WooCommerce juridisch veilig maken: richtlijnen voor Europa

Michael Firnkes Laatst bijgewerkt op 20.10.2020
8 Min.
WooCommerce wettelijk bindend
Laatst bijgewerkt op 20.10.2020

WooCommerce is gericht op de Amerikaanse markt. In de Europese Unie zijn er tal van wettelijke voorschriften, met name in Duitsland en Oostenrijk. Hier moet je rekening mee houden in de planning en in het dagelijks funtioneren - anders riskeer je waarschuwingen. Wij laten je de belangrijkste voorschriften en WordPress-plugins voor je online shop zien.

Het is allesbehalve eenvoudig om een webwinkel op de Duitstalige markt te beheren. Het maakt niet uit of het met WordPress of met een ander systeem is. Een verkeerde instelling en er heerst een vrij realistisch gevaar van een waarschuwing - door concurrenten, mededingingsverenigingen of autoriteiten. Dit geldt vooral wanneer:

  1. Jouw onlineshop zich in de EU bevindt of
  2. Als je vanuit jouw winkel aan EU-landen verkoopt

In beide gevallen kun je WooCommerce niet standaard exploiteren. Je moet zelf de nodige wijzigingen aanbrengen, of daarvoor geschikte tools gebruiken. Hieronder vind je enkele tips wat daarvoor nodig is. En we stellen plugins voor die je veel werk besparen.

Let op

Hoe de wettelijke voorschriften er voor jou concreet uitzien, hangt af van tal van factoren. Bijvoorbeeld van je hoofdkantoor, je branche of je klantenstructuur (leveringspunten, maar ook B2C- vs. B2B-winkels). De volgende opmerkingen zijn van algemene aard. Je moet daarom altijd advies inwinnen bij een online advocatenkantoor over jouw specifieke zaak voordat je met je winkel live gaat.

Juridische teksten voor WordPress en WooCommerce

Het centrale element voor een zo rechtszeker mogelijke winkel zijn jouw wetsteksten. Bijvoorbeeld het impressum of de algemene voorwaarden, het privacybeleid, in sommige landen ook noodzakelijke informatie voor herroeping/retour en verzending. Je hebt deze wetsteksten op geschikte subpagina's van je onlineshop nodig, soms ook als informatie in de e-mails aan je klanten. Ze moeten gemakkelijk toegankelijk zijn en op belangrijke punten in het bestelproces worden bevestigd of gekoppeld zijn.

Wat moet er precies in de afzonderlijke wetsteksten worden vermeld? Dit is afhankelijk van een groot aantal richtlijnen. Onder andere:

  • Wat is jouw rechtsvorm, welke goederen verkoop je, verzend je deze of zijn ze puur virtueel (muziek, downloads)?
  • Welke gegevens van jouw klanten worden door jou opgeslagen en verwerkt en hoe (IP-adressen, stamgegevens, gebruik van cookies en andere tracking-oplossingen)?
  • Welke externe diensten gebruik je voor het verwerken van betalingen of het verzenden van jouw producten?
  • Welke dienstverleners gebruik je voor de boekhouding, voor de berekening en verwerking van de belastingen, voor het beheer van je klanten (CRM) of voor het ERP-systeem?
  • Vertrouw je op clouddiensten om klantgegevens op te slaan, in welk land worden deze opgeslagen?
  • Welke tools gebruik je om het gebruikersgedrag te analyseren (Google Analytics, Piwik/Matomo etc.)?
  • Verstuur je nieuwsbrieven en andere e-mails naar je klanten?
  • Gebruik je sociale netwerken zoals Facebook, Twitter, Instagram etc. voor je onlineshop, hoe zijn deze technisch precies geïntegreerd?

Voor de meeste landen en talen zijn er nu gratis of goedkope onlinediensten om geschikte voorbeeldrichtlijnen te maken. Zie bijvoorbeeld naar de Gegevensbescherming-Generator van Thomas Schwenke voor Duitsland of het artikel AVV opmaken van de sevDesk blog. Met dergelijke voorbeeldteksten heb je echter geen garantie dat ze werkelijk geldig zijn voor het door jou beoogde doel. Documenten die individueel door een advocatenkantoor worden gemaakt kunnen duur zijn, maar ze zijn meestal veiliger voor professioneel gebruik.

WooCommerce en de AVG

In de Europese Unie is het vooral de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) die de shopeigenaren hoofdpijn bezorgt. Zie onze AVG-Guide voor WordPress-bureaus en freelancers. WooCommerce heeft hier met een eigen update de belangrijkste basis gelegd voor de naleving van de verordening:

  • Eenvoudigere aanmaak van data-verhuizingen als je klanten daarom vragen. Je bent volgens de AVG verplicht om zulke verhuizingen op verzoek aan te maken.
  • Geïntegreerd goedkeuringsproces om de autorisatie van inkomende gegevensaanvragen te controleren (volgens de zogenaamde double-opt-in-procedure).
  • Functie voor het verwijderen van persoonlijke gegevens op verzoek van de klant.
  • De optionele anonimisering van de bestellingen.
  • Vaststelling van termijnen voor het bewaren van bepaalde gegevens in WooCommerce.

Gratis plugins zoals de WP AVG tools (GDPR) of Borlabs cookie nemen extra taken op zich, zoals de integratie van AVG-conforme informatie over cookies. Je moet deze ook laten controleren door een advocaat. Voor tracking-oplossingen zoals Google Analytics of Facebook Pixel gelden bijzondere richtlijnen.

Speciale instructies hiervoor vind je op vakbladen en blogs over het onderwerp online recht. Voor Europa adviseer ik de blog van Thomas Schwenke.

In ieder geval heb je met de AVG een verbeterd privacybeleidnodig. Dit bevat onder andere gedetailleerde informatie over het type gegevensverwerking in jouw bedrijf en bij de aangesloten dienstverleners. Indien nodig moeten je klanten akkoord gaan met gegevensverwerking door derden via speciale checkboxen in het bestelproces. Dit kunnen bijvoorbeeld verzendbedrijven zijn waaraan je informatie verstrekt over de adressen en bestellingen van je klanten.

Als je met externe bedrijven werkt, kan het zijn dat je zogenaamde dataverwerkingsovereenkomst nodig hebt. Dit zijn speciale overeenkomsten waarmee je zakenpartners ervoor zorgen dat jouw klantgegevens worden behandeld in overeenstemming met de regels voor gegevensbescherming. In sommige landen moet je een gegevensbeschermingsconcept creëren en geschikte gegevensbeschermingsfunctionarissen aanstellen. Voor al deze eisen heeft de Europese Commissie een informatieportaal gemaakt, de teksten zijn beschikbaar in verschillende talen:

Informatie over de BBPR AVG
Informatie van de EU over de GDPR (AVG)

Afhankelijk van hoe streng en hoe vaak de regelgeving in jouw land verandert, is de naleving ervan heel overweldigend - en het kan het plezier van je onlineshop bederven. Dan moet je deze taak uitbesteden, daarover zo meteen nog meer.

Verdere vereisten voor rechtszekerheid

Voor handelaren die bepaalde digitale goederen aan EU-landen leveren, gelden bijzondere regels inzake de EU-btw ofwel de omzetbelasting, in ieder geval op B2C-gebied. De hoogte van de belasting is afhankelijk van de woonplaats van de klant. De verordening is wereldwijd van toepassing, ongeacht het hoofdkantoor van de winkel. Als de richtlijnen op jou van toepassing zijn, moet je zorgen voor uniforme eindprijzen in je onlineshop - zelfs als je verschillende belastingtarieven voor ontvangers hebt.

De complexe berekening van de Europese btw kan meestal alleen met extra plugins opgelost worden. Onder het trefwoord "WooCommerce EU VAT" vind je op wordpress.org verschillende uitbreidingen voor dit doel, zo meteen ook meer hierover.

Afhankelijk van de locatie van je onlineshop, branche, maar ook voor afzonderlijke doellanden van je bestellingen, kunnen er nog verdere richtlijnen zijn. Laat je goed adviseren over welke daarvan voor jou relevant zijn:

  • Belastingen voor aanvullende diensten, bijvoorbeeld verzendkosten of aanvullende vergoedingen, moeten onder andere in Europa naar evenredigheid worden berekend. Dit is afhankelijk van de goederen en de belastingtarieven in de winkelwagen. Deze procedure wordt split tax genoemd.
  • Wanneer jouw bezoekers producten in hun winkelmandje toevoegen, schat WooCommerce de overdrachtsbelastingen en verzendkosten tot de klanten hun adres opgeven. Soms is het verplicht om hierop te wijzen.
  • Als er in jouw land belastingvoordelen zijn voor kleine en jonge bedrijven, dan kan het zijn dat deze moeten worden geïntegreerd in WooCommerce.
  • Voor producten die op basis van gewicht, afmeting of volume worden verkocht, vereisen sommige landen dat de eenheidsprijs of een basisprijs wordt weergegeven.
  • Handel je in voedsel, medische apparatuur of software? Ook hier gelden, afhankelijk van het doelland, verschillende eisen ten aanzien van welke productinformatie waar en in welke vorm beschikbaar moet zijn. Bijvoorbeeld informatie over de compatibiliteit van software en e-boeken of over voedingswaarden, ingrediënten, allergenen, alcoholgehalte, het type verpakking, kwaliteits- en biologische zegels, etc. voor andere goederen.
  • Niet alleen voor uitgaande e-mails, maar ook voor de eerste klantregistratie wordt in veel gevallen de double-opt-in-procedure voorgeschreven.

Vaak moet je ook bepaalde aanvullende informatie toevoegen aan de prijzen op je productpagina's en in de kassa, ook in Duitsland en Oostenrijk. Dat zou kunnen zijn:

  • De verschuldigde belasting
  • De levertijd
  • Informatie over de verzendkosten
  • Informatie over de basisprijs en de prijs per eenheid

In sommige doelmarkten worden bepaalde aanduidingen zelfs voorgeschreven voor de koop-button. Hetzelfde geldt voor facturen, leveringsbonnen, annuleringen en retourbonnen, die meestal rechtstreeks vanuit WooCommerce worden aangemaakt. Ook hier zijn er soms verplichte specificaties.

Sommige wetten vereisen dat je je onlineshop met een beveiligde verbinding via SSL beheert. Dit zou toch al een vanzelfsprekendheid moeten zijn voor een serieus portaal. Het minimaliseert bovendien je bedrijfsrisico. Google geeft ook de voorkeur aan portalen met een SSL-certificaat. Bij de Pakketten van RAIDBOXES is een dergelijk certificaat altijd inbegrepen.

WooCommerce plugins voor Duitsland en de EU

Zoals je ziet, zijn de wettelijke eisen in de EU bijzonder streng, vooral in Europa. Je moet je hierover buigen als je alleen aan deze doelmarkten levert of jouw winkel daar beschikbaar is. Voor de Duitstalige markt zijn er twee speciale WooCommerce plugins, die jouw webwinkel met weinig moeite wettelijk conform maken: German Market van MarketPress en Germanized van Vendidero.

De uitbreidingen verwerken de volgende functies met weinig configuratie-inspanning:

  • Wettekstenvoorbeeld waarin je alleen nog maar je eigen gegevens hoeft toe te voegen, bijvoorbeeld je adres. Via de updates ontvang je nieuwe versies van de teksten, die je zelf moet vervangen. Als alternatief kunnen diensten zoals Protected Shops worden geïntegreerd, zo meteen meer daarover.
  • Op alle wettelijk relevante punten wordt noodzakelijke aanvullende informatie zoals belastingen, levertijden, verzendkosten en de "prijs per eenheid" weergegeven. De ordening in de checkout voldoet ook aan de wettelijke eisen.
  • De plugins passen jouw onlineshop aan de AVG aan, onder andere met bijpassende checkboxen.
  • Ondersteuning van split tax, bijvoorbeeld voor in rekening gebrachte verzendkosten of heffingen evenals automatisch opeenvolgende factuurnummers.
  • Double-opt-in-support voor klantenregistratie.
  • Leeftijdscontrole voor goederen die pas vanaf een bepaalde minimumleeftijd mogen worden verkocht, zoals alcohol of individuele media.
  • Afbeelding van de EU-btw en verificatie van het EU-btw-identificatienummer (eori).

Betaling via SEPA-afschrijving (automatische incasso) en kopen op rekening wordt ook door hun plugins ondersteund. Je kunt ook individueel ontworpen PDF-facturen, leverings- of retourbonnen maken. Deze zien er niet alleen veel professioneler uit dan de eigen WooCommerce e-mails, maar ze zijn ook rechtszeker.

Beide oplossingen bieden geen 100% bescherming tegen waarschuwingen. Ze nemen je echter veel werk uit handen om je webwinkel zo veilig mogelijk te maken. Een laatste controle door geschikte online-advocaten moet daarom in ieder geval worden uitgevoerd.

German Market omvat ook een automatische berekening van de basisprijs en een module voor de voedselinformatieverordening (EU nr. 1169/2011). Dit laatste is vooral belangrijk als je informatie over voedingswaarden of calorische waarden, allergenen, ingrediënten, vitaminen, mineralen, gewicht of andere informatie over jouw producten moet verstrekken:

German Market
De module voor de voedselinformatieverordening

Ook de aansluiting op boekhoudsystemen zoals lexoffice, sevDesk, het 1&1 onlineboekhoudsysteem en het Billbee ERP-systeem is bijzonder praktisch. In de regel heb je vroeg of laat dergelijke systemen nodig voor de afhandeling van je financiën en processen. Een geautomatiseerde verbinding bespaart tijd en vermindert de kans op transmissiefouten.

Dienstverlener voor rechtszekerheid

Voor sommige Europese landen en talen zijn er diensten zoals Protected Shops, de Händlerbund of het IT-advocatenkantoor. Deze zorgen voor continu bijgewerkte wetteksten, die je onlineshop nog aanmaningsbestendiger maken. Bijzonder praktisch: de aanbieders beschikken over interfaces van WooCommerce, zodat de wetsteksten automatisch worden bijgewerkt wanneer de wet verandert. Dit minimaliseert jouw administratieve inspanningen aanzienlijk.

De teksten zijn deels beschikbaar in verschillende talen en voor verschillende Europese landen, ook al zijn de diensten in Duitsland gevestigd, zoals hier de Händlerbund:

Händlerbund
Juridische informatie op het Händlerbundportaal

De meertaligheid van de wetsteksten is vooral nuttig als je je winkel internationaal wilt aanbieden. Of als je vanuit andere landen aan de EU verkoopt.

Bij sommige van deze aanbieders kun je extra pakketten boeken, waaronder bijvoorbeeld juridisch advies of hulp bij waarschuwingen. Dit kan een alternatief zijn voor het inhuren van een eigen advocatenkantoor, niet alleen voor kleinere webwinkels. In dit geval moet je er echter voor zorgen dat je precies weet welke diensten door de dienstverleners worden geleverd. Controleren ze bijvoorbeeld de wettelijke structuur van jouw winkelpagina's? Of de juridische geschiktheid van WordPress-plugins? Grote winkels volgen hier vaak een tweesporenaanpak: ze boeken een (meer kosteneffectieve) service voor gestandaardiseerde processen, voor meer gedetailleerde vragen geven ze vervolgens opdracht aan een advocatenkantoor met online-ervaring.

Conclusie en hulp

Inmiddels zijn er goede uitbreidingen die jouw WooCommerce shop zo rechtszeker mogelijk maken - niemand kan je 100% bescherming bieden. Toch moet je, vooral in het begin, hulp zoeken bij geschikte gespecialiseerde advocaten. Alleen zij kunnen inschatten welke aanvullende maatregelen nodig zijn voor jouw bedrijfsmodel.

Wij raden je aan om de factor "rechtszekerheid" mee te nemen in de kostenberekening voor je onlineshop. Zeker als je niet alle genoemde punten zelf kunt uitvoeren. Zodra je je eigen werktijd in de berekening opneemt, wordt al snel een bedrag in het lage vijfcijferige bereik verschuldigd tot de eerste versie van jouw webwinkel live kan gaan. En het lopende onderhoud is ook een uitdaging. Meer informatie vind je in het artikel kosten van WooCommerce.

Meer tips over WooCommerce vind je in ons 70+ pagina's tellende e-book WooCommerce voor professionals: onlinewinkels met WordPress. Het is gericht op freelancers, bureaus, WP-professionals maar ook op beginners.

Heb je vragen over WooCommerce? Gebruik de commentaarfunctie. Wil je op de hoogte blijven van nieuwtjes over het shopsysteem? Volg ons dan op Twitter, Facebook of via onze Nieuwsbrief.

Foto: Samuel Zeller

Gerelateerde artikelen

Commentaar op dit artikel

Schrijf een opmerking

Je e-mail adres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn met * gemarkeerd.