Raidboxes constructief teamwork bevordert, zie het eerste deel van onze serie over Mental Health en geweldloze communicatie. Om ervoor te zorgen dat dit lukt, ondanks het groeiende aantal medewerkers, hebben wij gezamenlijk een gedragscode opgesteld: De Raidboxes Code of Conduct. Je bent welkom om het te gebruiken als een voorbeeld om je eigen team te versterken.
Wat is een Code of Conduct?
De Raidboxes Code of Conduct (zie definitie op Wikipedia) is een gedragscode. Het bevat richtlijnen en verwachtingen over hoe wij de interactie en communicatie binnen het team willen vormgeven. Zo worden de volgende waarden en normen van Raidboxes uitgebreid met concrete aanbevelingen voor actie:
- Passie
- Vrijheid
- Vriendelijkheid
- Onconventionaliteit
- Transparantie
- Duurzaamheid
Met behulp van de richtlijnen moeten deze waarden op een duurzame en gelijkwaardige manier in het dagelijks leven worden geïntegreerd. In dit opzicht is het geen "verbodslijst". De code is veeleer een instrument om elkaar, waar nodig, te herinneren aan een werkcultuur die gebaseerd is op wederzijds respect, actieve communicatie en vertrouwen. Het geldt voor alle werknemers en voor freelancers die voor Raidboxes werken. De richtlijnen daarin hebben met name betrekking op onderlinge uitwisseling op kantoor, in Slack, (online) vergaderingen, remote-setups, teamevenementen, op WordCamps en andere evenementen. Hetzelfde geldt voor rechtstreekse persoonlijke gesprekken/chat.
De grondslagen van de gedragscode zijn ontwikkeld door de teams voor Mental Health en gelijkheid, op basis van de workshops geweldloze communicatie (NVC). Het is echter een document dat "leeft". De rollen Mental Health of Equality nemen suggesties of verzoeken om verandering van personeelsleden bij Raidboxes over en stellen ze aan het hele team voor.
Dit is de tekst van de Code of Conduct van Raidboxes, gericht tot onze werknemers:
De Raidboxes Code of Conduct
1. Behandel alle personeelsleden altijd vriendelijk en met respect
Dit houdt in dat men te allen tijde luistert naar het standpunt van de ander (bijvoorbeeld "de ander aan het woord laten") en dit respecteert, zelfs in geval van een conflict. Tegelijkertijd moet je eerlijke feedback geven om misverstanden te voorkomen. Respectvolle, attente en coöperatieve interactie betekent ook dat op elk verzoek binnen een redelijke termijn moet worden gereageerd, ongeacht het kanaal waarlangs het verzoek binnenkomt. Indien aanwezig, uiterlijk binnen 24 uur.
2. Bewustzijn voor een divers team
Raidboxes wordt steeds groter en diverser. Daarom willen wij een vriendelijke, veilige en gastvrije omgeving creëren voor iedereen – ongeacht geslacht, seksuele geaardheid, vermogen of handicap, afkomst, etniciteit, godsdienst (of het ontbreken daarvan), leeftijd, sociale of economische status. Vermijd uitspraken en handelingen die anderen persoonlijk kunnen kwetsen. Zorg er in je verklaringen en gedrag voor dat alle vormen van discriminerend, denigrerend of uitsluitend taalgebruik geen plaats hebben bij Raidboxes.
3. Inspelen op verschillende behoeften
Wees oplettend om de levensstijlen, persoonlijkheden en waarden van jouw collega's te begrijpen en zie ze als mogelijkheden om gerespecteerd en beschermd te worden. Houd in je communicatie rekening met de relatie die je met een persoon hebt. Gedraag je professioneel tegenover je collega's. Ongedwongen omgangsvormen zijn prima en wenselijk, maar je mag niet zonder nadenken uitgaan van toestemming, vooral niet als je te maken hebt met nieuw personeel. Wees je bewust van de grenzen van je gesprekspartner en respecteer ze. Draag er actief toe bij dat iedereen zich welkom voelt in het team door je toon en gedrag. Als je twijfelt, vraag het dan.
4. Aandachtige communicatie
Dit omvat duidelijke, actieve, attente en empathische communicatie, zoals we regelmatig oefenen in de Geweldloze Communication (GC) trainingen. Gebruik deze trainingen naar behoefte om na te denken over jouw gedrag of het gedrag van teams. Gebruik geen gewelddadige taal.
5. Conflicten aanpakken en aanvaarden
De holacratie waarmee wij ons organiseren laat een maximale vrijheid toe. Tegelijkertijd is het niet vrij van conflicten. Zelfs de samenwerking bij Raidboxes kan tot meningsverschillen leiden. Spreek dergelijke conflicten direct aan; dit wordt uitdrukkelijk aangemoedigd bij Raidboxes en maakt deel uit van onze bedrijfscultuur. Spreek de betrokken personen rechtstreeks aan. Geef duidelijk aan als je het niet eens bent met een verklaring of actie. Alleen als dit alles niet werkt, zoek dan proactief naar manieren om het conflict op te lossen (zoals GC-training, Mental Health & bemiddeling of de rol van gelijkheid).
6. Documentatie en oriëntatie
Leg afspraken schriftelijk vast, zodat positieve samenwerking en communicatie blijvend zijn. Conflictoplossing moet ook leiden tot een concreet doel of resultaat. Gebruik zo nodig concrete voorbeelden om jow communicatie duidelijker te maken. Zeg tegen je collega dat je het resultaat wilt laten documenteren.
7. Vragen en "time out"
Overleg met de ander als je een uitspraak of handeling niet begrijpt. Zeg "stop" als zo'n actie niet in overeenstemming is met je waarden. Tegelijkertijd kun je altijd vragen om bedenktijd, bijvoorbeeld in een vergadering, om jezelf op een rijtje te zetten en op een later tijdstip op de verklaring te reageren. Deel dit echter mee aan je collega's en laat de mededeling niet zomaar staan.
8. Constructief gesprek
Gebruik "ik"-boodschappen in plaats van "jij/wij/man" (zie de basisbeginselen van geweldloze communicatie). Gebruik de "wij"-boodschap alleen als er in het team al een consensus bestaat. Werk met positieve en concrete formuleringen en met niet-gewelddadig taalgebruik. Je kunt het NVC-model Waarnemen -> Gevoelens -> Behoeften -> Vraag om Actie in conflicten gebruiken. Mental Health en NVC kunnen je hierbij ook ondersteunen.
9. Transparantie
Communiceer altijd zo transparant mogelijk. Zaken die in vertrouwen worden verteld, moeten vertrouwelijk blijven. Misschien kun je collega's aanmoedigen om ze in een bredere kring te bespreken. Zelfs als er spanning is, praat dan niet over anderen of een ander team achter hun rug om ("roddelen") maar betrek hen er altijd direct bij. Herinner je collega's aan deze waarde als je op dergelijk gedrag stuit, want het veroorzaakt onrust en is oneerlijk.
10. Erkenning van verschillende manieren van werken en leven
Er zijn verschillende manieren waarop werknemers en teams hun werk organiseren, of hoe zij hun eigen persoonlijke evenwicht tussen werk en privéleven waarborgen. Wees voorzichtig in je commentaar om geen van deze manieren in diskrediet te brengen of tegen elkaar uit te spelen.
11. Open samenwerking
Deze code mag er niet toe leiden dat werknemers het gevoel hebben dat zij bepaalde kwesties of onderwerpen niet meer aan de orde mogen stellen. Je moet erop kunnen vertrouwen dat je eerlijke en constructieve feedback zult krijgen. Spreek je dus altijd uit als iets niet overeenstemt met jouw waarden of die van de Code of Conduct. Dit is de enige manier om de communicatie levend te houden en er zoveel mogelijk mensen bij te betrekken.
12. Gemeenschappelijke waarden onthouden
Kom je gedrag tegen (tegenover jezelf of anderen) dat niet overeenstemt met de waarden van Raidboxes? Herinner je collega's daar dan aan, duidelijk herkenbaar en met verwijzing naar de Gedragscode. Iedereen bij Raidboxes moet actie ondernemen. Het is onze gemeenschappelijke taak en ons gemeenschappelijk doel om onze samenwerking op een positieve manier vorm te geven.
Ondersteuning van de richtlijnen
Wat kun je als medewerker van Raidboxes doen als je een overtreding van de Code of Conduct jegens jezelf of anderen constateert?
- Geef je indruk direct weer. Op die manier kan de communicatie direct worden verbeterd en kunnen misverstanden worden opgehelderd. Krijg je een gebrek aan begrip? Herinner hen dan rechtstreeks aan de waarde van transparantie of "direct address". Het is voor ons belangrijk dat je pro-actief en vanuit je eigen verantwoordelijkheid handelt om een blijvende verandering teweeg te brengen. Als het je niet lukt of als je onzeker bent, gebruik dan de oefeningen op NVC. Of vraag Mental Health welke methoden jij kunt gebruiken om je communicatie te versterken.
- Doe constructieve suggesties over hoe conflictsituaties in de toekomst kunnen worden vermeden (bijvoorbeeld: eerlijke feedback, nieuw formaat, andere deelnemersronde, regelmatig gedocumenteerde afspraken, invoeren als een oefening in GC, enz.)
- Wijs je collega's erop als discussies uitlopen op negatief en onconstructief taalgebruik.
- Herinner je team eraan dat de gedragscode een positief instrument voor open ontwerp is, en geen instrument voor pesterijen. Heb je suggesties om de codex te verbeteren? Spreek dan op elk moment met de Mental Health en Equality rollen.
- Als niets anders helpt of je hulp nodig hebt: neem contact op met je teamleiders, het management of de Mental Health and Equality-rollen.
