10 wskazówek dla lepszej kultury informacji zwrotnej  

Johannes Benz Aktualizacja w dniu 22.10.2020 r.
7 Min.
Poprawa kultury informacji zwrotnej
Ostatnia aktualizacja w dniu 22.10.2020 r.

Feedback to tak naprawdę stary but. Niemniej jednak, jest on zbyt często nadużywany. Każdy, kto kiedykolwiek pracował w prawdziwej kulturze sprzężenia zwrotnego, wie o jej przekształcającym działaniu. W poniższym artykule podam ci dziesięć wskazówek, jak ty i twój zespół możecie poprawić swoją kulturę przekazywania informacji zwrotnych.

Jakoś każdy słyszał i może dawał lub otrzymywał informacje zwrotne. Sama po raz pierwszy zetknęłam się z prawdziwą kulturą sprzężenia zwrotnego w mojej organizacji studenckiej AIESEC. Dla mnie to było oświecenie. Ze wszystkich szkoleń osobistych i zawodowych najbardziej pomocna była dla mnie otwarta i uczciwa informacja zwrotna.

Informacje zwrotne RAIDBOXES stały się integralną częścią naszej kultury korporacyjnej. W poniższym artykule podam wam dziesięć wskazówek, w jaki sposób można jeszcze bardziej udoskonalić kulturę informacji zwrotnej.

Dlaczego opinie?

W wielu firmach informacja zwrotna jest wydarzeniem obowiązkowym. Spotkanie oceniające odbywa się raz w roku, przynajmniej jeśli przełożony nie ma nic ważniejszego do roboty. Stosowana prawidłowo, kultura sprzężenia zwrotnego ma następujące zalety:

  • Konflikty osobiste mogą być rozwiązywane szybciej i skuteczniej
  • Agresja jest redukowana przez dostawcę informacji zwrotnej przed jej eskalacją.
  • Odbiorca informacji zwrotnej znacznie lepiej poznaje swoje mocne i słabe strony
  • Odbiorca informacji zwrotnej otrzymuje informację o swojej "martwej strefie" (Okna Johari)
Okna Johari
Tak zwana "martwa strefa" to obszar, który jest znany innym, ale z którego nie zdajemy sobie sprawy.

Wskazówka nr 1: Zróbcie wcześniej notatki.

Jest to często zaniedbywane lub uważane za zbędne. Oczywiście można spontanicznie przekazać danej osobie kilka punktów zwrotnych. Zwłaszcza jeśli chcesz pozbyć się swojej krytyki.

Jednakże, aby uzyskać odpowiednią i zrównoważoną informację zwrotną, należy poświęcić co najmniej dziesięć minut i odnotować zarówno pozytywne aspekty, jak i te, które wymagają poprawy. Będziesz zaskoczony tym, co możesz wymyślić.

Końcówka zwrotna #2: Power Burger

Najważniejszym aspektem udzielania informacji zwrotnej jest struktura i sposób jej udzielania. Słynny jest tu Power-Burger.

Sprzężenie zwrotne Power-Burger
Znaną metodą sprzężenia zwrotnego jest "power burger", znany również jako "strategia sandwich".

Z burgerem, przede wszystkim są Burger Buns, które zawijają mięso (krytyka). Na początku powinieneś powiedzieć adresatowi swojej opinii, co w nim cenisz i jakie pozytywne aspekty powinien podkreślać. To pierwsze wprowadzenie służy otwarciu drugiej osoby i umożliwieniu jej otrzymania z lepszym wyczuciem następujących informacji zwrotnych.

Zwłaszcza jeśli sam jesteś zdenerwowany z jakiegoś powodu i skupiasz się na negatywnych aspektach, pamiętaj, że zawsze są pozytywne aspekty dla danej osoby. Jeśli nie można spontanicznie myśleć o jakichkolwiek kwestiach, należy usiąść i zastanowić się nad nimi.

Teraz podąża za krytyką, to jest mięso w Feedback Burger. Poniższe dwie wskazówki pomogą Ci jeszcze bardziej precyzyjnie sformułować to, co najlepsze.

Wreszcie, co nie mniej ważne, powinieneś skończyć z czymś pozytywnym. To jest ostatnia bułka z burgerami i kończy rozmowę. Obie strony opuszczają rozmowę z lepszym uczuciem. Przykład:

"Mimo to, jestem bardzo szczęśliwy, że mam cię w swoim zespole i jestem bardzo pewny siebie, że możesz tu zrobić o wiele lepiej."

Wskazówka nr 3: Zawsze krytykuj z perspektywy pierwszej osoby.

W informacji zwrotnej dzielisz się z kimś tylko swoją subiektywną perspektywą. Tutaj nie ma obiektywnej prawdy per se, ale co najwyżej intersubiektywność (kilka osób bierze te same fakty).

Dlatego bardzo ważne jest, aby krytyka była formułowana z perspektywy pierwszej osoby. Zwłaszcza jeśli nie udzielasz często informacji zwrotnych, nie jest to wcale oczywiste. W naszym codziennym życiu zazwyczaj komunikujemy się w formie "ty".

"Jesteś leniwy." (You Perspective)

"Wydaje mi się, że mógłbyś zwiększyć swoje obciążenie pracą." (Ego-perspektywa)

Sformułowania z perspektywy pierwszej osoby często zawierają następujące wyrażenia:

"Ja to odbieram.
"Z mojej perspektywy..."
"Wydaje mi się, że...!"
"Czuję..."
"Wydaje mi się, że..."

Kiedy twój odpowiednik zaczyna z tobą rozmawiać, jest to dobry znak, że poślizgnąłeś się w perspektywie Du. Zwłaszcza preparaty Du są często postrzegane jako atak.

Wskazówka nr 4: Podawaj konstruktywne sugestie

Powiedzenie drugiej osobie tego, co ci się nie podoba, to pierwszy krok. W ślad za tym powinno jednak iść konkretne wskazanie tego, co chciałoby się poprawić. Tylko wtedy osoba otrzymująca informację zwrotną może naprawdę coś zmienić i spełnić Twoje oczekiwania w przyszłości.

Przykład: "Chciałbym, żebyś był w biurze przynajmniej od 9:00 do 6:00."

Wskazówka nr 5: Zapytaj o inną perspektywę

Przy udzielaniu informacji zwrotnych należy za wszelką cenę unikać dyskusji. Nie ma dla nich miejsca na rozmowę zwrotną, ponieważ osoba udzielająca informacji zwrotnej dzieli się jedynie subiektywnym postrzeganiem.

Niemniej jednak, na koniec rozmowy sensowne jest następujące pytanie:

"Co o tym sądzisz?"

Dzięki temu dajesz swojemu odpowiednikowi możliwość podzielenia się jego perspektywą. W najlepszym wypadku - a zdarza się to dość często - widzi to tak samo. Jeśli osoba otrzymująca informację zwrotną nie zgadza się z tobą, to jest to w porządku. To od ciebie zależy, czy uszanujesz jego postrzeganie.

udzielać informacji zwrotnych
Odbiorca ma trzy możliwości poradzenia sobie z informacją zwrotną:
1. wyregulować komunikację

Z jego punktu widzenia, informacja zwrotna może być błędna. Dla niego może to oznaczać, że musi poprawić pewne aspekty swojej komunikacji, aby stworzyć inne postrzeganie drugiej osoby.

Na przykład, osoba otrzymująca informację zwrotną przychodzi do biura codziennie o siódmej rano, ale wychodzi między 16:30 a 17:00. Dawca informacji zwrotnej zawsze przychodzi do biura o dziewiątej. Aby uniknąć nieporozumień, odbiorca informacji zwrotnej mógłby teraz upewnić się, że jasno komunikuje się, że często jest w biurze bardzo wcześnie. Przykład odpowiedniej reakcji:

"Rozumiem, że to wrażenie zostało stworzone i zajmę się tym. że teraz pracuję o wiele ciężej."

2. Abrać i inicjować ulepszenia

W pewnych okolicznościach odbiorca informacji zwrotnej może podzielić się krytyką. Odpowiednio dostosowuje swoje zachowanie, aby poprawić swoje wyniki w przyszłości.

"Rozumiem, że potrzeba tu większego nakładu pracy i Zamierzam bardziej się zaangażować w przyszłości."

3. postrzeganie i nieadaptacja zachowań

Odbiorca informacji zwrotnej dzieli się krytykę i nie chce dalej dostosowywać swojego zachowania. Jest to również uzasadnione, ale w dłuższej perspektywie może mieć negatywne skutki.

"Z mojego punktu widzenia, osiągam bardzo dobre wyniki w krótkim czasie i dlatego myślę, że mój nakład pracy jest odpowiedni."

Wskazówka nr 6: Sam poproś o informację zwrotną

Jak stworzyć właściwą kulturę informacji zwrotnej w firmie? Kultura, w której koledzy również przekazują sobie nawzajem informacje zwrotne, a nie zawsze to szef krytykuje swoich pracowników.  

Ponieważ jesteśmy w RAIDBOXES Holokaust Ideą było pozostawienie wolnego miejsca na dyskusje zwrotne podczas comiesięcznych spotkań dotyczących zarządzania. Nie doprowadziło to jednak do uzyskania większej ilości informacji zwrotnych.

Celem powinno być, aby każdy z nich zarówno udzielił, jak i otrzymał informację zwrotną. Najlepiej wielokrotnie i z własnej inicjatywy.

Aby uzyskać prawdziwą kulturę informacji zwrotnej, zaleca się następujące punkty:

  • Nawet jako szef pracownicy po pytaniach zwrotnych. Rozmowa zwrotna może być zaprojektowana od samego początku tak, aby była wzajemna.
  • Regularnie udzielaj sobie informacji zwrotnych. Jeśli ktoś zdaje sobie sprawę, że informacja zwrotna nie jest czymś złym i częścią otwartej kultury, jest bardziej prawdopodobne, że sam udzieli informacji zwrotnej.
  • Zawsze miej otwarte dyskusje. Nawet jeśli nic nie jest ukryte w rzeczowych dyskusjach, istnieje również kultura otwartej komunikacji w relacjach osobistych.
  • Wypowiadać się publicznie przeciwko bluźniercom. Bluźniercy nie mają miejsca w firmie. Jeśli ktoś ma problemy z daną osobą, należy jak najszybciej zasięgnąć informacji zwrotnej. Powinno to być bezpośrednio podane do publicznej wiadomości przy pierwszych tendencjach do bluźnierstwa.

Wskazówka zwrotna #7: Włączyć mediatorów

Czasami mogą wystąpić szczególnie poważne konflikty. W takich przypadkach powinna istnieć rola mediatora w firmie, który następnie będzie moderował proces przekazywania informacji zwrotnych i zwracał uwagę na wyżej wymienione punkty.  

Jeśli to możliwe, mediator powinien mieć doświadczenie w zakresie moderacji i informacji zwrotnej, a nie być częścią kierownictwa. W ten sposób może on zapewnić zrównoważoną równowagę sił nawet w krytycznych kwestiach.

Wskazówka nr 8: Daj spontaniczne sprzężenie zwrotne

Jest to duży błąd, gdy kultura sprzężenia zwrotnego przekształca się w formalne działanie. W najgorszym przypadku, raz w roku siedzicie razem i pracujecie nad listą kontrolną, nie rozmawiając ze sobą otwarcie i szczerze. Wiele punktów w ciągu roku zostało już zapomnianych i brakuje konkretnych przykładów propozycji ulepszeń. Niektóre opinie na temat kolegów już się zakorzeniły, ponieważ nie mieli szans na skorygowanie swojego zachowania.

Dlatego dość często zdarza się, że RAIDBOXES dana osoba otrzymuje informację zwrotną kilka razy na kwartał lub aktywnie o nią prosi.

Informacja zwrotna Kultura

Wskazówka nr 9: Sprzężenie zwrotne powinno być tylko pozytywne.

Często panuje powszechna opinia, że informacja zwrotna sama w sobie musi być zła lub zawsze zawierać krytykę. Moim zdaniem to nie jest tak. Szczególnie dobrzy pracownicy często robią wszystko dobrze i inspirują się tym, że przekraczają oczekiwania i nie ma potrzeby dużo rozmawiać.

Niemniej jednak należy usiąść na krótko z kolegami przynajmniej raz na pół roku i powiedzieć im, jak bardzo docenia się ich pracę. Zwłaszcza jeśli w przeszłości pojawiały się punkty krytyczne, to szczególnie miło jest dowiedzieć się, że nie są one już tak postrzegane i że docenia się własny rozwój.

Wskazówka nr 10: Udzielanie informacji zwrotnych w sposób ukierunkowany

Zwłaszcza, gdy odbyło się już wiele rozmów zwrotnych, mogą pojawić się sytuacje, w których nie macie sobie nic nowego do powiedzenia. Dlatego ważne jest uwzględnienie informacji zwrotnych w procesie rozwoju personelu.

W końcu nie ma sensu ciągle wskazywać kolegom swoich mocnych i słabych stron. Celem powinno być, aby każdy pracował zgodnie z własną osobowością w dziedzinach, które odpowiadają jego mocnym stronom. Rozmowy kwalifikacyjne powinny być zatem również dobrym powodem do zmiany opisów stanowisk.

Informacje zwrotne najlepiej opierają się na profilu siły, który każdy z kolegów osiąga w najlepszym przypadku. Można to podzielić na kompetencje zawodowe, społeczne, strategiczne, metodyczne i osobiste. Odpowiednie promocje mogą być związane z osiągnięciem tych kompetencji. W ten sposób w przedsiębiorstwie istnieje szeroka przejrzystość w zakresie tego, czego się oczekuje. Dzięki dyskusjom zwrotnym każda osoba wie, gdzie w danym momencie się znajduje, nie będąc stale informowana o deficytach.

Wniosek - informacja zwrotna musi zostać przećwiczona

Mam nadzieję, że byłeś w stanie zabrać ze sobą jeden lub dwa punkty, aby jeszcze bardziej poprawić kulturę przekazywania informacji zwrotnych (lub kulturę Twojego zespołu). Udzielanie i otrzymywanie konstruktywnych informacji zwrotnych może na początku brzmieć łatwo, ale w rzeczywistości wymaga wrażliwości i praktyki, zwłaszcza jeśli chodzi o negatywną krytykę.

Jak widzieliście, są pewne aspekty, które należy wziąć pod uwagę, jeśli chodzi o informacje zwrotne. Mając to na uwadze: Bawcie się dobrze ćwicząc!

Artykuły pokrewne

Komentarze do tego artykułu

Napisz komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola oznaczone są * Zaznaczone.