Zrób więcej i mniej się stresuj: Te narzędzia ułatwiają życie profesjonalistom WP

Leefke Krönke Ostatnia aktualizacja 23.01.2020
7 Min.
Narzędzia

Od przedsiębiorcy do doświadczonej agencji, coraz więcej osób korzysta z praktycznych narzędzi zarządzania. Jednak ci, którzy są bardzo zmotywowani do zapisania się na dziesiątki narzędzi, nie stają się automatycznie bardziej produktywni. Lea z elsch&fink, WordPress agencji z Munster w Niemczech, oferuje wgląd w jej codzienne życie i pokazuje, jakie narzędzia pomagają utrzymać firmę pod doskonałą kontrolą.

Trello, Moco, Basecamp, Asana, Dapulse, ActiveCollab, Wrike, Zapier, Jira, Taskworld, Freedcamp, Slack , Zenkit and Co.: To nie są ani zespoły undergroundowe, ani Pokémon, ale aplikacje i narzędzia do zarządzania, które mają uprościć nasze życie.

Organizacja i zarządzanie są ważne w projektach internetowych każdej wielkości. Ale same narzędzia nie zdziałają cudów. Ponieważ tylko ci, którzy mają do czynienia z nowym narzędziem i włączają je do naturalnego obiegu pracy, mogą z niego korzystać w sposób opłacalny, oszczędzający czas i produktywny.

Dlatego dziś chcę Wam pokazać, jak wygląda nasze codzienne życie w agencji. elsch&fink i powiedzieć, jakich narzędzi używamy, aby ...

  • ...inspiracja i wkład
  • ...komunikacja wewnętrzna
  • ...nasze zarządzanie projektami

... wydajnie i rozsądnie.

1. gromadzenie świeżych pomysłów i określanie trendów

Ręce rysują mapę myśli na kartce papieru kolorowymi pisakami.

Jeśli projektujesz strony internetowe, które wyglądają tak, jakby zostały stworzone w 1998 roku, klienci będą odchodzić całymi rzeszami. Projektanci i twórcy koncepcji muszą tworzyć swoje projekty trzymając rękę na pulsie czasu, rozpoznawać trendy, a jednocześnie wyróżniać się z tłumu. Szczególnie ludzie z branży cyfrowej żyją z ciągłego wkładu w rozwój niezwykłych i nowych pomysłów.

Ale nawet jeśli jesteś odpowiedzialny za technologię, programowanie lub użyteczność, powinieneś być świadomy najnowszych aktualizacji zabezpieczeń, świeżo odkrytych powierzchni ataku WordPress lub najnowszych wyników badań użytkowników.

Prostym i niezwykle praktycznym narzędziem do zbierania ciekawych artykułów jest Feedly. Nawet w darmowej wersji, możesz śledzić do 100 publikacji i blogów oraz tworzyć tematyczne kanały informacyjne. W ten sposób zawsze otrzymujesz wszystkie treści z ulubionych źródeł połączone w pakiet i dostarczane w czasie rzeczywistym.

Wniosek jest taki: Jeśli dobrze wykonujesz swoją pracę i pozostajesz na bieżąco, będziesz miał do czynienia z tonami treści każdego dnia. Ale gdzie trzymać to, co jest szczególnie przydatne?

Uporaj się z nadmiarem informacji dzięki aplikacjom do notatek

Dla wielu przedsiębiorców i specjalistów internetowych aplikacje do robienia notatek, takie jak Evernote czy OneNote, sprawdziły się doskonale. Dzięki tym poręcznym narzędziom możesz organizować i bezpośrednio edytować swoje pomysły, notatki i treści, które napotkasz w biuletynach, kanałach i tym podobnych. Dzięki synchronizacji między wszystkimi urządzeniami możesz również przechwytywać spontaniczne pomysły i kontakty w jednym centralnym miejscu, będąc w podróży.

Do dzielenia się ciekawymi treściami w dużych grupach lub z konkretnymi współpracownikami używamy naszego wewnętrznego narzędzia komunikacyjnego w agencji, o którym za chwilę.

W zasadzie nie ma znaczenia, czy zapisujesz swoje znaleziska i pomysły w aplikacji, w zakładkach przeglądarki, czy w starym, dobrym notatniku.

Najważniejsze jest to, że nie tylko zachowujesz nowo zdobytą wiedzę, ale także przetwarzasz ją i przenosisz do swojego biznesu.

Bo jeśli przegapisz łódź na bieżących trendów i rozwoju, może skończyć się zawieszenie firmy dość szybko.

2. oszczędność czasu i nerwów dzięki sprawnej komunikacji

Skrzynka pocztowa wypchana gazetami.

Szczególnie w biznesie cyfrowym ważna jest możliwość szybkiej, elastycznej i niezawodnej komunikacji z własnym zespołem i klientami. W wielu przypadkach e-mail nie jest już w stanie tego zrobić.

Wszyscy znamy problem całkowicie przepełnionych skrzynek odbiorczych, w których ważne wiadomości giną beznadziejnie wśród spamu, newsletterów i okólników z wewnętrznej listy dystrybucyjnej.

Rozwiązanie: narzędzie czatu do komunikacji wewnętrznej. Szczególnie w przypadku krótkich zapytań, spontanicznych zmian lub informacji dla określonych zespołów, narzędzie komunikacyjne oferuje ogromną wartość dodaną.

Krótkie i szybkie kanały komunikacji dzięki Slack

W agencji do komunikacji wewnętrznej używamy wyłącznie narzędzia do przesyłania wiadomości Slack . Również w WordPress wspólnota wszystkie ustalenia, spotkania i projekty są obsługiwane całkowicie przez Slack . Podobnie, komunikator sprawdził się już przy dużych firmy, agencje oraz freelancerzy udowodnione.

Zalety strony Slack w skrócie:

  • Skrzynka odbiorcza pozostaje wolna dla ważnych e-maili od klientów i partnerów współpracy.
  • Wszystkie komunikaty są dokumentowane centralnie. Na przykład, wyrobiliśmy sobie nawyk publikowania krótkich protokołów po spotkaniach na odpowiednim kanale Slack .
  • Optymalnie, dzięki tematycznym kanałom czatu, wszyscy otrzymują tylko istotne wiadomości i są mniej rozproszeni od pracy.
  • Głupie filmiki, GIF-y i inne są zebrane w jednym miejscu: w "Leisure Channel".

Nawet narzędzie do czatowania ma pułapki produktywności

Dzięki komunikatorowi takiemu jak Slack , zespół może być tylko tak szybki i elastyczny, jak pozwala na to najwolniejszy członek zespołu. Z tego powodu wprowadzenie nowego narzędzia powinno być dobrze zaplanowane i uzgodnione z całym zespołem.

Kolejnym wyzwaniem jest znalezienie optymalnej liczby kanałów Slack . Jeśli kanałów jest zbyt wiele, istnieje ryzyko, że wiele spraw będzie omawianych dwukrotnie, a komunikacja nie będzie o wiele bardziej efektywna niż w przypadku e-maili. Z drugiej strony, zbyt mała liczba kanałów spowoduje, że będziesz rozpraszany przez wiele wiadomości, które nie są dla Ciebie istotne.

Aby uniknąć tych błędów, cała struktura komunikacji powinna być regularnie oceniana i dostosowywana.

3. jak okiełznać bestię zarządzania projektami za pomocą tylko dwóch narzędzi

Mnóstwo karteczek samoprzylepnych na tablicy.

Moglibyśmy wypełnić całe książki o próbach poradzenia sobie z własnym zarządzaniem projektami jako początkująca agencja. Zarządzanie projektami jest niezwykle rozległe i stanowi samodzielną dziedzinę wiedzy.

Celem narzędzia do zarządzania projektami jest zawsze centralizacja planowania i organizacji zadań.

Aby zespół mógł pracować wydajnie, każdy z jego członków potrzebuje przeglądu: Gdzie jest projekt? Co należy zrobić i kto jest za to odpowiedzialny? Czy nadal mieścimy się w budżecie? Zwłaszcza w przypadku projektów z kilkoma WordPress stronami, szybko osiągniesz swoje granice bez narzędzia.

Nie znajdziesz idealnego narzędzia z dnia na dzień

Oprócz w pełni funkcjonalnych i bardzo złożonych narzędzi, takich jak Redbooth oraz Basecamp na rynku dostępne są również bardziej oszczędne alternatywy, w tym Trello, Hygger i tym podobne. Te w szczególności są świetne, jeśli nie chcesz zadzierać z skomplikowanymi funkcjami lub uniknąć stromej krzywej uczenia się.

W przypadku bardzo podstawowych wymagań zazwyczaj wystarcza narzędzie, które umożliwia definiowanie zadań, ustalanie terminów i przypisywanie osób odpowiedzialnych, np. w formie list kontrolnych. Co więcej, wszyscy członkowie zespołu powinni mieć do niego dostęp lokalny i mobilny jednocześnie.

Zaczęliśmy od analogowego systemu nutowego, pogubiliśmy się w chaosie, testowaliśmy różne narzędzia (Jira zbyt skomplikowane, Asana zbyt proste w tamtym czasie, Basecamp jakoś nie w naszym stylu, ActiveCollab dobre, ale nie wystarczająco dobre) i w końcu zdecydowaliśmy się na połączenie Trello i Moco zakończył.

Moco pomaga w akwizycji, śledzeniu czasu pracy i rozliczeniach

Używamy Moco jako...

  • ... bardzo prosty system dla CRM do przechowywania adresów i powiązania ich z projektami.
  • ... narzędzie akwizycyjne do tworzenia i zarządzania ofertami. W ten sposób na bieżąco śledzimy postępy naszych procesów akwizycyjnych.
  • ... narzędzie do śledzenia naszych projektów: Dzięki temu możemy zawsze mieć na uwadze budżet poszczególnych projektów.

Korzystanie z Moco jest stosunkowo proste i nie wymaga zbyt wielu szkoleń. Z Trello jest jednak trochę inaczej.

E-Book WooCommerce

Trello pomaga w zarządzaniu zadaniami

Trello jest w zasadzie narzędziem do tworzenia list rzeczy do zrobienia, którego struktura przypomina zbiór dużych pinboardów: Każdy pinboard (nazywany w Trello "tablicą") jest projektem. Na nim wiszą listy z poszczególnymi kartami. Na każdej karcie znajduje się zadanie, do którego możesz przypisać termin realizacji oraz członka zespołu.

Sekret Trello: Zasada Kanban

Podobnie jak Hygger, Trello bazuje na systemie Kanban, który wywodzi się z Japonii. "Kanban" oznacza coś w rodzaju "tarcza, karta". Celem całego przedsięwzięcia jest utrzymanie procesów tak szczupłych, zwinnych i szybkich, jak to tylko możliwe.

Idea, która za tym stoi jest dość prosta:

  1. Mapy: Projekt jest podzielony na zadania. Dla każdego zadania tworzona jest indywidualna mapa.
  2. Listy: Na tablicy projektu tworzone są listy, zwykle nazywane "Do zrobienia", "W trakcie realizacji" i "Gotowe". System można oczywiście uzupełnić, np. o listę "Oczekiwanie na informację zwrotną".
  3. Edytowanie: Zespoły i pracownicy mogą teraz samodzielnie przeciągać karty z zakładki "Do zrobienia", przenosić je do zakładki "W trakcie realizacji", a po zakończeniu pakietu pracy do zakładki "Wykonane".

Taki sposób pracy oznacza, że każdy zaangażowany w projekt ma zawsze wgląd w jego aktualny status. Wysoki poziom osobistej odpowiedzialności sprawia, że członkowie zespołu są zmotywowani.

Aby uniknąć zatorów w procesie, każdy może pracować tylko nad ograniczoną liczbą zadań. Tam, gdzie pojawiają się wąskie gardła, konieczna jest elastyczna restrukturyzacja. Regularne spotkania statusowe wspierają komunikację w zespole.

Trello jest również odpowiednie bez Kanbana

System Kanban jest szczególnie przydatny w przypadku mniejszych projektów. Kiedy tworzymy duże i skomplikowane WordPress strony internetowe, nie wystarczy jedna tablica. Potrzebnych byłoby tu tak wiele różnych tablic, że poszczególne zespoły nie miałyby już przeglądu. A gdybyśmy mieli osobną tablicę dla każdego zespołu, nikt nie byłby w stanie śledzić całego projektu.

W rzeczywistości, dlatego nie używamy Trello zgodnie z zasadą Kanban, ale zamiast tego tworzymy listy według obszarów pracy, na przykład projekt, architektura informacji, tekst, technologia i zarządzanie projektem. Podczas regularnych spotkań wymieniamy się tym, nad czym aktualnie pracujemy.

Nieważne, jak będziesz korzystać z Trello: Uzgodnij z zespołem spójny sposób korzystania z niego. Jeśli jeden kolega w projekcie tworzy listy zgodnie z systemem Kanban, a drugi przypina zadania tematyczne, nikt nie jest wyręczany. Trello ma wartość dodaną tylko wtedy, gdy wszyscy stosują ten sam system.

Wniosek: Właściwa aplikacja ma kluczowe znaczenie

To, czego nie powinieneś teraz robić, to w pośpiechu rejestrować się na Moco, Trello, Slack tylko dlatego, że to czytasz. Takie narzędzia są przydatne tylko wtedy, gdy używasz ich mądrze. Znaczenie: Narzędzie musi albo pomóc Ci zaoszczędzić czas, albo znacząco usprawnić proces, aby jego użycie było opłacalne.

Niektóre rzeczy, takie jak używanie wewnętrznego narzędzia do czatowania, działają stosunkowo jednoznacznie. Inne narzędzia wymagają od użytkownika znajomości odpowiednich procesów i metod. Zawsze należy rozważyć ten wysiłek w stosunku do korzyści. Czy masz jakieś inne wskazówki dotyczące korzystania z narzędzi do zarządzania, takich jak Trello i tym podobne? Czekam na Wasze komentarze!

Powiązane artykuły

Komentarze do tego artykułu

Napisz komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola obowiązkowe oznaczone są *.