Zarządzanie zadaniami wewnętrznymi, opieka nad kontami klientów w Social Media, zdalna organizacja czy rejestracja czasu pracy pracowników: Agencje mają szeroki zakres zadań i obowiązków. Istnieją cenne narzędzia, które pomogą ci w wykonaniu tych wszystkich zadań: Ogólny przegląd oprogramowania agencyjnego.

W tym tekście przedstawimy Ci najciekawsze z nich. Nie wszystkie z Twoich codziennych obowiązków muszą być wykonywane ręcznie.

Narzędzia do zarządzania projektami

Narzędzia do zarządzania projektami są szczególnie pomocne, gdy chodzi o prowadzenie projektów i przydzielanie zadań.

Asana

Popularne narzędzie do zarządzania projektami Asana może pomóc w zarządzaniu nawet skomplikowanymi projektami. Od wniosków projektowych, przez rozwój, aż po plany spotkań lub redakcji — za pomocą Asany możesz tworzyć i śledzić każdy rodzaj projektu.

Narzędzie pozwala na szybkie i łatwe wprowadzanie aktualizacji statusu Twoich projektów. Dodatkowo, za pomocą funkcji "Goals" możesz definiować cele i bezpośrednio łączyć je z konkretnymi zadaniami i projektami. Asana ułatwi Ci monitorowanie i zarządzanie pracą Twojej agencji.

monday

Innym udanym oprogramowaniem do zarządzania projektami w agencji kreatywnej jest monday. Narzędzie oferuje zespołom duże wsparcie w planowaniu, komunikacji i monitorowaniu postępów projektu. Od pierwszego briefingu do procesu oddania projektu - wszystko to możesz zaplanować z poziomu tej aplikacji.

Aplikacja monday udostępnia szereg przydatnych funkcji, takich jak planowanie projektów i zasobów, zarządzanie komunikacją z klientami, współpraca w zespole, śledzenie czasu pracy, raportowanie i fakturowanie. Wiele procesów może być planowane i zarządzane w jednym programie. Monday oferuje również setki propozycji ustawień wizualnych, które możesz dowolnie modyfikować.

Komunikacja w zespole

Dzięki udanej komunikacji w Twoim zespole, a co za tym idzie w całej agencji, wszystkie kwestie mogą być dyskutowane i rozwiązywane krok po kroku. Istnieje oprogramowanie, które ułatwia tę komunikację i łączy ze sobą wszystkich członków zespołu.

Slack

Slack ułatwia komunikację w zespole i wspiera pracę nad projektem. Serwis Slack jest znany głównie z funkcji komunikatora internetowego i oferuje wymianę wiadomości w formie czatu z pojedynczymi osobami lub grupami. "Slack " to Backronym , a oznacza to "Searchable Log of All Conversation and Knowledge".

Slack zbudował również duży ekosystem integracji. Wszystkie jego funkcje można integrować pod jednym na stronie głównej Slack. Na przykład, jeśli opublikujesz nowy wpis na swoim blogu WordPress, możesz wysłać swojemu zespołowi powiadomienie w formie wiadomości, całkowicie automatycznie. Możliwości automatyzacji zadań związanych z wysyłaniem powiadomień są nieograniczone!

Microsoft Teams

Oprogramowanie Microsoft Teams to idealne centralne miejsce do współpracy zespołowej online. Obsługuje wszystko, co jest potrzebne do płynnej pracy zespołowej. Oferuje więc czat i rozmowy grupowe, spotkania, wideokonferencje i połączenia telefoniczne. Twój zespół może współpracować w oparciu o szeroki wachlarz rozwiązań, aplikacji - ich specyfika jest personalizowana i zintegrowana z potrzebami Twojego zespołu i firmy.

Monitorowanie czasu

Monitorowanie czasu pracy jest istotne przy liczeniu należności i fakturowaniu. Niżej opisane rozwiązania pomogą Ci zapewnić komfort i niezawodną dokładność w liczeniu czasu pracy Twoich pracowników lub firm partnerskich. Zobacz również artykuł " Zrób więcej bez stresu".

clockodo

clockodo jest niezawodnym narzędziem do rejestrowania godzin pracy wszystkich pracowników. Dzięki clockodo możesz być zawsze na bieżąco z rejestracją czasu pracy w swoich projektach. Posiada również możliwość rejestracji urlopów i nieobecności.

Oprogramowanie projektowe cieszy się szczególną popularnością, ponieważ może w przejrzysty sposób rejestrować wszystkie dane dotyczące czasu trwania projektu i jest intuicyjne w obsłudze. Rejestracja czasu pracy może być również wykorzystane do fakturowania. Dodatkowo dostępny jest interfejs partnerski, który wspiera zadania kadr. Oprogramowanie clockodo oferuje również niezawodny eksport CSV.

timr

timr oferuje najdokładniejsze rejestrowanie czasu projektu za pomocą stopera. Czas trwania projektu może być jednak rejestrowany również retrospektywnie. Dowolnie definiowalna struktura projektu zapewnia niezbędną elastyczność. Możesz zarządzać aktualnie wprowadzonymi godzinami pracy, pracownikami i budżetem. Dostępne są również wszelakie prognozy i rzetelne raporty. 

Dostępne są również aplikacje umożliwiające dokładną rejestrację czasu w podróży. Praktyczną cechą jest to, że wszystkie zapisy zarejestrowanych czasów są bezpiecznie przechowywane w chmurze. Aktualne dane dotyczące czasu trwania projektu zawsze mogą być wykorzystane do podejmowania świadomych decyzji. Wydatki mogą być tworzone, przenoszone, łączone i dezaktywowane.

Automatyzacja Workflow

Z pomocą automatyzacji przepływu pracy można zaoszczędzić wiele czasu i pieniędzy. Automatyzacja ułatwia realizację poszczególnych etapów pracy w Twoim zespole.

Zapier

Zapier to znane narzędzie do automatyzacji online, które potrafi połączyć ponad 1000 aplikacji. Dzięki niemu można zautomatyzować powtarzające się zadania. Wystarczy kilka kliknięć, aby utworzyć niestandardowy workflow. Wiedza z zakresu programowania nie jest wymagana.

Tysiące aplikacji internetowych mogą funkcjonować obok siebie. Zapier może zautomatyzować wiele procesów, a tym samym zaoszczędza Twój cenny czas. Dzięki niemu możesz skupić się na istotnych zadaniach.

Integromat

Dzięki Integromatowi można stworzyć efektywne przepływy danych, co upraszcza i optymalizuje procesy w firmie lub agencji. Działa w oparciu o intuicyjny interfejs graficzny, więc nie wymaga specyficznych umiejętności informatycznych.

Integromat obsługuje wiele różnych aplikacji w chmurze, takich jak Outlook, Asana, Plutio, WordPress, Dropbox, LinkedIn i Facebook. Na przykład, gdy otrzymasz wiadomość e-mail z ważnym załącznikiem, proces pracy może zostać zautomatyzowany. Zamiast ręcznego otwierania maila, program pocztowy jest połączony z systemem CRM. Dzięki automatyzacji oszczędzasz cenny czas każdego dnia.

Zarządzanie relacjami z klientami

Sprawne zarządzanie klientami uwzględnia potrzeby każdego z nich. Życzenia grupy docelowej powinny być brane pod uwagę przy oferowaniu produktów i usług. Poniższe aplikacje wspierają agencje w realizacji wszelkiego rodzaju projektów realizowanych na specjalne życzenie klientów.

Oprogramowania śledzące i analityczne

Oprogramowanie analityczne pomaga uzyskać lepszy ogląd aktywności Twoich klientów, a zgromadzone w ten sposób dane pomogą Ci podejmować trafne decyzje.

Google Analytics

Google Analytics umożliwia analizę ruchu na stronach internetowych. Jest w stanie sprecyzować takie kwestie jak lokalizacja odwiedzających i czas spędzony na różnych podstronach witryny. Ilość zgromadzonych danych jest niemal niewyczerpana i stanowi dobrą podstawę do pogłębionych analiz.

Niezależnie od tego, czy chcesz dowiedzieć się, które strony generują najwięcej klientów, czy zobaczyć, które teksty mają najmniejszą ilość wyświetleń - wykorzystując odpowiednie ustawienia, możesz bliżej poznać własnych klientów.

Hotjar

Hotjar to kompletny system do uproszczonej analizy zachowań online odwiedzających strony internetowe. Jest to również sposób na pozyskanie pewnego rodzaju feedbacku od odwiedzających. Dodatkow Hotjar pomoże Ci sprecyzować czego dokładnie szukają osoby odwiedzające Twoją witrynę. Szczegółowo bada tendencje związane z klikaniem i wykorzystywaniem pól tekstowych. Nawet scrollowanie strony, a dokładniej sposób w jaki się to robi, ma w tym kontekście spore znaczenie. Dane te mogą być wykorzystane do określenia motywacji lub życzeń grupy docelowej witryny.

Narzędzia do zarządzania profilami w mediach społecznościowych

Jeśli zarządzasz profilami swoich klientów w mediach społecznościowych, zainteresuj się narzędziami, które mogą Ci w tym pomóc. Tego typu rozwiązania umożliwiają pracę nad wieloma kanałami w tym samym czasie.

Hootsuite

Hootsuite pozwala na zarządzanie kontami wszystkich klientów z jednego miejsca. Z Hootsuite, możesz zaplanować posty z wyprzedzeniem, monitorować wydajność wszystkich działań w social media korzystając z jednej lokalizacji, a nawet uzyskać akceptację od klienta. Wysokość opłat za korzystanie z tej aplikacji jest zależna od tego, jak wiele projektów jednocześnie musisz obsługiwać.

Agorapulse

Agorapulse to platforma do zarządzania mediami społecznościowymi, która na konfigurację skrzynek mailowych wszystkich klientów. Dzięki wygodnej opcji filtrowania i wyszukiwania zyskujesz szybki dostęp do wszelkiego rodzaju interakcji. Wzmianki, reklamy i ważne wiadomości są zawsze w zasięgu ręki. Oczywiście, możesz również zaplanować posty dla swoich klientów i uzyskać ich akceptację i opinie.

Narzędzia SEO

Pomagasz swoim klientom w optymalizacji ich stron pod kątem wyszukiwarek? Narzędzia pomocnicze powinny być Ci znane. Nasz subiektywny ranking wtyczek SEO znajedziesz tutaj - Yoast vs Rank Math: wtyczki WordPress dla SEO.

SEMrush

SEMrush to popularna platforma SEO, która umożliwia prowadzenie działań w obszarze SEO (search engine optimization) i content marketingu. Dzięki SEMrush możesz prowadzić research słów kluczowych i dogłębnie analizować działania konkurencyjnych marek - tak, aby czerpać inspiracje z przyjętych przez nie strategii. Ponadto SEMrush oferuje praktyczne narzędzie do śledzenia rankingu dla słów kluczowych, istotnych dla Twoich partnerów. Narzędzie pomaga również przeprowadzać audyty on-page.

Ahrefs

Popularne oprogramowanie SEO Ahrefs jest szczególnie znane ze swojej dużej i aktualnej bazy danych słów kluczowych i ruchu (tzw. "trafic database"). Ahrefs oferuje rozbudowane narzędzia do wyszukiwania słów kluczowych oraz pomaga w prowadzeniu analiz działań konkurencji. Ahrefs posiada również funkcję rank tracker i jest w stanie przeprowadzać podstawowe audyty SEO.

Hosting WordPress

Hosting musi spełniać oczekiwania twoich klientów i zapewniać odpowiednią wydajność. Jest wiele tanich ofert, ale co jest ważne? Ja osobiście używam Raidboxes jako hostingu. Raidboxes oferuje bezpieczny, niezawodny i błyskawiczny zarządzany hosting WordPress.

Dzięki odpowiednim funkcjom oferowanym w Raidboxes, oszczędzam pieniądze i czas. Obsługa techniczna na najwyższym poziomie pomaga mi we wszystkich moich pytaniach.

Program do zarządzania PPC

Planując rozpoczęcie kampanii reklamowej możesz wykonywać wszystkie akcje ręcznie w interfejsach poszczególnych platform (Google, Facebook, itp.). Innym rozwiązaniem jest użycie oprogramowania PPC (pay per click), co znacznie ułatwia cały proces, jak i umożliwia prowadzenie działań marketingowych z jednego miejsca.

Optmyzr

Optmyzr pomoże Ci z łatwością zoptymalizować Twoje kampanie PPC. Funkcja "Optymalizacja jednym kliknięciem" pozwala na szybką poprawę performance'u reklam i sugeruje nowe warianty słów kluczowych lub optymalizuje np. całe listy fraz. Ponadto, narzędzie oferuje możliwość konstruowania własnych reklam, a następnie ich publikacji.

WordStream

WordStream jest poręcznym zestawem narzędzi PPC i oferuje m.in. darmowy raport na temat wszystkich Twoich wyników w Google Ads. Specjalnie dla agencji, WordStream oferuje również oparte na AI raportowanie dla Twoich klientów oraz pomoc w zarządzaniu wieloma kontami reklamowymi jednocześnie.

Oprogramowanie do prowadzenia webinarów

Webinaria cieszą się coraz większą popularnością. Wiele agencji wspiera swoich klientów w korzystaniu z tej stosunkowo nowej formy content marketingu. Praktyczne narzędzia do webinarów mogą pomóc w optymalizacji podstawowych procesów.

ClickMeeting

Z ClickMeeting możesz zorganizować swój pierwszy webinar w ciągu kilku minut. Oprogramowanie posiada wszystkie niezbędne funkcje i pozwala zaplanować webinaria dowolnego typu i wielkości dla swoich klientów. Tutaj spersonalizować możesz w zasadzie wszystko - od strony docelowej po powiadomienia przez e-mail.

WebinarJam

WebinarJam to platforma webinarowa typu "all-in-one", która jest odpowiednia także dla dużej liczby uczestników. Dzięki temu narzędziu można dotrzeć do tysięcy słuchaczy i dostarczyć im wysokiej jakości treści wideo. Oprogramowanie oferuje wszystkie ważne funkcje, aby móc zaplanować webinar od początku do końca na jednej platformie.

Wnioski na temat software'u agencyjnego

W tym artykule przedstawiliśmy ci kilka różnych narzędzi. Oczywiście nie oznacza to, że powinieneś używać ich wszystkich. Zanim zaczniesz myśleć o oprogramowaniu, powinieneś upewnić się, że proces, który leży u jego podstaw, jest jasny i zoptymalizowany. Dopiero gdy wiesz, jak wygląda twój workflow, powinieneś poszukać odpowiedniego oprogramowania do jego digitalizacji. To właśnie tutaj powyższa lista może być pomocna. Powodzenia!