Zarządzanie projektami dla agencji: właściwy przepływ pracy i większa efektywność

Zarządzanie projektami dla agencji: właściwy przepływ pracy i większa efektywność

Praca z wieloma projektami dla klientów oznacza dla Ciebie konieczność ciągłego dostosowywania się i komunikatywności. W jaki sposób przepływy pracy pomagają Ci zachować orientację? A w jaki sposób zarządzanie projektem może stać się bardziej elastyczne? Nasze najlepsze wskazówki dla agencji i freelancerów.

Na dzisiejszym globalnym rynku obsługa klienta, która rzeczywiście spełnia atrybuty "elastyczności" i "komunikatywności", jest priorytetem. Ponieważ zdobycie nowych klientów, a następnie ich utrzymanie jest wyzwaniem. Zwłaszcza jeśli weźmiesz pod uwagę, jak wiele agencji codziennie tworzy strony internetowe za pomocą WordPressa i WooCommerce .

Cykl artykułów i e-book na temat zarządzania projektami z WordPress

To jest druga część naszej serii na temat zarządzania projektami. Możesz również pobrać całą serię jako e-book tutaj. W pierwszej części można przeczytać więcej o podstawach: WordPress Celowe planowanie projektów. Wszystkie pozostałe części będą tu linkowane po publikacji.

Jeszcze trudniej jest zapewnić, aby klienci ci byli zadowoleni z pomyślnie zakończonych projektów. A przecież taka satysfakcja bezpośrednio zwiększa obroty, jak wykazały liczne badania. Połączenie może nie być tak oczywiste jak w przypadku handlu detalicznego lub sklepu internetowego. A jednak agencje i freelancerzy, którzy przywiązują szczególną wagę do czystego zakończenia projektu, wielokrotnie donoszą, jak bardzo zwiększa to ich przychody w średnim i długim okresie. Na przykład z polecenia, marketingu afiliacyjnego, ale także z up- i cross-sellingu.

Dla niektórych osób pracujących w branży kreatywnej zmiana może polegać na skupieniu się przede wszystkim na potrzebach klienta, a nie bezpośrednio na rozwoju czy projektowaniu. Czy rozpoznajesz w tym siebie? Być może regularnie prosisz bliskich klientów o szczegółowe i szczere informacje zwrotne, aby stopniowo stawać się bardziej zorientowanym na klienta. Można o to pytać w sposób ustrukturyzowany, na przykład w formie małych ankiet.

Znaczenie przepływu pracy

Jedna rzecz, którą agencje WordPress i deweloperzy mają wspólną z innymi branżami: na koniec dnia to klienci płacą im pensję. Szczególnie efektywne jest usprawnienie procesów pracy w celu lepszego uwzględnienia potrzeb klienta. Kluczową rolę odgrywa tu konstruktywna komunikacja. Nie ma nic gorszego niż podpisanie kontraktu z pełnym zapału i entuzjazmu kontrahentem, a potem cisza radiowa.

Oczywiście, kontaktujesz się z klientami. Ale z ręką na sercu: czy robisz to z taką samą starannością i intensywnością, z jaką robisz to z samym przejęciem? Jeśli tak, to robisz wiele dobrego. Ponieważ wtedy również będziesz uważniej słuchał planowania projektu i składał realistyczne (!) obietnice. Realistyczne w sensie tego, co jest technicznie możliwe przy dostępnym budżecie, ale także w sensie czasu trwania projektu.

Raidboxes Inscenizacja
Strona Raidboxes wspiera także przepływy pracy, takie jak staging.

Dlatego pierwszy krok do uszczęśliwiania klientów jest prosty: słuchaj ich uważnie - to w końcu ich projekt. W ramach ogólnego planu organizuj regularne spotkania online lub osobiście. Upewnij się, że udzielono odpowiedzi na wszystkie pytania. Bądź w kontakcie, a Twój partner będzie zadowolony. Jest to szczególnie ważne w przypadku trudności i opóźnień. Twoi klienci zazwyczaj radzą sobie z takimi złymi wiadomościami lepiej niż myślisz. Ale tylko wtedy, gdy wyjaśnisz je szczegółowo i spójnie. I jeśli jednocześnie pokażesz, jak można rozwiązać problem.

Kolejną ważną kwestią jest twoja umiejętność dostosowania się do różnych potrzeb i gustów różnych klientów. Oczywiście, wybierając projekty, powinieneś upewnić się, że odpowiadają one twoim wartościom. Nie musisz też przyjmować pracy, z którą od początku trudno się porozumieć. Musisz jednak zachować pewien stopień elastyczności, jeśli chcesz przetrwać na rynku w dłuższej perspektywie. W końcu ta elastyczność jest również wymagana przy planowaniu każdego projektu. Zwłaszcza jeśli nie pracujesz jako samotny wojownik, ale jako część zespołu.

Pozyskiwanie klientów dla projektów WordPress

Tylko ci, którzy działają profesjonalnie - a tym właśnie jest dyscyplina zarządzania projektami - będą polecani innym. Chcesz zamienić istniejące projekty w nowe zlecenia? Nasz e-book o pozyskiwaniu klientów dla agencji WordPress i freelancerów mówi dokładnie, jak to działa.

Zadawanie niewygodnych pytań

Do tej pory mówiliśmy tylko o komunikacji, która przychodzi łatwo. Ale kiedy chodzi o pracę nad projektem, będziesz również zadawał swoim klientom pytania, które są niewygodne dla obu stron.

Ponieważ aby zarządzać projektem lub rozwijać go, musisz wiedzieć jak najwięcej o procesach, organizacji, polityce firmy, budżecie, wartościach, relacjach władzy i aktorach po stronie klienta. Sensowne jest zadawanie niektórych z tych wrażliwych pytań na samym początku. Wtedy fronty są oczyszczone i możesz bez przeszkód przystąpić do pracy. Oto kilka przykładowych pytań na odprawę:

  • Jaki jest dokładnie zakres projektu? Drobne poprawki i zmiany są oczywiście nieuniknione w przypadku tak obszernego projektu, jakim jest stworzenie zupełnie nowej strony internetowej WordPress - lub rewizja istniejącej. Jeśli jednak w trakcie realizacji projektu klient doda nowe elementy, które znacząco zwiększą nakład pracy, musisz mieć możliwość odwołania się do pierwotnej umowy. W razie wątpliwości oznacza to powiedzenie miłego, ale wyraźnego "nie". Albo przynajmniej renegocjować cenę.
  • Jakie są terminy realizacji projektu? Ten punkt może wydawać się oczywisty, ale jest absolutnie ważne, abyś miał wszystkie terminy i granice czasowe potwierdzone na piśmie. Zwłaszcza te, które są zależne od wyników pracy klienta. Jeśli poszczególni członkowie zespołu twojego klienta nie wywiązują się ze swoich obowiązków, nie powinno to prowadzić do niekorzystnych dla ciebie sytuacji.
  • Jakie są zależności? Kolejne pytanie, na które powinieneś uzyskać odpowiedź: Czy istnieją czynniki zewnętrzne, które wpływają na poszczególne kamienie milowe lub czas trwania projektu? Na przykład, ważne nadchodzące konferencje, decyzje na poziomie zarządu, rozpoczęcie centralnej kampanii reklamowej itp.
  • Kto jest odpowiedzialny za ostateczne wydanie? Kto jest "właścicielem" projektu? W jaki sposób regulowana jest odpowiedzialność w przypadku wystąpienia szkody? Ważne jest też, by wiedzieć dokładnie, kto jest odpowiedzialny za dany obszar zawartości po stronie klienta. Praca w zespole jest wspaniała. Jednak praca w zespole, w którym każdy uważa się za najważniejszą osobę, jest koszmarem.
  • Czy istnieją nieznani interesariusze? Osoby, które nie są obecne na odprawie, a o których powinieneś wiedzieć? Mówimy tu o strasznym nieobecnym kierownictwie, które w ostatniej chwili wpada z serią "propozycji", którym nikt po jego stronie nie jest w stanie powiedzieć "nie". Jeśli już doświadczyłeś takich sytuacji, w przyszłości przygotujesz się jeszcze lepiej i będziesz miał jeszcze więcej pytań.

Oto kilka wskazówek, które pozwolą ci przygotować jak najbardziej szczegółową odprawę. Ponieważ to, jak dobry będzie twój ostateczny plan projektu, zależy od niego w dużej mierze:

  • Szkic projektu: Pierwszy etap przedstawiania propozycji projektu polega na zadawaniu jak największej liczby pytań i zbieraniu jak największej ilości informacji. Kiedy masz już solidne pojęcie o tym, jaki rodzaj działalności i jaki rodzaj strony internetowej jest potrzebny, przygotowujesz projekt lub propozycję projektu. Upewnij się, że uwzględnione zostały również następujące punkty.
  • Zaproponuj mapę strony: Stworzenie wstępnej mapy witryny na podstawie potrzeb klientów jest ważne przed rozpoczęciem pracy. Upewnij się, że rozumiesz wszystkie hierarchie stron, które chcesz stworzyć, i umieść je tam, gdzie będą miały swoje logiczne miejsce. Dla istniejących stron Yoast i Google mają narzędzia, które pozwalają na stworzenie sitemapy XML. Można to wykorzystać jako punkt wyjścia dla przyszłej struktury.
  • Przegląd strategii SEO po stronie klienta: Opracuj wspólnie z klientem strategię słów kluczowych. Zbadaj ilość słów kluczowych i ich stopień trudności. Zobacz nasze instrukcje dotyczące Słowa kluczowego SEO i Audytu SEO. Utwórz odpowiednią tabelę z listą tych terminów. Następnie przeanalizuj istniejące treści klienta pod kątem SEO i zauważ, gdzie trzeba nadrobić zaległości. Nie wiesz nic o SEO? W takim razie bądź na tyle uczciwy, by wezwać innych ekspertów lub freelancerów.
  • Przetestuj istniejącą zawartość i stwórz nową: Przejrzyj całą istniejącą zawartość strony internetowej i stwórz plan tworzenia nowej zawartości, która będzie pasowała do grup docelowych i celów strony. Zobacz nasz Poradnik dotyczący content marketingu dla agencji.
  • Stwórz makietę strony internetowej: Jest to szkic tego, jak może wyglądać proponowana strona internetowa pod względem interfejsu użytkownika, kolorów, projektu itp. Jest to raczej statyczny model. Ale jest to model raczej statyczny. Stworzenie takiego mockupu to świetny sposób na przekonanie klienta do swoich propozycji. Dzieje się tak dlatego, że pozwala to na namacalne wyobrażenie sobie, jak może wyglądać i funkcjonować produkt końcowy. Jednocześnie wysiłek włożony w stworzenie makiety strony jest możliwy do wykonania. Przynajmniej jeśli masz w zespole kogoś, kto ma talent do projektowania i kreatywności.
  • Nie zapominaj o testowaniu: Korzystając z powyższej mapy drogowej, możesz dodać potrzebne strony do początkowej kopii WordPressa zainstalowanej na lokalnym hoście lub serwerze testowym. Zobacz też wyjątkowo wygodną inscenizację na stronie Raidboxes.

Jeśli wszystko idzie zgodnie z twoimi wyobrażeniami, nadszedł czas, aby umówić się na spotkanie z klientem. Tam możecie przedyskutować projekty przed rozpoczęciem właściwej realizacji.

Proste zarządzanie WordPressem

Chcesz, aby wdrożenie techniczne w WordPress było jak najprostsze? Bez konieczności wykonywania w kółko tych samych czynności manualnych? Podpowiemy Ci, jak zaoszczędzić mnóstwo czasu. Wykorzystaj wiedzę z naszego e-booka WordPress , aby efektywnie tworzyć i zarządzać projektami.

Zwiększenie efektywności

Zespoły projektowe coraz częściej pracują w sposób podzielony. W związku z tym konieczne jest korzystanie z narzędzi do współpracy online. W dzisiejszych czasach możesz z łatwością dzielić się informacjami z ludźmi na wszystkich kontynentach świata, nie wychodząc z domu. To jest bardzo dużo warte. Jednak coraz szybsze tempo, w jakim komunikujemy się ze sobą na temat projektów, stwarza również oczekiwania i nową presję.

Ponieważ tutaj musisz być w stanie dotrzymać kroku innym agencjom, na przykład kiedy kupują one tanio możliwości rozwoju za granicą. Nie mówimy, że powinieneś robić to samo - w końcu Twoi klienci doceniają, kiedy Twój zespół działa lokalnie i zna lokalny biznes. Jednak nawet w obrębie własnego kraju czy kontynentu będziesz coraz częściej współpracował z zewnętrznymi zespołami i freelancerami. Nie wspominając już o możliwościach, jakie otwierają się, gdy podejmujesz pierwsze międzynarodowe projekty.

Staromodny e-mail, a nawet rozmowa (wideo) to oczywiście nadal przydatne narzędzia komunikacji. Wyobraź sobie jednak, że Twoje zespoły są coraz większe i bardziej rozsiane. Wtedy będziesz potrzebował dodatkowej pomocy, aby wszyscy byli zgodni. I żeby samemu nie stracić wglądu.

Komunikacja, współpraca i produktywność

Es mag kaum überraschen: Die meiste Zeit, die wir bei der Arbeit verbringen, besteht aus ineffizienten Tätigkeiten. Laut einer Studie von McKinsey zur Effizienz am Arbeitsplatz verbringen wir über 60 Prozent des Arbeitstages mit folgenden drei Aufgaben:

  • Odpowiedź na maile
  • Wyszukiwanie i gromadzenie informacji
  • Komunikacja wewnętrzna i współpraca

Jak wynika z badania, wydajność pracowników można zwiększyć o 20-25% po prostu poprzez optymalizację komunikacji i współpracy. I to z pomocą łatwo dostępnych narzędzi internetowych. Więcej na ten temat za chwilę.

Nie jest bynajmniej tak, że firmy i agencje nie mają odpowiednich narzędzi czy technologii. Ale czy możliwości tych narzędzi są również wykorzystywane w sposób ukierunkowany? W większości przypadków tak nie jest, przynajmniej według wyników badania.

Do czego służą narzędzia współpracy online?

Narzędzia do współpracy online to aplikacje, które pomagają koordynować przepływy pracy między poszczególnymi pracownikami i zespołami. Robią to w różnych strefach czasowych, za pośrednictwem różnych mediów i na różne odległości. Aplikacje te pozwalają na stworzenie bardziej skoordynowanego przepływu pracy, zapewniając jednolitą platformę do współpracy i komunikacji. Na tej platformie wszystkie informacje i zadania związane z konkretnym projektem są zebrane razem, w jednym miejscu. W zależności od narzędzia, obejmuje to np:

  • Cała komunikacja, zarówno wiadomości, jak i dyskusje grupowe, a nawet nagrania wideo i dzienniki spotkań
  • Udostępnianie plików
  • Wymiana i archiwizacja dokumentów
  • Dostęp do danych źródłowych i WIKI
  • Przydzielanie i dokumentowanie etapów pracy
  • Monitorowanie w czasie rzeczywistym statusów zadań i projektów
  • Współpraca przy projektach w czasie rzeczywistym

Zasadniczo narzędzia do współpracy online pozwalają zebrać wszystkie dane dotyczące danego projektu pod jednym dachem. Czyli wszystkie Twoje e-maile, rozmowy, spotkania, badania, dane i wyniki pracy. Praktyczne, prawda? 

Zwiększona wydajność i przepływy pracy

Główne korzyści z używania takich narzędzi to bardziej przejrzysta wymiana informacji między członkami zespołu i zmniejszenie liczby błędów. Jeśli kiedykolwiek wysłałeś nieaktualną wersję statusu projektu do swoich klientów lub zapomniałeś powiedzieć członkowi zespołu o ważnej informacji, którą otrzymałeś przez telefon, rozumiesz wartość narzędzi współpracy online. Dzieje się tak dlatego, że aplikacje te wywracają do góry nogami sposób zarządzania projektami z udziałem wielu osób.

Zacznijmy od starego, dobrego narzędzia internetowego, które prawdopodobnie wszyscy znamy i które jest nadal bardzo przydatne: Dokumenty Google. Aplikacja umożliwia zespołom rozproszonym dostęp do dokumentów, ich edycję i aktualizację w czasie rzeczywistym na całym świecie. Większość z nas korzysta z Dokumentów Google i być może z Microsoft OneDrive. I prawdopodobnie większość z nas musi sobie radzić z nieskoordynowanymi i nakładającymi się na siebie wątkami e-maili, które wynikają z ich używania.

Inne narzędzia do współpracy online pozwalają na połączenie wielu z tych funkcji pod jednym dachem. I to przy maksymalnie uproszczonym przepływie pracy, bez konieczności dostępu do różnych aplikacji, a nawet mediów.

Funkcje, które mają znaczenie

Niemniej jednak, jako agencja WordPress lub freelancer, nie powinieneś być zniechęcony bogactwem dostępnych narzędzi online. Jeśli chodzi o wybór odpowiedniego narzędzia dla Ciebie i Twojego zespołu, wymagana jest cierpliwość oraz metoda prób i błędów. Możesz zadać sobie następujące pytania:

Czy narzędzie odpowiada moim potrzebom?

Wszyscy, którzy pracują w sferze cyfrowej, są chyba szczególnie podatni na pierwsze wrażenie, jakie robi nowe oprogramowanie. Nie zadając sobie pytania, czy naprawdę potrzebujemy tych wszystkich bajerów. Jeśli program nie pomaga ci w tym, czego oczekujesz, to znaczy, że przeszkadza ci. Ta formuła może wydawać się oczywista, ale rzadko jest brana pod uwagę przy dokonywaniu wyboru. Zadaj sobie więc najpierw banalne pytanie: Jaki problem chcesz, aby rozwiązało to narzędzie?

Jeśli Slack i Dokumenty Google sprawdzają się w przypadku małego zespołu, który musi opanować tylko jeden lub dwa projekty naraz, to trzymaj się tego. Ale kiedy sprawy stają się bardziej skomplikowane, należy szukać alternatywnych rozwiązań. Trello, na przykład, pozwala koordynować pracę dużego zespołu, który pracuje nad dziesiątkami różnych zadań. Inni przysięgają na podobne narzędzia, takie jak Asana. Za chwilę przyjrzymy się bliżej tym i innym narzędziom.

Czy jest łatwy w użyciu?

Jeśli w projekcie biorą udział osoby z różnych zespołów, o różnych umiejętnościach i doświadczeniach, to wybierając narzędzie do współpracy online, należy pomyśleć o krzywej uczenia się. Czy musisz stworzyć własny, długoterminowy projekt tylko po to, by nauczyć swoich ludzi korzystania z narzędzia, które ma oszczędzać czas? Czy jest wystarczająco łatwy w użyciu? Czy w zespole jest ktoś, kto zna aplikację i może pomóc nowicjuszom? Od odpowiedzi na te pytania zależy między innymi to, czy twój zespół zaakceptuje nowe oprogramowanie.

Co oznacza ta zmiana?

Jeśli nie będziesz intensywnie korzystał z tych narzędzi, a w końcu wrócisz do lokalnie przechowywanych plików, nie będzie to warte inwestycji. Dlatego powinieneś być przygotowany na faktyczną zmianę procesów w zespole. Na początku jest to nietypowe i może nawet wymagać więcej pracy. Ale w końcu nie wyobrażasz sobie powrotu do starego sposobu pracy. Niemniej jednak upewnij się, że chęć zmiany jest rzeczywiście obecna, nie tylko w tobie, ale także w twoim zespole.

Jak narzędzia poprawiają efektywność i przepływ pracy

Istnieje wiele obszarów, w których aplikacje do współpracy online mogą usprawnić Twoje procesy:

  • Jednolity status dokumentów: Prawdopodobnie najbardziej oczywistą zaletą narzędzi do współpracy online jest fakt, że wszyscy pracują na tej samej kopii danego dokumentu lub zadania. Nie musisz się już martwić, którą wersję musisz dostosować lub przesłać. Albo który z nich jest obecnie najbardziej aktualny. Można też łatwo śledzić zmiany i ich autorów.
  • Współdzielenie plików: Jeśli pracujecie razem nad projektem, dzielenie się danymi i dokumentami może być uciążliwe i czasochłonne. Dzięki odpowiedniemu narzędziu masz repozytorium wszystkich istotnych danych, do których wszyscy uczestnicy mają dostęp w razie potrzeby.
  • Przejrzystość: Dzięki takim aplikacjom każdy w zespole może łatwo zobaczyć, jak daleko inni są w swojej części projektu. Terminy i zależności mogą być jasno określone. Dzięki temu jest mniej pytań o to, co musi się stać, aby można było wykonać kolejny krok.
  • Monitorowanie i status projektu: Wyszczególniono wszystkie zadania, które są niezbędne do ukończenia projektu - lub jego kamienia milowego. Podobnie, kto jest za nie odpowiedzialny. W ten sposób zawsze możesz dokładnie sprawdzić, jak daleko posunął się projekt i gdzie trzeba interweniować.

Skup się na swoich klientach

Mając te wszystkie informacje, możesz łatwiej przygotować się do spotkań statusowych z klientami. Nie musisz już żmudnie pytać wszystkich członków zespołu, jak daleko posunęli się w swojej pracy. Albo czy mają wszystko, czego potrzebują - pod warunkiem, że oprogramowanie do zarządzania projektami jest właściwie utrzymywane. Ponadto możesz wysyłać powiadomienia bezpośrednio do swoich klientów, na przykład o wykonaniu zadań lub kamieni milowych. Ale także wtedy, gdy pojawiają się pytania, potrzebne jest zwolnienie lub gdy trzeba wymienić dokumenty.

Niektóre narzędzia umożliwiają także śledzenie, które godziny zostały przepracowane nad którą częścią projektu. Ułatwia to rozliczanie i fakturowanie. Możesz też użyć narzędzi do komunikacji za pomocą czatu lub spotkania online. Ponieważ niektóre sprawy można wyjaśnić szybciej w sposób bezpośredni, niż przepychając komentarze w poszczególnych zadaniach.

Ogólnie rzecz biorąc, narzędzia do współpracy online mają za zadanie usprawnić zarządzanie projektami. Dzięki czystym procesom i ukierunkowanej komunikacji. Dzięki temu nie tylko Twój zespół będzie bardziej zadowolony, ale także Twoi klienci. W kolejnej części naszej serii przedstawimy Ci kilka narzędzi do zarządzania projektami. Gdy tylko artykuł zostanie opublikowany, zamieścimy do niego link.

Pytania dotyczące zarządzania projektami dla agencji

Masz pytania dotyczące zarządzania projektami WordPress? Czekamy na komentarze. Interesują Cię aktualne tematy dotyczące WordPress i WooCommerce? Obserwuj stronę Raidboxes na Twitterze i Facebooku, LinkedIn lub za pośrednictwem naszego Newslettera.

Spodobał Ci się ten artykuł?

Zostawiając opinię pomożesz nam udoskonalać publikowane przez nas treści.

Napisz komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola wymagane oznaczone są *.