Jak dzięki zwinnej transformacji Twoja agencja stanie się elastyczna i gotowa na przyszłość

Oliver Wüntsch Ostatnia aktualizacja 01.03.2021
9 Min.
Uczyń swoją agencję organizacją zwinną
Ostatnia aktualizacja 01.03.2021

Zwinne agencje reklamowe i digitalowe potrafią szybko i elastycznie dostosowywać się do nowych rzeczy. Proaktywność jest również słowem kluczowym, które często pojawia się w definicji zwinności. Niemniej jednak, każdy proces zmiany w kierunku zwinnej organizacji rodzi ważne pytania. Oliver Wüntsch wyjaśnia w poniższym artykule, czym są i co jest niezbędne do udanej transformacji agile.

Jakie są aktualne wyzwania dla agencji reklamowych i digitalowych?

Niezależnie od branży, zaangażowani pracownicy szukają firm, w których mogą realizować swój potencjał i wnosić swoje umiejętności w ekscytujące projekty. Na przykład, współcześni pracownicy oczekują jasnych odpowiedzi na pytania: "Dlaczego codziennie chodzę do pracy?" i "Jaka jest nasza wizja?

Dla firm i menedżerów jest to zatem kwestia sprostania rosnącym oczekiwaniom pracowników. Z drugiej strony, muszą oni coraz szybciej znajdować kreatywne rozwiązania dla szybko zmieniających się potrzeb swoich klientów. Ponieważ oczekują oni od agencji znajomości najnowszych możliwości technicznych i życzeń konsumentów w danej branży, zrozumienia ich i umiejętności tworzenia dla nich pomysłów i koncepcji.

Oczekiwania klientów co do jakości produktów i usług stale rosną. Dlatego też poszukiwane są pomysłowe koncepcje dotyczące nowych technologii i innowacyjnych scenariuszy zastosowań, na przykład w dziedzinie rozszerzonej rzeczywistości lub druku 3D. Ponadto agencje muszą być w stanie terminowo realizować odpowiednie projekty. 

Wyzwaniem dla agencji jest dostosowanie się do coraz szybszych cykli innowacji. Ci, którzy nie są w stanie nadążyć za nowymi pomysłami i modelami biznesowymi, szybko stracą przewagę - a wraz z nimi cennych klientów. 

Więcej na temat zmieniającego się świata pracy w dobie cyfryzacji można przeczytać tutaj

Dlaczego transformacja zwinna jest obiecującym sposobem na sprostanie tym wyzwaniom?

Aby pozostać konkurencyjnym i zwiększyć swój sukces, agencje muszą stale się rozwijać i zdobywać nowe obszary wiedzy. Zwinna struktura i autonomiczne metody pracy mogą być tu bardzo pomocne. Choć termin "agile" stracił na znaczeniu ze względu na jego niemal inflacyjne użycie - menedżerowie w agencjach digitalowych i reklamowych powinni jednak przyjrzeć się możliwościom zwinności dla swojego biznesu. 

Dzięki temu zwinne metody pracy umożliwiają niezwykle elastyczne podejście do planowania i realizacji projektów. Ponieważ klienci - jeśli jest to pożądane - są stale zaangażowani w proces rozwoju swojego produktu, orientacja na wynik, a tym samym zadowolenie klienta są znacznie wyższe niż w konwencjonalnych strukturach projektowych. Rezultatem jest jakościowo lepszy produkt końcowy, jak również mniejsza ilość niedotrzymanych terminów dostaw, a co za tym idzie, bardziej zadowoleni klienci. 

Dzięki szerokiej samoadministracji pracowników i zespołów projektowych można zaoszczędzić cenny czas i moce przerobowe w agencjach, które kierownicy projektów mogą wykorzystać do równoległych projektów. Ponadto wzrasta zadowolenie pracowników. Dzięki zasadzie osobistej odpowiedzialności i związanej z nią możliwości podejmowania decyzji, silniej identyfikują się z agencją i bardziej się w nią angażują. 

W zdigitalizowanym świecie zdolność do zmian stanowi istotną przewagę konkurencyjną dla organizacji. Dla firm ważne jest, aby szybko dostosowywać się do zmieniających się wymagań, pociągać za sobą pracowników i integrować innowacje.

Klasyczne zarządzanie zmianą często już do tego nie wystarcza. Zwinna transformacja może pomóc firmom w ciągłym dostosowywaniu i ulepszaniu ich strategii. 

Czym jest Agile Change Management i jakie są metody zwinne?

Zwinne organizacje i zwinne zespoły to takie, które działają szybko i elastycznie w ciągle zmieniającym się, niepewnym otoczeniu i tworzą wartość dodaną dla swoich klientów. Sposób myślenia o pracy zwinnej jest przedstawiony w formie czterech postulatów w tzw."Manifeście Agile":

  • Ludzie i ich interakcje są ważniejsze niż procesy i narzędzia
  • Działające oprogramowanie jest ważniejsze od dokumentacji
  • Współpraca z klientami jest ważniejsza niż negocjacje kontraktów
  • Reagowanie na zmiany jest ważniejsze niż trzymanie się planu

Podejścia, zasady i metody Agile mogą być wykorzystane na wiele sposobów w procesach zmian w agencjach. Odpowiednio wykwalifikowany trener może pomóc w przestawieniu wszystkich struktur firmy na agile. W dalszej części opisano trzy metody, które opierają się na zasadach agile i mogą być z powodzeniem stosowane w agencjach.

Kanban

Zwinna metodaKanban charakteryzuje się dużą przejrzystością współpracy. W tym procesie wszystkie pakiety zadań zespołu - niezależnie od tego, czy są to zadania menedżerów, czy reszty zespołu - oraz ich status są widoczne na wspólnej tablicy Kanban Board. Celem jest spójny przepływ pracy, w którym zadania są uszeregowane pod względem priorytetów i przetwarzane.

Scrum

Scrum jest szczególnie przydatny dla zamkniętych zespołów pracujących nad projektem. Zespół Scrumowy pracuje w ograniczonych czasowo fazach, tzw. sprintach. Po każdym sprincie powstaje w pełni funkcjonalna wersja produktu, która jest ulepszana i rozbudowywana z każdym sprintem. 

lean thinking

Zasady i metody lean management mają na celu zorganizowanie procesów w sposób bardziej efektywny, tzn. przy jak najmniejszym wysiłku i marnotrawstwie. Celem jest obniżenie kosztów i skrócenie procesów - na przykład poprzez wyeliminowanie zbędnej biurokracji lub błędów w przebiegu procesów. Jednocześnie celem jest osiągnięcie jak najlepszej jakości. Ten proces ciągłego doskonalenia jest zawsze skoncentrowany na kliencie. Oznacza to, że ich potrzeby określają, co należy poprawić. Celem jest zawsze optymalizacja jakości produktów i usług oraz zwiększenie zadowolenia klientów.

Jak zwinne zarządzanie zmianą może przyczynić się do sukcesu transformacji zwinnej?

W misji uczynienia agencji bardziej zwinną, a tym samym bardziej elastyczną i zorientowaną na klienta, można zastosować zarówno klasyczne, jak i zwinne metody zarządzania zmianą. Oczywiście sensowne jest preferowanie podejść zwinnych - ale metody "klasycznej zmiany" nie muszą być pomijane. 

Ponieważ każda firma jest wyjątkowa, nie ma jednej drogi do sukcesu agile. Zamiast tego, opłaca się uczyć od innych organizacji i dostosowywać ich podejście do własnej sytuacji. W ten sposób każda agencja może odnieść sukces w promowaniu zmian przyrostowych oraz kultury ciągłego doskonalenia.

Ważne jest również, aby nie rozumieć zmiany jako czegoś, co zostaje zakończone po pewnym czasie. Zmiany zachodzą nieustannie, a metody zwinne wiążą się z wymogiem ich wypróbowywania i ciągłego dostosowywania.

Aby nie pracować na oślep, ale dostrzegać sukcesy i odrzucać błędy, ważne jest dokonywanie ilościowych pomiarów własnej pracy. Na przykład, odpowiedzialni menedżerowie mogą z góry określić sukces i porażkę poszczególnych kamieni milowych za pomocą skali. Można to wykorzystać do oceny z perspektywy czasu, czy poszczególne pakiety prac i ich wyniki spełniły lub nie spełniły oczekiwań. Sukces i porażka w marketingu mogą być mierzone np. zasięgiem kampanii lub liczbą odpowiedzi na kampanię mailingową. Zebrane w ten sposób dane dostarczają agencjom cennych spostrzeżeń na temat tego, gdzie należy wdrożyć środki poprawy.

Zwinne zarządzanie zmianą, którego celem jest zwinna transformacja firmy, powiedzie się, gdy wszyscy pracownicy odważą się zwracać się do swoich menedżerów z informacjami o potencjale zmian. Pracownicy, którzy stale noszą "zwinny kapelusz" i zastanawiają się, które procesy można by usprawnić, skutecznie przyczyniają się do sukcesu firmy. 

Istotna jest również wizualizacja pracy. Służy to zapewnieniu wszystkim uczestnikom przeglądu stanu realizacji działań. Pomocne jest również dokumentowanie procesów w formie listy kontrolnej, która jest stopniowo rozbudowywana. W tej liście kontrolnej znajdują się uwagi pomocnicze dotyczące sposobu podejścia do określonych sytuacji - na przykład wprowadzenia nowych pracowników, podziału pracy w okresach szczytowych lub planowania ciągłości. W ten sposób nie traci się wartości tych informacji dla organizacji. 

Więcej informacji na temat tego, jak z powodzeniem wdrożyć Agile Change Management we własnej firmie, można znaleźć w tym artykule na blogu. Jeśli nie chcesz poprzestać na informowaniu siebie, możesz również zatrudnić zwinnego trenera, który wesprze Cię w transformacji do zwinnej organizacji.

Co wyróżnia firmy zwinne?

Samo stosowanie Scruma czy Kanbana nie czyni agencji zwinną. Zamiast tego, wszystkie podejścia zwinne wymagają krytycznej analizy i wdrożenia krok po kroku. Co więcej, droga do zwinności nie zaczyna się od podejść i metod, ale od fundamentu zwinnej pracy: kultury pracy i myślenia. W końcu agile to kompleksowa kultura i sposób myślenia, a jej wdrożenie wymaga jednolitego rozumienia agile przez wszystkich interesariuszy.

Agencje, które stosują zwinne podejście do zarządzania, mają możliwość elastycznego, proaktywnego i adaptacyjnego reagowania na zmiany lub postępowania w ten sposób w celu wprowadzenia niezbędnych zmian. W ten sposób modele zwinne pomagają firmom poruszać się i prosperować w coraz bardziej złożonym świecie biznesu. W wielu takich firmach rozpowszechnione są zwinne metody pracy, które mają na celu rozbijanie "zaskorupiałych" struktur. Dotyczy to nie tylko zarządzania projektami, ale także całego kierownictwa firmy, czyli kadry zarządzającej. Zamiast odrzucać zmiany, witają je z radością i tworzą przestrzeń dla szybkich, efektywnych procesów. Zmiany nie są inicjowane przez szczebel kierowniczy, ale przez pracowników. Na poziomie projektu wykorzystuje się do tego celu Scrum lub Kanban.

Organizacje zwinne są dynamiczne w swojej organizacji korporacyjnej, a nie statyczne. Podlegają one procesom ciągłych zmian i elastycznie dostosowują się do wymagań wewnętrznych i zewnętrznych. Struktura przedsiębiorstwa charakteryzuje się płaską hierarchią i samoorganizacją, jak również szczególną bliskością do klientów i procesami iteracyjnymi. 

Jakie są zalety Agile Change Management w porównaniu do klasycznego Change Management? 

Aby sprostać coraz szybszym wymaganiom stawianym przez rynki i produkty, a także rosnącym wymaganiom klientów, agencje muszą mieć możliwość elastycznego dostosowywania się do nich. Chociaż zmiana jest również celem klasycznego zarządzania zmianą, odbywa się ona w kontekście stabilności i przewidywalności. Zmiana jest postrzegana jako coś, co należy pokonać jak najszybciej. Zadaniem tego typu zarządzania zmianą jest maksymalne skrócenie fazy niepewności pomiędzy stanem początkowym a stanem docelowym.

Z drugiej strony, podejście zwinne nie zna trwałej stabilności. Zastępuje je stan ciągłego testowania, prób i błędów. Nowa normalność to permanentny proces adaptacji do niepewnego otoczenia.

Idealny zwinny proces zmian

Krok 1: Komunikacja z pracownikami

Po opracowaniu podstaw historii zmian ważne jest, aby zwrócić się z nią do pracowników agencji. Aby to zrobić, należy najpierw dokładnie przemyśleć sposób, w jaki należy to zakomunikować. Na przykład, należy rozważyć, czy wystarczy, aby kierownicy przedstawili komunikat, czy też bardziej sensowne byłyby wspólne warsztaty inauguracyjne. W każdym przypadku powinien być wyraźny sygnał startowy z efektem "wow". Pracownicy powinni mieć poczucie, że wspólnie wyruszają w ekscytującą podróż. 

Krok 2: Zrozumienie podstaw transformacji zwinnej

Każdy w firmie powinien mieć podstawową wiedzę o tym, czym są zasady i metody agile, dlaczego są ważne i jak działa zwinność. W celu rozpowszechnienia tej wiedzy i poczucia, o co chodzi w codziennej realizacji, można na przykład zastosować koncepcje blended learning.

Krok 3: Rozpowszechnianie zwinnego sposobu myślenia

Warunkiem powodzenia metod zwinnych jest zwinny sposób myślenia w firmie. W końcu, jeśli chodzi o pracę z prototypami, powinna już istnieć dobra kultura błędów i informacji zwrotnej. Można to osiągnąć również równolegle: Podczas pracy zwinnej, stopniowo rozwija się zwinny sposób myślenia.

Krok 4: Przestawienie poszczególnych projektów na metody zwinne

Aby wdrożyć metody zwinne na poziomie projektu, należy wcześniej zastanowić się, które zadania nadają się do pracy metodami zwinnymi. Obejmuje to działania mniej rutynowe niż zadania o charakterze projektowym, których wymagania są nadal niejasne i dla których metodologia, która ma być zastosowana, nadal wymaga wyjaśnienia. 

Krok 5: Wdrożenie narzędzi i metod Agile we wszystkich zespołach

W tym kroku nie chodzi o to, aby wszystkie projekty w 100 procentach przestawić na agile. Zamiast tego należy starać się wszędzie zastosować przynajmniej pojedyncze elementy agile. Celem jest, aby wszyscy pracownicy we wszystkich działach agencji mieli poczucie, że sposób pracy zmienia się w dłuższej perspektywie czasowej.

Krok 6: Wprowadzenie struktur zwinnych

Struktury zwinne charakteryzują się orientacją na projekt i klienta. Pracownicy i zespoły robocze nie są już kontrolowane odgórnie, ale są ze sobą połączone jak sieć. Zespoły są interdyscyplinarne, dzięki czemu pracownicy o różnych kompetencjach pracują wspólnie nad projektem lub klientem - nawet jeśli pochodzą z różnych obszarów odpowiedzialności. 

Krok 7: Tworzenie sieci kontaktów

Aby zwinny sposób myślenia mógł się dalej rozwijać, ważne jest, aby połączyć ludzi w organizacji. Efekt pozytywny: Poprawia się przepływ informacji i praca na poziomie wzroku, a pracownicy przyjmują na siebie większą odpowiedzialność osobistą. Na przykład, sensowne może być zebranie ludzi z różnych działów, którzy widzą pewną potrzebę działania (na przykład, potrzebę nowego procesu) w samoorganizującej się grupie roboczej.

Krok 8: Opracowanie odpowiedniej strategii personalnej

Zwłaszcza jeśli w firmie obowiązywały jasne hierarchie i zasady, ważne jest, aby dział HR również dostrzegł potrzeby zwinnych zmian. Chodzi o to, aby aktywnie poszukiwać nowych pracowników, którzy już myślą zwinnie i mają doświadczenie w samoorganizacji. 

Krok 9: Uwidaczniaj i świętuj sukcesy

Aby pracownicy byli na bieżąco, należy zadać sobie pytanie, w jaki sposób i gdzie najlepiej do nich dotrzeć. Gdzie zespół i klienci mogą zobaczyć, że w firmie zachodzą zmiany w kierunku zwinnej pracy i że idą one w dobrym kierunku? Czy to poprzez LinkedIn, Facebook, content hub, czy też firmowy intranet - możliwości jest wiele.

Jakie wymagania (gotowość) powinny zostać spełnione?

Niezbędne dla zwinnych procesów zmian jest wewnętrzne uwrażliwienie na temat oraz chęć zmiany. Nawet jeśli pierwsze wymaga drugiego, oba są konieczne, aby wszyscy pracownicy mogli się rozwijać. Niezbędna jest również kultura wzajemnego zaufania, w której jest miejsce na kreatywność i inicjatywę jednostki, jak również na błędy. 

Czynnikami decydującymi o sukcesie agile są zatem menedżerowie, którzy chcą zmian i ufają swoim pracownikom, którzy pozwalają na swobodę eksperymentowania ze zmianami i którzy dają swojemu zespołowi wsparcie w krytycznych momentach. Drugi krok zależy od pracowników. Powinni być ciekawi i chętni do eksperymentowania, myśleć nieszablonowo, a także mieć wytrwałość i pewną tolerancję na frustrację. Idealni są ludzie, którzy chcą dalej rozwijać swoje pomysły i są w stanie przekuć je w rzeczywistość w żmudnym procesie prób i błędów. 

Twoje pytania dotyczące stanowiska

Jeśli masz więcej pytań dotyczących zwinnej transformacji lub chcesz podzielić się własnymi doświadczeniami, zapraszamy do skorzystania z kolumny komentarzy. Interesują Cię nowe wpisy na temat WordPress , projektowania stron internetowych i nie tylko? Następnie śledź RAIDBOXES na Twitterze, Facebooku, LinkedIn lub poprzez nasz newsletter.

Oliver Wüntsch jest ekspertem w dziedzinie zwinnego zarządzania zmianą. Od 2008 roku, jako trener biznesu i konsultant procesów, z sukcesem wspiera agencje reklamowe i digitalowe, dyrektorów kreatywnych i założycieli startupów w trudnych procesach zmian i złożonych sytuacjach decyzyjnych. Agile thinking i zasady lean working są dla niego najskuteczniejszą odpowiedzią na postępującą cyfryzację rynków.

Powiązane artykuły

Komentarze do tego artykułu

Napisz komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola obowiązkowe oznaczone są *.