Ulepszaj kulturę informacji zwrotnej

10 wskazówek dla lepszej kultury informacji zwrotnej  

Informacja zwrotna to właściwie stare narzędzie. Niemniej jednak jest ona zbyt często źle stosowana. Każdy, kto kiedykolwiek pracował w odpowiedniej kulturze informacji zwrotnej, wie o jej transformującym działaniu. W poniższym artykule przedstawiam dziesięć wskazówek, jak ty i twój zespół możecie poprawić kulturę przekazywania informacji zwrotnych.

Każdy z nas w jakiś sposób słyszał informacje zwrotne, a może je otrzymał lub przekazał. Ja sam po raz pierwszy zetknąłem się z prawdziwą kulturą informacji zwrotnej w mojej organizacji studenckiej AIESEC. Dla mnie to było oświecenie. Otwarta i szczera informacja zwrotna pomogła mi najbardziej w rozwoju osobistym i zawodowym.

W Raidboxes informacja zwrotna stała się integralną częścią kultury firmy. W poniższym wpisie przedstawię Ci dziesięć wskazówek, jak możesz jeszcze bardziej poprawić swoją kulturę udzielania informacji zwrotnej.

Dlaczego informacja zwrotna?

Informacja zwrotna jest obowiązkowym elementem w wielu firmach. Spotkanie oceniające odbywa się raz w roku, przynajmniej wtedy, gdy przełożony nie ma nic ważniejszego do zrobienia. Prawidłowo stosowana kultura informacji zwrotnej przynosi następujące korzyści:

  • Konflikty osobiste mogą być rozwiązywane szybciej i skuteczniej
  • Agresja zostaje zredukowana u osoby udzielającej informacji zwrotnej, zanim dojdzie do jej eskalacji
  • Odbiorca informacji zwrotnej lepiej poznaje swoje mocne i słabe strony
  • Odbiorca informacji zwrotnej otrzymuje informację o swoim „ślepym punkcie” (Okno Johari)
Okna Johari
Tak zwany „ślepy punkt” to obszar, którego inni są świadomi, ale którego samemu się nie zauważa.

Wskazówka nr 1: Rób wcześniej notatki

Często jest to zaniedbywane lub uważane za zbędne. Oczywiście, możesz spontanicznie dać danej osobie kilka punktów zwrotnych. Zwłaszcza, jeśli tak naprawdę chcesz się pozbyć krytyki.

Aby jednak uzyskać właściwą i zrównoważoną informację zwrotną, powinieneś poświęcić co najmniej dziesięć minut i zanotować zarówno pozytywne aspekty, jak i te, które wymagają poprawy. Będziesz zaskoczony tym, co możesz wymyślić.

Wskazówka nr 2: Power-Burger

Najważniejszym aspektem udzielania informacji zwrotnej jest struktura i sposób, w jaki jest ona przekazywana. Słynny jest tu power burger.

Feedback Power Burger
Dobrze znaną metodą przekazywania informacji zwrotnych jest "power burger", znany również jako "strategia kanapkowa".

W przypadku burgera, najpierw jest bułka, która otacza mięso (krytyka). Na początku powinieneś powiedzieć adresatowi swojej informacji zwrotnej, co w nim cenisz i jakie pozytywne aspekty powinieneś w nim podkreślić. To pierwsze wprowadzenie służy otwarciu umysłu drugiej osoby i sprawia, że czuje się ona bardziej komfortowo z informacją zwrotną, która następuje później.

Zwłaszcza, jeśli sam jesteś z jakiegoś powodu zdenerwowany i skupiasz się na negatywnych aspektach, pamiętaj: zawsze istnieją pozytywne aspekty danej osoby. Jeśli nie przychodzi Ci do głowy żaden z punktów, powinieneś usiąść i pomyśleć o nich.

Teraz nadchodzi krytyka, czyli mięso w hamburgerze z opiniami. Dwie poniższe wskazówki dadzą ci jeszcze bardziej precyzyjne rady, jak najlepiej je sformułować.

W końcu powinieneś zakończyć pozytywnym akcentem. To ostatnia bułka do hamburgera, która kończy rozmowę. Obie strony wychodzą z rozmowy z lepszym samopoczuciem. Przykład:

"Niemniej jednak, jestem bardzo szczęśliwy, że mam cię jako członka zespołu i jestem i jestem przekonany, że poradzisz sobie tutaj bardzo dobrze."

Wskazówka nr 3: Zawsze krytykuj z perspektywy pierwszej osoby

W przypadku informacji zwrotnej dzielisz się z kimś tylko swoją subiektywną perspektywą. Nie istnieje obiektywna prawda per se, lecz co najwyżej intersubiektywność (kilka osób postrzega te same fakty).

Dlatego bardzo ważne jest, aby krytyka była formułowana z perspektywy pierwszej osoby. Zwłaszcza jeśli jeszcze nie udzielałeś często informacji zwrotnej, nie jest to wcale oczywiste. W naszym codziennym życiu zazwyczaj komunikujemy się w formie "ty".

"Jesteś leniwy". (Ty - perspektywa)

"Wydaje mi się, że mógłbyś zwiększyć ilość pracy". (perspektywa pierwszej osoby)

Sformułowania z perspektywy pierwszej osoby często zawierają następujące zdania:

"Postrzegam to ..."
"Z mojej perspektywy..."
"Wydaje mi się, że...!"
"Czuję..."
"Wydaje mi się, że..."

Jeśli Twój rozmówca zaczyna się z Tobą kłócić, jest to dobry znak, że zsunąłeś się na perspektywę "Ty". Zwłaszcza zwroty typu "ty" są często odbierane jako atak.

Wskazówka nr 4: Przekazuj konstruktywne sugestie

Powiedzenie drugiej osobie, co ci się nie podoba, to pierwszy krok. Po tym jednak powinno nastąpić konkretne wskazanie, co chciałbyś poprawić. Tylko w ten sposób odbiorca informacji zwrotnej może rzeczywiście coś zmienić i spełnić Twoje oczekiwania w przyszłości.

Przykład: "Chciałbym, żebyś był w biurze co najmniej od 9 rano do 18 wieczorem".

Wskazówka nr 5: Zapytaj o drugą perspektywę

Za wszelką cenę należy unikać dyskusji w informacjach zwrotnych. Nie ma dla nich miejsca w rozmowie zwrotnej, ponieważ osoba udzielająca informacji zwrotnej dzieli się jedynie swoim subiektywnym postrzeganiem.

Mimo to, następujące pytanie ma sens na koniec rozmowy:

"Co o tym myślisz?".

W ten sposób dajesz swojemu partnerowi możliwość podzielenia się swoją perspektywą. W najlepszym przypadku - a zdarza się to dość często - on widzi to tak samo. Jeśli odbiorca informacji zwrotnej nie zgadza się z tym, jest to jak najbardziej w porządku. Od Ciebie zależy, czy uszanujesz ich sposób postrzegania.

przekazać informację zwrotną
Odbiorca informacji zwrotnej ma trzy sposoby radzenia sobie z nią:
1. Dostosowanie komunikacji

Z jego punktu widzenia informacja zwrotna może być błędna. Dla niego może to oznaczać, że musi poprawić pewne aspekty swojej komunikacji, aby wywołać inny odbiór u drugiej osoby.

Na przykład osoba udzielająca informacji zwrotnej przychodzi do biura codziennie o siódmej rano, a wychodzi między 16:30 a 17:00. Dostawca informacji zwrotnej zawsze przychodzi do biura o godzinie dziewiątej. Aby uniknąć nieporozumień, odbiorca informacji zwrotnej może teraz jasno zakomunikować, że często jest w biurze bardzo wcześnie. Przykład właściwej odpowiedzi:

"Rozumiem, że powstało takie wrażenie i zadbam o to, by wyraźniej komunikować, że w rzeczywistości już teraz pracuję o wiele więcej".

2. Akceptacja i inicjowanie poprawy

W pewnych okolicznościach odbiorca informacji zwrotnej dzieli się krytyką. Dostosowuje swoje zachowanie, aby poprawić swoje wyniki w przyszłości.

"Rozumiem, że wymagany jest tu większy nakład pracy i w najbliższym czasie będę wnosił bardziej intensywny udział."

3. Brak postrzegania i adaptacji zachowań

Odbiorca informacji zwrotnej nie podziela krytyki i nie chce dalej dostosowywać swojego zachowania. To również jest uzasadnione, ale może mieć negatywne konsekwencje w dłuższej perspektywie.

"Z mojego punktu widzenia osiągam bardzo dobre wyniki w krótkim czasie i dlatego uważam, że moje obciążenie pracą jest odpowiednie."

Wskazówka nr 6: Sam poproś o informację zwrotną

Jak stworzyć odpowiednią kulturę informacji zwrotnej w firmie? Kultura, w której współpracownicy również udzielają sobie nawzajem informacji zwrotnych i nie zawsze szef krytykuje swoich pracowników.  

Ponieważ jesteśmy w Raidboxes Holokracja Pomysł, by na comiesięcznych spotkaniach zarządu wygospodarować czas na dyskusję o opiniach, był oczywisty. Nie doprowadziło to jednak do uzyskania większej ilości informacji zwrotnych.

Celem powinno być, aby każdy zarówno dał, jak i otrzymał informację zwrotną. Najlepiej kilkakrotnie i z własnej inicjatywy.

Aby stworzyć prawdziwą kulturę informacji zwrotnej, zalecane są następujące działania:

  • Również jako szef poprosić pracowników o ich pytania zwrotne. Rozmowa zwrotna może być zaprojektowana od samego początku w taki sposób, aby była obustronna.
  • Sam regularnie udzielaj informacji zwrotnej. Jeśli ktoś zrozumie, że informacja zwrotna nie jest czymś złym i jest częścią otwartej kultury, jest bardziej skłonny sam jej udzielać.
  • Zawsze prowadź dyskusje w sposób otwarty. Jeśli nic nie jest ukrywane nawet w dyskusjach merytorycznych, to również w relacjach osobistych panuje kultura otwartej komunikacji.
  • Wypowiedz się publicznie przeciwko bluźnierstwu. Bluźnierstwo nie ma miejsca w firmie. Jeśli ktoś ma problemy z daną osobą, należy jak najszybciej podjąć rozmowę zwrotną. To powinno być wyjaśnione bezpośrednio publicznie przy pierwszych tendencjach bluźnierstwa.

Wskazówka nr 7: Zaangażuj mediatorów

Czasami zdarza się, że powstają szczególnie poważne konflikty. W takich przypadkach w firmie powinien działać mediator, który będzie moderował proces przekazywania informacji zwrotnej i zwracał uwagę na wyżej wymienione punkty.  

Jeśli to możliwe, mediator powinien mieć doświadczenie w moderowaniu i udzielaniu informacji zwrotnych i nie powinien być częścią kierownictwa. W ten sposób może zapewnić równowagę sił nawet w sprawach krytycznych.

Wskazówka nr 8: Udzielaj informacji zwrotnej również spontanicznie

Dużym błędem jest, gdy kultura informacji zwrotnej przeradza się w formalne działanie. W najgorszym przypadku ludzie raz w roku siadają razem i pracują nad listą kontrolną, nie rozmawiając ze sobą otwarcie i szczerze. Wiele punktów w ciągu roku zostało już zapomnianych i nie ma konkretnych przykładów na propozycje ulepszeń. Pewne opinie na temat kolegów już się utrwaliły, ponieważ nie mieli oni szansy skorygować swojego zachowania.

Dlatego na stronie Raidboxes często zdarza się, że osoba otrzymuje informacje zwrotne kilka razy na kwartał lub aktywnie o nie prosi.

Kultura informacji zwrotnej

Wskazówka nr 9: Informacja zwrotna może być również tylko pozytywna

Często panuje przekonanie, że informacja zwrotna musi być zła sama w sobie lub zawsze zawierać krytykę. Moim zdaniem tak nie jest. Szczególnie dobrzy pracownicy często robią wszystko dobrze i inspirują ludzi, przekraczając oczekiwania i nie musząc wiele mówić.

Niemniej jednak, przynajmniej raz na pół roku powinieneś usiąść z kolegami i powiedzieć im, jak bardzo doceniasz ich pracę. Zwłaszcza jeśli w przeszłości pojawiły się punkty krytyki, szczególnie miło jest dowiedzieć się, że nie są one już postrzegane jako takie i że docenia się własny rozwój.

Wskazówka nr 10: Udzielanie informacji zwrotnej

Zwłaszcza, gdy dyskusje zwrotne były już wielokrotnie prowadzone, może dojść do sytuacji, w której nie będziemy mieli sobie nic nowego do powiedzenia. Dlatego tak ważne jest uwzględnienie informacji zwrotnej w rozwoju personelu.

W ostatecznym rozrachunku, nie jest korzystne ciągłe obarczanie kolegi swoimi mocnymi i słabymi stronami. Celem powinno być to, aby każdy pracował zgodnie ze swoją indywidualną osobowością w obszarach, które odpowiadają jego mocnym stronom. Rozmowy zwrotne powinny być zatem również okazją do zmiany opisów stanowisk pracy.

Informacje zwrotne najlepiej opierać na profilu mocnych stron, czyli na tym, co każdy współpracownik osiąga w sposób optymalny. Można je podzielić na kompetencje zawodowe, społeczne, strategiczne, metodyczne i osobiste. Odpowiednie awanse mogą być powiązane z osiągnięciem kompetencji. W ten sposób w firmie panuje szeroka przejrzystość co do oczekiwań. Dzięki rozmowom zwrotnym każda osoba wie, na czym aktualnie stoi, bez ciągłego uświadamiania sobie braków.

Wniosek - informacja zwrotna musi być praktykowana

Mam nadzieję, że udało Ci się wynieść jeden lub dwa punkty, które pozwolą Ci na dalsze doskonalenie Twojej kultury udzielania informacji zwrotnej (lub Twojego zespołu). Dawanie i przyjmowanie konstruktywnych informacji zwrotnych może na początku wydawać się łatwe - w rzeczywistości jednak wymaga wrażliwości i praktyki, zwłaszcza jeśli chodzi o negatywną krytykę.

Jak widać, istnieje kilka aspektów, które należy wziąć pod uwagę, jeśli chodzi o informacje zwrotne. Pamiętając o tym, baw się dobrze ćwicząc!

Spodobał Ci się ten artykuł?

Zostawiając opinię pomożesz nam udoskonalać publikowane przez nas treści.

Napisz komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola wymagane oznaczone są *.