Narzędzia do zarządzania projektami dla agencji: Asana, Trello, Slack, Zapier & Co.

Narzędzia do zarządzania projektami dla agencji: Asana, Trello, Slack, Zapier & Co.

Dzięki odpowiednim narzędziom do zarządzania projektami można poprawić komunikację w zespole, tworzyć dokumentację projektową, unikać dublowania pracy, monitorować harmonogram, a przede wszystkim zaoszczędzić mnóstwo czasu. Przedstawiamy najważniejsze narzędzia.

Narzędzia do zarządzania projektami minimalizują zbędne, ręczne zadania. Dzięki nim nie gubisz się w niekończących się rozmowach mailowych, z których połowa nie zostaje dokończona. Jednak przy tak wielu narzędziach do zarządzania projektami do wyboru, powinieneś dokładnie rozważyć, które z nich jest najlepsze dla twoich potrzeb.

Cykl artykułów i e-book na temat zarządzania projektami z WordPress

To jest trzecia część naszej serii na temat zarządzania projektami. Możesz również pobrać całą serię jako e-book tutaj. W pierwszych dwóch częściach można przeczytać więcej o WordPress Planowanie projektów celowo oraz o właściwych przepływach pracy dla większej wydajności.

Asana

Asana jest bardzo popularnym narzędziem do zarządzania projektami i ma całą listę przydatnych funkcji. Na stronie Raidboxes obecnie pracujemy również z programem Asana (wcześniej z Zoho). Jest łatwy do nauczenia się i użytkowania. Interfejs skupia się na najważniejszych punktach, dzięki czemu kamienie milowe i centralne elementy projektów są zawsze widoczne.

Aplikacja umożliwia organizowanie długoterminowych celów na osi czasu lub przełączenie się na widok listy dla członków zespołu, który pokazuje zadania każdego z nich. Dostępny jest również widok tablicy, dzięki czemu można zobaczyć ogólny widok wszystkich projektów. Jest to więc idealne rozwiązanie dla agencji o średnich i dużych zespołach i równoległej pracy z klientami.

Asana nie tylko pokazuje ci dokładnie, nad jakimi zadaniami pracuje każdy członek zespołu, ale także pozwala ci na graficzny podgląd obciążenia pracą każdej osoby. Możesz także przypisać każdemu zadaniu obciążenie pracą, aby nadać priorytet temu, co jest Ci potrzebne szybko, a co może poczekać.

Asana Zarządzanie projektami
Raidboxes również planuje swoje treści za pomocą Asany

Asana nie posiada natywnego fakturowania ani raportowania granularnego. Ale ma możliwość zintegrowania aplikacji innych firm, aby dodać te funkcje. Narzędzie występuje w następujących wariantach:

  • Podstawowe: Możesz wprowadzać zadania za pomocą listy, tablicy i widoku kalendarza, przypisywać członków zespołu i terminy. Obejmuje korzystanie z aplikacji mobilnych i rozszerzenia Chrome dla maksymalnie 15 członków zespołu.
  • Premium: Ten wariant oferuje Ci pola własne, widok osi czasu, zaawansowane wyszukiwanie i raporty oraz możliwość dodawania gości. Także możliwość tworzenia reguł, dodawania formularzy i celów pośrednich, konsola zarządzania oraz strefy dla prywatnych projektów i zespołów.
  • Business: Udostępnia śledzenie obciążenia pracą, portfele, niestandardowe reguły, zaawansowane zatwierdzenia i możliwość integracji dodatkowego oprogramowania.
  • Enterprise: według oferenta zawiera m.in. indywidualny branding, rozszerzone wsparcie i kopie zapasowe, eksport i usuwanie danych oraz gwarantowany czas działania.

Ponieważ poszczególne plany ulegają okresowym zmianom, prosimy o zapoznanie się z poszczególnymi zakresami usług. Możesz również wypróbować niektóre z opisanych tu narzędzi do zarządzania projektami za darmo przez jakiś czas. Z pewnością powinieneś to wykorzystać, ponieważ nie wszystkie zespoły radzą sobie równie dobrze z każdym oprogramowaniem.

Trello

Jeśli szukasz oprogramowania do zarządzania projektami, które jest łatwe w użytku i ma najłatwiejszą krzywą uczenia się w porównaniu z innymi, to powinieneś wypróbować Trello. Interfejs użytkownika Trello oparty na karteczkach jest zazwyczaj natychmiast znany tym, którzy przywykli do "organizowania" swojej przestrzeni roboczej za pomocą karteczek samoprzylepnych. Najbardziej znaczącą różnicą między systemem kart kanban Trello a Twoim prawdopodobnie niezbyt przejrzystym miejscem pracy jest to, że aplikacja organizuje wszystko za Ciebie. I że nic nie może się zgubić.

Możesz również dodawać załączniki i wykorzystać niemal nieograniczoną przestrzeń na komentarze w obrębie każdej karty. Widok Trello jest ułożony pionowo, co ułatwia wizualizację projektów, list zadań w ramach projektu, podzadań itp. Dzięki temu łatwiej będzie Ci się odnaleźć.

Dzięki takiemu podejściu dostęp do Trello - i wszystkich innych narzędzi o podobnej strukturze - jest wyjątkowo intuicyjny. Lewa kolumna oznacza pracę, która ma zostać przydzielona, następnie przeciągasz poszczególne karty zadań do następnej kolumny po prawej stronie, aby rozdzielić i rozpocząć trwające zadania, następnie przeciągasz je o kolejną kolumnę dalej, gdy są przeglądane lub kończone, itd. Asana działa dość podobnie, tak na marginesie.

Prostota Trello jest jednocześnie jego największą wadą. Ponieważ planowanie projektu Kanban jest funkcją centralną. Bez opcji przełączania się na inne ramy, takie jak rozszerzony widok kalendarza lub rozbudowany wykres Gantta. Mimo to, prosta obsługa i niska cena sprawiają, że Trello jest pomocnym narzędziem dla wielu firm.

Microsoft Project i Microsoft Teams

Microsoft Project jest jedną z najbardziej wszechstronnych platform do zarządzania projektami. Dzięki MS Project, kierownicy projektów od małych do dużych firm mają szeroki wachlarz możliwości planowania pracy i rozdzielania zadań pomiędzy swoje zespoły. Obejmuje to różne wizualne reprezentacje Twoich projektów.

Przykładowo, narzędzie pozwala użytkownikom na prezentowanie swoich projektów za pomocą konfigurowalnych wykresów Gantta. Niektórzy preferują tę wizualizację do alokacji zasobów i planowania przepływów pracy w czasie.

Project wykracza daleko poza wiele konkurencyjnych programów pod względem dodatkowych funkcji planowania projektów. Zestaw narzędzi do budżetowania pozwala na przykład na obliczanie wartości zarobionej, która pokazuje szacunkowe koszty i przychody danego projektu. Dla jednych jest to bezużyteczne przeciążenie, dla innych obowiązkowe. Wszystko zależy od średniej wielkości Twoich projektów. Ale zależy to również od poziomu profesjonalizmu, jakiego oczekują od Ciebie Twoi klienci.

Microsoft Teams, jako dodatek do Project, jest popularną aplikacją do przesyłania wiadomości. Jest to szczególnie przydatne, jeśli Twoje środowisko pracy jest już dostosowane do produktów firmy Microsoft. Ponieważ można je teraz dość łatwo ze sobą połączyć.

Slack

Podobnie jak jego kuzyn, Zoom, ma Slack  zyskał ogromną popularność w wyniku pandemii Covid-19. Nagle wszelkiego rodzaju zespoły biurowe zaczęły szukać sposobów na koordynację i komunikację bez konieczności osobistych spotkań. I właśnie do tego idealnie nadaje się Slack.

Oprogramowanie Agencji w trakcie testów

Na stronie Raidboxes od dłuższego czasu korzystamy z naszego domowego biura, częściowo lub całkowicie. Jakich narzędzi używamy? A które z nich możemy Wam polecić? Przeczytaj nasze artykuły na temat narzędzi do pracy w domu i przeglądu oprogramowania dla agencji.

Niezależnie od tego, czy masz dwuosobowy zespół, czy prowadzisz dużą agencję, Slack usprawni Twoją komunikację dzięki możliwości prowadzenia wielu rozmów w osobnych kanałach, komunikacji prywatnej za pomocą bezpośrednich wiadomości i dzielenia się plikami. Slack jest dostępny w wersji stacjonarnej i mobilnej.

Łatwy w nawigacji układ wyświetla po lewej stronie wszystkie wątki Twoich rozmów, wszystkie kanały lub rozmowy grupowe, do których masz dostęp, oraz wszystkich użytkowników, którzy bezpośrednio wysłali Ci wiadomość. Slack oferuje czaty głosowe i wideo, ale nie zawsze są one bardzo wydajne. Na stronie Raidboxes uwielbiamy korzystać ze Slacka, ale do rozmów wideo używamy Google Meet. 

Slack  oprogramowanie do współpracy
Slack ułatwia komunikację w rozproszonych zespołach

Slack oferuje ograniczoną darmową wersję, aby wypróbować narzędzie jako pierwsze. Ci, którzy są przyzwyczajeni do Slacka, zazwyczaj nie zamierzają się bez niego obyć. Jednak początkujący potrzebują trochę czasu, zanim uświadomią sobie wielkie korzyści płynące z tego narzędzia.

Zapier

Zapier jest być może najbardziej ciekawym i innowacyjnym z wszystkich narzędzi współpracy, ponieważ nie jest to właściwie narzędzie współpracy. Zamiast tego łączy dwie lub więcej innych aplikacji za pomocą "zapsów" i umożliwia im wymianę informacji między sobą. Pozwala to zautomatyzować wiele czynności, które do tej pory wykonywałeś ręcznie w zespole lub w kontaktach z klientami.

Na przykład, jeśli otrzymasz wiadomość e-mail z załącznikiem, możesz skonfigurować jednoetapowy mechanizm, który automatycznie skopiuje załącznik do Dropbox i powiadomi Cię o tym za pośrednictwem strony Slack . Masz możliwość tworzenia Zapsów w oparciu o dowolny wyzwalacz.

Innym przykładem może być skonfigurowanie Zapiera tak, aby automatycznie zapisywał wydarzenie w kalendarzu członków Twojego zespołu, kiedy karta z Trello z terminem realizacji zostanie przypisana. Koniec z "Och! Czy to było do zrobienia dzisiaj? Zapomniałem...". To tylko dwa pomysły z niemal nieskończonych możliwości. Nawet jeśli używasz już narzędzia do zarządzania projektami, w którym brakuje pewnych przepływów pracy, warto przyjrzeć się Zapierowi. Być może uda ci się rozszerzyć o niego istniejące oprogramowanie, tak by różne narzędzia i procesy "rozmawiały" ze sobą.

Automatyzacja Zapier
Zapier oferuje integrację z wieloma znanymi usługami

Zarządzanie czasem i monitorowanie

Poza pakietami do zarządzania projektami istnieją też wartościowe narzędzia, które pomogą ci kontrolować wszystko i wszystkich. Czasami są one zawarte w większych aplikacjach, czasami jako osobna aplikacja. Jako kierownik projektu w agencji WordPressowej jesteś po uszy w każdym aspekcie pracy swojego zespołu.

Ale nawet jako freelancer musisz mieć na uwadze szerszą perspektywę i być może koordynować zewnętrzne siły i zasoby. W ostatecznym rozrachunku zarządzanie projektem polega na śledzeniu pakietów zadań innych osób. Na pewnym poziomie twoim zadaniem jest zarządzanie tymi, którzy wykonują te zadania.

Zarządzanie czasem, jego rejestracja i monitorowanie stanowią integralną część Twojej ogólnej strategii. Dlatego tutaj również należy znać odpowiednie narzędzia.

Co oprogramowanie robi dla Twojego zarządzania czasem?

Jednym z kluczowych zadań podczas pracy w rozproszonych zespołach jest: Jak rejestrować rzeczywiste godziny przepracowane nad projektem, gdy pracuje się w różnych miejscach? Lub jeśli angażujesz innych freelancerów lub agencje, które również chcą być opłacane?

Nie żyjemy już w świecie, w którym można wyciągnąć zegar. Zamiast tego, prawdopodobnie będziesz miał wykonawców wykonujących wszelkiego rodzaju różne i skomplikowane zadania na całym świecie, a może nawet w różnych strefach czasowych. Czy znasz każdy najmniejszy aspekt pracy przy tworzeniu strony WordPress? Nawet wtedy trudno jest nad wszystkim zapanować.

To właśnie tutaj w grę wchodzi zarządzanie i śledzenie różnych zadań. Porozmawiajmy najpierw o niewygodnej prawdzie: Nikt nie lubi, gdy jego przełożeni zaglądają mu przez ramię, gdy pracuje. Podobnie menadżerowie nie chcą być postrzegani jako ci, którzy trzymają cyfrowy bat i gubią się w mikrozarządzaniu.

Pierwszą rzeczą, jaką pomyślałeś, gdy przeczytałeś nagłówek "Zarządzanie czasem i monitorowanie" mogło być coś w stylu: "Nie jesteśmy tego rodzaju sklepem. Ufam swojej drużynie". Ale faktem jest, że oprogramowanie do zarządzania czasem przynosi korzyści zarówno programistom i projektantom, jak i kierownictwu.

Przyszłość jest niezależna i samookreślona

Żyjemy w nowej erze, w której rośnie popularność pracy freelancera, podczas gdy liczba stałych miejsc pracy spada. Szczególnie w środowisku agencji WordPress. I nawet tam, gdzie na szczęście nadal dominuje praca zabezpieczona umową, pracownicy chcą więcej swobody. Na przykład w formie pracy zdalnej lub godzin pracy, które rzeczywiście zasługują na miano "elastycznych". Zobacz nasz artykuł na temat zalet i wad dla pracowników i firm.

Znalezienie i zatrzymanie pracowników

Przy obecnym niedoborze specjalistów, którzy dogłębnie znają WordPress lub marketing internetowy, Twoja agencja ma wiele do zaoferowania. Pokazujemy, w jaki sposób Raidboxes pozostaje atrakcyjnym pracodawcą. Na przykład poprzez model holokracji, naszą kulturę korporacyjną lub poprzez ukierunkowane promowanie pracy zespołowej.

Oto kilka konkretnych sposobów, w jaki zarządzanie czasem i śledzenie czasu przynosi korzyści każdemu, niezależnie od tego, jak i gdzie pracuje.

1. Wypłacaj swoim ludziom to, co im się należy

Większość pracowników sektora kreatywnego nie chce klasycznej pracy biurowej, w której z utęsknieniem czeka na koniec dnia. Chcą krótszych, bardziej elastycznych godzin pracy. W pracy, w której możesz regularnie podejmować nowe wyzwania, a w zamian otrzymujesz wyższą stawkę godzinową.

Z drugiej strony, dla freelancera często wyzwaniem jest upewnienie się, że wynagrodzenie jest odpowiednie. Wielu twórców sprzedaje się za mało i boi się prosić o rozsądne wynagrodzenie godzinowe. Przecież inni mogliby to zrobić "za mniej". Fakt, że jest to trudne do przeżycia, często bywa pomijane. To samo dotyczy faktu, że możliwe jest znalezienie projektów, które dobrze płacą — jeśli jednocześnie jakość jest odpowiednia, patrz spójne zarządzanie projektem.

Dzięki narzędziom do zarządzania czasem, freelancerzy nie muszą się już martwić o to, czy dostają to, co im się należy. A kierownicy projektów nie muszą się martwić, czy godziny, które są wyszczególnione na fakturze, zostały rzeczywiście przepracowane. Każdy może spojrzeć na zegar w aplikacji i zobaczyć, co jest należne za określone zadanie lub za określony okres płatności.

2. Wygodny sposób rozliczania

I nie tylko to. Mając szczegółowe dane, możesz także zapewnić swoich klientów, że płacą za dokładnie to, co zostało zrobione — nie więcej i nie mniej. Któż nie zna nieprzyjemnej sytuacji, gdy musi się tłumaczyć, że wykonanie tego czy innego zadania naprawdę zajęło tyle czasu. To tak jakby powiedzieć: "Nie, nie będziemy dokładać do rachunku".

Zamiast prowadzić tego typu niezręczne rozmowy, większość z nas prawdopodobnie wolałaby po prostu zaokrąglić liczbę godzin. Ale jeśli dane zadanie zajmuje 20 minut dłużej, niż szacowałeś, a twój zespół wykonuje je 10 razy w tygodniu, to jest to 170 płatnych godzin, które oddajesz każdego roku.

Dzięki narzędziom do zarządzania czasem jest o wiele mniej sporów. Możesz odwołać się do raportu i pokazać swojemu podopiecznemu, ile dokładnie czasu zajęło wykonanie poszczególnych części. I nie kierujesz się ich szacunkami czy przybliżeniami. Jest to szczególnie pomocne, gdy pracuje dla Ciebie kilku zewnętrznych freelancerów.

3. Cała praca jest rozliczona

Mówiąc o zwinnym zespole, który jest w ciągłym ruchu, zadajmy szybkie pytanie: Kto z Was nie robił rzeczy związanych z pracą w pociągu, na siłowni czy podczas śniadania? Może nawet na swoim smartfonie?

Freelancerzy i wielu pracowników branży kreatywnej są przyzwyczajeni do korzystania z aplikacji na swoich telefonach komórkowych, tabletach i komputerach. Ponadto, śledzenie czasu pracy pozwala również na śledzenie pracy, która w przeciwnym razie może pozostać niezauważona: Czytanie i odpowiadanie na e-maile, odpowiadanie na pytania klientów poprzez Slack lub rozmowę wideo, utrzymywanie oprogramowania do zarządzania projektami, i tak dalej, i tak dalej.

Dzięki oprogramowaniu do śledzenia czasu pracy, Ty i Twoi pracownicy otrzymujecie wynagrodzenie za wszystkie dodatkowe minuty, które przepracowali tu i tam. To są minuty, które sumują się do godzin szybciej niż myślisz.

4. Miej oko na budżet

Kiedy rozpoczynamy fazę produkcyjną nowego projektu, większość z nas ma tendencję do przyprowadzania na pokład kilku freelancerów w przypływie entuzjazmu. Albo ludzi z innych drużyn. Aby uruchomić projekt i zakończyć go na czas.

Jednak takie podejście może szybko wymknąć się spod kontroli. Próba zrównoważenia godzin pracy osób "z zewnątrz" z godzinami pracy pracowników wewnętrznych może być koszmarem: Wtedy koszty szybko wymykają się spod kontroli. A ty w końcu rozwalasz budżet, który ustalili twoi klienci.

Dzięki właściwemu zarządzaniu czasem masz wszystkie liczby tuż przed sobą, najlepiej na czytelnym pulpicie. W ten sposób będziesz mógł zdjąć nogę z gazu, jeśli liczba rozliczanych godzin wymknie się spod kontroli. Albo odwrotnie, możesz zaangażować do projektu kilka dodatkowych osób.

5. Składaj dokładniejsze oferty

Czy znasz sytuację, w której twój zespół ciągle przekracza szacunkowe wartości zadań, etapów, a nawet całych projektów? Narzędzia do zarządzania czasem mogą w tym pomóc. Gdy przyzwyczaisz się do używania ich w swoich bieżących projektach, zaczniesz tworzyć zestaw bardziej precyzyjnych ram czasowych. Innymi słowy, zestaw do realizacji pewnych typowych zadań i faz projektu.

Dane te pozwalają na lepsze oszacowanie kosztów, czego oczekują od Ciebie wszyscy klienci. I nie musisz prosić swojego zespołu o całonocną pracę, ponieważ zbyt optymistycznie oszacowałeś czas. A co powiesz na to, żeby już nigdy nie musieć mówić: "Jeszcze tylko ten jeden projekt, proszę. Potem będzie już tylko lepiej".

Narzędzia do zarządzania czasem

Narzędzia do zarządzania czasem nie są Wielkim Bratem, ale mogą pomóc ci skupić się na pracy. Zmotywuj swoją drużynę, by mówiła o tym w każdej chwili, jeśli nadal czuje się kontrolowana. Bo śledzenie nie przyniesie ci nic dobrego, jeśli ramy nie zostaną zaakceptowane. Czasem wystarczy dostosować regulamin przerw lub włączyć lub wyłączyć pewne aktywności ze śledzenia, aby twoi koledzy i koleżanki czuli się bardziej komfortowo.

Szukasz wsparcia dla swojego zarządzania czasem lub śledzenia czasu? Przyjrzyj się więc m.in. następującym aplikacjom i programom:

  • clockodo
  • clockin
  • askDANTE
  • todoist

Dostępnych jest też wiele darmowych narzędzi, w czym pomoże proste wyszukiwanie w wyszukiwarkach internetowych "rejestracja czasu pracy" lub "aplikacja do rejestracji czasu pracy".

Wniosek: Zarządzanie projektem dla WordPress

W tej serii artykułów przedstawiliśmy najważniejsze koncepcje i systemy w nowoczesnym zarządzaniu przepływem pracy i projektami. W każdym z tych kroków należy zwrócić uwagę na to, czy i w jaki sposób można uwzględnić potrzeby klientów. I to w każdej fazie projektu, od briefingu do końcowego odbioru.

Kiedy już stworzysz sensowny system zarządzania projektami, zastanawiasz się, jak ta praca mogła w ogóle wcześniej funkcjonować. Jako poszukiwany przez agencję lub freelancer zawsze będziesz miał stresujące fazy. Ale dzięki narzędziom i strategiom wymienionym powyżej, możesz lepiej przez nie przejść i będzie ich mniej. Inny miły efekt uboczny: dzięki planowaniu nie będziesz już przyjmował pewnych zadań, bo od razu zdasz sobie sprawę, że nie są tego warte. Albo zaakceptujesz je tylko wtedy, gdy strona zlecająca dostosuje warunki i/lub budżet.

Nasza rada: Wypróbuj różne narzędzia zarządzania projektami i sposoby pracy. Porozmawiaj z innymi agencjami i freelancerami o tym, z czym mają dobre doświadczenia. Ponieważ to, co podoba się jednej osobie, nie jest odpowiednie dla drugiej i na odwrót. Zauważyliśmy, że nasze zarządzanie projektami przebiega znacznie sprawniej, odkąd zmieniliśmy nasze narzędzie.

Wasze pytania dotyczące narzędzi do zarządzania projektami dla agencji

Masz pytania dotyczące zarządzania projektami WordPress? Czekamy na komentarze. Interesują Cię aktualne tematy dotyczące WordPress i WooCommerce? Obserwuj stronę Raidboxes na Twitterze i Facebooku, LinkedIn lub za pośrednictwem naszego Newslettera.

Spodobał Ci się ten artykuł?

Zostawiając opinię pomożesz nam udoskonalać publikowane przez nas treści.

Napisz komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.