Virtuele bedrijven: Hoe jouw team het zonder kantoor kan stellen

Jan Tissler
9 Min.
Virtuele bedrijven

Sommigen prediken al jaren dat werken op afstand niet alleen een noodoplossing is voor uitzonderlijke gevallen. Neem Matt Mullenweg, medeoprichter van WordPress . Helemaal zonder kantoor werken kan een kans zijn om productief en succesvol te werken. Wat zit er achter modewoorden als "virtuele bedrijven" of "gedistribueerde bedrijven"? En wat moet je in gedachten houden?

Het jaar 2020 heeft nieuwe acroniemen geïntroduceerd zoals "WFH" aka Work From Home. Menig bedrijf werd plotseling geconfronteerd met een probleem dat tot dan toe was genegeerd: Het moest werken zonder kantoren. Degenen die hier niet op voorbereid waren, kwamen terecht in een diep dal van productiviteit.

Minder micromanagement

Dit gebeurde gewoon omdat de basis niet eens aanwezig was: De nodige instrumenten ontbraken volledig of bleken ontoereikend te zijn. Maar het gaat niet alleen om het juiste gereedschap. De manier van werken moet fundamenteel veranderen voor virtuele bedrijven. De manier waarop taken worden gepland en onder de werknemers verdeeld, werkt anders. Zogenaamd leiderschap op afstand voor agentschappen en bedrijven vereist meer vrijheid en meer vertrouwen - en beduidend minder micromanagement.

Sommige van deze bedrijven (en hun managers) verlangen vast en zeker naar de dag waarop zij kunnen terugkeren naar "business as usual". Misschien blijft het (occasionele!) kantoor aan huis dan over als een bonus om in personeelsadvertenties over op te scheppen. In de praktijk zullen deze organisaties echter gefixeerd blijven op en geoptimaliseerd blijven voor het kantoor en de fysieke aanwezigheid.

Werken op afstand is op dat moment geen erkend alternatief of zelfs maar het duurzamere model, maar de uitzondering en wordt gezien als een halfbakken kopie van "echt werken" op locatie. Tegelijkertijd wordt gedaan alsof "echt werk" en samenwerking alleen mogelijk zijn als iedereen op vaste tijden in dezelfde ruimte of althans in hetzelfde gebouw is.

Het komt niet eens in hen op dat werken op afstand zijn eigen voordelen kan hebben. Of dat het model de betere optie is voor sommige taken en beroepen. Dan lijkt het absurd dat bedrijven er baat bij hebben om een "verdeeld bedrijf" te zijn.

Voorbeeld Automattic: Remote door overtuiging

Des te groter is dan de verbazing wanneer succesvolle bedrijven nooit anders zijn georganiseerd. Soms ontstond dit uit noodzaak, omdat er aanvankelijk geen budget was voor een bureau. Maar toen bleef het model bestaan omdat het zichzelf had bewezen.

Het beste voorbeeld onder vele anderen is het bedrijf achter WordPress .com en WooCommerceAutomattic. Oprichter Matt Mullenweg vertelt graag hoe "deskundigen" hem probeerden wijs te maken dat dit model nooit zou werken met meer dan een of twee dozijn werknemers. Vandaag heeft Automattic bijna 1.300 werknemers - en nog steeds geen permanente kantoren.

WordPress  Automattic Team
Het Automattic team - wereldwijd verspreid

Tot niet zo lang geleden had het bedrijf zelfs zoiets als een in-house coworking space in San Francisco: je kon er terecht om je werk af te krijgen en je collega's te ontmoeten. Maar het werd steeds minder gebruikt. Dus Automattic heeft die ruimtes bewaard.

Matt Mullenweg zou zich dit jaar gesterkt kunnen voelen in wat hij al zo lang verkondigt: de toekomst van veel bedrijven is een gedecentraliseerde structuur zonder kantoren. "De illusie dat kantoren over werk gaan, is voorgoed aan diggelen," schreef hij in een blogbericht. Uiteindelijk gaat het in kantoren meer om controle dan om het creëren van een behulpzame en ondersteunende werkomgeving.

De 5 niveaus van gedistribueerde ondernemingen

Hij heeft een model voor gedistribueerde of virtuele ondernemingen opgezet dat is gemodelleerd naar de stadia voor autonome voertuigen. Het is als volgt:

Niveau 0: Afstandsbediening is geen optie

Werken op afstand is niet mogelijk, want je moet persoonlijk aanwezig zijn voor de taak. Men denkt hier aan ambachtslieden, verkopers of zelfs brandweerlui. Natuurlijk kunnen er zich situaties en toekomstige ontwikkelingen voordoen die hier, althans gedeeltelijk, verandering in brengen. Men denke aan op afstand bestuurde of semi-autonome robots die helpen branden te bestrijden. Maar vanaf vandaag, is dat niet mogelijk.

Niveau 1: Afstandsbediening is alleen voor noodgevallen

Veel bedrijven bevonden zich op dit niveau vóór de pandemie van het coronavirus. Op afstand werken zou theoretisch mogelijk zijn, maar er is geen ondersteuning voor. In noodgevallen kunnen werknemers misschien een dag of twee buiten het kantoor werken. Maar voor het grootste deel, is dat wanneer het meeste werk zal mislukken. Dit is ook te wijten aan het feit dat zelfs basistools zoals de eigen e-mailaccount of agenda slechts met moeite toegankelijk zijn zodra men zich niet meer in het interne kantoornetwerk bevindt.

Fase 2: afstandsbediening is mogelijk, maar alleen in uitzonderlijke gevallen

Menig bedrijf heeft zich door de pandemie tot dit niveau moeten verheffen: het heeft moeten aanvaarden dat veel of al zijn werknemers gedurende langere tijd op afstand zullen werken. Daartoe werden de passende technische grondslagen gelegd en werden nieuwe instrumenten zoals Zoom of Microsoft Teams ingevoerd.

De processen en denkmodellen zijn echter nog niet veranderd. In plaats daarvan proberen zij de vroegere werkmethoden over te brengen naar de digitale wereld. Dit werkt ongeveer even goed als de "e-paper" versie van een dagblad op een smartphone: het werkt met moeite, maar niet echt goed.

In het geval van werk op afstand op dit niveau betekent dit dat alles synchroon blijft lopen en dat u voortdurend wordt onderbroken. De toezichthouders zijn bezorgd over de productiviteit van hun teams, maar veranderen de randvoorwaarden om die reden niet. In plaats daarvan moet software ervoor zorgen dat de werknemers daadwerkelijk alleen maar aan hun projecten werken, of moet je bewijzen dat je daadwerkelijk "aanwezig" bent via een webcam die constant aanstaat.

Fase 3: Afstand als kans

Vanaf hier wordt werken buiten een kantoor niet langer gezien als een noodoplossing met veel nadelen, maar (ook) als een kans. Je creëert een betere werkomgeving thuis of in een coworking space en het bedrijf erkent hoe waardevol asynchroon werken kan zijn. Communicatie vindt meer schriftelijk plaats. Ook de persoonlijke component speelt een belangrijke rol (zonder pandemische beperkingen): de teams komen één of twee weken per jaar bijeen.

Fase 4: afstandsbediening is het nieuwe normaal

Eenmaal hier, worden de processen consequent asynchroon. Werkprestaties worden beoordeeld op basis van resultaten en niet of en hoe lang werknemers op één plaats aanwezig zijn. Vertrouwen ontwikkelt zich en wordt de basis van samenwerking. Niet alleen extraverte "luidruchtigen" worden met hun mening gehoord, maar iedereen, want er zijn vele manieren om aan discussies deel te nemen.

Bedrijven kunnen getalenteerde werknemers aantrekken die niet toevallig in de buurt van de kantoren wonen of bereid zijn te verhuizen. De thuiskantoren van werknemers zijn vaak beter uitgerust en veel meer gericht op individuele behoeften dan het gemiddelde kantoor. Real-time vergaderingen zijn goed voorbereid. De diversiteit wordt ook versterkt doordat iedereen zijn werk kan doen op een manier die bij hem of haar past.

Niveau 5: Nirvana op afstand

Matt Mullenweg ziet dit als het "nirvana stadium" dat misschien niet haalbaar is. Het is meer bedoeld als een stimulans. Op dit niveau zijn gedistribueerde bedrijven altijd beter, succesvoller en productiever dan hun concurrenten met kantoren. De tevredenheid van de werknemers is maximaal.

Dropbox wordt "Virtual First"

In het algemeen hebben bedrijven als Automattic, Buffer of Doist het gemakkelijker omdat ze vanaf het begin op gedistribueerde teams vertrouwden. Zij moesten er wel voor zorgen dat hun model bleef werken met een groeiend team. Maar de basismanieren van denken en handelen waren al aanwezig.

Het is moeilijker voor bedrijven die zich moeten aanpassen - zoals gebeurde in de nasleep van de pandemie van het coronavirus. Enerzijds kwamen zij er vaak achter dat werken op afstand niet zo slecht was als zij altijd hadden gedacht. Anderzijds heeft dit gedwongen experiment ook menig werknemer tevreden gesteld.

Dropbox, bijvoorbeeld, onthulde in een officiële verklaring dat 90 procent van zijn 2.800 werknemers zich thuis productief voelde en niet terug wilde naar een strikte vijfdaagse werkweek op kantoor. Zeker, ze zagen ook nadelen aan het werken op afstand. "Non-stop videoconferenties, constante meldingen en sociaal isolement" worden daar als voorbeelden genoemd.

Dropbox Blog
Dropbox is ook een pionier in de blog over het onderwerp "Werkcultuur".

Matt Mullenweg zou er echter op wijzen dat Dropbox het gewoon moet aandurven om naar het volgende niveau te gaan. Deze "nadelen" zijn tekenen dat de kantoormentaliteit ongewijzigd is overgebracht naar de wereld op afstand.

Het lijkt erop dat Dropbox precies daar aan wil werken. Er komen over de hele wereld kantoren met de naam 'Dropbox Studios'. Dit omvat eerdere locaties zoals San Francisco, Seattle, Austin of Dublin. Maar er komen ook "on-demand spaces for team meetings" elders. In de aankondiging staat:

Als gevolg hiervan zal Dropbox naar verwachting in de loop der tijd een grotere geografische spreiding te zien geven, en zullen teams meer vrijheid hebben om te kiezen waar ze wonen, werken en nieuwe medewerkers vinden

Het bedrijf is van plan de locatie van deze "studio's" dynamisch aan te passen aan de vraag.

Maar zoals het trapsgewijze model hierboven uitlegt, maken organisatorische veranderingen ook deel uit van de nieuwe, plaatsonafhankelijke wereld van het werk. Dropbox spreekt hier van "niet-lineaire werkdagen". In de toekomst zal het bedrijf alleen "kerntijden voor samenwerking" aanwijzen waar tijdzones elkaar overlappen. Het moedigt zijn werknemers aan om los daarvan hun eigen roosters te ontwerpen. "Dropbox wil op deze manier prioriteit geven aan impact en resultaten in plaats van aan gewerkte uren." Klinkt bijna alsof iemand daar slim is geweest met Matt Mullenweg ....

Dropbox is ook maar het laatste voorbeeld uit de tech-industrie. Twitter en Square hadden al aangekondigd dat zij tijdelijke kantoren aan huis voor onbepaalde tijd zouden toestaan als alternatief. En Mark Zuckerberg van Facebook voorspelde dat 50 procent van zijn werknemers in het volgende decennium op afstand zal werken.

8 tips voor virtuele bedrijven

Maar hoe vind je je weg in de nieuwe wereld van gedistribueerd werken? Het bedrijf achter de Todo-app Todoist heeft in een blogpost acht handige tips op een rijtje gezet om werken op afstand beter te laten verlopen:

1. zoek je eigen oplossingen

Het feit dat een ander bedrijf succes heeft met een bepaalde tool of manier van werken, betekent nog niet dat die ook goed bij u en uw bedrijf past. Kijk altijd wat het fundamentele probleem is en zoek dan naar een oplossing die daarbij past. Voorbeeld in de post: Het bedrijf testte Slack als communicatiekanaal omdat zovelen het gebruikten. Doist vond echter dat het niet goed paste bij zijn wereldwijde team.

2. zet eerst op afstand

In organisaties die op een hybride model vertrouwen, vallen telewerkers snel door de mand. Zij worden vergeten in mededelingen en promoties. In plaats van werken op afstand alleen maar mogelijk te maken, moet het actief worden aangemoedigd. Het moet de nieuwe norm worden.

3. gebruik maken van asynchrone communicatie

Haar voorbeeld draait vooral rond internationale teams. Maar zelfs mensen die niet aan de andere kant van de wereld wonen, hebben hun eigen persoonlijke "tijdzone". De een begint vroeg op de dag, de ander werkt liever 's avonds. Sommigen hebben enkele uren ononderbroken concentratie nodig, anderen werken in korte stoten.

4. zeer selectief gebruik te maken van synchrone communicatie

Niemand beweert dat elke vraag, elk probleem, elke uitdaging via chat kan worden opgelost. Maar in plaats van synchrone communicatie zoals vergaderingen als standaard te beschouwen, moeten ze een goed gepland en voorbereid instrument zijn voor speciale momenten. Dit geldt bijvoorbeeld voor complexe vragen, noodsituaties, of zelfs om teamleden elkaar beter te laten leren kennen.

5. werkprocessen en -regels documenteren

Hoe beter je vastlegt hoe iets gedaan moet worden, hoe minder vragen er zullen zijn. Goede documentatie zorgt ook voor minder misverstanden en conflicten in het agentschap of het bedrijf.

6. Wees voorzichtig met nieuwe werknemers.

Niet iedere persoon is geschikt voor een werkomgeving op afstand. Je moet je eigen werk kunnen plannen en meer verantwoordelijkheid hebben. Ook de communicatieve vaardigheden moeten sterk zijn (vooral schriftelijk). Matt Mullenweg, bijvoorbeeld, heeft verklaard dat ze geen interviews doen bij Automattic, ze doen interview chats.

7. Vertrouwen is de basis van alles.

Dit is een bijzonder moeilijk punt voor menige leider. Productiviteit is niet wanneer iemand druk lijkt te zijn (bijvoorbeeld zittend aan een bureau op kantoor), maar wanneer resultaten worden geboekt. Er moet vertrouwen zijn dat de werknemers naar beste vermogen aan hun taken werken.

8. Negeer de negatieve kanten van werken op afstand niet

Want het is even duidelijk dat dergelijke experimenten in het verleden zijn mislukt. Denk aan prominente voorbeelden als Yahoo en IBM. U moet er dus geenszins van uitgaan dat deze kwestie een no-brainer is. U moet veeleer nagaan wat er in dergelijke gevallen is misgegaan en hoe u dat kunt tegengaan. Het is ook belangrijk dat alle betrokkenen duidelijk zijn over de voor- en nadelen voor hen persoonlijk.

Mijn conclusie voor agentschappen en bedrijven

Wat velen nog steeds niet begrijpen: Meer creatieve vrijheid vermindert de productiviteit niet, maar verhoogt die juist. Zoals verschillende studies hebben aangetoond, werkt "meer geld" als beloning alleen voor zeer eenvoudige taken. Zodra mensen ook maar een klein beetje intellectuele en creatieve inspanning moeten leveren, slaat deze lokroep om in het tegendeel: Hoe groter de beloning, hoe slechter de uitkomst. Bekijk deze geanimeerde versie van een toespraak van Dan Pink:

YouTube

Door de video te laden, accepteer je het privacybeleid van YouTube.
Meer informatie

Laad video

PGlmcmFtZSB3aWR0aD0iNTYwIiBoZWlnaHQ9IjMxNSIgc3JjPSJodHRwczovL3d3dy55b3V0dWJlLW5vY29va2llLmNvbS9lbWJlZC91NlhBUG51RmpKYyIgZnJhbWVib3JkZXI9IjAiIGFsbG93PSJhY2NlbGVyb21ldGVyOyBhdXRvcGxheTsgY2xpcGJvYXJkLXdyaXRlOyBlbmNyeXB0ZWQtbWVkaWE7IGd5cm9zY29wZTsgcGljdHVyZS1pbi1waWN0dXJlIiBhbGxvd2Z1bGxzY3JlZW49IiI+PC9pZnJhbWU+

In het algemeen: Mensen willen goed werk doen, ze willen zich ontwikkelen, en ze willen een zelfbepaald leven leiden. Als telewerken op de juiste manier wordt geïmplementeerd, kan het een positieve impuls geven aan de productiviteit, tevredenheid en gezondheid van werknemers. En zoals hierboven vermeld, bieden dergelijke modellen voor flexibele arbeid bedrijven de mogelijkheid kandidaten aan te trekken die in het verleden niet in aanmerking zouden zijn genomen.

Virtuele ondernemingen: Welke vragen heb je voor Jan?

Voel je vrij om de commentaarfunctie te gebruiken. U wilt op de hoogte blijven van nieuwe artikels voor agentschappen en freelancers? Volg ons dan op Twitter, Facebook of via onze nieuwsbrief.

Foto bijgedragen: Olia Danilevich

Jan is een online journalist en digitale-uitgeverij-specialist met meer dan 20 jaar professionele ervaring. Bedrijven boeken hem als auteur, adviseur of hoofdredacteur. Hij is tevens de oprichter en een van de redacteuren van het UPLOAD magazine. Fotograaf auteursfoto: Patrick Lux.

Reacties op dit artikel

Laat een opmerking achter

Jouw e-mailadres zal niet worden gepubliceerd. Verplichte velden zijn met een * gemarkeerd.