WooCommerce rechtszeker

WooCommerce juridisch veilig maken: richtlijnen voor Europa

WooCommerce is gericht op de Amerikaanse markt. Er zijn talloze wettelijke vereisten in de Europese Unie, vooral in Duitsland en Oostenrijk. Je moet er rekening mee houden bij het plannen en tijdens het werken - anders kun je te maken krijgen met waarschuwingen. We laten je de belangrijkste vereisten en WordPress plugins voor je online winkel zien.

Het is allesbehalve eenvoudig om een webwinkel op de Duitstalige markt te beheren. Het maakt niet uit of het met WordPress of met een ander systeem is. Een verkeerde instelling en er heerst een vrij realistisch gevaar van een waarschuwing - door concurrenten, mededingingsverenigingen of autoriteiten. Dit geldt vooral wanneer:

  1. Jouw onlineshop zich in de EU bevindt of
  2. Als je vanuit jouw winkel aan EU-landen verkoopt

In beide gevallen kunt u WooCommerce niet op destandaardmanier uitvoeren. U zult zelf de nodige wijzigingen moeten aanbrengen, of daarvoor geschikte hulpmiddelen moeten gebruiken. Hieronder vindt u enkele aanwijzingen over wat nodig is. En we stellen je voor aan Plugins , wat je een hoop werk zal besparen.

Let op

Hoe de wettelijke vereisten er voor jou uitzien, hangt af van verschillende factoren. Bijvoorbeeld het hoofdkantoor van je bedrijf, je branche of je klantenstructuur (leveringslocaties, maar ook B2C vs B2B winkels). De volgende informatie is van algemene aard. Je moet daarom altijd advies inwinnen bij een advocatenkantoor dat gespecialiseerd is in online recht voor jouw use case voordat je live gaat met je shop.

Wettelijke teksten voor WooCommerce

Het centrale element voor een zo rechtszeker mogelijke winkel - want 100 procent zekerheid is er natuurlijk nooit - zijn je wetteksten. Bijvoorbeeld het impressum of de algemene voorwaarden (AV), het privacybeleid, en in sommige landen ook de nodige informatie over herroeping/retour en verzending. Je hebt deze juridische teksten nodig op geschikte subpagina's van je webwinkel, en soms ook als informatie in de e-mails aan je klanten. Ze moeten gemakkelijk toegankelijk zijn en op belangrijke punten in het bestelproces bevestigd of gekoppeld worden.

Wat moet er precies in de afzonderlijke wetsteksten worden vermeld? Dit is afhankelijk van een groot aantal richtlijnen. Onder andere:

  • Wat is jouw rechtsvorm, welke goederen verkoop je, verzend je deze of zijn ze puur virtueel (muziek, downloads)?
  • Welke gegevens van je klanten sla je op en verwerk je en hoe (IP-adressen, stamgegevens, gebruik van cookies en andere trackingoplossingen)?
  • Welke externe diensten gebruik je voor het verwerken van betalingen of het verzenden van jouw producten?
  • Welke dienstverleners gebruik je voor de boekhouding, voor de berekening en verwerking van de belastingen, voor het beheer van je klanten (CRM) of voor het ERP-systeem?
  • Gebruik je clouddiensten om klantgegevens op te slaan? In welk land worden deze gegevens opgeslagen?
  • Welke tools gebruik je om het gebruikersgedrag te analyseren (Google Analytics, Piwik/Matomo etc.)?
  • Verstuur je nieuwsbrieven en andere e-mails naar je klanten?
  • Gebruik je sociale netwerken zoals Facebook, Twitter, Instagram etc. voor je onlineshop, hoe zijn deze technisch precies geïntegreerd?

Voor de meeste landen en talen zijn er nu gratis of goedkope online diensten om geschikte sjablonen te maken. Zie bijvoorbeeld de gegevensbeschermingsgenerator van Thomas Schwenke voor Duitsland, of het artikel Algemene voorwaarden maken van de sevDesk blog. Met zulke voorbeeldteksten heb je echter geen garantie dat ze echt geldig zijn voor jouw doel. Documenten die individueel zijn gemaakt door een advocatenkantoor zijn misschien duur, maar ze zijn over het algemeen veiliger voor professioneel gebruik.

WooCommerce en de AVG

In de Europese Unie is het vooral de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) die winkeleigenaren hoofdpijn bezorgt. WooCommerce heeft met een eigen update de belangrijkste basis gelegd voor naleving van de verordening:

  • Eenvoudigere aanmaak van data-verhuizingen als je klanten daarom vragen. Je bent volgens de AVG verplicht om zulke verhuizingen op verzoek aan te maken.
  • Geïntegreerd goedkeuringsproces om de autorisatie van inkomende gegevensaanvragen te verifiëren (volgens de zogenaamde dubbele opt-in procedure).
  • Functie voor het wissen van persoonsgegevens op verzoek van de klant.
  • De optionele anonimisering van orders.
  • Bepalen van tijdslimieten voor het bewaren van bepaalde gegevens op WooCommerce.

Gratis plugins zoals WP AVG Tools (GDPR) of Borlabs Cookie nemen extra taken op zich, zoals de integratie van AVG-conforme informatie over cookies. Je moet deze ook laten controleren door een jurist. Voor trackingoplossingen zoals Google Analytics of Facebook Pixel gelden speciale richtlijnen. Gespecialiseerde tijdschriften en blogs over online wetgeving geven hiervoor speciale instructies. Voor Duitsland, Oostenrijk en Zwitserland raad ik de blog van Thomas Schwenke aan.

In ieder geval heb je een uitgebreid privacybeleid nodig met AVG . Dit bevat onder andere gedetailleerde informatie over het type gegevensverwerking in je bedrijf en bij aangesloten dienstverleners. Indien nodig moeten je klanten toestemming geven voor gegevensverwerking door derden via speciale selectievakjes in het bestelproces. Dit kunnen bijvoorbeeld verzenddienstverleners zijn aan wie je informatie over de adressen en bestellingen van je klanten doorgeeft.

Als je met externe bedrijven werkt, heb je mogelijk zogenaamde orderverwerkingscontracten nodig. Dit zijn speciale overeenkomsten waarmee je zakenpartners garanderen dat je klantgegevens worden behandeld in overeenstemming met de regels voor gegevensbescherming. In sommige landen moet je een concept voor gegevensbescherming opstellen en functionarissen voor gegevensbescherming aanstellen. De Europese Commissie heeft voor al deze eisen een informatieportaal ter beschikking gesteld; de teksten zijn in verschillende talen beschikbaar:

Informatie over de GDPR AVG
Informatie van de EU over de GDPR (AVG)

Afhankelijk van hoe streng en hoe vaak de regelgeving in je land verandert, kan naleving je al snel te veel worden – en het verpest het plezier van je webwinkel. In dat geval moet je deze taak uitbesteden, waarover zo direct meer. Zorg er ook voor dat je WordPress hosting AVG-conform is.

Verdere eisen voor rechtszekerheid

Voor detailhandelaren die bepaalde digitale goederen aan EU-landen leveren, gelden speciale regels voor EU-btw of omzetbelasting, in ieder geval op B2C-gebied. De hoogte van de belasting is afhankelijk van de woonplaats van de klant. De regeling geldt wereldwijd, ongeacht de vestigingsplaats van de winkel. Als de regelgeving op jou van toepassing is, moet je zorgen voor gestandaardiseerde eindprijzen in je webwinkel – zelfs met meerdere belastingtarieven voor de ontvanger.

De complexe berekening van de EU-BTW kan meestal alleen worden opgelost met extra plug-ins. Onder het trefwoord "WooCommerce EU BTW" vind je op wordpress.org diverse extensies voor dit doel, waarover dadelijk meer.

Afhankelijk van de locatie van je onlineshop, branche, maar ook voor afzonderlijke doellanden van je bestellingen, kunnen er nog verdere richtlijnen zijn. Laat je goed adviseren over welke daarvan voor jou relevant zijn:

  • Belastingen voor aanvullende diensten, bijvoorbeeld verzendkosten of aanvullende vergoedingen, moeten onder andere in Europa naar evenredigheid worden berekend. Dit is afhankelijk van de goederen en de belastingtarieven in de winkelwagen. Deze procedure wordt split tax genoemd.
  • Wanneer jouw bezoekers producten in hun winkelmandje toevoegen, schat WooCommerce de overdrachtsbelastingen en verzendkosten tot de klanten hun adres opgeven. Soms is het verplicht om hierop te wijzen.
  • Als je land belastingverlichtingen kent voor kleine en jonge ondernemingen, moeten deze wellicht worden geïntegreerd in WooCommerce (in Duitsland: "Kleinunternehmerregelung").
  • Voor producten die op basis van gewicht, afmeting of volume worden verkocht, vereisen sommige landen dat de eenheidsprijs of een basisprijs wordt weergegeven.
  • Handel je in voedsel, medische apparatuur of software? Ook hier gelden, afhankelijk van het doelland, verschillende eisen ten aanzien van welke productinformatie waar en in welke vorm beschikbaar moet zijn. Bijvoorbeeld informatie over de compatibiliteit van software en e-boeken of over voedingswaarden, ingrediënten, allergenen, alcoholgehalte, het type verpakking, kwaliteits- en biologische zegels, etc. voor andere goederen.
  • In veel gevallen is de dubbele opt-in procedure niet alleen vereist voor uitgaande e-mails, maar ook voor de eerste klantregistratie.

Vaak moet je ook bepaalde aanvullende informatie toevoegen aan de prijzen op je productpagina's en in de kassa, ook in Duitsland en Oostenrijk. Dat zou kunnen zijn:

  • De verschuldigde belasting
  • De levertijd
  • Informatie over de verzendkosten
  • Informatie over de basisprijs en de prijs per eenheid

In sommige doelmarkten worden zelfs bepaalde aanduidingen voorgeschreven voor de koopknop. Hetzelfde geldt voor facturen, afleverbonnen, annuleringen en retourbonnen, die meestal direct vanuit WooCommerce worden aangemaakt. Ook hier zijn er enkele verplichte vereisten.

Sommige wetten verplichten je om je webwinkel te exploiteren met een beveiligde verbinding via SSL. Dit zou echter sowieso vanzelfsprekend moeten zijn voor een serieus portaal. Het minimaliseert ook je bedrijfsrisico. Google geeft ook de voorkeur aan portalen die een SSL-certificaat hebben. Zo'n certificaat zit altijd bij de pakketten van Raidboxes.

WooCommerce plugins voor Duitsland en de EU

Zoals u reeds kunt zien, zijn de wettelijke voorschriften in de EU bijzonder streng, vooral in Duitsland en Oostenrijk. U hebt hier ook mee te maken als u alleen aan deze doelmarkten levert of uw winkel daar beschikbaar is. Voor de Duitstalige markt zijn er twee speciale WooCommerce Plugins , die uw webwinkel met weinig moeite zo wettelijk mogelijk maken: German Market van MarketPress en gegermaniseerd van Vendidero.

"*" geeft verplichte velden aan

Ik wil me abonneren op de nieuwsbrief om op de hoogte te blijven van nieuwe blogartikelen, ebooks, features en nieuws over WordPress. Ik kan mijn toestemming te allen tijde intrekken. Bekijk ons Privacybeleid.
Dit veld dient ter validatie en mag niet worden gewijzigd.

De uitbreidingen verwerken de volgende functies met weinig configuratie-inspanning:

  • Voorbeeld wetteksten waarin je alleen je eigen gegevens hoeft toe te voegen, zoals je adres. Updates voor de plugin zorgen voor nieuwe versies van de teksten, die je zelf moet vervangen. Als alternatief kunnen diensten zoals Protected Shops worden aangesloten, waarover dadelijk meer.
  • Op alle wettelijk relevante plaatsen wordt noodzakelijke aanvullende informatie weergegeven, zoals belastingen, levertijden, verzendkosten en de "prijs per eenheid". Ook de indeling in de kassa voldoet aan de wettelijke eisen.
  • De plugins passen jouw onlineshop aan de AVG aan, onder andere met bijpassende checkboxen.
  • Ondersteuning van split tax, bijvoorbeeld voor in rekening gebrachte verzendkosten of heffingen evenals automatisch opeenvolgende factuurnummers.
  • Dubbele opt-in ondersteuning voor klantregistratie.
  • Leeftijdscontrole voor goederen die pas vanaf een bepaalde minimumleeftijd verkocht mogen worden, zoals alcohol of individuele media.
  • In kaart brengen van EU btw en verificatie van het EU btw-identificatienummer (EU VAT ID).

De plugins ondersteunen ook betaling via SEPA-domiciliëring (automatische incasso) en aankoop op rekening. Je kunt ook aangepaste PDF-facturen, afleverbonnen of retourbonnen maken. Deze zien er niet alleen veel professioneler uit dan de e-mails van WooCommerce zelf, ze voldoen ook aan de wettelijke eisen.

Geen van beide oplossingen biedt 100 procent bescherming tegen waarschuwingen. Ze nemen echter wel veel werk uit handen om je webwinkel zo veilig mogelijk te maken. Een laatste controle door geschikte online advocaten moet daarom in ieder geval worden uitgevoerd.

German Market omvat ook een automatische berekening van de basisprijs en een module voor de voedselinformatieverordening (EU nr. 1169/2011). Dit laatste is vooral belangrijk als je informatie over voedingswaarden of calorische waarden, allergenen, ingrediënten, vitaminen, mineralen, gewicht of andere informatie over jouw producten moet verstrekken:

German Market
De module over de voedselinformatieverordening

De verbinding met boekhoudsystemen zoals lexoffice, sevDesk, 1&1 Online Accounting en het Billbee merchandise management systeem is ook bijzonder praktisch. In de regel heb je vroeg of laat dergelijke systemen nodig om je financiën en processen af te handelen. Een geautomatiseerde verbinding bespaart tijd en vermindert de kans op fouten tijdens de overdracht.

Dienstverlener voor rechtszekerheid

Voor sommige Europese landen en talen zijn er diensten zoals Protected Shops, Händlerbund of IT Recht Kanzlei. Deze bieden continu bijgewerkte juridische teksten, die je online winkel nog beter bestand maken tegen waarschuwingen. Bijzonder praktisch: de aanbieders hebben interfaces met WooCommerce zodat de wetteksten automatisch worden bijgewerkt wanneer de wet verandert. Dit minimaliseert je administratieve inspanningen aanzienlijk.

De teksten zijn gedeeltelijk beschikbaar in verschillende talen en voor verschillende Europese staten, zelfs als de diensten in Duitsland zijn gevestigd, zoals hier de Händlerbund:

Händlerbund
Juridische informatie op het portaal van de Händlerbund

De meertaligheid van de wetsteksten is vooral nuttig als je je winkel internationaal wilt aanbieden. Of als je vanuit andere landen aan de EU verkoopt.

Bij sommige van deze aanbieders kun je aanvullende pakketten boeken met bijvoorbeeld juridisch advies of hulp bij waarschuwingen. Dit kan een alternatief zijn voor het inhuren van je eigen advocatenkantoor, en niet alleen voor kleinere online winkels. In dit geval moet je er wel goed op letten welke diensten de dienstverleners precies dekken. Controleren ze bijvoorbeeld de wettelijke structuur van je winkelpagina's? Of de juridische geschiktheid van WordPress plugins? Grote winkels kiezen hier vaak voor een tweeledige aanpak: ze boeken een (meer kosteneffectieve) dienst voor standaardiseerbare processen en geven vervolgens opdracht aan een advocatenkantoor met online affiniteit voor meer diepgaande vragen.

Conclusie en hulp

Er zijn nu goede uitbreidingen om je WooCommerce winkel zo wettelijk mogelijk te maken - niemand kan je 100 procent bescherming bieden. Toch moet je hulp krijgen van geschikte gespecialiseerde advocaten, vooral in het begin. Alleen zij kunnen beoordelen welke aanvullende maatregelen nodig zijn voor jouw bedrijfsmodel.

Wij raden je aan de factor "rechtszekerheid" mee te nemen in de kostenberekening voor je webwinkel. Vooral als je niet alle genoemde punten zelf kunt uitvoeren. Zodra je je eigen werktijd meerekent, is al snel een bedrag in de lage vijfcijferige range verschuldigd totdat de eerste versie van je webwinkel live kan gaan. En het lopende onderhoud is ook vrij duur. Meer informatie hierover kun je vinden in het artikel Kosten van WooCommerce.

Meer tips over WooCommerce vind je in ons meer dan 70 pagina's tellende e-book WooCommerce voor professionals: Online winkels met WordPress. Het is bedoeld voor freelancers, bureaus, WP-professionals en beginners.

Bijdragende foto: Samuel Zeller

Vond je het artikel leuk?

Met jouw beoordeling help je ons om onze inhoud nog verder te verbeteren.

Laat een reactie achter

Je e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *.