10 wskazówek jak ulepszyć kulturę wystawiania oceny pracownika.  

Johannes Benz Ostatnia aktualizacja: 22.10.2020 r.
.
. 7 Min.
Usprawnienie kultury przekazywania informacji zwrotnych
Ostatnia aktualizacja: 22.10.2020 r.

Sprzężenie zwrotne to właściwie stary but. Niemniej jednak jest ona zdecydowanie zbyt często nadużywana. Jeśli kiedykolwiek pracowałeś w odpowiedniej kulturze przekazywania informacji zwrotnej, wiesz, jak transformujący wpływ może ona mieć. W poniższym artykule przedstawię Ci dziesięć wskazówek, jak Ty i Twój zespół możecie poprawić kulturę przekazywania informacji zwrotnych.

W jakiś sposób każdy z nas słyszał kiedyś informację zwrotną i być może również ją otrzymał lub przekazał. Ja sam po raz pierwszy zetknąłem się z prawdziwą kulturą informacji zwrotnej w mojej organizacji studenckiej AIESEC. Dla mnie było to oświecenie. Otwarta i szczera informacja zwrotna pomogła mi najbardziej ze wszystkich szkoleń osobistych i zawodowych.

Na stronie RAIDBOXES , informacja zwrotna stała się integralną częścią kultury firmy. W poniższym artykule przedstawię Ci dziesięć wskazówek, w jaki sposób możesz jeszcze bardziej poprawić swoją kulturę przekazywania informacji zwrotnych.

Dlaczego informacja zwrotna?

Informacja zwrotna jest obowiązkowym wydarzeniem w wielu firmach. Raz w roku odbywa się spotkanie oceniające, przynajmniej jeśli przełożony nie ma nic ważniejszego do roboty. Prawidłowo stosowana kultura informacji zwrotnej przynosi następujące korzyści:

  • Konflikty osobiste mogą być rozwiązywane szybciej i skuteczniej
  • Agresja zostaje zredukowana u osoby udzielającej informacji zwrotnej zanim dojdzie do jej eskalacji
  • Odbiorca informacji zwrotnej znacznie lepiej poznaje swoje mocne i słabe strony
  • Odbiorca informacji zwrotnej otrzymuje wskazanie swojego "martwego pola"(okno Johari'ego)
Okna Johari
Tak zwany "martwy punkt" to obszar, którego inni są świadomi, ale z którego Ty sam nie zdajesz sobie sprawy.

Wskazówka nr 1: Rób notatki przed udzieleniem informacji zwrotnej

Często jest to zaniedbywane lub uważane za zbędne. Oczywiście, możesz spontanicznie dać danej osobie kilka punktów zwrotnych. Zwłaszcza, jeśli tak naprawdę chcesz się pozbyć krytyki.

Aby jednak uzyskać właściwą i wyważoną informację zwrotną, powinieneś poświęcić co najmniej dziesięć minut i zanotować zarówno pozytywne aspekty, jak i te, które wymagają poprawy. Będziesz zaskoczony tym, co możesz wymyślić.

Druga wskazówka dotycząca informacji zwrotnej: Power Burger

Najważniejszym aspektem udzielania informacji zwrotnej jest struktura i sposób, w jaki jest ona przekazywana. Słynny jest tu power burger.

Feedback Power Burger
Dobrze znaną metodą sprzężenia zwrotnego jest "power burger", znany również jako "strategia kanapkowa".

W przypadku burgera, najpierw jest bułka, która otacza mięso (krytyka). Na początku powinieneś powiedzieć adresatowi swojej informacji zwrotnej, co w nim cenisz i jakie pozytywne aspekty powinieneś w nim podkreślić. To pierwsze wprowadzenie służy otwarciu umysłu drugiej osoby i sprawia, że czuje się ona bardziej komfortowo z informacją zwrotną, która następuje później.

Zwłaszcza, jeśli sam jesteś z jakiegoś powodu zdenerwowany i skupiasz się na negatywnych aspektach, pamiętaj: zawsze istnieją pozytywne aspekty danej osoby. Jeśli nie przychodzi Ci do głowy żaden z punktów, powinieneś usiąść i pomyśleć o nich.

Teraz przychodzi czas na krytykę, czyli mięso w burgerze z opiniami. Poniższe dwie wskazówki dadzą Ci jeszcze bardziej precyzyjne porady, jak najlepiej je sformułować.

Na koniec, ale nie mniej ważne, zakończ czymś pozytywnym. To jest ostatnia bułka do hamburgera i kończy rozmowę. Obie strony wychodzą z rozmowy z lepszym samopoczuciem. Przykład:

"Niemniej jednak, jestem bardzo szczęśliwy, że mam cię jako członka zespołu i jestem i jestem przekonany, że poradzisz sobie tutaj bardzo dobrze."

Wskazówka #3: Krytyka zawsze z perspektywy pierwszej osoby

W przypadku informacji zwrotnej dzielisz się z kimś tylko swoją własną, subiektywną perspektywą. Tutaj nie ma obiektywnej prawdy per se, lecz co najwyżej intersubiektywność (kilka osób postrzega te same fakty).

Dlatego bardzo ważne jest, aby krytyka była formułowana z perspektywy pierwszej osoby. Zwłaszcza jeśli jeszcze nie udzielałeś często informacji zwrotnej, nie jest to wcale oczywiste. W naszym codziennym życiu zazwyczaj komunikujemy się w formie "ty".

"Jesteś leniwy." (Ty-perspektywa)

"Wydaje mi się, że mógłbyś zwiększyć obciążenie pracą". (perspektywa pierwszoosobowa)

Sformułowania z perspektywy pierwszej osoby często zawierają następujące zwroty:

"Postrzegam to ..."
"Z mojej perspektywy..."
"Wydaje mi się, że...!"
"Czuję..."
"Wydaje mi się, że..."

Jeśli Twój rozmówca zaczyna się z Tobą kłócić, jest to dobry znak, że zsunąłeś się na perspektywę "Ty". Zwłaszcza zwroty typu "ty" są często odbierane jako atak.

Wskazówka nr 4: Przekazuj konstruktywne sugestie

Powiedzenie drugiej osobie, co ci się nie podoba, to pierwszy krok. Po tym jednak powinno nastąpić konkretne wskazanie, co chcielibyście Państwo poprawić. Tylko wtedy odbiorca informacji zwrotnej może rzeczywiście coś zmienić i spełnić Twoje oczekiwania w przyszłości.

Przykład: "Chciałbym, żebyś był w biurze co najmniej od 9 rano do 18 wieczorem".

Wskazówka nr 5: Zapytaj o perspektywę drugiej osoby

Za wszelką cenę należy unikać dyskusji w informacjach zwrotnych. Nie ma dla nich miejsca w rozmowie zwrotnej, ponieważ osoba udzielająca informacji zwrotnej dzieli się jedynie swoim subiektywnym postrzeganiem.

Mimo to, następujące pytanie ma sens na koniec rozmowy:

"Co o tym sądzisz?"

W ten sposób dajesz swojemu partnerowi możliwość podzielenia się swoją perspektywą. W najlepszym przypadku - a zdarza się to dość często - on widzi to tak samo. Jeśli odbiorca informacji zwrotnej nie zgadza się z tym, jest to jak najbardziej w porządku. Od Ciebie zależy, czy uszanujesz ich sposób postrzegania.

przekazać informację zwrotną
Odbiornik ma trzy możliwości radzenia sobie ze sprzężeniem zwrotnym:
1. dostosowanie komunikacji

Z jego punktu widzenia, informacja zwrotna może być błędna. Dla niego może to oznaczać, że musi poprawić pewne aspekty swojej komunikacji, aby stworzyć inne postrzeganie u drugiej osoby.

Na przykład osoba zbierająca informacje zwrotne przychodzi do biura codziennie o siódmej rano, ale wychodzi między 16:30 a 17:00. Dostawca informacji zwrotnej zawsze przychodzi do biura o godzinie dziewiątej. W celu uniknięcia nieporozumień, odbiorca informacji zwrotnej może teraz wyraźnie zakomunikować, że często jest w biurze bardzo wcześnie. Przykład właściwej odpowiedzi:

"Mogę zrozumieć, dlaczego powstało takie wrażenie i będę o tym pamiętał, wyraźniej zakomunikować, że w rzeczywistości już pracuję o wiele więcej".

2. Ancepcja i inicjowanie ulepszeń

W pewnych okolicznościach, odbiorca informacji zwrotnej dzieli się krytyką. Odpowiednio dostosowuje swoje zachowanie, aby poprawić swoje wyniki w przyszłości.

"Rozumiem, że wymagana jest tu większa ilość pracy i Wkrótce będę się bardziej angażował".

3. nie dostosowują percepcji i zachowania

Odbiorca informacji zwrotnej niepodziela krytyki i nie chce dalej korygować swojego zachowania. Jest to również uzasadnione, ale może mieć negatywne konsekwencje w dłuższej perspektywie.

"Z mojego punktu widzenia osiągam bardzo dobre wyniki w krótkim czasie i dlatego uważam, że moje obciążenie pracą jest odpowiednie."

Wskazówka nr 6: Sam poproś o informację zwrotną

Jak stworzyć odpowiednią kulturę udzielania informacji zwrotnej w firmie? Kultura, w której współpracownicy również udzielają sobie nawzajem informacji zwrotnych i nie zawsze to szef krytykuje swoich pracowników.  

Ponieważ jesteśmy na RAIDBOXES Holokracja sensowne było zarezerwowanie czasu na comiesięcznych posiedzeniach zarządu na dyskusje dotyczące informacji zwrotnych. Nie doprowadziło to jednak do uzyskania większej ilości informacji zwrotnych.

Celem powinno być, aby każdy zarówno dał, jak i otrzymał informację zwrotną. Najlepiej kilkakrotnie i z własnej inicjatywy.

Aby stworzyć prawdziwą kulturę informacji zwrotnej, zalecane są następujące działania:

  • Również jako szef poprosić pracowników o ich pytania zwrotne. Rozmowa zwrotna może być zaprojektowana od samego początku w taki sposób, aby była obustronna.
  • Sam regularnie udzielaj informacji zwrotnej. Jeśli ktoś zrozumie, że informacja zwrotna nie jest czymś złym i jest częścią otwartej kultury, jest bardziej skłonny sam jej udzielać.
  • Zawsze prowadź dyskusje w sposób otwarty. Jeśli nawet w rzeczowych dyskusjach nic nie jest ukrywane, to również w relacjach osobistych panuje kultura otwartej komunikacji.
  • Wypowiedz się publicznie przeciwko bluźnierstwu. Bluźnierstwo nie ma miejsca w firmie. Jeśli ktoś ma problemy z daną osobą, należy jak najszybciej podjąć rozmowę zwrotną. To powinno być wyjaśnione bezpośrednio publicznie przy pierwszych tendencjach bluźnierstwa.

Wskazówka nr 7: Zaangażuj mediatorów

Czasami zdarza się, że dochodzi do szczególnie poważnych konfliktów. W takich przypadkach w przedsiębiorstwie powinna istnieć rola mediatora, który moderuje proces przekazywania informacji zwrotnych i zwraca uwagę na wyżej wymienione punkty.  

Jeśli to możliwe, mediator powinien mieć doświadczenie w moderowaniu i udzielaniu informacji zwrotnych i nie powinien być częścią kierownictwa. W ten sposób może on zapewnić równowagę sił nawet w kwestiach krytycznych.

Wskazówka nr 8: Udzielaj informacji zwrotnej również spontanicznie

Dużym błędem jest, gdy kultura informacji zwrotnej przeradza się w formalne działanie. W najgorszym przypadku ludzie raz w roku siadają razem i pracują nad listą kontrolną, nie rozmawiając ze sobą otwarcie i szczerze. Wiele punktów w ciągu roku zostało już zapomnianych i nie ma konkretnych przykładów na propozycje ulepszeń. Pewne opinie na temat kolegów już się utrwaliły, ponieważ nie mieli oni szansy skorygować swojego zachowania.

Z tego powodu na stronie RAIDBOXES często zdarza się, że pracownik otrzymuje informację zwrotną kilka razy w kwartale lub aktywnie o nią zabiega.

Kultura informacji zwrotnej

Wskazówka #9: Informacja zwrotna może być tylko pozytywna

Często panuje powszechne przekonanie, że informacja zwrotna musi być zła sama w sobie lub zawsze zawierać krytykę. Moim zdaniem tak nie jest. Szczególnie dobrzy pracownicy często robią wszystko jak należy i inspirują ludzi, przekraczając oczekiwania i nie musząc wiele mówić.

Niemniej jednak, przynajmniej raz na pół roku powinieneś usiąść z kolegami i powiedzieć im, jak bardzo doceniasz ich pracę. Zwłaszcza jeśli w przeszłości pojawiły się punkty krytyki, szczególnie miło jest dowiedzieć się, że nie są one już postrzegane jako takie i że docenia się własny rozwój.

Wskazówka nr 10: Przekazuj ukierunkowane informacje zwrotne

Zwłaszcza, gdy dyskusje zwrotne były już wielokrotnie prowadzone, może dojść do sytuacji, w której nie będziemy mieli sobie nic nowego do powiedzenia. Dlatego tak ważne jest uwzględnienie informacji zwrotnej w rozwoju personelu.

W ostatecznym rozrachunku, nie jest korzystne ciągłe obarczanie kolegi swoimi mocnymi i słabymi stronami. Celem powinno być to, aby każdy pracował zgodnie ze swoją indywidualną osobowością w obszarach, które odpowiadają jego mocnym stronom. Rozmowy zwrotne powinny być zatem również okazją do zmiany opisów stanowisk pracy.

Informacje zwrotne najlepiej opierać na profilu mocnych stron, czyli na tym, co każdy współpracownik osiąga w sposób optymalny. Można je podzielić na kompetencje zawodowe, społeczne, strategiczne, metodyczne i osobiste. Odpowiednie awanse mogą być powiązane z osiągnięciem kompetencji. W ten sposób w firmie panuje szeroka przejrzystość co do oczekiwań. Dzięki rozmowom zwrotnym każda osoba wie, na czym aktualnie stoi, bez ciągłego uświadamiania sobie braków.

Wniosek - informacja zwrotna musi być praktykowana

Mam nadzieję, że udało Ci się wynieść jeden lub dwa punkty, które pozwolą Ci na dalsze doskonalenie Twojej kultury udzielania informacji zwrotnej (lub Twojego zespołu). Dawanie i przyjmowanie konstruktywnych informacji zwrotnych może na początku wydawać się łatwe - w rzeczywistości jednak wymaga wrażliwości i praktyki, zwłaszcza jeśli chodzi o negatywną krytykę.

Jak widać, istnieje kilka aspektów, które należy wziąć pod uwagę, jeśli chodzi o informacje zwrotne. Pamiętając o tym, baw się dobrze ćwicząc!

Powiązane artykuły

Komentarze do tego artykułu

Napisz komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola obowiązkowe oznaczone są *.