Samenwerken bij RAIDBOXES: onze Code of Conduct

5 Min.
RAIDBOXES  Code of Conduct

RAIDBOXES bevordert constructief teamwerk, zie het eerste deel van onze serie artikelen over Mental Health en geweldloze communicatie. Om ervoor te zorgen dat dit lukt, ondanks het groeiende aantal medewerkers, hebben wij gezamenlijk een gedragscode opgesteld: de RAIDBOXES Code of Conduct. Jij kunt dit als voorbeeld gebruiken om jouw eigen team te versterken.

Wat is een Code of Conduct?

De RAIDBOXES Code of Conduct (zie de definitie op Wikipedia) is een gedragscode. Het bevat richtlijnen en verwachtingen over hoe we de interactie en communicatie binnen het team willen vormgeven. Zo worden de volgende normen en waarden van RAIDBOXES met concrete aanbevelingen uitgebreid:

  • Passie
  • Vrijheid
  • Vriendelijkheid
  • Onconventionaliteit
  • Transparantie
  • Duurzaamheid

Met behulp van de richtlijnen moeten deze waarden op een duurzame en gelijkwaardige manier in het dagelijks leven worden geïntegreerd. In dit opzicht is het geen "verbodslijst". De code is veeleer een instrument dat ons herinnert aan een werkcultuur die gebaseerd is op wederzijds respect, actieve communicatie en vertrouwen. Het geldt voor alle medewerkers en freelancers die voor RAIDBOXES werken. De richtlijnen daarin betreffen met name de onderlinge uitwisseling op kantoor, in Slack, (online-) vergaderingen, remote-setups, teamevents, op WordCamps en andere evenementen. Net als in directe persoonlijke gesprekken/chats.

De grondbeginselen van de Code of Conduct zijn ontwikkeld door de teams van Mental Health en gelijkheid, op basis van de workshops Geweldloze Communicatie (GC). Het is echter een document dat "leeft". De rollen Mental Health of gelijkstelling nemen suggesties of wensen van RAIDBOXES personeel op en brengen deze over op het hele team.

Hier is de formulering van de Code of Conduct van RAIDBOXES gericht aan onze medewerkers:

De RAIDBOXES Code of Conduct - de richtlijnen

1. Behandel alle werknemers altijd met vriendelijkheid en respect

Dit houdt in dat er te allen tijde naar het standpunt van de ander moet worden geluisterd (bijvoorbeeld door hem of haar uit te laten spreken) en dat hij of zij dit standpunt moet respecteren, zelfs in geval van een conflict. Tegelijkertijd moet je eerlijke feedback geven om misverstanden te voorkomen. Respectvolle, attente en coöperatieve interactie betekent echter ook dat op elk verzoek binnen een redelijke termijn moet worden gereageerd, ongeacht het kanaal waar via het komt. Als je aanwezig bent uiterlijk binnen 24 uur.

2. Bewustwording van een divers team

RAIDBOXES wordt groter en diverser. Daarom streven we naar een vriendelijke, veilige en uitnodigende omgeving voor iedereen - ongeacht geslacht, seksuele geaardheid, begaafdheid of beperking, afkomst, etniciteit, religie (of het ontbreken daarvan), leeftijd, sociale of economische status. Vermijd uitspraken en handelingen die anderen persoonlijk kunnen kwetsen. Zorg er in jouw uitingen en gedrag voor dat elke vorm van discriminerend, geringschattend of uitsluitend taalgebruik geen plaats vindt bij RAIDBOXES.

3. Inspelen op verschillende behoeften

Wees oplettend om de levensstijlen, persoonlijkheden en instellingen van je collega's te begrijpen en zie deze als mogelijkheden om gerespecteerd en beschermd te worden. Houd in je communicatie rekening met de relatie die je met een persoon hebt. Gedraag je professioneel tegenover je collega's. Ongedwongen omgangsvormen zijn prima en gewenst, maar je mag niet zonder nadenken uitgaan van toestemming, vooral niet als je te maken hebt met nieuwe werknemers. Wees je bewust van de grenzen van je gesprekspartner en respecteer ze. Draag er actief toe bij dat iedereen zich welkom voelt in het team door je toon en gedrag. Als je twijfelt, vraag het dan.

4. Respectvolle communicatie

Dit omvat duidelijke, actieve, respectvolle en empathische communicatie, zoals we regelmatig in de Geweldloze Communicatie trainingen (GC) oefenen. Gebruik deze trainingen ook om na te denken over jouw gedrag of het gedrag van de teams. Gebruik geen gewelddadige taal.

5. Conflicten aanpakken en aanvaarden

De Holocratie waarmee wij georganiseerd zijn, staat ons maximale vrijheid toe. Tegelijkertijd is het niet vrij van conflicten. Zelfs de samenwerking bij RAIDBOXES kan aanleiding geven tot meningsverschillen. Pak dergelijke conflicten direct aan; dit wordt bij RAIDBOXES uitdrukkelijk aangemoedigd en maakt deel uit van onze bedrijfscultuur. Richt je rechtstreeks tot de betrokken personen. Geef duidelijk aan wanneer je het niet eens bent met een uiting of handeling. Pas als dit alles niet werkt, dan zoek je proactief naar manieren om het conflict op te lossen (zoals de GC-trainingen, Mental Health & Mediation of de rol van gelijkheid).

6. Documentatie en oriëntatie

Schrijf de afspraken op, zodat de positieve samenwerking en de communicatie voortduren. Conflictoplossing moet ook leiden tot een concreet doel of resultaat. Gebruik indien nodig concrete voorbeelden om jouw communicatie te verduidelijken. Vraag aan je gesprekspartner als je het resultaat wilt vastleggen.

7. Navragen en "time out"

Doe navraag bij de andere persoon als je een uitspraak of actie niet begrijpt. Zeg "stop" als een dergelijke actie niet overeenkomt met jouw waarden. Tegelijkertijd kun je altijd vragen om bedenktijd, bijvoorbeeld in een vergadering, om jezelf bij elkaar te rapen en op een later tijdstip op de uitspraak terug te komen. Communiceer dit echter aan je collega's en laat de communicatie niet zomaar zitten.

8. Constructief aanspreken

Gebruik "ik"-boodschappen in plaats van "jij/wij/jullie" (zie de grondbeginselen van Geweldloze Communicatie). Gebruik de "wij"-boodschap alleen als er in het team al een consensus bestaat. Werk met positieve en concrete formuleringen en met geweldloos taalgebruik. Bij conflicten kun je het GC-model Waarnemen -> Gevoelens -> Behoeftes -> Actie vragen gebruiken. Mental Health en de GC ondersteunen je ook hierbij.

9. Transparantie

Communiceer altijd zo transparant mogelijk. Dingen die in vertrouwen worden genoemd, moeten toch vertrouwelijk blijven. Misschien kun je collega's aanmoedigen om dit in een grotere kring te verduidelijken. Praat niet over anderen of over een ander team achter hun rug ("roddelen") - ook al is er spanning, maar betrek hen er altijd direct bij. Herinner jouw collega's aan deze waarde als je met dergelijk gedrag te maken krijgt, want het veroorzaakt onrust en is onrechtvaardig.

10. Erkenning van de verschillende manieren van werken en leven

Er zijn verschillende manieren waarop medewerkers en teams hun werk organiseren of hoe ze zorgen voor hun eigen persoonlijke balans tussen werk en privéleven. Zorg er in jouw uitingen voor dat geen van deze manieren in diskrediet wordt gebracht of tegen elkaar wordt uitgespeeld.

11. Open samenwerking

Deze code mag er niet toe leiden dat werknemers het gevoel krijgen dat ze bepaalde kwesties of onderwerpen niet meer aan de orde mogen stellen. Ze moeten erop kunnen vertrouwen dat ze eerlijke en constructieve feedback krijgen. Kaart dus te allen tijde aan als je niet volgens jouw waarden of die van de Code of Conduct aangesproken wordt. Alleen zo blijft de communicatie levendig en wordt iedereen er zoveel mogelijk bij betrokken.

12. Herinner aan gemeenschappelijke waarden

Je komt gedrag tegen (ten opzichte van jezelf of anderen) dat niet overeenkomt met de waarden van RAIDBOXES? Herinner jouw collega's hier dan aan, duidelijk herkenbaar en met verwijzing naar de Code of Conduct. Iedereen bij RAIDBOXES zou actie moeten ondernemen. Het is onze gemeenschappelijke taak en ons gemeenschappelijk doel om onze samenwerking op een positieve manier vorm te geven.

RAIDBOXES  Geweldloze communicatie
Training in geweldloze communicatie bij RAIDBOXES (hier nog voor corona)

Ondersteuning van de richtlijnen

Wat kun je als werknemer van RAIDBOXES doen als je een overtreding op de Code of Conduct tegenover jezelf of anderen opmerkt?

  • Geef jouw indruk direct weer. Op die manier kan de communicatie direct worden verbeterd en kunnen misverstanden worden opgehelderd. Je stuit op gebrek aan begrip? Herinner hen dan rechtstreeks aan de waarde van transparantie of "direct aanspreken". Jouw proactieve en verantwoordelijke actie is hier belangrijk voor ons, zodat er op lange termijn iets verandert. Als het je niet lukt of als je onzeker bent, gebruik dan de oefeningen uit de GC. Of vraag de Mental Health welke methoden jij kunt gebruiken om je communicatie te versterken.
  • Doe constructieve suggesties over hoe conflictsituaties in de toekomst vermeden kunnen worden (zoals: Eerlijke feedback, nieuw format, andere deelnemersronde, regelmatig gedocumenteerde afspraken, als een oefening in de GC inbrengen, enz.)
  • Wijs je collega's erop als discussies zich richting een negatieve en onconstructieve manier ontwikkelen.
  • Herinner jouw team eraan dat de Code of Conduct een positief instrument is voor open invulling, en geen instrument voor pesterijen. Heb je suggesties om de code te verbeteren? Spreek dan op elk moment met de rollen Mental Health en Gelijkheid.
  • Als niets anders helpt of je hebt hulp nodig: neem contact op met je teamleiders, het management of de Mental Health and Equality-rollen.
Jouw vragen over onze Code of Conduct

Welke vragen heb je over de RAIDBOXES Code of Conduct? Welke hulpmiddelen en regels gebruik jij in je team? We lezen graag je reactie. Wil je meer tips over maatschappelijk verantwoord ondernemen? Volg ons dan op Twitter, Facebook of via onze newsletter.

Michael is bij RAIDBOXES verantwoordelijk voor Content en Mental Health. Hij is al vanaf 2007 actief in de blogging- en WordPress-community. Onder andere als mede-organisator van WordPress evenementen, auteur van boeken en Corporate Blog Trainer. Hij geniet ongelooflijk van bloggen, zowel professioneel als persoonlijk. Michael werkt en schrijft op afstand vanuit het zonnige Freiburg.

Gerelateerde artikelen

Reacties op dit artikel

Laat een opmerking achter

Jouw e-mailadres zal niet worden gepubliceerd. Verplichte velden zijn met een * gemarkeerd.