Są ludzie, którzy bez wytchnienia i bez przerwy wykonują jedno zadanie za drugim. Ich dni wydają się mieć znacznie więcej niż 24 godziny. Czy zaprzedali swoje dusze w umowie z diabłem? A może po prostu wiedzą coś, czego ja nie wiem? Moje najlepsze wskazówki, które pomogą ci pracować bardziej produktywnie.

Właśnie takie domniemania snuję, patrząc na wysokoproduktywne osoby oraz na to, czego potrafią oni dokonać. Równocześnie zgłębiłem ten temat i sam dostrzegam co pomaga mi osiągać lepsze wyniki, a co przeciwnie. Niektóre z moich spostrzeżeń chciałbym Ci tuj przekazać. A Ty masz swój własny patent, którym chcesz się podzielić? Wspaniale, podziel się nim w komentarzu pod tekstem, z chęcią się z nim zapoznam i dołączę do dyskusji.

Produktywność vs. zaangażowanie

Z pewnością ten scenariusz jest Ci doskonale znany: cały dzień byłeś/aś "zajęty", a mimo to na sam jego koniec towarzyszy Ci uczucie, że nie zrobiłeś praktycznie nic. Ledwo możesz sobie przypomnieć o tym, co zajmowało Cię tak długo. Istnieją prace, w których faktycznie trudno jest określić co konkretnego się zrobiło, ponieważ obejmuje ona nad wiele projektów jednocześnie, gdzie żaden z nich tak naprawdę nie został zakończony. Nie daje to poczucia satysfakcji z tego, że dane zadanie zostało już sfinalizowane.

A może faktycznie cały dzień byłeś/aś zajęty/a, tylko nie tym, co potrzeba. Właśnie na tym polega różnica między byciem produktywnym, a zaangażowanym: w jednym przypadku wywiązujemy się ze swoich obowiązków i realizujemy projekty. Z drugiej strony, dbamy o to, by zawsze mieć coś do zrobienia, aby poczuć lepiej lub wykazać się czymś.

Dlatego należy zadać sobie pytanie, czy w ciągu dnia spożytkowaliśmy nasz czas, pracując nad projektami i zadaniami, łącznie z ostatnimi 30 minutami zmiany?. A może tak naprawdę zależy Ci na tym, by Twój mózg wiedział, że ma czym się zająć? Kluczem do zwiększonej wydajności jest uświadomienie sobie, że niektóre zadania są wprawdzie ważne, ale nie są pilne. A jeszcze inne nie są ani ważne, ani pilne.

Powinieneś odpowiednio zarządzać swoim czasem. A jeśli łatwo się rozpraszasz, powinieneś świadomie wyłączyć zwykłe rozpraszacze. Na przykład, ustawiając smartfon na "Nie przeszkadzać". Zobacz również nasze wskazówki dotyczące pracy zdalnej.

Priorytetyzacja: daj pierwszeństwo temu, co ciąży Ci najbardziej

Zdarza się, że masz przed sobą zarówno ważne, jak i pilne zadanie, ale po prostu nie masz ochoty tego robić. Do tej kategorii możemy zaliczyć takie wątpliwe przyjemności jak zeznanie podatkowe.

Znalazłem prosty trik dla siebie: Im większy mam opór przed wykonaniem jakiegoś zadania, tym wcześniej muszę je wykonać. Ponieważ mamy tylko ograniczoną ilość oporu i "zgryzoty" na dzień. Rano jesteśmy wciąż świeży i pełni energii. Po południu sprawy mogą wyglądać zupełnie inaczej.

Kiedy jesteś zmuszony/a, by natychmiast wykonać nielubiane zadanie, płyną z tego dwie korzyści:

• Ponieważ mój umysł jest rześki, podchodzę do moich obowiązków z pełnym zasobem energii. Dzięki temu będę w stanie zakończyć je dużo wcześniej, niż gdybym rozpoczął pracę popołudniu, bo wtedy, mój mózg lubi szukać sobie wymówek i zajęć zastępczych.
• Jeszcze w ciągu dnia osiągam poczucie spełnienia, ponieważ udało mi się przezwyciężyć mojego wewnętrznego lenia. Kiedy idzie mi naprawdę dobrze, mogę jeszcze w ciągu dnia uzupełnić moją listę zadań o kolejne pozycje.

Długie projekty, krótkie sprinty

Wiele z moich zadań jest możliwych do zaplanowania czasowo. Są one mierzone w godzinach lub dniach, ale rzadziej w tygodniach, czy miesiącach. Kiedy zdarzy mi się pracować nad długoterminowym projektem, z góry jasno ustalam określony czas pracy na każdy dzień roboczy.

Kiedy pochłania on mój cały zapas uwagi i kreatywności, planuję pracę na rano. Jeśli jest to coś pilnego, co jednocześnie nie wymaga twórczego myślenia, znajdę na to czas po południu. W obu przypadkach ważne jest dla mnie utrzymanie stałych pór i długość pracy. Zadziwiające jest to, ile można osiągnąć, poświęcając danemu zagadnieniu jedną godzinę każdego dnia.

Praca trwa tak długo, na ile jej pozwolisz

Ogólnie rzecz biorąc, jeszcze przed rozpoczęciem pracy dobrze jest zastanowić się, ile czasu chcesz na nią poświęcić. Bywa tak, że wykonanie danego zadania zajmuje Ci godzinę, ale jeśli masz na to tylko pół godziny to również jesteś w stanie mu sprostać-pewnie i Tobie zdarzyła się taka sytuacja.

Wskazówka: Pracujesz jako freelancer? Następnie istnieje wiele czynników stresu, które nie muszą być. W tym wpisie powiem Ci jak uniknąć typowych błędów freelancera.

Istotną rolę gra tu właściwe ustanowienie priorytetów: chodzi o wyraźne ograniczenie zadań, które w niewielkim stopniu przyczyniają się do naszej wydajności lub tych, które nie są istotne.

Niesamowite efekty monitorowania czasu pracy

Wiąże się to również z tym, że musisz dowiedzieć się więcej o tym, jak właściwie spędzasz swój czas. Śledzenie czasu pracy to także coś, z czym niektórzy walczą zaciekle. Istnieją narzędzia do tego celu, ale czasem wystarczy zwykły arkusz kalkulacyjny.

Przez skrupulatne liczenie czasu, możesz szybko i wyraźnie zauważyć czarne dziury, w których zanika Twoja produktywność. Jesteśmy otoczeni przez wszędobylskie rozpraszacze uwagi. Wiele urządzeń i usług cyfrowych celowo stosuje te same sztuczki co kasyna, przez co zdecydowanie zbyt często sprawdzamy skrzynkę e-mail lub przeglądamy "na szybko" nowinki na Twitterze, nawet nie zdając sobie z tego sprawy.

Skupiając się na produktywności, znajdź również chwilę na nicnierobienie

Co istotne: nie staniesz się bardziej efektywny/a, jeśli postanowisz pracować bez chwili wytchnienia, pomijając przerwy, koncertując się wyłącznie na pracy. Twój mózg potrzebuje chwil na relaks, czasami po prostu trzeba naładować akumulatory. Nawet nuda jest cenna!

Ważne jest to, aby wszystko ma swój czas. Jak mówi znane niemieckie przysłowie: 'praca to praca, a gorzałka to gorzałka'. Oznacza to, by w trakcie pracy poświęcić się jej całkowicie, a następnie wynagradzać się przerwą.

Wejście w magiczny stan 'flow'

Zdarzają się dni, kiedy pracujesz wyjątkowo produktywnie, a czas płynie niezauważalnie. Wciąga Cię wir pracy, lub mówiąc prościej - osiągasz stan 'flow'. To uczucie pojawia się, gdy bez trudu poświęcasz się zadaniu, które Cię jednocześnie stawia przed Tobą wyzwania, a równocześnie jest dla Ciebie interesujące.

Od czasu do czasu, by zachować pożądaną efektywność pracy potrzebny jest impuls. Patent, który sprawdza się u mnie: trzymam się listy zadań i poświęć danej czynności określoną ilość czasu, np. 30 minut. Przy odrobinie szczęścia wpadnę we flow i będę w stanie zająć się tym, co odkładałem przez kilka ostatnich dni. A jeśli się nie uda, przynajmniej poświęciłem pracy te 30 minut - to zawsze jakiś krok naprzód!

Skuteczne planowanie to połowa sukcesu

Często zaleca się zaplanowanie kolejnego dnia z wyprzedzeniem - ewentualnie pod koniec dnia lub wieczorem. Argumentem za jest to, że już o poranku wiesz, co masz do zrobienia i od razu pożytkujesz zebraną energię na efektywne wykonywanie zadań.

Kolejna sprawa: Nigdy nie planuj całego dnia pracy. Zawsze coś ulegnie zmianie lub realizacja niektórych zadań zajmie dłużej niż zakładaliśmy. Jeśli każdego dnia będziesz wywiązywać się z mniejszej ilości zadań, niż było to zaplanowane,  to frustracja będzie w Tobie narastać. Złota zasada mówi: możesz zaplanować konsekwentnie zaledwie dwie trzecie swojego czasu, więcej nie.

Extra patent: "Technika Pomodoro"

Jak zauważyłeś, w tym wpisie nie zagłębiam się w jeden system produktywności, taki jak Getting Things Done (GTD). Niektórzy ludzie przysięgają na to. To nie działa tak szczególnie dla mnie: czuję się jakbym zarządzał i sortował moje to-do bardziej niż faktycznie przez nie pracował. Oczywiście, dla Ciebie może to być coś zupełnie innego.

Tak czy inaczej, dobrym pomysłem jest zaadoptowanie dobrych elementów z tych systemów, które działają dla Ciebie. Na przykład, kluczowym założeniem GTD jest stworzenie stałego miejsca na zadania i pomysły, zamiast próbować trzymać wszystko w głowie. Korzyścią jest to, że mózg spędza mniej mocy obliczeniowej, starając się nie zapomnieć o zadaniach do zrobienia. Zamiast tego może skupić się na ważnych zadaniach lub odpocząć bez przeszkód. Dla mnie tym miejscem do archiwizowania jest Todoist. Istnieją dziesiątki alternatywnych rozwiązań.

Metodą, której wiele zawdzięczam, jest "technika Pomodoro". Zapoczątkował ją Francesco Cirillo, który za pomocą budzika kuchennego dzielił swoją pracę na wyraźne odstępy czasu. Myśl przewodnia tego systemu zakłada: praca w 25-minutowych sesjach, po których następuje 5-minutowa przerwa. Po ukończeniu czterech takich sekcji robisz dłuższą przerwę, trwającą na przykład 20 minut. Zarazem długość czasu pracy i przerwy możesz dostosować pod swoim kątem. Należy zachować równą długość pracy z regularnymi przerwami - w tym właśnie tkwi sekret tej taktyki.

Ważne jest również to, że każda sekcja poświęcona jest jednemu, wąsko zdefiniowanemu wcześniej zadaniu lub tematyce. Zauważ wewnętrzne lub zewnętrzne czynniki rozpraszające Twoją uwagę, jeśli to możliwe ogranicz je do przerwy lub zaplanuj na późniejszą część dnia.

Rano (lub jak już wspomniano, dzień wcześniej) skomponuj To-Do-List na nadchodzące dni. Określ przy tym, ile czasu (czyli sekcji/Pomodoros) zamierzasz poświęcić na każdą z czynności. Po zakończeniu każdej sesji odhacz ją na liście, w ten sposób szybko zauważyć ile czasu poświęcasz konkretnym zadaniom.

Sprawne rozplanowanie obowiązków

Ta metoda łączy w sobie wiele wskazówek, o których zdążyłem już wspomnieć:

• Prościej jest udźwignąć duży projekt, jeśli podzieli się go na części i będzie się pracowało nad nim partiami.
• Jeśli niewiele Ci potrzeba, aby się rozproszyć, łatwiej będzie Ci pracować w krótkich, 25-minutowych sesjach.
• Jednocześnie dowiadujemy się, jak długo trwają pewne czynności. Wtedy możesz je zoptymalizować lub przynajmniej oszacować bardziej realistycznie. Ten rodzaj kalkulacji czasu jest szczególnie ważny dla osób prowadzących własną działalność gospodarczą, dla których czas to dosłownie pieniądz.
• Planując z wyprzedzeniem oraz skrupulatnie zarządzając czasem masz pewność, że nie bierzesz na siebie więcej, niż jesteś w stanie udźwignąć.
• System organizacji dba o to, żebyś robił sobie przerwy. Pozwalam sobie je zignorować, gdy mam dobry flow.

Co do zasady, ja również nie stosuję tej techniki kropka w kropkę, ponieważ nie odpowiada mi praca w takiej formule. Jednocześnie wiele jej elementów z czasem weszło mi w krew. Na przykład, planując obowiązki automatycznie przeliczam w głowie, jak dużo czasu chcę na nie poświęcić.

Moje wnioski

Jedna rzecz, o której ledwie wspomniałem w tym artykule: Narzędzia. Oczywiście, istnieją dziesiątki, setki aplikacji i usług związanych z produktywnością. Zobacz nasz post Narzędzia dla profesjonalistów WordPress .

Narzędzia pomocnicze mogą być bardzo przydatne. Jednocześnie są one doskonałą okazją do odwrócenia uwagi od ważnych i pilnych spraw. Tak, jak już wspomniałem używam Todoika. Ktoś inny tym samym celu mają na swoim komputerze plik tekstowy. Niektórzy używają kalendarza. Jeszcze inni używają długopisu i kartki lub tablicy.

Wszystko to są spracy drugorzędne. Ważne jest, aby najpierw dowiedzieć się, co pomaga, a co hamuje Twoją wydajność. Kiedy już to zrobisz, sam znajdziesz odpowiednie dla siebie narzędzia i pomoce.

Zdjęcia: Carl Heyerdahl, Javier Quesada, Kaleidico