Co idzie sprawnie w zespole i w projekcie? Co sprawia problemy? Jakie środki można na tej podstawie uzyskać? Retrospektywy są doskonałym sposobem na wprowadzenie motywacji i rozpędu do Twojej firmy lub agencji. Pokazujemy, jak skonfigurować retrospektywę, o co zadbać, a czego unikać.

Retrospektywa (w skrócie: retro) to rodzaj przeglądu mającego na celu wspólne określenie w grupie, zespole lub całej organizacji, jakie sukcesy zostały osiągnięte w określonym czasie. Możesz jej użyć przy testowaniu stosowanej metody zarządzania projektami lub podczas rozwoju oprogramowania, ale także każdego innego obszaru w Twojej firmie. Jednocześnie meeting retro pozwalają odpowiedzieć na pytanie, czy współpraca w zespołach rzeczywiście przebiega sprawnie - pozwala również ocenić poziom satysfakcji zaangażowanych w projekt pracowników.

Podstawowe zasady

Retro cechuje się szczególnie wysoką skutecznością. Ponieważ każdej jednostce oferuje się wystarczająco dużo miejsca na propozycje ulepszeń, które są następnie przekształca się w konkretne projekty. Właśnie to sprawia, że retrospektywy są tak wartościowe i trwałe. Retroperspektywa - o ile zadba się o jej poprawne przeprowadzenie - działa w następujący sposób:

1. Każdy uczestnik, z każdego teamu dopuszczany jest do głosu
2. Oferuje przestrzeń dla różnych form feedbacku, wykluczając przy tym podsumowanie, czy ocenę
3. Zakłada myślenie konstruktywne, przejrzyste, wybiegające w przyszłość i pełne szacunku

Retrospektywy nie są adekwatnym narzędiem wyłącznie dla firm lub agencji, ale także dla organizacji pozarządowych, stowarzyszeń, grup wolontariuszy, inicjatyw open source lub projektów społecznych i politycznych. Szczególnie środowisko open source lub WordPress ceni sobie instytucję feedbacku opartego na retrospektywie. W końcu w ten sposób cały zespół deweloperów zostaje włączony do projektu i ujawnione zostają jego procesy decyzyjne.

Retros są tak samo przydatne w projektach technicznych, jak i w usprawnianiu kultury korporacyjnej. Poniżej znajduje się krótki przegląd obu wariantów:

Retrospektywa Scrum

Retrospektywy są klasycznie znane z metody zarządzania projektami Scrum. Szczególnie zespoły zajmujące się tworzeniem oprogramowania lub projektowaniem stron internetowych polegają na Scrumie, ponieważ stanowi on antytezę dla klasycznie hierarchicznie zorganizowanych projektów typu "mówię ci, co masz robić i kiedy". Do pewnego stopnia programiści organizują się w Scrum. Istnieją jednak stałe struktury (takie jak Rada Scrum) i stałe okresy czasu ("sprint"). Zadania cząstkowe sprawiają, że cały proces jest szczególnie elastyczny, a przez to zwinny. Samo retro przebiega w pięciu fazach:

1. Wprowadzenie: Tutaj wprowadzasz zespół w nastrój retro, określasz cele spotkania, w razie potrzeby ponownie wyjaśniasz proces organizacyjny lub przedstawiasz nowych uczestników.
2. Zbierz dane: Ten krok służy do zbierania tematów, które mają być wyróżnione w retro. Innymi słowy, punkty, które poszły dobrze. Ale także te, dla których przewidziana jest optymalizacja lub które powodują konflikty. Początkowo wszystkie dane wejściowe są dozwolone - wspólne ustalanie priorytetów odbywa się dopiero później.
3. Uzyskiwanie wglądu: Zapisane punkty są wspólnie omawiane. Jakie są przyczyny pozytywnych zmian, ale także zmian, które należy zoptymalizować? Co można z tego wyciągnąć dla dalszych projektów lub dla współpracy w zespole?
4. Wyznaczaj środki: Grupa wspólnie decyduje, które środki doskonalenia powinny być stosowane w kolejnych sprintach. Działania te powinny być sformułowane jak najbardziej konkretnie ("kto, co i kiedy robi") i zapisane na piśmie.
5. Zakończenie retrospektywy: W tym miejscu możesz jeszcze raz podsumować wyniki, wyjaśnić ostatnie otwarte pytania, zebrać wszystkich uczestników i zrobić, że tak powiem, krótkie "retro retro".

Dla niektórych zespołów, agencji i firm, ta bardzo otwarta forma wymiany wymaga początkowo przyzwyczajenia. Z tego powodu początkowo niewiele informacji zwrotnych zatoczy koło, a nawet pojawiają się konflikty i wzajemne wyrzuty. Można tego uniknąć, dlatego poniżej przedstawiamy kilka wskazówek.

Jednak prędzej czy później retrospektywy powinny prowadzić do następujących usprawnień:

• Terminy w rozwoju oprogramowania lub w projekcie mogą być lepiej zaplanowane, przeszkody ograniczające są eliminowane
• Firma tworzy niezbędne zasoby o charakterze technicznym, strukturalnym lub ludzkim, aby móc prawidłowo funkcjonować.
• Pracownicy bardziej otwarcie odnoszą się do konfliktów i wspólnie je rozwiązują.
• Zespół nie skupia się tylko na tym, co nie działa dobrze, ale także na pozytywnych stronach i optymalizacji procesów.
• Na pierwszy plan wysuwają się nie tylko wyzwania techniczne, ale również zgranie i nastroje w zespole.

Jeśli jeden lub więcej z tych punktów nie zostanie osiągnięty, zespół może wspólnie pracować nad formatem, narzędziami, procesami decyzyjnymi, zaangażowaniem wszystkich uczestników lub moderacją. Albo zespół stwierdzi, że najpierw muszą być stworzone pewne warunki wstępne. Może to być np. ujednolicenie procesów rozwojowych, lepsza komunikacja lub motywacja wewnątrz firmy.

Team Retro

I tu dochodzimy do drugiej funkcji, jaką mogą pełnić retrospektywy. Oprócz procesów czysto projektowych lub jako uzupełnienie retrospekcji technicznych, można je wykorzystać do wzmocnienia spójności w agencji lub firmie. Żadna drużyna nie może obejść się bez konfliktów. Bardzo ważne jest, by radzić sobie z nimi w sposób otwarty i zorientowany na rozwiązania, tak by organizacja nie była zajęta wyłącznie sobą lub nie pozostawała w "pracy według podręcznika".

Dedykowane zespoły ds. retro, które nie są zaangażowane w Scrum lub jakąkolwiek inną metodę przede wszystkim znajdują odpowiedź na trzy pytania:

• Co działa? Przy realizacji jakich działań dobrze nam się współpracowało i dlaczego?
• Co nie zadziałało dobrze? Gdzie można coś poprawić ww związku ze współpracą?
• Co mamy nadzieję poprawić, co wypróbować? Kto i kiedy zajmie się wdrożeniem?

W tym przypadku retrospektywa jest mniej sztywno zorganizowana niż w Scrumie. Zasadniczo zespół ma swobodę w określeniu formatu, w jakim wymienione pytania zostaną wyjaśnione. Pomocny jest jednak regularny format (np. retrospektywy co dwa miesiące), reprezentatywny dobór uczestników, szczegółowa dokumentacja i pisemne wyniki. Również osoba, która przejmuje wprowadzenie, moderację i przetwarzanie.

Tematy nad którymi pracuje team ds. retro pochodzi od samych pracowników, o czym więcej za moment. Aby zainicjować ten proces, warto wcześniej regularnie zbierać informacje zwrotne, zapewnić uczestnikom wsparcie i motywację. Na przykład w ramach (w miarę możliwości anonimowych) ankiet lub poprzez pełnienie specjalnej funkcji w firmie. O tym, jak to może wyglądać, można przeczytać w naszym artykule na temat zdrowia psychicznego w firmie.

Zwłaszcza pracownicy, którzy wcześniej pracowali w bardzo zhierarchizowanej firmie, nie są przyzwyczajeni do otwartego i odważnego wnoszenia wkładu w kulturę korporacyjną. Zmiany w Twojej firmie nastąpią tylko wtedy, gdy będą istniały ramy, w których każdy będzie mógł swobodnie wyrazić swoją opinię.

Dos w Retro

Bez względu na to czy wdrażasz retro techniczne lub bardziej kulturowe, istnieją pewne warunki wstępne, a także narzędzia, które przyczyniają się do pozytywnych efektów spotkania:

• Moderacja: W Retrospektywie Sprintu rolę tę przejmuje Scrum Master. W retrospekcji nieformalnej zadanie to może być dowolnie określone, być może nawet w ramach rotacji.
• Płaska hierarchia: Ważne jest, aby moderatorzy prowadzili spotkanie jako równoprawni uczestnicy, a nie "z góry". To samo dotyczy kadry kierowniczej i innych członków wyższego szczebla.
• Zdefiniuj zestaw zasad: Jeśli podczas retrosów pojawiają się nieporozumienia lub spory, przypomnienie wspólnych wartości agencji lub firmy pomaga. Nie jest to lista zakazów, ale przykłady pozytywnej komunikacji. Zobacz na przykład Kodeks Postępowania Raidboxes.
• Wiążące umowy: Obejmuje to zapisywanie wyników w minutach, aby nie decydować nad głowami nieobecnych w spotkaniu. W razie wątpliwości należy rozszerzyć grupę uczestników. Można też - w zależności od tematyki - zaprosić gości z innych działów i zespołów.
• Pomiar pozytywnych wyników: Czy przyjęte do tej pory środki prowadzą do poprawy sytuacji? Jeśli nie, to jak może konkretne wyglądać zakończenie retro? Czy sukcesy można udowodnić lub zmierzyć? Czy obciążenie pracą jest trwale zmniejszone lub czy poprawia się nastrój w zespole?

Szczególnie ostatni punkt jest ważny: tylko dzięki pozytywnym rezultatom retro staje się trwale zakotwiczone i akceptowane przez wszystkich. Nie wszyscy w twoim zespole od początku będą rozumieli znaczenie retrospektyw. Pretekst "To i tak jest bezużyteczne" może zostać obalony tylko wtedy, gdy pojawią się sukcesy. I jeśli regularnie przyjmujesz wszystkie role w firmie.

Don’ts w Retro

Część wyżej wymienionych podpunktów zawiera rady czego należy unikać w poszczególnych fazach projektowych. Pojawia się ryzyko związane z niedociągnięciami w planowaniu projektu:

Bezproduktywność uczestników

W retrospekcji należy wykazać się otwartością i taktem. Projekt nie pójdzie po myśli, jeśli poszczególne osoby z zespołu nie czują się włączone w proces. Z drugiej strony, pracując ze zbyt dużą liczbą uczestników - lub poświęcając się zbyt szerokim spektrum tematycznym jednocześnie - spotkania nie będą owocne. Jeśli poszczególne kwestie nie mogą być opracowane w większym gronie, prace nad nimi mogą zostać zlecone mniejszemu zespołowi.

Zawiłość procesu

Jeśli inne działy czują, że nie mają wglądu w wyniki teamu retro, często reagują frustracją. Pomóc może upublicznianie protokołów lub regularne przedstawianie wyników wszystkim zainteresowanym. Dotyczy to również poziomu satysfakcji z realizacji poszczególnych faz projektu.

Ochrona

Jednocześnie sama retrospektywa powinna stanowić bezpieczną przestrzeń dla krytyki i wymiany opinii. Istotną umiejętnością jest otwarte artykułowanie opinii dotyczących najbliższego środowiska. Dla ułatwienia, można ustalić specjalne warunki takiego spotkania na przykład w ramach własnego zespołu lub bez udziału kierownictwa. W razie potrzeby team retro można podzielić, aby znaleźć właściwą równowagę między przejrzystym dialogiem a wyznaczeniem bezpiecznej przestrzeni.

Zbyt restrykcyjne specyfikacje

Czy na retrospektywach głos zabierają zawsze ci sami uczestnicy? Czy sugestie są odrzucane? Czy indywidualne wyniki są już łatwo przewidywalne? To nie może się udać. Retrospektywy są narzędziem odpowiednim tylko dla agencji i firm, w których istnieje otwarta kultura.

Nieprecyzyjność w określaniu zakresu działań i brak follow-upów

Pytanie "kto, co i kiedy robi" jest niezwykle ważne. Retrospektywy wymagają od kręgu określenia odpowiedzialności i terminów realizacji każdego pomysłu.

W kwestii trwałości środków: Tutaj warto postawić na narzędzie do zarządzania projektami, w którym wprowadzane są poszczególne zadania. W ten sposób można zobaczyć na pierwszy rzut oka, w których obszarach retrospektywa przebiega pomyślnie, a gdzie wymaga poprawy. Jeśli w firmie jednocześnie istnieje kilka teamów retro, mogą się one wzajemnie wspierać lub wymieniać pomysłami.

Sama technologia, brak kultury

Nie ma znaczenia, czy jest to Sprint Retro, czy jakakolwiek inna aktywność: Nie chodzi wyłącznie o wymienianie i rozwiązywanie czysto technicznych wyzwań. Należy również zbadać interakcje społeczne i kulturowe w zespole. Ponieważ jedno (wydajna praca) nie działa bez drugiego (pozytywna atmosfera w zespole). Działy rozwoju czasami mają trudności z połączeniem tych dwóch rzeczy. W tym przypadku pomocne mogą być odpowiednie szkolenia, przeczytaj np. nasz wpis na blogu o komunikacji bez przemocy.

Niejasna struktura

Team retro powinien stworzyć przestrzeń do swobodnego wypowiadania się na tematy konfliktowe. Niemniej jednak, potrzebują one jasnych ram i stałej struktury. Obejmuje to podstawy, takie jak regularne wdrażanie, rola moderatora, w razie potrzeby oddzielna rola mająca na celu prowadzenie dokumentacji lub spisywanie protokołów, zarządzanie czasem i - w razie potrzeby - wykorzystanie specjalnych narzędzi retro. O tym za chwilę. Pięć faz retro (patrz wyżej) pomoże Ci trzymać się szlakiem wcześniej ustalonej struktury.

We wszystkich wyżej wymienionych punktach możesz uzyskać pomoc, jeśli w Twojej agencji lub firmie nie ma osoby posiadającej wystarczającą wiedzę. Na przykład, możecie ją zdobyć poprzez kursy szkoleniowe lub zaproszenie do sprintu zewnętrznych trenerów.

Retros @ Raidboxes

W Raidboxes używamy kilku form retro, aby się zorganizować. Z jednej strony klasyczne retrospektywy Scrum dotyczące rozwoju naszych produktów, dzięki którym możemy teraz działać znacznie szybciej. Co więcej, nasz zespół wsparcia - a wkrótce także dział marketingu - wykorzystuje wewnętrzne retro zespołu, aby stale poprawiać jakość.

Ponadto, obecnie tworzymy format, który obejmuje wszystkich kolegów z Raidboxes. Nadal szukamy rozwiązania. Ze względu na nasz aktualny wzrost, nie jest już łatwo zgromadzić wszystkich przy stole. Jeden z pomysłów, który rozważamy: Każdy zespół wysyła dwóch zastępców na ogólnofirmową retrospektywę, na zasadzie rotacji. W ten sposób każdy będzie miał szansę wnieść swój wkład.

Dobór tematów do retroperspektywy

Wymienione atuty, jak również wyzwania, które wnosimy do tego formatu, pochodzą częściowo z naszej ankiety pracowniczej. Przeprowadzamy je co pół roku. Ustalenie priorytetów tematów jest dość proste: ważymy je w zależności od tego, jak często lub jak pilnie dany punkt był wybierany wedle badania.

Innym podejściem może być wcześniejsze zebranie tematów do retro w zespole. Jeśli punktów za retro jest zbyt wiele, odbywa się głosowanie: które z nich chcemy omówić? Wszystkie pozostałe wpisy trafiają automatycznie na listę rezerwową do kolejnego sprintu.

Softaware Retro: Echometr

Obecnie dostępnych jest wiele narzędzi do przeprowadzania retrospektywy wspieranej przez oprogramowanie. My sami współpracujemy z firmą Echometer, która jak i my ma swoją siedzibę w Münster. Echometr to narzędzie, które pomaga w systematycznym przeprowadzaniu retrospektywy zespołu, aby uchwycić potencjał i nastroje pracowników.

Możesz wybrać z puli predefiniowanych pytań dobranych według podejść psychologicznych, na które odpowiadają uczestnicy lub zaproponować własne. Na podstawie puli odpowiedzi Echometer przeprowadza zespół krok po kroku przez retrospektywę. Szczególny plus: wyniki są automatycznie dokumentowane i można je łatwo ze sobą porównać. Po kilku retrospektywach zawsze widać, gdzie dokonano ulepszeń lub gdzie można wprowadzić poprawki.

Źródła i dalsze linki

Chcesz wdrożyć Retros lub Scrum w swojej agencji lub firmie? Oto kilka przydatnych źródeł:

• Sipgate Blog: Retrospektywy jako siła napędowa doskonalenia
• Projektmagazin.de: Co to jest Retrospektywa Sprintu?
• t2informatik.de: Metody retrospektywne Scruma
• echometer: Kreatywne metody retrospektywy online
• Błędy podczas wprowadzania Scruma
• Kompaktowe wprowadzenie do Scrum