Meer vrijheid betekent meer verantwoordelijkheid. En als freelancer ben je heel erg vrij... Maar er zijn een aantal stressfactoren die dat niet hoeven te zijn. Over ondoordachte klantenwerving, te lage uurtarieven en meer.

Sinds 2012 werk ik als freelance journalist, publicist en contentspecialist voor bedrijven. Ik schrijf artikelen, maak video's, geef advies over alle aspecten van content, run daarnaast een of twee eigen webprojecten en publiceer e-books en online cursussen. Met andere woorden, het verveelt nooit.

Soms kan het juist extreem stressvol zijn. Dit hoort bij het werk en is vrijwel onvermijdelijk. Maar sommige problemen zijn ook zelfgemaakt. Hier zijn enkele typische fouten die, naar mijn mening, het freelance leven stressvoller maken dan het hoeft te zijn:

Te lage uurtarieven

Het is een terugkerend thema: je onderschat je marktwaarde. Ook misreken je snel hoeveel geld je uiteindelijk echt nodig hebt. Dit geldt vooral als je eerder in loondienst hebt gewerkt.

De grootste fout is om uit te gaan van een 40-urige werkweek. Tuurlijk: je kunt 40 uur per week actief zijn, misschien zelfs meer. Maar je kunt er niet van uitgaan dat je 40 uur per week uitbetaald wordt. Dat is een aanzienlijk verschil met een werknemer in loondienst.

Waarom is dat? Als freelancer heb je veel taken die vaste werknemers van een bedrijf niet hebben:

• Zo moet je dus eerst de betaalde opdrachten vinden en bespreken.
• Je moet zaken als financiën en belastingen regelen (zie hieronder).
• Je kunt niet meer naar de IT bellen als je computerproblemen hebt.
• Als je ziek wordt, op vakantie gaat of op feestdagen vrij wilt, dan blijft het geld niet zomaar binnenstromen.

Daarnaast zijn de kosten als freelancer meestal hoger. Je moet bijvoorbeeld je eigen arbeidsmiddelen aanschaffen. Je hebt misschien een kantoor nodig. Je moet een ziektekosten- en zorgzorgverzekering afsluiten. En nog veel meer.

Tip: U wilt als freelancer werken in de omgeving van WordPress en WooCommerce ? Lees dan onze tips in het artikel WooCommerce voor freelancers. Het laat u zien welke mogelijkheden en bedrijfsmodellen er zijn.

Hier kun je uitgebreid en gedetailleerd uitrekenen dat je minimaal 60 euro per uur in rekening moet brengen om tot een typisch gemiddeld salaris in de dienstensector te komen. Of je krijgt een indruk met deze twee vuistregels:

• Je neemt dat wat je als een goed brutosalaris beschouwt en vermenigvuldigt het met 1,5.
• Je moet deze waarde bereiken in de helft van je beschikbare werktijd om zowel jouw nadelen als freelancer ten opzichte van werknemers in loondienst als onbetaalde tijd mee te rekenen.

Bijvoorbeeld: 4.000 euro/maand zou een goed brutosalaris voor je zijn. Dit komt ongeveer overeen met het hierboven genoemde gemiddelde salaris voor dienstverleners. Je freelancerstarget is dus 4.000 x 1,5 = 6.000 euro/maand. In de regel wordt uitgegaan van 21 werkdagen per maand. 21 dagen x 4 uur = 84 uur. 6.000 streefbedrag gedeeld door 84 uur werktijd per maand = 71,43 euro per uur.

Dit is een eerste grove richtlijn. Voor sommigen lijkt dit heel veel en voor anderen misschien zelfs onrealistisch. En ja, dit bedrag kan veranderen als je bijvoorbeeld een langlopend project hebt. Want dan kun je misschien meer dan 20 uur per week in rekening brengen. Over het algemeen werken freelancers vaak met dag- en weektarieven, die iets goedkoper zijn.

Geen overzicht van financiën

Als vaste medewerker is de financiële wereld heel duidelijk: je hebt immers je salaris, dat maandelijks komt. En de heffingen en belastingen zijn al in mindering gebracht.

Als freelancer is dit allemaal veel complexer. Omdat je inkomen niet regelmatig is, kan het soms te laat komen of zelfs helemaal wegvallen. Tegelijkertijd worden bijvoorbeeld de belastingen pas later betaald. En je hebt uitgaven die voorheen niet nodig waren. Zoals hierboven vermeld, horen hierbij je eigen arbeidsmiddelen, verzekeringen en nog veel meer.

Het is daarom belangrijk dat je bijhoudt of de financiën de goede kant op gaan. In het verleden zou een blik op je bankrekening volstaan hebben. Maar nu is het misleidend: je moet altijd in de gaten houden welke inkomsten en vooral welke uitgaven de komende maanden in het verschiet liggen. Maar dat kun je niet zien aan je rekeningsaldo. Er is eenvoudige boekhoudsoftware die je hierbij kan helpen. Een spreadsheet kan dat in twijfel ook bieden.

Geen reserves voor magere perioden

Het is belangrijk dat je altijd een reserve houdt voor "verrassingen". Omdat ze regelmatiger komen dan je zou willen... Idealiter heb je drie tot zes maanden reserves om eventuele droge perioden te overbruggen. Of misschien ook om uit dat zelfgemaakte hamsterwiel te komen. Ziekte of andere verplichtingen kunnen er ook toe leiden dat je inkomen daalt of helemaal wegvalt.

Belastingen incalculeren

Degenen die vooraf belasting betalen lopen hier iets minder risico. Het kan echter gebeuren, bijvoorbeeld bij driemaandelijkse vooruitbetalingen, dat je dit tussendoor een keer vergeet te doen. Het is zeker een goed idee om meteen minstens 20% van alle inkomsten opzij te zetten. Ofwel in gedachten, ofwel daadwerkelijk. Als je het veilig wilt spelen, verhoog dan de waarde tot 30%. Als freelancer in Nederland is dat soms nog meer - afhankelijk van je persoonlijke situatie en andere inkomsten. Hier kan een belastingkantoor je helpen met de berekening. Uiteindelijk is het altijd beter om te veel geld achter de hand te hebben dan te weinig.

Ondoordachte klantenwerving

Veel freelancers moeten steeds weer voor nieuwe klanten en opdrachten zorgen. Als ze dit pas doen als de vorige opdracht is aflopen, is het al te laat. Het vinden van de juiste werkaanbiedingen, een opdracht binnenslepen en bespreken, het werk afleveren en aan het einde betaald worden: dit alles kan vele weken of zelfs maanden duren. Je moet dit altijd in gedachten houden. En kijk om je heen als het goed gaat. Het is ook belangrijk dat je investeert in je eigen marketing (zie hieronder).

Vertrouwen op één grote klant

Wanneer het leven als freelancer moeilijk is, ben je blij dat je een grote klant hebt en op hem kunt vertrouwen. Het gevaar is dat dit contract niet doorgaat - en dan sta je ineens in de kou. Als je niet naar andere potentiële klanten hebt omgekeken, kan het lang duren voordat je uit deze dip bent.

Langlopende contracten zijn leuk: Je moet er ook rekening mee houden dat je voor deze periode grotendeels "uit het raam" bent. Je hebt weinig of geen tijd voor acquisitie, voor je zelfpresentatie of voor bijscholing. Je moet deze indirecte kosten van een lucratief groot contract niet onderschatten. Je moet ook rekening houden met de dreiging van schijnzelfstandigheid als je leeft van één grote klant.

Niet kritisch genoeg selecteren van klanten

Als freelancer heb je de neiging om een opdracht aan te nemen omdat je het geld dringend nodig hebt. Of omdat je die taak leuk vindt. Dit gaat voorbij aan een ander belangrijk punt: je moet ook in harmonie zijn met de klant. Anders kan dit leiden tot frustratie of misschien zelfs tot een afgebroken project en geschillen.

Onduidelijke afspraken en voorwaarden

Als je nieuwe klanten hebt, moet je duidelijkheid scheppen:

• Wat er eigenlijk in jouw aanbod meegerekend is
• Wat de aanvullende diensten en de kosten daarvan zijn
• Tot wanneer wat betaald moet worden enz.

In de loop van de tijd zul je hier een patroon ontwikkelen dat hopelijk veelvoorkomende vragen en problemen op voorhand zal verduidelijken. In het geval van uitgebreide diensten kan dit ook inhouden dat een deel van het eindbedrag aan het begin in rekening wordt gebracht en dat verdere factureerbare mijlpalen worden vastgesteld.

Geen servicepakketten aanbieden

Afhankelijk van het werkterrein kan het mogelijk zijn om pakketten met duidelijk omschreven diensten aan te bieden. Jouw voordeel: je hoeft de details van de klus niet met elke klant afzonderlijk te bespreken. Productized services is het modewoord voor het creëren van producten uit afzonderlijke diensten.

Het eigen portfolio niet duidelijk genoeg definiëren

Over het algemeen geldt: wie zich als specialist kan laten zien, verkleint weliswaar zijn potentiële doelgroep. Maar hij of zij verhoogt ook de kans om in aanmerking te komen. Bovendien zijn de uurtarieven potentieel veel beter. Zorg ervoor dat mensen snel begrijpen waar jouw specifieke sterke punten liggen. Laat tegelijkertijd zien waar ze vandaan komen.

Mijn tip: Als je meerdere onderwerpen hebt, is het beter om ze te verdelen over afzonderlijke, goed geoptimaliseerde websites en profielen.

Niets in je eigen marketing investeren

Dit houdt in dat u de promotie van uw eigen zaak als een belangrijke en voortdurende taak ziet. Laat uw sterke punten zien en benadruk precies die onderwerpen en taken die u leuk vindt en waar u bijzonder goed in bent. Zoals iemand eens tegen me zei: "Als je vooral broodjes verkoopt, maar je vindt cupcakes lekkerder en brengt meer op, dan moet je je beste cupcakes in de etalage zetten."

Hierbij hoort ook dat je tevreden klanten om een aanbeveling in twee of drie zinnen vraagt. Je kunt dit dan op je website als een "social proof" presenteren.

Chaotische werkorganisatie

Een van de grootste uitdagingen voor veel freelancers is in staat zijn om productief te werken op hun eigen. Als werknemer krijg je vaak precies te horen wat je moet doen. Als freelancer ben je er zelf verantwoordelijk voor.

Iedereen is anders op dit gebied. Sommige mensen hebben een duidelijke structuur nodig. Zo werk ik zelf 's morgens aan moeilijke of langdurige taken. Bij twijfel werk ik eerst twee uur aan dit project voordat ik iets anders op mijn computer doe. E-mails zullen dan moeten wachten. En Twitter & de rest al helemaal.

Opmerking: Als freelancer werk je meestal vanuit huis. Dit is voor velen een uitdaging. Wij hebben de beste tips hiervoor samengevat in het artikel Werken op afstand: Voordelen en nadelen.

Tegelijkertijd moet je leren accepteren (en plannen) dat je niet acht uur per dag productief of creatief kunt werken. Tenminste, dat zal op veel dagen het geval zijn. Plan je werktijden en je dag dienovereenkomstig.

Ik zou gemakkelijk nog een artikel kunnen schrijven over productiviteitstechnieken. Er zijn talloze gidsen over dit onderwerp. Persoonlijk zou ik niet meer zonder mijn to-do app Todoist kunnen. Ik noteer er alles in. Ik volg echter geen bepaald systeem, zoals Getting Things Done (GTD), omdat dit te veel overhead voor mij is. Anderen zweren er echter bij.

Als freelancer is het belangrijk dat je je werk goed doet en op tijd aflevert. Ook kleine klussen moeten je volledige aandacht krijgen. Omdat je nooit weet wat daar uit kan voortvloeien.

Slotwoord

Nog een gedachte die ik bijzonder nuttig vind: freelancers moeten hun werk als onderneming zien en er op precies die manier mee omgaan. Het voelt misschien niet als ondernemerschap, zeker niet in het begin. Misschien ben je noodgedwongen freelancer geworden. Maar hoe professioneler je de dingen benadert, hoe groter de kans dat het op de lange termijn gaat lukken.

Afbeeldingen: Headway, Jordan Whitfield, Danielle MacInnes