De enige inwerkingtreding van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de EU sinds 25 Mai 2018 bracht een aantal veranderingen met zich mee. Vivien Beischau van Newsletter2Go (nu onderdeel van Brevo) heeft 6 tips voor je op een rijtje gezet zodat je weet aan welke eisen je sindsdien moet voldoen voor je e-mailmarketing.
Disclaimer
Implementeer de vereisten van AVG in 6 stappen
1. alleen verzending met dubbele opt-in
Als je persoonlijke gegevens wilt verzamelen, heb je altijd de toestemming van de betrokkenen of een wettelijke toestemming nodig. Deze toestemming moet worden vastgelegd en een melding bevatten dat deze op elk moment kan worden ingetrokken. Voor je e-mailmarketing betekent dit dat je vooraf toestemming nodig hebt om hen je mailing te sturen. Als er geen toestemming is, mag je ze geen nieuwsbrief sturen.
Het is belangrijk dat je een verwijzing naar het privacybeleid opneemt in de toestemmingsmail en in het registratieformulier. Zorg ervoor dat dit op elk moment kan worden ingezien.
Dubbele opt-in: De dubbele opt-in procedure is een juridisch veilige manier om je in te schrijven voor een nieuwsbrief. Je vult je e-mailadres in op het registratieformulier en staat daarmee toe dat je wordt opgenomen in een distributielijst. Vervolgens ontvang je een bevestigingsmail en daarmee de mogelijkheid om de registratie op een wettelijk veilige manier te bevestigen. Het DOI-proces is voltooid wanneer deze e-mail is bevestigd.
2. wettelijk toegestane verzendsoftware gebruiken
Er zijn een aantal vereisten voor een legaal veilige mailing software waar je rekening mee moet houden. Wettelijk veilige mailingsoftware wordt onder andere gekenmerkt door het feit dat de servers voor het verzenden van de mailings zich in Duitsland bevinden. De serviceproviders worden gecontroleerd en hebben de juiste gegevensbeschermingscertificaten.
Er moet altijd een overeenkomst voor opdrachtverwerking worden gesloten.
3. gegarandeerde gegevensbeveiliging
Je moet je ervan bewust zijn dat je ervoor moet zorgen dat onbevoegden geen toegang hebben tot de gevoelige gegevens van je klanten. Bij het verwerken van gegevens moeten passende technische en organisatorische maatregelen (wachtwoorden, versleuteling, enz.) worden genomen om ervoor te zorgen dat de gegevens veilig zijn.
4. besteed aandacht aan gegevenseconomie
In het kader van de gegevensverzameling moet u aandacht besteden aan de zuinigheid van de gegevens. Dit betekent dat gegevens alleen voor een specifiek doel worden verzameld en alleen voor dat doel mogen worden gebruikt. Laat uw betrokkenen precies zien waarvoor zij hun gegevens geven. Bovendien mag u geen gegevens verzamelen die niet geschikt zijn voor het doel.
Voorbeeld: Voor een nieuwsbriefregistratie is alleen het e-mailadres nodig. Natuurlijk kun je ook om meer gegevens vragen, maar deze informatie is vrijwillig en moet als zodanig worden gemarkeerd.
5. voltooi je aanmeldingsproces
Transparantie is belangrijk en schept vertrouwen. Bij e-mailmarketing geldt dit bijvoorbeeld voor het inschrijfformulier voor je nieuwsbrief. Communiceer duidelijk wat ontvangers zullen ontvangen en waarvoor de gegevens zullen worden gebruikt. En merk op dat je alleen het e-mailadres als verplicht veld mag markeren. Alle andere informatie mag niet verplicht zijn om de inschrijving voor de nieuwsbrief effectief te maken.
Nog een tip voor het registratieformulier: Wijs erop dat het mogelijk is om je op elk moment af te melden voor de nieuwsbrief. Het is ook raadzaam om een link op te nemen naar het privacybeleid, dat met een vinkje moet worden geaccepteerd.
6. goodies zijn niet gratis
Je kunt je klanten nog steeds motiveren om zich in te schrijven voor je nieuwsbrief met vouchers of promoties. Alleen in het geval van goodies of freebies, zoals whitepapers, infographics, e-books, etc., die worden gecombineerd met een nieuwsbriefabonnement, moet je je klanten precies uitleggen wat deze ruildeal is. Omdat gegevens worden gebruikt om te betalen, mag je de deal niet beschrijven als "gratis" en moet je duidelijk maken dat je je abonneert op de nieuwsbrief.
Het blijft te zeggen ...
... dat met de inwerkingtreding van AVG de bescherming van persoonsgegevens de hoogste prioriteit heeft. Als deze vereisten zijn geïmplementeerd, ben je goed op weg om je e-mailmarketing AVG compliant te maken en verschrikkelijke boetes te voorkomen.
