Holocracia em ação: 5 passos para uma equipa de alto desempenho

Johannes Benz Última atualização em 24.01.2020
6 min.
Holocracia em ação
Última atualização em 24.01.2020

No meu último artigo sobre a holocracia descrevi as razões pelas quais nós, como fundadores, decidimos confiar num conceito de gestão completamente diferente. Hoje vou mostrar-vos os primeiros passos para poderem facilmente introduzir a holocracia na vossa organização. Para os promotores da holocracia existe o nosso kit de principiante.

Para começar, vou novamente explicar-vos de forma breve o que é realmente a holacracia e que vantagens este tipo de gestão pode trazer à vossa organização.

Holocracia - O que é?

A holocracia é um sistema de gestão que distribui de forma transparente a responsabilidade dentro da organização, e permite a cada um tomar as suas próprias decisões na sua própria área. Acaba com a autoridade direta de cima para baixo.

Holocracia - O que é que isso traz?

No último artigo apresentei detalhadamente os benefícios. Resumindo, a holocracia traz

  •       uma maior satisfação na empresa
  •       mais liberdade para o colaborador individual
  •       mais liberdade para o chefe
  •       melhor escalabilidade da empresa
  •       uma maior agilidade na empresa
  •       maior produtividade.
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O núcleo da holocracia - Faz o teu trabalho e ajusta-te!

Simplificado, a holocracia consiste em dois elementos centrais: papéis e reuniões mensais nas quais os papéis são ajustados.

Faz o teu trabalho! - Funções como descrição do trabalho

Toda a gente já deve ter visto, em algum momento, uma descrição de emprego. Muitas pessoas provavelmente vêem-no pela primeira e última vez no seu anúncio de emprego. Na holocracia, isto ganha vida. Como função, torna-se parte do trabalho diário e ponto de ancoragem para a distribuição de tarefas e responsabilidade. Cada pessoa normalmente tem vários papéis, várias funções. Os papéis consistem nos seguintes elementos:

Objetivo: Cada função tem um propósito muito específico.

Responsabilidades: Estes são os deveres de cada função. Eles também refletem as expetativas de outros membros da equipae claro que também as de um "antigo" chefe. As responsabilidades podem muito bem compreender 15-20 pontos.

Área de responsabilidade: Estes são os direitos de cada função. Aqui, a função tem o comando e outros devem pedir permissão para agir na área de responsabilidade da função.

RAIDBOXES  Papel financeiro 1
Exemplo de uma representação de funções de forma resumida

As funções, por sua vez, podem ser agrupadas em departamentos. Na holocracia, estes são chamados de círculos. O maior círculo é a própria empresa. É claro que a própria empresa também persegue um propósito principal, que também deve ser registado em termos concretos. O propósito da RAIDBOXES é dar mais liberdade às pessoas criativas.

Ajusta! - Reuniões mensais de governança

Uma vez que as descrições de papéis recolhidas não passam de uma constituição empresarial, as reuniões de adaptação dos papéis são chamadas de "reuniões de governança". As reuniões servem para lidar com conflitos menores e maiores (tensões) e para incorporá-los nas descrições de papéis. Uma vez que as descrições de funções recolhidas nada mais são do que uma constituição empresarial, as reuniões para aadaptação das funções são chamadas de “reuniões de governança”. As reuniões servem para lidar com pequenos e grandes conflitos (tensões) e incorporá-los nas descrições das funções. 

Mas não se preocupem com a reunião extra! Connosco, estas reuniões duram atualmente entre 30 e 45 minutos. As reuniões são bem moderadas. O moderador deve sempre certificar-se de que o procedimento estabelecido é seguido. Isto será explicado no nosso kit de principiante mostrado no slide 12 na apresentação de abertura.

Cada função pode ser adaptada, desde que isso não prejudique a empresa.

Com isto, já foi dito quase tudo. Claro que ainda podem ser escritos livros inteiros sobre a holocracia. Felizmente, outros já o fizeram, tais como Brian J. Robertson, o fundador do movimento holocrático. Pessoalmente, acho que o livro do Robertson "Holocracia" é infelizmente um pouco seco e não faz justiça ao sistema. No entanto, é uma leitura obrigatória para quem pretende introduzir o sistema na empresa.

Fá-lo! - O caminho para mais liberdade

Muito mais emocionante do que entrar em cada detalhe da holocracia é começar e experimentar!

Testar e começar em vez de planear e esperar

Esta é uma recomendação fundamental de gestão de mudança que provou ser absolutamente fiável. O procedimento é o seguinte: Decidir primeiro uma fase de teste em vez de decidir sobre uma implementação final. É importante não insistir estritamente em todos os detalhes durante a introdução. O conceito geral deve ser adaptado à respetiva organização. Contudo, os dois pontos acima "documento de função" e "reunião de governança" são inevitáveis e indispensáveis.

A aborgagem recomendada tem a vantagem de que isto é realmente iniciado em vez de apenas se falar sobre isso. Ao mesmo tempo, quase sempre leva a que a amostra se transforme rapidamente em algo constante quando são alcançados os primeiros sucessos. É mais fácil completar um sistema funcional do que introduzir um sistema por completo.

Passo 1 - Identificar os seguidores da holocracia

Deve haver uma pessoa que já tenha trabalhado com descrições de emprego anteriormente. Esta pessoa é também o moderador das reuniões e a pessoa de contacto para perguntas. Esta pessoa deve ter algum "poder" ou influência na organização. Em caso de dúvidas, ela deve defender o conceito perante os gestores existentes ou ter a autoridade e apresenta-se aos outros colaboradores. É imprescindível que esta pessoa também tenha lido o livro de Robertson "Holocracia". Ter experiência em moderação é uma vantagem.

Passo 2 - Decidir-se pela holocracia

É imperativo que a equipa de liderança principal tome a decisão de fazer um teste de holocracia. Para isso o seguidor holocrático tem preparar um briefing e explicar as consequências. A consequência mais importante é que em certas situações a autoridade é entregue a elementos da liderança.

Passo 3 - Workshop de lançamento da holocracia

No workshop de lançamento, o conceito é explicado e aproximado dos outros membros da equipa. Num segundo momento, cada membro da equipa deve começar a escrever as suas funções. Para o workshop de lançamento devem ser reservadas 3 a 4 horas. Convido-vos a fazer o download aqui do nosso kit de principiante. Como parte do kit de holocracia para principiantes recebem os nossos slides de lançamento em Powerpoint.

Passo 4 - Continuar a desenvolver e adaptar as funções

Na altura da primeira reunião de governaça, as funções devem estar concluídas e mais desenvolvidas. As reuniões de governança devem ser realizadas inicialmente a cada duas semanas. Os círculos (ver acima) devem definir os seus papéis (ou funções) por si próprios. Esta parte é na verdade a mais elaborada. Durante um período de dois meses deverão ser planeadas, provavelmente, 20 horas por pessoa. Durante este tempo, as funções desaparecem, são adicionadas e alteradas até que surja uma versão final.

A fim de tornar o vosso início o mais fácil possível, integramos o nosso kit de holocracia para principiantes um excerto do nosso próprio documento de funcões. Isto dar-vos-á uma primeira estrutura de base e uma ideia mais clara de como o documento deve ser.

Extracto Holocracy Marketing Roles RB
Um extrato do nosso documento de funções da RAIDBOXES. Para a documentação, usamos o Google Docs.

Dica prática:

Existe uma ferramenta de holocracia chamada GlassFrog. Infelizmente não gostamos muito da interface do utilizador da ferramenta. Como usamos o Google Docs em toda a empresa, simplesmente criámos um documento "Funções da holocracia". Ali estão listados as nossas cerca de 50 funções diferentes. O Google Docs também tem a vantagem de que cada membro da equipa pode propor mudanças de funções, que são então discutidas e aprovadas na reunião mensal de governança.

Vocês podem fazer o download de um extrato do documento aqui.

Passo 5 - Suportar e processar as tensões

Basicamente, a holocracia está agora implementada. Não fosse pelo hábito e pela natureza humana. O hábito leva a que os chefes antigos realmente queiram continuar a ser patrões e a dar instruções ou bloquear decisões. Por outro lado, os novos chefes (os colaboradores individuais) devem entender que ser chefe não significa apenas tomar decisões livres, mas também responsabilidade e, acima de tudo, dar o exemplo aos outros. Aqui é importante que o seguidor holocrático reconheça tais desenvolvimentos indesejáveis e os aborde e resolva em conformidade com cada indivíduo e no grupo.

E pronto! - Equipas felizes de alto desempenho

Para entender corretamente o efeito da holocracia, é útil usar o  Modelo de fases da equipa de Tuckman . Aqui, cada equipa passa por fases de formação, "tempestade" de ideias, normalização e execução. A fase final da holocracia é a fase da execução.

Tal como no futebol, no final da época, o Belenenses vence, por exemplo, o Futebol Clube do Porto e torna-se campeão nacional. A equipa funcionou perfeitamente, todos sabiam o que fazer e, no final, fez-se história.

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