Mental Health

Saamhorigheid bij Raidboxes: Mental Health en geweldloze communicatie

Steeds meer bedrijven bevorderen de geestelijke en lichamelijke gezondheid van hun werknemers. Bij Raidboxes houden verschillende teams zich hiermee bezig, waaronder "Mental Health". Hoe wij willen zorgen voor meer tevredenheid op de werkplek – en waarom dit zo belangrijk voor ons is.

Er bestaat geen twijfel over: er gaat heel veel goed bij Raidboxes. Het vernieuwende rolconcept van holacratie bevordert platte hiërarchieën en een maximum aan individuele verantwoordelijkheid. Op die manier kan iedereen in het team op zoek gaan naar werkgebieden die als bijzonder zinvol worden ervaren – en die aansluiten bij hun individuele sterke punten. En toch zijn we ons ervan bewust dat stressfactoren ook in een bedrijf aanwezig zijn.

Persoonlijk werk ik heel graag bij Raidboxes. Niet omdat we geen conflicten hebben. Maar omdat wij methoden willen gebruiken en een open cultuur willen scheppen om met deze stressfactoren om te gaan. In dit artikel presenteer ik twee van deze methoden. Maar eerst, wat kunnen mogelijke oorzaken zijn van conflicten en stress in bedrijven? Onder andere:

  • Een hoge werkdruk door uiteenlopende projecten.
  • De sterke groei van het team leidt tot nieuwe structuren en processen. Deze kunnen aanvankelijk meer werk maken dan ze compenseren.
  • Conflicten ontstaan ook wanneer rollen en verantwoordelijkheden onderling worden bepaald.
  • Raidboxes wordtsteeds diverser. Dat is prachtig, maar er wachten hier ook uitdagingen. Bijvoorbeeld als het gaat om verschillende waarden of mindful communiceren waarbij niemand zich buitengesloten voelt.

Wij willen tijdig iets doen aan opkomende ontevredenheid en een blijvende positieve invloed hebben op de werksfeer. Dit wordt gewaarborgd door een hele reeks maatregelen:

Mental Health

Bij Raidboxes is er een aparte rol of een klein team genaamd "Mental Health". Hieruit blijkt hoezeer het onderwerp onze directeuren Torben en Johannes na aan het hart ligt. Mental Health werd ingevoerd om de eenvoudige reden de werknemers van Raidboxes gelukkiger te maken. Op het werk, maar ook daarbuiten als het moet. Ons team heeft onder andere de volgende taken:

  • Tekenen van kritieke geestelijke gezondheidstoestanden bij personeel en teams herkennen.
  • Contactpersoon bij overbelasting als gevolg van professionele of privé-uitdagingen.
  • Training in mindfulness naar een divers team en nieuwe collega's, mindful communicatiecultuur op kantoor en in Slack (aangezien we veel op afstand werken).
  • Bescherming tegen pesten. Gelukkig is dit nog niet nodig geweest, maar wij willen het van meet af aan voorkomen.
  • Besteed bijzondere aandacht aan introverte behoeften en zorg voor mogelijkheden om zich terug te trekken, bijvoorbeeld voor geconcentreerd werk.
  • Ondersteuning bij het bereiken van een evenwichtige Work-Life-Balance.
Saamhorigheid bij Raidboxes: Mental Health en geweldloze communicatie
Persoonlijke contacten ontbreken momenteel, ondanks online-vergaderingen en het virtuele "after-work beer".

Wij hebben samen verschillende methoden uitgewerkt om deze doelstellingen te bereiken:

  • Anoniem meldpunt: Dit geldt voor alle soorten problemen, ongeacht of deze zich op het werk of in de privésfeer voordoen (en dus ook invloed hebben op de werksituatie).
  • Vertrouwelijkheid: Wij zijn informele contactpersonen voor alle personeelsleden voor alle vragen die niet rechtstreeks aan de directie/teamleiders/collega's moeten worden gesteld. Wij vragen altijd eerst aan de mensen die bij ons komen, voordat wij iemand anders benaderen met hun zorgen. Bijvoorbeeld, om het conflict op te lossen.
  • Bemiddeling en begeleiding: Indien nodig bemiddelen wij neutraal in conflictsituaties tussen werknemers, teams of tussen werknemers en de directie.
  • Persoonlijke verantwoordelijkheid: Wij beginnen altijd met een beroep te doen op de persoonlijke verantwoordelijkheid van de betrokken personen. Dit betekent dat wij hen eerst tips en methoden geven om het conflict zelf aan te pakken – zo dadelijk meer hierover. Wij doen dit zodat de teamcultuur op de lange termijn opener en transparanter wordt. Alleen wanneer dit – om welke reden dan ook – niet mogelijk is, treden de andere methoden in werking.
  • Even alles van je afzetten: Er zijn situaties waarin het helpt om dingen van je af te zetten. Volgens het motto "Ontregelingen hebben voorrang".
  • (Anonieme) enquêtes: Deze dienen om de status quo stemming in het team te registreren. Wij gebruiken hiervoor het Echometer-instrument. Dit stelt ons in staat de ontwikkeling van de werknemers en de afzonderlijke teams te meten aan de hand van verschillende criteria.
  • Organisatie van workshops: Bijvoorbeeld over de oorzaken en copingstrategieën van mentale stress, maar ook over mindful communiceren. Hierover zo meteen meer.

In sommige gevallen beschikt het team voor Mental Health reeds over de nodige professionele achtergrond, bijvoorbeeld door vroegere banen en opleiding. In alle andere gevallen leiden we zelf op – ook weer met financiële steun van Raidboxes.

Versterking van de persoonlijke verantwoordelijkheid

Een gebied als Mental Health – of hoe je het ook noemt – vereist de deelname van al het personeel op hetzelfde moment. Wij kunnen natuurlijk niet overal ogen en oren hebben, zeker niet in tijden van Corona en werk op afstand. Wij zijn afhankelijk van mensen die met ons moeten praten, die ons moeten wijzen op overbelasting in afzonderlijke teams of die ons, indien nodig, moeten vertellen dat een andere collega zich niet goed voelt.

Het punt van "persoonlijke verantwoordelijkheid" is van centraal belang. Een kanaal als Mental Health kan slechts de eerste stap zijn. Het is goed en terecht dat werknemers zich tot ons wenden voordat zij hun woede "inslikken". Of voordat er een cultuur van "tieren en tieren" ontstaat. De volgende stap is echter om iedereen in het team te motiveren zich uit te spreken zodra er een conflict ontstaat. Binnen het team, maar ook naar de leiders toe.

Zonder eigenaarschap leiden methoden als Mental Health ertoe dat conflicten wel (anoniem) worden benoemd, maar niet adequaat worden opgelost. In het ergste geval verschuilen ontevreden collega's zich achter het kanaal, terwijl anderen het nut ervan in twijfel trekken. Niet in de laatste plaats zou de acceptatie van het proces eronder lijden.

Zoals reeds gezegd, versterken wij de persoonlijke verantwoordelijkheid door de werknemers de nodige methoden aan te reiken om over zichzelf na te denken en conflicten rechtstreeks aan te pakken. Dit gaat tot en met kleine één-op-één coachingsessies waarin wij samen met de betrokkenen mogelijke actiemogelijkheden ontwikkelen - op een zeer praktische manier en aan de hand van concrete gevallen.

Geweldloze Communicatie (GC)

Een ontspannen werksfeer heeft veel te maken met hoe mindful er in het bedrijf wordt gecommuniceerd. Conflicten worden idealiter constructief en samen opgelost. En niet door persoonlijke aanvallen of door elkaar te ontwijken in geval van meningsverschillen. Beide leiden tot ontevredenheid en minder groei.

Er bestaat een methodische aanpak voor het oplossen van conflicten in teams (en in de privésfeer) die geweldloze communicatie wordt genoemd – opgericht door de Amerikaanse psycholoog Marshall B. Rosenberg. Raidboxes sponsort maandelijkse workshops geweldloze communicatie voor zijn werknemers, evenals bijbehorende inleidende cursussen (de foto dateert al van vóór Corona):

Geweldloze Communicatie Münster
Training geweldloze communicatie in Münster

Trainer Marianne Oshege komt regelmatig naar ons kantoor om ons het model bij te brengen. Communicatie volgens het GfK-model verloopt in vier stappen:

  1. Observatie: "Als ik hoor/zie/ervaar...".
  2. Het benoemen van gevoelens: "dan voel ik me..."
  3. Behoefte uitdrukken: "Ik heb de behoefte/Daarom heb ik...".
  4. Formuleer eenconcreet verzoek: "Kunt u alstublieft...".

Hier nog eens als grafiek:

Stappen naar geweldloze communicatie
De vier stappen van geweldloze communicatie: waarnemen, gevoel, behoefte, verzoek

Voorbeeld:

"Als ik geen antwoord van je krijg via Slack, dan voel ik me niet serieus genomen/geadviseerd/gefrustreerd. Ik voel de behoefte aan efficiëntie/ondersteuning/waardering. Daarom verzoek ik u mij in het vervolg kort te laten weten of u mijn bericht hebt gelezen en tegen wanneer u het kunt beantwoorden.

Enkele andere eenvoudige regels van mindful communiceren zijn:

  • Vermijd het oordelen over je gesprekspartner of zijn gedrag. In plaats daarvan, blijf bij jezelf.
  • Een hulpmiddel voor dit: Spreek niet in "u"-boodschappen ("U deed dat en dat"), maar in "ik" -boodschappen ("Ik denk dat..."). Dit houdt het gesprek constructief.
  • De formulering "Wij zijn van mening" is ook zelden nuttig. Enerzijds kan men niet altijd uitgaan van een consensus in het team, en anderzijds verwijdert men zich van het authentieke niveau. Of je verbergt je persoonlijke mening, die je niet wilt onthullen.

Voor velen is de aanpak van geweldloze communicatie in het begin onbekend. Enerzijds zijn mensen terughoudend om over hun gevoelens te praten in een bedrijfscontext, anderzijds vereist de concrete aanpak openheid en moed. Dit is vaak een grote uitdaging voor meer introverte persoonlijkheden. Sommige "aanstootgevende" personages daarentegen glimlachen om de psychologische benaderingen die onmiskenbaar in de vier stappen vervat zijn.

Regels Geweldloze Communicatie
Voorbeeldige resultaten van de opleidingen

De oefensessies met Marianne Oshege helpen ons om de terughoudendheid aan beide kanten te verminderen. Aan de hand van concrete voorbeelden uit het dagelijkse teamleven leren we hoe conflicten door GfK sneller kunnen worden herkend, hoe we ze het beste kunnen aanpakken en hoe we ze kunnen oplossen. Ik merk persoonlijk (ik-boodschap 😉 ) hoe mijn communicatie eerlijker, oplossingsgerichter, reflectiever en moediger wordt.

Mindfulness voor het bedrijfsleven

Steeds meer bedrijven en instanties hebben te maken met mindful structuren waarin de behoeften van alle werknemers voortdurend worden weerspiegeld en aan bod komen. Maar waarom is kennis over mindful communiceren überhaupt nodig, in een professionele context?

Marianne Oshege ziet hiervoor de volgende reden: In een steeds complexere en sneller veranderende arbeidswereld kiezen bedrijven voor organisatievormen van zelforganisatie met gedecentraliseerde besluitvormingsstructuren om deze uitdagingen aan te gaan. Beslissingen die vroeger door middel van structuur en hiërarchie werden genomen, worden dus meer en meer door het individu genomen.

Volgens Marianne betekent dit dat steeds meer bekwaamheidseisen naar het individu worden verschoven. Zij worden geconfronteerd met de situatie dat zij zelfstandig en flexibel moeten handelen en werken. Met andere woorden, werknemers hebben een sterkere oriëntatie nodig voor beslissingen en acties die zij op eigen initiatief nemen dan het geval is in klassiek hiërarchische bedrijven. Hier wordt elk lid van het team uitgedaagd om een innerlijk kompas te ontwikkelen dat richting en oriëntatie geeft. En verder:

Ik ben ervan overtuigd dat bedrijven een bewuste communicatie nodig hebben om succesvol te zijn. Mindfulness helpt ons om op de juiste manier te reageren op de impulsen van de buitenwereld. Het helpt ons om zo met onszelf in contact te komen dat ons duidelijk is: Wat hebben we nodig? En hoe willen we omgaan met wat we tegenkomen? We vinden oriëntatie aan de binnenkant waar we die aan de buitenkant missen.

Tegelijkertijd helpen mindfulness en mindful communiceren om dit innerlijke proces en onze intenties voor actie op een waarderende en coöperatieve manier over te brengen op de buitenwereld. Op die manier kan het team samenwerken, omgaan met diversiteit en spanningen oplossen of verdragen.

Welke vooruitgang heeft het team van Raidboxes geboekt sinds we zijn begonnen te werken met geweldloze communicatie en mindful handelen? Marianne geeft commentaar:

Ik zie vooruitgang in het feit dat meer en meer personeelsleden warmlopen voor het onderwerp van mindful en geweldloos communiceren. Zij zijn bereid om aan zichzelf te werken voor een andere manier van samenleven en er tijd in te investeren.

En verder:

Er is iets voor mij veranderd in het bewustzijn bij Raidboxes. Ik heb de indruk dat het personeel beseft dat het wel degelijk verschil uitmaakt hoe zij met hun collega's spreken en omgaan. En dat er behoefte is aan gedragsverandering.

Het verlangen naar waarderende en authentieke interactie is tastbaar. Het proces dat dit mogelijk kan maken is zeker aan de gang bij Raidboxes, zegt de trainer.

Bevorderen van mindfulness

Mental Health en geweldloze communicatie zijn slechts twee van de maatregelen waarmee Raidboxes meer mindfulness bevordert. In het team, maar ook naar onze klanten en de maatschappij toe. Hier is een selectie uit verschillende gebieden:

  • Sociale en gezondheidsbevordering: Dit wordt gedaan voor alle werknemers. Bijvoorbeeld via bedrijfspensioenregelingen, werknemersbudgetten, budgetten voor persoonlijke ontwikkeling, fitness enz.
  • Rolgelijkheid: Het verantwoordelijkheidsgebied omvat onder meer de naleving en de handhaving van de gelijkheid van alle geslachten. Ook punten als gelijke kansen in het bedrijf, verenigbaarheid van gezin en werk, culturele/religieuze en seksuele diversiteit (LGBTQI+), alsmede maatregelen tegen persoonlijke en structurele discriminatie.
  • Rol van Happy Management: Het Raidboxes team komt regelmatig bijeen voor gezamenlijke evenementen. Op dit moment, natuurlijk, houdt de huidige situatie hen helaas tegen. Het Happy Management zorgt voor de organisatie van dergelijke evenementen, maar ook voor het welzijn op kantoor en daarbuiten. De term is welbekend in de wereld van start-ups en nieuw werk, en wordt soms ook aangeduid met de term feel-good management.
  • Corona hulp: Wij ondersteunen klanten uit sectoren die bijzonder hard door de gevolgen van de pandemie zijn getroffen: Cultuur, gastronomie, hotels en evenementen. Meer informatie over ons programma.
  • Actie #supportyourlocals: Corona is een crisis voor lokale handelaren, terwijl platforms als Amazon grote winsten maken. Daarom steunen wij ook de #supportyourlocals actie met gratis hosting voor portals die lokale bedrijven digitaal met elkaar verbinden.
  • Gedragscode: De gedragscode van Raidboxes is een gedragscode, in sommige bedrijven ook wel teamovereenkomst genoemd. Het bevat richtlijnen over hoe we de interactie en communicatie in het team samen - op een mindful basis - willen vormgeven. Op die manier krijgen onze maatregelen een duurzame structuur. Meer hierover binnenkort in een aparte post (voel je vrij om je te abonneren op de commentaren als je op de hoogte wilt blijven).

Natuurlijk hoort daar ook onze Green Hosting bij. Met veel initiatieven op het gebied van duurzaamheid, die indirect ook zorgen voor een bewuste en sociale omgang.

De boodschap overbrengen

Raidboxes maakt al een verschil. En toch zijn er gebieden waar we nog meer willen verbeteren. Wij zorgen er nu al voor dat wij werken met leveranciers die zelf duurzaam werken. Maar hoe zit het met kwesties als onzekere arbeidsmodellen en toezicht op werknemers? Bijvoorbeeld met de vele online bezorgdiensten die momenteel in opkomst zijn en onder kritiek komen te staan? Of bij Amazon, zoals onlangs gedocumenteerd in VICE magazine?

Hier wachten ons nog meer taken, maar ook daarvoor zijn al plannen. Bijvoorbeeld als onderdeel van een nieuwe of uitgebreide rol op het gebied van duurzaamheid. Wij zijn ons ervan bewust dat onze aanpak intern tot meer financiële inspanningen leidt. Of dat het gemak er op de een of andere plaats onder zal lijden. Maar dat accepteren we. Om als team ons steentje bij te dragen aan een betere werkomgeving.

Wat is uw bijdrage?

Hoe creëert u of uw team een betere werksfeer? Welke vragen heeft u over de genoemde methoden? Voel je vrij om de commentaarfunctie te gebruiken. Wilt u meer tips over ondernemen en duurzaamheid? Volg ons dan op Twitter, Facebook of via onze nieuwsbrief.

Vond je het artikel leuk?

Met jouw beoordeling help je ons om onze inhoud nog verder te verbeteren.

Laat een reactie achter

Je e-mailadres wordt niet gepubliceerd.