Como a transformação ágil torna a tua agência flexível e apta para o futuro

Oliver Wüntsch Última atualização 01.03.2021
9 min.
Making your agency an agile organisation
Última atualização 01.03.2021

A publicidade ágil e as agências digitais agéis podem adaptar-se de forma rápida e flexível a coisas novas. Proatividade é também uma palavra-chave que surge frequentemente na definição de agilidade. No entanto, cada processo de mudança rumo a uma organização ágil levanta questões importantes. Oliver Wüntsch explica no artigo seguinte essas questões e o que é necessário para uma transformação ágil bem sucedida.

Quais são os desafios atuais para as agências de publicidade e digitais?

Independentemente do setor, funcionários/as dedicados/as estão à procura de empresas onde se possam sentir realizados/as e onde possam contribuir com as suas competências para projetos estimulantes. Por exemplo, funcionários/as modernos/as esperam respostas claras a perguntas como "Porque vou trabalhar todos os dias?" e "Qual é a nossa visão?".

Para as empresas e para a gestão, trata-se, portanto, de satisfazer as crescentes expetativas dos seus e suas colaboradoras. Por outro lado, é necessário encontrar rapidamente soluções criativas para as necessidades em constante mudança dos seus e suas clientes. Porque os/as clientes esperam que uma agência conheça as mais recentes possibilidades técnicas e conheça os desejos dos/as consumidores/as do respetivo setor, que os/as compreenda e que seja capaz de desenvolver ideias e conceitos para eles/as.

As expetativas dos/as clientes em relação à qualidade dos produtos e serviços estão constantemente a aumentar. Portanto, ideias inteligentes em torno das novas tecnologias e cenários de aplicação inovadores são solicitadas, por exemplo, nas áreas de realidade aumentada ou impressão em 3D. Além disso, as agências devem ser capazes de implementar os projetos correspondentes de forma rápida. 

O desafio para as agências é adaptar-se aos ciclos de inovação cada vez mais rápidos. Aquelas que não forem capazes de acompanhar as novas ideias e modelos de negócio perderão rapidamente - e com elas clientes valiosos/as. 

Lê mais aqui sobre a mudança do mundo do trabalho na era da digitalização. 

Porque é que a transformação ágil é uma forma promissora de enfrentar estes desafios?

Para se manterem competitivas e expandirem o seu sucesso, as agências são obrigadas a se reinventar continuamente e a cobrir constantemente novas áreas de conhecimento. Uma estrutura ágil e métodos de trabalho autónomos podem ser muito úteis aqui. Embora o termo "ágil" tenha perdido significado devido ao seu uso quase inflacionário - os gestores das agências digitais e de publicidade devem, no entanto, analisar as possibilidades de agilidade para os seus negócios. 

Assim, métodos de trabalho ágeis permitem uma abordagem extremamente adaptável ao planeamento e implementação de projetos. Uma vez que os/as clientes - se desejarem - estão continuamente envolvidos no processo de desenvolvimento do seu produto, a orientação para os resultados e, como tal, a satisfação do/a cliente é muito maior do que nas estruturas de projeto convencionais. Os resultados são um produto final qualitativamente melhor, assim como menos incumprimentos nos prazos de entrega e, portanto, clientes mais satisfeitos/as. 

Devido à ampla autogestão dos/as funcionários/as e das equipas de projeto, é possível poupar tempo e capacidades valiosas nas agências, que os gestores e gestoras de projeto podem utilizar para projetos paralelos. Além disso, a satisfação dos/as funcionários/as aumenta. Graças ao princípio da responsabilidade pessoal e ao poder de decisão associado, eles/as identificam-se mais fortemente com a agência e envolvem-se mais. 

No mundo digitalizado, a capacidade de mudança representa uma vantagem competitiva significativa para as organizações. Para as empresas, é importante adaptar-se rapidamente às novas exigências, trazendo também os/as funcionários/as e integrando inovações.

A gestão de mudança clássica já não é muitas vezes suficiente para isto. A transformação ágil pode ajudar as empresas a adaptarem-se e a melhorarem continuamente as suas estratégias. 

O que é a Gestão de Mudança Ágil (Agile Change Management) e que métodos ágeis existem?

Organizações e equipas ágeis são aquelas que agem rápida e flexivelmente num ambiente em constante mudança, incerto e que criam valor-acrescentado para os seus e suas clientes. A mentalidade do trabalho ágil é estabelecida sob a forma de quatro exigências no chamado “Agile Manifesto”:

  • As pessoas e sua interação são mais importantes do que processos e ferramentas
  • Software funcional é mais importante do que documentação
  • A cooperação com clientes é mais importante do que as negociações de contratos
  • Reagir à mudança é mais importante do que agarrar-se ao plano

Abordagens, princípios e métodos ágeis podem ser usados de muitas maneiras nos processos de mudança das agências. Um/a coach devidamente qualificado/a pode ajudar-te a converter todas as estruturas da tua empresa em ágil. Em seguida, vou descrever três exemplos de métodos que se baseiam em princípios ágeis e podem ser utilizados de forma rentável nas agências.

Kanban

O método ágil Kanban é caracterizado pela sua alta transparência no trabalho conjunto. Neste processo, todos os pacotes de tarefas da equipa - independentemente de se tratar de gestores/as ou restante equipa - bem como o seu estado são tornados visíveis num Quadro Kanban comum. O objetivo é um fluxo de trabalho consistente no qual as tarefas são priorizadas e processadas.

Scrum

O Scrum é particularmente adequado para equipas fechadas que trabalham num projeto. A equipa Scrum trabalha em fases limitadas no tempo, os chamados sprints. Após cada sprint, existe uma versão totalmente funcional do produto, que é melhorada e expandida em cada sprint. 

Lean Thinking

Os princípios e métodos da Lean Management visam organizar os processos de forma mais eficiente, ou seja, com o mínimo de esforço e desperdício possível. O objetivo é reduzir custos e encurtar processos - por exemplo, eliminando burocracia desnecessária ou erros nas operações dos processos. Ao mesmo tempo, o objetivo é alcançar a melhor qualidade possível. Este processo de melhoria contínua está sempre focado no/a cliente. Isto significa que as suas necessidades determinam o que deve ser melhorado. O objetivo é sempre otimizar a qualidade do produto e do serviço e aumentar a satisfação do/a cliente.

Como pode a Gestão de Mudança Ágil ajudar a tornar a transformação ágil bem-sucedida?

Na missão de tornar uma agência mais ágil e, portanto, mais flexível e orientada para o/a cliente, ambos os métodos de gestão da mudança clássica e ágil podem ser aplicados. Claro que faz sentido dar preferência a abordagens ágeis - mas os métodos de "mudança clássica" não têm de ser deixados de fora. 

Porque cada negócio é único, não há um caminho único para o sucesso ágil. Em vez disso, compensa aprender com outras organizações e adaptar a abordagem delas à própria situação. É assim que qualquer agência consegue promover mudanças graduais, assim como uma cultura de melhoria contínua.

Também é importante não entender a mudança como algo que é completado após um certo tempo. As mudanças ocorrem continuamente e os métodos ágeis estão associados à necessidade de as experimentar e as adaptar continuamente.

Para não trabalhar às cegas, mas para reconhecer sucessos e descartar erros, é importante realizar medições quantitativas do próprio trabalho. Por exemplo, os/as gestores/as responsáveis podem determinar antecipadamente o sucesso e o fracasso de marcos individuais utilizando uma escala. Isto pode ser usado para avaliar em retrospetiva se os pacotes de tarefas individuais e os seus resultados foram atingidos ou ficaram aquém das expetativas. O sucesso e o fracasso no marketing podem ser medidos, por exemplo, pelo alcance das campanhas ou pelo número de respostas a uma campanha de publicidade endereçada. Os dados recolhidos desta forma fornecem às agências uma visão valiosa sobre onde precisam de ser implementadas medidas de melhoria.

A gestão de mudança ágil com o objetivo de uma transformação ágil da empresa é bem sucedida quando todos os/as funcionários/as ousam abordar potenciais de mudança com a gestão. Os/as funcionários/as que usam constantemente o "chapéu ágil" e expressam pensamentos sobre quais os processos que poderiam ser melhorados contribuem efetivamente para o sucesso da empresa. 

A visualização do trabalho também é essencial. Isto serve para fornecer a todos os/as participantes uma visão geral do estado das atividades. Também é útil documentar os processos numa lista de verificação, que é gradualmente expandida. Nesta lista de verificação, são feitas notas sobre como abordar determinadas situações - por exemplo, a familiarização de novos empregados, a divisão do trabalho durante períodos de pico ou o planeamento da continuidade. Desta forma, não se perde o valor desta informação para a organização. 

Mais informações sobre como implementar com sucesso a Gestão de Mudança Ágil na própria empresa podem ser encontradas neste artigo do blog. Se não te contentas apenas com a informação, podes também contratar um/a "agile coach" para te apoiar na transformação para uma organização ágil.

O que distingue as empresas ágeis?

Usar Scrum ou Kanban por si só não faz uma agência ágil. Todas as abordagens ágeis requerem um exame crítico e uma implementação passo a passo. Além disso, o caminho para a agilidade não começa com as abordagens e métodos, mas com o fundamento do trabalho ágil: a cultura do trabalho e do pensamento. Afinal, a agilidade é uma cultura e uma forma de pensar abrangentes, cuja implementação requer uma compreensão uniforme da agilidade entre todas as partes envolvidas.

As agências que adotam uma gestão ágil têm a capacidade reagir de forma flexível e proativa, bem como de se adaptar às mudanças ou proceder desta forma a fim de introduzir as mudanças necessárias. Assim, os modelos ágeis ajudam as empresas a navegar e prosperar no mundo empresarial cada vez mais complexo. Em muitas dessas empresas, os métodos ágeis de trabalho estão generalizados e estão concebidos para quebrar estruturas "incrustadas". Isto aplica-se à gestão de projetos, mas também a toda a gestão da empresa, ou seja, ao pessoal da gestão. Em vez de rejeitar a mudança, eles acolhem-na e criam espaço para processos rápidos e eficientes. As mudanças não são iniciadas pelo nível de gestão, mas pelos/as funcionários/as. Ao nível do projeto, o Scrum ou o Kanban são utilizados para este fim.

As organizações ágeis são dinâmicas na sua organização empresarial, não estáticas. Eles estão sujeitos a processos de mudança constante e se adaptam de forma flexível às exigências internas e externas. A estrutura empresarial é caracterizada por hierarquias planas e auto-organização, bem como por uma proximidade especial com os/as clientes e processos iterativos. 

Quais são as vantagens da gestão de mudança ágil em relação à gestão de mudança clássica? 

Para fazer face às exigências cada vez mais rápidas dos mercados e produtos, bem como às crescentes exigências dos/as clientes, as agências precisam da capacidade de se adaptar de forma flexível a eles. Embora a mudança seja também o objetivo da gestão de mudança clássica, ela ocorre num contexto de estabilidade e previsibilidade. A mudança é vista como algo a ser superado o mais rapidamente possível. A tarefa deste tipo de gestão de mudança é tornar a fase instável que medeia o estado inicial e o estado final (objetivo) tão curta quanto possível.

A abordagem ágil, por outro lado, não conhece estabilidade duradoura. Isto é substituído por um estado de constante verificação e testes. A nova normalidade é um processo permanente de adaptação ao ambiente incerto.

O processo ideal de mudança ágil

Passo 1: Comunicação com os/as funcionários/as

Uma vez desenvolvidas as bases de uma história de mudança, é importante abordar os/as funcionários/as da agência com ela. Para tal, deves primeiro pensar cuidadosamente sobre a forma como isto deve ser comunicado. Por exemplo, é importante considerares se é suficiente que os gestores apresentem a mensagem ou se um workshop conjunto de arranque faria mais sentido. Em qualquer caso, deve haver um sinal claro de partida com um efeito "uau". Os funcionários/as devem ter a sensação de que estão a embarcar juntos numa emocionante viagem. 

Passo 2: Criar uma compreensão básica para a transformação ágil

Todos na empresa devem ter um conhecimento básico do que são princípios e métodos ágeis, porque são importantes e como a agilidade funciona. A fim de difundir este conhecimento e um sentimento do que está em jogo na implementação diária, podem ser utilizados conceitos de blended-learning (aprendizagem integrada), por exemplo.

Passo 3: Difundir o "Agile Mindset"

Um pré-requisito para o sucesso dos métodos ágeis é ter uma "mentalidade ágil" na empresa. Finalmente, já deve existir uma boa cultura de erro e cultura de feedback quando se trata de trabalhar com protótipos. Isto também pode ser realizado em paralelo: Durante o trabalho ágil, desenvolve-se gradualmente uma mentalidade ágil.

Passo 4: Converter projetos individuais em métodos ágeis

A fim de implementar métodos ágeis ao nível do projeto, é importante considerar antecipadamente quais as tarefas adequadas para trabalhar com métodos ágeis. Isto inclui menos atividades de rotina do que tarefas com carácter de projecto, cujos requisitos ainda não são claros e para as quais a metodologia a utilizar ainda precisa de ser clarificada. 

Passo 5: Implementar ferramentas e métodos ágeis em todas as equipas

Este passo não é sobre a conversão a 100% de todos os projetos em ágeis. Em vez disso, deves tentar aplicar pelo menos elementos ágeis individuais em todo o lado. O objetivo é que todos os/as funcionários/as de todas as áreas da agência desenvolvam a sensação de que a forma de trabalhar está a mudar a longo prazo.

Passo 6: Introduzir estruturas ágeis

As estruturas ágeis distinguem-se por serem orientadas para o seu projeto e para o/a cliente. Os/as funcionários/as e as equipas de trabalho já não são controlados de cima para baixo, mas estão conetados uns com os outros em rede. As equipas são interdisciplinares e, portanto, funcionários/as com diferentes competências trabalham juntos num projeto ou cliente - mesmo que tenham diferentes responsabilidades. 

Passo 7: Estabelecer redes

Para que a mentalidade ágil se estabeleça ainda mais, é importante que as pessoas da organização trabalhem em rede. O efeito positivo: o fluxo de informação e o trabalho de igual para igual são melhorados e os/as funcionários/as assumem mais responsabilidade pessoal. Por exemplo, pode fazer sentido reunir pessoas de diferentes departamentos que veem uma certa necessidade de ação (por exemplo, a necessidade de um novo processo) num grupo de trabalho auto-organizado.

Passo 8: Desenvolver uma estratégia de pessoal adequada

Especialmente se a empresa costumava seguir hierarquias e regras claras, é importante que o departamento de RH também reconheça as necessidades de uma mudança ágil. Trata-se de procurar ativamente novos/as funcionários/as que já pensam de forma ágil e têm experiência com auto-organização. 

Passo 9: Tornar os sucessos visíveis e celebrá-los

A fim de manteres os/as funcionários atualizados, deves-te perguntar como e onde podes alcançá-los melhor. Onde é que a equipa e os/as clientes podem ver que estão a ocorrer mudanças no sentido de um trabalho ágil na empresa e que está tudo a correr bem? Seja via LinkedIn, Facebook, um hub de conteúdo ou a intranet da própria empresa - as possibilidades são muitas.

Que requisitos (preparação) devem ser cumpridos?

Indispensável para processos de mudança ágeis são a sensibilização interna da empresa para o tema, bem como a vontade de mudar. Mesmo que o primeiro aspeto exija o segundo, ambos são necessários para trazer todos/as os/as empregados/as. Uma cultura de confiança mútua é também indispensável, dentro da qual há espaço para a criatividade e a iniciativa individual, bem como espaço para os erros. 

Os fatores decisivos para o sucesso ágil são, portanto, os/as getores/as que querem mudança e que confiam nos seus e suas colaboradoras, que permitem liberdade para experiências de mudança e que dão apoio à sua equipa em momentos críticos. O segundo passo depende dos/as empregados/as. Eles e elas devem ser curiosos e estar dispostos a experimentar, a pensar fora da caixa e também ter resistência e uma certa tolerância à frustração. O ideal são pessoas que queiram continuar a desenvolver ideias e sejam capazes de as transformar em realidade num laborioso processo de tentativa e erro. 

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Oliver Wüntsch é um especialista em gestão ágil da mudança. Desde 2008, como coach de negócios e consultor de processos, ele tem apoiado com sucesso agências de publicidade e digitais, executivos criativos e fundadores de start-ups em processos de mudança desafiadores e situações complexas de tomada de decisão. O pensamento ágil e os princípios de trabalho lean são para ele as respostas mais eficazes para a crescente digitalização dos mercados.

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