Samo wejście w życie od 25 maja Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych UE przyniosło ze sobą pewne zmiany. Vivien Beischau z Newsletter2Go zebrała dla Ciebie 6 wskazówek, abyś wiedział, jakich wymagań musisz od teraz przestrzegać w swoim email marketingu.
Zastrzeżenie
Wdrożenie wymagań strony RODO w 6 krokach:
1. Wysyłka tylko z Double-Opt-In
Jeśli chcesz gromadzić dane osobowe, zawsze potrzebujesz zgody osoby zainteresowanej lub zezwolenia prawnego. Zgoda ta musi zostać zapisana i musi zostać zamieszczona informacja o możliwości jej odwołania w dowolnym momencie. Dla Twojego email marketingu oznacza to, że potrzebujesz zgody wszystkich odbiorców z góry, aby wysłać im mailing. Jeśli nie ma zgody, nie można wysyłać im żadnych newsletterów.
Ważne jest, aby w e-mailu ze zgodą oraz w formularzu rejestracyjnym znalazł się odnośnik do polityki prywatności. Upewnij się, że osoba, której dotyczą dane, może je w każdej chwili przejrzeć.
Uwaga: Dotyczy to również klientów, którzy już otrzymują od Ciebie newslettery. Upewnij się, że wyrazili oni zgodę na otrzymywanie newslettera, np. poprzez proces double opt-in. Jeśli możesz udowodnić wyraźną zgodę swoich odbiorców, nie jest wymagana żadna dodatkowa zgoda.
Double opt-in: Bezpieczną pod względem prawnym formą rejestracji do newslettera jest procedura double opt-in. Osoba zainteresowana wpisuje swój adres e-mail w formularzu rejestracyjnym i w ten sposób zostaje wpisana na listę dystrybucyjną. Użytkownik otrzymuje następnie e-mail z potwierdzeniem i tym samym możliwość potwierdzenia rejestracji w sposób bezpieczny pod względem prawnym. Proces DOI jest zakończony, gdy odbiorca potwierdzi ten e-mail.
2. Korzystanie z oprogramowania wysyłkowego zgodnego z prawem
Istnieją pewne wymagania dotyczące bezpiecznego pod względem prawnym oprogramowania pocztowego, które powinieneś rozważyć. Bezpieczny pod względem prawnym program pocztowy charakteryzuje się między innymi tym, że serwery do wysyłania maili znajdują się w Niemczech. Dostawcy usług są audytowani i wyposażeni w odpowiednie certyfikaty ochrony danych.
Zawsze musi być zawarta umowa na zlecone przetwarzanie danych.
3. Zapewnienie bezpieczeństwa danych
Musisz być świadomy, że musisz zapewnić, że żadna nieupoważniona osoba nie będzie miała dostępu do wrażliwych danych Twoich klientów. Podczas przetwarzania danych należy podjąć odpowiednie środki techniczne i organizacyjne (hasła, szyfrowanie itp.), aby zapewnić bezpieczeństwo danych klientów.
4. Zwróć uwagę na ekonomię danych
W kontekście gromadzenia danych, należy zwrócić uwagę na ekonomię danych. Oznacza to, że dane są gromadzone wyłącznie w określonym celu i tylko w tym celu mogą być wykorzystywane. Pokaż osobom, których dane dotyczą, na co dokładnie przekazują swoje dane. Ponadto, nie wolno gromadzić danych, które nie są odpowiednie dla danego celu.
Przykład: Do rejestracji w newsletterze potrzebny jest tylko adres e-mail. Oczywiście mogą Państwo również poprosić o dodatkowe dane, ale są one dobrowolne i muszą być oznaczone jako takie.
5. Zakończ swój proces rejestracji
Przejrzystość jest ważna i zapewnia zaufanie. W e-mail marketingu odnosi się to na przykład do formularza zapisu na newsletter. Jasno komunikuj, co otrzymuje Twój odbiorca i na co przekazuje swoje dane. I zauważ, że możesz zaznaczyć tylko zapytanie o adres e-mail jako pole obowiązkowe. Wszystkie inne informacje nie muszą być obowiązkowe dla użytkownika, aby rejestracja do newslettera była skuteczna.
Kolejna wskazówka dotycząca formularza subskrypcji: Należy zaznaczyć, że w każdej chwili można zrezygnować z otrzymywania newslettera. Wskazane jest również zintegrowanie linku do polityki prywatności, którą klient musi zaakceptować poprzez zaznaczenie.
6. Dobra nie są za darmo
Wciąż możesz motywować klientów do zapisywania się do newslettera za pomocą kuponów lub promocji. Tylko w przypadku gadżetów lub gratisów, takich jak whitepapers, infografiki, e-booki itp., które są połączone z subskrypcją newslettera, musisz poinformować swoich klientów dokładnie o tej wymianie. Ponieważ osoba zainteresowana płaci swoimi danymi, nie możesz określać oferty jako "darmowej" i musisz wyraźnie zaznaczyć, że zapisuje się na newsletter.
Pozostaje powiedzieć, że...
... że wraz z wejściem w życie rozporządzenia o ochronie danych osobowych ( RODO) ochrona danych osobowych staje się najwyższym priorytetem. Jeśli te wymagania zostaną wdrożone, jesteś na dobrej drodze do tego, by Twój email marketing był zgodny z RODO i byś uniknął horrendalnych kar. W naszym Whitepaper on the EU General Data Protection Regulation zebraliśmy wszystkie ważne fakty, możesz go po prostu pobrać.
