Chcesz lepiej planować swoje projekty i kończyć je na czas? Właściwe zarządzanie projektem decyduje o tym, czy Twoi klienci będą z Ciebie zadowoleni. I czy nadal będą ci przekazywać zlecenia. Pokażemy ci, jakie strategie i narzędzia mogą ci pomóc.

Ostatnie wydarzenia - związane z pandemią i rozwojem Home Office - pokazały nam przede wszystkim jedną rzecz: Każdy może współpracować cyfrowo z każdym na całym świecie. Żaden projekt nie musi być ograniczony do kreatywnych umysłów czy klientów z jednego regionu. Jeśli tylko masz dobre połączenie z internetem i niezbędne narzędzia, nie ma powodu, by członkowie twojej grupy nie mogli pracować wirtualnie.

Nowa normalność ma jednak efekt uboczny, który z pewnością znasz: Coraz trudniej jest wszystko zorganizować. Chcesz zrealizować projekt dla klienta z wykorzystaniem WordPressa? Wtedy ważne jest, by zwrócić uwagę na odpowiedni przepływ pracy. W przeciwnym razie twój rozwój szybko stanie się nieefektywny. Nie ma znaczenia, czy pracujesz w dużej międzynarodowej agencji WordPressa, czy też pracujesz jako freelancer razem z innymi osobami, np. z dziedziny rozwoju, projektowania, SEO itp.

Istnieje kilka sprawdzonych metod zarządzania projektami zorientowanymi na cele, które znacznie ułatwią ci codzienną pracę. Wraz z nowymi narzędziami do współpracy online dają one tobie i twoim partnerom prawdziwą przewagę nad konkurencją. I właśnie te metody i narzędzia przedstawimy ci w tej serii artykułów. Możesz również pobrać całą serię jako e-book tutaj.

Workflow dla WordPressa

Jest on skierowany do kierowników projektów i agencji WordPress, którzy chcą zoptymalizować wydajność swojego zespołu. Aby realizować swoje projekty w sposób jak najbardziej zorganizowany i szybki. Twoi klienci będą ci za to wdzięczni. Nie wszystkie agencje zajmujące się rozwojem i marketingiem internetowym mają opinię zorganizowanych, a przez to profesjonalnych.

Twój kierownik projektu nie jest tylko figurantem. Decyduje też o tym, czy w przyszłości będziesz miał wystarczająco dużo zamówień - od obecnych, ale też od nowych klientów.

Zaczniemy od krótkiego przeglądu tego, jak możesz zoptymalizować planowanie, przepływ pracy i zarządzanie projektami. Jako ekspert najpopularniejszego na świecie systemu CMS, Twoja praca jest bardzo pożądana. Nie ma znaczenia, czy skupiasz się na rozwoju, czy na projektowaniu. Ale twoi klienci będą z ciebie zadowoleni tylko wtedy, gdy poprowadzisz ich krok po kroku przez cały projekt. I jeśli po drodze zadasz im właściwe pytania.

Wyjaśniamy, w jaki sposób opracować specyficzne przepływy pracy i metody strukturyzacji projektów. Pokażemy ci też, jak spełniać oczekiwania twoich klientów. Prowadząc ich przez cały projekt, od fazy przygotowywania informacji, przez projektowanie, testowanie, aż do pomyślnego odbioru produktu końcowego. Przyglądamy się również najważniejszym narzędziom do zarządzania projektami i agencjami, w tym ich zaletom i wadom.

My w Raidboxes z przyjemnością podzielimy się z Tobą naszymi spostrzeżeniami na temat zarządzania projektami WordPress. Ponieważ, oczywiście, naszym celem jest, by nasz produkt był jeszcze bardziej udany. I robimy to za pomocą procesów, które są tak przyjazne dla użytkownika, jak to tylko możliwe. Dzięki temu zadowoleni są nie tylko nasi klienci, ale także nasz zespół. Zobaczysz: Zorganizowane podejście znacznie zwiększa twoją radość z pracy.

Dlaczego zarządzanie projektami jest tak ważne

Kiedy mówi się o projektach w dziedzinie stron internetowych, to w większości przypadków mówi się również o WordPressie. Wiodący system zarządzania treścią w zadziwiający sposób napędza rozwój projektów internetowych. W 2021 roku strony internetowe WordPress stanowiły około 42 procent całego internetu. Jeśli liczyć tylko te, które oparte są na systemie zarządzania treścią, udział ten wzrasta do prawie 65%.

Jednak niesamowita popularność WordPressa sprawia, że coraz więcej agencji, freelancerów i programistów przeskakuje na ten system. Ale dzięki dobremu zarządzaniu projektem możesz jeszcze zdobyć punkty. Usprawnione procesy zapewniają większą satysfakcję klientów - a to z kolei prowadzi do tego, że jesteś polecany nowym klientom.

Konkurencja jest więc coraz silniejsza. Jako programista lub projektant nie możesz pozwolić sobie na spoczęcie na laurach. Albo po prostu kontynuuj to, co sprawdzało się w przeszłości, jeśli chodzi o funkcjonalność, design czy technologię. Jeśli to czytasz, prawdopodobnie masz już doświadczenie w projektach dla WordPressa i/lub WooCommerce: wiesz, jak budować strony, które dobrze wyglądają i działają. Jak "zbudować" te strony, które sprawią, że klienci będą do ciebie wracać. Ponieważ są skierowane do właściwych grup docelowych i są łatwe w użyciu (Usability).

Jednocześnie coraz ważniejsze staje się zrozumienie: Biorąc pod uwagę duże zapotrzebowanie na wysokiej jakości, łatwe w nawigacji i przyjazne dla użytkownika strony internetowe WordPress, nie możesz pozwolić sobie na to, by klienci czekali. Powinieneś być w stanie dostarczyć w pełni zrealizowany, czysty produkt na czas, pomimo presji czasu i wielu projektów. Wszystko inne sprawi, że twoi klienci będą niezadowoleni, a prędzej czy później wieść o tym się rozniesie.

Nie wystarczy więc być dobrym w kodowaniu czy w projektowaniu. Nie wystarczy, że będziesz miał pod kontrolą swoje biurko czy pocztę, ale musisz też mieć pod kontrolą swoje tablice i zadania w narzędziu do zarządzania projektami. W przeciwnym razie z czasem ucierpi na tym jakość twoich pozostałych zadań. Poza tym w stresie popełniasz więcej błędów. Utkniesz w martwym punkcie.

Tu właśnie wkracza planowanie projektu. W dzisiejszych czasach dużą część tego zadania stanowi wiedza o tym, jak tworzyć i wykorzystywać przepływy pracy. Choć każdy projekt jest inny, istnieją pewne innowacyjne procesy, które się przyjęły. Odnoszą się one także do twoich systemów - niezależnie od tego, czy jesteś samotnym wilkiem, czy pracujesz w większym zespole. Zacznijmy od zdefiniowania kilku terminów, które powinieneś znać, by móc zarządzać projektami.

Co to jest Workflow w zarządzaniu projektami?

Może to zabrzmi banalnie lub wyda się zbyt proste, ale powinniśmy zacząć od słowa "projekt". Ważne jest, by zdefiniować jedno z nich. Ponieważ każdy projekt, nawet w ramach jednej agencji WordPress, może mieć bardzo różne parametry, a co za tym idzie, bardzo różne potrzeby po stronie klienta.

Na przykład, stanowisko lidera lub kierownika projektu może się zmieniać w zależności od projektu klienta. Tak samo, jak procesy na odprawie czy w każdej innej fazie. W zależności od tego, czego chcą twoi klienci. Albo w zależności od branży, z której pochodzą. Oczywiście, powinieneś wykorzystać swoje bogate doświadczenie. Ale umiejętność akceptowania i dostosowywania się do potrzeb klientów jest często ważniejsza. Czasami jest to mało przydatne, jeśli masz już w głowie gotowy szablon procesu, jak należy postępować. Zdefiniuj więc dla siebie podstawy tego, co stanowi projekt. I dostosuj to do wymagań po stronie klienta.

Skoro już przy tym jesteśmy, możemy też zdefiniować zarządzanie. Aby właściwie zarządzać projektem - takim jak stworzenie sklepu internetowego za pomocą WooCommerce - zazwyczaj musisz sam nad nim pracować, przyjąć rolę moderatora, zapewnić zorientowaną na cele komunikację między różnymi zespołami i działami, przekazać klientom wyniki w zrozumiałym języku i tak dalej, i tak dalej.

Inną analogią do tego, co robią kierownicy projektów, kiedy w pełni angażują się w ten rodzaj zarządzania przepływem pracy, jest kartografia. Rozumiesz projekt na każdym kroku i nigdy nie tracisz nad nim kontroli, bo masz go odwzorowany. W ten sposób, jako kierownik projektu, jesteś przygotowany do wejścia w każdą fazę rozwoju projektu. Możesz też w każdej chwili oddelegować potrzebne zadania. Aby to zrobić, musisz polegać na tym, kto co robi w zespole.

Workflow jest prawdopodobnie najważniejszym elementem, a jednocześnie najbardziej niezrozumiałym. Dobrze zaprojektowany Workflow (przepływ pracy) nie jest bynajmniej prostym, statycznym schematem pokazującym, kto nad czym pracuje i kto komu podlega. Zawiera raczej wiele dynamicznych aspektów. Dzięki temu twój zespół jest zaangażowany, skoncentrowany i zawsze wie, czego się od niego oczekuje w aktualnej fazie projektu.

Stabilny przepływ pracy eliminuje irytację i opóźnienia w zespole. Minęły już czasy, kiedy musiałeś pytać, czy ktoś pracuje nad tą jedną rzeczą, której potrzebujesz, zanim mogłeś przejść do następnego zadania. Idealnie byłoby, gdybyś nie napotykał już na mur lub nie ograniczał produktywności członka zespołu tylko dlatego, że nie można rozwiązać pewnych zależności.

Korzyści płynące z dynamicznego, spójnego przepływu pracy, stworzonego przed (!) rozpoczęciem projektu, są następujące:

Większa wydajność

Jeden system przepływu pracy, z którym pracuje cały zespół i do którego wszyscy mają przejrzysty dostęp, eliminuje niezliczone ręczne ustalenia i umowy na papierze. Jednocześnie oszczędza to wiele czasu na sprawdzanie, kto nad czym pracuje w danym momencie. I jaki jest status projektu w danym momencie.

Raporty i analizy

Dzięki solidnej konfiguracji przepływu pracy, kierownicy projektów mogą nadzorować i kontrolować każdy aspekt projektu, aż do najbardziej szczegółowego poziomu. Członkowie zespołu raportują swoje postępy w określonych przez ciebie odstępach czasu, bezpośrednio poprzez narzędzie przepływu pracy. Nie musisz już gonić za statusami, w najgorszym wypadku z różnych źródeł i w różnych formatach.

Możesz od razu zobaczyć, czy gdzieś w projekcie lub w zespole pojawił się problem. Wtedy możesz zaoferować pomoc i sugestie, kontrolować ustalanie priorytetów, przydzielać zadania, a nawet dostosowywać obowiązki, gdy zajdzie taka potrzeba.

Określ kamienie milowe

Dobry workflow powinien być podzielony na kamienie milowe, które pokazują postępy projektu. Kamienie milowe - wraz z odpowiednimi punktami odniesienia - tworzą konstruktywną atmosferę pracy. Dzieje się tak, ponieważ pomagają one skupić pracę zespołu na małych krokach, aby ostatecznie osiągnąć ogólny cel.

W projektach stron internetowych szczególnie ważne jest dokładne zaplanowanie kamieni milowych i ich podzadań. W końcu między poszczególnymi etapami pracy szybko mogą pojawić się zależności lub blokady. Na przykład, jeśli kamienie milowe 1 i 2 przebiegają równolegle, ale 3 można rozpocząć dopiero po ukończeniu 1 i 2. Albo jeśli twoi klienci muszą dostarczyć dane, które nie są jeszcze dostępne. Wyrafinowane zarządzanie projektami staje się niezbędne, kiedy poszczególni pracownicy pracują nad kilkoma projektami w tym samym czasie.

Ponadto możesz wykorzystać kamienie milowe, by w każdej chwili informować klientów o postępach projektu. Wtedy nie tylko czują się poinformowani, ale też mają zaufanie do twojej pracy. Wiedzą też, że w razie potrzeby można na czas podjąć środki zaradcze, jeśli pojawią się nieoczekiwane problemy. Jak już wspomniano, zadowolenie klienta ma wiele wspólnego z tym, jak profesjonalnie zarządzasz projektem. Zwłaszcza w porównaniu z negatywnymi doświadczeniami, jakie prawie wszyscy klienci mieli już z innymi agencjami lub freelancerami.

Lepsza współpraca

Dzięki spójnemu i dobrze zaplanowanemu przepływowi pracy twój zespół może pozostać w kontakcie przez cały czas. Są oni informowani o wszystkich aspektach postępu projektu, niezależnie od tego, czy pracują na miejscu, czy zdalnie. Co więcej, większość nowoczesnych narzędzi workflow jest dostępna w formie aplikacji mobilnych, co sprawia, że ich użycie jest jeszcze bardziej elastyczne.

Wsparcie dla Twojego zespołu

Istnieje wiele narzędzi do pracy w zespołach wieloosobowych. Takie narzędzia mogą poprawić jakość pracy każdego członka zespołu. Umożliwiając wszystkim zaangażowanym osobom pracę nad różnymi elementami całego projektu w najbardziej efektywny sposób. Oto kilka najważniejszych narzędzi i ich podstawowe funkcje:

• Asana: Asana to popularne narzędzie do współpracy online, które pozwala na dużą elastyczność w zarządzaniu projektami i monitorowaniu zadań.
• Trello: System Trello oparty na kartach wykorzystuje naszą wizualną znajomość notatników, stosując bardzo podobną zasadę. Dzięki temu każdy członek zespołu może śledzić wszystkie zadania i łatwo się ze sobą komunikować.
• Microsoft Project i Microsoft Teams: Te szeroko stosowane narzędzia do współpracy integrują różne inne produkty MS, takie jak Outlook czy udostępnianie plików. Jeśli Twoja agencja pracuje już z systemem Microsoft, wszystkie czaty i spotkania są przechowywane w jednym miejscu.
• Slack: Slack to platforma oparta na kanałach, służąca do strukturyzacji wymiany wiadomości pomiędzy członkami zespołu i poszczególnymi kręgami. W ten sposób możesz otrzymywać tylko te informacje i zadania, które rzeczywiście są dla Ciebie istotne.
• Zapier: Zapier jest narzędziem, które pozwala zautomatyzować pewne części przepływu pracy. Dzięki temu możesz skoncentrować się na tych częściach projektu, które są naprawdę ważne.

W dalszych częściach serii omówimy bardziej szczegółowo te narzędzia, ich funkcje oraz zalety i wady. Najpierw przyjrzyjmy się kilku liczbom, które pokazują, jak skuteczne w praktyce może być zarządzanie projektami za pomocą WordPressa. I dlaczego przepływy pracy są tak ważne:

• Team Focus: Multitasking to termin, który początkowo odnosił się wyłącznie do komputerów. Ludzie generalnie nie potrafią pracować wielozadaniowo, nawet jeśli wielu twierdzi inaczej. A jeśli już próbują, ich praca szybko staje się nieefektywna. Szacuje się, że nawet 40 procent utraconej produktywności wynika z ciągłego przełączania się między różnymi zadaniami.
• Dokumentacja projektowa w jednym miejscu: Ręczne znalezienie dokumentu zajmuje profesjonaliście średnio około 18 minut. Prawo Murphy'ego: zawsze znajdziesz to w ostatnim miejscu, w którym szukasz...
• Automatyzacja zamiast ciężkiej pracy: Według badania McKinsey, dyrektorzy generalni poświęcają 20% swojego czasu na zadania, które mogłyby zostać zautomatyzowane. Złośliwi twierdzą, że to właśnie oni stanowią pozostałe 80% na polu golfowym. Tak czy inaczej, ręczne zadania to często ogromna strata czasu. A one prowadzą do frustracji.
• Zwiększenie produktywności: Według firmy IDC, zajmującej się badaniami rynku, firmy tracą każdego roku od 20 do 30 procent obrotów z powodu nieefektywnych procesów. A w niektórych przypadkach liczba ta jest prawdopodobnie wciąż o wiele za niska.
• Oszczędność czasu: według innej analizy 60 procent zawodów mogłoby zaoszczędzić 30 procent czasu dzięki automatyzacji. To z pewnością obejmuje agencje WordPress i rozwój oprogramowania.

Nawet jeśli uważasz, że te dane są przesadzone lub nieuzasadnione: Gdy tylko przyjrzysz się bliżej, znajdziesz wiele możliwości poprawy w swojej codziennej pracy. Albo w twojej grupie.

Planowanie projektów WordPress

Powinieneś zawsze jasno określić, co chcesz osiągnąć w danym projekcie i dzięki niemu. Zanim przejdziesz do przepływów pracy, musisz określić cel i mieć pełne zrozumienie wszystkich podzadań, które wchodzą w skład projektu. Nie musisz mieć pełnego technicznego zrozumienia każdego pojedynczego podzadania. Zwłaszcza w przypadku złożonych projektów jest to prawie niemożliwe. Powinieneś jednak wiedzieć, do kogo w drużynie możesz się zwrócić z pytaniami, jeśli poszczególne podzadania są niejasne. 

Innym kluczowym pytaniem, na które powinieneś sobie odpowiedzieć, jest: Co tak naprawdę chcą osiągnąć twoi klienci w swoim projekcie? Co tak naprawdę chcą osiągnąć twoi klienci w swoim projekcie? Czego od ciebie potrzebują? I czy ich wyobrażenie o efekcie końcowym jest zgodne z tym, co zlecają tobie? Zwłaszcza ostatniego pytania nie należy lekceważyć: Nierzadko zdarza się, że pod koniec projektu klienci uświadamiają sobie, że tak naprawdę chcieli osiągnąć coś zupełnie innego. Albo że na wyjściu brakuje elementów konstrukcyjnych. To właśnie tutaj potrzebne jest twoje uważne wsparcie w fazie planowania, ale także twój pewny instynkt.

Pytanie o cel projektu i jego zabezpieczenie

Jak więc wygląda ukierunkowane planowanie projektu? Na pierwszy rzut oka cel może być jasny. Jeśli jednak dokładniej przyjrzeć się życzeniom podopiecznych, bardzo często pojawiają się dodatkowe lub wyższe meta-cele, o które tak naprawdę chodzi. 

Masz projekt, planujesz go, ustalasz kilka terminów i kamieni milowych, zatrudniasz zewnętrznych ekspertów lub innych freelancerów, z grubsza rozdzielasz zadania i wszystko jest gotowe. Niestety, nie jest to takie proste. Każdy plan projektu - zwłaszcza w zespołach kreatywnych - musi być podzielony na bardzo konkretne, bardzo dokładnie przemyślane kroki. W przeciwnym razie cała sprawa szybko skończy się chaosem, a ty będziesz łamał jeden termin za drugim. Oto kilka wskazówek, które pomogą ci zacząć:

1. Określ cele

O planie projektu możesz myśleć jak o scenariuszu swojego projektu. Jaką historię chcesz opowiedzieć? Upewnij się, że jest to film godny Oscara, ale zakotwiczony w rzeczywistości. I nie jest to fantazja, w której wyolbrzymiasz lub tworzysz fałszywe oczekiwania tylko po to, by zdobyć to zadanie.

Pierwszym krokiem jest ustalenie, co dokładnie chcesz zbudować. Musisz usiąść z innymi głównymi bohaterami filmu - oczywiście z odpowiednimi osobami z zespołu klienta, ale także z twoimi ludźmi, osobami z zewnątrz i wszystkimi innymi interesariuszami, którzy mogą odegrać jakąś rolę. Im więcej perspektyw i wymagań znasz na temat projektu, tym większe prawdopodobieństwo, że unikniesz nieprzyjemnych niespodzianek na końcu. Zakres i kierunek tego, czego w sumie chcą zainteresowani, jest twoim głównym priorytetem. Do tego czasem bardziej potrzebne są umiejętności coachingowe czy nawet psychologiczne niż wiedza z zakresu rozwoju i projektowania.

Na tym etapie plan projektu powinien odpowiadać na następujące kluczowe pytania:

• Jakie są aktualne wyzwania/problemy („ Pain Points”)?
• Co konkretnie musi zostać osiągnięte w ramach projektu, aby jego koniec został osiągnięty ("Definition of Done")?
• Jakie są najważniejsze rezultaty twojego dotychczasowego planowania?
• Co z tego wynika, jakie sprzeczne wymagania muszą zostać rozwiązane? Co to oznacza dla twojego planowania czasu i terminów?
• Kto powinien pracować nad projektem, aby mieć pewność, że cele są możliwe do osiągnięcia? Zdefiniuj wcześniej role poszczególnych członków zespołu, aby uniknąć późniejszych nieporozumień.
• Jak definiujesz kamienie milowe na drodze do osiągnięcia terminów? Kto dokona przeglądu pracy i określi kamienie milowe po jej zakończeniu? Jak dokładnie i kiedy klienci powinni być zaangażowani? Kto będzie zarządzał komunikacją z nimi?

Jeśli twój wstępny plan odpowie na te pytania dotyczące celów projektu - i jeśli możesz z przekonaniem powiedzieć, że odpowiedzi są realistyczne - to jesteś na dobrej drodze do napisania scenariusza. Taki, który ani nie bagatelizuje, ani nie wyolbrzymia.

2. Zadawaj właściwe pytania

Zanim przedstawisz klientom wstępną propozycję, musisz dokładnie zbadać kontekst projektu. Zacznij od przejrzenia wszystkich dokumentów związanych z projektem, w tym e-maili i notatek ze spotkań sprzedażowych z zespołem klienta. Zadawaj jak najwięcej pytań, także szczegółowych. Jako kierownik projektu musisz zrozumieć każdy aspekt projektu, zanim się nim zajmiesz. To wymaga dużo czasu.

W naszym zapale do zdobywania i rozpoczynania nowych projektów szybko zapominamy o tym, by działać w sposób zorganizowany. Jest to typowy błąd w zarządzaniu projektami. Zalecamy, byś w fazie planowania postępował metodycznie i chłodno analitycznie. Dla wielu kreatywnych osób jest to trudne. Ale jeśli teraz staniesz się nieprecyzyjny, może cię to prześladować potem przez cały projekt.

Oto kilka rzeczy, które powinny być dla ciebie jasne:

• Pożądany efekt końcowy - co dokładnie chcesz, a przede wszystkim powinieneś zbudować?
• Najważniejszą rzeczą jest więc wypracowanie wszystkich oczekiwań i potrzeb swoich klientów.
• Z kim będziesz współpracował w kontaktach z klientami? Czy ten wybór jest dobry nie tylko pod względem zawodowym, ale także osobistym? Czy masz jakiś wpływ na wybór? Kto podejmuje ostateczną decyzję w tej sprawie? Czy jest różnica między kontaktami technicznymi a tymi, którzy zatwierdzają poszczególne kamienie milowe?  
• Czy są inni zainteresowani, z którymi będziesz współpracować? Albo gdzie sensowne byłoby ich zaangażowanie? Na przykład eksperci od produktu klienta, SEO, ochrony danych, bezpieczeństwa prawnego czy bezpieczeństwa? Co twój zespół powinien wiedzieć o tych osobach?

Bardziej szczegółowo o tym, jak dopasować projekt do potrzeb klienta, napiszemy później. Jednak udzielenie odpowiedzi na wymienione pytania jest dobrym początkiem do stworzenia wstępnego planu projektu. I żeby ustalić przynajmniej ogólne parametry. Potem może przejść do pracy nad szczegółami.

3. Opracuj swój plan projektu

Kiedy już zbierzesz informacje opisane powyżej, powinieneś poświęcić trochę czasu. Czas, by krok po kroku przeanalizować informacje, które otrzymałeś od zespołu i klientów. Sensownie jest przespać się z tym, co masz do zrobienia, zanim zaczniesz. Oczywiście, gdy przyjmujesz projekt od klienta, czas jest zazwyczaj najważniejszy. Ale niektóre egzystencjalne pytania dotyczące projektu pojawiają się dopiero po namyśle, podobnie jak pewne zależności czy pułapki.

Jeśli nie jesteś tego pewien, spójrz jeszcze raz na cztery kluczowe pytania z rozdziału "Określ cele". Ich struktura jest dobrym sposobem na stworzenie planu projektu. Ewentualnie popracuj nad tymi elementami układanki, które już znasz: Którzy członkowie twojego zespołu mają reputację osób dobrze radzących sobie z poszczególnymi aspektami projektu? Z czym z powodzeniem radzili sobie w przeszłości? Zacznij od zrobienia pierwszego zarysu i dopasuj członków zespołu do ich mocnych stron.

Na tym etapie chodzi tylko o to, by z grubsza opracować plan projektu. Nie musisz mieć jeszcze dopracowanego i idealnego planu. Najważniejsze jest to, byś miał pod ręką kalendarz i wiedział, kiedy upływa każdy termin, by nie zboczyć z kursu. Powinieneś też mieć pojęcie, ile czasu może zająć każdy etap projektu. Pomoże ci to ułożyć kamienie milowe w rozsądnej kolejności.

Upewnij się, że twój plan zawiera następujące elementy:

• Wszystkie podzadania niezbędne do osiągnięcia ostatecznego wyniku.
• Proces zatwierdzania uzgodniony z klientem: Kto będzie sprawdzał pracę? Kto ma ile czasu na złożenie wniosku o korektę? Jaka jest maksymalna liczba tzw. pętli korekcyjnych? A jak to zmienia harmonogram wdrażania?
• Wynikające z tego maksymalne ramy czasowe dla każdego zadania i/lub segmentu.
• Jakich zasobów prawdopodobnie będzie potrzebował twój zespół, aby wykonać każde z tych zadań? W tym zasoby po twojej stronie, zasoby po stronie klienta, ale także zadania takie jak dokumentacja itp.
• Lista wytycznych, których musisz przestrzegać, w tym budżet projektu i najważniejsze terminy.

4. Koordynacja z zespołem

Dobrze funkcjonujący zespół jest w ciągłym kontakcie ze sobą. Powinieneś przedyskutować wszystkie swoje pomysły z najważniejszymi kluczowymi osobami i uzyskać ich wkład. Tutaj szczególnie korzystne jest to, że twój plan projektu jest na razie tylko zarysem. Konspekt, który żyje: Aby przekonać zespół do siebie, musisz być gotowy do słuchania opinii i wprowadzania nowych pomysłów. W ten sposób plan będzie stopniowo stawał się coraz bardziej konkretny, ale też bardziej realistyczny.

W tym kroku powinieneś uważnie przejrzeć i dostosować swój zarys projektu razem z zespołem. Dotyczy to zarówno ekspertów wewnętrznych, jak i zewnętrznych. W ten sposób unikniesz konieczności wyjaśniania podczas prezentacji dla klienta, dlaczego są jeszcze wątpliwości i pytania bez odpowiedzi.

Tutaj każdy może się wypowiedzieć na temat tego, co jest wykonalne w jakim czasie, nad czym ludzie mogą pracować w tym samym czasie, jakie know-how jest potrzebne do poszczególnych etapów lub jakie kwestie wymagają wcześniejszego wyjaśnienia. W tym samym czasie twój zespół projektowy może rozpocząć pracę nad koncepcjami wizualnymi różnych części produktu końcowego.

5. Stwórz plan projektu

Zebrałeś wszystkie informacje, wprowadziłeś poprawki do pierwotnego zarysu planu i zaangażowałeś wszystkich członków zespołu? Możesz zacząć przygotowywać pełny plan projektu. Jest kilka narzędzi, które mogą ci w tym pomóc. Omówimy je później. Bez względu na to, na jaki rodzaj przygotowania projektu się zdecydujesz, upewnij się, że uwzględnione zostaną poniższe kwestie:

• Przedstawiaj kamienie milowe i osiągnięcia w sposób wizualny, rysując je na osi czasu, a nie tylko wypisując.
• Upewnij się, że cele projektu lub kamienie milowe są jasne i wymierne.
• Należy również określić, co konkretnie obejmują kamienie milowe i kiedy można je uznać za zakończone.
• Ustal, która część zespołu lub osoba jest odpowiedzialna za dane zadanie.
• Pokaż maksymalny czas, jaki powinno zająć każde zadanie, aby uniknąć opóźnień.
• Zagłębiaj się w szczegóły w notatkach, aby zapisywać kluczowe punkty do wglądu, takie jak wymagania technologiczne.
• Sprawdź ewentualne zależności: Wskaż, od jakich wewnętrznych i zewnętrznych kamieni milowych zależy każda część projektu, zanim zostanie ukończona.

Zanim przedstawisz swój plan klientom, powinieneś go przejrzeć wraz z zespołem. Tylko w ten sposób można mieć pewność, że wszystkie czynniki zostały wzięte pod uwagę.

W następnych częściach naszej serii wyjaśnimy, jak znaleźć odpowiedni przepływ pracy, jak zwiększyć swoją efektywność w zespole i jakie narzędzia warto zastosować. Gdy tylko nowe części zostaną opublikowane, zamieścimy tutaj odnośniki do nich. Możesz je również pobrać w całości jako e-book tutaj.