Razem w Raidboxes: Zdrowie psychiczne i komunikacja bez przemocy

Coraz więcej firm promuje zdrowie psychiczne i fizyczne swoich pracowników. W Raidboxes zajmuje się tym kilka zespołów, w tym "Mental Health". W jaki sposób chcemy zapewnić większą satysfakcję w miejscu pracy — i dlaczego jest to dla nas tak ważne.

Nie ma wątpliwości: wiele rzeczy w Raidboxes układa się bardzo dobrze. Innowacyjna koncepcja roli holokracji promuje płaską hierarchię i maksymalną odpowiedzialność osobistą. W ten sposób każdy w zespole może szukać obszarów pracy, które są postrzegane jako szczególnie znaczące — i które odpowiadają jego mocnym stronom. Jesteśmy jednak świadomi, że czynniki stresogenne są również obecne w firmie.

Osobiście bardzo lubię pracę w Raidboxes. Nie dlatego, że nie dochodzi u nas do konfliktów. Ale dlatego, że chcemy stosować odpowiednie metody i tworzyć otwartą kulturę radzenia sobie z tymi stresującymi czynnikami. W tym artykule przedstawiam dwie z tych metod. Ale najpierw, jakie mogą być możliwe przyczyny konfliktów i stresu w firmach? Między innymi:

• Duże obciążenie pracą w związku z realizacją wielu projektów.
• Silny rozwój zespołu prowadzi do powstania nowych struktur i procesów. Początkowo mogą one przysporzyć więcej pracy, niż to rekompensują.
• Konflikty powstają również wtedy, gdy role, a więc i obowiązki, są definiowane między sobą.
• Raidboxes staje się coraz bardziej zróżnicowane. To wspaniałe, ale czekają na nas również wyzwania. Na przykład, jeśli chodzi o różne wartości czy przemyślaną komunikację, w której nikt nie czuje się wykluczony.

Chcemy odpowiednio wcześnie zająć się pojawiającym się niezadowoleniem i mieć trwały, pozytywny wpływ na atmosferę w pracy. Jest to zapewnione przez cały szereg działań:

Zdrowie psychiczne (Mental Health)

Raidboxes ma swoją funkcję bądź mały zespół o nazwie „Mental Health". To pokazuje, jak bardzo ten temat jest bliski sercom naszych dyrektorów zarządzających, Torbena i Johannesa. Mental Health (zdrowie psychiczne) zostało wprowadzone z prostego powodu — aby pracownicy Raidboxes byli szczęśliwsi. W pracy, ale także poza nią, jeśli zajdzie taka potrzeba. Nasz zespół ma między innymi następujące zadania:

• Rozpoznawanie oznak krytycznych stanów psychologicznych u pracowników i zespołów.
• Powołanie osoby kontaktowej dla pracowników w przypadku przeciążenia z powodu wyzwań zawodowych lub prywatnych.
• Szkolenie z Mindfulness wobec zróżnicowanego zespołu i nowych współpracowników, kultura komunikacji opartej na mindfulness w biurze i na Slacku (ponieważ w dużej mierze pracujemy zdalnie).
• Ochrona przed mobbingiem. Na szczęście nie było to jeszcze konieczne, ale chcemy temu zapobiec od samego początku.
• Szczególny szacunek dla potrzeb introwertyków i zapewnienie możliwości odosobnienia, na przykład podczas pracy w skupieniu.
• Wsparcie w osiągnięciu równowagi między życiem zawodowym a prywatnym.

Wspólnie opracowaliśmy kilka metod, aby osiągnąć te cele:

• Anonimowy punkt kontaktowy: Dotyczy to wszelkiego rodzaju problemów, niezależnie od tego, czy pojawiają się one w pracy, czy w życiu prywatnym (i tym samym mają wpływ na sytuację w pracy).
• Poufność: Jesteśmy nieformalnym kontaktem dla wszystkich pracowników w przypadku wszystkich pytań, które nie powinny być kierowane bezpośrednio do kierownictwa/ liderów zespołów/ kolegów. Zawsze z wyprzedzeniem pytamy ludzi, którzy do nas przychodzą, zanim zwrócimy się z ich problemami do kogoś innego. Na przykład, aby pomóc w rozwiązaniu konfliktu.
• Mediacja i nadzór: W razie potrzeby prowadzimy neutralną mediację w sytuacjach konfliktowych między pracownikami, zespołami lub między pracownikami a kierownictwem.
• Odpowiedzialność osobista: Jednocześnie zawsze zaczynamy od odwoływania się do osobistej odpowiedzialności osób dotkniętych problemem. Oznacza to, że dostarczamy im wskazówek i metod, dzięki którym sami mogą początkowo poradzić sobie z konfliktem - więcej na ten temat za chwilę. Robimy to po to, aby kultura zespołu stała się bardziej otwarta i przejrzysta w dłuższej perspektywie. Tylko wtedy, gdy nie jest to możliwe - z jakiegokolwiek powodu - zaczynają działać inne metody.
• Po prostu wyrzuć to z siebie: Są sytuacje, w których wyrzucenie z siebie pewnych rzeczy pomaga. Zgodnie z mottem "Zakłócenia mają pierwszeństwo".
• (Anonimowe) ankiety: Służą one do rejestrowania nastroju status quo w zespole. Tutaj opieramy się na narzędziu Echometr. Dzięki temu możemy mierzyć rozwój pracowników i poszczególnych zespołów według różnych kryteriów.
• Organizacja warsztatów: Na przykład na temat przyczyn i strategii radzenia sobie ze stresem psychicznym, ale także na temat komunikacji opartej na uważności. Więcej na ten temat za chwilę.

W niektórych przypadkach Zespół Zdrowia Psychicznego posiada już niezbędne przygotowanie zawodowe, na przykład dzięki wcześniejszej pracy i szkoleniom. W pozostałych przypadkach szkolimy się sami — również przy wsparciu finansowym Raidboxes.

Wzmacnianie odpowiedzialności osobistej

Dziedzina taka jak zdrowie psychiczne — czy jakkolwiek ją nazwiesz — wymaga udziału wszystkich członków personelu w tym samym czasie. Oczywiście nie jesteśmy w stanie widzieć i słyszeć wszystkiego, zwłaszcza w czasie pracy podczas pandemii i pracy zdalnej. Jesteśmy zależni od ludzi, którzy muszą z nami rozmawiać, wskazywać na przeciążenia w poszczególnych zespołach lub, jeśli to konieczne, informować nas, że inny kolega nie czuje się dobrze.

Punkt dotyczący „osobistej odpowiedzialności” ma kluczowe znaczenie. Kanał taki jak Mental Health może być tylko pierwszym krokiem. To dobrze i słusznie, że pracownicy zwracają się do nas, zanim „przełkną” swój gniew. Albo, zanim rozwinie się kultura „wściekłości i gniewu". Kolejnym krokiem jest jednak zmotywowanie wszystkich członków zespołu do zabrania głosu, gdy tylko pojawi się konflikt. W zespole, ale także wobec przełożonych.

Bez odpowiedzialności takie metody jak Zdrowie psychiczne prowadzą do tego, że konflikty są nazywane (anonimowo), ale nie są odpowiednio rozwiązywane. W najgorszym przypadku niezadowoleni koledzy chowają się za kanałem, a inni kwestionują jego skuteczność. Ponadto ucierpi na tym akceptacja procesu.

Jak już wspomniano, wzmacniamy osobistą odpowiedzialność poprzez zapewnienie pracownikom niezbędnych metod do refleksji nad sobą i bezpośredniego rozwiązywania konfliktów. Rozciąga się to na małe, indywidualne sesje coachingowe, podczas których wspólnie z zainteresowanymi osobami opracowujemy możliwe warianty działania - w bardzo praktyczny sposób i na podstawie konkretnych przypadków.

Komunikacja bez przemocy (GfK)

Swobodna atmosfera w pracy ma wiele wspólnego z tym, jak przemyślana jest komunikacja w firmie. Konflikty najlepiej rozwiązywać konstruktywnie i wspólnie. A nie poprzez ataki osobiste czy unikanie siebie nawzajem w przypadku sporów. Ponieważ oba prowadzą do niezadowolenia i mniejszego wzrostu.

Istnieje metodyczne podejście do rozwiązywania konfliktów w zespołach (i w sferze prywatnej) zwane komunikacją bez przemocy — założone przez amerykańskiego psychologa Marshalla B. Rosenberga. Raidboxes sponsoruje comiesięczne warsztaty z Komunikacji bez Przemocy dla swoich pracowników, a także powiązane z nimi kursy wprowadzające (zdjęcie pochodzi z czasów sprzed istnienia koronawirusa):

Trenerka Marianne Oshege regularnie przychodzi do naszego biura, aby uczyć nas na czym polega ten model. Komunikacja według modelu GfK odbywa się w czterech krokach:

1. Obserwacja: "Kiedy słyszę/widzę/doświadczam...".
2. Nazywanie uczuć: "wtedy czuję...".
3. Wyrażanie potrzeby: "Mam potrzebę/ Dlatego potrzebuję...".
4. Tworzenie konkretnych próśb: "Czy mógłbyś...".

Tutaj ponownie jako grafika:

Przykład:

„Jeśli nie dostanę od ciebie odpowiedzi przez Slacka, to nie czuję się traktowany poważnie. Czuję potrzebę skuteczności/wsparcia/uznania. Dlatego proszę, abyś w przyszłości dał mi krótko znać, czy przeczytałeś moją wiadomość i kiedy możesz na nią odpowiedzieć".

Inne proste zasady świadomej komunikacji to:

• Nie oceniaj swojego partnera lub jego zachowania. Zamiast tego zajmij się sobą.
• Narzędzie do tego: Nie mów w komunikatach typu „ty" ("zrobiłeś to i to"), ale w komunikatach typu "ja" ("uważam, że..."). Dzięki temu rozmowa będzie konstruktywna.
• Sformułowanie „Jesteśmy tego zdania” również rzadko jest pomocne. Z jednej strony nie zawsze możesz zakładać istnienie zgody w zespole, a z drugiej strony oddalasz się od autentycznego poziomu. Albo ukrywasz swoją osobistą opinię, której nie chcesz ujawniać.

Dla wielu osób podejście do komunikacji bez przemocy jest na początku nieznane. Z jednej strony ludzie niechętnie mówią o swoich uczuciach w kontekście korporacyjnym, a z drugiej strony konkretne podejście wymaga otwartości i odwagi. Jest to często wielkie wyzwanie, szczególnie dla osobowości bardziej introwertycznych. Z drugiej strony niektóre „ofensywne” charaktery uśmiechają się do psychologicznych podejść, które są jednoznacznie zawarte w czterech krokach.

Sesje treningowe z Marianne Oshege pomagają nam zmniejszyć zastrzeżenia po obu stronach. Na konkretnych przykładach z codziennego życia zespołu dowiemy się, jak dzięki GfK można szybciej rozpoznawać konflikty, jak najlepiej się do nich odnosić i jak je rozwiązywać. Ja osobiście (ja-komunikat 😉 ) zauważam jak moja komunikacja staje się bardziej szczera, nastawiona na rozwiązania, refleksyjna i odważna.

Mindfulness dla biznesu

Coraz więcej firm i agencji ma do czynienia z przemyślanymi strukturami, w których potrzeby wszystkich pracowników są stale odzwierciedlane i uwzględniane. Ale dlaczego wiedza na temat mindful communication jest w ogóle potrzebna w kontekście zawodowym?

Marianne Oshege widzi następujący powód: W coraz bardziej złożonym i szybko zmieniającym się świecie pracy, przedsiębiorstwa wybierają formy organizacyjne samoorganizacji ze zdecentralizowanymi strukturami decyzyjnymi, aby sprostać tym wyzwaniom. Decyzje, które wcześniej były podejmowane przez strukturę i hierarchię, w coraz większym stopniu zależą więc od jednostki.

Według Marianne oznacza to, że coraz więcej wymagań dotyczących kompetencji przenoszonych jest na jednostkę. Stają więc w obliczu sytuacji, w której muszą działać i pracować niezależnie i elastycznie. Innymi słowy, pracownicy potrzebują silniejszego ukierunkowania na decyzje i działania, które podejmują z własnej inicjatywy, niż ma to miejsce w klasycznie zhierarchizowanych firmach. Tutaj, każda osoba w zespole ma za zadanie rozwinąć wewnętrzny kompas, który wyznacza kierunek i orientację. I dalej:

Jestem przekonany, że firmy potrzebują świadomej komunikacji, aby działać z sukcesem. Mindfulness wspiera nas w odpowiednim reagowaniu na impulsy płynące ze świata zewnętrznego. Pomaga nam nawiązać kontakt z samym sobą w taki sposób, abyśmy mieli jasność: Czego potrzebujemy? A jak chcemy sobie poradzić z tym, co nas spotyka? Znajdujemy orientację wewnątrz, tam gdzie brakuje nam jej na zewnątrz.

Jednocześnie, mindfulness i mindful communication pomagają komunikować ten wewnętrzny proces i nasze intencje do działania na zewnątrz w sposób pełen uznania i współpracy. W ten sposób zespół jest w stanie współpracować, radzić sobie z różnorodnością i rozwiązywać lub znosić napięcia.

Jakie postępy poczynił zespół Raidboxes od czasu rozpoczęcia pracy z Nonviolent Communication i Mindful Action? Marianne komentuje:

Widzę postęp w tym, że coraz więcej pracowników zaczyna interesować się tematem komunikacji opartej na uważności i niestosowaniu przemocy. Są gotowi do pracy nad sobą, aby zmienić sposób wspólnego życia i zainwestować w to czas.

Dalej:

Coś się dla mnie zmieniło w świadomości w Raidboxes. Mam wrażenie, że pracownicy zdają sobie sprawę z tego, że to, jak mówią i rozmawiają ze swoimi kolegami, ma znaczenie. I że istnieje potrzeba zmiany zachowań.

Pragnienie autentycznej i pełnej uznania wspólnoty jest namacalne. Proces, który może to umożliwić, jest w Raidboxes zdecydowanie w toku — dodaje trenerka.

Promuj Mindfulness

Zdrowie psychiczne i komunikacja bez przemocy to tylko dwa środki, które Raidboxes wykorzystuje do promowania większej uważności. W zespole, ale także wobec naszych klientów i społeczeństwa. Oto wybór z różnych dziedzin:

• Promocja społeczna i zdrowotna: Dotyczy to wszystkich pracowników. Na przykład poprzez zakładowe programy emerytalne, budżety pracownicze, budżety na osobiste dokształcanie, fitness itp.
• Równość ról: Obszar odpowiedzialności obejmuje m.in. przestrzeganie i utrzymywanie równości wszystkich płci. Także takie kwestie jak równość szans w przedsiębiorstwie, pogodzenie życia rodzinnego i zawodowego, różnorodność kulturowa/religijna i seksualna (LGBTQI+), jak również środki przeciwko dyskryminacji osobistej i strukturalnej.
• Rola Happy Management: Zespół Raidboxes spotyka się regularnie na wspólnych imprezach. W tej chwili, oczywiście, niestety spowolnione przez obecną sytuację. Zespół Happy Management dba o organizację takich wydarzeń, a także o dobre samopoczucie w biurze i poza nim. Termin ten jest dobrze znany w środowisku start-upów i nowej pracy i bywa określany jako Feelgood Management.
• Pomoc podczas pandemii: Wspieramy klientów z branż, które szczególnie dotkliwie odczuły skutki pandemii: kultura, gastronomia, hotele i wydarzenia. Dowiedz się więcej o naszym programie.
• Akcja #supportyourlocals: Korona jest kryzysem dla lokalnych sprzedawców, podczas gdy platformy takie jak Amazon czerpią duże zyski. Jest to kolejny powód, dla którego wspieramy akcję #supportyourlocals oferując darmowy hosting dla portali, które cyfrowo łączą lokalne biznesy.
• Kodeks Postępowania: Kodeks Postępowania Raidboxes to kodeks postępowania, w niektórych firmach nazywany również umową drużyny. Zawiera wskazówki, jak chcemy kształtować interakcje i komunikację w zespole - na zasadzie mindful. W ten sposób nadaje naszym działaniom trwałą strukturę. Więcej na ten temat już wkrótce w osobnym wpisie (zachęcamy do subskrybowania komentarzy, jeśli chcesz być na bieżąco).

Oczywiście dotyczy to także naszego Ekologicznego Hostingu. Istnieje wiele inicjatyw dotyczących zrównoważonego rozwoju, które pośrednio zapewniają także rozumne i społeczne interakcje.

Przekazywanie wiadomości

Tak więc Raidboxes już zmienia swoje oblicze. Są jednak obszary, w których chcemy być jeszcze lepsi. Już teraz zwracamy uwagę na współpracę z dostawcami, którzy sami pracują w sposób zrównoważony. Ale co z takimi kwestiami jak niepewne modele pracy i monitorowanie pracowników? Na przykład w przypadku wielu powstających obecnie usług dostawczych online, które są krytykowane? Albo w firmie Amazon, co zostało ostatnio udokumentowane w magazynie VICE?

Czekają nas tu kolejne zadania, ale i te są już zaplanowane. Na przykład, jako część nowej lub rozszerzonej roli w zakresie zrównoważonego rozwoju. Jesteśmy świadomi, że nasze podejście spowoduje większe wewnętrzne wydatki finansowe. Albo że wygoda ucierpi w tym czy innym miejscu. Ale my to akceptujemy. Aby jako zespół odgrywać naszą rolę w tworzeniu lepszego środowiska pracy.