Zarządzanie projektami dla agencji: właściwy przepływ pracy i większa efektywność

Marcel Kurrek Ostatnia aktualizacja 22.12.2021
11 Min.
Zarządzanie projektem Obieg pracy
Ostatnia aktualizacja 22.12.2021

Praca z wieloma projektami oznacza dla Ciebie umiejętność dostosowania się i komunikatywność przez cały czas. W jaki sposób przepływy pracy pomagają zachować przegląd sytuacji? A w jaki sposób zarządzanie projektem może stać się bardziej elastyczne? Nasze najlepsze wskazówki dla agencji i freelancerów.

Na dzisiejszym globalnym rynku obsługa klienta, która rzeczywiście spełnia atrybuty "elastyczności" i "komunikatywności", jest najwyższym priorytetem. Ponieważ zdobycie nowych klientów, a następnie utrzymanie ich jest wyzwaniem. Zwłaszcza jeśli weźmiemy pod uwagę, jak wiele agencji codziennie tworzy strony internetowe z WordPress i WooCommerce .

Cykl artykułów i e-book na temat zarządzania projektami z WordPress

To jest druga część naszej serii na temat zarządzania projektami. Możesz również pobrać całą serię jako e-book tutaj. W pierwszej części można przeczytać więcej o podstawach: WordPress Celowe planowanie projektów. Wszystkie pozostałe części będą tu linkowane po publikacji.

Jeszcze trudniej jest zapewnić, aby klienci ci byli zadowoleni z pomyślnie zakończonych projektów. A przecież taka satysfakcja bezpośrednio zwiększa obroty, jak wykazały liczne badania. Połączenie może nie być tak oczywiste jak w przypadku handlu detalicznego lub sklepu internetowego. A jednak agencje i freelancerzy, którzy przywiązują szczególną wagę do czystego zakończenia projektu, wielokrotnie donoszą, jak bardzo zwiększa to ich przychody w średnim i długim okresie. Na przykład z polecenia, marketingu afiliacyjnego, ale także z up- i cross-sellingu.

Dla niektórych osób pracujących w branży kreatywnej, zmianą może być skupienie się przede wszystkim na potrzebach klienta - zamiast bezpośrednio na rozwoju czy projektowaniu. Czy rozpoznajesz w tym siebie? Być może regularnie prosisz bliskich klientów o szczegółowe i szczere informacje zwrotne, aby stopniowo stawać się bardziej zorientowanym na klienta. Można o to również pytać w sposób ustrukturyzowany, na przykład w formie małych ankiet.

Znaczenie przepływów pracy

Jedna rzecz, którą agencje WordPress i deweloperzy mają wspólną z innymi branżami: na koniec dnia to klienci płacą im pensję. Szczególnie efektywne jest usprawnienie procesów pracy w celu lepszego uwzględnienia potrzeb klienta. Kluczową rolę odgrywa tu konstruktywna komunikacja. Nie ma nic gorszego niż podpisanie kontraktu z pełnym zapału i entuzjazmu kontrahentem, a potem cisza radiowa.

Oczywiście, kontaktujesz się z klientami. Ale z ręką na sercu: czy robicie to z taką samą starannością i intensywnością, z jaką robicie to z samym przejęciem? Jeśli tak, to znaczy, że robisz wiele dobrego. Ponieważ wtedy będziesz również uważniej słuchał planowania projektu i składał realistyczne (!) obietnice. Realistyczne pod względem tego, co jest technicznie możliwe przy dostępnym budżecie, ale także pod względem czasu trwania projektu.

RAIDBOXES Staging
RAIDBOXES wspiera również przepływy pracy, na przykład za pomocą Staging

Dlatego pierwszy krok do uszczęśliwiania klientów jest prosty: słuchaj ich uważnie - to w końcu ich projekt. W ramach ogólnego planu organizuj regularne spotkania online lub osobiście. Upewnij się, że udzielono odpowiedzi na wszystkie pytania. Bądź w kontakcie, a Twój partner będzie zadowolony. Jest to szczególnie ważne w przypadku trudności i opóźnień. Twoi klienci zazwyczaj radzą sobie z takimi złymi wiadomościami lepiej niż myślisz. Ale tylko wtedy, gdy wyjaśnisz je szczegółowo i spójnie. I jeśli jednocześnie pokażesz, jak można rozwiązać problem.

Kolejnym ważnym punktem jest umiejętność dostosowania się do różnych potrzeb i gustów różnych klientów. Oczywiście, wybierając projekty, powinieneś upewnić się, że odpowiadają one Twoim wartościom. I nie musisz od początku godzić się na pracę, z którą bardzo trudno się porozumieć. Ale musisz mieć pewien stopień elastyczności, jeśli chcesz przetrwać na rynku w dłuższej perspektywie. Ta elastyczność jest przecież wymagana także przy planowaniu każdego projektu. Zwłaszcza jeśli nie pracujesz jako samotny wojownik, ale jako część zespołu.

Pozyskiwanie klientów dla projektów WordPress

Tylko ci, którzy działają profesjonalnie - a tym właśnie jest dyscyplina zarządzania projektami - będą polecani innym. Chcesz zamienić istniejące projekty w nowe zlecenia? Nasz e-book o pozyskiwaniu klientów dla agencji WordPress i freelancerów mówi dokładnie, jak to działa.

Zadawanie niewygodnych pytań

Do tej pory mówiliśmy tylko o komunikacji, która przychodzi łatwo. Ale jeśli chodzi o pracę nad projektem, będziesz również zadawał swoim klientom pytania, które są niewygodne dla obu stron.

Ponieważ, aby zarządzać lub rozwijać projekt, trzeba wiedzieć jak najwięcej o procesach, organizacji, polityce firmy, budżecie, wartościach, relacjach władzy i aktorach po stronie klienta. Sensowne jest zadawanie niektórych z tych delikatnych pytań na samym początku. Wówczas fronty są oczyszczone i można rozpocząć pracę w sposób bardziej nieobciążony. Oto kilka przykładowych pytań do odprawy:

  • Jaki jest dokładnie zakres projektu? Drobne poprawki i zmiany są oczywiście nieuniknione w przypadku tak obszernego projektu, jakim jest stworzenie zupełnie nowej strony internetowej WordPress - lub rewizja istniejącej. Jeśli jednak w trakcie realizacji projektu klient doda nowe elementy, które znacząco zwiększą nakład pracy, musisz mieć możliwość odwołania się do pierwotnej umowy. W razie wątpliwości oznacza to powiedzenie miłego, ale wyraźnego "nie". Albo przynajmniej renegocjować cenę.
  • Jakie są terminy realizacji projektu? Ten punkt może wydawać się oczywisty, ale jest absolutnie ważne, aby mieć wszystkie terminy i ograniczenia czasowe potwierdzone na piśmie. Szczególnie te, które są zależne od wyników klienta. Jeśli poszczególni członkowie zespołu klienta nie wywiązują się z umowy, nie powinno to być dla Ciebie niekorzystne.
  • Jakie są zależności? Kolejne pytanie, na które powinieneś uzyskać odpowiedź: Czy istnieją czynniki zewnętrzne, które wpływają na poszczególne kamienie milowe lub czas trwania rozwoju projektu? Na przykład, ważne nadchodzące konferencje, decyzje na poziomie zarządu, rozpoczęcie centralnej kampanii reklamowej, itp.
  • Kto przejmuje ostateczne zatwierdzenie? Kto jest "właścicielem" projektu? Jak uregulowana jest odpowiedzialność w przypadku szkód? Ważne jest również, aby dokładnie wiedzieć, kto jest odpowiedzialny za dany obszar zawartości po stronie klienta. Praca w zespole jest wspaniała. Ale praca z zespołem, w którym każdy myśli, że jest główną, kluczową postacią, jest koszmarem.
  • Czy istnieją nieznani interesariusze? Ci, którzy nie są obecni na odprawie, a o których powinieneś wiedzieć? Mówimy tu o okropnym nieobecnym kierownictwie, które w ostatniej chwili wpada z serią "propozycji", którym nikt z jego strony nie jest w stanie powiedzieć "nie". Jeśli już doświadczyłeś takich sytuacji, w przyszłości przygotujesz się jeszcze lepiej i z jeszcze większą ilością pytań.

Oto kilka dodatkowych wskazówek, które sprawią, że Twoja odprawa będzie tak szczegółowa, jak to tylko możliwe. Ponieważ to, jak dobry będzie Twój ostateczny plan projektu, zależy od niego w każdym calu:

  • Projekt wstępny: Pierwszy etap prezentacji propozycji projektowej polega w dużej mierze na zadaniu jak największej ilości pytań i zebraniu jak największej ilości informacji. Kiedy już masz solidne pojęcie o tym, jaki rodzaj działalności i jaki rodzaj strony internetowej jest wymagany, umieścić razem projekt lub propozycję projektu. Upewnij się, że uwzględnione zostały również następujące punkty.
  • Zaproponuj mapę strony: Stworzenie wstępnej mapy witryny w oparciu o potrzeby Twoich klientów jest ważne przed rozpoczęciem pracy. Upewnij się, że rozumiesz wszystkie hierarchie stron, które chcesz i umieść je tam, gdzie będą logicznie przynależeć. Dla istniejących stron, Yoast i Google mają narzędzia, które pozwalają na stworzenie sitemapy XML. Może to posłużyć jako punkt wyjścia dla przyszłej struktury.
  • Sprawdź strategię SEO po stronie klienta: Pracuj razem z klientem nad strategią słów kluczowych. Zbadaj odpowiednią ilość słów kluczowych, jak również ich stopień trudności. Zobacz nasz przewodnik po słowach kluczowych SEO i audycie SEO. Utwórz odpowiednią tabelę z listą tych terminów. Następnie przejrzyj istniejące treści klienta pod kątem SEO i zauważ, gdzie trzeba nadrobić zaległości. Nie wiesz nic o SEO? Wtedy bądź uczciwy i wezwij innych ekspertów lub freelancerów.
  • Testowanie istniejących treści i tworzenie nowych: Przegląd wszystkich istniejących treści na stronie internetowej i stworzenie planu rozwoju nowych treści, które pasują do docelowych odbiorców i celów strony. Zobacz nasz poradnik dotyczący content marketingu dla agencji.
  • Stwórz makietę strony internetowej: Jest to szkic tego, jak proponowana strona internetowa może wyglądać pod względem interfejsu użytkownika, kolorów, designu, itp. Jest to raczej statyczny model. Jest to jednak model raczej statyczny. Stworzenie takiej makiety to świetny sposób, aby przekonać stronę klienta do swoich propozycji. Ponieważ pozwala to na namacalne wyobrażenie sobie, jak produkt końcowy mógłby wyglądać i funkcjonować. Jednocześnie, wysiłek włożony w stworzenie makiety strony jest możliwy do wykonania. Przynajmniej jeśli masz w swoim zespole kogoś, kto ma smykałkę do projektowania i kreatywności.
  • Nie zapomnij o testowaniu: Korzystając z opracowanej powyżej mapy drogowej, możesz dodać potrzebne strony do początkowej kopii WordPress zainstalowanej na lokalnym hoście lub serwerze testowym. Patrz również szczególnie wygodny Staging z RAIDBOXES.

Jeśli wszystko idzie zgodnie z Twoimi wyobrażeniami, czas umówić się na spotkanie z klientem. Tam można omówić projekty z wyprzedzeniem, zanim rozpocznie się właściwa realizacja.

Proste zarządzanie WordPress

Chcesz, aby wdrożenie techniczne w WordPress było jak najprostsze? Bez konieczności wykonywania w kółko tych samych czynności manualnych? Podpowiemy Ci, jak zaoszczędzić mnóstwo czasu. Wykorzystaj wiedzę z naszego e-booka WordPress , aby efektywnie tworzyć i zarządzać projektami.

Zwiększenie efektywności

Zespoły projektowe coraz częściej pracują w sposób rozproszony. W związku z tym konieczne jest korzystanie z narzędzi do współpracy online. W dzisiejszych czasach można łatwo dzielić się informacjami z ludźmi na wszystkich kontynentach świata bez konieczności wychodzenia z domu. To jest dużo warte. Jednak coraz szybsze tempo, w jakim komunikujemy się ze sobą w sprawie projektów, stwarza również oczekiwania i nową presję.

Ponieważ tutaj trzeba być w stanie dotrzymać kroku innym agencjom, na przykład kiedy kupują one możliwości rozwoju taniej za granicą. Nie twierdzimy, że powinieneś robić to samo - w końcu Twoi klienci doceniają, gdy Twój zespół działa lokalnie i zna lokalny biznes. Jednak nawet we własnym kraju lub na własnym kontynencie coraz częściej będziesz współpracować z zewnętrznymi zespołami i freelancerami. Nie wspominając już o możliwościach, jakie otwierają się przed Tobą, gdy podejmujesz się realizacji swoich pierwszych międzynarodowych projektów. 

Staromodny e-mail, a nawet rozmowa (wideo) są oczywiście nadal przydatnymi narzędziami komunikacji. Wyobraź sobie jednak, że Twoje zespoły stają się coraz większe i bardziej rozproszone. Wtedy będziesz potrzebował dodatkowej pomocy, aby utrzymać wszystkich na tej samej stronie. I nie stracić przeglądu samemu.

Komunikacja, współpraca i produktywność

Nie jest to może zaskoczeniem: Większość czasu, który spędzamy w pracy, składa się z nieefektywnych działań. Według badań McKinsey 'a dotyczących efektywności w miejscu pracy, ponad 60 procent dnia pracy spędzamy na trzech następujących zadaniach:

  • Odpowiedź na maile
  • Wyszukiwanie i gromadzenie informacji
  • Komunikacja wewnętrzna i współpraca

Według badania, produktywność pracowników może wzrosnąć o 20 do 25 procent po prostu dzięki optymalizacji komunikacji i współpracy. I to z pomocą łatwo dostępnych narzędzi internetowych. Więcej na ten temat za chwilę.

W żadnym wypadku nie jest tak, że firmy i agencje nie mają odpowiednich narzędzi lub właściwej technologii. Ale czy możliwości tych narzędzi są również wykorzystywane w sposób celowy? W większości przypadków tak nie jest, przynajmniej zgodnie z wynikami badania.

Do czego służą narzędzia do współpracy online?

Narzędzia do współpracy online to aplikacje, które pomagają koordynować przepływy pracy pomiędzy poszczególnymi pracownikami i zespołami. I robią to w różnych strefach czasowych, mediach i na różne odległości. Aplikacje te umożliwiają stworzenie bardziej skoordynowanego przepływu pracy poprzez zapewnienie jednolitej platformy do współpracy i komunikacji. Na tej platformie wszystkie informacje i zadania związane z danym projektem są zebrane razem, w jednym miejscu. W zależności od narzędzia, obejmuje to na przykład:

  • Cała komunikacja, czy to wiadomości, dyskusje grupowe, a nawet nagrania wideo i dzienniki spotkań
  • Udziały w plikach
  • Wymiana i archiwizacja dokumentów
  • Dostęp do danych źródłowych i WIKI
  • Przydzielanie i dokumentowanie etapów pracy
  • Monitorowanie w czasie rzeczywistym statusów zadań i projektów
  • Współpraca projektowa w czasie rzeczywistym

Zasadniczo, narzędzia współpracy online są sposobem na zebranie wszystkich danych dotyczących danego projektu pod jednym dachem. A więc wszystkie e-maile, rozmowy, spotkania, badania, dane i wyniki pracy. Praktyczne, prawda? 

Zwiększona wydajność i przepływy pracy

Główne korzyści z zastosowania takich narzędzi to bardziej przejrzysta wymiana informacji pomiędzy członkami zespołu oraz redukcja błędów. Jeśli kiedykolwiek wysłałeś nieaktualną wersję statusu projektu do swoich klientów lub zapomniałeś poinformować członka zespołu o ważnej informacji, którą otrzymałeś przez telefon, to rozumiesz wartość narzędzi do współpracy online. Dzieje się tak dlatego, że aplikacje te wywracają do góry nogami sposób zarządzania projektami z wieloma kontaktami.

Zacznijmy od starej dobrej znajomej narzędzi online, którą prawdopodobnie wszyscy znamy i która do dziś jest bardzo przydatna: Google Docs. Aplikacja pozwala rozproszonym zespołom na wspólny dostęp, edycję i aktualizację dokumentów w czasie rzeczywistym na całym świecie. Większość z nas korzysta z Google Docs, a być może także z Microsoft OneDrive. I większość z nas prawdopodobnie ma do czynienia z nieskoordynowanymi i nakładającymi się wątkami e-maili, które wynikają z ich używania.

Inne narzędzia do współpracy online pozwalają na połączenie wielu z tych funkcji pod jednym dachem. I to przy maksymalnie uproszczonym przepływie pracy, bez konieczności dostępu do różnych aplikacji, a nawet mediów.

Funkcje, które mają znaczenie

Niemniej jednak, jako agencja WordPress lub freelancer, nie powinieneś być zniechęcony bogactwem dostępnych narzędzi online. Jeśli chodzi o wybór odpowiedniego narzędzia dla Ciebie i Twojego zespołu, wymagana jest cierpliwość oraz metoda prób i błędów. Możesz zadać sobie następujące pytania:

Czy narzędzie odpowiada moim potrzebom?

Każdy z nas, kto pracuje w sferze cyfrowej, jest być może szczególnie podatny na pierwsze wrażenie, jakie zwykle sprawia nowe oprogramowanie. Nie zadając sobie pytania, czy naprawdę potrzebujemy tych wszystkich dzwonków i gwizdków. Jeśli program nie pomaga ci w tym, od czego oczekujesz ulgi, to znaczy, że przeszkadza ci w pracy. Ta formuła może wydawać się oczywista, ale rzadko jest brana pod uwagę przy dokonywaniu wyboru. Dlatego najpierw zadaj sobie banalne pytanie: Jaki problem chcesz, aby narzędzie rozwiązało?

Jeśli Slack i Dokumenty Google sprawdzają się w przypadku małego zespołu, który musi opanować tylko jeden lub dwa projekty naraz, to trzymaj się tego. Ale kiedy sprawy stają się bardziej skomplikowane, należy szukać alternatywnych rozwiązań. Trello, na przykład, pozwala koordynować pracę dużego zespołu, który pracuje nad dziesiątkami różnych zadań. Inni przysięgają na podobne narzędzia, takie jak Asana. Za chwilę przyjrzymy się bliżej tym i innym narzędziom.

Czy jest łatwy w użyciu?

Jeśli w projekt zaangażowane są osoby z różnych zespołów o różnych umiejętnościach i doświadczeniach, ważne jest, aby przy wyborze narzędzia do współpracy online pomyśleć o krzywej uczenia się. Czy musisz tworzyć własny, długofalowy projekt tylko po to, aby nauczyć swoich ludzi jak korzystać z narzędzia, które ma oszczędzać czas? Czy jest wystarczająco łatwy w użyciu? Czy jest w zespole ktoś, kto jest zaznajomiony z aplikacją i może pomóc nowicjuszom w jej uruchomieniu? Odpowiedzi na te pytania zadecydują między innymi o tym, czy Twój zespół zaakceptuje nowe oprogramowanie, czy też nie.

Co oznacza ta zmiana?

Jeśli nie używasz narzędzi szeroko i skończysz z powrotem z lokalnie przechowywanymi plikami, to nie będzie to warte inwestycji. Dlatego należy być przygotowanym na faktyczną zmianę procesów w zespole. Na początku jest to nietypowe i może nawet wymagać więcej pracy. Ale w końcu nie wyobrażasz sobie powrotu do starego sposobu pracy. Niemniej jednak, upewnij się, że chęć do zmian jest rzeczywiście obecna, nie tylko w Tobie, ale także w Twoim zespole.

Jak narzędzia poprawiają efektywność i przepływ pracy

Istnieje wiele obszarów, w których aplikacje do współpracy online mogą usprawnić Twoje procesy:

  • Jednolity status dokumentów: Prawdopodobnie najbardziej oczywistą zaletą narzędzi do współpracy online jest fakt, że wszyscy pracują nad tą samą kopią danego dokumentu lub zadania. Nie musisz się już martwić o to, którą wersję musisz dostosować lub przesłać. Albo który z nich jest obecnie najbardziej aktualny. Zmiany - i kto ich dokonał - mogą być również łatwo śledzone.
  • Udostępnianie i współdzielenie plików: Kiedy pracujesz razem nad projektem, dzielenie się danymi i dokumentami pomocniczymi może być żmudne i czasochłonne. Dzięki odpowiedniemu narzędziu uzyskuje się repozytorium wszystkich istotnych danych, do którego wszyscy uczestnicy mają dostęp w razie potrzeby.
  • Przejrzystość: Dzięki takim aplikacjom, każdy w zespole może łatwo zobaczyć, jak daleko inni są ze swoimi częściami projektu. Terminy i zależności mogą być jasno określone. Mniej jest pytań o to, co musi się wydarzyć, aby można było podjąć kolejny krok.
  • Monitoring i status projektu: Wszystkie zadania niezbędne do zakończenia projektu - lub jego kamienia milowego - są wyszczególnione. Wymienia również, kto jest za nie odpowiedzialny. W ten sposób zawsze widzisz dokładnie, jak daleko posunął się projekt i gdzie musisz interweniować.

Skup się na swoich klientach

Mając wszystkie te informacje, możesz łatwiej przygotować się do spotkań statusowych z klientami. Nie musisz już żmudnie pytać wszystkich ludzi w zespole, jak daleko zaszli w swojej pracy. Albo czy mają wszystko, czego potrzebują - pod warunkiem, że oprogramowanie do zarządzania projektami jest właściwie utrzymywane. Dodatkowo możesz zlecić wysyłanie powiadomień bezpośrednio do klientów, np. o ukończeniu zadań lub kamieni milowych. Ale także wtedy, gdy pojawiają się zapytania, potrzebne jest zwolnienie lub gdy konieczna jest wymiana dokumentów.

Niektóre narzędzia pozwalają również na śledzenie, które godziny zostały poświęcone na jaką część projektu. Ułatwia to rozliczanie i fakturowanie. Możesz też użyć narzędzi do komunikacji poprzez czat lub spotkanie online. Ponieważ niektóre rzeczy można wyjaśnić szybciej w sposób bezpośredni, niż przepychając komentarze tam i z powrotem w poszczególnych zadaniach.

Ogólnie rzecz biorąc, narzędzia do współpracy online mają na celu usprawnienie zarządzania projektami. Dzięki czystym procesom i ukierunkowanej komunikacji. Dzięki temu nie tylko Twój zespół będzie bardziej zadowolony, ale również Twoi klienci. W kolejnej części naszej serii przedstawimy Wam kilka narzędzi do zarządzania projektami. Link do artykułu zamieścimy tutaj, jak tylko zostanie on opublikowany.

Państwa pytania dotyczące zarządzania projektami dla agencji

Jakie masz pytania dotyczące zarządzania projektem WordPress ? Czekamy na Państwa komentarze. Czy interesują Cię aktualne tematy dotyczące WordPress i WooCommerce? Następnie śledź RAIDBOXES na Twitterze, Facebooku, LinkedIn lub poprzez nasz newsletter.

Marcel jest odpowiedzialny za działania sprzedażowe w RAIDBOXES i koncentruje się na zadowoleniu naszych klientów i partnerów. Od ponad 15 lat z pasją zajmuje się sprzedażą i wraz ze swoim zespołem napędza dalszy rozwój i wzrost społeczności RAIDBOXES, szczególnie w obszarze współpracy z agencji WordPress oraz samodzielnymi profesjonalistami.

Powiązane artykuły

Komentarze do tego artykułu

Napisz komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola obowiązkowe oznaczone są *.