Haki produktywności: więcej zadań do wykonania przy mniejszym stresie

Jan Tissler Aktualizacja w dniu 22.10.2020 r.
7 Min.
być bardziej produktywnym
Ostatnia aktualizacja w dniu 22.10.2020 r.

Są ludzie, którzy niestrudzenie i nieprzerwanie wykonują jedno zadanie za drugim. Ich dni mają chyba ponad 24 godziny. Sprzedali swoje dusze w układzie z diabłem? Czy oni po prostu wiedzą coś, czego ja nie wiem? Moje najlepsze wskazówki, aby pomóc ci być bardziej produktywnym.

Coś lub coś podobnego przechodzi mi przez głowę, gdy widzę bardzo produktywnych ludzi. I rzeczy, które mogą osiągnąć. W międzyczasie nauczyłem się dużo więcej o tym, co sprawia, że sam jestem bardziej produktywny, a co nie. Niektóre z tych rzeczy chciałbym ci tutaj przekazać. Znasz jeszcze kilka sztuczek i sztuczek? Więc cieszę się z tego i lubię dyskutować z tobą w komentarzach.

Wydajność vs. gwar i zgiełk

To będzie wyglądało znajomo: Cały dzień byłeś "zajęty", ale w końcu nie masz poczucia, że nic nie osiągnąłeś. Prawie wcale nie wiesz nad czym pracowałeś. Niektóre miejsca pracy są po prostu takie. Wtedy masz wiele zadań, które nigdy nie są naprawdę skończone. Więc nie masz satysfakcji z tego, że wiesz, że coś po sobie zostawiłeś.

A może byłeś zajęty, tylko nie tymi ważnymi rzeczami. I na tym polega różnica między produktywnością a zgiełkiem: w jednym przypadku załatwiamy sprawy i realizujemy projekty. Z drugiej strony, głównie obserwujemy, że mamy coś do zrobienia - poczuć się lepiej lub móc coś pokazać.

Dlatego świadomie zadaj sobie pytanie, czy w ciągu dnia wykorzystałeś produktywnie ostatnie pół godziny, tzn. czy pracowałeś nad ważnymi projektami i zadaniami. A może naprawdę tylko upewniłeś się, że twój mózg ma coś do zrobienia? Kluczem do większej wydajności jest uświadomienie sobie, że niektóre zadania są ważne, ale nie pilne. Inne są zarówno ważne, jak i pilne. A jeszcze inni nie są żadnymi.

Ustalanie priorytetów projektów
Możesz również szybko i łatwo dokonać priorytetyzacji w kalendarzu.

Powinieneś odpowiednio zaplanować swój czas. I jeśli łatwo się rozpraszacie, to powinniście świadomie wyeliminować zwykłe rozpraszanie uwagi. Na przykład, ustawiając swój smartfon na "Nie przeszkadzać". Zobacz też nasze Wskazówki dotyczące pracy zdalnej.

Ustalić priorytety: Największa ropucha jest na pierwszym miejscu

Czasami są zadania, które są ważne i pilne, ale których tak naprawdę nie chcesz robić. Zeznanie podatkowe należy do tej kategorii dla niektórych osób.

Znalazłem dla siebie prostą sztuczkę: Im większy mój opór wobec zadania, tym wcześniej muszę je wykonać. Ponieważ mamy tylko ograniczoną podaż oporu i "ugryzienia" w ciągu dnia. Rano jesteśmy jeszcze świeża i pełna energii. Po południu, sprawy mogą wyglądać zupełnie inaczej.

Istnieją dwie zalety natychmiastowego wykonywania nieprzyjemnych zadań:

  • Ponieważ jestem wciąż świeży umysłowo, podchodzę do nich z maksymalną energią. W ten sposób kończą się o wiele szybciej niż po południu. Bo wtedy mój mózg ciągle szuka wymówek, by być zajętym czymś innym.
  • Mam poczucie sukcesu natychmiast w ciągu dnia, ponieważ udało mi się pokonać mojego wewnętrznego drania. Idealnie, ten pęd pomaga mi w innych codziennych sprawach.

Długie projekty, krótkie sprinty

Wiele z moich zadań jest wykonalnych w zakresie. Są one mierzone w godzinach lub dniach, ale rzadko w tygodniach, a nawet miesiącach. Kiedy mam już projekt długoterminowy, ustalam dla niego jasno określony czas na każdy dzień roboczy.

Kiedy potrzebuje całej mojej uwagi i kreatywności, to jest rano. Jeśli jest to bardziej pilna praca, która nie wymaga twórczego opanowania, robię to po południu. Ale w obu przypadkach jest to ważne: staram się utrzymać stały czas i długość pracy. Zawsze zadziwiające jest to, jak wiele mogę osiągnąć, jeśli będę nad tym stale pracować przez godzinę każdego dnia.

Praca trwa tak długo, jak długo ją dajesz

Tak czy inaczej, dobrze jest zastanowić się nad tym, ile czasu chcesz na to poświęcić, zanim zaczniesz robić to, co robisz. Jestem pewna, że już tego doświadczyłaś: Robienie rzeczy do zrobienia zajmuje ci zazwyczaj godzinę, ale jeśli masz tylko pół godziny, zrobisz to.

Wskazówka: Pracujesz jako freelancer? Istnieje też szereg czynników stresowych, które nie muszą być. Powiem ci, jak unikać typowych błędów freelancerów w tym artykule.

Tutaj oczywiście ważne jest, aby ustalić właściwe priorytety: Jest to kwestia wyraźnego ograniczenia właśnie tych zadań, które w niewielkim stopniu przyczyniają się do naszej wydajności. Albo które nie są naprawdę ważne.

Wspaniały świat rejestracji czasu

Obejmuje to również dowiadywanie się więcej o tym, z czym tak naprawdę spędzasz swój czas. Śledzenie czasu to także coś, co niektórzy walczą z zębami i paznokciami. To dlatego są Narzędziaale czasami wystarczy zwykły arkusz kalkulacyjny.

Dzięki funkcji śledzenia czasu, możesz szybko i wyraźnie dowiedzieć się, w które czarne dziury znika Twoja wydajność. Jesteśmy otoczeni przez rozpraszanie uwagi. A wiele urządzeń i usług cyfrowych celowo stosuje te same sztuczki co kasyna. Już teraz sprawdzamy naszą skrzynkę e-mail lub "szybko" na Twitterze. Często nie zdajemy sobie z tego sprawy.

Brak napięcia bez rozluźnienia

Jednocześnie, nie staniesz się bardziej produktywny, koncentrując się wyłącznie na pracy bez odpoczynku i rozpraszania uwagi. Twój mózg również potrzebuje chwil relaksu. Czasami musimy naładować nasze akumulatory. Nuda jest cenna!

Ważne jest to, że wszystko ma swój czas. Jak wiadomo, polscy praca to praca, a gorzałka to gorzałka. Powiedz: Wykonajcie swoje zadanie, a następnie świadomie wynagrodzicie się przerwą.

Prawie magiczny "przepływ"

Czasami doświadczysz, że pracujesz produktywnie i czas leci. Lecisz dosłownie w kierunku celu w tunelu warp. Innymi słowy, jesteś "w ruchu". To uczucie pojawia się, gdy możemy bez przeszkód poświęcić się zadaniu, które nas interesuje i stawia przed nami wyzwania.

Od czasu do czasu ten przepływ wymaga trochę popychania. Napiwek, który dobrze mi działa: Dajcie mu najpierw ograniczoną ilość czasu, powiedzmy 30 minut. Przy odrobinie szczęścia będę w strumieniu przed tym. I wtedy za godzinę będę mógł zrobić to, co odkładałem na kilka dni. A jeśli nie, to pracuję nad tym od co najmniej 30 minut - to lepsze niż nic!

Dobrze zaplanowane jest w połowie zrobione

Często zaleca się zaplanowanie następnego dnia roboczego z wyprzedzeniem - albo pod koniec bieżącego dnia roboczego, albo wieczorem. Argumentem jest to, że od razu wiesz, co musisz zrobić rano. I od razu wykorzystujesz swoją świeżą energię do wydajnej pracy.

plansza kanbana
Planowanie na tablicy projektowej

Kolejna sprawa: Nigdy nie planuj całego dnia pracy. Zawsze coś się pojawia. Albo twoje zadania mogą trwać dłużej niż się spodziewałem. Jeśli każdego dnia uda ci się zrobić o wiele mniej, niż planowałeś, sfrustrustrujesz się. Zasada jest taka: możesz zaplanować dwie trzecie swojego czasu solidnie, ale nie więcej.

Wskazówka bonusowa: "Technika Pomodoro

Jak zauważyłeś, w tym artykule nie przechodzę do żadnego systemu produktywności jak Załatwianie spraw (GTD) dalej. Niektórzy przysięgają na to. Nie działa to dla mnie zbyt dobrze: czuję, że radzę sobie i sortuję swoje rzeczy bardziej niż w rzeczywistości. Oczywiście, to może być dla ciebie zupełnie inne.

Tak czy inaczej, sensowne jest zabranie dobrych elementów z takich systemów, które działają dla Ciebie. Na przykład, jednym z podstawowych pomysłów GTD jest stworzenie stałego miejsca dla zadań i pomysłów, zamiast chcieć mieć wszystko w głowie. Zaletą jest to, że mózg wydaje mniej mocy obliczeniowej na nie zapominając o dotychczasowych dokonaniach. Zamiast tego może skoncentrować się na ważnych zadaniach lub odzyskać nieobciążonych. Dla mnie, to miejsce przechowywania jest Todoistka. Istnieją dziesiątki alternatyw.

Jedną z pomocy produktywności, z której osobiście dużo wyciągnąłem, jest "technika Pomodoro". Wraca do Francesco Cirillo, który użył budzika kuchennego, aby podzielić swoją pracę na wyraźne okresy czasu. Podstawowa idea: pracujesz w 25-minutowych odcinkach, po których następuje 5-minutowa przerwa. Po ukończeniu czterech takich sekcji, robisz dłuższą przerwę, na przykład 20 minut. Możesz oczywiście dostosować te wartości. Należy jednak kontrolować odstępy czasowe i robić regularne przerwy - bo na tym właśnie polega prawdziwa siła.

Ważne jest również to, że każda sekcja poświęcona jest dokładnie jednemu, zdefiniowanemu wcześniej zadaniu. Zauważasz wewnętrzne lub zewnętrzne czynniki rozpraszające i odkładasz je na przerwę lub włączasz je do planowania na późniejszy czas.

Na początku dnia (lub jak wspomniano powyżej dzień wcześniej) planujesz swoje plany na najbliższe dni. Jednocześnie określasz ile czasu (ile sekcji/Pomodoros) planujesz dla każdej z nich. Po każdym odcinku umieszczasz znak kontrolny obok swoich zadań do wykonania i sprawdzasz, jak długo nad nim pracujesz.

Więcej struktury dla Twoich zadań

To podejście łączy w sobie wiele wskazówek, o których tu pisałem:

  • Duże zadania są podzielone na wykonalne mniejsze części, co czyni je bardziej strawnymi.
  • Łatwiej jest skoncentrować się na jednym zadaniu przez 25 minut, nawet jeśli jesteś szybko rozproszony.
  • W tym samym czasie uczysz się, jak długo trwają pewne czynności. Wtedy można je albo zoptymalizować, albo przynajmniej bardziej realistycznie oszacować. Taki Obliczanie czasu jest szczególnie ważna dla osób pracujących na własny rachunek, dla których czas to dosłownie pieniądze.
  • Dzięki planowaniu z wyprzedzeniem, w tym zarządzaniu czasem, masz pewność, że nie bierzesz na siebie więcej niż jesteś w stanie faktycznie zarządzać.
  • W końcu, system dba o to, żebyś zrobił sobie przerwę. Przyjęte: ...czasami je ignoruję, gdy jestem w ruchu.

Ogólnie rzecz biorąc, ja też nie używam tej techniki do listu, ponieważ nie odpowiada mi ona osobiście. Jednocześnie jednak wiele elementów z czasem stało się dla mnie drugą naturą. Na przykład, teraz automatycznie mam na myśli, jak długo chcę pracować nad jakimś zadaniem.

Moja konkluzja

Jedna rzecz, o której prawie nie wspomniałem w tym artykule Narzędzia. Oczywiście wokół produktywności są dziesiątki, setki aplikacji i usług. Zobacz nasz artykuł Narzędzia dla WordPress-profesjonalistów.

Narzędzia mogą być bardzo pomocne. Ale są one również doskonałym sposobem na odwrócenie uwagi od ważnych i pilnych spraw. Tak, używam Todoika, jak wspomniano powyżej. Inni w tym samym celu mają na swoim komputerze plik tekstowy. Niektórzy używają pozycji kalendarza. Jeszcze inni używają długopisu i papieru. Albo tablicę.

To wszystko jest drugorzędne. Ważne jest, aby najpierw dowiedzieć się, co pomaga, a co hamuje Twoją wydajność. Kiedy już to zrobisz, sam znajdziesz odpowiednie narzędzia i pomoce.

Jaką produktywność znasz? Jakie masz pytania? Proszę skorzystać z funkcji komentarza. Chcesz uzyskać więcej wskazówek dla freelancerów i agencji? Następnie podążaj za nami dalej Twitter, Facebook albo o naszym Newsletter.

Zdjęcia: Carl Heyerdahl, Javier Quesada, Kaleidico

Jan jest dziennikarzem internetowym i specjalistą od publikacji cyfrowych z ponad 20-letnim doświadczeniem zawodowym. Firmy rezerwują go jako autora, konsultanta lub redaktora naczelnego. Jest również założycielem i jednym z redaktorów magazynu UPLOAD. Zdjęcie autorstwa fotografa: Patrick Lux.

Artykuły pokrewne

Komentarze do tego artykułu

Napisz komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola oznaczone są * Zaznaczone.