Niektórzy od wielu lat głoszą, że praca zdalna jest nie tylko rozwiązaniem awaryjnym dla wyjątkowych przypadków. Na przykład Matt Mullenweg, współzałożyciel WordPress. Całkowity brak biura może być szansą na produktywną i udaną pracę. Co kryje się za takimi słowami jak „firmy wirtualne” czy „firmy rozproszone"? I o czym musisz pamiętać?

Rok 2020 przyniósł nowe skróty, takie jak "WFH" (Work From Home). Wiele firm zostało nagle skonfrontowanych z tematem, który do tej pory był ignorowany: Wszystko musiało działać bez biur. Ci, którzy nie byli na to przygotowani, nieoczekiwanie wpadli w głęboką dolinę produktywności.

Mniej mikrozarządzania

Stało się tak po prostu dlatego, że nie było nawet podstaw: Brakowało całkowicie niezbędnych narzędzi lub okazały się one niewystarczające. Ale nie chodzi tylko o odpowiednie narzędzia. Dla firm wirtualnych sposób pracy musi się zasadniczo zmienić. Inaczej działa sposób planowania zadań i ich dystrybucji do pracowników. Tak zwane zdalne przywództwo w agencjach i firmach wymaga więcej swobody i zaufania, a także znacznie mniej mikrozarządzania.

Niektóre z tych firm (i ich menedżerowie) z pewnością z utęsknieniem czekają na dzień, w którym będą mogły powrócić do "biznesu jak zwykle". Być może (sporadycznie!) domowe biuro pozostanie wtedy jako bonus, którym będzie można się pochwalić w ogłoszeniach o pracę. W praktyce jednak organizacje te będą nadal zafiksowane i zoptymalizowane pod kątem biura i fizycznej obecności.

Praca zdalna nie jest w tym momencie uznaną alternatywą, ani nawet bardziej zrównoważonym modelem, ale wyjątkiem i jest postrzegana jako połowiczna kopia "prawdziwej pracy" na miejscu. Jednocześnie udaje się, że "prawdziwa praca" i współpraca jest możliwa tylko wtedy, gdy wszyscy znajdują się w tym samym pomieszczeniu lub przynajmniej w tym samym budynku o stałych porach.

Nie przychodzi im nawet do głowy, że praca zdalna może mieć swoje zalety. Albo że dany model jest lepszym rozwiązaniem dla niektórych zadań i zawodów. W takim razie wydaje się absurdalne, że firmy mogłyby czerpać korzyści z bycia "firmą rozproszoną".

Przykład Automattic: Zdalnie dzięki przekonaniom

Tym większe jest wtedy zdziwienie, gdy odnoszące sukcesy firmy nigdy nie były zorganizowane inaczej. Czasem wynikało to z konieczności, bo początkowo nie było budżetu na biuro. Ale potem model pozostał, bo się sprawdził.

Najlepszym przykładem spośród wielu innych jest firma stojąca za WordPress .com oraz WooCommerce: Automattic. Założyciel firmy Matt Mullenweg lubi opowiadać o tym, jak "eksperci" próbowali mu uświadomić, że ten model nigdy nie sprawdzi się przy więcej niż jednym lub dwóch tuzinach pracowników. Dziś Automattic ma prawie 1300 pracowników - i wciąż nie ma stałego biura.

Do niedawna firma miała nawet coś w rodzaju własnej przestrzeni coworkingowej w San Francisco: można było tam pracować i spotykać się z kolegami. Ale był on coraz rzadziej używany. Więc Automattic zaoszczędził na tej przestrzeni.

Matt Mullenweg może czuć się w tym roku usankcjonowany w tym, co głosił od tak dawna: przyszłością wielu firm jest zdecentralizowana struktura bez biur. "Iluzja, że biura są związane z pracą, została na zawsze rozbita" - napisał we wpisie na blogu. W końcu w biurach bardziej chodzi o kontrolę niż o stworzenie pomocnego i wspierającego środowiska pracy.

5 poziomów rozproszonych przedsiębiorstw

Stworzył on model dla rozproszonych lub wirtualnych przedsiębiorstw, który jest wzorowany na etapach rozwoju pojazdów autonomicznych. Jest on następujący:

Poziom 0: Praca zdalna nie jest możliwa

Praca zdalna jest niemożliwa, ponieważ trzeba być osobiście obecnym przy wykonywaniu zadania. Myśli się tu o rzemieślnikach, sprzedawcach czy nawet strażakach. Oczywiście, mogą zaistnieć sytuacje i przyszłe wydarzenia, które zmienią to, przynajmniej częściowo. Na myśl przychodzą zdalnie sterowane lub półautonomiczne roboty, które pomagają w walce z pożarami. Ale na dzień dzisiejszy nie jest to możliwe.

Poziom 1: Zdalne sterowanie tylko w nagłych wypadkach

Wiele firm znalazło się na tym poziomie przed pandemią koronawirusa. Praca zdalna teoretycznie byłaby możliwa, ale nie ma dla niej wsparcia. W nagłych wypadkach pracownicy mogą być w stanie pracować poza biurem przez dzień lub dwa. Ale w większości przypadków, to właśnie wtedy większość pracy nie przyniesie oczekiwanych rezultatów. Wynika to również z faktu, że nawet podstawowe narzędzia, takie jak własne konto e-mail czy kalendarz, są trudno dostępne dopiero wtedy, gdy nie ma już dostępu do wewnętrznej sieci biurowej.

Poziom 2: Zdalne działanie jest możliwe, ale tylko w wyjątkowych przypadkach

Wiele firm musiało podnieść się do tego poziomu z powodu pandemii: zostały zmuszone do zaakceptowania faktu, że wielu lub wszyscy ich pracownicy będą pracować zdalnie przez dłuższy okres czasu. W tym celu stworzono odpowiednie podstawy techniczne i wprowadzono nowe narzędzia, takie jak Zoom czy Microsoft Teams.

Procesy i modele myślowe nie uległy jednak jeszcze zmianie. Zamiast tego starają się przenieść dotychczasowe sposoby pracy do świata cyfrowego. Działa to mniej więcej tak dobrze, jak "e-papierowa" wersja gazety codziennej na smartfonie: działa z wysiłkiem, ale nie do końca dobrze.

W przypadku pracy zdalnej na tym poziomie oznacza to: wszystko dzieje się synchronicznie, a tobie ciągle się przerywa. Przełożeni troszczą się o wydajność swoich zespołów, ale nie zmieniają warunków ramowych. Zamiast tego oprogramowanie ma zapewniać, że pracownicy pracują tylko nad swoimi projektami lub że muszą udowodnić swoją "obecność" za pomocą stale włączonej kamery internetowej.

Poziom 3: Zdalność jako szansa

Od tej pory praca poza biurem nie jest już postrzegana jako rozwiązanie tymczasowe z wieloma wadami, ale (również) jako szansa. Tworzysz lepsze środowisko pracy w domu lub w przestrzeni coworkingowej, a firma dostrzega, jak cenna może być praca asynchroniczna. Komunikacja odbywa się raczej w formie pisemnej. Komponent osobisty również odgrywa ważną rolę (bez ograniczeń pandemicznych): zespoły spotykają się przez jeden lub dwa tygodnie w roku.

Poziom 4: Praca zdalna jest nową normą

W tym miejscu procesy stają się konsekwentnie asynchroniczne. Wydajność pracy jest oceniana na podstawie wyników, a nie tego, czy i jak długo pracownicy są obecni w jednym miejscu. Rozwija się zaufanie, które staje się podstawą współpracy. Nie tylko ekstrawertyczni "głośnicy" są wysłuchiwani ze swoim zdaniem, ale wszyscy, ponieważ istnieje wiele sposobów na uczestniczenie w dyskusjach.

Firmy mogą przyciągnąć utalentowanych pracowników, którzy nie mieszkają w pobliżu biur lub są skłonni je przenieść. Domowe biura pracowników są zwykle lepiej wyposażone i znacznie lepiej odpowiadają na indywidualne potrzeby niż przeciętne biuro. Spotkania w czasie rzeczywistym są dobrze przygotowane. Różnorodność jest również wzmocniona, ponieważ każda osoba może wykonywać swoją pracę w sposób, który jej odpowiada.

Poziom 5: Zdalna nirwana

Matt Mullenweg postrzega to jako "etap nirwany", który może być nieosiągalny. Ma to być raczej zachęta. Na tym poziomie, firmy rozproszone są zawsze lepsze, bardziej skuteczne i wydajne niż ich konkurenci posiadający biura. Satysfakcja pracowników jest na najwyższym poziomie.

Dropbox staje się "Virtual First"

Ogólnie rzecz biorąc, firmy takie jak Automattic, Buffer, czy Doist mają łatwiej, ponieważ od początku opierały się na rozproszonych zespołach. Musieli jednak upewnić się, że ich model nadal działa przy rosnącym zespole. Ale podstawowe sposoby myślenia i działania już istniały.

Jest to trudniejsze dla firm, które muszą się dostosować - jak to miało miejsce w przypadku pandemii koronawirusów. Z jednej strony, często okazywało się, że praca zdalna nie jest taka zła, jak im się zawsze wydawało. Z drugiej strony, ten wymuszony eksperyment ucieszył też niejednego pracownika.

Dropbox, na przykład, ujawnił w oficjalnym oświadczeniu, że 90 procent z jego 2800 pracowników czuło się produktywnie w domu i nie chciało wracać do ścisłego pięciodniowego tygodnia pracy w biurze. Oczywiście, dostrzegali też wady pracy zdalnej. "Non stop wideokonferencje, ciągłe powiadomienia i izolacja społeczna" są tam wymieniane jako przykłady.

Matt Mullenweg zauważył jednak, że Dropbox musi się odważyć, aby przejść na następny poziom. Te "wady" są oznaką, że mentalność biurowa została przeniesiona w niezmienionej formie do świata zdalnego.

Wygląda na to, że Dropbox chce pracować właśnie nad tym. Na całym świecie mają powstać biura o nazwie "Dropbox Studios". Dotyczy to również wcześniejszych lokalizacji, takich jak San Francisco, Seattle, Austin czy Dublin. Ale w innych miejscach mają też powstać "przestrzenie do spotkań zespołowych na żądanie". W ogłoszeniu czytamy:

W rezultacie oczekuje się, że z czasem Dropbox będzie miał większy zasięg geograficzny, a zespoły będą miały większą swobodę wyboru miejsca zamieszkania, pracy i poszukiwania nowych współpracowników.

Firma zamierza dynamicznie dostosowywać lokalizację tych "studiów" w zależności od zapotrzebowania.

Jednak, jak wyjaśnia powyższy model warstwowy, zmiany organizacyjne są również częścią nowego, niezależnego od lokalizacji świata pracy. Dropbox mówi tu o "nieliniowych dniach pracy". W przyszłości firma będzie wyznaczać "główne godziny współpracy" tylko tam, gdzie strefy czasowe będą się pokrywać. Poza tym zachęca swoich pracowników do tworzenia własnych harmonogramów. "Dropbox chce w ten sposób priorytetowo traktować wpływ i wyniki zamiast przepracowanych godzin". Brzmi prawie tak, jakby ktoś tam sprytnie dogadał się z Mattem Mullenwegiem ....

Dropbox to także najnowszy przykład z branży technologicznej. Twitter i Square już wcześniej ogłosiły, że jako alternatywę będą dopuszczać tymczasowe biura domowe na czas nieokreślony. Mark Zuckerberg z Facebooka przewiduje, że w ciągu najbliższej dekady 50 procent jego pracowników będzie pracować zdalnie.

8 wskazówek dla firm wirtualnych

Ale jak odnaleźć się w nowym świecie pracy rozproszonej? Firma stojąca za aplikacją Todoist zebrała we wpisie na blogu osiem przydatnych wskazówek, które usprawniają pracę zdalną:

1. Znajdź własne rozwiązania

Tylko dlatego, że inna firma odniosła sukces z danym narzędziem lub sposobem pracy, nie oznacza to, że jest to dobre rozwiązanie dla Ciebie i Twojej firmy. Zawsze patrz na to, co jest podstawowym problemem, a następnie szukaj rozwiązania, które do niego pasuje. Przykład w poście: Firma przetestowała Slack jako kanał komunikacji, ponieważ tak wiele osób z niego korzystało. Jednak Doist stwierdził, że nie jest to dobre rozwiązanie dla jego globalnego zespołu.

2. Nastaw się na prace zdalna

W organizacjach, które opierają się na modelu hybrydowym, pracownicy zdalni szybko tracą kontakt z rzeczywistością. Zapomina się o nich zarówno w komunikacji, jak i promocji. Zamiast tylko umożliwiać pracę zdalną, należy do niej aktywnie zachęcać. To powinno stać się nową normą.

3. Użyj komunikacji asynchronicznej

Jej przykład dotyczy przede wszystkim zespołów międzynarodowych. Ale nawet ludzie, którzy nie mieszkają na całym świecie, mają swoje własne, osobiste "strefy czasowe". Niektórzy zaczynają pracę wcześnie w ciągu dnia, inni wolą pracować wieczorem. Niektórzy potrzebują kilku godzin nieprzerwanej koncentracji, inni pracują w krótkich zrywach.

4. Wykorzystaj komunikację synchroniczną w bardzo ukierunkowany sposób

Nikt nie twierdzi, że każde pytanie, każdy problem, każde wyzwanie można rozwiązać za pośrednictwem czatu. Jednak zamiast traktować komunikację synchroniczną, taką jak spotkania, jako standard, należy ją traktować jako dobrze zaplanowane i przygotowane narzędzie na wyjątkowe chwile. Dotyczy to na przykład skomplikowanych pytań, sytuacji awaryjnych czy nawet tego, że członkowie zespołu mogą się lepiej poznać.

5. Dokumentuj procesy i zasady pracy

Im lepiej zapiszesz, jak coś ma być zrobione, tym mniej będzie pytań. Dobra dokumentacja zapewnia również mniej nieporozumień i konfliktów w agencji lub firmie.

6. Ostrożnie z nowymi pracownikami

Nie każda osoba jest dobrze przystosowana do pracy zdalnej. Musisz być w stanie poradzić sobie z planowaniem własnej pracy i większą odpowiedzialnością. Umiejętności komunikacyjne również muszą być silne (zwłaszcza pisemne). Matt Mullenweg, na przykład, stwierdził, że w Automattic nie przeprowadzają wywiadów, tylko czaty.

7. Zaufanie jest podstawą wszystkiego

Jest to szczególnie trudny punkt dla wielu liderów. Produktywność nie jest wtedy, kiedy ktoś wygląda na zajętego (na przykład siedząc przy biurku w biurze), ale kiedy osiąga się wyniki. Musi istnieć zaufanie, że pracownicy wykonują swoje zadania najlepiej jak potrafią.

8. Nie ignoruj negatywnych stron pracy zdalnej

Jest bowiem równie jasne, że takie eksperymenty nie powiodły się w przeszłości. Pomyśl o takich wybitnych przykładach jak Yahoo i IBM. Nie powinieneś więc w żadnym wypadku zakładać, że ta kwestia jest bezdyskusyjna. Należy raczej przyjrzeć się temu, co w takich przypadkach poszło nie tak i jak można temu przeciwdziałać. Ważne jest również, aby wszyscy zaangażowani mieli jasność co do zalet i wad dla nich osobiście.

Mój wniosek dla agencji i firm

Czego wielu wciąż nie rozumie: Większa swoboda twórcza nie zmniejsza wydajności, lecz ją zwiększa. Jak wykazały różne badania, "więcej pieniędzy" jako nagroda działa tylko w przypadku bardzo prostych zadań. Gdy tylko ludzie muszą włożyć choćby odrobinę wysiłku intelektualnego i twórczego, przynęta ta zmienia się w coś zupełnie przeciwnego: Im większa nagroda, tym gorszy wynik. Zobacz animowaną wersję wykładu Dana Pinka:

Ogólnie rzecz biorąc: Ludzie chcą wykonywać dobrą pracę, chcą się rozwijać i chcą żyć w sposób samodzielny. Jeśli praca zdalna zostanie wdrożona prawidłowo, może pozytywnie wpłynąć na wydajność, zadowolenie i zdrowie pracowników. Jak wspomniano powyżej, takie elastyczne modele pracy otwierają firmy na kandydatów, którzy w przeszłości nie byliby brani pod uwagę.

Zdjęcie sponsorowane: Olia Danilevich