Mai Samo wejście w życie Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych UE w dniu 25 kwietnia 2018 r. przyniosło ze sobą szereg zmian. Vivien Beischau z Newsletter2Go (obecnie część Brevo) przygotowała dla Ciebie 6 wskazówek, abyś wiedział, jakich wymagań musisz przestrzegać w swoim e-mail marketingu od tego czasu.
Zastrzeżenie
Wdróż wymagania RODO w 6 krokach
1. wysyłka tylko z podwójną zgodą
Jeśli chcesz gromadzić dane osobowe, zawsze potrzebujesz zgody zainteresowanych osób lub zezwolenia prawnego. Zgoda ta musi zostać zarejestrowana i zawierać informację o możliwości jej odwołania w dowolnym momencie. W przypadku marketingu e-mailowego oznacza to, że potrzebujesz zgody z wyprzedzeniem, aby wysłać im swój mailing. Jeśli nie ma zgody, nie możesz wysyłać im newslettera.
Ważne jest, aby zawrzeć odniesienie do polityki prywatności w wiadomości e-mail ze zgodą oraz w formularzu rejestracyjnym. Upewnij się, że można ją wyświetlić w dowolnym momencie.
Double opt-in: Prawnie bezpieczna rejestracja do newslettera to procedura double opt-in. Wprowadzasz swój adres e-mail w formularzu rejestracyjnym i tym samym zezwalasz na dodanie do listy dystrybucyjnej. Następnie otrzymujesz wiadomość e-mail z potwierdzeniem, a tym samym możliwość potwierdzenia rejestracji w bezpieczny prawnie sposób. Proces DOI jest zakończony, gdy wiadomość e-mail zostanie potwierdzona.
2. korzystaj z oprogramowania wysyłkowego zgodnego z prawem
Istnieją pewne wymagania dotyczące bezpiecznego pod względem prawnym oprogramowania mailingowego, które powinieneś wziąć pod uwagę. Zgodne z prawem oprogramowanie mailingowe charakteryzuje się między innymi tym, że serwery do wysyłania mailingów znajdują się w Niemczech. Dostawcy usług są audytowani i posiadają odpowiednie certyfikaty ochrony danych.
Zawsze musi być zawarta umowa na zlecone przetwarzanie danych.
3. Zapewnienie bezpieczeństwa danych
Powinieneś mieć świadomość, że musisz zapewnić, aby żadne nieupoważnione osoby nie miały dostępu do wrażliwych danych Twoich klientów. Podczas przetwarzania danych należy podjąć odpowiednie środki techniczne i organizacyjne (hasła, szyfrowanie itp.), aby zapewnić bezpieczeństwo danych.
4. Zwróć uwagę na ekonomię danych
W kontekście gromadzenia danych, należy zwrócić uwagę na ekonomię danych. Oznacza to, że dane są gromadzone wyłącznie w określonym celu i tylko w tym celu mogą być wykorzystywane. Pokaż osobom, których dane dotyczą, na co dokładnie przekazują swoje dane. Ponadto, nie wolno gromadzić danych, które nie są odpowiednie dla danego celu.
Przykład: Do rejestracji do newslettera wymagany jest tylko adres e-mail. Oczywiście możesz również poprosić o dalsze dane, ale te informacje są dobrowolne i muszą być oznaczone jako takie.
5. Zakończ swój proces rejestracji
Przejrzystość jest ważna i buduje zaufanie. W e-mail marketingu dotyczy to na przykład formularza rejestracji do newslettera. Jasno komunikuj, co odbiorcy otrzymają i do czego dane zostaną wykorzystane. Pamiętaj, że tylko adres e-mail może być polem obowiązkowym. Wszystkie inne informacje nie mogą być obowiązkowe, aby rejestracja do newslettera była skuteczna.
Kolejna wskazówka dotycząca formularza rejestracyjnego: Wskaż na możliwość rezygnacji z subskrypcji newslettera w dowolnym momencie. Wskazane jest również umieszczenie linku do polityki prywatności, którą należy zaakceptować poprzez zaznaczenie.
6. Dobra nie są za darmo
Nadal możesz motywować swoich klientów do zapisania się do newslettera za pomocą kuponów lub promocji. Tylko w przypadku gadżetów lub gratisów, takich jak białe księgi, infografiki, e-booki itp., które są połączone z subskrypcją newslettera, musisz dokładnie wyjaśnić swoim klientom , na czym polega ta wymiana. Ponieważ dane są wykorzystywane do płatności, nie możesz opisywać transakcji jako "darmowej" i musisz wyraźnie zaznaczyć, że newsletter jest subskrybowany.
Pozostaje powiedzieć, że...
... że wraz z wejściem w życie RODO , ochrona danych osobowych ma najwyższy priorytet. Jeśli te wymagania zostaną wdrożone, jesteś na dobrej drodze do zapewnienia zgodności swojego marketingu e-mailowego z RODO i uniknięcia horrendalnych kar.
