De samenwerking bij RAIDBOXES: Mental Health & geweldloze communicatie

Michael Firnkes Laatst bijgewerkt op 25.01.2021
9 Min.
Mental Health
Laatst bijgewerkt op 25.01.2021

Steeds meer bedrijven bevorderen de mentale en fysieke gezondheid van hun werknemers. Bij RAIDBOXES zorgen verschillende teams hiervoor, waaronder "Mental Health". In dit artikel leg ik uit hoe we willen zorgen voor meer tevredenheid op het werk - en waarom dit zo belangrijk voor ons is.

Er is geen twijfel mogelijk: er gaat heel veel goed op RAIDBOXES . Het innovatieve rolconcept van holocratie bevordert platte hiërarchieën en maximale persoonlijke verantwoordelijkheid. Op die manier kan iedereen in het team op zoek gaan naar werkgebieden die als bijzonder zinvol worden ervaren - en die aansluiten bij hun individuele sterke punten. En toch zijn we ons ervan bewust dat stressfactoren ook in een bedrijf aanwezig zijn.

Persoonlijk vind ik het leuk om bij RAIDBOXES te werken. Niet omdat we geen conflicten hebben. Maar omdat we methoden gebruiken en een open cultuur willen creëren om met deze stressfactoren om te gaan. In dit artikel introduceer ik twee van deze methoden. Maar voordat we dat doen: wat kunnen de mogelijke oorzaken zijn van conflicten en stress in bedrijven? Onder andere:

  • Een zware werklast door meerdere projecten.
  • De sterke groei van het team leidt tot nieuwe structuren en processen. Deze kunnen aanvankelijk meer werk maken dan ze compenseren.
  • Conflicten ontstaan ook wanneer rollen en dus verantwoordelijkheden onder elkaar worden gedefinieerd.
  • RAIDBOXES wordt steeds diverser. Dat is prachtig, maar er wachten hier ook uitdagingen. Bijvoorbeeld als het gaat om verschillende waarden of mindful communiceren waarbij niemand zich buitengesloten voelt.

We willen alle ontevredenheid die ontstaat op tijd oppakken en de werksfeer voortdurend positief beïnvloeden. We proberen dit te bereiken door een hele reeks aan maatregelen:

Mental Health

Bij RAIDBOXES is er een aparte rol of een klein team genaamd "Mental Health". Dit laat zien dat het onderwerp onze directeuren Torben en Johannes na aan het hart ligt. Mental Health werd geïntroduceerd om de medewerkers van RAIDBOXES tevredener te maken. Op het werk, maar indien nodig ook daarbuiten. Ons team heeft onder andere de volgende taken:

  • Herkennen van kritische mentale toestand bij medewerkers en teams.
  • Contactpersoon bij overbelasting als gevolg van professionele of privé-uitdagingen.
  • Training in mindfulness naar een divers team en nieuwe collega's, mindful communicatiecultuur op kantoor en in het kantoor. Slack (aangezien we voor een groot deel op afstand werken).
  • Bescherming tegen pesten. Gelukkig is dit nog niet nodig geweest, maar wij willen het van meet af aan voorkomen.
  • Bijzondere aandacht aan introverte behoeften besteden en voor mogelijkheden zorgen om zichzelf terug te trekken, bijvoorbeeld voor geconcentreerd werk.
  • Ondersteuning bij het bereiken van een evenwichtige Work-Life-Balance.
De samenwerking bij RAIDBOXES: Mental Health & geweldloze communicatie
Persoonlijke contacten ontbreken momenteel, ondanks online meetings en virtuele "vrijmibo's".

Samen hebben wij verschillende methoden ontwikkeld om deze doelstellingen te bereiken:

  • Anoniem meldpunt: Dit geldt voor alle soorten problemen, ongeacht of zij zich op het werk of in de privésfeer voordoen (en dus ook invloed hebben op de werksituatie).
  • Vertrouwelijkheid: Wij zijn informele contactpersonen voor alle werknemers voor alle vragen die niet rechtstreeks naar de directie/teamleiders/collega's moeten gaan. Wij vragen de mensen die bij ons komen altijd van te voren voordat wij ons met hun zorgen tot iemand anders wenden. Bijvoorbeeld, om het conflict op te lossen.
  • Bemiddeling en begeleiding: Indien nodig bemiddelen wij neutraal in conflictsituaties tussen werknemers, teams of tussen werknemers en de directie.
  • Persoonlijke verantwoordelijkheid: Wij beginnen altijd met een beroep te doen op de persoonlijke verantwoordelijkheid van de getroffenen. Dit betekent dat wij hen tips en methoden aanreiken om het conflict in eerste instantie zelf aan te pakken - waarover zo dadelijk meer. Wij doen dit zodat de teamcultuur op de lange termijn opener en transparanter wordt. Alleen wanneer dit - om welke reden dan ook - niet mogelijk is, treden de andere methoden in werking.
  • Even alles van je afzetten: Er zijn situaties waarin het helpt om dingen van je af te zetten. Volgens het motto "Ontregelingen hebben voorrang".
  • (Anonieme) enquêtes: Deze dienen om de status quo stemming in het team te registreren. Hier vertrouwen we op het Echometer-instrument. Dit stelt ons in staat de ontwikkeling van de werknemers en de afzonderlijke teams te meten aan de hand van verschillende criteria.
  • Organisatie van workshops: Bijvoorbeeld over de oorzaken en copingstrategieën van mentale stress, maar ook over mindful communiceren. Hierover zo dadelijk meer.

In sommige gevallen heeft het Mental Health Team al de nodige professionele achtergrond, bijvoorbeeld door eerdere banen en opleidingen. In alle andere gevallen zetten we onze opleiding voort - opnieuw met financiële steun van RAIDBOXES.

Versterking van de eigen verantwoordelijkheid

Een gebied als geestelijke gezondheid - of hoe je het ook wilt noemen - vereist de deelname van alle werknemers tegelijk. We kunnen dus natuurlijk niet overal ogen en oren hebben, zeker niet in tijden van Corona en Remote Work. Wij zijn afhankelijk van degenen die met ons moeten praten, om ons te wijzen op overbelasting in afzonderlijke teams of, indien nodig, om ons te vertellen dat een andere collega zich niet goed voelt.

Het punt "persoonlijke verantwoordelijkheid" staat centraal. Een kanaal zoals Mental Health kan alleen maar de eerste stap zijn. Het is goed en juist dat medewerkers zich tot ons richten voordat ze hun woede "inslikken". Of voordat er een cultuur van "achter de rug om schelden" ontstaat. De volgende stap is echter: we willen iedereen in het team motiveren om zichzelf te uiten als er een conflict ontstaat. Binnen het team, maar ook naar de managers toe.

Zonder persoonlijke verantwoordelijkheid leiden methoden als Mental Health ertoe dat conflicten weliswaar (anoniem) kunnen worden benoemd, maar niet adequaat worden opgelost. In het ergste geval verschuilen ontevreden collega's zich achter het kanaal, terwijl anderen het nut ervan in twijfel trekken. Niet in de laatste plaats zou de acceptatie van de procedure hier onder lijden.

Zoals al besproken, versterken we de eigen verantwoordelijkheid door de medewerkers de nodige methodes aan te reiken om over zichzelf na te denken en conflicten rechtstreeks aan te pakken. Dit gaat tot aan kleine één-op-één coachingsessies waarin we samen met de betrokkenen mogelijke handvatten ontwikkelen - op een zeer praktische manier en op basis van het concrete geval.

Geweldloze communicatie (GC)

Een ontspannen werksfeer heeft veel te maken met hoe zorgvuldig de communicatie binnen het bedrijf is. Idealiter worden conflicten constructief en met elkaar opgelost. En niet door persoonlijke aanvallen of door elkaar uit de weg te gaan als er onenigheid ontstaat. Want beiden veroorzaken ontevredenheid en minder groei.

Er is een methodische aanpak voor het oplossen van conflicten in teams (en in het privéleven), de zogenaamde geweldloze communicatie - opgericht door de Amerikaanse psycholoog Marshall B. Rosenberg. RAIDBOXES sponsort maandelijks workshops over geweldloze communicatie voor haar medewerkers, evenals de bijbehorende introductiecursussen (de foto is voor corona gemaakt):

Geweldloze Communicatie Münster
Opleiding geweldloze communicatie in Münster

Trainer Marianne Oshege komt regelmatig naar ons kantoor om ons het model voor te stellen. Communicatie volgens het GfK-model verloopt in vier stappen:

  1. Observatie, "Als ik hoor/zie/ervaar..."
  2. Het benoemen van gevoelens: "dan voel ik me..."
  3. Uitdrukkingbehoefte: "Ik heb de behoefte/Daarom heb ik..."
  4. Doe eenspecifiek verzoek: "Kunt u alstublieft..."

Ook hier weer als afbeelding:

Stappen naar geweldloze communicatie
De vier stappen van geweldloze communicatie: waarnemen, gevoel, behoefte, verzoek

Voorbeeld:

"Als ik geen reactie van je krijg per Slack , dan voel ik me niet serieus genomen/geadviseerd/gefrustreerd. Ik voel de behoefte aan efficiëntie/ondersteuning/waardering. Laat me daarom in het vervolg even weten of je mijn bericht hebt gelezen en wanneer je kunt antwoorden.

Enkele andere eenvoudige regels van zorgvuldige communicatie zijn:

  • Vermijd het oordelen over je gesprekspartner of zijn gedrag. In plaats daarvan, blijf bij jezelf.
  • Een hulpmiddel voor dit: Spreek niet in jij-boodschappen ("Je deed zoiets en zo"), maar in ik-boodschappen ("Ik denk dat..."). Dit houdt het gesprek constructief.
  • De formulering "Wij zijn van mening" is ook zelden nuttig. Enerzijds kan men niet altijd uitgaan van een consensus in het team, en anderzijds verwijdert men zich van het authentieke niveau. Of je verbergt je persoonlijke mening die je niet wilt onthullen.

Voor velen is de aanpak van geweldloze communicatie in het begin onbekend. Aan de ene kant zijn mensen huiverig om over hun gevoelens te praten in een bedrijfscontext en aan de andere kant vraagt de concrete aanpak om openheid en moed. Vooral tamelijk introverte persoonlijkheden vinden dit vaak een grote uitdaging. Sommige "offensieve" karakters glimlachen daarentegen om de psychologische benaderingen die onmiskenbaar in de vier stappen ingedeeld zijn.

Regels geweldloze communicatie
Voorbeeld van de resultaten uit de trainingen

De oefensessies met Marianne helpen ons om de reserves aan beide kanten af te bouwen. Aan de hand van concrete voorbeelden uit het dagelijkse teamleven leren we hoe conflicten met behulp van GC sneller kunnen worden geïdentificeerd, hoe ze het beste kunnen worden aangepakt en hoe ze kunnen worden opgelost. Ik heb persoonlijk (ik-boodschap 😉) gemerkt hoe dit mijn communicatie eerlijker, oplossingsgerichter, reflectiever en moediger maakt.

Mindfulness voor het bedrijfsleven

Steeds meer bedrijven en instanties hebben te maken met mindful structuren waarin de behoeften van alle werknemers voortdurend worden gereflecteerd en aangepakt. Maar waarom moet de kennis van oplettende communicatie überhaupt worden verworven, in een professionele context?

Marianne ziet de volgende reden: "In een steeds complexere en snellere werkwereld kiezen bedrijven voor vormen van zelforganisatie met gedecentraliseerde besluitvormingsstructuren om deze uitdagingen het hoofd te bieden. Beslissingen die vroeger door middel van structuur en hiërarchie werden genomen, zijn nu meer en meer de verantwoordelijkheid van het individu.

Volgens Marianne betekent dit dat er steeds meer competentie-eisen worden gesteld aan het individu. Diegene wordt dus geconfronteerd met de situatie dat het zelfstandig en flexibel moet handelen en werken. Met andere woorden, werknemers moeten zich sterker oriënteren op beslissingen en acties die zij op eigen initiatief nemen dan in klassieke hiërarchische bedrijven het geval is. Hier wordt iedereen in het team uitgedaagd om een innerlijk kompas te ontwikkelen dat richting en oriëntatie geeft. En verder:

Ik ben ervan overtuigd dat bedrijven een goede communicatie nodig hebben om succesvol te zijn. Mindfulness ondersteunt ons bij het adequaat reageren op de impulsen van de buitenwereld. Het helpt ons om in contact te komen met onszelf, zodat we kunnen herkennen: Wat hebben we nodig? En hoe willen we omgaan met wat we tegenkomen? We vinden oriëntatie in onszelf, waar we die buiten missen.

Tegelijkertijd helpen mindfulness en oplettende communicatie ons om dit innerlijke proces en onze intenties op een waarderende en coöperatieve manier naar de buitenwereld te communiceren. Op deze manier is het mogelijk voor het team om samen te werken, om te gaan met verschillen en om spanningen los te laten of aan te kunnen.

Welke vooruitgang heeft het team van RAIDBOXES geboekt sinds we zijn begonnen met geweldloze communicatie en mindfulness? Marianne zegt daarover:

Ik zie vooruitgang in het feit dat steeds meer medewerkers het onderwerp van zorgvuldige of geweldloze communicatie koesteren. Ze zijn bereid om aan zichzelf te werken voor het verbeteren van een andere manier van samenwerken en daar tijd in te investeren.

En verder:

Voor mij is er iets veranderd in mijn bewustzijn bij RAIDBOXES. Ik heb de indruk dat de medewerkers beseffen dat het wel degelijk een verschil maakt hoe ze met hun collega's praten en omgaan. En dat er behoefte is aan gedragsverandering.

Het verlangen naar een waarderende en authentieke samenwerking is tastbaar. Volgens Marianne is het proces dat dit mogelijk kan maken zeker aan de gang bij RAIDBOXES.

Bevorderen van mindfulness

Mental Health & geweldloze communicatie zijn slechts twee van de maatregelen die RAIDBOXES gebruikt om meer mindfulness te bevorderen. In het team, maar ook naar onze klanten en de maatschappij toe. Hier is een selectie uit verschillende gebieden:

  • Sociale en gezondheidsbevordering: Dit wordt gedaan voor alle werknemers. Bijvoorbeeld via bedrijfspensioenregelingen, werknemersbudgetten, budgetten voor persoonlijke bijscholing, fitness, enz.
  • Rolgelijkheid: Het verantwoordelijkheidsgebied omvat onder meer de eerbiediging en handhaving van de gelijkheid van alle geslachten. Ook punten als gelijke kansen in het bedrijf, verenigbaarheid van gezin en werk, culturele/religieuze en seksuele diversiteit (LGBTQI+), alsmede maatregelen tegen persoonlijke en structurele discriminatie.
  • Rol van Happy Management: Het team van RAIDBOXES komt regelmatig bijeen voor gezamenlijke evenementen. Momenteel, natuurlijk, helaas vertraagd door de huidige situatie. Het Happy Management zorgt voor de organisatie van dergelijke evenementen, evenals voor het welzijn op kantoor en daarbuiten. In de startup- en nieuwe werkwereld is de term welbekend, het wordt soms ook Feelgood Management genoemd.
  • Corona hulp: Wij ondersteunen klanten uit sectoren die bijzonder hard getroffen zijn door de gevolgen van de pandemie: Cultuur, gastronomie, hotels en evenementen. Meer informatie over ons programma.
  • Actie #supportyourlocals: Corona is een crisis voor lokale winkeliers, terwijl platforms als Amazon grote winsten opstrijken. Ook daarom steunen wij de #supportyourlocals actie met gratis hosting voor portals die lokale bedrijven digitaal met elkaar verbinden.
  • Gedragscode: De gedragscode van RAIDBOXES is een gedragscode, in sommige bedrijven ook wel teamovereenkomst genoemd. Het bevat richtlijnen over hoe we de interactie en communicatie binnen het team - op een mindful basis - willen vormgeven. Op die manier krijgen onze maatregelen een duurzame structuur. Hierover binnenkort meer in een aparte post (voel je vrij om je te abonneren op de commentaren als je op de hoogte wilt blijven).

Natuurlijk hoort daar ook onze Green Hosting bij. Met veel initiatieven op het gebied van duurzaamheid, die indirect ook zorgen voor een bewuste en sociale omgang.

De boodschap uitdragen

DusRAIDBOXES maakt al een verschil. En toch zijn er gebieden waarop we het nog beter willen doen. Wij besteden al aandacht aan het werken met leveranciers die zelf duurzaam werken. Maar hoe zit het met kwesties als onzekere arbeidsmodellen en het toezicht op werknemers? Bijvoorbeeld met de vele online bezorgdiensten die momenteel in opkomst zijn en onder kritiek komen te staan? Of bij Amazon, zoals onlangs gedocumenteerd in VICE magazine?

Er liggen hier nog meer taken op ons te wachten, maar ook daar zijn al plannen voor. Bijvoorbeeld in het kader van een nieuwe of uitgebreide duurzaamheidsrol. Wij zijn ons ervan bewust dat onze aanpak intern zal leiden tot meer financiële uitgaven. Of dat gemak er op een bepaald moment onder lijdt. Maar dat accepteren we. Om als team ons steentje bij te dragen aan een betere werkomgeving.

Wat is jouw bijdrage?

Hoe creëert u of uw team een betere werksfeer? Welke vragen heeft u over de genoemde methoden? Voel je vrij om de commentaarfunctie te gebruiken. Wilt u meer tips over ondernemen en duurzaamheid? Volg ons dan op Twitter, Facebook of via onze nieuwsbrief.

Michael is bij RAIDBOXES verantwoordelijk voor Content en Mental Health. Hij is al vanaf 2007 actief in de blogging- en WordPress-community. Onder andere als mede-organisator van WordPress evenementen, auteur van boeken en Corporate Blog Trainer. Hij geniet ongelooflijk van bloggen, zowel professioneel als persoonlijk. Michael werkt en schrijft op afstand vanuit het zonnige Freiburg.

Verwante artikelen

Reacties op dit artikel

Laat een opmerking achter

Jouw e-mailadres zal niet worden gepubliceerd. Verplichte velden zijn met een * gemarkeerd.