Spraw, by WooCommerce było zgodne z prawem: Wymagania dla Niemiec i Europy

WooCommerce jest nastawiony na rynek amerykański. W Unii Europejskiej, zwłaszcza w Niemczech i Austrii, obowiązują liczne wymogi prawne. Należy je uwzględniać podczas planowania i eksploatacji - w przeciwnym razie grozi to ostrzeżeniami. Przedstawiamy najważniejsze wymagania i wtyczki dla Twojego sklepu internetowego.

Prowadzenie sklepu internetowego na rynku niemieckojęzycznym nie jest łatwe. Nieważne, czy z WordPress czy z innym systemem. Jedno niewłaściwe ustawienie i istnieje całkiem realna groźba ostrzeżenia - przez konkurentów, stowarzyszenia konkurencji lub władze. Jest to szczególnie ważne, jeśli:

1. Siedziba Twojego sklepu internetowego znajduje się w UE lub
2. Jeśli sprzedajesz ze swojego sklepu do krajów w UE

W obu przypadkach nie można uruchomić WooCommerce w standardowy sposób. Będziesz musiał sam dokonać niezbędnych zmian lub użyć do tego odpowiednich narzędzi. Poniżej znajdziesz kilka wskazówek dotyczących tego, co jest wymagane. A my przedstawiamy Ci wtyczki, które zaoszczędzą Ci wiele pracy.

Teksty prawne dla WooCommerce

Centralnym elementem sklepu, który jest tak bezpieczny pod względem prawnym, jak to tylko możliwe - bo oczywiście nigdy nie ma stuprocentowego bezpieczeństwa - są twoje teksty prawne. Na przykład, nadruk lub ogólne warunki handlowe (OWH), polityka prywatności, a w niektórych krajach także niezbędne informacje o odstąpieniu/zwrocie i wysyłce. Potrzebujesz tych tekstów prawnych na odpowiednich podstronach swojego sklepu internetowego, a czasem także jako informacji w e-mailach do klientów. Muszą być one łatwo dostępne i potwierdzone lub połączone w ważnych punktach procesu zamówienia.

Co dokładnie musi być wspomniane w poszczególnych tekstach prawnych? Zależy to od wielu specyfikacji. Między innymi:

• Jaką masz formę prawną, jakie towary sprzedajesz, czy je wysyłasz, czy są one czysto wirtualne (muzyka, pliki do pobrania)?
• Jakie dane klientów są przez ciebie przechowywane i przetwarzane i w jaki sposób (adresy IP, dane podstawowe, stosowanie plików cookie i innych rozwiązań śledzących)?
• Z jakich usług zewnętrznych korzystasz w celu realizacji płatności lub wysyłki produktów?
• Których usługodawców używasz do prowadzenia księgowości, obliczania i przetwarzania podatków, zarządzania klientami (CRM) lub zarządzania towarami?
• Czy korzystasz z usług w chmurze do przechowywania danych klientów, w jakim kraju są one przechowywane?
• Jakich narzędzi używasz do analizy zachowań użytkowników (Google Analytics, Piwik/Matomo, itp.)?
• Czy wysyłasz newslettery i inne e-maile do swoich klientów?
• Czy używasz portali społecznościowych takich jak Facebook, Twitter, Instagram itp. dla swojego sklepu internetowego, jak dokładnie są one technicznie zintegrowane?

Dla większości krajów i języków istnieją obecnie darmowe lub niedrogie serwisy internetowe umożliwiające stworzenie odpowiednich szablonów. Zobacz np. generator ochrony danych osobowych dla Niemiec autorstwa Thomasa Schwenke lub artykuł na temat tworzenia OWU na blogu sevDesk. Jednak w przypadku takich przykładowych tekstów nie masz gwarancji, że są one rzeczywiście ważne dla Twojego celu. Dokumenty tworzone indywidualnie przez kancelarię prawną są drogie, ale zazwyczaj bezpieczniejsze dla profesjonalnego użytku.

WooCommerce i RODO

W Unii Europejskiej, to głównie Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych (RODO) jest przyczyną bólu głowy dla właścicieli sklepów internetowych. Zobacz nasz przewodnik RODO dla agencji WordPress i freelancerów. WooCommerce stworzył tutaj własną aktualizację z najważniejszymi podstawami zgodności z rozporządzeniem:

• Łatwiejsze tworzenie wyciągów danych, jeśli klienci tego zażądają. Zgodnie z RODO jesteś zobowiązany do tworzenia takich wyciągów na żądanie.
• Zintegrowany proces zatwierdzania w celu weryfikacji autoryzacji przychodzących zapytań o dane (zgodnie z tzw. procedurą double opt-in).
• Funkcja umożliwiająca usunięcie danych osobowych na życzenie klienta.
• Opcjonalna anonimizacja zamówień.
• Określanie limitów czasowych przechowywania określonych danych w WooCommerce.

Darmowe wtyczki, takie jak WP DSGVO Tools (GDPR) czy Borlabs Cookie, przejmują dodatkowe zadania, takie jak integracja informacji o ciasteczkach zgodnych z DSGVO. Powinieneś też poprosić o sprawdzenie ich przez prawnika. Specjalne wytyczne mają zastosowanie do rozwiązań śledzących, takich jak Google Analytics czy Facebook Pixel. Specjalne instrukcje na temat prawa internetowego możesz znaleźć w czasopismach branżowych i na blogach. Jeśli chodzi o Niemcy, Austrię i Szwajcarię, polecam blog Thomasa Schwenke.

W każdym przypadku konieczne jest złożenie rozszerzonego oświadczenia o ochronie danych osobowych. Zawiera on między innymi szczegółowe informacje o sposobie przetwarzania danych w twojej firmie oraz u powiązanych usługodawców. W razie potrzeby twoi klienci muszą wyrazić zgodę na przetwarzanie danych przez osoby trzecie poprzez specjalne pola wyboru w procesie składania zamówienia. Mogą to być na przykład dostawcy usług spedycyjnych, którym przekazujesz informacje o adresie klientów i zamówieniu.

Jeśli współpracujesz z firmami zewnętrznymi, możesz potrzebować tzw. umów dotyczących przetwarzania zamówień. Są to specjalne umowy, dzięki którym Twoi partnerzy biznesowi gwarantują, że dane klientów będą traktowane zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych. W niektórych krajach musisz stworzyć koncepcję ochrony danych i powołać inspektorów ochrony danych. Komisja Europejska udostępniła portal informacyjny na temat wszystkich tych wymagań, a teksty są dostępne w kilku językach:

W zależności od tego, jak surowe i jak często zmieniające się są przepisy w twoim kraju, przestrzeganie ich może szybko stać się dla ciebie zbyt dużym wyzwaniem - i zrujnować radość z prowadzenia sklepu internetowego. W takim przypadku powinieneś zlecić to zadanie na zewnątrz, o czym więcej za chwilę. Upewnij się też, że Twój hosting WordPressa jest zgodny z RODO.

Dalsze wymogi dotyczące bezpieczeństwa prawnego

W przypadku sprzedawców, którzy dostarczają określone towary cyfrowe do krajów UE, obowiązują specjalne zasady dotyczące unijnego podatku VAT lub podatku od sprzedaży, przynajmniej w obszarze B2C. Wysokość podatku zależy od miejsca zamieszkania klienta. Zasady obowiązują na całym świecie, bez względu na lokalizację sklepu. Osoby, których dotyczą te przepisy, muszą zadbać o jednolite ceny końcowe w swoim sklepie internetowym - nawet w przypadku wielu stawek podatku dla odbiorców.

Złożone obliczanie podatku VAT UE można zazwyczaj rozwiązać tylko za pomocą dodatkowych wtyczek. Pod hasłem "WooCommerce EU VAT" znajdziesz na wordpress.org różne rozszerzenia do tego celu, o czym więcej za chwilę.

W zależności od lokalizacji twojego sklepu internetowego, branży, a także od poszczególnych krajów docelowych twoich zamówień, mogą istnieć dodatkowe wymagania. Skorzystaj z porad, które z nich są dla ciebie odpowiednie:

• Podatki za usługi dodatkowe, np. koszty wysyłki lub opłaty dodatkowe, muszą być naliczane proporcjonalnie m.in. w Niemczech i Austrii. Zależy to od towarów i stawek podatkowych w koszyku. Procedura ta nazywana jest split tax.
• Kiedy odwiedzający dodają produkty do koszyka, WooCommerce szacuje należne podatki i koszty wysyłki do momentu podania przez klienta adresu. Czasem trzeba na to zwrócić uwagę.
• Jeśli w Twoim kraju istnieją ulgi podatkowe dla małych i młodych firm, być może trzeba będzie je zintegrować z WooCommerce (w Niemczech: "Kleinunternehmerregelung").
• W przypadku produktów sprzedawanych według wagi, miary lub objętości, niektóre kraje wymagają podawania ceny za jednostkę miary lub ceny podstawowej.
• Sprzedajesz żywność, urządzenia medyczne lub oprogramowanie? Również w tym przypadku istnieją różne wymagania w zależności od kraju docelowego, dotyczące tego, jakie informacje o produkcie muszą być zawarte w jakim miejscu i w jakiej formie. Na przykład informacje o kompatybilności oprogramowania i książek elektronicznych lub o wartościach odżywczych, składnikach, alergenach, zawartości alkoholu, rodzaju opakowania, znakach jakości i ekologicznych itp. w przypadku innych towarów.
• Nie tylko w przypadku wychodzących e-maili, ale także przy pierwszej rejestracji klienta, procedura double opt-in jest w wielu przypadkach obowiązkowa.

Często konieczne jest również dodanie pewnych dodatkowych informacji do cen na stronach produktów i w kasie, również w Niemczech i Austrii. Mogą to być:

• Podatek do zapłaty
• Czas dostawy
• Uwagi dotyczące kosztów wysyłki
• Informacje na temat ceny podstawowej i ceny za jednostkę

Na niektórych rynkach docelowych pewne oznaczenia są nawet zalecane dla przycisku "kup". To samo dotyczy faktur, dowodów dostawy, odwołań i zwrotów, które zazwyczaj są tworzone bezpośrednio z WooCommerce. Także tutaj czasem pojawiają się obowiązkowe specyfikacje.

Niektóre przepisy zobowiązują do prowadzenia sklepu internetowego z bezpiecznym połączeniem za pomocą protokołu SSL. Dla poważnego portalu powinno to być jednak oczywiste. Minimalizuje to również ryzyko biznesowe. Google preferuje również portale posiadające certyfikat SSL. Taki certyfikat jest zawsze dołączany do pakietów Raidboxes.

Wtyczka WooCommerce dla Niemiec i UE

Jak już widać, wymogi prawne w UE są szczególnie surowe, zwłaszcza w Niemczech i Austrii. Musisz sobie z tym poradzić, jeśli dostarczasz towar tylko do tych rynków docelowych lub Twój sklep jest tam dostępny. Dla rynku niemieckojęzycznego istnieją dwie specjalne wtyczki WooCommerce, dzięki którym Twój sklep internetowy przy niewielkim nakładzie pracy stanie się maksymalnie zgodny z prawem: German Market od MarketPress i Germanized od Vendidero.

Rozszerzenia wprowadzają na przykład następujące funkcje przy niewielkim wysiłku konfiguracyjnym:

• Prawne szablony tekstowe, w których dodajesz tylko własne informacje, np. swój adres. Nowe wersje tekstów otrzymujesz poprzez aktualizacje wtyczki, które musisz sam wymieniać. Alternatywnie można podłączyć usługi takie jak Sklepy Chronione, o czym więcej za chwilę.
• We wszystkich miejscach przewidzianych prawem wyświetlane są niezbędne informacje dodatkowe, takie jak podatki, czas dostawy, koszty wysyłki i "cena za sztukę". Układ w kasie również jest zgodny z wymogami prawnymi.
• Wtyczka dostosowuje Twój sklep internetowy do RODO, m.in. za pomocą odpowiednich checkboxów.
• Obsługa podzielonego podatku, np. dla kosztów wysyłki lub naliczonych opłat, a także automatycznie sekwencyjnych numerów faktur.
• Obsługa double opt-in dla rejestracji klientów.
• Weryfikacja wieku dla towarów, które mogą być sprzedawane tylko od pewnego minimalnego wieku, takich jak alkohol lub poszczególne media.
• Mapowanie VAT UE i weryfikacja numeru identyfikacyjnego VAT UE (EU UST ID).

Wtyczka obsługuje także płatności poprzez polecenie zapłaty SEPA oraz zakup na konto. Możesz także tworzyć indywidualnie zaprojektowane faktury PDF, dowody dostawy lub zwrotu. Nie tylko wyglądają one o wiele bardziej profesjonalnie niż maile od WooCommerce, ale są też zgodne z prawem.

Oba rozwiązania nie zapewniają 100% ochrony przed ostrzeżeniami. Jednakże, zdejmują one wiele pracy z Twoich rąk, aby Twój sklep internetowy był tak bezpieczny, jak to tylko możliwe. Dlatego w każdym przypadku należy przeprowadzić ostateczną kontrolę przez odpowiednich prawników online.

German Market posiada również automatyczną kalkulację cen podstawowych oraz moduł dla rozporządzenia o informacjach o żywności (LMIV). To ostatnie jest szczególnie ważne, jeśli musisz podać informacje o wartościach odżywczych lub kaloryczności, alergenach, składnikach, witaminach, minerałach, wadze lub innych informacjach dotyczących Twoich produktów:

Szczególnie praktyczne jest połączenie z systemami księgowymi, takimi jak lexoffice, sevDesk, system księgowości online 1&1 oraz system zarządzania towarami Billbee. Z reguły prędzej czy później będziesz potrzebował takich systemów do obsługi swoich finansów i procesów. Zautomatyzowane połączenie oszczędza czas i zmniejsza ryzyko błędów podczas transferu.

Dostawca usług dla bezpieczeństwa prawnego

Dla niektórych krajów europejskich i języków istnieją takie serwisy jak Protected Shops, Händlerbund lub IT-Recht Kanzlei. Zapewniają one stale aktualizowane teksty prawne, które sprawiają, że Twój sklep internetowy jest jeszcze bardziej odporny na ostrzeżenia. Szczególnie praktyczne: Dostawcy posiadają interfejsy do WooCommerce, dzięki czemu teksty prawne są automatycznie aktualizowane w przypadku zmiany prawa. To znacznie minimalizuje nakłady administracyjne.

Teksty są częściowo dostępne w różnych językach i dla różnych krajów europejskich, nawet jeśli serwisy mają siedzibę w Niemczech, tak jak tutaj Händlerbund:

Wielojęzyczność tekstów prawnych jest szczególnie pomocna, jeśli chcesz oferować swój sklep na rynku międzynarodowym. Lub jeśli sprzedajesz z innych krajów do UE.

U niektórych z tych usługodawców można zarezerwować dodatkowe pakiety, które obejmują np. doradztwo prawne lub pomoc w przypadku ostrzeżeń. Może to być alternatywa dla zatrudniania własnej kancelarii prawnej, nie tylko dla mniejszych sklepów internetowych. W tym przypadku należy jednak upewnić się, które usługi są dokładnie przejmowane przez usługodawców. Na przykład, czy sprawdzają oni zgodną z prawem strukturę stron Twojego sklepu? Albo o przydatności prawnej WordPress -Plugins? Duże sklepy często stosują tutaj podejście dwutorowe: rezerwują (tańszą) usługę dla procesów, które można ustandaryzować, a następnie zlecają kancelarii prawnej online bardziej szczegółowe pytania.

Wnioski i pomoc

Istnieją obecnie dobre rozszerzenia, które sprawiają, że Twój sklep WooCommerce jest tak bezpieczny pod względem prawnym, jak to tylko możliwe - nikt nie może zaoferować Ci 100% ochrony. Niemniej jednak, szczególnie na początku, należy skorzystać z pomocy odpowiednich prawników specjalistów. Tylko oni mogą ocenić, jakie dodatkowe środki są niezbędne dla Twojego modelu biznesowego.

Zalecamy, abyś uwzględnił czynnik "bezpieczeństwo prawne" w kalkulacji kosztów swojego sklepu internetowego. Zwłaszcza jeśli sam nie jesteś w stanie wdrożyć wszystkich wymienionych punktów. Gdy tylko uwzględnisz swój czas pracy, szybko okaże się, że do czasu uruchomienia pierwszej wersji sklepu internetowego trzeba będzie zapłacić kwotę rzędu pięciu cyfr. Również bieżące utrzymanie jest dość kosztowne. Więcej informacji na ten temat znajdziesz w artykule Koszty WooCommerce.

Więcej wskazówek na temat WooCommerce znajdziesz w naszym ponad 70-stronicowym e-booku WooCommerce dla profesjonalistów: Sklepy internetowe z WordPress. Skierowany jest do freelancerów, agencji, profesjonalistów WP, ale także do początkujących.

Zdjęcie współtworzące projekt: Samuel Zeller