Truques de produtividade: Faz mais com menos stress

Jan Tissler Última atualização em 22.10.2020
7 min.
trabalhar de forma mais produtiva
Última atualização em 22.10.2020

Há pessoas que, de forma incontável e imparável, completam tarefa após tarefa. Os dias deles parecem ter bem mais de 24 horas. Será que venderam a alma ao diabo? Ou saberão simplesmente sabem algo que eu não sei? As minhas melhores dicas para te ajudar a ser mais produtivo. Seus dias parecem ter muito mais do que 24 horas.

Algo deste género passa-me pela cabeça quando vejo pessoas altamente produtivas e as coisas que eles conseguem fazer Entretanto, aprendi muito mais sobre o que me torna mais produtivo - e o que não. Gostaria de te transmitir aqui um pouco disso. Tens mais alguns truques e dicas? Então podíamos discutur um pouco sobre isso nos comentários.

Produtividade vs. Urgência

Isto vai-te parecer familiar: Estiveste "ocupado" o dia todo, mas no final sentes que não fizeste nada. Mal te lembras no que estiveste a trabalhar. Alguns trabalhos são assim mesmo. Depois tens muitas tarefas que nunca estão realmente terminadas. Assim, não tens a sensação satisfatória de teres marcado uma tarefa como feita.

Ou talvez tenhas estado ocupado, mas não com as coisas importantes. E é essa a diferença entre produtividade e azáfama: num caso conseguimos fazer as coisas e completar os projetos. No outro, vemos principalmente que temos algo para fazer - para nos sentirmos melhor ou para podermos mostrar algo.

Portanto, pergunta-te conscientemente ao longo do dia se usaste a última meia hora produtivamente, isto é, se trabalhaste em projetos e tarefas importantes. Ou apenas te certificaste de que o teu cérebro tinha algo para fazer? Uma chave para uma maior produtividade é perceber que algumas tarefas são importantes, mas não urgentes. Outras são importantes e urgentes. E outras ainda não são nem importantes nem urgentes.

Priorização de projetos
Podes também priorizar de forma rápida e fácil num calendário.

Você deve administrar seu tempo de acordo. E se você se distrai facilmente, você deve desligar conscientemente as distrações habituais. Por exemplo, ao definir o seu smartphone para "Não incomodar". Veja também as nossas dicas para trabalhar remotamente.

Priorizar: O maior "sapo" vem primeiro

Às vezes há tarefas que são importantes e urgentes, mas que não queres realmente fazer. A declaração de impostos pertence a esta categoria para algumas pessoas.

Eu encontrei um truque simples para mim: Quanto maior for a minha resistência a uma tarefa, mais cedo terei de a completar, porque temos apenas um stock limitado de resiliência por dia. Pela manhã, ainda estamos revigorados e cheios de energia. À tarde, pode parecer completamente diferente.

Se eu fizer no imediato as tarefas desagradáveis, isto tem duas vantagens:

  • Como ainda estou mentalmente fresco, abordo essas tarefas com o máximo de energia. Desta forma, estas são concluídas muito mais rapidamente do que à tarde. Porque senão depois o meu cérebro está constantemente à procura de desculpas para estar ocupado com outra coisa.
  • Eu tenho uma sensação de realização imediata durante o dia, porque superei com sucesso o meu "eu mais fraco". Idealmente esta dinâmica ajuda-me com as outras tarefas do dia.

Projetos longos, sprints curtos

Muitas das minhas tarefas são gerenciáveis. Elas são medidas em horas ou dias, mas raramente em semanas ou mesmo meses. Sempre que tenho um projeto de longo prazo, programo um período de tempo claramente definido para cada dia útil.

Quando algo requer toda a minha atenção e criatividade, então, isso é feito pela manhã. Se for um trabalho mais simples que não exija mestria criativa, faço-o à tarde. Mas em ambos os casos, importante é: tentar manter o tempo e a duração constantes. É sempre incrível o quanto eu posso alcançar se eu trabalhar consistentemente durante uma hora todos os dias.

O trabalho demora o tempo que lhe dás

Em geral, é uma boa ideia pensares no tempo que pretendes gastar com uma tarefa antes de iniciares a tua lista de tarefas. Provavelmente já passaste por isto: uma tarefa normalmente demora uma hora, mas se tiveres apenas meia hora para ela, também a concluirás.

Dica: Você trabalha como freelancer? Depois há uma série de factores de stress que não têm de ser. Eu digo-te como evitar os típicos erros de freelancer neste posto.

Aqui, é naturalmente importante estabelecer as prioridades certas: É uma questão de limitar claramente aquelas tarefas que contribuem pouco para a nossa produtividade ou que, na verdade, não são realmente importantes.

O maravilhoso mundo do registo de tempo

Também envolve aprender mais sobre aquilo em que realmente gasta o seu tempo. O seguimento do tempo também é algo contra o qual algumas pessoas lutam com unhas e dentes. Existem ferramentas para isso, mas às vezes uma simples folha de cálculo é suficiente.

Através do registo de tempo, podes aprender de forma rápida e clara por quais buracos negros a tua produtividade desapare. Afinal de contas, estamos rodeados de muitas distrações. E muitos dispositivos e serviços digitais usam deliberadamente os mesmos truques dos casinos. Já estamos a olhar para a nossa caixa de e-mail ou "apenas rapidamente" para o Twitter. Muitas vezes fazemos isto inconscientemente.

Não há tensão sem relaxamento

Ao mesmo tempo, aplica-se o seguinte: não te tornarás mais produtivo concentrando-te apenas no trabalho, sem pausas ou distrações. O teu cérebro também precisa de momentos de relaxamento. Às vezes, precisamos de recarregar as nossas baterias. O tédio é valioso!

O importante é que tudo tem o seu tempo. Como diz o ditado: trabalho é trabaho, conhaque é conhaque. Por outras palavras: termina a tua tarefa e depois recompensa-te conscientemente com uma pausa.

O "fluxo" quase mágico

Às vezes, perceberás que estás a trabalhar de forma produtiva e o tempo voa. Quase voas em direção ao teu objetivo no túnel do tempo. Por outras palavras: estás “no fluxo”. Essa sensação surge quando nos podemos dedicar a uma tarefa que nos interessa e nos desafia sem sermos perturbados.

De vez em quando, este fluxo precisa de um empurrãozinho. Uma dica que funciona bem para mim: dá a essa tarefa um tempo limitado, por exemplo, 30 minutos. Com um pouco de sorte, estarei no fluxo antes disso. E depois talvez consiga terminar numa hora o que tenho adiado há dias. E se assim não for, trabalhei nisso durante pelo menos 30 minutos - isso é melhor do que nada!

Bem planeado é meio caminho andado

Muitas vezes é recomendado planear o dia seguinte com antecedência, seja no final do dia de trabalho ou à noite. O argumento: sabes imediatamente pela manhã o que tens de fazer. E usas imediatamente a tua nova energia para um trabalho produtivo.

tabuleiro Kanban
Planeamento no quadro do projeto

Outro ponto: nunca agendes todo o teu dia de trabalho. Surge sempre um imprevisto. Ou as tuas tarefas demoram mais tempo do que tinhas inicialmente pensado. Se todos os dias fizeres significativamente menos do que planeaste, vais acabar por ficar frustrado. A regra de ouro é: podes planear dois terços do teu tempo, mas não mais.

Dica bónus: a "técnica Pomodoro".

Como você notou, eu não entro em um único sistema de produtividade como Getting Things Done (GTD) neste post. Algumas pessoas juram por isso. Não funciona tão particularmente para mim: sinto que estou a gerir e a classificar as minhas doses, mais do que a trabalhar através delas. Claro, isso pode ser muito diferente para si.

De qualquer forma, é uma boa ideia adoptar bons elementos daqueles sistemas que funcionam para si. Por exemplo, uma ideia chave do GTD é criar um lugar fixo para tarefas e ideias em vez de tentar manter tudo na sua cabeça. O benefício é que o cérebro gasta menos poder de processamento tentando não esquecer a dose. Em vez disso, ele pode se concentrar em tarefas importantes ou descansar sem problemas. Para mim, aquele lugar de arquivo é Todoist. Há dúzias de alternativas.

Uma ajuda à produtividade da qual tenho tirado muito proveito pessoal é a "técnica Pomodoro". Isto remonta a Francesco Cirillo, que usava um despertador de cozinha para dividir o seu trabalho em períodos claros de tempo. A ideia básica é: trabalhas em secções de 25 minutos, seguidas de um intervalo de 5 minutos. Após teres completado quatro seções, fazes uma pausa mais longa, por exemplo, de 20 minutoss. Podes, naturalmente, ajustar estes valores. No entanto, deves gerir as secções flexíveis com pausas regulares - porque é aí que está o verdadeiro poder.

Também importante: cada secção é dedicada unicamente a uma tarefa predefinida. Deves anotar as distrações internas ou externas e adiá-las para a pausa ou incluí-las na tua agenda para uma data posterior.

No início do dia (ou como mencionado acima no dia anterior), planeias a tua lista de tarefas. Ao mesmo tempo, defines quanto tempo (quantas seções/Pomodoros) planeias para cada uma. Após cada secção colocas um visto (marca de verificação) na tua lista e vês quanto tempo trabalhaste nela.

Mais estrutura para as tuas tarefas

Esta abordagem reúne muitas das dicas que escrevi aqui:

  • As tarefas grandes são divididas em secções menores, viáveis, o que as torna mais digeríveis.
  • É mais fácil concentrares-te numa única tarefa durante 25 minutos, mesmo que te distraias rapidamente.
  • Ao mesmo tempo, você aprende quanto tempo certas atividades levam. Então você pode otimizá-los ou, pelo menos, estimá-los de forma mais realista. Este tipo de cálculo de tempo é especialmente importante para os trabalhadores independentes, para quem o tempo é, literalmente, dinheiro.
  • Ao planeares com antecedência, incluindo a gestão do tempo, asseguras-te de que não assumes mais do que o que podes realmente gerir.
  • Por último, mas não menos importante, o sistema garante que faças pausas para descanso. Admito: às vezes ignoro-o quando estou no fluxo.

Em geral, também não uso esta técnica à letra, porque não me convém pessoalmente. Ao mesmo tempo, porém, muitos elementos tornaram-se unha com carne com o tempo. Por exemplo, agora tenho automaticamente em mente por quanto tempo pretendo trabalhar numa tarefa.

Conclusão

Uma coisa que eu quase não mencionei neste artigo: Ferramentas. É claro que há dezenas, centenas de aplicativos e serviços em torno da produtividade. Veja nosso post Ferramentas para profissionais WordPress .

As ferramentas podem ser muito úteis. Mas também são uma ótima maneira de te distraíres das coisas importantes e urgentes. Sim, eu uso o Todoist como mencionado acima. Outros têm um ficheiro de texto no seu computador para o mesmo fim. Alguns usam entradas de calendário. Outros ainda usam caneta e papel, ou um quadro branco.

Tudo isto é secundário. O importante é que percebas primeiro o que contribui para a tua produtividade e o que a impede. Depois de fazer isso, encontrarás as ferramentas e recursos corretos sozinho.

Que hacks de produtividade você conhece? Que perguntas você tem? Sinta-se à vontade para usar a secção de comentários. Quer receber mais dicas para freelancers e agências? Depois siga-nos no Twitter, Facebook ou através da nossa newsletter.

Imagens: Carl Heyerdahl, Javier Quesada, Kaleidico

O Jan é jornalista online e especialista em publicações digitais, com mais de 20 anos de experiência profissional. As empresas contratam-no como autor, consultor ou editor-chefe. É também o fundador e um dos editores da revista UPLOAD. Imagem do fotógrafo: Patrick Lux.

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