Narzędzia dla biura domowego

Home Office Tools: Jak działa Raidboxes pomimo pandemii

W Raidboxes od dłuższego czasu korzystamy z naszych domowych biur, częściowo lub całkowicie. W ten sposób o wiele łatwiej poradzić sobie z trudnymi fazami, takimi jak COVID-19. Pracujesz w agencji lub jako freelancer i wciąż poszukujesz odpowiedniej infrastruktury? Mamy duże doświadczenie z narzędziami dla biur domowych. Chętnie Ci je pokażemy. 

W tym artykule znajdziesz najważniejsze narzędzia do pracy zdalnej. Jednocześnie powiemy Ci, jak korzystać z nich w sposób jak najbardziej efektywny. Twój zespół nie ma dużego doświadczenia w pracy z różnych lokalizacji? Przeczytaj nasze dodatkowe artykuły na temat zalet i wad pracy zdalnej oraz zdalne przywództwo: Agencje niezależne od lokalizacji.

Zanim zaczniemy, mała rada: Raidboxes pomoże Ci przetrwać obecny kryzys: Czy planujesz w swoim regionie platformę, na której lokalni handlowcy, restauratorzy i usługodawcy będą mogli zaprezentować się w formie cyfrowej? Zapoznaj się z naszą inicjatywą #SupportYourLocals. Korzystasz z naszego programu FREE DEV, aby udostępniać swoje projekty za darmo w fazie rozwoju? W razie potrzeby przedłużymy ten etap - w sposób nieskomplikowany i niebiurokratyczny.

Liczy się Twoje doświadczenie

Jakich narzędzi używasz do pracy rozproszonej? Jakie masz z nimi doświadczenia? A jak rozwiązać typowe wyzwania związane z domowym biurem? Dołącz do dyskusji w komentarzach na końcu wpisu.

Slack: Organizowanie pracy zdalnej

Slack to rodzaj usługi czatu dla firm, agencji i zespołów. Wiele firm działających w środowisku technicznym i na scenie WordPressa organizuje się całkowicie za pośrednictwem Slacka. Zwłaszcza gdy niektórzy pracownicy pracują w domu, jak na przykład w Raidboxes. Coraz więcej firm pracuje nawet całkowicie zdalnie - bez centralnego biura. Wtedy narzędzia takie jak Slack są niezbędne.

Oto mały wgląd w to, jak używamy Slack :

  • Komunikacja bezpośrednia: Chcesz zadać szybkie pytanie nie odchodząc od biurka? Możesz czatować bezpośrednio z innymi lub zebrać wszystkie osoby z firmy/zespołu na czat grupowy. Możesz również przesyłać i wymieniać pliki.
  • Kanały: Dyskusje lub wyniki, które są interesujące tylko dla poszczególnych zespołów, są przekazywane i organizowane w specjalnych kanałach.
  • Powiadomienia: Zdefiniuj, dla których wiadomości i kanałów chcesz otrzymywać powiadomienia danego typu, aby być natychmiast informowanym. Można też wyciszyć poszczególne kanały, aby móc je czytać tylko od czasu do czasu.
  • Ping: Wiadomość jest szczególnie ważna? Chcesz, aby druga osoba lub zespół został natychmiast poinformowany? Do tego celu można wykorzystać tzw. pingi.
  • Status: W kanale statusowym informujemy, czy aktualnie pracujemy i czy można się z nami skontaktować. Albo czy robimy sobie przerwę lub nie chcemy, aby nam przeszkadzano ("tunel"). Slack oferuje również własne funkcje i oznaczenia w tym zakresie.

Do realizacji określonych zadań wykorzystujemy specjalne kanały, które zostały utworzone specjalnie do tego celu. Na przykład kanały, które nie są wykorzystywane do dyskusji, ale wyłącznie do dzielenia się wynikami pracy i protokołami.

Slack  Biuro domowe
Tak wygląda Slack w Raidboxes

Kanały o charakterze bardziej prywatnym przekazują wszystko to, co sprawia przyjemność, ale nie jest bezpośrednio związane z pracą. Zalety strony Slack i podobnych serwisów:

  • Pracuj produktywnie: Jeśli będziesz stał przed biurkami swoich kolegów za każdym razem, gdy zadadzą pytanie lub coś skomentują, nieuchronnie przerwiesz im pracę. Na stronie Slack możesz kontrolować, kto co i kiedy czyta. Zwiększa to wydajność - jeśli jest prawidłowo stosowane.
  • Unikaj rozpraszania uwagi: Również Slack może powodować chaotyczną komunikację. Dlatego ważne jest, aby systematycznie korzystać z funkcji takich jak join/follow, mute, wiadomości statusowe, ping, wątki, itp.
  • Informacje Autarkic: Ty decydujesz, gdzie chcesz czytać. Albo opuszczasz kanał, jeśli nie jest on już dla Ciebie istotny.
  • Archiwum: Możesz wyszukiwać wpisy z przeszłości. W ten sposób cała komunikacja w firmie - a także jej wyniki - jest udokumentowana. Jest to ważne, by uniknąć powielania dyskusji.
  • Zdalna łączność: Dzięki konsekwentnemu korzystaniu z witryny Slack pracownicy w biurze domowym są tak samo poinformowani, jak zespoły na miejscu.

Za pomocą strony Slack można również nawiązywać połączenia lub prowadzić spotkania online - z kamerą lub bez. Sami nie korzystamy już z tej funkcji, jakość i wydajność były dla nas zbyt słabe. Więcej na ten temat później. Masz pytania dotyczące korzystania z Slack lub innych wymienionych tu aplikacji? Zachęcamy do komentowania.

Wskazówka: Użyj wątków - Threads

Czaty w Slack mogą być rozszerzane o podczaty za pomocą tzw. wątków. To bardzo wyraźnie zwiększa przejrzystość. Ponadto będziesz informowany o nowych wpisach w wątkach tylko wtedy, gdy brałeś udział w danej poddyskusji.

Microsoft Teams jest alternatywą dla Slack. Można go również używać do łączenia czatów, spotkań, notatek i załączników. Ze względu na połączenie z Office 365, usługa może być szczególnie opłacalna dla firm, które posiadają już silną infrastrukturę Microsoftu.

Google Meet: wideokonferencje dla firm

Google udostępnia wiele narzędzi dla firm. Są one w większości łatwe w użyciu i nastawione na wirtualną współpracę. Dotyczy to również Google Meet. Narzędzie to jest nadal znane większości jako Google Hangouts. Istnieją aplikacje dla systemów Android i iOS, które umożliwiają dołączanie do spotkań online. Ale można też łączyć się wyłącznie przez przeglądarkę, przy czym Chrome jest najlepiej połączony.

W pozostałych przypadkach obsługiwane są Firefox, Edge i Apple Safari. Goście zewnętrzni mogą zostać zintegrowani poprzez łącze zaproszenia lub identyfikator spotkania. Meet jest zintegrowany z pakietem Google Suite. Jest to szczególnie przydatne, jeśli korzystasz z innych narzędzi Google, takich jak kalendarz. Dla każdego wpisu spotkania generowany jest odpowiedni link do spotkania, jeśli jest to wymagane.

Google i ochrona danych

Narzędzia Google są kontrowersyjne z punktu widzenia prywatności. Zanim zastosujesz je w swojej firmie, powinieneś zasięgnąć profesjonalnej porady: Jakie wymagania obowiązują w Twoim przypadku? W niektórych przypadkach konieczne są specjalne ustawienia i dodatkowe fragmenty polityki prywatności.

W Raidboxes stworzyliśmy też kilka stałych wirtualnych sal konferencyjnych. Łącze zawsze pozostaje takie samo. Spotykamy się wtedy w Münsterze, Freiburgu, Hamburgu lub Magdeburgu — trzy ostatnie to miejsca naszych zdalnych pracowników. W ten sposób możemy się szybko i łatwo spotkać, nawet w przypadku spontanicznych spotkań.

W przeciwnym razie wykorzystujemy spotkania online do wielu różnych celów. Czasami na spotkaniach na miejscu z "przełącznikiem" do pilotów (u góry po prawej, zdjęcie zostało zrobione przed Koroną), albo na wirtualne piwo lub wodę po pracy w czasach domowego biura:

Home Office Tools: Jak działa Raidboxes pomimo pandemii
Dobry nastrój w Raidboxes

Wideokonferencje są trudne do obsługi powyżej pewnego rozmiaru. Zauważamy to również wtedy, gdy tak jak teraz - w czasach pandemii - prawie wszyscy pracownicy łączą się z domu. Jeśli w spotkaniu online bierze udział więcej niż dziesięciu uczestników, musisz ich wyraźnie zorganizować. Na przykład z następującymi zasadami i opcjami:

  • Prowadzenie: Ktoś powinien przewodniczyć spotkaniu, prosić o wypowiedzi, kierować rozległymi dyskusjami i kontrolować czas.
  • Agenda: Masz problemy z utrzymaniem struktury? Pomoże Ci w tym dokument, nad którym wszyscy będą pracować z wyprzedzeniem. W nim wspólnie ustalacie, które punkty mają zostać omówione.
  • Wyciszenie: Chcesz poprawić jakość dźwięku? W takim razie każdy powinien się wyciszyć, o ile tylko słucha.
  • Towarzyszący czat: Większość systemów obsługuje funkcję czatu obok ścieżki audio lub wideo. W nim możesz np. zgłosić, czy chcesz być brany pod uwagę przez moderację.
  • Podzielony ekran: Twój zespół chce pracować nad dokumentem w sposób scentralizowany? A może ktoś chce coś zaprezentować innym? Jest to również możliwe dzięki funkcji "Split screen".

W Raidboxes używaliśmy Slack Calls do rozmów wideo. Ale w miarę jak drużyna się rozrastała, przybywało problemów: Przerwy w konferencjach, a także słaba jakość dźwięku i obrazu. Google Meet było do tej pory bardziej stabilne, nawet przy niskiej przepustowości. Na przykład w biurze domowym lub w podróży. Sprawdź sam, która usługa jest najodpowiedniejszaInne alternatywy to Skype firmy Microsoft lub Zoom.

Spotkanie z wideo czy bez?

Niektórzy twierdzą, że mogą wirtualnie spojrzeć swojemu partnerowi w oczy. W końcu mimika twarzy jest częścią komunikacji. Inni czują się przez nią rozproszeni. Powinieneś przedyskutować to z zespołem i wypróbować, który wariant jest bardziej efektywny. W Raidboxes wszyscy pracownicy mogą sami decydować, czy chcą się pokazywać w biurze domowym, czy nie.

Aircall: elastyczny telefon

Nie wszyscy twoi klienci i partnerzy mogą być dostępni przez czat, Slacka, Skype'a i inne. A nie wszyscy pracownicy mają lub chcą mieć służbowego smartfona. Wtedy potrzebujesz starego dobrego telefonu, w jego nowoczesnej wersji. Dzięki usługodawcom takim jak Aircall możesz dzwonić z firmowego komputera. Nie ma znaczenia, czy korzystasz ze świata Microsoftu czy Apple.

Jakość połączeń nie jest już problemem w dobie telefonii IP. Dzięki własnemu numerowi "stacjonarnemu" nikt nie zauważy, skąd dzwonisz - w razie potrzeby możesz samodzielnie ustawić numer kierunkowy. I zawsze można się z tobą skontaktować. Dodatkowe wsparcie zapewniają asystenci, tacy jak wirtualna sekretarka. Większość dostawców pozwala również na tworzenie wspólnych numerów dla poszczególnych zespołów.

Biuro główne Aircall
Dzwoń i pozwól się połączyć za pomocą pulpitu

Możesz też powiązać wirtualny telefon z systemem CRM lub helpdeskiem. Aircall oferuje integrację m.in. dla:

  • Salesforce
  • Zoho (więcej na ten temat za chwilę)
  • Slack
  • Hubspot
  • Zendesk
  • Interkom
  • Microsoft Dynamics i Microsoft Teams

Poprzez zewnętrznych dostawców, nawet interfejs do WordPress (częściowo poprzez Gravity Forms) i do WooCommerce jest możliwy. W tym miejscu pojawia się pytanie o przydatność — zazwyczaj CRM będzie tutaj pierwszym punktem kontaktu.

Kalendarz Google: Bądź na bieżąco

Kto, kiedy, gdzie i nad czym pracuje? Jakie spotkania i spotkania zewnętrzne mają miejsce? Kto jest na urlopie lub jest chory? Którzy pracownicy są obecnie w biurze, a którzy w home office? Ze względu na "Koronę" i podobne wyzwania, szybko traci się tu orientację. Wtedy wirtualny kalendarz ma sens.

Ale nawet to szybko staje się mylące. Na przykład, jeśli jest kilka zespołów o różnej strukturze spotkań. Można temu zaradzić dzięki różnym poziomom w kalendarzu, które można pokazywać lub ukrywać w zależności od potrzeb. Na przykład kalendarz Raidboxes rozróżnia kategorie:

  • Spotkania wewnętrzne
  • Zewnętrzne spotkania biznesowe
  • Informacje takie jak status Home Office
  • Wakacje
  • Support
  • Obłożenie "prawdziwych" sal konferencyjnych w Münster

W zależności od roli w firmie, możemy również wyświetlać tylko te informacje, które są istotne dla wykonywanej pracy. Szukasz alternatywy dla kalendarza Google? Dr. Web stworzył test najważniejszych aplikacji kalendarzowych. Prezentuje również rozwiązania takie jak Wunderlist (wkrótce zastąpiony przez Microsoft To Do) czy Todoist, które łączą kalendarz z listami rzeczy do zrobienia.

Zoho Sprints: Zarządzanie projektami i zadaniami

Oczywiście, dobre planowanie projektów jest ważne nie tylko dla organizacji zdalnych z dużym udziałem biur domowych. Jednak w zespołach rozproszonych staje się to jeszcze ważniejsze, ponieważ brakuje regularnej koordynacji na miejscu. W przeciwnym razie poszczególne zadania pozostają niewykonane lub nawet są dublowane. Każda agencja potrzebuje tutaj metody i odpowiedniego narzędzia. Nawet jako freelancer, pomoże Ci to zarządzać sobą w Sprints.

Pracuj bardziej produktywnie

Chcesz wykonać więcej zadań przy mniejszym stresie? Sprawdź nasze przewodniki z Jan Tissler na temat Productivity Hacks  i  Typowe błędy freelancerów. Dowiesz się więcej o zarządzaniu czasem, planowaniu projektów i ustalaniu priorytetów zorientowanych na cel.

Wypróbowaliśmy kilka narzędzi do planowania naszych projektów dla inżynierii, marketingu i wsparcia/sprzedaży. Między innymi Trello, Hygger i GitScrum. Inne opcje to Asana lub Hive. Ostatecznie nasz wybór padł na Zoho z jego modułem Sprints.

Sposób działania narzędzi jest zawsze podobny:

  • Zarządzanie zadaniami: Pracownicy i zespoły wprowadzają swoje zadania lub projekty jako "Zadania", częściowo ważone według pilności. Przykład: "Napisać narzędzia do wpłat dla biura domowego". Możesz również używać go do przydzielania zadań innym osobom w zespole.
  • Prawidłowe przyporządkowanie: Zadania są przyporządkowane do różnych "tablic". Zazwyczaj reprezentują one strukturę działów w firmie. W ten sposób widzisz tylko te zadania, które są istotne dla Ciebie i Twoich współpracowników.
  • Struktura mapy: Poszczególne zadania można grupować w projekty, aby zachować przegląd. Pod-zadania wspomnianego przed chwilą przykładu byłyby na przykład "Utwórz obraz postu", jeśli chcesz postępować w taki ziarnisty sposób. Wpis na blogu może być częścią większego projektu "e-book dla agencji".
  • Automatyczny harmonogram: Każde zadanie jest klasyfikowane na bieżąco. Czy jest to zadanie lub pomysł na przyszłość ("backlog")? Czy powinien być ukończony w bieżącym sprincie? Czy jest on już w trakcie realizacji, czy też został już ukończony? Gdzie zadania pozostały w tyle?
  • Wspólna koordynacja: Twój zespół regularnie omawia aktualny status podczas spotkań. W ten sposób szybko staje się jasne, kto potrzebuje wsparcia lub gdzie są wolne moce przerobowe na dodatkowe zadania.

Jeśli jest to robione konsekwentnie, natychmiast zobaczysz, kiedy harmonogram podprojektu jest zagrożony. Wtedy możesz odpowiednio przesunąć swoje zasoby. Zarządzanie projektami (PM) również dyscyplinuje zespół i jego członków, aby nie gromadzili zbyt wielu zadań na sprint. Odpowiednio zastosowane, Twoja agencja w końcu wyląduje na realistycznym zarządzaniu czasem.

Zarząd Sprintu
Fragment projektu marketingowego w Raidboxes

Nigdy wcześniej nie pracowałeś z narzędziem PM? Wtedy sposób pracy na początku będzie wydawał Ci się nieznany. Ty lub Twój zespół również będziecie potrzebowali chwili czasu, aż narzędzie będzie używane konsekwentnie i wypełnione zadaniami. Z reguły jednak pierwsze sukcesy szybko stają się widoczne. Wtedy nie będziesz już chciał przegapić zarządzania projektem.

Google Cloud: współdzielony dostęp do dokumentów

Aplikacje takie jak Google Cloud, oczywiście, robią znacznie więcej niż tylko zarządzają dokumentami. Spektrum obejmuje zarówno wspólne opracowywanie projektów, jak i uczenie maszynowe oraz kompleksową analitykę internetową. Jednak w dobie Corony to właśnie proste rzeczy sprawiają, że codzienna praca staje się wygodniejsza:

  • Współdzielenie informacji: Wszyscy w firmie mają dostęp do tych samych dokumentów przez cały czas.
  • Rygorystyczne zarządzanie danymi: Oznacza to, że nie ma już archiwum rozproszonego po różnych komputerach firmowych i nie ma już różnych statusów plików i danych. Dostęp jest utrzymywany podczas nieobecności danej osoby.
  • Mniej zasobów: Zespół oszczędza jednocześnie przestrzeń magazynową, co jest ważnym wkładem w zrównoważony rozwój. Łatwiejsze jest także tworzenie kopii zapasowych i można nimi zarządzać centralnie.
  • Większe bezpieczeństwo: Pracujesz w swoim domowym biurze na notebooku lub prywatnym komputerze? Wtedy możesz lub nie powinieneś przechowywać większości plików lokalnie, ze względu na ochronę danych i bezpieczeństwo.

W tym samym czasie, możesz szybciej wykonać swoją pracę. Do tej pory przenosiłeś pliki tam i z powrotem w Slack & Co. W przyszłości wystarczy wysłać link do dokumentu. To jest szybsze i bardziej efektywne.

Takie archiwum w chmurze chce być dobrze zorganizowane, aby naprawdę Ci pomóc. Zwróć szczególną uwagę na następujące punkty:

  • Podejście strukturalne: Nawet w chmurze można szybko stracić orientację, jeśli jest zbyt wiele lub zbyt mało poziomów folderów. Regularnie sprawdzaj swoją konstrukcję. Jeśli to konieczne, tylko jedna osoba powinna mieć możliwość tworzenia lub usuwania nowych folderów.
  • Stare i zbędne dane: Zdefiniuj zasady dotyczące tego, kto, kiedy i gdzie powinien zapisywać poszczególne pliki. Obejmuje to rolę na zespół, który od czasu do czasu sprząta.
  • Kierownicy projektu: Szczególnie w przypadku pojedynczych projektów potrzebne są osoby odpowiedzialne, które zajmą się przechowywaniem protokołów, ofert, faktur itp. W przeciwnym razie, wszystkie dane będą przechowywane lokalnie na końcu. Takie podejście opłaca się również, gdy inna osoba przejmuje projekt.
  • Centralne miejsce przechowywania: Szczególnie dokumenty, które są regularnie edytowane przez kilku pracowników, potrzebują centralnej wersji - przechowywanej w jednym miejscu. W przeciwnym razie szybko powstanie kilka wersji i różnych instrukcji pracy.

Twoja firma nie może lub nie chce pracować z oprogramowaniem Google? Następnie zapoznaj się z usługami takimi jak Dropbox lub Microsoft OneDrive. W każdym przypadku należy zwrócić szczególną uwagę na warunki ochrony danych.

chmura open source

Istnieją również rozwiązania dla własnego serwera, takie jak ownCloud. Plusy: Serwis pochodzi z Niemiec. Jednak jeszcze tego nie wypróbowaliśmy. Czy masz doświadczenie z ownCloud? Nie krępuj się dać nam znać w komentarzach.

Dokumenty Google, arkusze kalkulacyjne i inne

Nie trudno się domyślić dlaczego: Zależność od Google jest dość duża w wielu startupach i agencjach. Dzieje się tak między innymi dlatego, że firma z Mountain View sprytnie łączy czynniki kompatybilności, łatwego dostępu, świadomości i niskich cen wejścia. Wybraliśmy Google Docs & Co. z tych samych powodów. Używamy ich w całej firmie, na przykład do wspólnego dokumentowania projektów i procesów.

Szczególnie w marketingu, wirtualne dokumenty ułatwiają nam współpracę. Wewnętrznie, ale także w interakcji z naszymi zewnętrznymi autorami lub partnerami w zakresie treści. Opłaca się to teraz, gdy pracujemy całkowicie rozproszeni - a nasi autorzy gościnni mają czasem więcej czasu na tworzenie nowych materiałów:

  • Redaktorzy: Jeśli tekst dostarczony jest w formie Dokumentu Google, możemy bezpośrednio w nim komentować, edytować treść i uzyskać akceptację zmian przez autorów. To oszczędza dużo czasu.
  • Burza mózgów: Ciągle pojawiają się nowe pomysły na wkład - więcej niż można zrealizować. Gromadzimy je w arkuszu Google. Następnie możemy je ważyć i wdrażać krok po kroku w oparciu o naszą strategię słów kluczowych.
  • Plan redakcyjny: Nasz plan redakcyjny to również arkusz kalkulacyjny Google, z wieloma zakładkami. Możemy między innymi zobaczyć status aktualnie planowanych postów, planowanie z wyprzedzeniem na najbliższe tygodnie, które kategorie są obsługiwane jak często, które posty gościnne oczekują na publikację, kto się zgłosił i jak wysokie są koszty treści zewnętrznych.
  • Strategia treści: Nasza strategia treści jest określona w szczegółowym, wieloetapowym dokumencie. Dzięki Google Docs możemy stale rozbudowywać i dostosowywać strategię oraz włączać do niej nowe projekty. Równocześnie omawiamy nowe pozycje w trybie propozycji. Zmiany są udokumentowane.

Piękno tych narzędzi polega na tym, że działają ponad granicami sprzętowymi. Wystarczy udostępnić dokument, a następnie można go edytować z poziomu przeglądarki. Większość pracowników witryny Raidboxes współpracuje z firmą Apple, ale niektórzy także z Microsoftem. Podobnie zróżnicowani są nasi autorzy i partnerzy.

Plan redakcyjny w arkuszach Google
Fragment naszego planu redakcyjnego

Dzięki wirtualnym narzędziom nie ma to już znaczenia. W razie potrzeby nadal możesz eksportować swoje Dokumenty Google i arkusze kalkulacyjne. Wśród innych formatów:

  • Microsoft Word lub Excel
  • OpenDocument
  • RTF, PDF, .txt
  • CSV
  • HTML
  • EPUB (dla książek elektronicznych)

Lub utwórz kopię w swojej chmurze za pomocą jednego kliknięcia, aby utworzyć różne wersje. Współpracujesz z zewnętrznymi dostawcami treści lub agencjami? Następnie zwróć uwagę na to, jakie dokumenty udostępniasz. Można rozróżnić między uprawnieniami tylko do odczytu i tylko do zapisu.

TeamViewer: Zdalny dostęp i obsługa techniczna

Czy twoi pracownicy coraz częściej pracują w domu? Mimo to komputery nadal wymagają serwisowania. Pilne aktualizacje, luki w zabezpieczeniach czy eliminacja problemów technicznych nie mogą być odkładane na później, aż takie przeciwności jak Korona się skończą. Rozwiązaniem są programy takie jak TeamViewer  czy AnyDesk. Dzięki nim możesz:

  • Podłączyć się do zewnętrznej sieci
  • Przejść do rozwiązywania problemów razem z odpowiednim pracownikiem lub poinstruować drugą osobę
  • Wdrożyć aktualizacje na drugim komputerze
  • Monitorować ich bezpieczeństwo itp.

W Raidboxes korzystaliśmy do tej pory z takich rozwiązań sporadycznie, ponieważ większość naszych pracowników regularnie pracuje w biurze. Jednak liczba naszych zdalnych współpracowników rośnie. Cieszy nas również fakt, że infrastruktura do pracy zdalnej już istnieje.

Rejestracja czasu pracy: HeavenHR

Do tej pory dokumentowanie czasu pracy za pomocą narzędzia Raidboxes było dobrowolne. Chętni mogą śledzić swój czas za pomocą aplikacji Clockify. Ponieważ niektórzy uwielbiają systematyczną rejestrację czasu pracy, inni ją odrzucają. Wymogi prawne zmusiły nas do wprowadzenia jednolitego rozwiązania. Obecnie korzystamy w tym celu z usług HeavenHR. Jest to kompleksowy pakiet do zarządzania zasobami ludzkimi, a dokumentacja jest tylko jednym z jego elementów.

Rejestracja czasu pracy w biurze domowym
Rejestracja czasu pracy w biurze domowym

I tak właśnie działa zarządzanie czasem pracy w naszym przypadku:

  • Śledzenie: W przeglądarce lub za pomocą aplikacji każdy z nas loguje się i wylogowuje, gdy zaczyna lub kończy dzień pracy. Przerwy w pracy są rejestrowane w ten sam sposób.
  • Przejrzystość: Pracownicy mają w czasie rzeczywistym wgląd w to, jak długo trwa ich dzień pracy i tydzień pracy. Innymi słowy, jakie nadgodziny zostały przepracowane w przeszłości.
  • Stan konta czasowego: Możemy przeliczyć bezpośrednio w narzędziu liczbę nadgodzin na czas wolny rekompensujący (dni wolne). Za pośrednictwem HeavenHR organizujemy i zarządzamy także naszymi urlopami.
  • Zarządzanie przysługującymi prawami: Raidboxes daje nam swobodę samodzielnego zarządzania przy składaniu wniosków o urlop itp. Zobacz nasz artykuł dotyczący modelu holokracji, który z powodzeniem stosujemy.

Ja sam nigdy nie byłem fanem systematycznego śledzenia czasu pracy. Zbyt często czułem się naciskany przez narzędzia. Ale w uczciwym towarzystwie takie wątpliwości schodzą na dalszy plan. Co więcej, programy są zaprojektowane tak prosto, że ich obsługa szybko staje się oczywista.

Homeoffice: o wiele łatwiejsze dzięki odpowiednim narzędziom

Teraz codziennie rano zaczynam pracę z HeavenHR, a zaraz potem ze Slackiem. Zamieszczam też swój status na odpowiednim kanale. Muszę na chwilę oddalić się od komputera, bo dzwoni listonosz? To całkiem proste:

  1. Szybkie "afk" (ang. „away from keyboard“) w statusie
  2. Następnie "re" ("back")
  3. Gotowe.

Pomiędzy nimi zarządzam swoimi zadaniami w Zoho, w Google Docs lub w wirtualnym planie redakcyjnym. Od dziewięciu lat pracuję całkowicie z domu. Ale nawet w lokalnej firmie nie chciałbym się obejść bez wymienionych tu aplikacji.

Z kolegami widuję się regularnie - w tej chwili niestety tylko wirtualnie poprzez wideokonferencję. Dzięki odpowiednim narzędziom szybciej przyzwyczaisz się do pracy w domowym biurze. I stopniowo staje się coraz bardziej wydajny. Mimo to, nie mogę się doczekać powrotu do Münster tak szybko, jak to możliwe. Dla mnie osobiście żadne narzędzie na świecie nie zastąpi kontaktu z zespołem.

Pytania dotyczące narzędzi Homeoffice

Jakich narzędzi używasz do pracy w domu? Masz jakieś pytania? Zapraszamy do skorzystania z funkcji komentarza. Chcesz być informowany o nowych artykułach dla freelancerów i agencji? Obserwuj nas na Twitterze, Facebooku lub poprzez nasz Newsletter.

Spodobał Ci się ten artykuł?

Zostawiając opinię pomożesz nam udoskonalać publikowane przez nas treści.

Napisz komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.