Zwinne agencje reklamowe i digitalowe potrafią szybko i elastycznie dostosowywać się do nowych rzeczy. Proaktywność jest również słowem kluczowym, które często pojawia się w definicji zwinności. Niemniej jednak, każdy proces zmiany w kierunku zwinnej organizacji rodzi ważne pytania. Oliver Wüntsch wyjaśnia w poniższym artykule, czym są i co jest niezbędne do udanej transformacji Agile.
Jakie są aktualne wyzwania dla agencji reklamowych i digitalowych?
Niezależnie od branży, zaangażowani pracownicy szukają firm, w których mogą się realizować i wnosić swoje umiejętności do ciekawych projektów. Nowocześni pracownicy, na przykład, oczekują jasnych odpowiedzi na pytania: "Dlaczego codziennie chodzę do pracy?" i "Jaka jest nasza wizja?
Dla firm i menedżerów jest to zatem kwestia sprostania rosnącym oczekiwaniom pracowników. Z drugiej strony, muszą oni coraz szybciej znajdować kreatywne rozwiązania dla szybko zmieniających się potrzeb swoich klientów. Ponieważ oczekują oni od agencji znajomości najnowszych możliwości technicznych i życzeń konsumentów w danej branży, zrozumienia ich i umiejętności tworzenia dla nich pomysłów i koncepcji.
Oczekiwania klientów dotyczące jakości produktów i usług stale rosną. Dlatego też poszukiwane są pomysłowe pomysły na nowe technologie i innowacyjne scenariusze zastosowań, na przykład w dziedzinie rozszerzonej rzeczywistości czy druku 3D. Ponadto agencje muszą być w stanie wdrożyć odpowiednie projekty w odpowiednim czasie.
Wyzwaniem dla agencji jest dostosowanie się do coraz szybszych cykli innowacji. Ci, którzy nie są w stanie nadążyć za nowymi pomysłami i modelami biznesowymi, szybko stracą przewagę - a wraz z nimi cennych klientów.
Więcej na temat zmieniającego się świata pracy w dobie cyfryzacji można przeczytać tutaj.
Dlaczego transformacja Agile jest obiecującym sposobem na sprostanie tym wyzwaniom?
Aby zachować konkurencyjność i wykorzystać swój sukces, agencje muszą stale się rozwijać i zdobywać nowe obszary wiedzy. Zwinna struktura i autonomiczne metody pracy mogą być w tym bardzo pomocne. Choć termin "agile” stracił na znaczeniu z powodu jego niemal inflacyjnego użycia — menedżerowie w agencjach cyfrowych i reklamowych powinni jednak przyjrzeć się możliwościom zwinności dla swojej firmy.
Dzięki temu zwinne metody pracy umożliwiają niezwykle elastyczne podejście do planowania i realizacji projektów. Ponieważ klienci - jeśli jest to pożądane - są stale zaangażowani w proces rozwoju swojego produktu, orientacja na wynik, a tym samym zadowolenie klienta, są znacznie wyższe niż w przypadku konwencjonalnych struktur projektowych. Rezultatem jest lepszy jakościowo produkt końcowy oraz mniejsza liczba niedotrzymanych terminów, a co za tym idzie - większa satysfakcja klientów.
Dzięki szerokiej samoadministracji pracowników i zespołów projektowych można zaoszczędzić cenny czas i moce przerobowe w agencjach, które kierownicy projektów mogą wykorzystać do równoległych projektów. Ponadto wzrasta zadowolenie pracowników. Dzięki zasadzie osobistej odpowiedzialności i związanej z nią możliwości podejmowania decyzji, silniej identyfikują się z agencją i bardziej się w nią angażują.
W zdigitalizowanym świecie zdolność do zmian stanowi istotną przewagę konkurencyjną dla organizacji. Dla firm ważne jest, aby szybko dostosowywać się do zmieniających się wymagań, pociągać za sobą pracowników i integrować innowacje.
Klasyczne zarządzanie zmianą często już nie wystarcza. Zwinna transformacja może pomóc firmom w ciągłym dostosowywaniu i ulepszaniu ich strategii.
Czym jest Agile Change Management i jakie są metody Agile?
Zwinne organizacje i zwinne zespoły to takie, które działają szybko i elastycznie w ciągle zmieniającym się, niepewnym środowisku i tworzą wartość dodaną dla swoich klientów. Sposób myślenia o pracy zwinnej jest przedstawiony w formie czterech postulatów w tak zwanym "Manifeście Agile":
- Ludzie i ich interakcje są ważniejsze niż procesy i narzędzia
- Działające oprogramowanie jest ważniejsze niż dokumentacja
- Współpraca z klientami jest ważniejsza niż negocjacje kontraktów
- Reagowanie na zmiany jest ważniejsze niż trzymanie się planu
Podejścia, zasady i metody zwinne można wykorzystać na wiele sposobów w procesach zmian w agencjach. Odpowiednio wykwalifikowany trener może pomóc Ci w przekształceniu wszystkich struktur Twojej firmy w kierunku Agile. Poniżej opisano trzy metody oparte na zasadach Agile, które mogą być z powodzeniem stosowane w agencjach.
Kanban
Metoda Agile Kanban charakteryzuje się dużą przejrzystością współpracy. W tym procesie wszystkie pakiety zadań zespołu - niezależnie od tego, czy należą do kierowników, czy do reszty zespołu - oraz ich status są widoczne na wspólnej tablicy Kanban. Celem jest równomierny przepływ pracy, w którym zadania są traktowane priorytetowo i przetwarzane.
Scrum
Scrum jest szczególnie przydatny dla zamkniętych zespołów pracujących nad projektem. Zespół Scrum pracuje w ograniczonych czasowo fazach, tzw. sprintach. Po każdym sprincie powstaje w pełni funkcjonalna wersja produktu, która jest ulepszana i rozbudowywana z każdym kolejnym sprintem.
Lean Thinking
Zasady i metody lean management mają na celu zorganizowanie procesów w sposób bardziej efektywny, tzn. przy jak najmniejszym wysiłku i marnotrawstwie. Celem jest obniżenie kosztów i skrócenie procesów - na przykład poprzez wyeliminowanie zbędnej biurokracji lub błędów w przebiegu procesów. Jednocześnie celem jest osiągnięcie jak najlepszej jakości. Ten proces ciągłego doskonalenia jest zawsze skoncentrowany na kliencie. Oznacza to, że ich potrzeby określają, co należy poprawić. Celem jest zawsze optymalizacja jakości produktów i usług oraz zwiększenie zadowolenia klientów.
Jak Agile Change Management może pomóc w skutecznym kształtowaniu transformacji Agile?
W misji uczynienia agencji bardziej zwinną, a tym samym bardziej elastyczną i zorientowaną na klienta, można zastosować zarówno klasyczne, jak i tzw. zwinne zarządzanie zmianą. Oczywiście ma sens preferowanie podejść zwinnych - ale metody "klasycznej zmiany" nie muszą być pomijane.
Ponieważ każda firma jest wyjątkowa, nie ma jednej drogi do sukcesu agile. Zamiast tego, opłaca się uczyć od innych organizacji i dostosowywać ich podejście do własnej sytuacji. W ten sposób każda agencja może odnieść sukces w promowaniu zmian przyrostowych oraz kultury ciągłego doskonalenia.
Ważne jest też, aby nie rozumieć zmiany jako czegoś, co kończy się po pewnym czasie. Zmiany zachodzą nieustannie, a metody zwinne są związane z wymogiem wypróbowywania ich i ciągłego dostosowywania.
Aby nie pracować na oślep, ale dostrzegać sukcesy i odrzucać błędy, ważne jest dokonywanie ilościowych pomiarów własnej pracy. Na przykład, odpowiedzialni menedżerowie mogą z góry określić sukces i porażkę poszczególnych kamieni milowych za pomocą skali. Można to wykorzystać do oceny z perspektywy czasu, czy poszczególne pakiety prac i ich wyniki spełniły lub nie spełniły oczekiwań. Sukces i porażka w marketingu mogą być mierzone np. zasięgiem kampanii lub liczbą odpowiedzi na kampanię mailingową. Zebrane w ten sposób dane dostarczają agencjom cennych spostrzeżeń na temat tego, gdzie należy wdrożyć środki poprawy.
Zwinne zarządzanie zmianą, którego celem jest zwinna transformacja firmy, powiedzie się, kiedy wszyscy pracownicy odważą się zwrócić do swoich przełożonych z propozycją zmian. Pracownicy, którzy stale noszą „czapkę zwinności” i wyrażają opinie na temat tego, które procesy można by ulepszyć, skutecznie przyczyniają się do sukcesu firmy.
Istotna jest również wizualizacja pracy. Służy to zapewnieniu wszystkim uczestnikom przeglądu stanu realizacji działań. Pomocne jest również dokumentowanie procesów w formie listy kontrolnej, która jest stopniowo rozbudowywana. W tej liście kontrolnej znajdują się uwagi pomocnicze dotyczące sposobu podejścia do określonych sytuacji - na przykład wprowadzenia nowych pracowników, podziału pracy w okresach szczytowych lub planowania ciągłości. W ten sposób nie traci się wartości tych informacji dla organizacji.
Więcej informacji na temat tego, jak z powodzeniem wdrożyć Agile Change Management we własnej firmie, można znaleźć w tym artykule na blogu. Jeśli nie chcesz poprzestać na informowaniu siebie, możesz również zatrudnić zwinnego trenera, który wesprze Cię w transformacji do zwinnej organizacji.
Co wyróżnia firmy typu Agile?
Samo stosowanie Scruma czy Kanbana nie czyni agencji zwinną. Zamiast tego, wszystkie podejścia zwinne wymagają krytycznej analizy i wdrożenia krok po kroku. Co więcej, droga do zwinności nie zaczyna się od podejść i metod, ale od fundamentu zwinnej pracy: kultury pracy i myślenia. W końcu agile to kompleksowa kultura i sposób myślenia, a jej wdrożenie wymaga jednolitego rozumienia agile przez wszystkich interesariuszy.
Agencje, które stosują zwinne zarządzanie, mają możliwość elastycznego, proaktywnego i adaptacyjnego reagowania na zmiany lub wprowadzania niezbędnych zmian. W ten sposób modele zwinne pomagają firmom odnaleźć się i sprawdzić w coraz bardziej złożonym świecie biznesu. W wielu takich firmach rozpowszechnione są zwinne metody pracy, które mają na celu rozbicie "zaskorupiałych" struktur. Dotyczy to nie tylko zarządzania projektami, ale także całego kierownictwa firmy, czyli kadry zarządzającej. Zamiast odrzucać zmiany, przyjmują je z radością i tworzą przestrzeń dla szybkich, wydajnych procesów. Zmiany nie są inicjowane przez szczebel kierowniczy, ale przez pracowników. Na poziomie projektu używa się do tego celu Scrum lub Kanban.
Organizacje zwinne są dynamiczne w swojej organizacji korporacyjnej, a nie statyczne. Podlegają one procesom ciągłych zmian i elastycznie dostosowują się do wymagań wewnętrznych i zewnętrznych. Struktura przedsiębiorstwa charakteryzuje się płaską hierarchią i samoorganizacją, jak również szczególną bliskością do klientów i procesami iteracyjnymi.
Jakie są zalety Agile Change Management w porównaniu z klasycznym Change Management?
Aby sprostać coraz szybszym wymaganiom stawianym przez rynki i produkty, a także rosnącym wymaganiom klientów, agencje muszą mieć możliwość elastycznego dostosowywania się do nich. Chociaż zmiana jest również celem klasycznego zarządzania zmianą, odbywa się ona w kontekście stabilności i przewidywalności. Zmiana jest postrzegana jako coś, co należy pokonać jak najszybciej. Zadaniem tego typu zarządzania zmianą jest maksymalne skrócenie fazy niepewności pomiędzy stanem początkowym a stanem docelowym.
Z drugiej strony, podejście zwinne nie zna trwałej stabilności. Zastępuje je stan ciągłego testowania, prób i błędów. Nowa normalność to permanentny proces adaptacji do niepewnego otoczenia.
Idealny proces zmian Agile
Krok 1: Komunikacja z pracownikami
Po opracowaniu podstaw historii zmian ważne jest, aby zwrócić się z nią do pracowników agencji. Aby to zrobić, należy najpierw dokładnie przemyśleć sposób, w jaki należy to zakomunikować. Na przykład, należy rozważyć, czy wystarczy, aby kierownicy przedstawili komunikat, czy też bardziej sensowne byłyby wspólne warsztaty inauguracyjne. W każdym przypadku powinien być wyraźny sygnał startowy z efektem "wow". Pracownicy powinni mieć poczucie, że wspólnie wyruszają w ekscytującą podróż.
Krok 2: Zrozumienie zasad transformacji Agile
Każdy w firmie powinien mieć podstawową wiedzę o tym, czym są zasady i metody agile, dlaczego są ważne i jak działa zwinność. W celu rozpowszechnienia tej wiedzy i poczucia, o co chodzi w codziennej realizacji, można na przykład zastosować koncepcje blended learning.
Krok 3: Rozpowszechnianie zwinnego sposobu myślenia
Warunkiem wstępnym sukcesu metod zwinnych jest zwinne nastawienie w firmie. W końcu, jeśli chodzi o pracę z prototypami, powinna istnieć już odpowiednia kultura błędów i informacji zwrotnych. Można to osiągnąć także równolegle: W trakcie pracy zwinnej stopniowo kształtuje się zwinny sposób myślenia.
Krok 4: Przestawienie poszczególnych projektów na metody Agile
Aby wdrożyć metody zwinne na poziomie projektu, należy wcześniej zastanowić się, które zadania nadają się do pracy metodami zwinnymi. Obejmuje to działania mniej rutynowe niż zadania o charakterze projektowym, których wymagania są nadal niejasne i dla których metodologia, która ma być zastosowana, nadal wymaga wyjaśnienia.
Krok 5: Wdrożenie narzędzi i metod Agile we wszystkich zespołach
W tym kroku nie chodzi o to, aby wszystkie projekty w 100 procentach przestawić na agile. Zamiast tego należy starać się wszędzie zastosować przynajmniej pojedyncze elementy agile. Celem jest, aby wszyscy pracownicy we wszystkich działach agencji mieli poczucie, że sposób pracy zmienia się w dłuższej perspektywie czasowej.
Krok 6: Wprowadź struktury agile
Struktury zwinne charakteryzują się orientacją na projekt i klienta. Pracownicy i zespoły robocze nie są już kontrolowane odgórnie, ale są ze sobą połączone jak sieć. Zespoły są interdyscyplinarne, dzięki czemu pracownicy o różnych kompetencjach pracują wspólnie nad projektem lub klientem - nawet jeśli pochodzą z różnych obszarów odpowiedzialności.
Krok 7: Tworzenie sieci kontaktów
Aby zwinny sposób myślenia mógł się dalej rozwijać, ważne jest, aby połączyć ludzi w organizacji. Efekt pozytywny: Poprawia się przepływ informacji i praca na poziomie wzroku, a pracownicy przyjmują na siebie większą odpowiedzialność osobistą. Na przykład, sensowne może być zebranie ludzi z różnych działów, którzy widzą pewną potrzebę działania (na przykład, potrzebę nowego procesu) w samoorganizującej się grupie roboczej.
Krok 8: Opracowanie odpowiedniej strategii personalnej
Zwłaszcza jeśli w firmie obowiązywały jasne hierarchie i zasady, ważne jest, aby dział HR również dostrzegł potrzeby zwinnych zmian. Chodzi o to, aby aktywnie poszukiwać nowych pracowników, którzy już myślą zwinnie i mają doświadczenie w samoorganizacji.
Krok 9: Uwidaczniaj i świętuj sukcesy
Aby pracownicy byli na bieżąco, należy zadać sobie pytanie, w jaki sposób i gdzie najlepiej do nich dotrzeć. Gdzie zespół i klienci mogą zobaczyć, że w firmie zachodzą zmiany w kierunku zwinnej pracy i że idą one w dobrym kierunku? Czy to poprzez LinkedIn, Facebook, content hub, czy też firmowy intranet - możliwości jest wiele.
Jakie wymagania (gotowość) powinny zostać spełnione?
Niezbędne dla zwinnych procesów zmian jest wewnętrzne uwrażliwienie na temat oraz chęć zmiany. Nawet jeśli pierwsze wymaga drugiego, oba są konieczne, aby wszyscy pracownicy mogli się rozwijać. Niezbędna jest również kultura wzajemnego zaufania, w której jest miejsce na kreatywność i inicjatywę jednostki, jak również na błędy.
Czynnikami decydującymi o sukcesie agile są zatem menedżerowie, którzy chcą zmian i ufają swoim pracownikom, którzy pozwalają na swobodę eksperymentowania ze zmianami i którzy dają swojemu zespołowi wsparcie w krytycznych momentach. Drugi krok zależy od pracowników. Powinni być ciekawi i chętni do eksperymentowania, myśleć nieszablonowo, a także mieć wytrwałość i pewną tolerancję na frustrację. Idealni są ludzie, którzy chcą dalej rozwijać swoje pomysły i są w stanie przekuć je w rzeczywistość w żmudnym procesie prób i błędów.
