Steeds meer bedrijven bevorderen de geestelijke en lichamelijke gezondheid van hun werknemers. Op Raidboxes zorgen verschillende teams hiervoor, waaronder "Mental Health". Hoe we willen zorgen voor meer tevredenheid op de werkplek - en waarom dit zo belangrijk voor ons is.

Er bestaat geen twijfel over: er gaat heel veel goed bij Raidboxes. Het vernieuwende rolconcept van holacratie bevordert platte hiërarchieën en een maximum aan individuele verantwoordelijkheid. Op die manier kan iedereen in het team op zoek gaan naar werkgebieden die als bijzonder zinvol worden ervaren – en die aansluiten bij hun individuele sterke punten. En toch zijn we ons ervan bewust dat stressfactoren ook in een bedrijf aanwezig zijn.

Persoonlijk werk ik heel graag bij Raidboxes. Niet omdat we geen conflicten hebben. Maar omdat wij methoden willen gebruiken en een open cultuur willen scheppen om met deze stressfactoren om te gaan. In dit artikel presenteer ik twee van deze methoden. Maar eerst, wat kunnen mogelijke oorzaken zijn van conflicten en stress in bedrijven? Onder andere:

• Een hoge werkdruk door uiteenlopende projecten.
• De sterke groei van het team leidt tot nieuwe structuren en processen. Deze kunnen aanvankelijk meer werk maken dan ze compenseren.
• Conflicten ontstaan ook wanneer rollen en verantwoordelijkheden onderling worden gedefinieerd.
• Raidboxes wordtdiverser. Dat is prachtig, maar ook hier wachten uitdagingen. Bijvoorbeeld als het gaat om verschillende waarden of mindful communiceren waarbij niemand zich buitengesloten voelt.

We willen opkomende ontevredenheid tijdig aanpakken en de werksfeer blijvend positief beïnvloeden. Dit wordt gewaarborgd door een hele bundel maatregelen:

Mental Health

Op Raidboxes is er een aparte rol of een klein team dat "Geestelijke Gezondheid" heet. Hieruit blijkt hoezeer het onderwerp onze directeuren Torben en Johannes na aan het hart ligt. Mental Health werd ingevoerd om de eenvoudige reden dat de werknemers van Raidboxes gelukkiger zouden worden. Op het werk, maar ook daarbuiten als dat nodig is. Ons team heeft onder andere de volgende taken:

• Signalen van kritieke geestelijke gezondheidstoestanden bij personeel en teams herkennen.
• Contactpersoon bij overbelasting als gevolg van professionele of privé-uitdagingen.
• Training in mindfulness naar een divers team en nieuwe collega's, mindful communicatiecultuur op kantoor en in Slack (omdat we voor een groot deel op afstand werken).
• Bescherming tegen pesten. Gelukkig is dat nog niet nodig geweest, maar we willen het van meet af aan voorkomen.
• Speciaal respect voor introverte behoeften en zorgen voor mogelijkheden om je terug te trekken, bijvoorbeeld voor geconcentreerd werken.
• Ondersteuning bij het bereiken van een evenwichtige Work-Life-Balance.

We hebben samen verschillende methoden uitgewerkt om deze doelen te bereiken:

• Anoniem aanspreekpunt: Dit geldt voor problemen van welke aard dan ook, of ze nu op het werk of in het privéleven ontstaan (en dus ook invloed hebben op de werksituatie).
• Vertrouwelijkheid: Wij zijn informele contactpersonen voor alle medewerkers voor alle vragen die niet rechtstreeks naar de directie/teamleiders/collega's moeten gaan. We vragen de mensen die bij ons komen altijd eerst naar hun zorgen voordat we iemand anders benaderen. Bijvoorbeeld om het conflict te helpen oplossen.
• Bemiddeling en begeleiding: Indien nodig bemiddelen we neutraal in conflictsituaties tussen medewerkers, teams of tussen medewerkers en het management.
• Persoonlijke verantwoordelijkheid: Wij beginnen altijd met een beroep te doen op de persoonlijke verantwoordelijkheid van de betrokken personen. Dit betekent dat wij hen eerst tips en methoden geven om het conflict zelf aan te pakken – zo dadelijk meer hierover. Wij doen dit zodat de teamcultuur op de lange termijn opener en transparanter wordt. Alleen wanneer dit – om welke reden dan ook – niet mogelijk is, treden de andere methoden in werking.
• Even van je afzetten: Er zijn situaties waarin het helpt om dingen van je af te zetten. Volgens het motto "Verstoringen hebben voorrang".
• (Anonieme) enquêtes: Deze dienen om de status quo stemming in het team vast te leggen. We gebruiken hiervoor het instrument Echometer. Zo kunnen we de ontwikkeling van de medewerkers en de afzonderlijke teams meten aan de hand van verschillende criteria.
• Organisatie van workshops: Bijvoorbeeld over de oorzaken en copingstrategieën van mentale stress, maar ook over mindful communiceren. Hierover zo meteen meer.

In sommige gevallen beschikt het team voor Mental Health reeds over de nodige professionele achtergrond, bijvoorbeeld door vroegere banen en opleiding. In alle andere gevallen leiden we zelf op – ook weer met financiële steun van Raidboxes.

Persoonlijke verantwoordelijkheid versterken

Een gebied als Mental Health – of hoe je het ook noemt – vereist de deelname van al het personeel op hetzelfde moment. Wij kunnen natuurlijk niet overal ogen en oren hebben, zeker niet in tijden van Corona en werk op afstand. Wij zijn afhankelijk van mensen die met ons moeten praten, die ons moeten wijzen op overbelasting in afzonderlijke teams of die ons, indien nodig, moeten vertellen dat een andere collega zich niet goed voelt.

Het punt "persoonlijke verantwoordelijkheid" is van centraal belang. Een kanaal als Geestelijke Gezondheid kan slechts een eerste stap zijn. Het is goed en terecht dat werknemers zich tot ons wenden voordat ze hun woede "inslikken". Of voordat er een cultuur van "tieren en tieren" ontstaat. De volgende stap is echter om iedereen in het team te motiveren zich uit te spreken zodra zich een conflict voordoet. Binnen het team, maar ook naar de leiders toe.

Zonder eigenaarschap leiden methoden als Mental Health ertoe dat conflicten (anoniem) worden benoemd, maar niet adequaat worden opgelost. In het ergste geval verschuilen ontevreden collega's zich achter het kanaal, terwijl anderen het nut ervan in twijfel trekken. Last but not least zou de acceptatie van het proces eronder lijden.

Zoals gezegd versterken we de persoonlijke verantwoordelijkheid door de werknemers de nodige methoden aan te reiken om over zichzelf na te denken en conflicten rechtstreeks aan te pakken. Dit gaat zover dat we in kleine één-op-één coachingsessies samen met de betrokkenen mogelijke opties voor actie ontwikkelen - op een heel praktische manier en aan de hand van concrete gevallen.

Geweldloze Communicatie (GC)

Een ontspannen werksfeer heeft veel te maken met hoe mindful de communicatie in het bedrijf is. Conflicten worden idealiter constructief en samen opgelost. En niet door persoonlijke aanvallen of door elkaar te ontwijken bij meningsverschillen. Beide leiden tot ontevredenheid en minder groei.

Er bestaat een methodische aanpak voor het oplossen van conflicten in teams (en in de privésfeer) die geweldloze communicatie wordt genoemd – opgericht door de Amerikaanse psycholoog Marshall B. Rosenberg. Raidboxes sponsort maandelijkse workshops geweldloze communicatie voor zijn werknemers, evenals bijbehorende inleidende cursussen (de foto dateert al van vóór Corona):

Trainster Marianne Oshege komt regelmatig naar ons kantoor om ons het model voor te stellen. De communicatie volgens het GfK-model verloopt in vier stappen:

1. Observatie: "Als ik hoor/zie/ervaar...".
2. Het benoemen van gevoelens: "dan voel ik me...".
3. Uitdrukken van behoefte: "Ik heb de behoefte/Daarom heb ik behoefte aan...".
4. Formuleer een concreet verzoek: "Kunt u alstublieft...".

Hier nogmaals als grafiek:

Voorbeeld:

"Als ik geen antwoord van je krijg via Slack, dan voel ik me niet serieus genomen/geadviseerd/gefrustreerd. Ik voel de behoefte aan efficiëntie/ondersteuning/waardering. Daarom vraag ik je me in het vervolg kort te laten weten of je mijn bericht hebt gelezen en tegen wanneer je het kunt beantwoorden.

Enkele andere eenvoudige regels van mindful communiceren zijn:

• Vermijd een oordeel over je tegenhanger of diens gedrag. Blijf in plaats daarvan bij jezelf.
• Een hulpmiddel hiervoor: Spreek niet in "jij" boodschappen ("Je deed zo en zo"), maar in "ik" boodschappen ("Ik denk dat..."). Dit houdt het gesprek constructief.
• Ook de formulering "Wij zijn van mening" is zelden nuttig. Enerzijds kun je niet altijd uitgaan van een consensus in het team, anderzijds verwijder je je van het authentieke niveau. Of je verbergt je persoonlijke mening, die je niet wilt onthullen.

Voor velen is de aanpak van geweldloze communicatie in het begin onbekend. Enerzijds zijn mensen terughoudend om over hun gevoelens te praten in een bedrijfscontext, en anderzijds vereist de concrete aanpak openheid en moed. Dit is vaak een grote uitdaging voor meer introverte persoonlijkheden. Sommige "beledigende" figuren daarentegen lachen om de psychologische benaderingen die onmiskenbaar in de vier stappen vervat zijn.

De oefensessies met Marianne Oshege helpen ons om de reserves aan beide kanten te verminderen. Aan de hand van concrete voorbeelden uit het dagelijkse teamleven leren we hoe conflicten door GfK sneller kunnen worden herkend, hoe we ze het beste kunnen aanpakken en hoe we ze kunnen oplossen. Ik merk persoonlijk (ik-boodschap 😉 ) hoe mijn communicatie eerlijker, oplossingsgerichter, reflectiever en moediger wordt.

Mindfulness voor het bedrijfsleven

Steeds meer bedrijven en instanties hebben te maken met mindful structuren waarin de behoeften van alle werknemers voortdurend worden weerspiegeld en aangepakt. Maar waarom is kennis over mindful communiceren überhaupt nodig, in een professionele context?

Marianne Oshege ziet de volgende reden: In een steeds complexere en snellere arbeidswereld kiezen bedrijven voor organisatievormen van zelforganisatie met gedecentraliseerde besluitvormingsstructuren om deze uitdagingen aan te gaan. Beslissingen die vroeger via structuur en hiërarchie werden genomen, komen zo steeds meer bij het individu te liggen.

Volgens Marianne betekent dit dat steeds meer bekwaamheidseisen naar het individu worden verschoven. Ze worden dus geconfronteerd met de situatie dat ze zelfstandig en flexibel moeten handelen en werken. Met andere woorden, werknemers hebben een sterkere oriëntatie nodig voor beslissingen en acties die ze op eigen initiatief nemen dan in klassiek hiërarchische bedrijven het geval is. Hier wordt elk lid van het team uitgedaagd om een innerlijk kompas te ontwikkelen dat richting en oriëntatie geeft. En verder:

Ik ben ervan overtuigd dat bedrijven mindful moeten communiceren om succesvol te zijn. Mindfulness ondersteunt ons bij het adequaat reageren op de impulsen van de buitenwereld. Het helpt ons om op zo'n manier met onszelf in contact te komen dat we helder zijn: wat hebben we nodig? En hoe willen we omgaan met wat we tegenkomen? We vinden oriëntatie binnenin waar we die aan de buitenkant missen.

Tegelijkertijd helpen mindfulness en mindful communiceren om dit innerlijke proces en onze intenties voor actie op een waarderende en coöperatieve manier aan de buitenwereld over te brengen. Zo kan het team samenwerken, omgaan met diversiteit en spanningen oplossen of verdragen.

Welke vooruitgang heeft het team van Raidboxes geboekt sinds we zijn begonnen te werken met geweldloze communicatie en mindful handelen? Marianne geeft commentaar:

Ik zie vooruitgang in het feit dat steeds meer personeelsleden warm lopen voor het onderwerp mindful en geweldloos communiceren. Ze zijn bereid aan zichzelf te werken voor een andere manier van samenleven en daar tijd in te investeren.

En verder:

Er is iets voor mij veranderd in het bewustzijn bij Raidboxes. Ik heb de indruk dat het personeel beseft dat het wel degelijk verschil uitmaakt hoe zij met hun collega's spreken en omgaan. En dat er behoefte is aan gedragsverandering.

Het verlangen naar waarderende en authentieke interactie is tastbaar. Het proces dat dit mogelijk kan maken is zeker aan de gang bij Raidboxes, zegt de trainer.

Bevorderen van mindfulness

Mental Health en geweldloze communicatie zijn slechts twee van de maatregelen waarmee Raidboxes meer mindfulness bevordert. In het team, maar ook naar onze klanten en de maatschappij toe. Hier is een selectie uit verschillende gebieden:

• Sociale en gezondheidsbevordering: Dit gebeurt voor alle werknemers. Bijvoorbeeld via bedrijfspensioenregelingen, werknemersbudgetten, budgetten voor persoonlijke bijscholing, fitness, enz.
• Rolgelijkheid: Het verantwoordelijkheidsgebied omvat onder meer de naleving en het behoud van de gelijkheid van alle geslachten. Ook punten als gelijke kansen in het bedrijf, verenigbaarheid van gezin en werk, culturele/religieuze en seksuele diversiteit (LGBTQI+) en maatregelen tegen persoonlijke en structurele discriminatie.
• Rol van Happy Management: Het team van Raidboxes komt regelmatig bijeen voor gezamenlijke evenementen. Op dit moment houdt de huidige situatie hen natuurlijk helaas tegen. Het Happy Management zorgt voor de organisatie van dergelijke evenementen, evenals voor het welzijn op kantoor en daarbuiten. De term is welbekend in de start-up en het nieuwe werken, en wordt soms ook aangeduid als feel-good management.
• Hulp bij Corona: Wij ondersteunen klanten uit sectoren die bijzonder hard getroffen zijn door de gevolgen van de pandemie: Cultuur, gastronomie, hotels en evenementen. Lees meer over ons programma.
• Actie #supportyourlocals: Corona is een crisis voor lokale handelaren, terwijl platforms als Amazon grote winsten maken. Daarom steunen we ook de actie #supportyourlocals met gratis hosting voor portals die lokale bedrijven digitaal met elkaar verbinden.
• Gedragscode: De gedragscode van Raidboxes is een gedragscode, in sommige bedrijven ook wel een teamovereenkomst genoemd. Het bevat richtlijnen over hoe we de interactie en communicatie in het team samen vorm willen geven - op een mindful basis. Zo krijgen onze maatregelen een duurzame structuur. Hierover binnenkort meer in een apart bericht (abonneer je gerust op de reacties als je op de hoogte wilt blijven).

Natuurlijk hoort daar ook onze Groene Hosting bij. Met veel initiatieven rond het thema duurzaamheid, die indirect ook zorgen voor mindful en sociaal contact.

De boodschap uitdragen

Raidboxes maakt al een verschil. En toch zijn er gebieden waar we nog meer willen verbeteren. We besteden al aandacht aan het werken met leveranciers die zelf duurzaam werken. Maar hoe zit het met zaken als onzekere werkmodellen en het toezicht op werknemers? Bijvoorbeeld met de vele online bezorgdiensten die momenteel de kop opsteken en onder kritiek komen te staan? Of bij Amazon, zoals onlangs gedocumenteerd in het tijdschrift VICE?

Hier wachten ons nog meer taken, maar ook daar zijn al plannen voor. Bijvoorbeeld als onderdeel van een nieuwe of uitgebreide duurzaamheidsrol. Wij zijn ons ervan bewust dat onze aanpak intern meer financiële inspanningen oplevert. Of dat het gemak op de een of andere plaats zal lijden. Maar dat accepteren we. Om als team ons steentje bij te dragen aan een betere werkomgeving.