WooCommerce juridisch veilig maken: richtlijnen voor Europa

WooCommerce is gericht op de Amerikaanse markt. Er zijn talrijke wettelijke voorschriften in de Europese Unie, met name in Duitsland en Oostenrijk. U moet er rekening mee houden bij de planning en de exploitatie - anders kunt u met waarschuwingen worden geconfronteerd. Wij tonen u de belangrijkste vereisten en WordPress -Plugins voor uw online winkel.

Het is allesbehalve eenvoudig om een webwinkel op de Duitstalige markt te beheren. Het maakt niet uit of het met WordPress of met een ander systeem is. Een verkeerde instelling en er heerst een vrij realistisch gevaar van een waarschuwing - door concurrenten, mededingingsverenigingen of autoriteiten. Dit geldt vooral wanneer:

1. Jouw onlineshop zich in de EU bevindt of
2. Als je vanuit jouw winkel aan EU-landen verkoopt

In beide gevallen kunt u WooCommerce niet op destandaardmanier uitvoeren. U zult zelf de nodige wijzigingen moeten aanbrengen, of daarvoor geschikte hulpmiddelen moeten gebruiken. Hieronder vindt u enkele aanwijzingen over wat nodig is. En we stellen je voor aan Plugins , wat je een hoop werk zal besparen.

Wettelijke teksten voor WooCommerce

Het centrale element voor een zo rechtszeker mogelijke winkel - want 100 procent zekerheid is er natuurlijk nooit - zijn je wetteksten. Bijvoorbeeld het impressum of de algemene voorwaarden (AV), het privacybeleid, en in sommige landen ook de nodige informatie over herroeping/retour en verzending. Je hebt deze juridische teksten nodig op geschikte subpagina's van je webwinkel, en soms ook als informatie in de e-mails aan je klanten. Ze moeten gemakkelijk toegankelijk zijn en op belangrijke punten in het bestelproces bevestigd of gekoppeld worden.

Wat moet er precies in de afzonderlijke wetsteksten worden vermeld? Dit is afhankelijk van een groot aantal richtlijnen. Onder andere:

• Wat is jouw rechtsvorm, welke goederen verkoop je, verzend je deze of zijn ze puur virtueel (muziek, downloads)?
• Welke gegevens van jouw klanten worden door jou opgeslagen en verwerkt en hoe (IP-adressen, stamgegevens, gebruik van cookies en andere tracking-oplossingen)?
• Welke externe diensten gebruik je voor het verwerken van betalingen of het verzenden van jouw producten?
• Welke dienstverleners gebruik je voor de boekhouding, voor de berekening en verwerking van de belastingen, voor het beheer van je klanten (CRM) of voor het ERP-systeem?
• Vertrouw je op clouddiensten om klantgegevens op te slaan, in welk land worden deze opgeslagen?
• Welke tools gebruik je om het gebruikersgedrag te analyseren (Google Analytics, Piwik/Matomo etc.)?
• Verstuur je nieuwsbrieven en andere e-mails naar je klanten?
• Gebruik je sociale netwerken zoals Facebook, Twitter, Instagram etc. voor je onlineshop, hoe zijn deze technisch precies geïntegreerd?

Voor de meeste landen en talen zijn er nu gratis of goedkope onlinediensten om geschikte sjablonen te maken. Zie bijvoorbeeld de gegevensbeschermingsgenerator van Thomas Schwenke voor Duitsland, of het artikel over het opstellen van AV's van de sevDesk blog. Met dergelijke voorbeeldteksten hebt u echter geen garantie dat zij werkelijk geldig zijn voor uw doel. Documenten die individueel door een advocatenkantoor worden opgemaakt, zijn duur, maar meestal veiliger voor professioneel gebruik.

WooCommerce en de AVG

In de Europese Unie is het vooral de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) die winkeliers hoofdbrekens bezorgt. Zie onze AVG gids voor WordPress agentschappen en freelancers. WooCommerce heeft hier een eigen update gemaakt met de belangrijkste basisbeginselen voor de naleving van de verordening:

• Eenvoudigere aanmaak van data-verhuizingen als je klanten daarom vragen. Je bent volgens de AVG verplicht om zulke verhuizingen op verzoek aan te maken.
• Geïntegreerde goedkeuringsprocedure om de toestemming voor inkomende gegevensverzoeken te controleren (volgens de zogeheten dubbele opt-in-procedure).
• Functie voor het wissen van persoonsgegevens op verzoek van de klant.
• De optionele anonimisering van orders.
• Bepalen van tijdslimieten voor het bewaren van bepaalde gegevens op WooCommerce.

Gratis plugins zoals WP AVG Tools (GDPR) of Borlabs Cookie nemen extra taken op zich, zoals de integratie van AVG-conforme informatie over cookies. Deze moet je ook door een advocaat laten controleren. Voor tracking-oplossingen zoals Google Analytics of Facebook Pixel gelden speciale richtlijnen. Je kunt hiervoor speciale aanwijzingen vinden op gespecialiseerde tijdschriften en blogs over het onderwerp online recht. Voor Duitsland, Oostenrijk en Zwitserland raad ik de blog van Thomas Schwenke aan.

In ieder geval hebt u een uitgebreide gegevensbeschermingsverklaring nodig met de AVG . Deze bevat onder meer gedetailleerde informatie over de aard van de gegevensverwerking in uw onderneming en met verbonden dienstverleners. Indien van toepassing, moeten uw klanten instemmen met gegevensverwerking door derden via speciale selectievakjes in het bestelproces. Dit kunnen bijvoorbeeld dienstverleners op het gebied van verzending zijn, aan wie u informatie over het adres van uw klanten en de bestelling doorgeeft.

Als je met externe bedrijven werkt, heb je mogelijk zogenaamde orderverwerkingscontracten nodig. Dit zijn speciale overeenkomsten waarmee je zakenpartners garanderen dat je klantgegevens worden behandeld in overeenstemming met de regels voor gegevensbescherming. In sommige landen moet je een concept voor gegevensbescherming opstellen en functionarissen voor gegevensbescherming aanstellen. De Europese Commissie heeft voor al deze eisen een informatieportaal ter beschikking gesteld; de teksten zijn in verschillende talen beschikbaar:

Afhankelijk van hoe streng en hoe vaak de regelgeving in je land verandert, kan naleving je al snel te veel worden – en het verpest het plezier van je webwinkel. In dat geval moet je deze taak uitbesteden, waarover zo direct meer. Zorg er ook voor dat je WordPress hosting AVG-conform is.

Verdere eisen voor rechtszekerheid

Voor handelaren die bepaalde digitale goederen aan EU-landen leveren, gelden bijzondere regels inzake de EU-btw ofwel de omzetbelasting, in ieder geval op B2C-gebied. De hoogte van de belasting is afhankelijk van de woonplaats van de klant. De verordening is wereldwijd van toepassing, ongeacht het hoofdkantoor van de winkel. Als de richtlijnen op jou van toepassing zijn, moet je zorgen voor uniforme eindprijzen in je onlineshop - zelfs als je verschillende belastingtarieven voor ontvangers hebt.

De complexe berekening van de EU-BTW kan meestal alleen worden opgelost met extra plug-ins. Onder het trefwoord "WooCommerce EU BTW" vind je op wordpress.org diverse extensies voor dit doel, waarover dadelijk meer.

Afhankelijk van de locatie van je onlineshop, branche, maar ook voor afzonderlijke doellanden van je bestellingen, kunnen er nog verdere richtlijnen zijn. Laat je goed adviseren over welke daarvan voor jou relevant zijn:

• Belastingen voor aanvullende diensten, bijvoorbeeld verzendkosten of aanvullende vergoedingen, moeten onder andere in Europa naar evenredigheid worden berekend. Dit is afhankelijk van de goederen en de belastingtarieven in de winkelwagen. Deze procedure wordt split tax genoemd.
• Wanneer jouw bezoekers producten in hun winkelmandje toevoegen, schat WooCommerce de overdrachtsbelastingen en verzendkosten tot de klanten hun adres opgeven. Soms is het verplicht om hierop te wijzen.
• Als je land belastingverlichtingen kent voor kleine en jonge ondernemingen, moeten deze wellicht worden geïntegreerd in WooCommerce (in Duitsland: "Kleinunternehmerregelung").
• Voor producten die op basis van gewicht, afmeting of volume worden verkocht, vereisen sommige landen dat de eenheidsprijs of een basisprijs wordt weergegeven.
• Handel je in voedsel, medische apparatuur of software? Ook hier gelden, afhankelijk van het doelland, verschillende eisen ten aanzien van welke productinformatie waar en in welke vorm beschikbaar moet zijn. Bijvoorbeeld informatie over de compatibiliteit van software en e-boeken of over voedingswaarden, ingrediënten, allergenen, alcoholgehalte, het type verpakking, kwaliteits- en biologische zegels, etc. voor andere goederen.
• Niet alleen voor uitgaande e-mails, maar ook voor de eerste klantregistratie wordt in veel gevallen de double-opt-in-procedure voorgeschreven.

Vaak moet je ook bepaalde aanvullende informatie toevoegen aan de prijzen op je productpagina's en in de kassa, ook in Duitsland en Oostenrijk. Dat zou kunnen zijn:

• De verschuldigde belasting
• De levertijd
• Informatie over de verzendkosten
• Informatie over de basisprijs en de prijs per eenheid

In sommige doelmarkten worden bepaalde aanduidingen zelfs voorgeschreven voor de koop-button. Hetzelfde geldt voor facturen, leveringsbonnen, annuleringen en retourbonnen, die meestal rechtstreeks vanuit WooCommerce worden aangemaakt. Ook hier zijn er soms verplichte specificaties.

Sommige wetten verplichten je om je webwinkel te exploiteren met een beveiligde verbinding via SSL. Dit zou echter sowieso vanzelfsprekend moeten zijn voor een serieus portaal. Het minimaliseert ook je bedrijfsrisico. Google geeft ook de voorkeur aan portalen die een SSL-certificaat hebben. Zo'n certificaat zit altijd bij de pakketten van Raidboxes.

WooCommerce plugins voor Duitsland en de EU

Zoals u reeds kunt zien, zijn de wettelijke voorschriften in de EU bijzonder streng, vooral in Duitsland en Oostenrijk. U hebt hier ook mee te maken als u alleen aan deze doelmarkten levert of uw winkel daar beschikbaar is. Voor de Duitstalige markt zijn er twee speciale WooCommerce Plugins , die uw webwinkel met weinig moeite zo wettelijk mogelijk maken: German Market van MarketPress en gegermaniseerd van Vendidero.

De uitbreidingen verwerken de volgende functies met weinig configuratie-inspanning:

• Wettekstenvoorbeeld waarin je alleen nog maar je eigen gegevens hoeft toe te voegen, bijvoorbeeld je adres. Via de updates ontvang je nieuwe versies van de teksten, die je zelf moet vervangen. Als alternatief kunnen diensten zoals Protected Shops worden geïntegreerd, zo meteen meer daarover.
• Op alle wettelijk relevante plaatsen wordt noodzakelijke aanvullende informatie weergegeven, zoals belastingen, levertijden, verzendkosten en de "prijs per eenheid". Ook de indeling in de kassa voldoet aan de wettelijke eisen.
• De plugins passen jouw onlineshop aan de AVG aan, onder andere met bijpassende checkboxen.
• Ondersteuning van split tax, bijvoorbeeld voor in rekening gebrachte verzendkosten of heffingen evenals automatisch opeenvolgende factuurnummers.
• Double-opt-in-support voor klantenregistratie.
• Leeftijdscontrole voor goederen die pas vanaf een bepaalde minimumleeftijd verkocht mogen worden, zoals alcohol of individuele media.
• Afbeelding van de EU-btw en verificatie van het EU-btw-identificatienummer (eori).

Betaling via SEPA-afschrijving (automatische incasso) en kopen op rekening wordt ook door hun plugins ondersteund. Je kunt ook individueel ontworpen PDF-facturen, leverings- of retourbonnen maken. Deze zien er niet alleen veel professioneler uit dan de eigen WooCommerce e-mails, maar ze zijn ook rechtszeker.

Beide oplossingen bieden geen 100% bescherming tegen waarschuwingen. Ze nemen je echter veel werk uit handen om je webwinkel zo veilig mogelijk te maken. Een laatste controle door geschikte online-advocaten moet daarom in ieder geval worden uitgevoerd.

German Market omvat ook een automatische berekening van de basisprijs en een module voor de voedselinformatieverordening (EU nr. 1169/2011). Dit laatste is vooral belangrijk als je informatie over voedingswaarden of calorische waarden, allergenen, ingrediënten, vitaminen, mineralen, gewicht of andere informatie over jouw producten moet verstrekken:

Ook de aansluiting op boekhoudsystemen zoals lexoffice, sevDesk, het 1&1 onlineboekhoudsysteem en het Billbee ERP-systeem is bijzonder praktisch. In de regel heb je vroeg of laat dergelijke systemen nodig voor de afhandeling van je financiën en processen. Een geautomatiseerde verbinding bespaart tijd en vermindert de kans op transmissiefouten.

Dienstverlener voor rechtszekerheid

Voor sommige Europese landen en talen zijn er diensten zoals Protected Shops, de Händlerbund of het IT-advocatenkantoor. Deze zorgen voor continu bijgewerkte wetteksten, die je onlineshop nog aanmaningsbestendiger maken. Bijzonder praktisch: de aanbieders beschikken over interfaces van WooCommerce, zodat de wetsteksten automatisch worden bijgewerkt wanneer de wet verandert. Dit minimaliseert jouw administratieve inspanningen aanzienlijk.

De teksten zijn gedeeltelijk beschikbaar in verschillende talen en voor verschillende Europese staten, zelfs als de diensten in Duitsland zijn gevestigd, zoals hier de Händlerbund:

De meertaligheid van de wetsteksten is vooral nuttig als je je winkel internationaal wilt aanbieden. Of als je vanuit andere landen aan de EU verkoopt.

Bij sommige van deze aanbieders kun je extra pakketten boeken, waaronder bijvoorbeeld juridisch advies of hulp bij waarschuwingen. Dit kan een alternatief zijn voor het inhuren van een eigen advocatenkantoor, niet alleen voor kleinere webwinkels. In dit geval moet je er echter voor zorgen dat je precies weet welke diensten door de dienstverleners worden geleverd. Controleren ze bijvoorbeeld de wettelijke structuur van jouw winkelpagina's? Of de juridische geschiktheid van WordPress-plugins? Grote winkels volgen hier vaak een tweesporenaanpak: ze boeken een (meer kosteneffectieve) service voor gestandaardiseerde processen, voor meer gedetailleerde vragen geven ze vervolgens opdracht aan een advocatenkantoor met online-ervaring.

Conclusie en hulp

Inmiddels zijn er goede uitbreidingen die jouw WooCommerce shop zo rechtszeker mogelijk maken - niemand kan je 100% bescherming bieden. Toch moet je, vooral in het begin, hulp zoeken bij geschikte gespecialiseerde advocaten. Alleen zij kunnen inschatten welke aanvullende maatregelen nodig zijn voor jouw bedrijfsmodel.

Wij raden je aan de factor "rechtszekerheid" mee te nemen in de kostenberekening voor je webwinkel. Vooral als je niet alle genoemde punten zelf kunt uitvoeren. Zodra je je eigen werktijd meerekent, is al snel een bedrag in de lage vijfcijferige range verschuldigd totdat de eerste versie van je webwinkel live kan gaan. En het lopende onderhoud is ook vrij duur. Meer informatie hierover kun je vinden in het artikel Kosten van WooCommerce.

Meer tips over WooCommerce vind je in ons meer dan 70 pagina's tellende e-book WooCommerce voor professionals: Online winkels met WordPress. Het is gericht op freelancers, bureaus, WP-professionals, maar ook op beginners.

Bijdragende foto: Samuel Zeller