Wirtualne firmy: Jak twój zespół poradzi sobie bez biura

Jan Tissler
9 Min.
Firmy wirtualne

Niektórzy od wielu lat głoszą, że praca zdalna to nie tylko rozwiązanie typu stopgap dla wyjątkowych przypadków. Na przykład Matt Mullenweg, współzałożyciel WordPress . Całkowite pozbawienie się biur może być okazją do produktywnej i udanej pracy. Co kryje się za hasłami takimi jak "firmy wirtualne" czy "firmy rozproszone"? I o czym musisz pamiętać?

W roku 2020 wprowadzono nowe skróty, takie jak "WFH" aka Work From Home. Wiele firm nagle zetknęło się z tematem, który do tej pory był ignorowany: To musiało działać bez biura. Ci, którzy nie byli na to przygotowani, niespodziewanie wpadli do głębokiej rynny produkcyjnej.

Mniej mikrozarządzania

Stało się to po prostu dlatego, że nawet podstawy nie były dostępne: Niezbędne narzędzia zaginęły całkowicie lub okazały się niewystarczające. Ale nie chodzi tylko o odpowiednie narzędzia. Sposób działania firm wirtualnych musi ulec zasadniczej zmianie. Sposób, w jaki zadania są planowane i rozdzielane pomiędzy pracowników, działa w różny sposób. Tak zwany zdalne zarządzanie Dla agencji i firm potrzebna jest większa swoboda i większe zaufanie - i znacznie mniej mikrozarządzania.

Niektóre z tych firm (i ich menedżerów) z pewnością tęsknią za dniem, w którym będą mogły wrócić do "zwykłego biznesu". Być może (okazjonalnie!) home office pozostanie wtedy jako bonus do chwalenia się w ogłoszeniach o pracy. W praktyce jednak organizacje te będą nadal koncentrować się i optymalizować swoją działalność na biurze i fizycznej obecności.

Praca na odległość w tym momencie nie jest uznaną alternatywą ani nawet bardziej zrównoważonym modelem, ale wyjątkiem i jest postrzegana jako w połowie pełna kopia "prawdziwej pracy" na miejscu. Jednocześnie udaje się, że "prawdziwa praca" i współpraca jest możliwa tylko wtedy, gdy wszystkie osoby znajdują się w tym samym pomieszczeniu lub przynajmniej w tym samym budynku o ustalonych godzinach.

Nawet nie przyszło ci do głowy, że praca zdalna swoje własne zalety mógł mieć. Albo że model ten jest lepszym rozwiązaniem dla niektórych zadań i grup zawodowych. Wtedy wydaje się absurdalne, że firmy mogłyby czerpać korzyści z bycia "Spółką Rozprowadzaną".

Przykład Automatyczny: Zdalny przez skazanie

Tym bardziej zdumiewające, że firmy odnoszące sukcesy nigdy nie były zorganizowane inaczej. Czasami była to konieczność, ponieważ na początku nie było budżetu na biuro. Ale potem został z modelem, bo się sprawdził.

Najlepszym przykładem spośród wielu innych jest firma stojąca za WordPress .com oraz WooCommerceAutomatyczne. Założyciel Matt Mullenweg lubi opowiadać o tym, jak "eksperci" chcieli mu uświadomić, że ten model nigdy nie będzie działał przy więcej niż kilkunastu czy dwóch pracownikach. Dziś Automattic zatrudnia prawie 1300 pracowników - i nadal nie ma stałych biur.

WordPress  Zespół automatyczny
Zespół Automatyki - rozproszony na całym świecie

W rzeczywistości, jeszcze do niedawna firma miała w San Francisco coś w rodzaju własnego miejsca pracy: można było tam pojechać, aby wykonywać swoją pracę i spotkać się z kolegami. Ale był coraz mniej używany. Więc Automatyczny zapisał te pokoje a.

W tym roku Matt Mullenweg mógł poczuć się potwierdzony w tym, co głosił od tak dawna: Przyszłość wielu firm to zdecentralizowana struktura bez biur. "Iluzja, że biura są o pracy jest zniszczona na zawsze", napisał w swoim wpisie na blogu. W końcu chodzi bardziej o kontrolę niż o stworzenie pomocnego i wspierającego środowiska pracy.

5 poziomów rozproszonych przedsiębiorstw

Ustanowiła ona model dla przedsiębiorstw rozproszonych lub wirtualnych, oparty na etapach dla pojazdów autonomicznych. Brzmi to tak:

Poziom 0: Zdalne nie wchodzi w grę

Praca zdalna nie jest możliwa, ponieważ trzeba być obecnym przy tym zadaniu. Myśli się tu o rzemieślnikach, sprzedawcach czy nawet strażakach. Oczywiście mogą zaistnieć sytuacje i przyszłe wydarzenia, które przynajmniej częściowo to zmienią. Pomyśl o zdalnie sterowanych lub pół-autonomicznych robotach, które pomagają w walce z pożarami. Ale w obecnym stanie rzeczy nie jest to możliwe.

Poziom 1: Zdalne jest tylko w sytuacjach awaryjnych

Wiele firm znalazło się na tym poziomie przed pandemią koronaawirusa. Praca zdalna byłaby teoretycznie możliwa, ale nie ma dla niej wsparcia. W nagłych przypadkach pracownicy mogą nawet pracować poza biurem przez jeden lub dwa dni. Ale przez większość czasu, większość pracy wtedy się kończy. Dzieje się tak częściowo dlatego, że nawet podstawowe narzędzia, takie jak własne konto e-mail lub kalendarz, są trudno dostępne, gdy nie ma się już w wewnętrznej sieci biurowej.

Poziom 2: Zdalne jest możliwe, ale tylko wyjątkowo

Wiele firm musiało podnieść się do tego poziomu z powodu pandemii: były one zmuszone zaakceptować fakt, że wielu lub wszyscy pracownicy będą pracować zdalnie przez długi czas. W tym celu stworzono podstawy techniczne i wprowadzono nowe narzędzia, takie jak Zoom i Zespoły Microsoft.

Ale procesy i modele myślenia jeszcze się nie zmieniły. Zamiast tego podejmuje się próbę przeniesienia dotychczasowych metod pracy do świata cyfrowego. To działa tak samo, jak wersja "e-papierowej" gazety codziennej na smartfonie: działa z wysiłkiem, ale nie za dobrze.

W przypadku pracy zdalnej na tym poziomie oznacza to, że wszystko dzieje się nadal synchronicznie, a Ty ciągle jesteś przerywany. Nadzorcy martwią się o produktywność swoich zespołów, ale nie oznacza to, że zmieniają oni warunki brzegowe. Zamiast tego, oprogramowanie powinno zapewnić, że pracownicy faktycznie pracują tylko nad swoimi projektami, lub musisz udowodnić, że faktycznie jesteś "obecny" za pomocą kamery internetowej, która jest stale włączona.

Poziom 3: Zdalny jako okazja

Od tego momentu praca poza biurem nie jest już postrzegana jako rozwiązanie awaryjne z wieloma wadami, ale (również) jako szansa. Tworzy się lepsze środowisko pracy w domu lub w miejscu pracy, a firma zdaje sobie sprawę, jak cenna może być praca asynchroniczna. Komunikacja odbywa się bardziej w formie pisemnej. Ważną rolę odgrywa również komponent osobisty (bez ograniczenia przez pandemię): zespoły spotykają się przez jeden lub dwa tygodnie w roku.

Poziom 4: Zdalny jest nową normą

W tym przypadku procesy są konsekwentnie asynchroniczne. Wydajność pracy jest oceniana na podstawie wyników, a nie na podstawie tego, czy i jak długo pracownicy są obecni w danym miejscu. Zaufanie rozwija się i staje się podstawą współpracy. Nie tylko ekstrawertyczni "mówcy" słyszą swoje opinie, ale wszyscy, ponieważ istnieje wiele sposobów na udział w dyskusjach.

Firmy mogą przyciągać utalentowanych Zwycięscy pracownicyktórzy nie mieszkają przypadkiem w pobliżu biur lub chcą się przeprowadzić. Biura domowe pracowników są zazwyczaj lepiej wyposażone i znacznie bardziej dostosowane do indywidualnych potrzeb niż przeciętne biuro. Spotkania w czasie rzeczywistym są dobrze przygotowane. Różnorodność jest również wzmocniona, ponieważ każda osoba może wykonywać swoją pracę tak, jak jej odpowiada.

Poziom 5: Zdalna Nirwana

Matt Mullenweg postrzega to jako "etap nirwany", który może być nieosiągalny. Ma to być raczej zachęta. Na tym poziomie, firmy dystrybucyjne są zawsze lepsze, bardziej skuteczne i bardziej produktywne niż ich konkurenci z biurami. Zadowolenie pracowników jest maksymalne.

Dropbox staje się "Virtual First"

Ogólnie rzecz biorąc, firmy takie jak Automattic, Buffer czy Doist mają łatwiejszy czas, ponieważ od samego początku polegały na rozproszonych zespołach. Musieli się upewnić, że ich model będzie nadal współpracował z rosnącym zespołem. Ale podstawowe sposoby myślenia i działania już tam były.

Będzie to trudniejsze dla przedsiębiorstw, które muszą się przekształcić - tak jak to ma miejsce w przypadku Pandemia koronaawirusa Stało się. Po pierwsze, często stwierdzali, że praca na odległość nie jest tak zła, jak zawsze myśleli. Z drugiej strony, niektórzy pracownicy również bardzo lubili ten przymusowy eksperyment.

Na przykład, Dropbox w formalnym komunikacie że 90 procent z 2800 pracowników czuło się produktywnie w domu i nie chciało wracać do ścisłego pięciodniowego tygodnia pracy w biurze. Co prawda, widzieli też wady w pracy na odległość. "Nieprzerwane wideokonferencje, ciągłe alarmy i izolacja społeczna" są podane jako przykłady.

Blog Dropbox
Dropbox jest również pionierem na temat "Kultury Pracy" w blogu

Matt Mullenweg zaznaczyłby jednak, że Dropbox musiałby po prostu odważyć się przejść na następny poziom. Te "wady" są oznaką, że biurowy sposób myślenia został przeniesiony w niezmienionej formie do odległego świata.

Jak się wydaje, Dropbox chce nad tym dokładnie popracować. Więc na całym świecie będą biura o nazwie "Dropbox Studios". Dotyczy to również istniejących lokalizacji, takich jak San Francisco, Seattle, Austin czy Dublin. Ale gdzie indziej będą też "pokoje na wezwanie na spotkania zespołu". W komunikacie stwierdza się

W rezultacie, Dropbox z czasem stanie się bardziej rozproszony geograficznie, dając zespołom większą swobodę wyboru miejsca zamieszkania, pracy i znalezienia nowych pracowników.

Tam, gdzie te "studia" są dostępne, firma chce się dynamicznie dostosowywać do popytu.

Ale jak wyjaśnia powyższy model "krok po kroku", zmiany organizacyjne są również częścią nowego, niezależnego od lokalizacji świata pracy. Dropbox mówi tu o "nieliniowych dniach roboczych". W przyszłości firma będzie ustalać tylko "podstawowe godziny współpracy", w których strefy czasowe nakładają się na siebie. Zachęca swoich pracowników do tworzenia własnych harmonogramów z dala od tego. "Dropbox chce, aby wpływ i wyniki były ważniejsze od godzin pracy." Wygląda na to, że ktoś poszedł do Matta Mullenwega...

Dropbox to również tylko najnowszy przykład z branży technicznej. Twitter i Square ogłosili już, że pozwolą na wykorzystanie tymczasowych biur domowych jako nieograniczonej alternatywy. A Mark Zuckerberg z Facebooka przewidział, że w ciągu najbliższych dziesięciu lat 50 procent jego pracowników będzie pracować zdalnie.

8 wskazówek dla firm wirtualnych

Ale jak odnaleźć się w nowym świecie rozproszonej pracy? Firma stojąca za Todo-App Todoist opublikowała na blogu post osiem użytecznych wskazówek opracowanychżeby praca zdalna działała lepiej:

1. znaleźć swoje własne rozwiązania

Tylko dlatego, że inna firma odnosi sukcesy z określonym narzędziem lub sposobem pracy, nie musi oznaczać, że jest odpowiednia dla Ciebie i Twojej firmy. Zawsze sprawdzaj, jaki jest podstawowy problem, a następnie szukaj rozwiązania, które do niego pasuje. Przykład na posterunku: Firma przetestowała Slack jako kanał komunikacji, ponieważ tak wiele osób korzysta z niego. Jednak Doist stwierdził, że nie nadaje się on dobrze dla jego globalnego zespołu.

2. ustawiony na Remote First

W organizacjach, które opierają się na modelu hybrydowym, pracownicy zdalni szybko padają przez szczeliny. Zapomina się o nich zarówno w kwestii komunikacji, jak i promocji. Zamiast tylko umożliwiać pracę na odległość, należy je aktywnie promować. To powinno stać się nową normą.

3. stosowanie komunikacji asynchronicznej

Ich przykład dotyczy głównie zespołów międzynarodowych. Ale nawet ludzie, którzy nie są rozproszeni po całym świecie, mają swoje własne "strefy czasowe". Niektórzy ludzie zaczynają wcześnie rano, inni wolą pracować wieczorem. Niektórzy potrzebują kilku godzin nieprzerwanej koncentracji, niektórzy pracują na krótkich zmianach.

4. wykorzystywać komunikację synchroniczną bardzo konkretnie

Nikt nie twierdzi, że każde pytanie, każdy problem, każde wyzwanie może być rozwiązane za pomocą czatu. Ale zamiast traktować komunikację synchroniczną jak standardowe spotkania, powinny one być dobrze zaplanowanym i przygotowanym narzędziem na szczególne chwile. Dotyczy to na przykład złożonych pytań, sytuacji kryzysowych lub pomocy w lepszym poznaniu się członków zespołu.

5. przepływy dokumentów i zasady

Im lepiej zapiszesz, jak coś ma być zrobione w sposób zrozumiały dla wszystkich, tym mniej będzie pytań. Dobra dokumentacja zapewnia również mniej nieporozumień i konfliktów w agencji lub firmie.

6. zachować ostrożność przy zatrudnianiu nowych pracowników

Nie każdy jest dobrze przystosowany do pracy zdalnej. Musisz być w stanie poradzić sobie z planowaniem własnej pracy i wziąć na siebie większą odpowiedzialność. Umiejętności komunikacyjne muszą być również silne (zwłaszcza pisemne). Na przykład Matt Mullenweg wyjaśnił, że w firmie Automattic nie przeprowadzają rozmów kwalifikacyjnych, ale czaty dotyczące podań o pracę.

7. zaufanie jest podstawą wszystkiego

Jest to szczególnie trudny punkt dla wielu przywódców. Produktywność nie jest wtedy, gdy ktoś wygląda na zajętego (np. siedząc przy biurku w biurze), ale gdy osiągane są wyniki. Musi istnieć pewność, że pracownicy wykonują swoją pracę najlepiej jak potrafią.

8. nie ignorujcie negatywnych stron pracy zdalnej

Równie jasne jest bowiem, że takie eksperymenty zawiodły w przeszłości. Pomyślcie o wybitnych przykładach, takich jak Yahoo i IBM. Więc nie należy w żadnym wypadku zakładać, że ten temat jest przesądzony. Należy raczej przyjrzeć się temu, co w takich przypadkach poszło źle i jak można temu przeciwdziałać. Ważne jest również, aby wszystkie zainteresowane strony zostały poinformowane o zaletach i wadach, jakie dla nich wynikają. są osobiście świadomi.

Mój wniosek dla agencji i firm

Czego wielu jeszcze nie rozumie: Większa swoboda projektowania nie zmniejsza wydajności, a raczej ją zwiększa. Jak wykazały różne badania, "więcej pieniędzy" jako nagroda działa tylko w przypadku bardzo prostych zadań. Gdy tylko ludzie będą musieli włożyć choćby odrobinę wysiłku intelektualnego i twórczego, przynęta ta zmieni się w swoje przeciwieństwo: Im większa nagroda, tym gorszy wynik. Zobacz tę animowaną wersję rozmowy Dana Pink'a:

YouTube

Pobierając film, akceptują Państwo politykę prywatności YouTube.
Dowiedz się więcej

Załaduj video

PGlmcmFtZSB3aWR0aD0iNTYWIWIiBoZWlnaHQ9IjMxNSIgc3JJPSJodHRwczovL3d3dy55b3V0dWJlLW5vY29va2llLmNvbS9lbWJlZC91NlhBUG51RmpKYyIgZnJhbWVib3JkZXI9IjAiIGFsbG93PSJhY2NlbGVyb21ldGVyOyBhdXRvcGxheTsgY2xpcGJvYXJkLXdyaXRlOyBlbmNyeXB0ZWQtbWVkaWE7IGd5cm9zY29wZTsgcGljdHVyZS1pbi1waWN0dXJlIiBhbGxvd2Z1bGxzY3JlZW49IiI+PC9pZnJhbWU+

Ogólnie rzecz biorąc: ludzie chcą wykonywać dobrą robotę, chcą się rozwijać i chcą żyć własnym życiem. Jeśli praca zdalna jest realizowana prawidłowo, może ona pozytywnie wpłynąć na wydajność, zadowolenie i zdrowie pracowników. I, jak wspomniano powyżej, takie elastyczne modele pracy otwierają firmy na kandydatów, którzy nie byliby wcześniej brani pod uwagę.

Wirtualne firmy: Jakie masz pytania do Jan?

Zachęcamy do skorzystania z funkcji komentarza. Chcesz być informowany o nowych artykułach dla agencji i freelancerów? Następnie podążaj za nami dalej TwitterFacebook albo zasubskrybuj nasz cotygodniowy Newsletter.

Zdjęcie: Olia Danilevich

Jan jest dziennikarzem internetowym i specjalistą od publikacji cyfrowych z ponad 20-letnim doświadczeniem zawodowym. Firmy rezerwują go jako autora, konsultanta lub redaktora naczelnego. Jest również założycielem i jednym z redaktorów magazynu UPLOAD. Zdjęcie autorstwa fotografa: Patrick Lux.

Komentarze do tego artykułu

Napisz komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola oznaczone są * Zaznaczone.