Dzięki odpowiednim narzędziom do zarządzania projektami możesz poprawić komunikację w zespole, stworzyć dokumentację projektu, uniknąć dublowania pracy, monitorować harmonogram, a przede wszystkim zaoszczędzić mnóstwo czasu. Przedstawiamy ci najważniejsze narzędzia.

Narzędzia do zarządzania projektami minimalizują zbędne, ręczne zadania. Dzięki nim nie gubisz się w niekończących się rozmowach mailowych, z których połowa nie zostaje dokończona. Jednak przy tak wielu narzędziach do zarządzania projektami do wyboru, powinieneś dokładnie rozważyć, które z nich jest najlepsze dla twoich potrzeb.

Asana

Asana jest bardzo popularnym narzędziem do zarządzania projektami, ma całą listę przydatnych funkcji. W Raidboxes pracujemy również z Asaną (wcześniej z Zoho). Łatwo jest się jej nauczyć i używać. Interfejs skupia się na najważniejszych punktach, dzięki czemu kamienie milowe i centralne elementy projektów są zawsze widoczne.

Aplikacja umożliwia organizowanie długoterminowych celów na osi czasu lub przełączanie się na widok listy dla członków zespołu, który pokazuje zadania każdej osoby. Dostępny jest również widok tablicy, w którym możesz zobaczyć ogólny widok wszystkich projektów. Jest to więc idealne rozwiązanie dla agencji ze średnimi lub dużymi zespołami i równoległą pracą z klientami.

Asana nie tylko pokazuje ci dokładnie, nad jakimi zadaniami pracuje każdy członek zespołu, ale także pozwala ci na graficzny podgląd obciążenia pracą każdej osoby. Możesz także przypisać każdemu zadaniu obciążenie pracą, aby nadać priorytet temu, co jest Ci potrzebne szybko, a co może poczekać.

Asana nie posiada natywnego fakturowania ani raportowania granularnego. Ale ma możliwość integracji z aplikacjami innych firm, aby dodać te funkcje. Narzędzie występuje w następujących wariantach:

• Podstawowe: Możesz wprowadzać zadania w widoku listy, tablicy i kalendarza, przypisywać członków zespołu i terminy. Obejmuje korzystanie z aplikacji mobilnych i rozszerzenia Chrome dla maksymalnie 15 członków zespołu.
• Premium: Ten wariant oferuje Ci pola własne, widok osi czasu, zaawansowane wyszukiwanie i raporty oraz możliwość dodawania gości. Także możliwość tworzenia reguł, dodawania formularzy i celów pośrednich, konsola zarządzania oraz strefy dla prywatnych projektów i zespołów.
• Business: Wprowadza śledzenie obciążenia pracą, portfele, niestandardowe reguły, zaawansowane zatwierdzenia i możliwość integracji dodatkowego oprogramowania.
• Enterprise: Według dostawcy, posiada m.in. indywidualny branding, rozszerzone wsparcie &ing, eksport i usuwanie danych oraz gwarantowany czas pracy.

Ponieważ poszczególne plany ulegają okresowym zmianom, prosimy o zapoznanie się z odpowiednim zakresem usług. Możesz też przez pewien czas wypróbować bezpłatnie niektóre z opisanych tu narzędzi do zarządzania projektami. Koniecznie skorzystaj z tej możliwości, ponieważ nie wszystkie zespoły radzą sobie równie dobrze z każdym oprogramowaniem.

Trello

Jeśli szukasz programu do zarządzania projektami, który jest przyjazny dla użytkownika i najłatwiejszy do opanowania, powinieneś wypróbować Trello. Interfejs użytkownika Trello oparty na kartkach jest zazwyczaj natychmiastowo znany tym, którzy przywykli do "organizowania" swojego miejsca pracy za pomocą karteczek samoprzylepnych. Najważniejsza różnica między systemem kart Kanban w Trello a Twoim prawdopodobnie niezbyt przejrzystym miejscem pracy polega na tym, że aplikacja organizuje wszystko za Ciebie. I że nic nie może się zgubić.

Możesz również dodawać załączniki i wykorzystać niemal nieograniczoną przestrzeń na komentarze w obrębie każdej karty. Widok Trello jest ułożony pionowo, co ułatwia wizualizację projektów, list zadań w ramach projektu, podzadań itp. Dzięki temu łatwiej będzie Ci się odnaleźć.

Dzięki temu dostęp do Trello - i wszystkich innych narzędzi o podobnej strukturze - jest wyjątkowo intuicyjny. Lewa kolumna oznacza pracę, która ma być przydzielona, następnie przeciągasz karty z poszczególnymi zadaniami do następnej kolumny po prawej stronie, aby rozdzielić i rozpocząć trwające zadania, potem przeciągasz je o kolejną kolumnę dalej, kiedy są sprawdzane lub kończone, i tak dalej. Asana działa podobnie.

Prostota Trello jest jednocześnie jego największą wadą. Ponieważ planowanie projektu Kanban jest funkcją centralną. Bez możliwości przełączenia się na inne struktury, takie jak rozszerzony widok kalendarza czy rozbudowany wykres Gantta. Niemniej jednak prosta obsługa i niska cena sprawiają, że Trello jest pomocnym narzędziem dla wielu firm.

Microsoft Project i Microsoft Teams

Microsoft Project jest jedną z najbardziej wszechstronnych platform zarządzania projektami. Dzięki MS Project kierownicy projektów z małych i dużych firm mają szeroki zakres możliwości planowania pracy i rozdzielania zadań między zespoły. Obejmuje to różne wizualne reprezentacje Twoich projektów.

Na przykład narzędzie pozwala użytkownikom prezentować swoje projekty za pomocą dostosowywanych wykresów Gantta. Niektórzy preferują tę wizualizację do przydzielania zasobów i planowania przepływu pracy w czasie.

Project wykracza daleko poza możliwości wielu konkurencyjnych programów, jeśli chodzi o dodatkowe funkcje planowania projektów. Zestaw narzędzi do budżetowania umożliwia na przykład obliczanie wartości zarobionej, która pokazuje szacunkowe koszty i przychody danego projektu. Dla niektórych jest to bezużyteczne przeciążenie, dla innych - obowiązek. Wszystko zależy od średniej wielkości twoich projektów. Zależy to również od poziomu profesjonalizmu, jakiego oczekują od Ciebie Twoi klienci.

Jako pomocnik Project, Microsoft Teams jest popularną aplikacją do przesyłania wiadomości. Jest to szczególnie przydatne, jeśli twoje środowisko pracy jest już dostosowane do produktów Microsoft. Ponieważ można je teraz dość łatwo połączyć.

Slack

Podobnie jak jego kuzyn, Zoom, ma Slack  zyskał ogromną popularność w wyniku pandemii Covid-19. Nagle wszelkiego rodzaju zespoły biurowe zaczęły szukać sposobów na koordynację i komunikację bez konieczności osobistych spotkań. I właśnie do tego idealnie nadaje się Slack.

Niezależnie od tego, czy masz dwuosobowy zespół, czy prowadzisz dużą agencję, Slack usprawni Twoją komunikację dzięki możliwości prowadzenia wielu rozmów w osobnych kanałach, komunikacji prywatnej za pomocą bezpośrednich wiadomości i dzielenia się plikami. Slack jest dostępny w wersji stacjonarnej i mobilnej.

Łatwy w nawigacji układ pokazuje po lewej stronie wszystkie wątki Twoich rozmów, wszystkie kanały lub rozmowy grupowe, do których masz dostęp, oraz wszystkich użytkowników, którzy wysłali Ci bezpośrednio wiadomość. Slack oferuje czaty głosowe i wideo, ale nie zawsze są one szczególnie wytrzymałe. W Raidboxes uwielbiamy korzystać ze Slacka, ale do rozmów wideo przerzuciliśmy się na Google Meet. 

Slack oferuje ograniczoną darmową wersję, aby wypróbować narzędzie jako pierwsze. Ci, którzy są przyzwyczajeni do Slacka, zazwyczaj nie zamierzają się bez niego obyć. Jednak początkujący potrzebują trochę czasu, zanim uświadomią sobie wielkie korzyści płynące z tego narzędzia.

Zapier

Zapier jest prawdopodobnie najbardziej ciekawym i innowacyjnym narzędziem współpracy, ponieważ tak naprawdę nie jest narzędziem współpracy. Zamiast tego łączy dwie lub więcej aplikacji za pomocą "zapsów" i umożliwia im wymianę informacji między sobą. Dzięki temu możesz zautomatyzować wiele czynności, które wcześniej wykonywałeś ręcznie w zespole lub w kontaktach z klientami.

Na przykład, jeśli otrzymasz wiadomość e-mail z załącznikiem, możesz skonfigurować jednoetapowy Zap, który automatycznie skopiuje załącznik do Dropbox i powiadomi Cię za pośrednictwem Slacka. Masz możliwość tworzenia Zapów na podstawie dowolnego wyzwalacza.

Innym przykładem może być skonfigurowanie Zapiera, aby automatycznie zapisywał wydarzenie w kalendarzu członków zespołu, gdy zostanie im przypisana karta z Trello z terminem realizacji. Koniec z "Och! Czy to było do zrobienia dzisiaj? Zapomniałem...". To tylko dwa pomysły z niemal nieskończonych możliwości. Nawet jeśli używasz już narzędzia do zarządzania projektami, w którym brakuje pewnych przepływów pracy, warto przyjrzeć się Zapierowi. Może uda Ci się rozszerzyć istniejące oprogramowanie, tak aby różne narzędzia i procesy "rozmawiały" ze sobą.

Zarządzanie czasem i monitorowanie

Poza pakietami do zarządzania projektami istnieją też wartościowe narzędzia, które pomogą ci kontrolować wszystko i wszystkich. Czasami są one zawarte w większych aplikacjach, czasami jako osobna aplikacja. Jako kierownik projektu w agencji WordPressowej jesteś po uszy w każdym aspekcie pracy swojego zespołu.

Ale nawet jako freelancer musisz mieć na uwadze szerszą perspektywę i być może koordynować zewnętrzne siły i zasoby. W ostatecznym rozrachunku zarządzanie projektem polega na śledzeniu pakietów zadań innych osób. Na pewnym poziomie twoim zadaniem jest zarządzanie tymi, którzy wykonują te zadania.

Zarządzanie czasem, jego rejestracja i monitorowanie stanowią integralną część twojej ogólnej strategii. Dlatego też powinieneś znać odpowiednie narzędzia.

Co oprogramowanie robi dla twojego zarządzania czasem?

Jednym z kluczowych zadań podczas pracy w zespołach rozproszonych jest pytanie: Jak rejestrować godziny przepracowane nad projektem, kiedy pracuje się w różnych miejscach? Albo jeśli angażujesz innych freelancerów lub agencje, którzy również chcą otrzymywać wynagrodzenie?

Nie żyjemy już w świecie, w którym można wyciągnąć zegar. Zamiast tego, prawdopodobnie będziesz miał wykonawców wykonujących wszelkiego rodzaju różne i skomplikowane zadania na całym świecie, a może nawet w różnych strefach czasowych. Czy znasz każdy najmniejszy aspekt pracy przy tworzeniu strony WordPress? Nawet wtedy trudno jest nad wszystkim zapanować.

To właśnie tutaj w grę wchodzi zarządzanie i śledzenie różnych zadań. Porozmawiajmy najpierw o niewygodnej prawdzie: Nikt nie lubi, gdy jego przełożeni zaglądają mu przez ramię, gdy pracuje. Podobnie menadżerowie nie chcą być postrzegani jako ci, którzy trzymają cyfrowy bat i gubią się w mikrozarządzaniu.

Pierwszą rzeczą, jaką pomyślałeś po przeczytaniu nagłówka "Zarządzanie i śledzenie czasu", mogło być coś w stylu: "Nie jesteśmy takim sklepem. Ufam swojej drużynie". Faktem jest jednak, że oprogramowanie do zarządzania czasem przynosi korzyści zarówno programistom i projektantom, jak i osobom zarządzającym.

Przyszłość jest niezależna i samookreślona

Żyjemy w nowej erze, w której rośnie popularność pracy freelancera, podczas gdy liczba stałych miejsc pracy spada. Szczególnie w środowisku agencji WordPress. I nawet tam, gdzie na szczęście nadal dominuje praca zabezpieczona umową, pracownicy chcą więcej swobody. Na przykład w formie pracy zdalnej lub godzin pracy, które rzeczywiście zasługują na miano "elastycznych". Zobacz nasz artykuł na temat zalet i wad dla pracowników i firm.

Oto kilka konkretnych sposobów, dzięki którym zarządzanie czasem i jego śledzenie przynosi korzyści każdemu, niezależnie od tego, jak i gdzie pracuje.

1. Wypłacaj swoim ludziom to, co im się należy

Większość pracowników sektora kreatywnego nie chce klasycznej pracy biurowej, która sprawia, że z utęsknieniem czeka na koniec dnia. Chcą krótszych, bardziej elastycznych godzin pracy. W pracy, w której możesz regularnie podejmować nowe wyzwania, a w zamian otrzymujesz wyższą stawkę godzinową.

Z drugiej strony, dla freelancera często wyzwaniem jest upewnienie się, że wynagrodzenie jest odpowiednie. Wielu twórców sprzedaje się za mało i boi się prosić o rozsądne wynagrodzenie godzinowe. Przecież inni mogliby to zrobić "za mniej". Fakt, że jest to trudne do przeżycia, często bywa pomijane. To samo dotyczy faktu, że możliwe jest znalezienie projektów, które dobrze płacą — jeśli jednocześnie jakość jest odpowiednia, patrz spójne zarządzanie projektem.

Dzięki narzędziom do zarządzania czasem freelancerzy nie muszą się już martwić, czy otrzymują to, co im się należy. Kierownicy projektów nie muszą się martwić, czy godziny wymienione na fakturze zostały rzeczywiście przepracowane. Każdy może spojrzeć na zegar w aplikacji i zobaczyć, co jest do zrobienia dla danego zadania lub dla danego okresu płatności.

2. Wygodny sposób rozliczania

I nie tylko to. Mając szczegółowe dane, możesz także zapewnić swoich klientów, że płacą za dokładnie to, co zostało zrobione — nie więcej i nie mniej. Któż nie zna nieprzyjemnej sytuacji, gdy musi się tłumaczyć, że wykonanie tego czy innego zadania naprawdę zajęło tyle czasu. To tak jakby powiedzieć: "Nie, nie będziemy dokładać do rachunku".

Zamiast prowadzić tego typu niezręczne rozmowy, większość z nas prawdopodobnie wolałaby po prostu zaokrąglić liczbę godzin. Ale jeśli dane zadanie zajmuje 20 minut dłużej, niż szacowałeś, a twój zespół wykonuje je 10 razy w tygodniu, to jest to 170 płatnych godzin, które oddajesz każdego roku.

Dzięki narzędziom do zarządzania czasem jest o wiele mniej sporów. Możesz odwołać się do raportu i pokazać swojemu podopiecznemu, ile dokładnie czasu zajęło wykonanie poszczególnych części. I nie kierujesz się ich szacunkami czy przybliżeniami. Jest to szczególnie pomocne, gdy pracuje dla Ciebie kilku zewnętrznych freelancerów.

3. Cała praca jest rozliczona

Mówiąc o zwinnym zespole, który jest w ciągłym ruchu, zadajmy szybkie pytanie: Ilu z was nie robiło rzeczy związanych z pracą w pociągu, na siłowni lub podczas śniadania? Może nawet na swoim smartfonie?

Freelancerzy i wielu pracowników branży kreatywnej są przyzwyczajeni do korzystania z aplikacji na swoich telefonach komórkowych, tabletach i komputerach. Ponadto, śledzenie czasu pracy pozwala również na śledzenie pracy, która w przeciwnym razie może pozostać niezauważona: Czytanie i odpowiadanie na e-maile, odpowiadanie na pytania klientów poprzez Slack lub rozmowę wideo, utrzymywanie oprogramowania do zarządzania projektami, i tak dalej, i tak dalej.

Dzięki oprogramowaniu do śledzenia czasu pracy Ty i Twoi pracownicy otrzymujecie wynagrodzenie za wszystkie dodatkowe minuty, które przepracowali tu i tam. To są minuty, które sumują się w godziny szybciej niż myślisz.

4. Miej oko na budżet

Kiedy rozpoczynamy fazę produkcyjną nowego projektu, większość z nas ma tendencję do przyprowadzania na pokład kilku freelancerów w przypływie entuzjazmu. Albo ludzi z innych drużyn. Aby uruchomić projekt i zakończyć go na czas.

Jednak takie podejście może szybko wymknąć się spod kontroli. Próba pogodzenia godzin pracy osób z zewnątrz z godzinami pracy pracowników wewnętrznych może być koszmarem: Wtedy koszty szybko wymykają się spod kontroli. I w końcu rozwalasz budżet, który ustalili twoi klienci.

Dzięki właściwemu zarządzaniu czasem masz wszystkie liczby tuż przed sobą, najlepiej na czytelnym pulpicie. W ten sposób będziesz mógł zdjąć nogę z gazu, jeśli liczba rozliczanych godzin wymknie się spod kontroli. Albo odwrotnie, możesz zaangażować do projektu kilka dodatkowych osób.

5. Składaj dokładniejsze oferty

Czy znasz sytuację, w której twój zespół ciągle przekracza szacunkowe wartości zadań, etapów, a nawet całych projektów? Narzędzia do zarządzania czasem mogą w tym pomóc. Gdy przyzwyczaisz się do używania ich w swoich bieżących projektach, zaczniesz tworzyć zestaw bardziej precyzyjnych ram czasowych. Innymi słowy, zestaw do realizacji pewnych typowych zadań i faz projektu.

Dzięki tym danym będziesz mógł podawać lepsze wyceny, czego oczekują od Ciebie wszyscy klienci. Nie musisz też prosić zespołu o całonocną pracę, bo zbyt optymistycznie oszacowałeś czas. A może by tak nigdy nie musieć mówić: "Jeszcze tylko ten jeden projekt, proszę. Potem będzie lepiej".

Narzędzia do zarządzania czasem

Narzędzia do zarządzania czasem nie są Wielkim Bratem, ale mogą pomóc ci skupić się na pracy. Zmotywuj swoją drużynę, by mówiła o tym w każdej chwili, jeśli nadal czuje się kontrolowana. Bo śledzenie nie przyniesie ci nic dobrego, jeśli ramy nie zostaną zaakceptowane. Czasem wystarczy dostosować regulamin przerw lub włączyć lub wyłączyć pewne aktywności ze śledzenia, aby twoi koledzy i koleżanki czuli się bardziej komfortowo.

Szukasz wsparcia dla swojego zarządzania czasem lub śledzenia czasu? Przyjrzyj się więc m.in. następującym aplikacjom i programom:

• clockodo
• clockin
• askDANTE
• todoist

Dostępnych jest też wiele darmowych narzędzi, w czym pomoże proste wyszukiwanie w wyszukiwarkach internetowych "rejestracja czasu pracy" lub "aplikacja do rejestracji czasu pracy".

Wniosek: Zarządzanie projektem dla WordPress

W tej serii artykułów przedstawiliśmy najważniejsze pojęcia i systemy w nowoczesnym zarządzaniu przepływem pracy i projektami. W każdym z tych kroków należy zwrócić uwagę na to, czy i w jaki sposób możesz uwzględnić potrzeby swoich klientów. I to w każdej fazie projektu, od briefingu do ostatecznego odbioru.

Kiedy już stworzysz sensowny system zarządzania projektami, zastanawiasz się, jak ta praca mogła w ogóle wcześniej funkcjonować. Jako poszukiwany przez agencję lub freelancer zawsze będziesz miał stresujące fazy. Ale dzięki narzędziom i strategiom wymienionym powyżej, możesz lepiej przez nie przejść i będzie ich mniej. Inny miły efekt uboczny: dzięki planowaniu nie będziesz już przyjmował pewnych zadań, bo od razu zdasz sobie sprawę, że nie są tego warte. Albo zaakceptujesz je tylko wtedy, gdy strona zlecająca dostosuje warunki i/lub budżet.

Nasza rada: Wypróbuj różne narzędzia zarządzania projektami i sposoby pracy. Porozmawiaj z innymi agencjami i freelancerami o tym, z czym mieli dobre doświadczenia. Ponieważ to, co podoba się jednej osobie, nie jest odpowiednie dla innej i odwrotnie. Zauważyliśmy, że od czasu zmiany narzędzia zarządzanie projektami przebiega znacznie sprawniej.