Online winkel in het buitenland WooCommerce

Online handel in het buitenland - Als winkelexploitant moet je deze eisen in acht nemen

Bij online handel (e-commerce) gelden speciale fiscale richtlijnen en verplichtingen voor grensoverschrijdende verzending. Als je met je webwinkel goederen verkoopt in (EU-)landen, moet je deze regelgeving kennen en naleven. Maximilian van hellotax legt uit waar je rekening mee moet houden bij internationale online handel en wat er in de toekomst in dit opzicht zal veranderen.

65 miljard euro - dat is de bruto omzet die in 2018 in de online retail is behaald. De industrie groeit en groeit en het einde is niet in zicht. Vooral de beslissing om nationaal of internationaal te verkopen kan vaak bepalend zijn voor succes of mislukking bij postorderbedrijven.

Dit betekent natuurlijk niet dat verkopen in het buitenland altijd de beste oplossing is. Het hangt af van de individuele omstandigheden. Een uitbreiding van de afzetmarkt is op zich wenselijk, maar grensoverschrijdende scheepvaart gaat ook gepaard met een groot aantal verplichtingen en richtlijnen waaraan moet worden voldaan. 

In dit artikel lees je wat deze zijn, hoe je ze kunt beheersen en wat er in de toekomst zal veranderen. Omdat met name de BTW het leven van een webwinkelier ingewikkeld kan maken, hebben we dit gebied speciaal bekeken. 

online handel in het buitenland x

Grensoverschrijdende postorderverkoop

Wie besluit online handel te drijven in het buitenland wordt natuurlijk ook geconfronteerd met de verschillende voorschriften en eisen van de diverse landen. Deze zijn vaak vergelijkbaar, althans binnen de Europese Unie, maar slechts vaak.

Hier moeten productspecifieke eisen en richtsnoeren in acht worden genomen om een soepele handel mogelijk te maken. Niet alles kan immers in elk land op dezelfde manier verkocht worden - althans niet altijd.

Hier is een dwarsdoorsnede van de mogelijke verschillende gebieden:

  • Veiligheidsspecificaties en -normen
  • Verordeningen en verboden
  • Richtlijnen voor verpakkingen (recyclingvoorschriften)
  • Garantieverplichting
  • Verplichte etikettering
  • Beleid voor het retourneren van goederen

Deze eisen, die soms verschillend zijn geregeld, moeten afhankelijk van het land, de bedrijfstak en het product afzonderlijk worden bekeken en aangepast. Dit gebeurt meestal betrekkelijk snel en een eenmalige overweging en aanpassing is vaak voldoende.

Op fiscaal gebied is de situatie anders. Hier moet steeds rekening worden gehouden met bepaalde aspecten, en vooral de BTW is voor veel handelaren een hoofdpijnpunt.

Belastingtaken voor online handelaren in het buitenland

Handel in Europa leidt tot verschillende belastingtaken in binnen- en buitenland in de EU. 

Of het nu gaat om douanerechten, het krijgen van een nieuw belastingnummer of aanverwante documentatie: vooral als je grensoverschrijdend gaat verkopen, moet je je bewust zijn van het belang van de verplichtingen die daarbij komen kijken. Evenals de extra administratieve lasten.

Naast het indienen van diverse rapporten en belastingaangiften moet ook worden gezorgd voor een correcte belastingheffing en geldige BTW-registraties in alle noodzakelijke landen. 

Niet-naleving kan leiden tot zware sancties en andere gevolgen, zoals uitsluiting van een verkoopplatform.

BTW: wanneer registreren?

De BTW is een verbruiksbelasting die wordt geheven op alle diensten en goederen binnen de EU. 

Andere soorten accijns zijn:

  • de tabaksbelasting,
  • de belasting op minerale oliën en
  • de alcoholbelasting.

In principe is elk bedrijf dat in een EU-lidstaat is gevestigd, BTW-plichtig. De uitzondering op deze regel zijn bedrijven die gebruik maken van de kleine bedrijvenregeling.

Onder bepaalde voorwaarden moet echter, naast het reeds in het land van oorsprong beschikbare belastingnummer, ook een BTW-nummer worden aangevraagd in de landen waarnaar of waaruit wordt verkocht.

Dus wanneer is registratie in het buitenland nodig? Kortom, speel hier 

  1. de opslag van de goederen en 
  2. het bereiken van de leveringsdrempel speelt de doorslaggevende rol.

Opslag van goederen in het buitenland

Opslag in andere EU-landen leidt tot de verplichting om je ter plaatse voor de BTW te registreren. Dit treft vooral handelaren van Amazon die hun goederen in maximaal 7 verschillende landen binnen de EER kunnen opslaan.

Met Fulfilment by Amazon (FBA) kunnen online winkeliers tegen een overeenkomstige vergoeding opslag en verzending doorgeven aan de e-commerce gigant. 

Belangrijk: het registreren van een BTW-nummer in het buitenland leidt ook altijd tot doorlopende administratieve taken.

Als goederen vervolgens in deze magazijnen worden opgeslagen (afhankelijk van de gekozen FBA-dienst), dan is btw-registratie in elk van deze opslaglanden verplicht.

online handel in het buitenland

Voorbeeld: Met het Central Europe Program biedt Amazon webwinkeliers die al in Duitsland winkelen en van daaruit willen verkopen of daarmee willen beginnen, de mogelijkheid om daarnaast ook in Polen en Tsjechië te winkelen.

Dit kan de moeite waard zijn vanwege de lagere fulfilment- en opslagkosten. Vanwege de opslag aldaar zijn BTW-registratie in Duitsland en BTW-nummers in Polen en Tsjechië echter verplicht.

Overschrijding van de leveringsdrempel

Het bereiken van een jaarlijkse leveringsdrempel voor postorderbedrijven kan ook leiden tot de verplichting tot registratie en het verplicht stellen van een BTW-nummer in het land van bestemming.

Deze drempel kan worden bereikt door grensoverschrijdende postorderverkoop aan de eindverbruiker binnen één kalenderjaar. Elk land heeft zijn eigen leveringsdrempel. Dit is meestal ongeveer 35.000 euro.

Voor het bereiken van deze leveringsdrempel wordt gekeken naar de netto-omzet in een bepaald land. Dit geldt echter alleen voor B2C-verkopen, d.w.z. verkopen aan de eindklant. Hier is volgens §3 van de wet op de belasting over de toegevoegde waarde (UStG) de postorderregeling van toepassing, die bepaalt dat zendingen binnen de EER belastbaar zijn in het land van de ontvanger.

Verkoop tussen bedrijven onderling, dus B2B (business to business), speelt daarentegen geen rol voor de leveringsdrempel en kan veilig buiten beschouwing worden gelaten.

Kennisgevingen: Intrastat & Co

De intra-handelsstatistieken van de Europese Unie, kortweg Intrastat, worden gebruikt om het goederenverkeer tussen de lidstaten te registreren. Het gaat echter niet uitsluitend om gekochte en verkochte goederen, maar ook goederen die om een andere reden zijn verplaatst worden in Intrastat geregistreerd.

Wie moet deze rapporten indienen?

Elk bedrijf dat in de EU voor de BTW is geregistreerd en goederen over de grens met andere EU-landen verhandelt, moet Intrastat-aangiften indienen.

Belangrijk: Welke en hoeveel informatie je moet verstrekken hangt af van de waarde van de goederen.

Vrijstelling van registratieplicht

Er zijn ook drempelwaarden die in acht moeten worden genomen voor Intrastat-aangiften, vergelijkbaar met de BTW-registratie. De manier waarop het werkt is in principe ook hetzelfde.

Bedrijven zijn vrijgesteld van de rapportageplicht als hun zendingen naar andere EU-landen in het voorgaande jaar de waarde van 500.000 euro niet overschreden. Anders geldt de meldingsplicht.

IDEV/IDES procedure

IDEV staat voor Internet Data Collection in the Network en maakt het mogelijk online Intrastat-aangiften te doen. IDES is een gratis software die door het Federaal Bureau voor de Statistiek wordt aangeboden om Intrastat-aangiften offline te maken. Deze kunnen dan achteraf geüpload worden. 

online handel in het buitenland

Douanevoorschriften voor e-commerce in het buitenland

Bij verzending van goederen naar een land buiten de EU kunnen douanerechten verschuldigd zijn. Uiteraard moet dit van tevoren worden toegelicht en zo nodig moeten ook douanegerelateerde extra kosten in de prijs worden opgenomen en duidelijk worden aangegeven.

De MADB van de Europese Unie kan worden gebruikt om na te gaan welke goederen door de douane moeten worden ingeklaard en welke niet.

EORI-nummer

Het EORI-nummer is een identificatienummer dat wordt gebruikt voor de uitwisseling van informatie tussen marktdeelnemers en de douane.

Omdat dit nummer in heel Europa wordt gebruikt, kunnen de gegevens efficiënter worden verzameld. Dit zorgt niet alleen voor meer veiligheid, want deze gegevens worden ook gebruikt voor statistische doeleinden.

Dit is bedoeld om de inklaring tussen de EU-lidstaten te vereenvoudigen. Het EORI-nummer moet in een groot aantal documenten worden ingevuld, vooral bij correspondentie met de autoriteiten. Na registratie duurt het maximaal 3 dagen voordat het EORI-nummer in je e-mail inbox belandt.

Het nummer zelf bestaat uit 17 tekens, waarbij de eerste twee tekens in de meeste gevallen staan voor de landcode.

Belangrijk: particulieren hebben geen EORI-nummer nodig.

Internationale online handel: B2B vs. B2C

Hoewel alle EU-bedrijven in principe een BTW-nummer moeten hebben, moet worden opgemerkt dat de BTW niet altijd verplicht wordt toegepast. Naast de uitsluiting vanwege de kleine bedrijvenregeling moet in principe worden opgemerkt dat de locatie en het type klant doorslaggevend zijn.

Dit betekent: het hangt af van het betreffende import- en exportland en van het soort zakenpartner - dus of het een ander bedrijf is of een particulier.

Ter illustratie volgen hier mogelijke scenario's en hoe die van invloed zijn op de btw en de leveringsdrempels en de bijbehorende rapportageverplichting.

Levering van goederen binnen de EU: B2B

Wanneer een bedrijf aan een ander bedrijf binnen de EU verkoopt, wordt het volgens de geldende wetgeving belast in het land van bestemming. Een factuur kan dus zonder BTW worden uitgereikt. 

De afnemer, het bedrijf in het land van bestemming, moet dan zelf de BTW betalen, de zogenaamde verleggingsregeling. Daarom is het zo belangrijk om het BTW-nummer op de factuur te vermelden.

Levering van goederen binnen de EU: B2C

Voor B2C-verkoop tussen lidstaten van de EU regelt de zogenaamde postorderverordening alle intracommunautaire leveringen.

De postorderregeling maakt deel uit van de regel inzake de plaats van levering voor BTW-doeleinden en heeft tot gevolg dat zendingen aan particulieren binnen de EU belastbaar zijn in het land van de ontvanger zolang een bepaalde drempel niet wordt overschreden met betrekking tot intracommunautaire leveringen.

In het algemeen hangt de belastbaarheid in Duitsland ook af van de respectieve leveringsdrempel in het land van bestemming. Als dit binnen een kalenderjaar wordt overschreden, verandert de belastbaarheid - maar alleen als het werkelijk gaat om een intracommunautaire overdracht volgens §3c lid 3 UStAE.

Belangrijk:

Intracommunautaire leveringen moeten worden opgenomen in de BTW-aangiften en elk kwartaal in de lijst.

Levering van goederen aan niet-EU-landen

Last but not least: de verkoop vanuit de EU aan landen buiten de EU.

Online handelaren die aan landen buiten de EU verkopen, kunnen hun facturen meestal zonder BTW uitreiken. De vrijstelling van BTW moet echter op de factuur worden vermeld.

Belangrijk: Als handelaar moet je bewijzen dat de goederen in een niet-EU-land zijn aangekomen.

Eventuele belastingen en inklaringskosten zijn voor rekening van de klant in zijn eigen land. 

Veranderingen en Quick Fixes 2020

Omdat de belastingtaken voor online handelaren regelmatig veranderen, en het niet in acht nemen daarvan tot ernstige problemen kan leiden, volgt hier een kleine vooruitblik op het komende jaar. Wat gaat er veranderen en welke maatregelen moeten handelaren die in het buitenland verkopen nemen?

Waar wordt aan gewerkt?

De Europese Commissie wil belemmeringen voor e-handelaren wegnemen, zodat consumenten volledige toegang hebben tot alle goederen en diensten die bedrijven in de EU online aanbieden. Deze omvatten:

  • de herziene richtlijn betalingsdiensten en de nieuwe regels die al van kracht zijn voor grensoverschrijdende pakketdiensten;
  • nieuwe regels om onterechte geo-blocking te voorkomen;
  • herziene verordeningen inzake consumentenbescherming die in 2020 van kracht worden;
  • nieuwe btw-regels voor de online verkoop van goederen en diensten, die in 2021 van kracht worden.

Het wegnemen van ongegronde grensoverschrijdende belemmeringen, het vergemakkelijken van goedkope grensoverschrijdende pakketbezorging, het beschermen van de rechten van de klant en het bevorderen van grensoverschrijdende toegang tot online-inhoud zijn hoekstenen van de strategie voor de digitale interne markt. 

Meer gedetailleerde informatie over het onderwerp snelle oplossingen vind je in dit artikel.

Conclusie voor online handel in het buitenland

Handelaren die hun goederen in meer dan één land willen verkopen, moeten zich eerst informeren over de verplichtingen, eisen en administratieve lasten. Natuurlijk is het aanboren van nieuwe markten altijd een lucratieve optie, maar het leidt ook tot allerlei taken, vooral op het gebied van de BTW.

Er zijn veel verschillende processen en uitdagingen om rekening mee te houden. Dit wordt verder bemoeilijkt door het feit dat maar heel weinig regelingen in alle landen identiek zijn. Zo worden waarden en bedragen waarmee rekening moet worden gehouden, evenals de vereiste documentatie, in elk land vaak een beetje anders behandeld.

Het kiezen van een betrouwbare dienstverlener en het gebruik van bepaalde hulpmiddelen kan je totale werkdruk verminderen en is daarom zeer aan te bevelen.

Want op den duur gaat handel in het buitenland gepaard met een stortvloed aan taken voor winkeliers. Wie echter de juiste partners vindt en zijn processen grotendeels kan automatiseren, is niet alleen uitgerust voor alle eventualiteiten - hij heeft ook meer tijd voor wat echt belangrijk is.

Afbeeldingen: rupixen | unsplash, hellotax

Vond je het artikel leuk?

Met jouw beoordeling help je ons om onze inhoud nog verder te verbeteren.

Laat een reactie achter

Je e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *.