Informacja zwrotna to właściwie stare narzędzie. Niemniej jednak jest ona zbyt często źle stosowana. Każdy, kto kiedykolwiek pracował w odpowiedniej kulturze informacji zwrotnej, wie o jej transformującym działaniu. W poniższym artykule przedstawiam dziesięć wskazówek, jak ty i twój zespół możecie poprawić kulturę przekazywania informacji zwrotnych.

Każdy z nas w jakiś sposób słyszał informacje zwrotne, a może je otrzymał lub przekazał. Ja sam po raz pierwszy zetknąłem się z prawdziwą kulturą informacji zwrotnej w mojej organizacji studenckiej AIESEC. Dla mnie to było oświecenie. Otwarta i szczera informacja zwrotna pomogła mi najbardziej w rozwoju osobistym i zawodowym.

W Raidboxes informacja zwrotna stała się integralną częścią kultury firmy. W poniższym wpisie przedstawię Ci dziesięć wskazówek, jak możesz jeszcze bardziej poprawić swoją kulturę udzielania informacji zwrotnej.

Dlaczego informacja zwrotna?

Informacja zwrotna jest obowiązkowym elementem w wielu firmach. Spotkanie oceniające odbywa się raz w roku, przynajmniej wtedy, gdy przełożony nie ma nic ważniejszego do zrobienia. Prawidłowo stosowana kultura informacji zwrotnej przynosi następujące korzyści:

• Konflikty osobiste mogą być rozwiązywane szybciej i skuteczniej
• Agresja jest redukowana przez dostawcę informacji zwrotnej, zanim dojdzie do jej eskalacji.
• Odbiorca informacji zwrotnej znacznie lepiej poznaje swoje mocne i słabe strony
• Odbiorca informacji zwrotnej otrzymuje wskazanie swojego "martwego punktu"(okno Johari).

Wskazówka #1: Rób wcześniej notatki

Często jest to pomijane lub uważane za niepotrzebne. Oczywiście możesz spontanicznie dać danej osobie kilka punktów zwrotnych. Zwłaszcza jeśli chcesz tylko wyrazić swoją krytykę.

Aby jednak uzyskać właściwą i zrównoważoną informację zwrotną, powinieneś poświęcić co najmniej dziesięć minut i zanotować zarówno pozytywne aspekty, jak i te, które wymagają poprawy. Będziesz zaskoczony tym, co możesz wymyślić.

Feedback Tip #2: Power Burger

Najważniejszym aspektem udzielania informacji zwrotnej jest struktura i sposób jej przekazywania. Słynny jest tutaj Power Burger.

W przypadku burgera, najpierw jest bułka, która otacza mięso (krytyka). Na początku powinieneś powiedzieć adresatowi swojej informacji zwrotnej, co w nim cenisz i jakie pozytywne aspekty powinieneś w nim podkreślić. To pierwsze wprowadzenie służy otwarciu umysłu drugiej osoby i sprawia, że czuje się ona bardziej komfortowo z informacją zwrotną, która następuje później.

Zwłaszcza, jeśli sam jesteś z jakiegoś powodu zdenerwowany i skupiasz się na negatywnych aspektach, pamiętaj: zawsze istnieją pozytywne aspekty danej osoby. Jeśli nie przychodzi Ci do głowy żaden z punktów, powinieneś usiąść i pomyśleć o nich.

Teraz przychodzi czas na krytykę, czyli mięso w hamburgerze z informacją zwrotną. Poniższe dwie wskazówki dadzą Ci jeszcze bardziej precyzyjne porady, jak najlepiej ją sformułować.

Na koniec powinieneś zakończyć pozytywnym akcentem. Jest to ostatnia bułka z hamburgerem, która kończy rozmowę. Obie strony wychodzą z rozmowy z lepszym samopoczuciem. Przykład:

"Niemniej jednak bardzo się cieszę, że jesteś członkiem zespołu i jestem przekonany, że możesz znacznie poprawić się w tej dziedzinie".

Wskazówka #3: Zawsze krytykuj z perspektywy pierwszej osoby.

W przypadku informacji zwrotnej dzielisz się z kimś tylko swoją subiektywną perspektywą. Nie istnieje obiektywna prawda per se, lecz co najwyżej intersubiektywność (kilka osób postrzega te same fakty).

Dlatego bardzo ważne jest, aby krytyka była formułowana z perspektywy pierwszej osoby. Zwłaszcza jeśli jeszcze nie udzielałeś często informacji zwrotnej, nie jest to wcale oczywiste. W naszym codziennym życiu zazwyczaj komunikujemy się w formie "ty".

"Pracujesz niechlujnie". (Twoja perspektywa)

"Wydaje mi się, że mógłbyś jeszcze popracować nad tym, jak dokładnie wykonujesz zadania". (perspektywa pierwszej osoby)

Sformułowania z perspektywy pierwszej osoby często zawierają następujące zdania:

"Postrzegam to ..."
"Z mojego punktu widzenia ..."
"Wydaje mi się, że ...!"
"Czuję ..."
"Wydaje mi się, że ..."

Jeśli Twój rozmówca zaczyna się z Tobą kłócić, jest to dobry znak, że zsunąłeś się na perspektywę "Ty". Zwłaszcza zwroty typu "ty" są często odbierane jako atak.

Feedback Tip #4: Przekazuj konstruktywne sugestie

Powiedzenie drugiej osobie, co Ci się nie podoba, to pierwszy krok. Po tym powinno jednak nastąpić konkretne wskazanie, co chciałbyś poprawić. Tylko w ten sposób odbiorca informacji zwrotnej może naprawdę coś zmienić i spełnić twoje oczekiwania w przyszłości.

Przykład: "Chciałbym, abyś pozwolił mi spojrzeć na swoją pracę przez kilka następnych tygodni, aby sprawdzić jej dokładność".

Wskazówka dotycząca informacji zwrotnej nr 5: Zapytaj o inną perspektywę

Za wszelką cenę unikaj dyskusji na temat feedbacku. Nie ma na nie miejsca, ponieważ osoba udzielająca feedbacku dzieli się jedynie swoją subiektywną opinią.

Mimo to, następujące pytanie ma sens na koniec rozmowy:

"Jak myślisz?"

Daje to Twojemu rozmówcy możliwość podzielenia się swoją perspektywą. W najlepszym przypadku - a zdarza się to dość często - widzi to w ten sam sposób. Jeśli osoba otrzymująca informację zwrotną ma inne zdanie, jest to całkowicie w porządku. Do Ciebie należy uszanowanie jej percepcji.

Odbiorca informacji zwrotnej ma trzy sposoby radzenia sobie z informacjami zwrotnymi:

1. Dostosowanie komunikacji

Z jego punktu widzenia informacja zwrotna może być błędna. Dla niego może to oznaczać, że musi poprawić pewne aspekty swojej komunikacji, aby wywołać inny odbiór u drugiej osoby.

Na przykład osoba otrzymująca informację zwrotną przegląda swoją pracę po jej zakończeniu, aby sprawdzić, czy inni ludzie mogą ją zrozumieć. Osoba udzielająca informacji zwrotnej może być jedyną, która uważa swoją pracę za niejasną. Aby uniknąć nieporozumień, osoba otrzymująca informację zwrotną może teraz zadbać o wyraźne zakomunikowanie, że dokonała już dodatkowego sprawdzenia i że inni ludzie uważają, że praca jest jasna. Przykład właściwej odpowiedzi:

"Rozumiem, dlaczego odniosłeś takie wrażenie ibędę uważał , aby wyniki były bardziej zgodne z Twoim stylem, jeśli są dla Ciebie istotne".

2. zaakceptuji zainicjuj poprawę

W pewnych okolicznościach odbiorca informacji zwrotnej podziela krytykę. Odpowiednio dostosowuje swoje zachowanie, aby poprawić swoje wyniki w przyszłości.

"Rozumiem, że wymagana jest tutaj inna struktura i zastanowię się, jak mogę to zmienić".

3. nie dostosowuj percepcji i zachowania

Odbiorca informacji zwrotnej nie podziela krytyki i nie chce dalej dostosowywać swojego zachowania. Jest to również uzasadnione, ale może mieć negatywne konsekwencje w dłuższej perspektywie.

"Z mojego punktu widzenia jest to jasne i uważam, że jest to właściwe, inni ludzie również powinni z tym pracować. z tym pracować być w stanie z nim pracować".

Wskazówka #6: Sam poproś o informację zwrotną

Jak stworzyć odpowiednią kulturę informacji zwrotnej w firmie? Kulturę, w której współpracownicy również przekazują sobie nawzajem informacje zwrotne i nie zawsze to menedżer krytykuje innych.  

Ponieważ stosujemyholokrację na Raidboxes , oczywistym pomysłem było zarezerwowanie miejsca na dyskusje na temat informacji zwrotnych podczas comiesięcznych spotkań zarządu. Nie doprowadziło to jednak do zwiększenia liczby opinii.

Celem powinno być, aby każdy zarówno dał, jak i otrzymał informację zwrotną. Najlepiej kilkakrotnie i z własnej inicjatywy.

Aby stworzyć prawdziwą kulturę informacji zwrotnej, zalecane są następujące działania:

• Jako lider, poproś również innych o informacje zwrotne. Rozmowa na temat informacji zwrotnej może być zaprojektowana od samego początku tak, aby była dwukierunkowa.
• Sam regularnie udzielaj informacji zwrotnych. Jeśli ktoś nauczy się, że informacja zwrotna nie jest niczym złym i jest częścią otwartej kultury, jest bardziej prawdopodobne, że sam będzie jej udzielał.
• Zawsze prowadź dyskusje w sposób otwarty. Jeśli nic nie jest ukrywane nawet w dyskusjach merytorycznych, to również w relacjach osobistych panuje kultura otwartej komunikacji.
• Wypowiadaj się publicznie przeciwko bluźnierstwu. Bluźnierstwo nie ma miejsca w firmie. Jeśli ktoś ma problemy z daną osobą, powinien jak najszybciej zasięgnąć informacji zwrotnej. Należy to jasno i publicznie powiedzieć przy pierwszej tendencji do bluźnierstwa.

Wskazówka #7: Zaangażuj mediatorów

Czasami może się zdarzyć, że pojawią się szczególnie poważne konflikty. W takich przypadkach w firmie powinien istnieć mediator, który moderuje proces przekazywania informacji zwrotnych i zwraca uwagę na wyżej wymienione punkty.  

Jeśli to możliwe, osoba ta powinna mieć doświadczenie w moderowaniu i udzielaniu informacji zwrotnych i nie powinna być częścią kierownictwa. W ten sposób może również zapewnić równowagę sił w krytycznych kwestiach.

Feedback Tip #8: Udzielaj informacji zwrotnych spontanicznie

Dużym błędem jest sytuacja, w której kultura feedbacku przekształca się w formalne działanie. W najgorszym przypadku ludzie siadają razem raz w roku i pracują nad listą kontrolną, nie rozmawiając ze sobą otwarcie i szczerze. Wiele punktów w ciągu roku zostało już zapomnianych i nie ma konkretnych przykładów sugestii dotyczących poprawy. Pewne opinie na temat innych osób już się utrwaliły, ponieważ nie miały one szansy na skorygowanie swojego zachowania.

W związku z tym na stronie Raidboxes często zdarza się, że dana osoba otrzymuje informacje zwrotne kilka razy na kwartał lub aktywnie o nie prosi.

Feedback Tip #9: Feedback może być również tylko pozytywny

Często panuje powszechne przekonanie, że informacja zwrotna musi być zła sama w sobie lub zawsze zawierać krytykę. Moim zdaniem tak nie jest. Szczególnie dobrzy pracownicy często robią wszystko dobrze i inspirują ludzi, przekraczając oczekiwania i wcale nie muszą dużo mówić.

Niemniej jednak, przynajmniej raz na pół roku powinieneś krótko porozmawiać z innymi i powiedzieć im, jak bardzo doceniasz ich pracę. Zwłaszcza jeśli w przeszłości pojawiała się krytyka, miło jest wiedzieć, że nie jest ona już tak postrzegana i że twój własny rozwój jest doceniany.

Wskazówka #10: Udzielaj ukierunkowanych informacji zwrotnych

Zwłaszcza, gdy odbyło się już wiele dyskusji na temat informacji zwrotnych, mogą pojawić się sytuacje, w których nie ma nic nowego do powiedzenia. Dlatego ważne jest, aby uwzględnić informacje zwrotne w rozwoju pracowników.

W ostatecznym rozrachunku ciągłe wytykanie komuś jego mocnych i słabych stron nie prowadzi do niczego dobrego. Celem powinno być, aby każdy pracował zgodnie ze swoją indywidualną osobowością w obszarach, które odpowiadają jego mocnym stronom. Spotkania z informacją zwrotną powinny być zatem również okazją do zmiany opisów stanowisk.

Informacje zwrotne najlepiej opierać na profilu mocnych stron, który każdy osiąga w najlepszym przypadku. Można je podzielić na kompetencje zawodowe, społeczne, strategiczne, metodologiczne i osobiste. Awanse mogą być powiązane z osiągniętymi kompetencjami. W ten sposób w firmie panuje duża przejrzystość co do oczekiwań. Dzięki spotkaniom informacyjnym każdy wie, na czym aktualnie stoi, bez ciągłego uświadamiania sobie braków.

Wniosek - informacja zwrotna musi być praktykowana

Mam nadzieję, że udało Ci się wynieść jeden lub dwa punkty, które pozwolą Ci na dalsze doskonalenie Twojej kultury udzielania informacji zwrotnej (lub Twojego zespołu). Dawanie i przyjmowanie konstruktywnych informacji zwrotnych może na początku wydawać się łatwe - w rzeczywistości jednak wymaga wrażliwości i praktyki, zwłaszcza jeśli chodzi o negatywną krytykę.

Jak widzisz, istnieje kilka aspektów, które należy wziąć pod uwagę podczas udzielania informacji zwrotnej. Mając to na uwadze, baw się dobrze ćwicząc!