Retros dla agencji i firm: Większa wydajność i satysfakcja

.
. 9 Min.
Scrum Retro dla agencji i firm

Co idzie dobrze w zespole i w projekcie? A co nie jest? Jakie środki można na tej podstawie uzyskać? Retrospektywy są doskonałym sposobem na wprowadzenie motywacji i rozpędu do Twojej firmy lub agencji. Pokazujemy, jak skonfigurować retrospektywę i jakie są dos i don't.

Retrospektywa (w skrócie: retro) to rodzaj przeglądu mającego na celu wspólne określenie w grupie, zespole lub dla całej organizacji, jakie sukcesy zostały osiągnięte w określonym czasie. Możesz go użyć do przetestowania zarządzania projektami lub zwinnego rozwoju oprogramowania, ale także każdego innego obszaru w Twojej firmie. Jednocześnie spotkania retro pozwalają odpowiedzieć na pytanie, czy współpraca w zespołach rzeczywiście przebiega tak sprawnie - i na ile zadowoleni są Twoi pracownicy.

Podstawowe zasady

Retros są szczególnie wydajne. Ponieważ każda jednostka oferuje wystarczająco dużo miejsca na propozycje ulepszeń, które są natychmiast przekształcane w konkretne projekty. Właśnie to sprawia, że retrospektywy są tak wartościowe i trwałe. Retros odbywa się - prawidłowo przeprowadzony - w sposób, który

  1. Pozwól, aby każdy w grupie lub zespole mógł się wypowiedzieć.
  2. oferuje przestrzeń dla różnych form informacji zwrotnej, bez jej natychmiastowego oceniania
  3. Konstruktywne, wybiegające w przyszłość, pełne szacunku i przejrzyste jest

Retrospektywy nie są przeznaczone wyłącznie dla firm lub agencji, ale także dla organizacji pozarządowych, stowarzyszeń, grup wolontariuszy, inicjatyw open source lub projektów społecznych i politycznych. Szczególnie środowisko open source lub WordPress ceni sobie pętle informacji zwrotnej, które są oparte na retrospektywach. W końcu w ten sposób cały zespół deweloperów zostaje włączony do projektu i ujawnione zostają procesy decyzyjne.

Retros są tak samo przydatne w projektach technicznych, jak i w poprawianiu kultury korporacyjnej. Poniżej znajduje się krótki przegląd obu wariantów:

Retrospektywa Scrum

Retrospektywy są klasycznie znane z metody zarządzania projektami Scrum. Szczególnie zespoły zajmujące się tworzeniem oprogramowania lub projektowaniem stron internetowych polegają na Scrumie, ponieważ stanowi on antytezę dla klasycznie hierarchicznie zorganizowanych projektów typu "ja ci mówię, co masz robić i kiedy". Do pewnego stopnia programiści organizują się w Scrum. Istnieją jednak stałe struktury (np. Scrum Board) i stałe okresy czasu ("Sprint"). Podzadania sprawiają, że całość jest szczególnie elastyczna, a przez to zwinna. Samo retro przebiega w pięciu fazach:

  1. Wprowadzenie: W tym miejscu wprowadzasz zespół w nastrój retro, określasz cele spotkania, w razie potrzeby ponownie wyjaśniasz proces organizacyjny lub przedstawiasz nowych uczestników.
  2. Zbierz dane: Ten krok służy do zbierania tematów, które mają być wyróżnione w retro. Innymi słowy, punkty, które poszły dobrze. Ale także te, dla których pożądana jest optymalizacja lub które powodują konflikty. Początkowo wszystkie dane wejściowe są dozwolone - wspólne ustalanie priorytetów odbywa się dopiero później.
  3. Uzyskiwanie wglądu: Zapisane punkty są wspólnie omawiane. Jakie są przyczyny pozytywnych zmian, ale także zmian, które należy zoptymalizować? Co można z tego wyciągnąć dla dalszych projektów lub dla współpracy w zespole?
  4. Wyznaczanie środków: Grupa wspólnie decyduje, które z działań usprawniających powinny być zastosowane w kolejnych sprintach. Środki te powinny być sformułowane w sposób jak najbardziej konkretny ("kto co robi do kiedy") i zapisane na piśmie.
  5. Zakończenie retrospektywy: W tym miejscu można jeszcze raz podsumować wyniki, wyjaśnić ostatnie otwarte pytania, zebrać wszystkich uczestników i zrobić krótkie "retro retro".

Dla niektórych zespołów, agencji i firm, ta bardzo otwarta forma wymiany wymaga początkowo przyzwyczajenia. Wówczas może się zdarzyć, że początkowo niewiele informacji zwrotnych dociera, a nawet pojawiają się konflikty i wzajemne wyrzuty. Można tego uniknąć, dlatego poniżej przedstawiamy kilka wskazówek.

echometr scrum retro
Retro wspierane oprogramowaniem, tutaj z echometrem

Jednak prędzej czy później retrospektywy powinny prowadzić do następujących usprawnień:

  • Terminy w rozwoju oprogramowania lub w projekcie mogą być lepiej zaplanowane, przeszkody ograniczające są eliminowane
  • Firma tworzy niezbędne zasoby o charakterze technicznym, strukturalnym lub ludzkim, aby móc prawidłowo funkcjonować.
  • Pracownicy bardziej otwarcie odnoszą się do konfliktów i wspólnie je rozwiązują.
  • Zespół nie skupia się tylko na tym, co nie działa dobrze, ale także na pozytywnych stronach i optymalizacji procesów.
  • Na pierwszy plan wysuwają się nie tylko wyzwania techniczne, ale również zgranie i nastroje w zespole.

Jeśli jeden lub więcej z tych punktów nie zostanie osiągnięty, zespół może wspólnie pracować nad formatem, narzędziami, procesami decyzyjnymi, zaangażowaniem wszystkich uczestników lub moderacją. Albo zespół stwierdzi, że najpierw muszą być stworzone pewne warunki wstępne. Może to być np. ujednolicenie procesów rozwojowych, lepsza komunikacja lub motywacja wewnątrz firmy.

Zespół Retro

I to prowadzi nas do drugiej funkcji, jaką mogą pełnić retrospektywy. Oprócz procesów czysto projektowych lub jako uzupełnienie retrospektyw technicznych, można je wykorzystać do wzmocnienia spójności w agencji lub firmie. Żaden zespół nie może obejść się bez konfliktów. Istotne jest, aby zajmować się nimi w sposób otwarty i zorientowany na rozwiązania, aby organizacja nie była zajęta wyłącznie sobą lub nie pozostawała w "pracy z podręcznika".

Wolne Retrosy Zespołów, które nie są zaangażowane w Scrum lub jakąkolwiek inną metodę przede wszystkim używają następujących trzech pytań:

  • Co się sprawdziło? W jakich przypadkach dobrze nam się współpracowało i dlaczego?
  • Co nie zadziałało dobrze? Gdzie można coś poprawić we współpracy?
  • Co mamy nadzieję poprawić, wypróbować? Kto zajmie się wdrożeniem i do kiedy?

W tym przypadku retrospektywa jest mniej sztywno zorganizowana niż w Scrumie. Zasadniczo zespół ma swobodę w określeniu formatu, w jakim wymienione pytania zostaną wyjaśnione. Pomocny jest jednak regularny format (np. retrospektywy co dwa miesiące), reprezentatywny dobór uczestników, szczegółowa dokumentacja i pisemne wyniki. Również osoba, która przejmuje zaproszenie, moderację i przetwarzanie.

Tematy do retrosów powinny pochodzić od samych pracowników, o czym więcej za chwilę. Aby zainicjować ten proces, warto wcześniej regularnie zbierać informacje zwrotne. I zapewnić zarówno wsparcie, jak i motywację. Na przykład w ramach (w miarę możliwości anonimowych) ankiet lub poprzez pełnienie specjalnej funkcji w firmie. O tym, jak to może wyglądać, można przeczytać w naszym artykule na temat zdrowia psychicznego w firmach.

Zwłaszcza pracownicy, którzy wcześniej pracowali w bardzo zhierarchizowanej firmie, nie są przyzwyczajeni do otwartego i odważnego wnoszenia wkładu w kulturę korporacyjną. Coś się zmieni w Twojej firmie tylko wtedy, gdy będą istniały ramy, w których każdy będzie mógł swobodnie wyrazić swoją opinię.

Dos w retro

Bez względu na techniczne lub bardziej kulturowe retro, istnieją pewne warunki wstępne, a także narzędzia, które przyczyniają się do sukcesu spotkania:

  • Moderacja: W Retrospektywie Sprintu rolę tę przejmuje Scrum Master. W retrospekcji nieformalnej zadanie to może być dowolnie określone, być może nawet w ramach rotacji.
  • Płaskie hierarchie: Ważne jest, aby facylitatorzy prowadzili spotkanie jako równoprawni uczestnicy, a nie "z góry na dół". To samo dotyczy osób z kierownictwa lub innych osób na wyższych stanowiskach.
  • Zdefiniuj zbiór zasad: Kiedy w trakcie retrosów pojawiają się nieporozumienia lub spory, pomocne jest przypomnienie wspólnych wartości agencji lub firmy. Nie jako lista zakazów, ale w formie przykładów, które oznaczają pozytywną komunikację. Zob. np. kodeks postępowania z RAIDBOXES.
  • Wiążące umowy: Obejmuje to zapisywanie wyników w minutach. Ale też nie decydować nad głowami nieobecnych. W razie wątpliwości należy rozszerzyć grupę uczestników. Można też - w zależności od oczekiwanych tematów - zaprosić gości z innych działów i zespołów.
  • Pomiar sukcesu: Czy przyjęte do tej pory środki prowadzą do poprawy sytuacji? Jeśli nie, to jak może wyglądać bardziej konkretne zakończenie retro? Czy sukcesy można udowodnić lub zmierzyć? Czy obciążenie pracą jest trwale zmniejszone lub czy poprawia się nastrój w zespole?

Szczególnie ostatni punkt jest ważny: tylko pozytywne wyniki zakotwiczają retro na stałe i są akceptowane przez wszystkich. Ponieważ nie wszyscy w Twoim zespole będą rozumieć znaczenie retrospektyw od samego początku. Pretekst "To i tak jest bezużyteczne" może zostać obalony tylko wtedy, gdy sukcesy staną się widoczne. I jeśli regularnie odbierasz wszystkie role w firmie.

Niebezpieczeństwa w stylu retro

Po części z powyższych punktów wynikają zalecenia, których nie należy przestrzegać. Ale ryzyko czai się także poza tym, jeśli retrospektywy nie są dobrze przemyślane lub są prowadzone w sposób gąbczasty:

Bezproduktywny krąg uczestników

Tu potrzebna jest otwartość, a czasem takt. Jest to szkodliwe, jeśli poszczególne osoby z zespołu nie czują się włączone. Z drugiej strony, zbyt duże rundy - lub ze zbyt dużym wymieszaniem tematycznym - szybko stają się bezproduktywne. Jeśli poszczególne tematy nie mogą być wyjaśnione w dużej grupie, można je w razie potrzeby przekazać do mniejszych zespołów.

Zbyt mała przejrzystość

Jeśli inne działy czują, że nie mają wglądu w wyniki retro, szybko pojawiają się niepokój i frustracja. Tutaj pomocne mogą być publicznie widoczne protokoły lub regularne przedstawianie wyników wszystkim zainteresowanym. Dotyczy to również pomiaru sukcesu zatwierdzonych punktów.

Chroniona rama

Jednocześnie sama retrospektywa powinna być miejscem chronionym, tak aby nie było zastrzeżeń do wyrażania w niej krytyki. Niektórzy tylko otwarcie mówią o tym, co należy poprawić w takim otoczeniu. Na przykład w ramach własnego zespołu lub bez szczebla kierowniczego. W razie potrzeby retros można podzielić, aby znaleźć właściwą równowagę między przejrzystością a potrzebą ochrony.

Zbyt rygorystyczne specyfikacje

Na retrospektywach wypowiadają się zawsze ci sami uczestnicy? Czy sugestie są szybko odrzucane? Czy też indywidualne wyniki są już z góry znane? To nie może się udać. Retrospektywy są odpowiednie tylko dla agencji i firm, w których istnieje otwarta kultura.

Zadania są nieprecyzyjnie określone lub nie są śledzone

Pytanie "kto, co i kiedy robi" jest niezwykle ważne. Retrospektywy wymagają określenia w kręgu odpowiedzialności i terminów realizacji każdego z pomysłów.

W kwestii trwałości środków: Tutaj warto postawić na narzędzie do zarządzania projektami, w którym wprowadzane są poszczególne zadania. W ten sposób można zawsze zobaczyć na pierwszy rzut oka, w których obszarach retrospektywa przebiega dobrze, a w których wymaga poprawy. Czy masz w swojej firmie kilka retrospektyw? Wtedy mogą się wzajemnie mierzyć lub wymieniać pomysłami.

Czysta technologia, brak kultury

Nie ma znaczenia, czy jest to Sprint Retro, czy jakikolwiek inny wariant: Nie chodzi wyłącznie o wymienianie i rozwiązywanie czysto technicznych wyzwań. Należy również zbadać interakcje społeczne i kulturowe w zespole. Ponieważ jedno (wydajna praca) nie działa bez drugiego (ducha zespołu). Działy rozwoju czasami mają trudności z połączeniem tych dwóch rzeczy. W tym przypadku pomocne mogą być odpowiednie szkolenia, patrz np. nasz wpis na blogu o komunikacji bez przemocy.

Kroki Porozumienia bez Przemocy
Cztery kroki Porozumienia bez Przemocy (Nonviolent Communication)

Niejasna struktura

Retros powinien stworzyć przestrzeń do swobodnego wypowiadania się na tematy konfliktowe. Niemniej jednak, potrzebują one jasnych ram i stałej struktury. Obejmuje to podstawy, takie jak regularne wdrażanie, rola moderatora, w razie potrzeby oddzielna rola dla dokumentacji lub protokołów, zarządzanie czasem i - w razie potrzeby - wykorzystanie specjalnych narzędzi retro. O tym za chwilę. Pięć faz retro (patrz wyżej) pomoże Ci trzymać się struktury.

We wszystkich wyżej wymienionych punktach możesz uzyskać pomoc, jeśli w Twojej agencji lub firmie nie ma wystarczającej wiedzy. Na przykład, poprzez kursy szkoleniowe lub zewnętrznych trenerów.

Retros @ RAIDBOXES

Na stronie RAIDBOXES używamy kilku form retrosów, aby się zorganizować. Z jednej strony klasyczne Scrumowe retrospektywy rozwoju naszych produktów, dzięki którym możemy teraz działać znacznie szybciej. Co więcej, nasz zespół wsparcia - a wkrótce również my w dziale marketingu - wykorzystujemy wewnętrzne retrosy zespołu, aby stale poprawiać jakość.

Ponadto, obecnie tworzymy format, który obejmuje wszystkich kolegów z RAIDBOXES . Nadal jesteśmy w fazie odkrywania. Nadal jesteśmy w fazie odkryć. Ze względu na nasz obecny wzrost, nie jest już łatwo zebrać wszystkich przy jednym stole. Jeden z pomysłów, który rozważamy: Każdy zespół wysyła dwóch zastępców na retrospektywę ogólnofirmową, na zasadzie rotacji. Dzięki temu każdy miałby szansę wnieść swój wkład.

Retros i holokracja

Wszystko to dobrze wpisuje się w podejście holokracji, które wdrożyła firma RAIDBOXES . Jest to forma organizacji, która pozwala na bardzo samodzielną pracę. Więcej informacji na ten temat można znaleźć w naszym wpisie na blogu Nowe przywództwo z holokracją.

Tematy na Retro

Pozytywne strony, jak również wyzwania, które wnosimy do tego ogólnofirmowego formatu, pochodzą częściowo z naszej ankiety pracowniczej. Przeprowadzamy je co pół roku. Ustalenie priorytetów tematów jest dość proste: ważymy je w zależności od tego, jak często lub jak pilnie dany punkt był oceniany w tym badaniu.

Innym podejściem może być wcześniejsze zebranie w zespole tematów do retro. Jeśli punktów za retro jest zbyt wiele, odbywa się głosowanie: Które z nich chcemy omówić? Wszystkie pozostałe wpisy trafiają automatycznie do backlogu na kolejne retro.

Oprogramowanie Retro: Echometr

Obecnie dostępnych jest wiele narzędzi do przeprowadzania retrospektywy wspieranej przez oprogramowanie. My sami współpracujemy z firmą Echometer, która również ma siedzibę w Münster. Echometr to narzędzie, które pomaga w systematycznym przeprowadzaniu retrospektywy zespołu. Aby uchwycić potencjał i nastroje pracowników.

Możesz wybrać z puli predefiniowanych pytań dobranych według podejść psychologicznych, na które odpowiadają uczestnicy. Można również przesyłać własne pytania. Na podstawie tej puli odpowiedzi Echometer przeprowadza zespół krok po kroku przez retrospektywę. Szczególna zaleta: wyniki są automatycznie dokumentowane i mogą być porównywane ze sobą. Po kilku retrospektywach zawsze widać, gdzie dokonano ulepszeń lub gdzie można wprowadzić poprawki.

Źródła i dalsze linki

Chcesz wdrożyć Retros lub Scrum w swojej agencji lub firmie? Oto kilka dalszych źródeł:

Retros i praca zespołowa: Wasze pytania

Jakie masz pytania dotyczące retrospektywy lub wkładu? Jak poprawić pracę zespołową w swoim zespole? Chętnie wysłuchamy Twoich komentarzy. Chcesz uzyskać więcej wskazówek na temat biznesu i odpowiedzialności społecznej? Następnie śledź nas na Twitterze, Facebooku lub poprzez nasz newsletter.

Michael jest odpowiedzialny za publikowane u nas treści i zdrowie psychiczne. W społeczności blogowej i WordPress działa od 2007 roku. Między innymi jako współorganizator wydarzeń w branży WordPress, autor książek i doradca ds. blogów firmowych. Blogowanie sprawia mu niesamowitą przyjemność, zarówno zawodowo, jak i prywatnie. Michael pracuje i pisze zdalnie z słonecznego Freiburga.

Powiązane artykuły

Komentarze do tego artykułu

Napisz komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola obowiązkowe oznaczone są *.