantoren. "De illusie dat kantoren over werk gaan, wordt voor altijd vernietigd." hij schreef in een blogpost. Uiteindelijk gaat het meer om controle dan om het creëren van een behulpzame en ondersteunende werkomgeving.

De 5 niveaus van de gedistribueerde ondernemingen

Zij heeft een model voor gedistribueerde of virtuele ondernemingen opgesteld dat gebaseerd is op de fasen voor autonome voertuigen. Het luidt als volgt:

Niveau 0: Afstandsbediening is geen optie

Werken op afstand is niet mogelijk, omdat je voor de taak aanwezig moet zijn. Men denkt hier aan ambachtslieden, verkopers of zelfs brandweermannen. Natuurlijk kunnen er situaties en toekomstige ontwikkelingen zijn die daar in ieder geval gedeeltelijk verandering in brengen. Denk aan op afstand bediende of semi-autonome robots die helpen bij het bestrijden van branden. Maar zoals de zaken er nu voorstaan, is dat niet mogelijk.

Niveau 1: Afstandsbediening is alleen voor noodgevallen

Veel bedrijven bevonden zich op dit niveau voor de coronaviruspandemie. Werken op afstand zou theoretisch mogelijk zijn, maar er is geen ondersteuning voor. In geval van nood kunnen medewerkers zelfs een dag of twee buiten het kantoor werken. Maar meestal zal het werk dan stoppen. Dit komt mede doordat zelfs basistools zoals uw eigen e-mailaccount of agenda moeilijk toegankelijk zijn als u zich niet meer in het interne kantoornetwerk bevindt.

Niveau 2: Afstandsbediening is mogelijk, maar alleen bij uitzondering

Veel bedrijven moesten vanwege de pandemie tot dit niveau stijgen: ze werden gedwongen te accepteren dat veel of alle werknemers lange tijd op afstand zouden werken. Om dit te bereiken werd de technische basis gelegd en werden nieuwe tools zoals Zoom en Microsoft Teams geïntroduceerd.

Maar de processen en denkmodellen zijn nog niet veranderd. In plaats daarvan wordt een poging gedaan om de voorgaande werkmethoden over te brengen naar de digitale wereld. Dat werkt net zo goed als de "e-paper" versie van een dagblad op een smartphone: het werkt met moeite, maar niet echt goed.

In het geval van werk op afstand op dit niveau betekent dit dat alles synchroon blijft verlopen en dat je voortdurend wordt onderbroken. Supervisors maken zich zorgen over de productiviteit van hun teams, maar dit betekent niet dat ze de randvoorwaarden veranderen. In plaats daarvan moet de software ervoor zorgen dat de medewerkers daadwerkelijk alleen aan hun projecten werken, of je moet bewijzen dat je daadwerkelijk "aanwezig" bent via een webcam die constant aanstaat.

Niveau 3: Afstandelijk als een kans

Vanaf hier wordt het werken buiten een kantoor niet langer gezien als een noodoplossing met veel nadelen, maar (ook) als een kans. Men creëert een betere werkomgeving thuis of in een coworkingruimte en het bedrijf realiseert zich hoe waardevol asynchroon werken kan zijn. De communicatie verloopt meer schriftelijk. Ook de persoonlijke component speelt een belangrijke rol (zonder beperkt te worden door een pandemie): teams komen één of twee weken per jaar samen.

Niveau 4: Afstandsbediening is de nieuwe normale

Eenmaal hier zijn de processen consequent asynchroon. De werkprestaties worden beoordeeld op basis van de resultaten en niet op basis van de vraag of en hoe lang de medewerkers op een locatie aanwezig zijn. Vertrouwen ontwikkelt zich en wordt de basis voor samenwerking. Niet alleen extraverte "sprekers" worden gehoord met hun mening, maar iedereen, want er zijn vele manieren om deel te nemen aan discussies.

Bedrijven kunnen getalenteerde mensen aantrekken Winnende medewerkersdie niet toevallig in de buurt van de kantoren wonen of bereid zijn te verhuizen. De thuiskantoren van de werknemers zijn meestal beter uitgerust en veel meer afgestemd op individuele behoeften dan een gemiddeld kantoor. Vergaderingen in real time zijn goed voorbereid. Diversiteit wordt ook versterkt omdat elke persoon zijn of haar werk kan doen zoals het hem of haar uitkomt.

Niveau 5: Verre Nirvana

Matt Mullenweg ziet dit als de "nirvana fase" die wellicht niet haalbaar is. Het is eerder bedoeld als een stimulans. Op dit niveau zijn gedistribueerde bedrijven altijd beter, succesvoller en productiever dan hun concurrenten met kantoren. De werknemerstevredenheid is maximaal.

Dropbox wordt "Virtual First".

Over het algemeen hebben bedrijven als Automattic, Buffer of Doist het makkelijker omdat ze vanaf het begin hebben vertrouwd op gedistribueerde teams. Ze moesten ervoor zorgen dat hun model nog steeds met een groeiend team zou werken. Maar de fundamentele manieren van denken en handelen waren er al.

Het zal moeilijker zijn voor bedrijven die moeten omschakelen - zoals het geval is met de Coronaviruspandemie gebeurd is. Ten eerste vonden ze vaak dat werken op afstand niet zo erg is als ze altijd dachten. Aan de andere kant vonden sommige medewerkers dit geforceerde experiment ook erg leuk.

Bijvoorbeeld, Dropbox in een formele mededeling dat 90 procent van de 2800 werknemers zich productief voelde thuis en niet terug wilde keren naar een strikte vijfdaagse werkweek op kantoor. Toegegeven, ze zagen ook nadelen in het werken op afstand. "Ononderbroken videoconferenties, constante waarschuwingen en sociaal isolement" worden als voorbeelden aangehaald.

Dropbox Blog
Dropbox is ook een pionier in de blog over het onderwerp "Work Culture".

Matt Mullenweg wijst er echter op dat Dropbox gewoon naar het volgende niveau moet durven gaan. Deze "nadelen" zijn een teken dat de manier van denken op kantoor onveranderd is overgegaan naar de verre wereld.

Het lijkt erop dat Dropbox er precies aan wil werken. Er zullen dus overal ter wereld kantoren zijn die "Dropbox Studios" heten. Dit omvat bestaande locaties zoals San Francisco, Seattle, Austin of Dublin. Maar er zullen ook "kamers op afroep voor teamvergaderingen" elders zijn. In de mededeling staat

Als gevolg hiervan wordt verwacht dat Dropbox in de loop van de tijd meer geografisch verspreid raakt, waardoor teams meer vrijheid krijgen om te kiezen waar ze wonen, werken en nieuwe medewerkers vinden.

Waar deze "studio's" beschikbaar zijn, wil het bedrijf zich dynamisch aanpassen aan de vraag.

Maar zoals het bovenstaande stapsgewijze model uitlegt, maken organisatorische veranderingen ook deel uit van de nieuwe, locatie-onafhankelijke wereld van het werk. Dropbox spreekt hier van "niet-lineaire werkdagen". In de toekomst zal het bedrijf alleen nog "kernuren van de samenwerking" bepalen waar de tijdzones elkaar overlappen. Zij moedigt haar medewerkers aan om hun eigen schema's te maken, weg van dit alles. "Dropbox wil de impact en de resultaten voorrang geven op de gewerkte uren." Klinkt alsof iemand naar Matt Mullenweg is gegaan...

Dropbox is ook slechts het laatste voorbeeld uit de tech industrie. Twitter en Square hadden al aangekondigd dat ze het gebruik van tijdelijke thuiskantoren als onbeperkt alternatief zouden toestaan. En Mark Zuckerberg van Facebook voorspelde dat 50 procent van zijn medewerkers de komende tien jaar op afstand zal werken.

8 tips voor virtuele bedrijven

Maar hoe vind je je weg in de nieuwe wereld van het verdeelde werk? Het bedrijf achter de Todo-App Todoist heeft in een blogpost gepubliceerd acht nuttige tips opgesteldom Remote Work beter te laten werken:

1. uw eigen oplossingen vinden

Het feit dat een ander bedrijf succesvol is met een bepaalde tool of manier van werken betekent niet noodzakelijkerwijs dat het bij u en uw bedrijf past. Kijk altijd naar wat het basisprobleem is en zoek dan naar een oplossing die past. Voorbeeld in de post: Het bedrijf testte Slack als een communicatiekanaal omdat zoveel mensen er gebruik van maken. Doist vond echter dat het niet geschikt was voor zijn wereldwijde team.

2. ingesteld op "Remote First".

In organisaties die vertrouwen op een hybride model, vallen telewerkers snel door de mazen van het net. Ze worden vergeten als het gaat om communicatie en promotie. In plaats van alleen maar werk op afstand mogelijk te maken, moeten ze actief worden gepromoot. Het zou de nieuwe norm moeten worden.

3. gebruik maken van asynchrone communicatie

Hun voorbeeld gaat vooral over internationale teams. Maar zelfs mensen die niet over de hele wereld verspreid zijn, hebben hun eigen persoonlijke "tijdzones". Sommige mensen beginnen vroeg op de dag, anderen werken liever 's avonds. Sommigen hebben enkele uren onafgebroken concentratie nodig, sommigen werken in korte ploegendiensten.

4. zeer specifiek gebruik maken van synchrone communicatie

Niemand beweert dat elke vraag, elk probleem, elke uitdaging via chat kan worden opgelost. Maar in plaats van synchrone communicatie zoals vergaderingen als standaard te beschouwen, zouden ze een goed gepland en voorbereid instrument moeten zijn voor speciale momenten. Dit geldt bijvoorbeeld voor complexe vragen, noodsituaties of om teamleden te helpen elkaar beter te leren kennen.

5. documentwerkstromen en -regels

Hoe beter je vastlegt hoe iets moet worden gedaan op een manier die voor iedereen begrijpelijk is, hoe minder vragen er zullen zijn. Goede documentatie zorgt ook voor minder misverstanden en conflicten in het bureau of bedrijf.

6. Wees voorzichtig bij het aannemen van nieuw personeel

Niet iedereen is geschikt voor een werkomgeving op afstand. Je moet je eigen werk kunnen plannen en meer verantwoordelijkheid kunnen nemen. Ook moeten de communicatievaardigheden sterk zijn (vooral schriftelijk). Matt Mullenweg heeft bijvoorbeeld uitgelegd dat ze bij Automattic geen sollicitatiegesprekken voeren, maar sollicitatiegesprekken.

7. vertrouwen is de basis van alles

Dit is een bijzonder moeilijk punt voor menig leider. Productiviteit is niet wanneer iemand het druk heeft (bijvoorbeeld zittend aan een bureau op kantoor), maar wanneer er resultaten worden geboekt. Er moet vertrouwen zijn dat de werknemers hun werk zo goed mogelijk doen.

8. negeer de negatieve kanten van werken op afstand niet.

Want het is evenzeer duidelijk dat dergelijke experimenten in het verleden hebben gefaald. Denk aan prominente voorbeelden zoals Yahoo en IBM. U moet er dus geenszins van uitgaan dat dit onderwerp een uitgemaakte zaak is. Je zou eerder moeten kijken naar wat er in zulke gevallen fout is gegaan en hoe je dat kunt tegengaan. Het is ook belangrijk dat alle betrokken partijen op de hoogte zijn van de voor- en nadelen voor hen. persoonlijk op de hoogte zijn.

Mijn conclusie voor agentschappen en bedrijven

Wat velen nog steeds niet begrijpen: Meer ontwerpvrijheid vermindert de productiviteit niet, maar verhoogt deze juist. Zoals verschillende studies hebben aangetoond, werkt "meer geld" als beloning alleen voor zeer eenvoudige taken. Zodra mensen zich ook maar een beetje intellectueel en creatief moeten inspannen, verandert dit kunstaas in zijn tegendeel: Hoe groter de beloning, hoe slechter het resultaat. Zie deze geanimeerde versie van een lezing van Dan Pink:

YouTube

Door de video te laden, accepteer je het privacybeleid van YouTube.
Kom meer te weten

Laad video

PGlmcmFtZSB3aWR0aD0iNTYwIiBoZWlnaHQ9IjMxNSIgc3JjPSJodHRwczovL3d3dy55b3V0dWJlLW5vY29va2llLmNvbS9lbWJlZC91NlhBUG51RmpKYyIgZnJhbWVib3JkZXI9IjAiIGFsbG93PSJhY2NlbGVyb21ldGVyOyBhdXRvcGxheTsgY2xpcGJvYXJkLXdyaXRlOyBlbmNyeXB0ZWQtbWVkaWE7IGd5cm9zY29wZTsgcGljdHVyZS1pbi1waWN0dXJlIBhbGxvd2Z1bxzY3JlZW49II+PC9pZnJhbWU+

In het algemeen: mensen willen goed werk doen, ze willen zichzelf ontwikkelen en ze willen een zelfbepaald leven leiden. Als het werk op afstand correct wordt uitgevoerd, kan het een positieve impuls geven aan de productiviteit, de tevredenheid en de gezondheid van de werknemers. En, zoals gezegd, stellen dergelijke flexibele werkmodellen bedrijven open voor kandidaten die niet eerder in aanmerking zouden zijn genomen.

Virtuele bedrijven: Welke vragen heb je voor Jan?

Voel je vrij om de commentaarfunctie te gebruiken. Wilt u op de hoogte blijven van nieuwe artikelen voor agentschappen en freelancers? Volg ons dan op TwitterFacebook of via onze Nieuwsbrief.

Afbeelding: Olia Danilevich

Jan is een online journalist en digitale-uitgeverij-specialist met meer dan 20 jaar professionele ervaring. Bedrijven boeken hem als auteur, adviseur of hoofdredacteur. Hij is tevens de oprichter en een van de redacteuren van het UPLOAD magazine. Fotograaf auteursfoto: Patrick Lux.

Commentaar op dit artikel

Schrijf een opmerking

Je e-mail adres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn met * gemarkeerd.