Informacja zwrotna to tak naprawdę stary wytrych. Niemniej jednak jest on zbyt często używany w niewłaściwy sposób. Każdy, kto kiedykolwiek pracował w odpowiedniej kulturze informacji zwrotnej, wie o jej transformacyjnym wpływie. W poniższym artykule przedstawiam dziesięć wskazówek, w jaki sposób możesz rozwinąć pozytywną kulturę feedbacku w swoim zespole.

Każdy z nas słyszał już kiedyś informację zwrotną. Większość z nas była również w sytuacji udzielania lub otrzymywania informacji zwrotnej. Ja sam po raz pierwszy zetknąłem się z właściwą kulturą feedbacku w mojej organizacji studenckiej AIESEC. To było dla mnie objawienie. Otwarty i szczery feedback pomógł mi najbardziej ze wszystkich programów rozwoju osobistego i zawodowego.

W Raidboxes feedback stał się integralną częścią kultury korporacyjnej. Zanim powiem ci, jak możesz jeszcze bardziej poprawić swoją kulturę feedbacku w dziesięciu wskazówkach, przyjrzyjmy się szybko, co składa się na dobrą kulturę feedbacku i jakie są jej zalety.

Dlaczego feedback? Zalety w skrócie

Informacja zwrotna jest obowiązkowym wydarzeniem w wielu firmach. Pracownicy są proszeni o udział w spotkaniu oceniającym raz w roku, przynajmniej jeśli ich bezpośredni przełożony nie ma nic ważniejszego do zrobienia. Jeśli jednak traktujesz informacje zwrotne w ten sposób, jest to zmarnowany potencjał.

Prawidłowo stosowana, silna kultura informacji zwrotnej ma następujące zalety:

• Konflikty osobiste mogą być rozwiązywane szybciej i skuteczniej.
• Nieporozumienia w komunikacji można wyjaśnić szybciej.
• Agresja i frustracja są redukowane przez dostawcę informacji zwrotnej, zanim dojdzie do ich eskalacji.
• Odbiorca informacji zwrotnej znacznie lepiej poznaje swoje mocne i słabe strony. Ujawnia to również możliwości rozwoju.
• Porównywana jest percepcja zewnętrzna i własna. Odbiorcy informacji zwrotnej pokazywany jest jego "martwy punkt"(okno Johari).
• Wzajemne oczekiwania są jasno komunikowane. Każdy wie, na czym stoi. Zapewnia to orientację i bezpieczeństwo w codziennym życiu zawodowym.
• Współpraca przebiega płynniej, gdy czynniki zakłócające zostały wyeliminowane z dialogu zwrotnego.

Ogólnie rzecz biorąc, pozytywna kultura informacji zwrotnej w zespole stanowi podstawę dobrej i efektywnej współpracy. Promuje otwartą komunikację i tworzy przestrzeń dla pomysłów. W najlepszym przypadku tworzy się relacja między osobą udzielającą informacji zwrotnej a jej odbiorcą, która charakteryzuje się uznaniem.

Silna kultura informacji zwrotnej zapewnia również, że Twój zespół stale się rozwija. Otwarty dialog ujawnia słabe punkty lub odwrotnie, pokazuje, że Ty i Twój zespół jesteście na dobrej drodze.

Co składa się na dobrą kulturę feedbacku?

Otwartość i zaufanie to dwa najważniejsze elementy, jeśli chcesz rozwinąć dobrą kulturę feedbacku w zespole. Oba te elementy powinny być mocno zakorzenione w kulturze korporacyjnej, podobnie jak samo udzielanie informacji zwrotnej.

Nie chodzi tu tylko o zaufanie wewnątrz zespołów, ale także pomiędzy hierarchiami. Informacje zwrotne powinny być możliwe zarówno poziomo (tj. między współpracownikami), jak i pionowo między różnymi poziomami w organizacji.

Ważne jest również, aby informacje zwrotne były przekazywane w sposób ciągły - spotkanie raz w roku nie tworzy kultury informacji zwrotnych (patrz także wskazówka 8).

Wskazówka #1: Rób wcześniej notatki

Często jest to pomijane lub uważane za niepotrzebne. Oczywiście możesz spontanicznie dać danej osobie kilka punktów zwrotnych. Zwłaszcza jeśli chcesz tylko wyrazić swoją krytykę.

Aby jednak uzyskać właściwą i zrównoważoną informację zwrotną, powinieneś poświęcić co najmniej dziesięć minut i zanotować zarówno pozytywne aspekty, jak i te, które wymagają poprawy. Będziesz zaskoczony tym, co możesz wymyślić.

Feedback Tip #2: Power Burger

Najważniejszym aspektem udzielania informacji zwrotnej jest struktura i sposób, w jaki jest ona przekazywana. Istnieje tutaj wiele metod. Szczególnie znany jest Power Burger.

W przypadku burgera, najpierw jest bułka, która otacza mięso (krytyka). Na początku powinieneś powiedzieć adresatowi swojej informacji zwrotnej, co w nim cenisz i jakie pozytywne aspekty powinieneś w nim podkreślić. To pierwsze wprowadzenie służy otwarciu umysłu drugiej osoby i sprawia, że czuje się ona bardziej komfortowo z informacją zwrotną, która następuje później.

Zwłaszcza jeśli sam jesteś z jakiegoś powodu zdenerwowany i skupiasz się na negatywnych aspektach, pamiętaj: zawsze istnieją pozytywne opinie na temat danej osoby. Jeśli nie możesz wymyślić żadnych punktów, usiądź i pomyśl o nich.

Teraz przychodzi czas na konstruktywną krytykę, czyli mięso w hamburgerze informacji zwrotnej. Poniższe dwie wskazówki dadzą Ci jeszcze bardziej precyzyjne wskazówki, jak najlepiej ją sformułować.

Na koniec powinieneś zakończyć pozytywnym akcentem. Jest to ostatnia bułka z hamburgerem, która kończy rozmowę. Obie strony wychodzą z rozmowy z lepszym samopoczuciem. Przykład:

"Niemniej jednak bardzo się cieszę, że jesteś członkiem zespołu i jestem przekonany, że możesz znacznie poprawić się w tej dziedzinie".

Wskazówka #3: Zawsze krytykuj z perspektywy pierwszej osoby.

W przypadku informacji zwrotnej dzielisz się z kimś jedynie swoją subiektywną perspektywą. Nie ma tu obiektywnej prawdy jako takiej, ale co najwyżej intersubiektywność (kilka osób postrzega te same fakty).

Dlatego bardzo ważne jest, aby krytyka była formułowana z perspektywy pierwszej osoby. Zwłaszcza jeśli jeszcze nie udzielałeś często informacji zwrotnej, nie jest to wcale oczywiste. W naszym codziennym życiu zazwyczaj komunikujemy się w formie "ty".

"Pracujesz niechlujnie". (Twoja perspektywa)

"Wydaje mi się, że mógłbyś jeszcze popracować nad tym, jak dokładnie wykonujesz zadania". (perspektywa pierwszej osoby)

Sformułowania z perspektywy pierwszej osoby często zawierają następujące zdania:

"Postrzegam to ..."
"Z mojego punktu widzenia ..."
"Wydaje mi się, że ...!"
"Czuję ..."
"Wydaje mi się, że ..."

Jeśli Twój rozmówca zaczyna się z Tobą kłócić, jest to dobry znak, że zsunąłeś się na perspektywę "Ty". Zwłaszcza zwroty typu "ty" są często odbierane jako atak.

Feedback Tip #4: Przekazuj konstruktywne sugestie

Powiedzenie drugiej osobie, co Ci się nie podoba, to pierwszy krok. Po tym powinno jednak nastąpić konkretne wskazanie, co chciałbyś poprawić. Tylko w ten sposób odbiorca informacji zwrotnej może naprawdę coś zmienić i spełnić twoje oczekiwania w przyszłości.

Przykład: "Chciałbym, abyś pozwolił mi spojrzeć na swoją pracę przez kilka następnych tygodni, aby sprawdzić jej dokładność".

Wskazówka dotycząca informacji zwrotnej nr 5: Zapytaj o inną perspektywę

Za wszelką cenę unikaj dyskusji na temat feedbacku. Nie ma na nie miejsca, ponieważ osoba udzielająca feedbacku dzieli się jedynie swoją subiektywną opinią.

Mimo to, następujące pytanie ma sens na koniec rozmowy:

"Jak myślisz?"

Daje to Twojemu rozmówcy możliwość podzielenia się swoją perspektywą. W najlepszym przypadku - a zdarza się to dość często - widzi to w ten sam sposób. Jeśli osoba otrzymująca informację zwrotną ma inne zdanie, jest to całkowicie w porządku. Do Ciebie należy uszanowanie jej percepcji.

Odbiorca informacji zwrotnej ma trzy sposoby radzenia sobie z informacjami zwrotnymi:

1. Dostosowanie komunikacji

Z jego punktu widzenia informacja zwrotna może być błędna. Dla niego może to oznaczać, że musi poprawić pewne aspekty swojej komunikacji, aby wywołać inny odbiór u drugiej osoby.

Na przykład osoba otrzymująca informację zwrotną przegląda swoją pracę po jej zakończeniu, aby sprawdzić, czy inni ludzie mogą ją zrozumieć. Osoba udzielająca informacji zwrotnej może być jedyną, która uważa swoją pracę za niejasną. Aby uniknąć nieporozumień, osoba otrzymująca informację zwrotną może teraz zadbać o wyraźne zakomunikowanie, że dokonała już dodatkowego sprawdzenia i że inni ludzie uważają, że praca jest jasna. Przykład właściwej odpowiedzi:

"Rozumiem, dlaczego odniosłeś takie wrażenie ibędę uważał , aby wyniki były bardziej zgodne z Twoim stylem, jeśli są dla Ciebie istotne".

2. zaakceptuji zainicjuj poprawę

W pewnych okolicznościach odbiorca informacji zwrotnej podziela krytykę. Odpowiednio dostosowuje swoje zachowanie, aby poprawić swoje wyniki w przyszłości.

"Rozumiem, że wymagana jest tutaj inna struktura i zastanowię się, jak mogę to zmienić".

3. nie dostosowuj percepcji i zachowania

Odbiorca informacji zwrotnej nie podziela krytyki i nie chce dalej dostosowywać swojego zachowania. Jest to również uzasadnione, ale może mieć negatywne konsekwencje w dłuższej perspektywie.

"Z mojego punktu widzenia jest to jasne i uważam, że jest to właściwe; inni ludzie również powinni być w stanie z tym pracować ".

Wskazówka #6: Sam poproś o informację zwrotną

Jak stworzyć odpowiednią kulturę informacji zwrotnej w firmie? Kulturę, w której współpracownicy również przekazują sobie nawzajem informacje zwrotne i nie zawsze to menedżer krytykuje innych.  

Ponieważ stosujemyholokrację na Raidboxes , oczywistym pomysłem było zarezerwowanie miejsca na dyskusje na temat informacji zwrotnych podczas comiesięcznych spotkań zarządu. Nie doprowadziło to jednak do zwiększenia liczby opinii.

Celem powinno być, aby każdy zarówno dał, jak i otrzymał informację zwrotną. Najlepiej kilkakrotnie i z własnej inicjatywy.

Aby stworzyć prawdziwą kulturę informacji zwrotnej, zalecane są następujące działania:

• Nawet jako menedżer, pytaj innych o ich opinie. Dialog dotyczący informacji zwrotnej może być zaprojektowany tak, aby był dwukierunkowy od samego początku.
• Sam regularnie udzielaj informacji zwrotnych. Jeśli ktoś nauczy się, że informacja zwrotna nie jest niczym złym i jest częścią otwartej kultury, jest bardziej prawdopodobne, że sam będzie jej udzielał.
• Zawsze prowadź dyskusje w sposób otwarty. Jeśli nic nie jest ukrywane nawet w dyskusjach merytorycznych, to również w relacjach osobistych panuje kultura otwartej komunikacji.
• Wypowiadaj się publicznie przeciwko bluźnierstwu. Bluźnierstwo nie ma miejsca w firmie. Jeśli ktoś ma problemy z daną osobą, powinien jak najszybciej zasięgnąć informacji zwrotnej. Należy to jasno i publicznie powiedzieć przy pierwszej tendencji do bluźnierstwa.

Wskazówka #7: Zaangażuj mediatorów

Czasami może się zdarzyć, że w zespole pojawią się szczególnie poważne konflikty. W takich przypadkach w firmie powinna istnieć rola mediatora, który moderuje proces przekazywania informacji zwrotnych i zwraca uwagę na wyżej wymienione punkty.  

Jeśli to możliwe, osoba ta powinna mieć doświadczenie w moderowaniu i udzielaniu informacji zwrotnych i nie powinna być częścią kierownictwa. W ten sposób może również zapewnić równowagę sił w krytycznych kwestiach.

Feedback Tip #8: Udzielaj informacji zwrotnych spontanicznie

Dużym błędem jest sytuacja, w której kultura feedbacku przekształca się w formalne działanie. W najgorszym przypadku ludzie siadają razem raz w roku i pracują nad listą kontrolną, nie rozmawiając ze sobą otwarcie i szczerze. Wiele punktów w ciągu roku zostało już zapomnianych i nie ma konkretnych przykładów sugestii dotyczących poprawy. Pewne opinie na temat innych osób już się utrwaliły, ponieważ nie miały one szansy na skorygowanie swojego zachowania.

W związku z tym na stronie Raidboxes często zdarza się, że dana osoba otrzymuje informacje zwrotne kilka razy na kwartał lub aktywnie o nie prosi.

Feedback Tip #9: Feedback może być również tylko pozytywny

Często panuje powszechne przekonanie, że informacja zwrotna musi być zła sama w sobie lub zawsze zawierać krytykę. Moim zdaniem tak nie jest. Szczególnie dobrzy pracownicy często robią wszystko dobrze i inspirują ludzi, przekraczając oczekiwania i wcale nie muszą dużo mówić.

Niemniej jednak, powinieneś usiąść z innymi przynajmniej raz na pół roku i dać im znać, jak bardzo doceniasz ich pracę. Zwłaszcza jeśli w przeszłości pojawiały się punkty krytyczne, szczególnie miło jest otrzymać informację zwrotną, że nie są one już postrzegane jako takie i że twój własny rozwój jest doceniany.

Wskazówka #10: Udzielaj ukierunkowanych informacji zwrotnych

Zwłaszcza, gdy odbyło się już wiele spotkań dotyczących informacji zwrotnych, może dojść do sytuacji, w której nie macie już sobie nic nowego do powiedzenia. Dlatego ważne jest, aby uwzględnić informacje zwrotne w rozwoju personelu.

W ostatecznym rozrachunku ciągłe wytykanie komuś jego mocnych i słabych stron nie prowadzi do niczego dobrego. Celem powinno być, aby każdy pracował zgodnie ze swoją indywidualną osobowością w obszarach, które odpowiadają jego mocnym stronom. Spotkania z informacją zwrotną powinny być zatem również okazją do zmiany opisów stanowisk.

Informacje zwrotne najlepiej opierać na profilu mocnych stron, który każdy osiąga w najlepszym przypadku. Można je podzielić na kompetencje zawodowe, społeczne, strategiczne, metodologiczne i osobiste. Awanse mogą być powiązane z osiągniętymi kompetencjami. W ten sposób w firmie panuje duża przejrzystość co do oczekiwań. Dzięki spotkaniom informacyjnym każdy wie, na czym aktualnie stoi, bez ciągłego uświadamiania sobie braków.

Wniosek - informacja zwrotna musi być praktykowana

Mam nadzieję, że udało Ci się wynieść jeden lub dwa punkty, które pozwolą Ci na dalsze doskonalenie Twojej kultury udzielania informacji zwrotnej (lub Twojego zespołu). Dawanie i przyjmowanie konstruktywnych informacji zwrotnych może na początku wydawać się łatwe - w rzeczywistości jednak wymaga wrażliwości i praktyki, zwłaszcza jeśli chodzi o negatywną krytykę.

Jak widać, istnieje kilka aspektów, które należy wziąć pod uwagę, jeśli chodzi o informacje zwrotne. Pamiętając o tym, baw się dobrze ćwicząc!