Er zijn mensen die onvermoeibaar en onstuitbaar de ene taak na de andere afwerken. Hun dagen lijken aanzienlijk meer dan 24 uur te hebben. Hebben ze hun ziel verkocht in een deal met de duivel? Of weten zij gewoon iets wat ik niet weet? Mijn beste tips om je te helpen productiever te werken.

Dat is wat er door mijn hoofd gaat als ik zeer productieve mensen zie. En wat ze kunnen bereiken. Ondertussen heb ik veel meer geleerd over wat me productiever maakt - en wat niet. Daarvan wil ik hier iets aan je doorgeven. Ken je nog meer trucjes van het vak? Dan hoor ik ze graag en bespreek ze met je in de commentaren.

Productiviteit versus drukte

Dit komt je zeker bekend voor: Je bent de hele dag "bezig" geweest, maar aan het eind heb je niet het gevoel dat je iets gedaan hebt. Je weet nauwelijks waar je aan werkte. Sommige banen zijn nu eenmaal zo. Dan heb je veel taken die nooit echt worden afgerond. Je krijgt dus niet het bevredigende gevoel dat je iets hebt afgemaakt.

Of je bent druk geweest, maar niet met de belangrijke dingen. En dat is het verschil tussen productiviteit en drukte: in het ene geval krijgen we dingen gedaan en maken we projecten af. In de andere zorgen we er vooral voor dat we iets te doen hebben - om ons beter te voelen of om iets te hebben om mee te pronken.

Vraag je daarom gedurende de dag bewust af of je het laatste half uur productief hebt gebruikt, d.w.z. of je aan belangrijke projecten en taken hebt gewerkt. Of zorgde je er echt voor dat je hersenen iets te doen hadden? Een sleutel tot productiever zijn is beseffen dat sommige taken belangrijk maar niet urgent zijn. Andere zijn zowel belangrijk als urgent. En nog anderen zijn geen van beide.

Je moet je tijd dienovereenkomstig beheren. En als je gemakkelijk bent afgeleid, moet je de gebruikelijke afleidingen bewust uitschakelen. Bijvoorbeeld door je smartphone in te stellen op "Niet storen". Zie ook onze tips over werken op afstand.

Prioriteiten stellen: De grootste pad komt eerst

Soms zijn er taken die belangrijk en dringend zijn, maar die je eigenlijk niet wilt doen. Voor sommige mensen behoort de belastingaangifte tot deze categorie.

Ik heb voor mezelf een eenvoudige truc gevonden: Hoe groter mijn weerstand tegen een taak, hoe eerder op de dag ik hem moet doen. Want we hebben maar een beperkte voorraad weerstand en "beet" per dag. In de ochtend zijn we nog fris en vol energie. In de middag kan het er heel anders uitzien.

Als ik onaangename taken onmiddellijk doe, heeft dit twee voordelen:

• Omdat ik mentaal nog fris ben, pak ik deze to-dos met maximale energie aan. Daardoor zijn ze veel sneller klaar dan 's middags. Want dan zoeken mijn hersenen voortdurend naar excuses om zich met iets anders bezig te houden.
• Ik heb meteen op de dag een gevoel van prestatie omdat ik met succes mijn innerlijke bastaard heb overwonnen. Idealiter helpt dit momentum me met de andere to-dos van de dag.

Lange projecten, korte sprints

Veel van mijn taken zijn beheersbaar in omvang. Ze worden gemeten in uren of dagen, maar zelden in weken of zelfs maanden. Heb ik een project op langere termijn, dan plan ik daar elke werkdag een duidelijk afgebakende periode voor in.

Als het al mijn aandacht en creativiteit nodig heeft, is het 's morgens. Als het meer een drukke klus is waarvoor geen creatief meesterwerk nodig is, doe ik het 's middags. Maar belangrijk in beide gevallen: ik probeer de tijd en de lengte constant te houden. Het is altijd verbazingwekkend hoeveel ik gedaan kan krijgen als ik er maar elke dag een uur consequent aan werk.

Werk duurt zo lang als je het geeft

Het is een goed idee om te bedenken hoeveel tijd je aan een to-do wilt besteden voordat je eraan begint. Dit zul je ervaren hebben: Een taak kost je meestal een uur, maar als je er maar een half uur voor hebt, doe je het.

Tip: Werk je als freelancer? Dan zijn er een aantal stressfactoren die dat niet hoeven te zijn. Ik vertel je in dit artikel hoe je typische freelance fouten kunt vermijden.

Hier is het natuurlijk belangrijk om de juiste prioriteiten te stellen: Het gaat erom juist die taken die weinig bijdragen aan onze productiviteit duidelijk te beperken. Of die niet echt belangrijk zijn.

De wondere wereld van de tijdregistratie

Het houdt ook in dat je meer leert over hoe je je tijd eigenlijk besteedt. Tijdsregistratie is ook iets waar sommigen zich met hand en tand tegen verzetten. Daar zijn hulpmiddelen voor, maar soms is een eenvoudig kladblaadje voldoende.

Door je tijd bij te houden, kun je snel en duidelijk leren in welke zwarte gaten je productiviteit verdwijnt. We zijn immers omringd door veel afleiding. En veel digitale apparaten en diensten gebruiken bewust dezelfde trucs als casino's. We checken al onze e-mail inbox of "even snel" op Twitter. We zijn ons er vaak niet van bewust.

Geen spanning zonder ontspanning

Tegelijkertijd zul je niet productiever worden door je alleen op je werk te concentreren zonder pauzes en afleiding. Je hersenen hebben ook momenten van rust nodig. Soms moeten we onze batterijen opladen. Verveling is waardevol!

Het belangrijkste is dat alles zijn tijd heeft. Zoals het Duitse gezegde luidt: werk is werk en schnaps is schnaps. Met andere woorden, klaar de klus en beloon jezelf dan bewust met een pauze.

De pure magie "stroom

Soms zul je ervaren hebben dat je productief werkt en dat de tijd voorbij vliegt. Je vliegt virtueel in een warptunnel naar je doel. Of met andere woorden: je zit "in de flow". Dit is het gevoel dat we krijgen als we ons ongestoord kunnen wijden aan een taak die ons interesseert en uitdaagt.

Af en toe heeft deze stroom een duwtje in de rug nodig. Een tip die voor mij goed werkt: Geef deze to-do eerst maar een beperkte periode, bijvoorbeeld 30 minuten. Met een beetje geluk zit ik voor die tijd in de flow. En dan heb ik misschien in een uur gedaan wat ik dagenlang heb uitgesteld. En zo niet, dan heb ik er tenminste 30 minuten aan gewerkt - dat is beter dan niets!

Goed gepland is half gedaan

Vaak wordt aanbevolen om de volgende werkdag van tevoren te plannen - aan het eind van de huidige werkdag of 's avonds. Het argument: je weet 's morgens meteen wat je moet doen. En je gebruikt je frisse energie meteen voor productief werk.

Een ander punt: plan nooit je hele werkdag. Er komt altijd wel iets tussen. Of je taken duren langer dan je aanvankelijk dacht. Als het je lukt om elke dag veel minder te doen dan je had gepland, zul je jezelf frustreren. De vuistregel is: Je kunt twee derde van je tijd plannen, maar niet meer.

Bonustip: de "Pomodoro techniek

Zoals je gemerkt hebt, ga ik in dit bericht niet in op één enkel productiviteitssysteem zoals Getting Things Done (GTD). Sommige mensen zweren erbij. Voor mij werkt het niet zo goed: ik heb het gevoel dat ik mijn to-dos meer beheer en sorteer dan dat ik ze daadwerkelijk afwerk. Natuurlijk kan dat voor jou heel anders zijn.

Hoe dan ook, het is een goed idee om goede elementen uit dergelijke systemen over te nemen die voor jou werken. Een fundamenteel idee van GTD is bijvoorbeeld het creëren van een vaste plaats voor taken en ideeën, in plaats van te proberen alles in je hoofd te houden. Het voordeel: de hersenen besteden minder rekenkracht aan het niet vergeten van to-dos. In plaats daarvan kan hij zich concentreren op belangrijke taken of zich onbelast ontspannen. Voor mij is deze archiveringsplaats Todoist. Er zijn tientallen alternatieven.

Een productiviteitshulpmiddel dat ik voor mezelf veel heb gebruikt is de "Pomodoro techniek". Het gaat terug tot Francesco Cirillo, die zijn werk met behulp van een keukenwekker in duidelijke tijdsdelen verdeelde. Het basisidee: je werkt in delen van 25 minuten, gevolgd door een pauze van 5 minuten. Als je vier van zulke onderdelen hebt afgewerkt, neem je een langere pauze, bijvoorbeeld 20 minuten. Natuurlijk kun je deze waarden aanpassen. Het moeten echter hanteerbare secties blijven met regelmatige pauzes - want daar ligt de echte kracht.

Ook belangrijk: Elke sectie is gewijd aan precies één vooraf gedefinieerde taak. Noteer interne of externe afleidingen en stel ze uit tot de pauze of neem ze op in de planning voor een later tijdstip.

Aan het begin van de dag (of de dag ervoor, zoals hierboven vermeld) plan je je to-dos. Tegelijkertijd bepaal je hoeveel tijd (hoeveel secties/pomodoros) je voor elke sectie plant. Na elk onderdeel zet je een vinkje naast je to-do en zie je hoe lang je eraan gewerkt hebt.

Meer structuur voor jouw taken

Deze aanpak combineert veel van de tips waarover ik hier heb geschreven:

• Grote taken worden opgesplitst in behapbare kleinere delen, waardoor ze beter verteerbaar zijn.
• Het is gemakkelijker om je 25 minuten lang op één taak te concentreren, ook al raak je snel afgeleid.
• Tegelijkertijd leer je hoe lang bepaalde activiteiten duren. Dan kun je ze optimaliseren of in elk geval realistischer schatten. Zo'n tijdsberekening is vooral belangrijk voor zelfstandigen, voor wie tijd letterlijk geld is.
• Door vooruit te plannen, inclusief timemanagement, zorg je ervoor dat je niet meer op je neemt dan je eigenlijk aankunt.
• Tot slot zorgt het systeem ervoor dat je rustpauzes neemt. Toegegeven: Ik negeer ze soms als ik in de flow zit.

Over het algemeen gebruik ik deze techniek ook niet naar de letter, want dat past niet bij mij persoonlijk. Maar tegelijkertijd zijn veel elementen in de loop der tijd een tweede natuur voor me geworden. Ik heb nu bijvoorbeeld automatisch in gedachten hoe lang ik aan een taak wil werken.

Mijn conclusie

Eén ding heb ik in dit artikel nauwelijks genoemd: Gereedschap. Natuurlijk zijn er tientallen, honderden apps en diensten rond productiviteit. Zie ons bericht Hulpmiddelen voor WordPress professionals.

Hulpmiddelen kunnen zeer nuttig zijn. Ze zijn echter ook een geweldige manier om jezelf af te leiden van de belangrijke en dringende dingen. Ja, ik gebruik Todoist, zoals hierboven vermeld. Anderen hebben een tekstbestand op hun computer voor hetzelfde doel. Sommigen gebruiken agenda-items. Weer anderen vertrouwen op papier en pen. Of een whiteboard.

Dit alles is secundair. Belangrijk is dat je eerst duidelijk wordt wat je productiviteit helpt en wat je belemmert. Als je dat gedaan hebt, zul je helemaal zelf de juiste gereedschappen en hulpmiddelen vinden.

Afbeeldingen: Carl Heyerdahl, Javier Quesada, Kaleidico