Projectbeheer voor bureaus: WordPress projecten doelgericht plannen

15 Min.
WordPress Project Management

Wil je je projecten beter plannen en ze op tijd afronden? Het juiste projectmanagement bepaalt of je klanten tevreden over je zijn. En of ze je opdracht blijven geven. Wij laten je zien welke strategieën en tools je daarbij kunnen helpen.

Recente gebeurtenissen – met corona en de opkomst van het thuiswerken – hebben ons vooral één ding geleerd: Dat iedereen digitaal kan samenwerken met iedereen over de hele wereld. Geen enkel project hoeft beperkt te blijven tot creatieve geesten of klanten uit slechts één regio. Zolang je over een goede internetverbinding en de nodige tools beschikt, is er geen reden waarom je teamleden niet virtueel zouden kunnen werken.

Maar de nieuwe normaliteit heeft een neveneffect dat je zeker kent: het wordt steeds moeilijker om alles te organiseren. Wil je een klantproject uitvoeren met WordPress? Dan is het belangrijk om aandacht te besteden aan de juiste workflows. Anders zal je ontwikkeling snel inefficiënt worden. Het maakt niet uit of je in een groot internationaal WordPress bureau werkt of dat je als freelancer samenwerkt met anderen, bijvoorbeeld op het gebied van ontwikkeling, ontwerp, SEO, enz.

Er zijn enkele beproefde methoden voor doelgericht projectbeheer die je dagelijkse werk veel gemakkelijker maken. Samen met nieuwe tools voor online samenwerking geven ze jou en je partners een echt concurrentievoordeel. En het zijn precies deze methoden en tools die wij in deze artikelenreeks zullen voorstellen.

Workflows voor WordPress

Het is gericht op projectmanagers en WordPress bureaus die de efficiëntie van hun team willen optimaliseren, om hun projecten zo georganiseerd en snel mogelijk af te ronden. Je klanten zullen je er dankbaar voor zijn. Niet alle bureaus op het gebied van ontwikkeling en online marketing hebben de reputatie gestructureerd en dus professioneel te zijn.

Je projectmanagement is niet alleen een boegbeeld. Het bepaalt ook of je in de toekomst voldoende orders zult krijgen – van bestaande, maar ook van nieuwe klanten.

Klantenwerving voor WordPress bureaus

Wil je weten hoe je projecten van klanten kunt binnenhalen, uitbreiden en behouden? En welk succes is mogelijk met methoden als inbound- of affiliate marketing? Lees dan ons e-book Klantenwerving voor WordPress bureaus en freelancers.

We beginnen met een kort overzicht van hoe je je projectplanning, workflows en beheer kunt optimaliseren. Als expert voor 's werelds meest populaire CMS, is er veel vraag naar je werk. Het maakt niet uit of je je richt op ontwikkeling of ontwerp. Maar je klanten zullen alleen tevreden over je zijn als je hen stap voor stap door het project loodst. En als je ze onderweg de juiste vragen stelt.

Wij leggen uit hoe je specifieke workflows en methoden ontwikkelt om je projecten te structureren. Wij laten ook zien hoe je aan de behoeften van je klanten kunt voldoen. Door hen door het hele project te begeleiden, van de briefingfase tot het ontwerp, het testen en de succesvolle aanvaarding van het eindproduct. We bekijken ook de belangrijkste tools voor projectmanagement en bureaus, inclusief hun voor- en nadelen.

Wij van RAIDBOXES zijn blij dat we onze kennis van WordPress projectmanagement met je kunnen delen. Want natuurlijk is het ons doel om ons product nog succesvoller te maken. En dat doen we met processen die zo gebruiksvriendelijk mogelijk zijn. Dit maakt niet alleen onze klanten gelukkig, maar ook ons team. Je zult zien: een georganiseerde aanpak verhoogt het plezier in je werk aanzienlijk.

Uitwisseling over het onderwerp projectmanagement

Heb je nog vragen tijdens het lezen van deze serie? Hoe kunnen wij je ondersteunen om je WordPress bedrijf te laten groeien? Wat zijn jouw ervaringen met projectbeheer via WordPress en WooCommerce? Neem contact met ons op of maak een afspraak voor een consult, wij wisselen graag onze gedachten uit.

Waarom projectmanagement zo belangrijk is

Wanneer men spreekt over projecten op het gebied van websites, spreekt men in de meeste gevallen ook over WordPress. Het toonaangevende content management systeem heeft de ontwikkeling van webprojecten in verbazingwekkende mate gestimuleerd. In 2021 maken WordPress websites ongeveer 42 procent uit van het hele internet. Als alleen die worden meegeteld die gebaseerd zijn op een content management systeem, stijgt dit aandeel tot bijna 65 procent.

De ongelooflijke populariteit van WordPress betekent echter dat meer en meer bureaus, freelancers en ontwikkelaars op de kar springen. Maar je kunt nog steeds punten scoren met goed projectmanagement. Gestroomlijnde processen zorgen voor meer klanttevredenheid – en dat leidt er weer toe dat je wordt aanbevolen bij nieuwe klanten.

Dus de concurrentie wordt heviger. Als developer of designer kun je het je niet veroorloven op je lauweren te rusten. Of gewoon doorgaan met wat in het verleden heeft gewerkt, in termen van functionaliteit, ontwerp of technologie. Als je dit leest, heb je waarschijnlijk al ervaring met projecten voor WordPress en/of WooCommerce. Je weet hoe je websites moet maken die er goed uitzien en goed werken. Dus hoe "bouw" je sites die ervoor zorgen dat je klanten bij je terugkomen. Omdat ze de juiste doelgroepen aanspreken en gemakkelijk te gebruiken zijn (keyword usability).

Tegelijkertijd wordt het belangrijker om te begrijpen: door de grote vraag naar gebruiksvriendelijke WordPress websites van hoge kwaliteit, kun je je contacten niet laten wachten. Je moet in staat zijn om op tijd een volledig gerealiseerd, zuiver product af te leveren, ondanks prestatiedruk en meerdere projecten. Iets anders zal je klanten ongelukkig maken, en vroeg of laat zal het de ronde doen.

Het is dus niet genoeg om goed te zijn in coderen of mooi design. Je moet niet alleen je bureau of je e-mails onder controle hebben, maar ook de boards en tasks in het projectmanagementprogramma. Anders zal de kwaliteit van je andere taken er na verloop van tijd onder lijden. Bovendien maak je meer fouten onder stress. Je "verzandt".

Asana Projectbeheer
Bij RAIDBOXES plannen we de inhoud zelf met behulp van een projectmanagementtool.

Dit is waar projectplanning om de hoek komt kijken. Een groot deel van deze managementtaak bestaat er tegenwoordig in te weten hoe workflows moeten worden opgezet en gebruikt. Hoewel elk project anders is, zijn er een aantal innoverende processen die ingang hebben gevonden. En ze zijn ook van toepassing op je systemen – of je nu zelfstandig bent of in een groter team werkt. Laten we beginnen met het definiëren van enkele termen die je moet kennen voor je projectbeheer.

Wat is een projectmanagement workflow?

Het klinkt misschien afgezaagd of lijkt te eenvoudig, maar we moeten beginnen met het woord "project". Het is belangrijk om er een te definiëren. Omdat elk project, zelfs binnen een WordPress bureau, zeer verschillende parameters kan hebben en dus zeer verschillende behoeften aan de kant van de klant heeft.

Zo kan de functie van projectleider of manager veranderen, afhankelijk van het project van de klant. Net als de processen in de briefing of in elke andere fase. Dat hangt allemaal af van wat je klanten willen. Of van de branche waar ze vandaan komen. Natuurlijk moet je je schat aan ervaring gebruiken. Maar het vermogen om de behoeften van je klanten te aanvaarden en zich daaraan aan te passen, is vaak belangrijker. Soms heeft het weinig zin als je al een voorgefabriceerd processjabloon in je hoofd hebt van hoe dingen moeten worden gedaan. Definieer dus voor jezelf de hoekstenen van wat een project is. En breng dit in overeenstemming met de eisen aan de klantzijde.

Nu we toch bezig zijn, kunnen we net zo goed management definiëren. Om een project – zoals het opzetten van een online winkel met WooCommerce – in goede banen te leiden, moet je er meestal zelf aan werken, de rol van moderator op je nemen, zorgen voor doelgerichte communicatie tussen de verschillende teams en afdelingen, de resultaten in begrijpelijke taal aan de klanten communiceren, enzovoort.

Een andere analogie voor wat projectmanagers doen wanneer zij zich volledig toeleggen op dit soort werkstroombeheer is cartografie. Je begrijpt het project bij elke stap en verliest het nooit uit het oog omdat je het in kaart hebt gebracht. Op die manier ben je als projectmanager voorbereid om elke fase van de ontwikkeling van het project in te gaan. Maar je kunt ook op elk moment de nodige taken delegeren. Om dit te doen, moet je kunnen vertrouwen op wie wat doet in het team. En waar hun persoonlijke sterke punten liggen.

Een workflow is misschien wel het belangrijkste onderdeel, en tegelijkertijd het meest onbegrepen. Een goed ontworpen workflow is zeker geen eenvoudig statisch stroomschema dat laat zien wie waar aan werkt en wie aan wie rapporteert. Integendeel, het omvat vele dynamische aspecten. Deze helpen je team betrokken en gefocust te zijn en te allen tijde te weten wat van hen wordt verwacht in de huidige fase van het project.

Workflows bouwen op elkaar voort

Workflows zijn gedefinieerde opeenvolgingen van taken die nodig zijn om die taken te voltooien. Het is een precieze opeenvolging van stappen die nodig zijn om een bepaald eindproduct te krijgen. Bijvoorbeeld een deel van de diensten die je aan je klanten verkoopt.

Een stabiele workflow elimineert irritaties en vertragingen in het team. Voorbij zijn de dagen dat je moet rondvragen om te zien of iemand werkt aan dat ene ding dat je nodig hebt voordat je verder kunt gaan met de volgende taak. In het ideale geval loop je niet langer tegen een muur op of beperk je de productiviteit van een teamlid alleen maar omdat bepaalde afhankelijkheden niet kunnen worden opgelost.

De voordelen van een dynamische, coherente workflow die vóór (!) de start van een project is opgezet, zijn onder meer:

Meer efficiëntie

Eén workflowsysteem waarmee het hele team werkt en waartoe iedereen transparant toegang heeft, maakt een einde aan talloze handmatige afspraken en overeenkomsten op papier. Tegelijkertijd bespaart het veel tijd om uit te zoeken wie op welk moment met wat bezig is. En wat de status van het project op een bepaald moment is.

Reporting en analyses

Met een solide workflow kunnen projectmanagers elk aspect van het project overzien en controleren tot op het meest granulaire niveau. Teamleden rapporteren over hun voortgang met de intervallen die je opgeeft, rechtstreeks via de workflowtool. Je hoeft niet langer achter statussen aan te lopen, in het ergste geval in verschillende bronnen en formaten.

Je kunt in één oogopslag zien of er ergens in het project of in het team een probleem is. Dan kun je hulp en suggesties bieden, prioriteiten stellen, taken opnieuw toewijzen of zelfs verantwoordelijkheden aanpassen wanneer dat nodig is.

Mijlpalen definiëren

Een goede workflow moet worden onderverdeeld in mijlpalen die de voortgang van het project laten zien. Mijlpalen – samen met de juiste benchmarks – zorgen voor een constructieve werksfeer. Dit komt omdat zij helpen het werk van het team te concentreren op kleine stappen om uiteindelijk het algemene doel te bereiken.

Bij websiteprojecten is een zorgvuldige planning van mijlpalen en hun subtaken van bijzonder belang. Er kunnen immers snel afhankelijkheden of blokkades tussen de afzonderlijke werkstappen ontstaan. Bijvoorbeeld, als mijlpalen 1 en 2 parallel lopen, maar met 3 pas kan worden begonnen als 1 en 2 voltooid zijn. Of als je klanten input of gegevens moeten verstrekken die nog niet beschikbaar zijn. Een uitgekiend projectbeheer wordt onontbeerlijk wanneer individuele werknemers aan meerdere projecten tegelijk werken.

Bovendien kun je mijlpalen gebruiken om je klanten op elk moment te informeren over de voortgang van een project. Dan voelen ze zich niet alleen geïnformeerd, maar hebben ze ook vertrouwen in je werk. En zij weten dat er, als zich onverwachte problemen voordoen, tijdig tegenmaatregelen kunnen worden genomen. Zoals al gezegd, heeft klanttevredenheid veel te maken met hoe professioneel je projectmanagement is. Zeker in vergelijking met de negatieve ervaringen die bijna alle klanten al hebben gehad met andere bureaus of freelancers.

Betere samenwerking

Met een coherente en goed geplande workflow kan je team op elk moment contact houden. Zij worden op de hoogte gehouden van alle aspecten van de voortgang van het project, of zij nu ter plaatse of op afstand werken. Bovendien zijn de meeste moderne workflowtools beschikbaar als mobiele applicaties of apps, wat het gebruik ervan nog flexibeler maakt.

Ondersteuning voor je team

Er zijn veel tools voor het werken in gedistribueerde teams. Dergelijke instrumenten kunnen de kwaliteit van het werk van elk teamlid verbeteren. Door alle betrokkenen in staat te stellen op de meest efficiënte manier aan de verschillende onderdelen van het totale project te werken. Hier volgen enkele van de belangrijkste tools en hun basisfunctie:

  • Asana: Asana is een populaire online samenwerkingstool die grote flexibiliteit biedt in projectmanagement en taakmonitoring.
  • Trello: Het op kaarten gebaseerde systeem van Trello maakt gebruik van onze visuele vertrouwdheid met notitieblokken, het gebruikt een zeer vergelijkbaar principe. Zo kan elk teamlid alle taken bijhouden en gemakkelijk met elkaar communiceren.
  • Microsoft Project en Microsoft Teams: Deze veelgebruikte samenwerkingstools integreren diverse andere MS-producten, zoals Outlook of bestandsdeling. Als je bureau al met een Microsoft-systeem werkt, bewaar je alle chats en vergaderingen op één plaats.
  • Slack: Slack is een op kanalen (“Channels”) gebaseerd platform om de uitwisseling van berichten tussen teamleden en individuele kringen te structureren. Op die manier ontvang je alleen de informatie en taken die voor jou werkelijk van belang zijn.
  • Zapier: Zapier is een tool waarmee je bepaalde delen van je workflow kunt automatiseren. Zo kun je je concentreren op de delen van het project die echt belangrijk zijn.

In de volgende delen van de reeks zullen wij dieper ingaan op deze tools, hun functies en hun respectieve voor- en nadelen. Laten we eerst eens kijken naar enkele cijfers over hoe efficiënt projectmanagement met WordPress in de praktijk kan zijn. En waarom workflows zo belangrijk zijn:

  • Team Focus: Multitasking is een term die oorspronkelijk alleen naar computers verwees. Mensen kunnen meestal niet multitasken, ook al beweren velen het tegendeel. En als ze het toch proberen, wordt hun werk snel inefficiënt. Volgens schattingen is tot 40% van het productiviteitsverlies te wijten aan het voortdurend wisselen tussen verschillende taken.
  • Projectdocumentatie op één plaats: Gemiddeld kost het een professional ongeveer 18 minuten om een document handmatig te vinden. De wet van Murphy: je vindt het altijd op de laatste plaats waar je kijkt...
  • Automatisering in plaats van hard werken: Volgens een McKinsey-studie besteden CEO's 20 procent van hun tijd aan taken die geautomatiseerd zouden kunnen worden. Kwade tongen beweren dat de andere 80 procent op de golfbaan wordt gespendeerd. Hoe dan ook, handmatige opdrachten zijn vaak een enorme tijdverspilling. En ze leiden tot frustratie.
  • Verhoging van de productiviteit: Volgens het marktonderzoeksbureau IDC verliezen bedrijven elk jaar 20 tot 30 procent van hun omzet door inefficiënte processen. En in sommige gevallen is dit cijfer waarschijnlijk nog veel te laag.
  • Tijdsbesparing: 60 procent van de beroepen zou 30 procent van hun tijd kunnen besparen met automatisering, aldus een andere analyse. Dat geldt zeker voor WordPress bureaus en softwareontwikkeling.

Zelfs als je denkt dat die cijfers overdreven of niet goed gefundeerd zijn: zodra je het van dichtbij bekijkt, zul je heel wat potentieel voor verbetering in je dagelijks werk vinden. Of in je team.

Efficiënt werken

Wil je vooruitgang boeken met je taken en dingen op een meer gestructureerde manier doen? Voel je je overbelast door alle taken? Bekijk dan onze artikelen over typische fouten van freelancers en productiviteitshacks voor het dagelijks leven.

De planning van WordPress projecten

Je moet altijd duidelijk zijn over wat je wilt bereiken in en met een bepaald project. Voordat je zelfs maar aan de workflows toekomt, moet je het doel definiëren en een volledig begrip hebben van alle subtaken die bij het project horen. Je hoeft geen volledig technisch inzicht te hebben in elke afzonderlijke deeltaak. Vooral bij complexe projecten is dit bijna onmogelijk. Maar je moet weten tot wie in het team je je kunt wenden met vragen als afzonderlijke subtaken onduidelijk zijn. 

Een andere belangrijke vraag die je moet beantwoorden is: Wat willen je klanten eigenlijk bereiken met hun project? Wat hebben ze van je nodig? En komt hun idee van het eindresultaat overeen met wat zij van jou verlangen? Vooral de laatste vraag mag niet worden onderschat: Het komt niet zelden voor dat opdrachtgevers zich aan het eind realiseren dat zij eigenlijk iets heel anders met het project hadden willen bereiken. Of dat er bouwstenen ontbreken in de output. Dit is waar jouw zorgvuldige steun in de planningsfase nodig is, maar ook je zeker instinct.

Het projectdoel bevragen en veiligstellen

Hoe ziet gerichte projectplanning er dan uit? Op het eerste gezicht is het doel vaak duidelijk. Maar als je de wensen van de klant nauwkeuriger bekijkt, komen er heel vaak aanvullende of hogere metadoelen naar voren. 

Je hebt een project, je plant, stelt een paar deadlines en mijlpalen vast, schakelt externe experts of andere freelancers in, verdeelt de taken ruwweg en alles is in kannen en kruiken. Helaas is het niet zo eenvoudig. Elk projectplan – vooral in creatieve teams – moet worden opgedeeld in zeer concrete, zeer grondig doordachte stappen. Anders loopt de hele zaak snel uit op chaos en breek je de ene deadline na de andere. Hier zijn een paar tips om je op weg te helpen:

1. De doelstellingen uitwerken

Je kunt een projectplan zien als een script voor je project. Wat voor verhaal wil je vertellen? Zorg ervoor dat het een Oscar-waardige film is, maar wel verankerd in de realiteit. En niet een fantasie waarin je overdrijft of valse verwachtingen schept alleen maar om de opdracht binnen te slepen.

De eerste stap is om uit te zoeken wat je precies moet bouwen. Je moet om de tafel gaan zitten met de andere hoofdrolspelers in de film – de relevante mensen in het team van je klant, natuurlijk, maar ook je eigen mensen, externe krachten en alle andere belanghebbenden die een rol kunnen spelen. Hoe meer perspectieven en eisen je kent van het project, hoe groter de kans dat je onaangename verrassingen aan het eind kunt voorkomen. De reikwijdte en richting van wat de belanghebbenden in totaal willen, is jouw topprioriteit. Daarvoor heb je soms meer vaardigheden in coaching of zelfs psychologie nodig dan expertise in ontwikkeling en ontwerp.

In dit stadium moet je projectplan een antwoord geven op de volgende belangrijke vragen:

  • Wat zijn de huidige uitdagingen/problemen ("pain points/ pijnpunten")?
  • Wat moet er specifiek met het project worden bereikt, zodat het projecteinde wordt bereikt ("Definition of Done")?
  • Wat zijn de belangrijkste resultaten van je planning tot nu toe?
  • Wat vloeit hieruit voort, welke tegenstrijdige eisen moeten worden opgelost? Wat betekent dit voor je tijdsplanning en deadlines?
  • Wie moet aan het project werken om ervoor te zorgen dat de doelstellingen haalbaar zijn? Bepaal vooraf de rol van je verschillende teamleden om verwarring later te voorkomen.
  • Hoe definieer je mijlpalen op weg naar het halen van de deadlines? Wie zal het werk evalueren en de milestones als voltooid verklaren? Hoe moeten klanten precies worden betrokken en wanneer? Wie zal de communicatie met hen beheren?

Als je eerste plan deze vragen over de doelstellingen van het project beantwoordt – en als je met overtuiging kunt zeggen dat de antwoorden realistisch zijn – dan ben je goed op weg om een script te schrijven. Een die niet onderbelicht, noch overdrijft.

2. De juiste vragen stellen

Je wilt grondig te werk gaan bij het onderzoek naar de achtergrond van het project voordat je een eerste voorstel doet aan je klanten. Begin met het doornemen van alle documenten met betrekking tot het project, inclusief e-mails en notities van verkoopvergaderingen met het team van je klant. Stel zoveel mogelijk vragen, inclusief details. Als projectmanager moet je elk aspect van het project begrijpen voordat je het aanpakt. Dit kost veel tijd. Maar je zou op het verkeerde been zetten als je te snel gaat met het onderzoek.

In onze ijver om nieuwe klantenprojecten binnen te halen en op te starten, vergeten we snel om gestructureerd te werk te gaan. Dit is een typische fout in projectmanagement. Wij bevelen je aan om in de planningsfase methodisch en analytisch te werk te gaan. Veel creatieve mensen vinden dit moeilijk. Maar als je nu onnauwkeurig wordt, kan het je het hele project en zelfs daarna achtervolgen.

Hier zijn een paar dingen die heel duidelijk voor je moeten zijn:

  • Het gewenste eindresultaat – wat wil je precies en vooral, wat moet je opbouwen?
  • Het belangrijkste hier is dus om alle verwachtingen en behoeften van je klanten uit te werken.
  • Met wie werk je samen aan de klantzijde? Past de keuze goed bij je beroep, maar ook bij je persoonlijkheid? Heb je invloed op de selectie? Wie neemt de uiteindelijke beslissing hierover? Is er een verschil tussen technische contactpersonen en degenen die individuele mijlpalen goedkeuren?  
  • Zijn er andere belanghebbenden met wie je zult samenwerken? Of waar het zinvol zou zijn om ze erbij te betrekken? Bijvoorbeeld deskundigen voor het product van de klant, voor SEO, gegevensbescherming, juridische beveiliging of veiligheid? Wat moet je team weten over deze mensen?

We zullen later meer in detail ingaan op hoe een project af te stemmen op de behoeften van de klant. Maar het beantwoorden van de zojuist genoemde vragen is een goed begin om een ontwerpprojectplan te maken. En om op zijn minst de algemene parameters vast te stellen. Daarna kan het gedetailleerd besproken worden.

3. Je projectplan schetsen

Zodra je de hierboven beschreven informatie hebt verzameld, moet je wat tijd nemen. Tijd om de input die je van je team en cliënten hebt gekregen, stap voor stap door te nemen. Het is verstandig om een nachtje te slapen over de input voordat je begint. Natuurlijk is tijd meestal van essentieel belang wanneer je een klantenproject hebt aangenomen. Maar sommige existentiële vragen over het project komen pas in tweede instantie aan het licht, evenals bepaalde afhankelijkheden of valkuilen.

Als je hierover twijfelt, kijk dan nog eens naar de vier kernvragen uit het hoofdstuk "De doelstellingen ontwikkelen". De structuur van deze vragen is een goede manier om het projectplan op te stellen. Of werk met die delen van de puzzel waarmee je al vertrouwd bent: welke leden van je team hebben de reputatie bepaalde aspecten van het project goed aan te pakken? Wat hebben zij in het verleden met succes afgerond? Begin met het maken van een eerste schets en stem je teamleden af op hun sterke punten.

In dit stadium is het slechts een kwestie van het globaal opstellen van een projectplan. Je hebt nog geen gepolijst en perfect plan nodig. Het belangrijkste is dat je een agenda bij de hand hebt en weet wanneer elke deadline is, zodat je op schema blijft. Je moet ook een idee hebben van de tijd die elke fase van het project in beslag kan nemen. Dit zal je helpen om de mijlpalen in een redelijke volgorde te zetten.

Tools voor bureaus

Idealiter gebruik je natuurlijk een projectmanagementtool voor dit alles. Het toont je in één oogopslag eventuele afhankelijkheden of knelpunten in de tijd, zodat je de beschikbare middelen anders kunt plannen. Zie ons artikel De 19 belangrijkste tools voor bureaus.

Zorg ervoor dat je schets de volgende informatie bevat:

  • Alle subtaken die nodig zijn om het eindresultaat te voltooien.
  • Het met de klant overeengekomen goedkeuringsproces: Wie moet het werk beoordelen? Wie heeft hoe lang om correcties aan te vragen? Wat is het maximum aantal correctielussen? En hoe verandert dit het tijdschema voor de uitvoering?
  • Dit resulteert in maximumtermijnen voor elke taak en/of voor elk segment.
  • Welke middelen heeft je team waarschijnlijk nodig om elk van deze taken uit te voeren? Inclusief middelen aan jouw kant, die aan de kant van de klant, maar ook voor taken als documentatie enz.
  • Een lijst van richtlijnen die je moet volgen, inclusief het projectbudget en de belangrijkste deadlines.

4. Coördinatie met je team

Een goed functionerend team is in voortdurende uitwisseling met elkaar. Je moet al je ideeën bespreken met de belangrijkste sleutelfiguren en hun input krijgen. Hier is het bijzonder voordelig dat je projectplan tot dusver slechts een schets is. Een overzicht dat leeft: om de toestemming van je team te krijgen, moet je bereid zijn om naar feedback te luisteren en nieuwe ideeën op te nemen. Op die manier wordt het plan geleidelijk aan concreter, maar ook realistischer.

In deze stap moet je de opzet van je project samen met je team zorgvuldig bekijken en aanpassen. Dit omvat zowel interne als externe deskundigen. Op die manier vermijd je dat je tijdens de presentatie aan de klant moet uitleggen waarom er nog onbeantwoorde vragen en verantwoordelijkheden zijn.

Hier kan iedereen input geven over wat haalbaar is in welk tijdsbestek, waar mensen tegelijkertijd aan kunnen werken, welke knowhow nodig is voor welke stappen of welke vragen vooraf moeten worden opgehelderd. Tegelijkertijd kan je ontwerpteam beginnen te werken aan visuele concepten voor verschillende onderdelen van het eindproduct.

5. Het projectplan opstellen

Je hebt alle informatie verzameld, het oorspronkelijke plan bijgesteld en alle leden van het team op één lijn gekregen? Daarna kun je beginnen met het opstellen van het volledige projectplan. Er zijn verschillende tools om je hierbij te helpen. Die zullen we later bespreken. Welk soort uitwerking je ook besluit te doen, zorg er voor dat je rekening houdt met de volgende punten:

  • Geef mijlpalen en prestaties visueel weer door ze uit te zetten op een tijdlijn in plaats van ze gewoon op te sommen.
  • Zorg ervoor dat de projectdoelstellingen of mijlpalen duidelijk en meetbaar zijn.
  • Definieer ook wat de mijlpalen specifiek inhouden en wanneer ze als voltooid kunnen worden beschouwd.
  • Identificeer het team of de persoon die verantwoordelijk is voor een bepaalde taak.
  • Geef aan hoeveel tijd elke taak maximaal in beslag mag nemen, om zo vertragingen te voorkomen.
  • Ga gedetailleerd in op de notities om belangrijke punten voor iedereen zichtbaar te maken, zoals technologische vereisten.
  • Controleer mogelijke afhankelijkheden: Geef aan van welke interne en externe mijlpalen elk onderdeel van het project afhankelijk is voordat het kan worden voltooid.

Je moet het plan met je team bespreken voordat je het aan je klanten voorlegt. Dit is de enige manier om er zeker van te zijn dat met alle factoren rekening is gehouden.

In de volgende delen van onze reeks zullen we uitleggen hoe je de juiste workflows vindt, hoe je de efficiëntie in het team verhoogt en welke tools de moeite waard zijn. Wij zullen hier een link plaatsen naar de nieuwe delen, zodra deze zijn gepubliceerd.

Jouw vragen over projectmanagement voor bureaus

Welke vragen heb je over WordPress projectmanagement? We kijken uit naar je reactie. Ben je geïnteresseerd in actuele onderwerpen over WordPress en WooCommerce? Volg RAIDBOXES dan op Twitter, Facebook, LinkedIn of via onze nieuwsbrief.

Marcel is verantwoordelijk voor de sales-activiteiten bij RAIDBOXES en richt zich op de tevredenheid van onze klanten en partners. Hij werkt al meer dan 15 jaar gepassioneerd in de sales en zet zich samen met zijn team in voor de verdere ontwikkeling en uitbreiding van de RAIDBOXES community, met name in het landschap van WordPress agentschappen, bij samenwerkingen en soloprofessionals.

Gerelateerde artikelen

Reacties op dit artikel

Laat een opmerking achter

Jouw e-mailadres zal niet worden gepubliceerd. Verplichte velden zijn met een * gemarkeerd.