As melhores ferramentas que os freelancers e os trabalhadores independentes devem conhecer

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Há quase tantas ferramentas e aplicações para freelancers como WordPress -Plugins. O desafio aqui também é encontrar as ferramentas certas para as suas necessidades. Apresento-vos os meus favoritos da perspectiva de um web designer independente da localização.

Poupa tempo: As melhores ferramentas para os freelancers

Todo trabalhador autônomo precisa de certas ferramentas para trabalhar de forma eficiente. Totalmente claro. No entanto, você deve se certificar de que no final você ainda gaste mais tempo com o trabalho real em projetos, em vez de investi-lo na alimentação das ferramentas.

Por esta razão, é muito importante para mim mencionar que só utilizo ferramentas que geram um alto benefício para mim. Eu poderia certamente usar outros serviços, mas o valor acrescentado seria então, na minha opinião, limitado em algum momento. Como mencionado, quero passar o mínimo de tempo possível alimentando as ferramentas com os meus dados.

Eu confio principalmente em software premium, ou seja, sem ferramentas gratuitas. Os fornecedores gratuitos são certamente bons e úteis para começar. Mas notei relativamente depressa que ou a protecção de dados não é muito importante ou simplesmente faltavam as funcionalidades.

Vamos então às dicas de ferramentas concretas que vos dei (não confundir com um Ponta de ferramentamas o seu uso requer uma consideração cuidadosa de qualquer maneira).

Aquisição e ofertas

A aquisição de clientes é o ponto final para todos os freelancer. Sem clientes não há encomendas - e sem encomendas não há rendimentos. Não uso software separado para isso, mas ultimamente tenho sido um pouco mais reservado quando se trata de aquisição a frio. Se, então eu faço aquisições com contatos existentes diretamente em LinkedIn.

Eu tento garantir que o potencial cliente não se sinta pressionado. Neste caso, normalmente procedo olhando para o site WordPress relevante e depois dou dicas concretas sobre o que eu melhoraria. Completamente gratuito.

As minhas recomendações para melhorar o site contêm sobretudo aspectos técnicos, dos quais um operador do site muitas vezes não tem conhecimento.

Vantagens LinkedIn- Aquisição

  • Os potenciais clientes já me conhecem, porque estou na sua rede
  • Contacto muito fácil
  • Feedback muito rápido

Desvantagens LinkedIn-aquisição

  • Pode vir como um argumento de venda
  • Não está claro se há alguma necessidade
  • O destinatário simplesmente encaminha minhas dicas para o webmaster existente e eu não tenho nada ou pouco a ganhar em dar uma dica grátis

Para citações eu mesmo uso o bom e velho Microsoft Word, no meu caso para MacOS. Claro que há algumas alternativas, mas eu me dou incrivelmente bem com esta ferramenta. Eu sei, este não é o caso de todos...

O que eu também gosto é do modelo do Office como uma versão completa. Ao contrário do Office 365, instalo o software completamente no meu laptop, pago uma vez no início e depois nunca mais. As atualizações estão incluídas, o que eu acho ótimo.

Vantagens do Microsoft Word

  • Sem modelo de assinatura e, portanto, sem custos fixos mensais
  • docx um formato muito conhecido
  • Exportação fácil para PDF possível

 Desvantagens do Microsoft Word

  • Algumas pessoas têm dificuldade com a operação, por exemplo, ao mover imagens

Finalmente, converto minha oferta em Word em um PDF, o que também é muito simples e rápido.

Para arquivos PDF eu uso minha própria ferramenta: Perito em PDF. O que eu realmente aprecio é a opção de inserir assinaturas, editar o PDF se necessário e adicionar comentários. Também aqui, eu avalio a relação preço/desempenho como muito boa. 

Vantagens PDF Expert

  • Arquivos PDF podem ser editados
  • Inserir assinaturas ou criar novas assinaturas diretamente
  • Bom preço e custos de aquisição únicos

 Desvantagens Especialista em PDF

  • nenhuma

Gestão de Projectos

Para projetos menores eu uso principalmente o e-mail para comunicação e registro. Até agora, isto funciona maravilhosamente com o meu princípio "Caixa de Entrada Zero".

Para projetos maiores que eu pessoalmente gosto Trello. Na minha opinião, a organização em azulejos e colunas torna muito fácil manter a visão geral. Se você trabalha em equipe, você pode atribuir cada tarefa a um membro da equipe, adicionar uma descrição, fotos e links. Uma data definida por tarefa (prazo) e lembretes tornam mais fácil manter o projeto dentro do cronograma.

Vantagens Trello

  • Claramente organizado
  • Usabilidade
  • Gratuito até 10 quadros de equipa

 Desvantagens Trello

  • As notificações por e-mail padrão para as tarefas que devem ser entregues em breve podem ser muito difíceis.

Registo de tempo

Recentemente, a seguinte ferramenta tem-me ajudado com a gravação do meu tempo ValueTime. O aplicativo web foi desenvolvido principalmente por Jonas Kamber, UX Designer de Lucerna (Suíça). Reparo que imediatamente: O UX e a experiência do usuário é impressionantemente boa. As funções e elementos de design estão clara e logicamente dispostos.

Para usar a ferramenta baseada na web, eu simplesmente me registrei e no início determinei quantas horas eu trabalho por semana em média, quantos dias de férias eu tiro por ano e minha tarifa horária.

Então já pode começar. Projetos, o tempo por projeto, despesas (por exemplo, para Plugins) e, claro, as faturas podem ser facilmente visualizadas. O manuseio e criação de faturas e o registro de tempo são de fato muito fáceis. 

A ferramenta torna-se cada vez mais precisa ao longo do tempo e mostra os seguintes valores, que são de grande interesse para qualquer trabalhador independente com rendimentos irregulares:

  • Volume de negócios no período selecionado
  • Tempo gasto em horas
  • Taxa horária efectiva em EUR, CHF ou na moeda seleccionada
  • Horas facturáveis em percentagem (infelizmente, isto não costuma ser 100%)
  • Volume de negócios por dia útil
  • Tempo gasto por dia de trabalho

Mas o destaque para mim continua a ser o Modo Escuro, que a ferramenta também oferece. Eu simplesmente gosto de ler branco sobre preto e não o contrário.

Vantagens ValorTempo

  • Versão experimental gratuita (7 dias)
  • Experiência de usuário engenhosa
  • Preço justo para todas as características
  •  Localização dos dados na Suíça e encriptação SSL completa

 Desvantagens ValorTempo

  • A síntese standard pode ser ajustada temporariamente, mas volta sempre para os últimos 30 dias na vista
  • Sem lembretes quando uma factura emitida está atrasada
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Contabilidade

Uma vez que eu próprio não emprego pessoal, mantenho a contabilidade tão simples quanto possível. Para as minhas necessidades Banana completamente fora. Além disso, só quero investir o tempo que for necessário, pois há muito tempo que este tema não tem sido uma fonte de alegria para mim.

Vantagens da Contabilidade de Bananas

  • Perfeito para autônomos e freelancers
  •  Contabilização por partidas dobradas possível
  • Sem assinatura, poupa o orçamento

Desvantagens da Contabilidade Bananeira

  •  Incapaz para contabilidade complexa
Software de contabilidade em comparação

Quando um software de contabilidade é útil para a gestão das suas finanças e que outros fornecedores gratuitos e pagos lá existem, diz-lhe Sven Scheuerle no seu artigo.

Comunicação

Um tema aborrecido? De modo algum. Sem os canais de comunicação adequados, será difícil afirmar-se no mercado. É importante que seja agradável e fácil para si como freelancer, bem como para os seus parceiros e clientes, comunicar consigo.

Pessoalmente atribuo grande importância à eficiência e a uma comunicação clara. Isto é para evitar que surjam mal-entendidos em primeiro lugar. Porque esclarecê-los é muito demorado, o que você pode evitar diretamente em muitos casos.

A minha ferramenta de comunicação mais importante, antiga mas dourada, é o e-mail. Há alguns anos que utilizo uma solução paga e encriptada, nomeadamente ProtonMail. Mas também existem boas alternativas da Alemanha, tais como Tutanota.

Basicamente, prefiro a comunicação escrita, porque depois encontro automaticamente um protocolo na conversa por e-mail. É claro que isto só funciona se a comunicação estiver bem estruturada e se for claro quais são os próximos passos.

Em certos casos, no entanto, é claro que é necessário comunicar oralmente. Para videochamadas que eu gosto de usar Por ondeuma ferramenta da Noruega. É seguro e do meu ponto de vista é muito melhor do que o zoom mais conhecido.

Agora provavelmente estás a pensar: "Alguma vez falas com os teus clientes ao telefone?" Sim, às vezes, sim. Mas não no sentido clássico, melhor. Há algum tempo atrás, um bom amigo meu recomendou número Skype local a ser criado. Foi o que eu fiz. Bastante engenhosamente resolvido, na minha opinião.

Ainda posso trabalhar onde quer que eu esteja e receber chamadas grátis no meu smartphone (através do aplicativo Skype) ou diretamente no meu laptop.

A propósito, isto foi desencadeado por um e-mail do próprio Google, que me apontou que 90% dos consumidores têm mais probabilidade de me contactar se um número de telefone estiver armazenado no Google My Business. O Google refere-se a um estudo, procurei por ele, mas infelizmente não o encontrei. Não tenho outra escolha senão simplesmente acreditar nestes números. Embora a fé seja uma faculdade diferente.

As melhores ferramentas que os freelancers e os trabalhadores independentes devem conhecer

Também importante para a comunicação e, acima de tudo, para a organização pessoal: o calendário. Eu simplesmente uso o aplicativo de calendário da Apple no meu notebook e smartphone. Sincroniza (quase) perfeitamente.

Para projetos maiores, também utilizo Slack para comunicação. A genialidade é que as conversas 1:1 são possíveis, assim como canais diversificados. Você já é realmente um membro do Slack -Comunidade de RAIDBOXES? Eu recomendo-o vivamente.

Como web designer, o meu pão diário na comunicação é, claro, o navegador. Durante muito tempo usei o Firefox, mas agora decidi usar o Brave, que é baseado no Google Chrome (mas sem o rastreamento de anúncios via Facebook pixels e Co.) Em outras palavras, a Brave bloqueia muitos scripts externos, o que é muito importante para mim.

Backup, armazenamento de arquivos e nuvem

Não, não é Dropbox ou Google Drive, desculpe. eu uso TresoritUma solução que funciona completamente encriptada. Uma vez até consegui piratear-me a mim mesmo. Se você quiser saber como isso é possível, por favor, deixe um comentário abaixo. A história é um pouco mais longa, mas quanto mais embaraçosa.

Comentários e testemunhos

As melhores ferramentas que os freelancers e os trabalhadores independentes devem conhecer

Na minha opinião, esta é claramente a ferramenta mais importante para as avaliações: Google My Business. Às vezes acho útil, sobretudo para restaurantes e outras instituições culturais, ler primeiro as resenhas. Hoje em dia, (infelizmente) praticamente tudo é classificado, o que nem sempre tem vantagens. 

Conclusão

Eu recomendo o mesmo procedimento para ferramentas freelancer que para WordPress -Plugins: tantas quantas forem necessárias, tão poucas quanto possível.

As ferramentas devem apoiá-lo no seu trabalho e, se possível, de tal forma que não incorra em despesas adicionais desproporcionadas através do seu uso. No entanto, com a ajuda das várias ferramentas que você gostaria de receber dados que o ajudarão ainda mais ou que você pode usar novamente em uma data posterior (modelo para uma oferta no Microsoft Word ou uma estratégia sofisticada de backup).

Agora espero que este artigo lhe tenha dado uma pequena mas excitante visão desses instrumentos de software que eu acho que são úteis.

As melhores ferramentas para os freelancers: As suas perguntas

Que ferramentas você usa? Do seu ponto de vista, falta alguma ferramenta que eu deveria definitivamente experimentar? Você pode usar a função de comentário. Você quer ser informado sobre novos artigos para agências e freelancers? Então siga-nos em TwitterFacebook ou através da nossa Newsletter.



O Michael Hörnlimann nasceu em 1991 em Zurique, ama a natureza e a boa comida. Desde abril de 2018 que trabalha exclusivamente de forma independente e cria sites WordPress para clientes. Desde então, ele tem aliado o trabalho à sua grande paixão, viajando para países e conhecendo culturas estrangeiras. Ele vive e trabalha a partir de qualquer lugar, às vezes nas montanhas, às vezes à beira-mar.

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