As melhores ferramentas que os freelancers e os trabalhadores independentes devem saber sobre

Michael Hörnlimann Última actualização 21.12.2020
7 min.
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Última actualização 21.12.2020

Existem quase tantas ferramentas e aplicações para freelancers como WordPress -Plugins. Mais uma vez, o desafio é encontrar as ferramentas certas para as suas necessidades. Apresento os meus favoritos a partir da perspectiva de um web designer independente do local.

Poupa tempo: As melhores ferramentas para os freelancers

Cada trabalhador independente precisa de certas ferramentas para poder trabalhar de forma eficiente. Absolutamente claro. No entanto, você deve se certificar de que no final você ainda gaste mais tempo com o trabalho real em projetos, em vez de investi-lo na alimentação das ferramentas.

Por esta razão, é muito importante para mim mencionar que só utilizo ferramentas que geram um alto benefício para mim. Eu poderia certamente usar outros serviços, mas o valor acrescentado seria então limitado do meu ponto de vista. Como mencionado, quero passar o mínimo de tempo possível alimentando as ferramentas com os meus dados.

Eu vou principalmente para software premium, o que significa que não há ferramentas grátis. Os fornecedores gratuitos são certamente bons e úteis para começar. No entanto, notei relativamente depressa que então ou a protecção de dados não tem grande valor ou simplesmente as características estavam em falta.

Então vamos às dicas de ferramentas concretas de mim (não confundir com uma ponta de ferramenta, mas seu uso quer ser bem pensado de qualquer maneira).

Aquisição e ofertas

A aquisição de clientes é o ponto final para todos os freelancer. Sem clientes, não há encomendas - e sem encomendas, não há rendimentos. Eu não uso nenhum software separado para isto, mas recentemente tenho-me retraído um pouco mais quando se trata de chamadas a frio. Se o fizer, então faço aquisições com os contactos existentes directamente em LinkedIn.

Eu tento garantir que o potencial cliente não se sinta pressionado. Neste caso, eu normalmente procedo de tal forma que olho para o site WordPress correspondente e depois dou dicas concretas sobre o que eu melhoraria. Completamente gratuito.

Minhas recomendações para melhorar o site geralmente incluem aspectos técnicos que o dono de um site muitas vezes não conhece.

Vantagens LinkedIn-aquisição

  • Os potenciais clientes já me conhecem porque estou na sua rede
  • Contacto muito fácil
  • Feedback muito rápido

Desvantagens LinkedIn-Akquise

  • Pode ser visto como um argumento de venda
  • Não está claro se há alguma necessidade
  • O destinatário simplesmente encaminha as minhas dicas para o webmaster existente e eu ganho pouco ou nada em dar uma dica grátis

Para citações, uso o bom e velho Microsoft Word, no meu caso para MacOS. Claro que há algumas alternativas, mas eu me dou incrivelmente bem com esta ferramenta. Eu sei que não é o caso de todos...

O que eu também gosto nisto é o modelo da versão completa do Office. Ao contrário do Office 365, eu instalo o software completamente no meu laptop, pago uma vez no início e depois nunca mais. As actualizações estão incluídas, o que eu acho óptimo.

Vantagens do Microsoft Word

  • Sem modelo de assinatura e, portanto, sem custos fixos mensais
  • docx um formato muito conhecido
  • Exportação fácil para PDF possível

 Desvantagens do Microsoft Word

  • Algumas pessoas têm dificuldades com a operação, por exemplo, quando se trata de imagens em movimento.

Finalmente, converto minha oferta em Word em um PDF, o que também é muito simples e rápido.

Para arquivos PDF em si eu uso minha própria ferramenta: Especialista em PDF. O que eu gosto particularmente é a opção de adicionar assinaturas e poder editar e anotar o PDF, se necessário. Também aqui, eu avalio a relação preço/desempenho como muito boa. 

Vantagens PDF Expert

  • Arquivos PDF podem ser editados
  • Inserir assinaturas ou criar novas assinaturas diretamente
  • Bom preço e custos de aquisição únicos

 Desvantagens Especialista em PDF

  • nenhuma

Gestão de Projectos

Para projetos menores, eu uso principalmente o e-mail para comunicação e logging. Até agora, isto funciona maravilhosamente com o meu princípio "Caixa de Entrada Zero".

Para projectos maiores, eu gosto pessoalmente do Trello. A organização em azulejos e colunas facilita muito o acompanhamento de tudo. Se você trabalha em equipe, você pode atribuir cada tarefa a um membro da equipe, adicionar uma descrição, fotos e links. Uma data definida por tarefa (prazo) e lembretes tornam mais fácil manter o projeto dentro do prazo.

Vantagens Trello

  • Claramente
  • usabilidade
  • Até 10 quadros de equipa sem custos

 Desvantagens Trello

  • As notificações por e-mail padrão para as tarefas que devem ser entregues em breve podem ser muito desgastantes.

Registo de tempo

Recentemente, a ferramenta ValueTime tem me ajudado com o acompanhamento do tempo. O aplicativo web foi desenvolvido principalmente por Jonas Kamber, UX designer de Lucerna (Suíça). Eu noto isto imediatamente: O UX ou a experiência do usuário é impressionantemente boa. As funções e elementos de design estão clara e logicamente dispostos.

Para usar a ferramenta baseada na web, eu simplesmente me registrei e comecei especificando quantas horas eu trabalho em média por semana, quantos dias de férias eu tiro por ano, e minha tarifa horária.

Então já podes começar. Os projectos, o tempo por projecto, as despesas (por exemplo, para Plugins) e, claro, as facturas são facilmente visíveis. O manuseio e criação de faturas e o registro de tempo são de fato muito fáceis. 

A ferramenta se torna mais precisa com o tempo e mostra os seguintes valores, que são de grande interesse para cada trabalhador autônomo com renda irregular:

  • Volume de negócios no período selecionado
  • Tempo necessário em horas
  • Taxa horária efectiva em EUR, CHF ou na moeda seleccionada
  • Horas facturáveis em percentagem (infelizmente isto não costuma ser 100%)
  • Volume de negócios por dia útil
  • Tempo necessário por dia útil

No entanto, o destaque para mim continua a ser o Modo Escuro, que a ferramenta também oferece. Eu só gosto de ler branco sobre preto e não vice-versa.

Vantagens ValorTempo

  • Teste gratuito (7 dias)
  • Experiência de usuário engenhosa
  • Preço justo para todas as características
  •  Localização dos dados na Suíça e encriptação SSL completa

 Desvantagens ValorTempo

  • A síntese standard pode ser ajustada temporariamente, mas a visão sempre muda de volta aos últimos 30 dias.
  • Sem lembretes quando uma factura emitida se torna atrasada
As melhores ferramentas que os freelancers e os trabalhadores independentes devem saber sobre

Contabilidade

Como eu próprio não emprego pessoal, mantenho a contabilidade tão simples quanto possível. A banana é completamente suficiente para as minhas necessidades. Além disso, só quero investir o tempo que for necessário, uma vez que este tema há muito tempo que não me dá qualquer salto de alegria.

Vantagens da Contabilidade de Bananas

  • Perfeito para autônomos e freelancers
  •  Possibilidade de contabilidade de entrada dupla
  • Sem assinatura, fácil com o orçamento

Desvantagens da Contabilidade Bananeira

  •  Incapaz para contabilidade complexa
Software de contabilidade em comparação

Quando um software de contabilidade é útil para a gestão das suas finanças e que outros fornecedores gratuitos e pagos lá existem, diz-lhe Sven Scheuerle no seu artigo.

Comunicação

Um tema aborrecido? De modo algum. Sem os canais de comunicação adequados para você, será difícil manter os seus no mercado. É importante que seja agradável e fácil para si como freelancer, bem como para os seus parceiros e clientes, comunicar consigo.

Pessoalmente, dou grande importância à eficiência e à comunicação o mais clara possível. Isto é para evitar que surjam mal-entendidos em primeiro lugar. Porque esclarecê-los é sempre muito demorado, o que você pode evitar diretamente em muitos casos.

A minha ferramenta de comunicação mais importante é, antigo mas dourado, o e-mail. Eu tenho usado uma solução criptografada por vários anos, nomeadamente ProtonMail. Mas também existem boas alternativas da Alemanha, como o Tutanota.

Basicamente, prefiro a comunicação escrita, porque depois encontro automaticamente um protocolo na conversa por e-mail. É claro que isto só funciona se a comunicação estiver bem estruturada e se for claro quais são os próximos passos.

Em certos casos, no entanto, é claro que é necessário comunicar verbalmente. Para videochamadas eu gosto de usar Weby, uma ferramenta da Noruega. É seguro e, na minha opinião, muito melhor do que o mais conhecido Zoom.

Agora podes estar a perguntar-te: "Falas com os teus clientes ao telefone?" Sim, às vezes sim. Mas não de uma forma tradicional, mas melhor. Um bom amigo me recomendou há algum tempo para criar um número Skype local. Então foi isso que eu fiz. Uma solução muito engenhosa, na minha opinião.

Eu ainda posso trabalhar de qualquer lugar e atender chamadas de graça no meu smartphone (através do aplicativo Skype) ou diretamente no meu laptop.

A propósito, isto foi desencadeado por um e-mail do próprio Google, que me apontou que 90% dos consumidores têm mais probabilidade de me contactar se um número de telefone estiver armazenado no Google My Business. Google refere-se a um estudo, eu procurei por ele, mas infelizmente não encontrei nada. Acho que não tenho outra escolha senão simplesmente acreditar nestes números. Embora a fé seja uma faculdade diferente.

As melhores ferramentas que os freelancers e os trabalhadores independentes devem saber sobre

Também importante para a comunicação e acima de tudo para a organização pessoal: o calendário. Eu simplesmente uso o aplicativo de calendário da Apple no meu notebook e smartphone. Sincroniza (quase) impecavelmente.

Para projetos maiores, também gosto de usar Slack para comunicação. O grande diferencial é que as conversas 1:1 são possíveis, assim como os canais diversificados. Você já é membro da comunidadeSlack da RAIDBOXES? Só o posso recomendar.

Como web designer, o meu pão diário na comunicação é, claro, o navegador. Há muito que confio no Firefox, mas agora decidi pelo Brave, que é baseado no Google Chrome (mas sem o rastreamento de publicidade via Facebook Pixel and Co.). Ou seja, a Brave bloqueia muitos scripts externos, o que é muito importante para mim.

Backup, armazenamento de arquivos e nuvem

Não, nem o Dropbox nem o Google Drive, lamento. Eu uso o Tresorit, que também é uma solução que funciona completamente encriptada. Uma vez até consegui piratear-me a mim mesmo. Se você quiser saber como isso é possível, sinta-se à vontade para deixar um comentário abaixo. A história é um pouco mais longa, mas ainda mais embaraçosa.

Comentários e Depoimentos

As melhores ferramentas que os freelancers e os trabalhadores independentes devem saber sobre

Para críticas do meu ponto de vista, claramente a ferramenta mais importante: Google My Business. Às vezes acho útil, sobretudo em restaurantes ou outras instituições culturais, ler primeiro as resenhas. Hoje em dia (infelizmente) praticamente tudo é classificado, o que nem sempre traz vantagens. 

Conclusão

Eu recomendo a mesma abordagem com ferramentas freelancer que com WordPress -Plugins: tantas quantas forem necessárias, tão poucas quanto possível.

As ferramentas devem apoiá-lo no seu trabalho e, se possível, de tal forma que não incorra em esforços adicionais desproporcionados através da sua utilização. No entanto, com a ajuda das várias ferramentas que você quer obter dados que o ajudarão ou que você pode usar novamente em um momento posterior (modelo para uma cotação no Microsoft Word ou uma estratégia sofisticada de backup).

Agora espero ter-vos dado com esta contribuição uma pequena mas excitante visão sobre esses instrumentos de software, que considero útil.

As melhores ferramentas para os freelancers: As suas perguntas

Que ferramentas você usa? Há alguma ferramenta que você acha que está faltando que eu deveria definitivamente experimentar? Esteja à vontade para usar a função de comentários. Você quer ser informado sobre novos artigos para agências e freelancers? Depois siga-nos no Twitter, Facebook ou através da nossa newsletter.



O Michael Hörnlimann nasceu em 1991 em Zurique, ama a natureza e a boa comida. Desde abril de 2018 que trabalha exclusivamente de forma independente e cria sites WordPress para clientes. Desde então, ele tem aliado o trabalho à sua grande paixão, viajando para países e conhecendo culturas estrangeiras. Ele vive e trabalha a partir de qualquer lugar, às vezes nas montanhas, às vezes à beira-mar.

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