Van ondernemers tot doorgewinterde bureaus, steeds meer mensen maken gebruik van praktische managementtools. Maar degenen die zeer gemotiveerd zijn om zich aan te melden voor tientallen hulpmiddelen worden daardoor niet automatisch productiever. Lea van elsch&fink, een WordPress bureau uit Münster, geeft inzicht in haar dagelijks leven en onthult welke tools helpen om het bedrijf perfect onder controle te houden.

Trello, Moco, Basecamp, Asana, Dapulse, ActiveCollab, Wrike, Zapier, Jira, Taskworld, Freedcamp, Slack, Zenkit en co.: dit zijn geen underground bands of Pokémon, maar apps en managementtools die ontworpen zijn om ons leven te vereenvoudigen.

Organisatie en beheer zijn belangrijk bij webprojecten van elke omvang. Maar gereedschap alleen kan geen wonderen verrichten. Want alleen wie uitgebreid met een nieuw hulpmiddel omgaat en het in de natuurlijke workflow integreert, kan het winstgevend, tijdbesparend en productief gebruiken.

Daarom geef ik vandaag een inkijkje in ons dagelijks agentschapsleven bij elsch&fink en vertellen je welke hulpmiddelen we gebruiken en hoe we ze gebruiken om ....

• ...inspiratie en input
• ...interne communicatie
• ...ons projectmanagement

... efficiënt en verstandig.

1. frisse ideeën verzamelen en trends signaleren

Als je websites ontwerpt die eruit zien alsof ze in 1998 zijn gemaakt, zullen klanten massaal vertrekken. Ontwerpers en conceptontwikkelaars moeten hun ontwerpen maken met de vinger aan de pols van de tijd, trends herkennen en zich tegelijkertijd onderscheiden van de massa. Vooral mensen in de digitale industrie leven van voortdurende input om ongewone en nieuwe ideeën te ontwikkelen.

Maar ook als je verantwoordelijk bent voor technologie, programmering of usability, moet je op de hoogte zijn van de laatste beveiligingsupdates, vers ontdekte WordPress-aanvalsvlakken of de laatste bevindingen van gebruikersonderzoek.

Een eenvoudig en enorm praktisch hulpmiddel voor het verzamelen van interessante artikelen is Feedly. Zelfs in de gratis versie kun je tot 100 publicaties en blogs volgen en onderwerpspecifieke nieuwsfeeds aanmaken. Zo krijg je altijd alle inhoud van je favoriete bronnen gebundeld en in real time geleverd.

Het komt erop neer: als je je werk goed doet en bij de les blijft, zul je elke dag geconfronteerd worden met tonnen inhoud. Maar waar bewaar je wat je bijzonder nuttig vindt?

Krijg grip op informatie-overload met notitie-apps

Voor veel ondernemers en webprofessionals hebben notitie-apps als Evernote of OneNote hun waarde bewezen. Met deze praktische hulpmiddelen kun je je ideeën, notities en inhoud die je tegenkomt in nieuwsbrieven, feeds en dergelijke organiseren en direct bewerken. Door synchronisatie op al je apparaten kun je ook onderweg spontane ideeën en contacten op één centrale plek vastleggen.

Om interessante inhoud te delen in grote groepen of met specifieke collega's, gebruiken we onze interne communicatietool in het bureau, waarover ik het zo dadelijk zal hebben.

In principe maakt het niet uit of je je vondsten en ideeën vastlegt in een app, de bladwijzers van je browser of een goed oud notitieboekje.

Het belangrijkste is dat je nieuwe inzichten niet alleen vasthoudt, maar ook verwerkt en overbrengt naar je bedrijf.

Want als je de boot mist op het gebied van actuele trends en ontwikkelingen, kun je vrij snel je bedrijf ophangen.

2. tijd en zenuwen besparen door efficiënte communicatie

Vooral in het digitale bedrijfsleven is het belangrijk om snel, flexibel en betrouwbaar te kunnen communiceren met je team en je klanten. In veel gevallen kan e-mail dit niet meer.

We kennen allemaal het probleem van volledig overvolle inboxen waarin belangrijke mails hopeloos verloren gaan tussen spam, nieuwsbrieven en circulaires van de interne distributielijst.

De oplossing: een chattool voor interne communicatie. Vooral voor korte vragen, spontane veranderingen of informatie voor specifieke teams biedt een communicatiemiddel een enorme meerwaarde.

Korte en snelle communicatiekanalen dankzij Slack

In het bureau gebruiken we de messaging tool Slack uitsluitend voor interne communicatie. Slack. Ook in de WordPress gemeenschap alle afspraken, vergaderingen en projecten worden volledig via Slack afgehandeld. De boodschapper heeft zich ook al gevestigd in grote bedrijven, agentschappen en freelancers bewezen.

De voordelen van Slack op een rijtje:

• De inbox blijft vrij voor belangrijke e-mails van klanten en samenwerkingspartners.
• Alle berichten worden centraal gedocumenteerd. We hebben bijvoorbeeld de gewoonte gekregen om na vergaderingen korte notulen te posten in het bijbehorende Slack-kanaal.
• Door onderwerpspecifieke chatkanalen ontvangt iedereen optimaal alleen relevante berichten en wordt hij minder afgeleid van het werk.
• Domme video's, GIF's en co. zijn gebundeld op één plek: het "Vrijetijdskanaal".

Zelfs een chatprogramma heeft productiviteitsvalkuilen

Met een messenger als Slack kan een team slechts zo snel en flexibel zijn als het langzaamste teamlid toelaat. Daarom moet de invoering van een nieuw hulpmiddel goed worden gepland en met het hele team worden afgesproken.

Het vinden van het optimale aantal Slack-kanalen is een andere uitdaging. Als er te veel kanalen zijn, bestaat het risico dat veel zaken dubbel besproken worden en de communicatie niet veel efficiënter verloopt dan met e-mails. Te weinig kanalen daarentegen leiden ertoe dat je wordt afgeleid door veel berichten die voor jou niet relevant zijn.

Om deze fouten te voorkomen moet de hele communicatiestructuur regelmatig geëvalueerd en aangepast worden.

3. hoe we het projectmanagementbeest temmen met slechts twee hulpmiddelen

We zouden hele boeken kunnen vullen over het proberen grip te krijgen op ons eigen projectmanagement als startend bureau. Projectmanagement is zeer uitgebreid en een vakgebied op zich.

Het doel van een instrument voor projectbeheer is altijd het centraliseren van de planning en organisatie van taken.

Om het team efficiënt te laten werken heeft elk lid overzicht nodig: Waar staat het project? Wat moet er gebeuren en wie is verantwoordelijk? Blijven we nog binnen het budget? Vooral voor projecten met meerdere WordPress-sites bereik je zonder hulpmiddel snel je grenzen.

Je vindt het perfecte gereedschap niet van de ene op de andere dag

Naast volwaardige en zeer complexe hulpmiddelen als Redbooth en Basecamp er zijn ook slankere alternatieven op de markt, waaronder Trello, Hygger en dergelijke. Deze zijn vooral geschikt als je niet wilt worstelen met ingewikkelde functies of een steile leercurve wilt vermijden.

Voor zeer elementaire eisen volstaat meestal een instrument waarmee taken kunnen worden gedefinieerd, termijnen kunnen worden vastgesteld en verantwoordelijke personen kunnen worden aangewezen, bijvoorbeeld in de vorm van checklists. Bovendien moeten alle teamleden er lokaal en mobiel tegelijk bij kunnen.

We begonnen met het analoge notensysteem, verdwaalden in de chaos, testten verschillende hulpmiddelen (Jira te ingewikkeld, Asana destijds te eenvoudig, Basecamp op de een of andere manier niet ons ding, ActiveCollab goed, maar niet goed genoeg) en hebben uiteindelijk gekozen voor een combinatie van Trello en Moco eindigde.

Moco helpt met acquisitie, tijdregistratie en facturering

Wij gebruiken Moco als een...

• ... zeer eenvoudig systeem voor CRM om adressen op te slaan en te koppelen aan projecten.
• ... acquisitietool voor het maken en beheren van aanbiedingen. Zo kunnen we de voortgang van onze acquisitieprocessen bijhouden.
• ... tracking tool voor onze projecten: Zo kunnen we het budget van afzonderlijke projecten altijd in de gaten houden.

Het gebruik van Moco wijst zichzelf en vereist weinig training. Met Trello ligt dat echter iets anders.

Trello helpt bij taakbeheer

Trello is eigenlijk een hulpmiddel voor to-do lijstjes, waarvan de structuur lijkt op een verzameling grote prikborden: elk prikbord (in Trello een "board" genoemd) is een project. Er hangen lijsten met individuele kaarten aan. Op elke kaart staat een taak waarvoor je een deadline kunt stellen en die je kunt toewijzen aan een teamlid.

Het geheim van Trello: het Kanban-principe

Net als Hygger is Trello gebaseerd op het Kanban-systeem, dat zijn oorsprong vindt in Japan. "Kanban" betekent zoiets als "schild, kaart". Het doel van het geheel is om processen zo lean, agile en snel mogelijk te houden.

Het idee erachter is heel eenvoudig:

1. Kaarten: Een project wordt opgedeeld in taken. Voor elke afzonderlijke taak wordt een kaart gemaakt.
2. Lijsten: Op het projectbord worden lijsten gemaakt, die meestal "To Do", "In Progress" en "Done" genoemd worden. Het systeem kan natuurlijk worden aangevuld, bijv. met een "Wachten op feedback"-lijst.
3. Bewerken van: Teams en medewerkers trekken nu zelfstandig kaarten uit "To Do", verplaatsen ze naar "In Progress" en na voltooiing van het werkpakket naar "Done".

Deze manier van werken betekent dat alle betrokkenen altijd zicht hebben op de actuele status van een project. Het hoge niveau van persoonlijke verantwoordelijkheid houdt de teamleden ook gemotiveerd.

Om opstoppingen in het proces te voorkomen, mag elke persoon slechts aan een beperkt aantal taken werken. Waar knelpunten zichtbaar worden, is flexibele herstructurering nodig. Regelmatige statusvergaderingen ondersteunen de communicatie binnen het team.

Trello is ook goed zonder Kanban

Het Kanban-systeem is vooral geschikt voor kleinere projecten. Als we grote en complexe WordPress websites maken, is een enkel bord voor ons niet voldoende. Hier zouden zoveel verschillende borden nodig zijn dat de afzonderlijke teams geen overzicht meer zouden hebben. En als we voor elk team een apart bord zouden hebben, zou niemand het totale project in de gaten kunnen houden.

In feite gebruiken we Trello daarom niet volgens het Kanban principe, maar maken we lijsten per werkgebied, bijvoorbeeld ontwerp, informatie-architectuur, tekst, technologie en projectmanagement. In regelmatige bijeenkomsten wisselen we uit waaraan momenteel wordt gewerkt.

Hoe je Trello uiteindelijk ook gebruikt: Maak met je team afspraken over een consequente manier van gebruik. Als de ene collega in een project lijsten maakt volgens het Kanban-systeem en de andere kruist de onderwerp-specifieke taken, is niemand geholpen. Trello heeft alleen toegevoegde waarde als iedereen hetzelfde systeem volgt.

Conclusie: De juiste toepassing is cruciaal

Wat je nu niet moet doen is je haasten en je aanmelden voor Moco, Trello, Slack, alleen omdat je dit leest. Zulke hulpmiddelen zijn alleen nuttig als je ze verstandig gebruikt. Met andere woorden, een hulpmiddel moet je helpen tijd te besparen of een proces aanzienlijk te verbeteren, wil het de moeite waard zijn.

Sommige dingen, zoals het gebruik van een intern chatprogramma, werken relatief duidelijk. Andere hulpmiddelen vereisen dat de gebruiker relevante achtergrondprocessen en -methoden kent. Je moet deze inspanning altijd afwegen tegen de voordelen. Heb je tips voor het gebruik van managementtools als Trello en dergelijke? Ik kijk uit naar je commentaar!