W moim ostatnim poście na temat holakracji opisałem wam powody, dla których my, założyciele, zdecydowaliśmy się oprzeć na zupełnie innej koncepcji zarządzania. Dziś pokażę Ci pierwsze kroki, jak w prosty sposób możesz wprowadzić holakrację w swojej organizacji. Na początek wyjaśnię pokrótce, czym jest holakracja i jakie korzyści ten rodzaj zarządzania może przynieść Twojej organizacji.
Holokracja - co to jest?
Holokracja to system zarządzania, który w przejrzysty sposób rozdziela odpowiedzialność w organizacji i daje wszystkim członkom możliwość podejmowania decyzji w swoim obszarze. Znosi ona bezpośrednią władzę odgórną.
Holokracja - o co chodzi?
W ostatnim artykule szczegółowo omówiłem korzyści płynące z tego rozwiązania. Mówiąc krótko, holakracja przynosi
- wyższy poziom satysfakcji w firmie
- więcej wolności dla poszczególnych pracowników
- więcej swobody dla szefa
- lepszą skalowalność firmy
- większa zwinność firmy
- wyższa wydajność.
Istota holokracji - Rób swoje i dostosuj się!
W nieco uproszczonym ujęciu holakracja składa się z dwóch głównych elementów. Role i comiesięczne spotkania, podczas których role są dostosowywane.
Rób swoje! - Opis pracy
Każdy z nas w pewnym momencie pewnie je widział: opis stanowiska pracy. Wielu z nich prawdopodobnie widzi go po raz pierwszy i ostatni w swoim ogłoszeniu o pracę. Dzięki holakracji ożywa. Staje się częścią codziennej pracy jako rola i punkt zaczepienia dla podziału zadań i odpowiedzialności. Każda osoba ma zazwyczaj kilka ról. Role składają się z następujących elementów:
Cel: Każda rola spełnia bardzo konkretny cel.
Obowiązki: Są to obowiązki każdej roli. Odzwierciedlają one również oczekiwania innych członków zespołu. Oczywiście także oczekiwania "byłego" szefa. Obowiązki mogą obejmować 15-20 punktów.
Obszar odpowiedzialności: Są to prawa każdej roli. Tutaj rola jest odpowiedzialna i inni muszą pytać o jej zgodę na działania w obszarze odpowiedzialności roli.
Z kolei role można pogrupować w działy. W holokracji nazywa się je kręgami. Największym kręgiem jest sama firma. Oczywiście sama firma również dąży do nadrzędnego celu, który również powinien być konkretnie zapisany. W Raidboxes celem jest danie kreatywnym ludziom więcej wolności.
Dostosuj się! - Comiesięczne spotkania zarządu
Ponieważ zebrane opisy ról są niczym innym jak konstytucją korporacyjną, spotkania mające na celu dostosowanie ról nazywane są „spotkaniami dotyczącymi zarządzania". Spotkania te służą rozpatrzeniu mniejszych i większych konfliktów (napięć) i włączeniu ich do opisów ról.
Nie martw się jednak o dodatkowe spotkanie! Nasze spotkania trwają obecnie od 30 do 45 minut. Spotkania są ściśle moderowane. W każdym przypadku moderator powinien upewnić się, że przestrzegana jest ustalona procedura.
Każda rola może być dostosowana do potrzeb, o ile nie szkodzi firmie.
To mówi prawie wszystko. Oczywiście o holakracji można by napisać całe książki. Na szczęście inni już to zrobili, na przykład Brian J. Robertson, założyciel ruchu holokracji. Osobiście uważam, że książka Robertsona "Holokracja" jest niestety trochę sucha i nie oddaje sprawiedliwości systemowi. Niemniej jednak jest to lektura obowiązkowa dla osoby wprowadzającej ten system w firmie.
Po prostu zrób to! - Droga do większej wolności
O wiele bardziej ekscytujące niż zagłębianie się w każdy szczegół holakracji jest rozpoczęcie i wypróbowanie jej!
Testuj i zacznij zamiast planować i czekać
Jest to podstawowe zalecenie dotyczące zarządzania zmianą, które absolutnie sprawdziło się w naszym przypadku. Procedura jest następująca: Najpierw zdecyduj się na fazę testową, a nie na ostateczne wprowadzenie. Ważne jest, aby nie nalegać na każdy szczegół podczas wprowadzenia. Ogólna koncepcja powinna być dostosowana do danej organizacji. Jednakże dwa górne punkty "dokument dotyczący roli" i "spotkanie dotyczące zarządzania" są nieuniknione i niezbędne.
Zalecana procedura ma tę zaletę, że jest faktycznie uruchamiana, a nie tylko o niej się mówi. Jednocześnie prawie zawsze prowadzi to do tego, że próba szybko staje się czymś stałym, gdy pojawiają się pierwsze sukcesy. Działający system łatwiej jest uzupełnić niż całkowicie wprowadzić.
Krok 1 - Wyznacz Uczniów Holakracji
Powinna być jedna osoba, która już wcześniej pracowała z opisami stanowisk pracy. Osoba ta jest również moderatorem spotkań i osobą kontaktową w przypadku pytań. Osoba ta powinna mieć pewną "władzę" lub wpływy w organizacji. W razie wątpliwości musi bronić koncepcji przed obecnymi menedżerami lub mieć autorytet, aby stanąć przed innymi pracownikami. Jest też konieczne, aby osoba ta przeczytała i przejrzała"Holokrację" Robertsona. Doświadczenie w facylitacji jest dodatkowym atutem.
Krok 2 - Podejmij decyzję o holokracji
Konieczne jest, aby zespół kierownictwa wyższego szczebla podjął decyzję o przetestowaniu holakracji. W tym celu uczeń holakracji musi przygotować odprawę i wyjaśnić konsekwencje. Najważniejszą konsekwencją jest to, że w pewnych sytuacjach uprawnienia do wydawania dyrektyw są znoszone i zastępowane przez inne elementy przywództwa.
Krok 3 - Zorganizuj warsztaty początkowe na temat holakracji
Podczas warsztatu inauguracyjnego wyjaśnia się koncepcję i przedstawia ją pozostałym członkom zespołu. W drugiej części każdy członek zespołu powinien zacząć spisywać swoje role. Na warsztat inauguracyjny należy przeznaczyć od 3 do 4 godzin.
Krok 4 - Dalsze dopracowanie i dostosowanie ról
Role powinny zostać wypełnione i dopracowane przed pierwszym spotkaniem zarządu. Na początku spotkania kierownictwa powinny odbywać się co dwa tygodnie. Kręgi (patrz wyżej) powinny same ustalić swoje role. Ta część jest właściwie najbardziej czasochłonna. W okresie dwóch miesięcy należy zaplanować prawdopodobnie 20 godzin na osobę. W tym czasie role są porzucane, dodawane i zmieniane, aż powstanie ostateczna wersja.
Wskazówka dotycząca postępowania:
Istnieje narzędzie holokracji o nazwie GlassFrog. Niestety, nie spodobał nam się tak bardzo interfejs użytkownika tego narzędzia.... Ponieważ w całej firmie używamy Google Docs, stworzyliśmy po prostu dokument "Role holokracji". Mamy tam wyszczególnionych około 50 różnych ról. Zaletą Google Docs jest też to, że każdy członek zespołu może wprowadzać zmiany w rolach w trybie sugestii, które są następnie omawiane i zatwierdzane na comiesięcznym spotkaniu zarządu.
Krok 5 - Znoś i przetwarzaj napięcia
W zasadzie holokracja jest już wdrożona. Gdyby nie przyzwyczajenie i ludzka natura. Przyzwyczajenie prowadzi do tego, że starzy szefowie tak naprawdę chcą nadal być szefem i wydawać polecenia lub blokować decyzje. Z drugiej strony nowi szefowie (poszczególni pracownicy) muszą zrozumieć, że bycie szefem to nie tylko swobodne podejmowanie decyzji, ale także odpowiedzialność i przede wszystkim bycie wzorem dla innych. Ważne jest, aby uczeń holokracji rozpoznał te niepożądane zjawiska i odpowiednio się do nich odniósł oraz rozwiązał je z każdym z osobna i w grupie.
Aby właściwie zrozumieć efekt holokracji, warto odwołać się do Modelu faz zespołu . Tutaj każdy zespół przechodzi przez fazy Formowania, Burzy, Normowania i Wykonywania. Ostatnią fazą holokracji jest faza Wykonywania.
Gotowe: Szczęśliwe zespoły o wysokiej wydajności
Jak w piłce nożnej, na koniec sezonu pierwszy FC Kaiserslautern pokonuje wielki FC Bayern i zostaje mistrzem Niemiec. Drużyna pracowała doskonale, każdy wiedział, co ma robić, i w końcu przeszła do historii.
