Zarządzanie projektami dla agencji: WordPress Celowe planowanie projektów

15 Min.
WordPress  Zarządzanie projektem

Chcesz lepiej planować swoje projekty i realizować je na czas? Właściwe zarządzanie projektem decyduje o tym, czy klienci będą z Ciebie zadowoleni. I czy nadal będą Ci zlecać. Pokażemy Ci, które strategie i narzędzia mogą Ci pomóc.

Ostatnie wydarzenia - z Coroną i wzrostem znaczenia home office - pokazały nam przede wszystkim jedną rzecz: Aby każdy mógł współpracować cyfrowo z każdym na całym świecie. Żaden projekt nie musi być ograniczony do kreatywnych umysłów lub klientów z jednego regionu. Jeśli tylko masz dobre połączenie z Internetem i niezbędne narzędzia, nie ma powodu, dla którego członkowie Twojego zespołu nie mieliby pracować wirtualnie.

Nowa normalność ma jednak efekt uboczny, który z pewnością znasz: Coraz trudniej jest wszystko zorganizować. Chcesz zrealizować projekt klienta z WordPress ? Wówczas ważne jest zwrócenie uwagi na właściwy przepływ pracy. W przeciwnym razie Twój rozwój szybko stanie się nieefektywny. Nie ma znaczenia, czy pracujesz w dużej międzynarodowej agencji WordPress , czy też pracujesz jako freelancer wraz z innymi, np. w dziedzinie rozwoju, projektowania, SEO itp.

Istnieje kilka sprawdzonych metod zarządzania projektami zorientowanymi na cele, które znacznie ułatwiają codzienną pracę. Wraz z nowymi narzędziami do współpracy online, dają one Tobie i Twoim partnerom prawdziwą przewagę nad konkurencją. I właśnie te metody i narzędzia przedstawimy Państwu w tej serii artykułów.

Przepływy pracy dla WordPress

Jest on skierowany do kierowników projektów i agencji WordPress , którzy chcą zoptymalizować wydajność swojego zespołu. Aby ukończyć swoje projekty w sposób jak najbardziej zorganizowany i szybki. Twoi klienci będą Ci za to wdzięczni. Nie wszystkie agencje zajmujące się rozwojem i marketingiem internetowym mają opinię zorganizowanych, a więc profesjonalnych.

Kierownictwo projektu to nie tylko figurant. Decyduje również o tym, czy w przyszłości otrzymasz wystarczającą ilość zamówień - od obecnych, ale również od nowych klientów.

Pozyskiwanie klientów dla agencji WordPress

Chcesz wiedzieć, jak zdobywać, rozwijać i utrzymywać projekty klientów? A jaki sukces jest możliwy dzięki takim metodom jak inbound czy affiliate marketing? Następnie przeczytaj nasz e-book Pozyskiwanie klientów dla agencji WordPress i freelancerów.

Rozpoczynamy od krótkiego przeglądu tego, jak można zoptymalizować planowanie, przepływ i zarządzanie projektami. Jako Expert:in dla najpopularniejszego CMS na świecie, Twoja praca jest bardzo poszukiwana. Nie ma znaczenia, czy skupiasz się na rozwoju, czy na projektowaniu. Ale Twoi klienci będą z Ciebie zadowoleni tylko wtedy, gdy poprowadzisz ich krok po kroku przez cały projekt. I jeśli po drodze zadasz im właściwe pytania.

Wyjaśniamy, jak opracować konkretne przepływy pracy i metody strukturyzacji projektów. Pokażemy Ci również, jak zaspokajać potrzeby Twoich klientów. Prowadząc ich przez cały projekt, od fazy informacyjnej, poprzez projektowanie, testowanie, aż do pomyślnego odbioru produktu końcowego. Przyglądamy się również najważniejszym narzędziom do zarządzania projektami i agencjami, w tym ich zaletom i wadom.

W RAIDBOXES cieszymy się, że możemy podzielić się z Państwem naszą wiedzą na temat zarządzania projektami WordPress . Ponieważ, oczywiście, naszym celem jest, aby nasz produkt był jeszcze bardziej udany. Robimy to za pomocą procesów, które są tak przyjazne dla użytkownika, jak to tylko możliwe. Dzięki temu zadowoleni są nie tylko nasi klienci, ale również nasz zespół. Zobaczysz: Zorganizowane podejście znacznie zwiększa przyjemność z pracy.

Wymiana na temat zarządzania projektami

Czy nadal masz pytania podczas czytania tej serii? Jak możemy Cię wesprzeć w rozwoju Twojego biznesu WordPress ? Jakie są Twoje doświadczenia w zarządzaniu projektami z WordPress i WooCommerce? Skontaktuj się z nami w każdej chwili lub umów się na konsultację, chętnie wymienimy się z Tobą pomysłami.

Dlaczego zarządzanie projektami jest tak ważne

Kiedy mówi się o projektach z zakresu stron internetowych, w większości przypadków mówi się również o WordPress . Wiodący system zarządzania treścią w zadziwiający sposób napędza rozwój projektów internetowych. W 2021 roku strony WordPress stanowiły około 42 proc. całego internetu. Jeśli liczyć tylko te, które oparte są na systemie zarządzania treścią, udział ten wzrasta do prawie 65%.

Jednak niezwykła popularność WordPress sprawia, że coraz więcej agencji, freelancerów i deweloperów przeskakuje na ten wózek. Ale nadal możesz zdobyć punkty dzięki dobremu zarządzaniu projektem. Usprawnione procesy zapewniają większą satysfakcję klientów - a to z kolei prowadzi do polecania Twojej firmy nowym klientom.

Konkurencja jest więc coraz ostrzejsza. Jako developer:in lub designer:in, nie możesz pozwolić sobie na spoczęcie na laurach. Albo po prostu kontynuuj to, co sprawdzało się w przeszłości, pod względem funkcjonalności, wzornictwa lub technologii. Jeśli to czytasz, prawdopodobnie masz już doświadczenie z projektami dla WordPress i/lub WooCommerceWiesz jak tworzyć strony internetowe, które dobrze wyglądają i działają. Jak "zbudować" te strony, które sprawią, że Twoi klienci będą do Ciebie wracać. Ponieważ adresują one właściwe grupy docelowe i są łatwe w użyciu (słowo kluczowe usability).

Jednocześnie, coraz ważniejsze staje się zrozumienie: Przy wysokim popycie na wysokiej jakości, łatwe w nawigacji i przyjazne dla użytkownika strony WordPress , nie można pozwolić sobie na marnowanie czasu i zmuszanie swoich kontaktów do czekania. Powinieneś być w stanie dostarczyć w pełni zrealizowany, czysty produkt na czas, pomimo presji wydajności i wielu projektów. Wszystko inne sprawi, że Twoi klienci będą niezadowoleni, a prędzej czy później słowo się rozejdzie.

Nie wystarczy więc być dobrym w kodowaniu czy wymyślnym projektowaniu. Nie musisz mieć pod kontrolą tylko swojego biurka czy maili, ale także tablic i zadań w narzędziu do zarządzania projektami. W przeciwnym razie z czasem ucierpi na tym jakość pozostałych zadań. Ponadto, w stresie popełniasz więcej błędów. Ty "utknąłeś w martwym punkcie".

Asana Zarządzanie projektami
Na stronie RAIDBOXES sami planujemy treści za pomocą narzędzia do zarządzania projektami.

Tu właśnie wkracza planowanie projektu. W dzisiejszych czasach dużą część zadań związanych z zarządzaniem stanowi wiedza o tym, jak skonfigurować i wykorzystać przepływy pracy. Chociaż każdy projekt jest inny, istnieją pewne innowacyjne procesy, które się przyjęły. Mają one również zastosowanie w Twoich systemach - niezależnie od tego, czy jesteś samotnym wilkiem, czy pracujesz w większym zespole. Zacznijmy od zdefiniowania kilku terminów, które powinieneś znać, aby móc zarządzać projektami.

Co to jest przepływ pracy w zarządzaniu projektem?

Może to zabrzmi banalnie lub wyda się zbyt proste, ale powinniśmy zacząć od słowa "projekt". Ważne jest, aby je zdefiniować. Ponieważ każdy projekt, nawet w ramach agencji WordPress , może mieć bardzo różne parametry, a tym samym bardzo różne potrzeby po stronie klienta.

Na przykład, stanowisko kierownika lub menadżera projektu może się zmieniać w zależności od projektu klienta. Tak samo jak procesy na odprawie czy w każdej innej fazie. W zależności od tego, czego chcą Twoi klienci. Lub w zależności od branży, z której pochodzą. Oczywiście, należy wykorzystać swoje bogate doświadczenie. Jednak umiejętność akceptacji i dostosowania się do potrzeb klientów jest często ważniejsza. Czasami jest to mało przydatne, jeśli masz już w głowie prefabrykowany szablon procesu, jak należy postępować. Zdefiniuj więc dla siebie fundamenty tego, co stanowi projekt. I dostosuj to do wymagań po stronie klienta.

Skoro już przy tym jesteśmy, to równie dobrze możemy zdefiniować zarządzanie. Aby właściwie zarządzać projektem - takim jak stworzenie sklepu internetowego z WooCommerce - zazwyczaj trzeba samemu nad nim pracować, wcielić się w rolę moderatora, zapewnić zorientowaną na cele komunikację pomiędzy różnymi zespołami i działami, przekazać wyniki klientom zrozumiałym językiem i tak dalej.

Inną analogią dla tego, co robią kierownicy projektów, gdy w pełni angażują się w ten rodzaj zarządzania przepływem pracy, jest kartografia. Rozumiesz projekt na każdym kroku i nigdy nie tracisz nad nim kontroli, ponieważ masz go odwzorowanego. W ten sposób, jako kierownik projektu:in, jesteś przygotowany do wejścia w każdą fazę rozwoju projektu. Ale w każdej chwili możesz też delegować niezbędne zadania. Aby to zrobić, musisz być w stanie polegać na tym, kto co robi w zespole. I gdzie leżą ich osobiste atuty.

Przepływ pracy jest prawdopodobnie najważniejszym elementem, a jednocześnie najbardziej niezrozumiałym. Dobrze zaprojektowany przepływ pracy nie jest bynajmniej prostym, statycznym diagramem pokazującym, kto nad czym pracuje i kto komu raportuje. Obejmuje ona raczej wiele dynamicznych aspektów. Dzięki temu zespół będzie zaangażowany, skoncentrowany i zawsze będzie wiedział, czego się od niego oczekuje w bieżącej fazie projektu.

Przepływy pracy opierają się na sobie nawzajem

Przepływy pracy są zdefiniowanymi sekwencjami zadań potrzebnymi do wykonania tych zadań. Jest to precyzyjna sekwencja czynności, które są niezbędne do uzyskania określonego produktu końcowego. Na przykład, część usług, które sprzedajesz swoim klientom.

Stabilny przepływ pracy eliminuje irytację i opóźnienia w zespole. Minęły już czasy, kiedy trzeba było pytać, czy ktoś pracuje nad tą jedną rzeczą, której potrzebujesz, zanim mogłeś przejść do następnego zadania. Idealnie byłoby, gdybyś nie napotykał już na mur lub nie ograniczał produktywności członka zespołu tylko dlatego, że nie można rozwiązać pewnych zależności.

Korzyści z dynamicznego, spójnego przepływu pracy, ustalonego przed (!) rozpoczęciem projektu, to m.in:

Większa wydajność

Jeden system obiegu dokumentów, z którym pracuje cały zespół i do którego wszyscy mają przejrzysty dostęp, eliminuje niezliczone ręczne ustalenia i uzgodnienia na papierze. Jednocześnie oszczędza to wiele czasu na sprawdzanie, kto nad czym pracuje w danym momencie. I jaki jest status projektu w danym momencie.

Sprawozdawczość i analizy

Dzięki solidnej konfiguracji przepływu pracy, kierownicy projektów mogą nadzorować i kontrolować każdy pojedynczy aspekt projektu aż do najbardziej ziarnistego poziomu. Członkowie zespołu raportują swoje postępy w określonych przez Ciebie odstępach czasu, bezpośrednio poprzez narzędzie przepływu pracy. Nie musisz już gonić za statusami, w najgorszym wypadku w różnych źródłach i formatach.

Na pierwszy rzut oka widać, czy gdzieś w projekcie lub w zespole pojawił się problem. Wtedy możesz zaoferować pomoc i sugestie, kontrolować ustalanie priorytetów, przydzielać zadania, a nawet dostosowywać obowiązki, gdy jest to właściwe.

Zdefiniuj kamienie milowe

Dobry workflow powinien być podzielony na kamienie milowe, które pokazują postępy projektu. Kamienie milowe - wraz z odpowiednimi punktami odniesienia - tworzą konstruktywną atmosferę pracy. Dzieje się tak, ponieważ pomagają one skupić pracę zespołu na małych krokach, aby ostatecznie osiągnąć ogólny cel.

W projektach stron internetowych szczególnie ważne jest dokładne zaplanowanie kamieni milowych i ich podzadań. W końcu między poszczególnymi etapami pracy szybko mogą pojawić się zależności lub blokady. Na przykład, jeśli kamienie milowe 1 i 2 przebiegają równolegle, ale 3 można rozpocząć dopiero po ukończeniu 1 i 2. Lub jeśli Twoi klienci muszą dostarczyć dane wejściowe lub dane, które nie są jeszcze dostępne. Zaawansowane zarządzanie projektami staje się nieodzowne, gdy poszczególni pracownicy pracują nad kilkoma projektami w tym samym czasie.

Dodatkowo możesz wykorzystać kamienie milowe, aby w każdej chwili informować swoich klientów o postępach w projekcie. Wtedy nie tylko poczują się poinformowani, ale również będą mieli zaufanie do Twojej pracy. Wiedzą też, że w razie potrzeby można na czas podjąć środki zaradcze, jeśli pojawią się nieoczekiwane problemy. Jak już wspomniano, zadowolenie klienta ma wiele wspólnego z tym, jak profesjonalne jest zarządzanie projektem. Szczególnie w porównaniu z negatywnymi doświadczeniami, które prawie wszyscy klienci mają już za sobą z innymi agencjami lub freelancerami.

Lepsza współpraca

Dzięki spójnemu i dobrze zaplanowanemu przepływowi pracy, Twój zespół może pozostać w kontakcie przez cały czas. Są oni informowani o wszystkich aspektach postępu projektu, niezależnie od tego, czy pracują na miejscu, czy zdalnie. Ponadto, większość nowoczesnych narzędzi workflow jest dostępna w formie aplikacji mobilnych, co czyni ich użytkowanie jeszcze bardziej elastycznym.

Wsparcie dla Twojego zespołu

Istnieje wiele narzędzi do pracy w zespołach rozproszonych. Takie narzędzia mogą poprawić jakość pracy każdego członka zespołu. Umożliwiając wszystkim zaangażowanym osobom pracę nad różnymi elementami całego projektu w najbardziej efektywny sposób. Oto niektóre z najważniejszych narzędzi i ich podstawowe funkcje:

  • Asana: Asana to popularne narzędzie do współpracy online, które zapewnia dużą elastyczność w zarządzaniu projektami i monitorowaniu zadań.
  • Trello: System Trello oparty na kartkach wykorzystuje naszą wizualną znajomość notatników, stosując bardzo podobną zasadę. Dzięki temu każdy członek zespołu może śledzić wszystkie zadania i łatwo komunikować się między sobą.
  • Microsoft Project i Microsoft Teams: Te szeroko stosowane narzędzia do współpracy integrują różne inne produkty MS, takie jak Outlook czy udostępnianie plików. Jeśli Twoja agencja pracuje już z systemem Microsoft, wszystkie czaty i spotkania są przechowywane w jednym miejscu.
  • Slack : Slack jest platformą opartą na kanałach, służącą do strukturyzacji wymiany wiadomości pomiędzy członkami zespołu i poszczególnymi kręgami. W ten sposób możesz otrzymywać tylko te informacje i zadania, które rzeczywiście są dla Ciebie istotne.
  • Zapier: Zapier jest narzędziem, które pozwala zautomatyzować pewne części przepływu pracy. Dzięki temu możesz skoncentrować się na tych częściach projektu, które są naprawdę ważne.

Będziemy bardziej szczegółowo o tych narzędzi, ich funkcji i ich zalety i wady w kolejnych częściach serii. Przyjrzyjmy się najpierw kilku liczbom, które pokazują, jak efektywne w praktyce może być zarządzanie projektami za pomocą WordPress . I dlaczego przepływy pracy są tak ważne:

  • Team Focus: Multitasking to termin, który początkowo odnosił się wyłącznie do komputerów. Ludzie zazwyczaj nie potrafią pracować wielozadaniowo, nawet jeśli wielu twierdzi inaczej. A jeśli już próbują, ich praca szybko staje się nieefektywna. Szacuje się, że nawet 40 procent utraconej produktywności wynika z ciągłego przełączania się między różnymi zadaniami.
  • Dokumentacja projektowa w jednym miejscu: Ręczne znalezienie dokumentu zajmuje profesjonaliście średnio około 18 minut. Prawo Murphy'ego: zawsze znajdziesz to w ostatnim miejscu, w którym szukasz...
  • Automatyzacja zamiast ciężkiej pracy: Według badania McKinsey, dyrektorzy generalni poświęcają 20% swojego czasu na zadania, które mogłyby zostać zautomatyzowane. Złośliwe języki twierdzą, że pozostałe 80 procent spędza się na polu golfowym. Tak czy inaczej, zadania wykonywane ręcznie są często ogromną stratą czasu. A one prowadzą do frustracji.
  • Zwiększenie produktywności: Według firmy IDC, zajmującej się badaniami rynku, firmy tracą każdego roku od 20 do 30 procent obrotów z powodu nieefektywnych procesów. A w niektórych przypadkach liczba ta jest prawdopodobnie wciąż o wiele za niska.
  • Oszczędność czasu: 60 procent zawodów mogłoby zaoszczędzić 30 procent czasu dzięki automatyzacji - wynika z innej analizy. Dotyczy to z pewnością agencji WordPress i rozwoju oprogramowania.

Nawet jeśli uważasz, że te dane są przesadzone lub nieuzasadnione: Gdy tylko przyjrzysz się bliżej, znajdziesz wiele możliwości poprawy w swojej codziennej pracy. Albo w twoim zespole.

Wydajna praca

Chcesz robić postępy w realizacji swoich zadań i robić rzeczy w bardziej uporządkowany sposób? Czy czujesz się przeciążony swoimi zadaniami? Następnie sprawdź nasze posty o typowych błędach freelancerów oraz o poradach dotyczących produktywności w codziennym życiu.

Planowanie projektów WordPress

Zawsze powinieneś mieć jasność co do tego, co chcesz osiągnąć w danym projekcie. Zanim przejdziesz do przepływów pracy, musisz zdefiniować cel i mieć pełne zrozumienie wszystkich podzadań, które wchodzą w skład projektu. Nie musisz mieć pełnego technicznego zrozumienia każdego pojedynczego podzadania. Szczególnie w przypadku złożonych projektów jest to prawie niemożliwe. Powinieneś jednak wiedzieć, do kogo w zespole możesz się zwrócić z pytaniami, jeśli poszczególne podzadania są niejasne. 

Kolejnym kluczowym pytaniem, na które powinieneś sobie odpowiedzieć jest: Co tak naprawdę Twoi klienci chcą osiągnąć w swoim projekcie? Co Twoi klienci tak naprawdę chcą osiągnąć w swoim projekcie? Czego potrzebują od Ciebie? I czy ich wyobrażenie o efekcie końcowym odpowiada temu, co zlecają Tobie? Nie należy lekceważyć zwłaszcza ostatniego pytania: Nierzadko zdarza się, że klienci na końcu zdają sobie sprawę, że tak naprawdę chcieli osiągnąć coś zupełnie innego w ramach projektu. Albo że na wyjściu brakuje elementów konstrukcyjnych. W tym miejscu potrzebne jest Twoje ostrożne wsparcie w fazie planowania, ale także Twój pewny instynkt.

Pytanie o cel projektu i jego zabezpieczenie

Jak zatem wygląda ukierunkowane planowanie projektu? Na pierwszy rzut oka, cel może być jasny. Jeśli jednak przyjrzeć się bliżej życzeniom klienta, bardzo często pojawiają się dodatkowe lub wyższe meta-cele, które są rzeczywiście zamierzone. 

Masz projekt, planujesz, ustalasz kilka terminów i kamieni milowych, zatrudniasz zewnętrznych ekspertów lub innych freelancerów, z grubsza rozdzielasz zadania i wszystko jest gotowe i działa. Niestety, nie jest to takie proste. Każdy plan projektu - szczególnie w zespołach kreatywnych - musi być podzielony na bardzo konkretne, bardzo dokładnie przemyślane kroki. W przeciwnym razie cała sprawa szybko zakończy się chaosem, a Ty będziesz łamać jeden termin za drugim. Oto kilka wskazówek, które pomogą Ci zacząć:

1. opracować cele

Możesz myśleć o planie projektu jak o scenariuszu dla Twojego projektu. Jaką historię chcesz opowiedzieć? Upewnij się, że jest to film godny Oscara, ale zakotwiczony w rzeczywistości. A nie fantazja, w której wyolbrzymiasz lub tworzysz fałszywe oczekiwania tylko po to, by zdobyć pracę.

Pierwszym krokiem jest ustalenie, co dokładnie trzeba zbudować. Musisz usiąść z innymi głównymi bohaterami filmu - oczywiście z odpowiednimi osobami w zespole klienta, ale także z własnymi pracownikami, siłami zewnętrznymi i wszystkimi innymi interesariuszami, którzy mogą odegrać rolę. Im więcej perspektyw i wymagań znasz na temat projektu, tym bardziej prawdopodobne jest, że unikniesz niemiłych niespodzianek na końcu. Zakres i kierunek tego, czego w sumie chcą interesariusze, jest Twoim najwyższym priorytetem. W tym celu czasem bardziej potrzebne są umiejętności coachingowe czy nawet psychologiczne niż wiedza z zakresu rozwoju i projektowania.

Na tym etapie plan projektu powinien odpowiadać na następujące kluczowe pytania:

  • Jakie są obecne wyzwania/problemy ("punkty bólu")?
  • Co konkretnie musi zostać osiągnięte w ramach projektu, aby został osiągnięty koniec projektu ("Definition of Done")?
  • Jakie są najważniejsze rezultaty dotychczasowego planowania?
  • Co z tego wynika, jakie sprzeczne wymagania muszą zostać rozwiązane? Co to oznacza dla Twojego planowania czasu i terminów?
  • Kto powinien pracować nad projektem, aby zapewnić, że cele są możliwe do osiągnięcia? Zdefiniuj role poszczególnych członków zespołu z wyprzedzeniem, aby uniknąć późniejszych nieporozumień.
  • Jak definiujesz kamienie milowe na drodze do osiągnięcia terminów? Kto będzie dokonywał przeglądu prac i definiował kamienie milowe po ich zakończeniu? Jak dokładnie klienci powinni być zaangażowani i kiedy? Kto będzie zarządzał komunikacją z nimi?

Jeśli Twój wstępny plan odpowie na te pytania dotyczące celów projektu - i jeśli możesz z przekonaniem powiedzieć, że odpowiedzi są realistyczne - to jesteś na dobrej drodze do napisania scenariusza. Taki, który ani nie bagatelizuje, ani nie wyolbrzymia.

2. zadawać właściwe pytania

Chcesz być dokładny, jeśli chodzi o badanie tła projektu przed przedstawieniem wstępnej propozycji dla swoich klientów. Zacznij od przejrzenia wszystkich dokumentów związanych z projektem, w tym e-maili i notatek ze spotkań sprzedażowych z zespołem klienta. Zadawaj jak najwięcej pytań, włączając w to szczegóły. Jako kierownik projektu, musisz zrozumieć każdy aspekt projektu, zanim się nim zajmiesz. Zajmuje to dużo czasu. Ale będziesz oszczędzał na złym końcu, jeśli będziesz się poruszał zbyt szybko w swoich badaniach.

W naszym zapale do zdobywania i rozpoczynania nowych projektów dla klientów, szybko zapominamy o tym, aby postępować w sposób zorganizowany. Jest to typowy błąd w zarządzaniu projektami. Zalecamy, aby w fazie planowania postępować metodycznie i chłodno analitycznie. Wielu kreatywnym ludziom sprawia to trudność. Ale jeśli teraz staniesz się nieprecyzyjny, może cię to prześladować przez cały czas trwania projektu i później.

Oto kilka rzeczy, które powinny być dla Ciebie bardzo jasne:

  • Pożądany efekt końcowy - co dokładnie chcesz i przede wszystkim powinieneś zbudować?
  • Najważniejsze jest więc wypracowanie wszystkich oczekiwań i potrzeb swoich klientów.
  • Z kim będziesz współpracował po stronie klienta? Czy ten wybór odpowiada Ci nie tylko pod względem zawodowym, ale także osobistym? Czy masz jakiś wpływ na wybór? Kto podejmuje ostateczną decyzję w tej sprawie? Czy istnieje różnica pomiędzy kontaktami technicznymi a tymi, którzy zatwierdzają poszczególne kamienie milowe?  
  • Czy są inni interesariusze, z którymi będziesz współpracować? Albo gdzie miałoby sens ich zaangażowanie? Na przykład, eksperci od produktu klienta, SEO, ochrony danych, bezpieczeństwa prawnego lub bezpieczeństwa? Co Twój zespół powinien wiedzieć o tych ludziach?

Więcej szczegółów na temat dopasowania projektu do potrzeb klienta przedstawimy w dalszej części artykułu. Ale odpowiadanie na pytania, które właśnie zostały wymienione, jest dobrym początkiem do stworzenia projektu planu projektu. I ustalić przynajmniej ogólne parametry. Następnie można przejść do pracy nad szczegółami.

3. Zarys planu projektu

Po zebraniu informacji opisanych powyżej, należy poświęcić trochę czasu. Czas, aby krok po kroku prześledzić informacje, które otrzymałeś od swojego zespołu i klientów. Sensowne jest przespanie się z wkładem przed rozpoczęciem. Oczywiście, czas jest zazwyczaj najważniejszy, gdy zaakceptowałeś projekt klienta. Ale niektóre egzystencjalne pytania dotyczące projektu pojawiają się dopiero po drugim spojrzeniu, podobnie jak pewne zależności lub pułapki.

Jeśli nie jesteś tego pewien, spójrz ponownie na cztery kluczowe pytania z rozdziału "Opracowanie celów". Struktura tych pytań jest dobrym sposobem na stworzenie planu projektu. Alternatywnie, pracuj z tymi elementami układanki, które już znasz: Którzy członkowie Twojego zespołu cieszą się reputacją osób dobrze radzących sobie z poszczególnymi aspektami projektu? Z czym z powodzeniem radzili sobie w przeszłości? Zacznij od sporządzenia pierwszego szkicu i dopasuj członków zespołu do ich mocnych stron.

Na tym etapie chodzi tylko o to, aby z grubsza opracować plan projektu. Nie musisz mieć jeszcze dopracowanego i idealnego planu. Najważniejsze jest to, że masz kalendarz pod ręką i wiesz, kiedy każdy termin jest w celu utrzymania się na torze. Powinieneś również mieć pojęcie o tym, ile czasu może zająć każdy etap projektu. Pomoże Ci to ułożyć kamienie milowe w rozsądnej kolejności.

Narzędzia dla agencji

Najlepiej, oczywiście, używać do tego wszystkiego narzędzia do zarządzania projektami. Pokazuje on na pierwszy rzut oka wszelkie zależności i wąskie gardła czasowe, dzięki czemu można zmienić harmonogram dostępnych zasobów. Zobacz nasz artykuł 19 najważniejszych narzędzi dla agencji.

Upewnij się, że Twój szkic zawiera następujące elementy:

  • Wszystkie podzadania niezbędne do wykonania wyniku końcowego.
  • Proces zatwierdzania uzgodniony z klientem: Kto ma dokonać przeglądu pracy? Kto ma ile czasu na złożenie wniosku o korektę? Jaka jest maksymalna liczba pętli korekcyjnych? I jak to zmienia harmonogram wdrażania?
  • Wynikiem tego są maksymalne ramy czasowe dla każdego zadania i/lub każdego segmentu.
  • Jakich zasobów prawdopodobnie będzie potrzebował Twój zespół, aby wykonać każde z tych zadań? W tym zasoby po Twojej stronie, po stronie klienta, ale także dla zadań takich jak dokumentacja itp.
  • Lista wytycznych, których musisz przestrzegać, w tym budżet projektu i kluczowe terminy.

4. koordynacja z zespołem

Dobrze funkcjonujący zespół jest w ciągłej wymianie między sobą. Powinieneś przedyskutować wszystkie swoje pomysły z najważniejszymi kluczowymi osobami i uzyskać ich wkład. Szczególnie korzystne jest tutaj to, że plan projektu jest na razie tylko zarysem. Zarys, który żyje: Aby zespół się przyjął, musisz być gotowy do słuchania opinii i wprowadzania nowych pomysłów. W ten sposób plan będzie stopniowo stawał się coraz bardziej konkretny, ale też bardziej realistyczny.

W tym kroku należy dokładnie przejrzeć i dostosować zarys projektu wraz z zespołem. Dotyczy to zarówno ekspertów wewnętrznych, jak i zewnętrznych. W ten sposób unikniesz konieczności wyjaśniania podczas prezentacji dla klienta, dlaczego są jeszcze pytania bez odpowiedzi i obowiązki.

Tutaj każdy może się wypowiedzieć na temat tego, co jest wykonalne w jakim czasie, nad czym ludzie mogą pracować w tym samym czasie, jakie know-how jest potrzebne do poszczególnych kroków lub jakie kwestie należy wyjaśnić z wyprzedzeniem. W tym samym czasie, Twój zespół projektowy może rozpocząć pracę nad koncepcjami wizualnymi dla różnych części produktu końcowego.

5. stworzenie planu projektu

Zebrałeś wszystkie informacje, wprowadziłeś poprawki do pierwotnego planu i zaangażowałeś wszystkich członków swojego zespołu? Następnie można przystąpić do sporządzenia pełnego planu projektu. Istnieje kilka narzędzi, które mogą Ci w tym pomóc. Omówimy je później. Bez względu na to, na jaki rodzaj sporządzania projektu się zdecydujesz, upewnij się, że poniższe punkty zostały wzięte pod uwagę:

  • Przedstawiaj kamienie milowe i osiągnięcia w sposób wizualny, rysując je na osi czasu, a nie tylko wymieniając.
  • Upewnij się, że cele projektu lub kamienie milowe są jasne i wymierne.
  • Należy również określić, co konkretnie obejmują kamienie milowe i kiedy można je uznać za zakończone.
  • Określenie zespołu lub osoby odpowiedzialnej za dane zadanie.
  • Pokaż maksymalny czas, jaki powinno zająć każde zadanie, aby uniknąć opóźnień.
  • Zagłębiaj się w szczegóły w notatkach, aby zapisać kluczowe punkty do wglądu dla wszystkich, takie jak wymagania technologiczne.
  • Sprawdź możliwe zależności: Wskaż, od jakich wewnętrznych i zewnętrznych kamieni milowych zależy każda część projektu, zanim będzie mogła zostać ukończona.

Zanim przedstawisz plan klientom, powinieneś go przejrzeć wraz z zespołem. Tylko w ten sposób można mieć pewność, że wszystkie czynniki zostały wzięte pod uwagę.

W kolejnych częściach naszego cyklu wyjaśnimy, jak znaleźć odpowiedni workflow, jak zwiększyć swoją efektywność w zespole oraz jakie narzędzia warto wybrać. Jak tylko nowe części zostaną opublikowane, zamieścimy tutaj linki do nich.

Państwa pytania dotyczące zarządzania projektami dla agencji

Jakie masz pytania dotyczące zarządzania projektem WordPress ? Czekamy na Państwa komentarze. Czy interesują Cię aktualne tematy dotyczące WordPress i WooCommerce? Następnie śledź RAIDBOXES na Twitterze, Facebooku, LinkedIn lub poprzez nasz newsletter.

Marcel jest odpowiedzialny za działania sprzedażowe w RAIDBOXES i koncentruje się na zadowoleniu naszych klientów i partnerów. Od ponad 15 lat z pasją zajmuje się sprzedażą i wraz ze swoim zespołem napędza dalszy rozwój i wzrost społeczności RAIDBOXES, szczególnie w obszarze współpracy z agencji WordPress oraz samodzielnymi profesjonalistami.

Powiązane artykuły

Komentarze do tego artykułu

Napisz komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola obowiązkowe oznaczone są *.