De samenwerking bij RAIDBOXES: Mental Health & geweldloze communicatie

Michael Firnkes Laatst bijgewerkt op 09.12.2020
9 Min.
Mental Health
Laatst bijgewerkt op 09.12.2020

Steeds meer bedrijven bevorderen de mentale en fysieke gezondheid van hun werknemers. Bij RAIDBOXES zorgen verschillende teams hiervoor, waaronder "Mental Health". In dit artikel leg ik uit hoe we willen zorgen voor meer tevredenheid op het werk - en waarom dit zo belangrijk voor ons is.

Geen twijfel mogelijk: Veel dingen bij RAIDBOXES gaan heel goed. Het innovatieve rollenoncept van de holacratie bevordert platte hiërarchieën en een maximale persoonlijke verantwoordelijkheid. Zo kan iedereen in het team op zoek gaan naar werkvelden die als bijzonder zinvol worden ervaren - en die overeenkomen met hun individuele sterke punten. En toch zijn we ons ervan bewust dat er ook in een bedrijf stressfactoren aanwezig zijn.

Persoonlijk vind ik het leuk om bij RAIDBOXES te werken. Niet omdat we geen conflicten hebben. Maar omdat we methoden gebruiken en een open cultuur willen creëren om met deze stressfactoren om te gaan. In dit artikel introduceer ik twee van deze methoden. Maar voordat we dat doen: wat kunnen de mogelijke oorzaken zijn van conflicten en stress in bedrijven? Onder andere:

  • Een hoge werkdruk door een grote verscheidenheid aan projecten.
  • De sterke groei van het team leidt tot nieuwe structuren en processen. Deze kunnen in eerste instantie meer werk veroorzaken dan ze compenseren.
  • Conflicten ontstaan ook wanneer rollen en dus verantwoordelijkheden onder elkaar worden gedefinieerd.
  • RAIDBOXES wordt diverser. Dat is geweldig, maar er komen ook uitdagingen bij kijken. Bijvoorbeeld als het gaat om verschillende waarden of zorgvuldige communicatie waar niemand zich buitengesloten voelt.

We willen alle ontevredenheid die ontstaat op tijd oppakken en de werksfeer voortdurend positief beïnvloeden. We proberen dit te bereiken door een hele reeks aan maatregelen:

Mental Health

Bij RAIDBOXES is er een aparte rol of een klein team genaamd "Mental Health". Dit laat zien dat het onderwerp onze directeuren Torben en Johannes na aan het hart ligt. Mental Health werd geïntroduceerd om de medewerkers van RAIDBOXES tevredener te maken. Op het werk, maar indien nodig ook daarbuiten. Ons team heeft onder andere de volgende taken:

  • Herkennen van kritische mentale toestand bij medewerkers en teams.
  • Contactpersoon bij overbelasting als gevolg van professionele of privé-uitdagingen.
  • Trainen van ons diverse team en nieuwe collega's over mindfulness, zorgvuldige communicatiecultuur op kantoor en op Slack (aangezien we voor een groot deel remote werken).
  • Bescherming tegen pesten. Gelukkig is dit nog niet nodig, maar we willen het van meet af aan voorkomen.
  • Bijzondere aandacht aan introverte behoeften besteden en voor mogelijkheden zorgen om zichzelf terug te trekken, bijvoorbeeld voor geconcentreerd werk.
  • Ondersteuning bij het bereiken van een evenwichtige Work-Life-Balance.
De samenwerking bij RAIDBOXES: Mental Health & geweldloze communicatie
Persoonlijke contacten ontbreken momenteel, ondanks online meetings en virtuele "vrijmibo's".

We hebben gezamenlijk verschillende methoden ontwikkeld om deze doelen te bereiken:

  • Anoniem aanspreekpunt: Dit geldt voor alle soorten problemen, of ze nu op het werk of in het privéleven ontstaan (en daardoor ook invloed hebben op de werksituatie).
  • Geheimhoudingsplicht: Wij zijn informele contacten voor voor alle medewerkers met vragen die niet direct aan het management/teammanagement/collega's gesteld kunnen worden. We vragen de mensen die bij ons komen altijd van tevoren, als we ons met hun verzoek tot iemand anders wenden. Bijvoorbeeld om het conflict te helpen oplossen.
  • Bemiddeling en begeleiding: Indien gewenst bemiddelen wij neutraal, in conflictsituaties tussen medewerkers, teams of tussen medewerkers en het management.
  • Persoonlijke verantwoordelijkheid: Tegelijkertijd doen we altijd een beroep op de persoonlijke verantwoordelijkheid van de betrokkenen. Dit betekent dat we hen tips en methoden aanreiken om het conflict zelf aan te pakken - zo meteen meer daarover. We doen dit zodat de teamcultuur blijvend opener en transparanter wordt. Pas als dit niet mogelijk is - om welke reden dan ook - treden de andere methoden in werking.
  • Het hoge woord moet eruit: Er zijn situaties waarin het helpt om dingen te bepraten. Volgens het motto "storingen hebben voorrang".
  • (Anonieme) enquêtes: Deze dienen om de actuele stemming in het team te inventariseren. Hiervoor gebruiken we de tool Echometer. Hiermee kan de ontwikkeling van de medewerkers en de individuele teams aan de hand van verschillende criteria worden gemeten.
  • Organisatie van workshops: Bijvoorbeeld over de oorzaken en copingstrategieën van psychologische stress, maar ook over mindful communiceren. Ook hierover zo meteen meer.

In sommige gevallen heeft het Mental Health Team al de nodige professionele achtergrond, bijvoorbeeld door eerdere banen en opleidingen. In alle andere gevallen zetten we onze opleiding voort - opnieuw met financiële steun van RAIDBOXES.

Versterking van de eigen verantwoordelijkheid

Een gebied als Mental Health - of hoe je het ook wilt noemen - vereist de gelijktijdige medewerking van alle medewerkers. Natuurlijk kunnen we niet overal onze ogen en oren hebben, vooral niet in tijden van corona en remote werken. We zijn afhankelijk van de mensen die met ons willen praten, om te wijzen op overbelasting in individuele teams of desnoods om te zeggen dat het met een andere collega niet goed gaat.

Het punt "persoonlijke verantwoordelijkheid" staat centraal. Een kanaal zoals Mental Health kan alleen maar de eerste stap zijn. Het is goed en juist dat medewerkers zich tot ons richten voordat ze hun woede "inslikken". Of voordat er een cultuur van "achter de rug om schelden" ontstaat. De volgende stap is echter: we willen iedereen in het team motiveren om zichzelf te uiten als er een conflict ontstaat. Binnen het team, maar ook naar de managers toe.

Zonder persoonlijke verantwoordelijkheid leiden methoden als Mental Health ertoe dat conflicten weliswaar (anoniem) kunnen worden benoemd, maar niet adequaat worden opgelost. In het ergste geval verschuilen ontevreden collega's zich achter het kanaal, terwijl anderen het nut ervan in twijfel trekken. Niet in de laatste plaats zou de acceptatie van de procedure hier onder lijden.

Zoals al besproken, versterken we de eigen verantwoordelijkheid door de medewerkers de nodige methodes aan te reiken om over zichzelf na te denken en conflicten rechtstreeks aan te pakken. Dit gaat tot aan kleine één-op-één coachingsessies waarin we samen met de betrokkenen mogelijke handvatten ontwikkelen - op een zeer praktische manier en op basis van het concrete geval.

Geweldloze communicatie (GC)

Een ontspannen werksfeer heeft veel te maken met hoe zorgvuldig de communicatie binnen het bedrijf is. Idealiter worden conflicten constructief en met elkaar opgelost. En niet door persoonlijke aanvallen of door elkaar uit de weg te gaan als er onenigheid ontstaat. Want beiden veroorzaken ontevredenheid en minder groei.

Er is een methodische aanpak voor het oplossen van conflicten in teams (en in het privéleven), de zogenaamde geweldloze communicatie - opgericht door de Amerikaanse psycholoog Marshall B. Rosenberg. RAIDBOXES sponsort maandelijks workshops over geweldloze communicatie voor haar medewerkers, evenals de bijbehorende introductiecursussen (de foto is voor corona gemaakt):

Geweldloze Communicatie Münster
Training over geweldloze communicatie in Münster

Trainer Marianne komt regelmatig naar ons kantoor om ons inzicht te geven in het model. De communicatie volgens het GC-model verloopt in vier stappen:

  1. Observatie: "Als ik hoor/zie/ervaar..."
  2. Gevoelens benoemen: "dan voel ik me..."
  3. Behoeftes uiten: "Ik heb de behoefte om/ daarom heb ik...nodig"
  4. Specifiek verzoek formuleren: "Kan je alsjeblieft..."

Ook hier weer als afbeelding:

Stappen naar geweldloze communicatie
De vier stappen van geweldloze communicatie

Een voorbeeld:

"Als ik geen antwoord van je krijg via Slack, dan voel ik me niet serieus genomen/radeloos/gefrustreerd. Ik heb behoefte aan efficiëntie/ondersteuning/waardering. Daarom vraag ik of je mij in het vervolg wilt laten weten of je mijn bericht hebt gelezen en wanneer je het kunt beantwoorden.

Enkele andere eenvoudige regels van zorgvuldige communicatie zijn:

  • Vermijd een oordeel van de persoon tegenover je of zijn gedrag. Blijf bij jezelf.
  • Een hulpmiddel hierbij: spreek niet in jij-boodschappen ("Jij deed dit en dat"), maar in ik-boodschappen ("ik denk dat..."). Hierdoor blijft het gesprek constructief.
  • Zelfs de formulering "Wij zijn van mening" is zelden nuttig. Aan de ene kant kun je niet altijd uitgaan van een consensus binnen het team, aan de andere kant ga je weg van het authentieke niveau. Of je verbergt je persoonlijke mening, die je niet wilt onthullen.

Voor velen is de aanpak van geweldloze communicatie in het begin onbekend. Aan de ene kant zijn mensen huiverig om over hun gevoelens te praten in een bedrijfscontext en aan de andere kant vraagt de concrete aanpak om openheid en moed. Vooral tamelijk introverte persoonlijkheden vinden dit vaak een grote uitdaging. Sommige "offensieve" karakters glimlachen daarentegen om de psychologische benaderingen die onmiskenbaar in de vier stappen ingedeeld zijn.

Regels geweldloze communicatie
Voorbeeld van de resultaten uit de trainingen

De oefensessies met Marianne helpen ons om de reserves aan beide kanten af te bouwen. Aan de hand van concrete voorbeelden uit het dagelijkse teamleven leren we hoe conflicten met behulp van GC sneller kunnen worden geïdentificeerd, hoe ze het beste kunnen worden aangepakt en hoe ze kunnen worden opgelost. Ik heb persoonlijk (ik-boodschap 😉) gemerkt hoe dit mijn communicatie eerlijker, oplossingsgerichter, reflectiever en moediger maakt.

Mindfulness voor bedrijven

Steeds meer bedrijven en instanties hebben te maken met mindful structuren waarin de behoeften van alle werknemers voortdurend worden gereflecteerd en aangepakt. Maar waarom moet de kennis van oplettende communicatie überhaupt worden verworven, in een professionele context?

Marianne ziet de volgende reden: "In een steeds complexere en snellere werkwereld kiezen bedrijven voor vormen van zelforganisatie met gedecentraliseerde besluitvormingsstructuren om deze uitdagingen het hoofd te bieden. Beslissingen die vroeger door middel van structuur en hiërarchie werden genomen, zijn nu meer en meer de verantwoordelijkheid van het individu.

Volgens Marianne betekent dit dat er steeds meer competentie-eisen worden gesteld aan het individu. Diegene wordt dus geconfronteerd met de situatie dat het zelfstandig en flexibel moet handelen en werken. Met andere woorden, werknemers moeten zich sterker oriënteren op beslissingen en acties die zij op eigen initiatief nemen dan in klassieke hiërarchische bedrijven het geval is. Hier wordt iedereen in het team uitgedaagd om een innerlijk kompas te ontwikkelen dat richting en oriëntatie geeft. En verder:

Ik ben ervan overtuigd dat bedrijven een goede communicatie nodig hebben om succesvol te zijn. Mindfulness ondersteunt ons bij het adequaat reageren op de impulsen van de buitenwereld. Het helpt ons om in contact te komen met onszelf, zodat we kunnen herkennen: Wat hebben we nodig? En hoe willen we omgaan met wat we tegenkomen? We vinden oriëntatie in onszelf, waar we die buiten missen.

Tegelijkertijd helpen mindfulness en oplettende communicatie ons om dit innerlijke proces en onze intenties op een waarderende en coöperatieve manier naar de buitenwereld te communiceren. Op deze manier is het mogelijk voor het team om samen te werken, om te gaan met verschillen en om spanningen los te laten of aan te kunnen.

Welke vooruitgang heeft het team van RAIDBOXES geboekt sinds we zijn begonnen met geweldloze communicatie en mindfulness? Marianne zegt daarover:

Ik zie vooruitgang in het feit dat steeds meer medewerkers het onderwerp van zorgvuldige of geweldloze communicatie koesteren. Ze zijn bereid om aan zichzelf te werken voor het verbeteren van een andere manier van samenwerken en daar tijd in te investeren.

En verder:

Voor mij is er iets veranderd in mijn bewustzijn bij RAIDBOXES. Ik heb de indruk dat de medewerkers beseffen dat het wel degelijk een verschil maakt hoe ze met hun collega's praten en omgaan. En dat er behoefte is aan gedragsverandering.

Het verlangen naar een waarderende en authentieke samenwerking is tastbaar. Volgens Marianne is het proces dat dit mogelijk kan maken zeker aan de gang bij RAIDBOXES.

Het bevorderen van mindfulness

Mental Health & geweldloze communicatie zijn slechts twee van de maatregelen die RAIDBOXES gebruikt om meer mindfulness te bevorderen. In het team, maar ook naar onze klanten en de maatschappij toe. Hier is een selectie uit verschillende gebieden:

  • Sociale en gezondheidsbevordering: Dit gebeurt voor alle medewerkers. Bijvoorbeeld via bedrijfspensioenregelingen, werknemersbudgetten, budgetten voor persoonlijke training, fitness, enz.
  • Rol van gelijkheid: Het verantwoordelijkheidsgebied omvat de naleving en het behoud van de gelijkheid van alle geslachten. Hetzelfde geldt voor zaken als gelijke kansen binnen het bedrijf, het combineren van werk en gezin, culturele/religieuze en seksuele diversiteit (LGBTQI+) en maatregelen tegen persoonlijke en structurele discriminatie.
  • Rol van Happy Management: Het team van RAIDBOXES komt regelmatig bijeen voor gezamenlijke evenementen. Op dit moment natuurlijk helaas vertraagd door de huidige situatie. Het Happy Management zorgt voor de organisatie van dergelijke evenementen, evenals voor het welzijn op kantoor en daarbuiten. In de start-up en New Work Scene is de term bekend, het wordt soms ook wel Feelgood Management genoemd.
  • Coronahulp: Wij ondersteunen klanten uit branches die bijzonder hard worden getroffen door de gevolgen van de pandemie: cultuur, gastronomie, hotelwezen of evenementen. Ontdek meer over ons programma.
  • Actie #supportyourlocals: Corona is een crisis voor de lokale handelaars, terwijl platforms zoals Amazon grote winsten maken. Dit is een van de redenen waarom we de #supportyourlocals campagne steunen met gratis hosting voor portalen die lokale bedrijven digitaal in een netwerk onderbrengen.
  • Code of Conduct: De Code of Conduct van RAIDBOXES is een gedragscode, in sommige bedrijven ook wel Team Agreement genoemd. Het bevat richtlijnen over de manier waarop we met elkaar omgaan en de communicatie binnen het team - op een respectvolle basis - vorm willen geven. Het biedt dus een duurzame structuur voor onze maatregelen. Meer hierover binnenkort in een apart artikel (abonneer jezelf als je op de hoogte wilt blijven).

Natuurlijk hoort daar ook onze Green Hosting bij. Met veel duurzaamheidsinitiatieven, die indirect ook zorgen voor een respectvolle en sociale interactie.

De boodschap uitdragen

Dus RAIDBOXES maakt nu al een verschil. En toch zijn er gebieden waar we nog beter in willen worden. Op sommige gebieden zorgen we er al voor dat we met leveranciers werken die zelf duurzaam zijn. Maar hoe zit het met zaken als precaire werkmodellen en werknemersmonitoring? Bijvoorbeeld, met de vele online leveringsdiensten die momenteel uit de grond schieten, en die onder vuur liggen? Of bij Amazon, zoals onlangs gedocumenteerd in VICE magazine?

Er liggen hier nog meer taken op ons te wachten, maar ook daar zijn al plannen voor. Bijvoorbeeld in het kader van een nieuwe of uitgebreide duurzaamheidsrol. Wij zijn ons ervan bewust dat onze aanpak intern zal leiden tot meer financiële uitgaven. Of dat gemak er op een bepaald moment onder lijdt. Maar dat accepteren we. Om als team ons steentje bij te dragen aan een betere werkomgeving.

Wat is jouw bijdrage?

Hoe creëer jij een betere werksfeer of hoe doet jouw team dat? Welke vragen heb je over de genoemde methoden? Gebruik de commentaarfunctie. Wil je meer tips over ondernemen & duurzaamheid? Volg ons dan op TwitterFacebook of via onze Nieuwsbrief.

Gerelateerde artikelen

Commentaar op dit artikel

Schrijf een opmerking

Je e-mail adres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn met * gemarkeerd.