Liderança Remota: Como administro uma agência independentemente da sua localização

Julian Hansmann Última atualização em 22.10.2020
12 min.
Última atualização em 22.10.2020

O chefe está sentado na sua cadeira de executivo estofada, como num trono, acima dos seus empregados - autoritário, pouco popular. Esta imagem de liderança ficou gravada nas nossas mentes. Mas já teve os seus dias: a digitalização, o trabalho baseado em projetos e a cooperação caracterizam hoje a vida profissional. É por isso que não tenho uma cadeira executiva -  nem sequer escritório escritório. Como nómada digital e chefe de agência, o mundo é o meu escritório e o meu portátil é o meu companheiro mais próximo nas viagens. Podes descobrir como lidero à distância e assumo a responsabilidade por mais de 25 colaboradores numa equipa remota neste relato de experiência pessoal.

Sempre fui fã da tecnologia. Construí os meus primeiros sites para clientes quando tinha 14 anos. A rede ainda era pequena, mas eu logo percebi o enorme potencial que estava aqui adormecido. Depois dos exames do secundário fiz as malas e fui para a Austrália, onde estive 9 meses a trabalhar e a viajar. Eu financiei a toda viagem com trabalhos de web design.

Em 2008, fui um dos primeiros nómadas digitais - antes mesmo do termo existir. Do ponto de vista de hoje,um esforço inacreditavelmente grande: eu tinha um portátil enorme e pesado na minha bagagem, o smartphone era um fenómeno marginal e a WLAN era frequentemente escassa.No entanto, isto acabou por prevalecer e ser reconhecido: eu posso trabalhar em qualquer lugar e é muito divertido.

Depois de terminar a minha licenciaturas na Universidade de Maastricht na Holanda e e na UC Berkeley na Califórnia, e ter alguns clientes leais comigo, fundei em 2012 a agência digital Friendventure . Aqui, assumi pela primeira vez a responsabilidade de ter funcionários. Ficou claro para mim que eu queria ser um empreendedor por um lado, mas ao mesmo tempo permanecer flexível. Também viajei muito durante os meus tempos de estudante e sempre me inspirei em lugares diferentes. Eu estava determinado em manter esta flexibilidade. Nómada digital e chefe de agência, viagens e responsabilidade de ter colaboradores a cargo, será que isto é conciliável? 

Liderança remota significa direitos iguais para todos

Diz-se que a empresa reflete a personalidade do empresário. Como viajante, minha agência também se caracteriza por grande liberdade e responsabilidade pessoal. Quando fundei a empresa, o meu lema era: quero dirigir uma agência onde um colaborador goste de trabalhar.

A decisão mais importante para mim foi tratar todos com igualdade. Todas as liberdades que tomo devem aplicar-se também aos meus empregados. Por que razão devo colocar os meus empregados numa secretária quando eu próprio já experimentei os benefícios da autonomia? Em termos de produtividade e em termos de bem-estar geral. 

A independência da localização surgiu da minha preferência pessoal. Hoje sou praticamente nómada digital em part-time. Eu viajo cerca de 4 meses por ano e também viajo muito entre os nossos escritórios em Colónia e Berlim e para vários outros compromissos. É por isso que também sou um passageiro apaixonado e passo várias centenas de horas por ano no comboio, onde também trabalho, é claro.

Estou firmemente convencido de que o sistema só funciona porque todos têm os mesmos direitos. Senão seria como: "Olha o Julian, ele está novamente em viagem e nós temos de ficar sentados no escritório das 9 às 5." Em tais condições, os colegas, e com razão, ficariam indignados. Esta não é simplesmente a forma como as empresas trabalham hoje em dia. Felizmente!

As vantagens do trabalho remoto

Nós não somos uma equipa remota intercultural que está espalhada por todo o mundo. Temos uma base de colaboradores nas nossas localizações em Colónia e Berlim. Mas também aqui muitos empregados trabalham a partir do escritório de casa ou aproveitam a oportunidade de escolher livremente o seu local de trabalho - por exemplo, em cafés, espaços de coworking, no comboio enquanto viajam, noutras cidades, ou como uma combinação de trabalho e férias noutros países. 

Liderança Remota: Trabalhar na piscina

Apesar das possibilidades de trabalhar a partir de qualquer local, a maioria deles vem ao escritório regularmente, mas muda de local de forma flexível de acordo com as necessidades. Esta combinação de flexibilidade no local de trabalho e uma equipa e escritório permanentes é muito bem recebida pelos meus colegas e candidatos. Também me oferece as seguintes vantagens como chefe da agência:

Redução da rotatividade do pessoal

De acordo com um estudo de Stanford , a rotatividade de pessoal em equipas remotas é 50% menor. Também já tivemos experiências semelhantes: uma equipaintegrada e a possibilidade de trabalhar remotamente impedem a saída de bons colaboradores. Especialmente porque a relocalização para outras cidades (por exemplo, como resultado de um planeamento de vida familiar) não leva necessariamente a uma mudança de emprego. 

Colegas mais felizes

De acordo com um estudo da TINYpulse , os trabalhadores remotos sentem-se mais satisfeitos e motivados. Sem inquéritos anónimas aos funcionários, uma avaliação exata é difícil, mas as avaliações no Kununu (portal de avaliação do empregador) dão uma boa indicação. Para um chefe remoto, é um desafio seguir de perto o estado de espírito da equipa. Uma "porta aberta" em todos os momentos ajuda aqui. Na era digital, isto significa que os meus colaboradores podem-me contactar a qualquer momento via Slack e falar sobre todos os tipos de problemas. Para mim, como chefe, também é importante participar ativamente das discussões da equipa via Slack . É claro que também há regularmente reuniões presenciais.

Colegas mais saudáveis e menos dias de baixa por doença

O número de dias de faltas ao trabalho relacionadas com questões psicológicas tem vindo a aumentar há anos: 18% dos dias de doença são, de acordo com o Relatório de Saúde da TK , agora de natureza psicológica, justamente os jovens correm maior risco. Ainda que, uma e outra vez, sejam relatadas maior carga de trabalho em home office , assistimos a um alto grau de autonomia (tempo e local de trabalho) como o caminho ideal. 

Na nossa experiência, esta autonomia conduz a um maior bem-estar e, consequentemente, a menos dias de baixa por doença. Com horários de trabalho flexíveis, posso simplesmente dar meia volta de manhã se tiver uma dor de cabeça e possivelmente começar a trabalhar mais tarde, em vez de ficar doente às 9 da manhã em ponto. 

Atrair os especialistas mais procurados

Uma organização só é tão boa quanto os seus colaboradores. No setor dos serviços, os meus colaboradores são o meu capital e um fator-chave na concorrência. A escassez de trabalhadores qualificados não é uma previsão nebulosa para o futuro, mas é já uma realidade em quase todas as indústrias. 

Ao trabalhar a partir de qualquer local, temos uma reserva de talentos muito maior à qual podemos recorrer. Condições de trabalho atrativas também reforçam a nossa própria marca de empregador. E com isto não me refiro apenas a uma mesa de matrecos nova e bebidas grátis - sem a cultura por detrás disso, é tudo apenas barulho e fumaça. 

Trabalho concentrado

Trabalhar de forma remota tem a vantagem de eu poder procurar ativamente as minhas pausas para um trabalho concentrado. Pessoalmente, estou sempre no meio da ação num escritório de plano aberto e rapidamente me distraio com coisas. Tudo bem de vez em quando.

No entanto, no nosso pequeno escritório em Berlim posso trabalhar de uma forma muito mais concentrada do que na nossa localização principal, em Colónia, onde salto de reunião em reunião, e me envolvo em vários processos. À noite noto como estou exausto depois de um dia de trabalho.

Liderança Remota: Como administro uma agência independentemente da sua localização

Para além das vantagens, existem também, naturalmente, muitos desafios para nós como equipa remota, especialmente quando as equipas remotas estão a crescer rapidamente, como aconteceu connosco no ano passado. Em 12 meses, duplicámos a nossa equipa para mais de 25 colaboradores. Isto acabou de causar muita confusão nos nossos processos internos. Por outro lado, os devidos locais de construção foram impiedosamente expostos.

Voltemos ao tema principal: liderança. É claro que a liderança é um verdadeiro desafio para as equipas remotas, uma vez que esta é feita remotamente. Agora a questão crucial: Como devo conduzir os meus colaboradores quando não estamos no mesmo escritório, na mesma cidade ou mesmo no mesmo fuso horário?

Na RAIDBOXES, também, alguns membros da equipa trabalham de form remota. Podes ler sobre as vantagens e desafios do trabalho remoto ino nosso artigo .

Liderança remota no século XXI

"De cima para baixo" já era! Mais precisamente, o princípio das hierarquias rígidas vem da era da industrialização. Provavelmente não ocorreria a ninguém que os desafios de uma fundição de ferro do século XVIII pudessem ser comparados aos de uma empresa média do século XXI. No entanto, a maioria das empresas hoje ainda está organizada de forma estritamente hierárquica.   

Um catálogo rigoroso de especificações, instruções de trabalho meticulosamente especificadas e controlos apertados - todos estes são instrumentos do antigo mundo do trabalho. Isto simplesmente não pode ser usado para enfrentar os desafios do século XXI. Porque essa é a realidade: Trabalhamos em grupos de projeto ágeis, respondemos a mensagens digitalmente, saltamos de uma tarefa para a outra, comunicamos com os clientes via skype com os clientes e vamo-nos atualizando. As grandes tarefas que a digitalização nos apresenta só podem ser realizadas através da cooperação e criatividade. 

Eu entendo como liderança digital ou liderança remota a preparação adequada dos meus colaboradores para estes métodos de trabalho modernos. Não estou sozinho nisto: as empresas jovens, em particular, questionam cada vez mais as estruturas corporativas clássicas e estão a desenvolver novos modelos de trabalho - por exemplo, a holacraciaa sociocracia ou mesmo o trabalho remoto.

Não quero separar a liderança digital da liderança remota, porque elas pertencem uma à outra: o remoto sempre foi uma realidade no mundo digital. Sempre que envio uma mensagem digital, faço uma ligação ou uso outras ferramentas de comunicação, trabalho remotamente. Mesmo os defensores mais obstinados do trabalho presencial não podem negar que uma empresa com vários locais precisa do trabalho remoto para permanecer ágil. 

Os 8 pilares da Liderança Digital

Então, o que distingue a liderança remota? Na minha opinião, depende das seguintes 8 coisas:

  1. Menos controle
  2. Mais confiança
  3. Transferir responsabilidade em vez de delegar
  4. Empoderamento
  5. Motivação intrínseca
  6. Evitar o pensamento silo
  7. Eventos de equipa
  8. As ferramentas certas

1. Menos controle

Comando e controle são obsoletos. Os chefes têm de dizer adeus ao controle de todas as atividades dos seus colaboradores a cada passo. Estudos como o do Instituto da Economia Alemã (IW) mostram que a produtividade diminui significativamente quando controlada constantemente.

Para ser honesto, eu também tive de mudar pois,por natureza, gosto de manter todas as rédeas na minha mão. Aqui, a distância espacial do trabalho remoto ajuda-me a ficar fora do negócio operacional. Eu tive de substituir a sensação de "Acho que me está tudo a escapar das mãos" por "Eles já conseguem equilibrar as coisas sem mim". 

Para mim, menos controle também tem a vantagem de eu me poder ocupar com as tarefas essenciais como chefe e empresário. Para mim, a liderança digital também inclui a tomada de decisões de negócios voltadas para o futuro. Tenho de estar de olho no mercado, manter as novas tecnologias no radar e, se necessário, ajustar nosso portefólio de serviços. Por outras palavras, trabalhar mais para a empresa do que na empresa.

Especialmente na fase de crescimento, tive de me retirar conscientemente das operações para construir novas estruturas. Consegui abdicar completamente de algumas áreas de responsabilidade, de forma a envolver-me apenas em situações críticas.

2. Mais confiança

Menos controle significa automaticamente mais confiança. E nada funciona sem confiança. Sem sociedade, sem família e também sem empresa. A confiança é um dos fatores mais importantes para o desempenho e o sucesso do trabalho em equipa. Isto é demonstrado por estudos como o da Universidade de Münster sobre Confiança nas equipas virtuais

"O contacto presencial que falta às equipas virtuais pode ser compensado pelo aumento da confiança" defende Guido Hertel, Professor de Psicologia Organizacional e dos Negócios da Universidade de Münster

Tenho que confiar que meus funcionários estão a fazer o trabalho corretamente. No final das contas, não me importa se o colega vai dar um passeio no caminho para o destino ou se alimenta o seu peixinho dourado. É o resultado que conta. A experiência mostra que as melhores ideias não surgem à secretária de qualquer forma, sob alta pressão ou em situações stressantes, mas quando temos a cabeça livre para o pensamento criativo. Estes espaços só podem ser criados com base numa relação de confiança.

E, assim como no futebol, a equipa perde e ganha em conjunto. Se o guarda-redes estiver a ter um jogo mau e deixar entrar um bola defensável no último segundo, a equipa manter-se-á unida. Isto não significa que prescindas de uma análise de falhas. É assim que eu vejo as coisas no contexto empresarial. Tem que ficar claro que vocês estão a trabalhar juntos em algo e que cada indivíduo faz a sua contribuição, mas também é permitido cometer erros. 

3. Transferir responsabilidade em vez de delegar

Em todo o lado se ouve que o chefe tem de delegar tarefas aos seus colaboradores. Mas só isto não é suficiente. Porque delegar normalmente leva a que os colaboradores trabalhem numa tarefa e depois a devolvam ao chefe. Isto é seguido de feedback, voltar a fazer as coisas e entra-se num ciclo de feedback aparentemente infinito que engole desnecessariamente muitos recursos e nervos. 

A melhor solução é, portanto, uma completa transferência de responsabilidade para o colaborador. Isto leva a decisões mais ágeis, sem que os resultados sofram. Além disso, os colaboradoress podem muitas vezes dar um feedback muito melhor uns aos outros do que se o chefe estiver constantemente envolvido. Em caso de dúvida, o seu conjunto de habilidades é muito mais exatamente adaptado à tarefa.

4. Empoderamento

Empoderamento significa proporcionar as condições de enquadramento ideais para que os teus próprios colaboradores possam atingir o seu potencial máximo. Um colaborador de alto desempenho na posição errada, um estagiário sobrecarregado com tarefas ou simplesmente falta de infra-estrutura técnica podem ser verdadeiros obstáculos para o desenvolvimento do potencial. 

Mas não é só a tecnologia que é importante: os colaboradores precisam de ferramentas mas, acima de tudo, de liberdade e de uma perspetiva de longo prazo. Para promover os colaboradores, é necessário aumentar o teu raio de ação. Uma maior margem para a tomada de decisões pode desencadear verdadeiros impulsos motivacionais. Por exemlo, um hotel conhecido permitiu que os funcionários de limpeza processassem eles próprios reclamações até 1000 €euros sem consultar os seus superiores hierárquicos. O resultado é uma motivação significativamente maior e uma burocracia reduzida  

Isso compensa duas e três vezes quando a experiência cresce fora da empresa e o conhecimento é ativamente compartilhado. A tarefa dos líderes digitais de hoje é incentivar os seus próprios colaboradores a desenvolverem uma versão tecnicamente melhor de si mesmos. Aqui não há espaço para vaidade, dor de cotovelo e competição. A compensação é o dobro ou o triplo quando a expertise da empresa cresce e o conhecimento é compartilhado ativamente. 

5. Motivação intrínseca

O que motiva um colaborador permanentemente? Um salário alto, bónus generosos ou um carro da empresa? Nenhuma destas coisas - estudos mostram que o efeito positivo de um aumento salarial dura pouco e atinge o máximo de 60.000 € por ano.  

A minha experiência também mostra que motivar ajuda intrinsecamente. Intrínseco significa “por iniciativa própria". O oposto é a motivação extrínseca, que inclui os motivadores mencionados acima: dinheiro, comissão, carro da empresa.

Como os efeitos da motivação extrínseca se dissipam após um curto período de tempo, apenas a motivação intrínseca cria valor agregado proativo. para governar, não rasgarão nada na empresa e ficarão longe das inovações. Como os efeitos da motivação extrínseca desaparecem novamente após um curto período de tempo, apenas a motivação intrínseca cria um valor agregado proativo. Aqueles que só trabalham de acordo com as exigências não criam nada de novo na empresa e ficam longe das inovações.

O que ajuda em termos concretos? Apreciação do trabalho, liberdade para tomar as próprias decisões, transparência, uma cultura de erro aberta e a celebração do sucesso.

6. Evitar o pensamento silo

Na minha opinião, um grande perigo para as empresas estabelecidas é a falta de troca de conhecimentos devido aos silos departamentais. Estes departamentos claramente separados e estritamente estruturados hierarquicamente tornam a cooperação mais difícil e, no pior dos casos, levam a um "estado dentro de um estado". Os departamentos tornam-se tão grandes que perseguem os seus próprios interesses ao lado dos da empresa.

Medidas eficazes para prevenir silos são trabalho de projeto ágil e equipas remotas. A vantagem da agilidade e do trabalho remoto, vejo isso na minha agência, é a constante mudança na composição das equipas de projeto interdisciplinares. Não há departamentos com uma placa na porta a dizer RP, design ou TI. Se não fizeres essa separação espacial e confiares no controle remoto, tens uma clara vantagem desde o início. No início, construir equipas de projeto ágeis certamente significa trabalho adicional para que o projeto não termine em caos. A longo prazo, no entanto, as empresas beneficiam dessa agilidade.

7. Eventos de equipa

Para equipas remotas espalhadas pelo mundo, pode ser difícil reunir todos os fcolaboradores num só lugar. Que bom que todos os nossos colaboradores moram na Alemanha e, portanto, nada impede uma festa de Natal conjunta e outros eventos.

Além disso, nos últimos três anos temos feito as malas uma vez por ano e voado para climas mais ensolarados (Maiorca, Lisboa, Creta) durante uma semana para trabalharmos juntos. Isto fortalece imensamente o espírito de equipa e cria confiança na equipa. Em outubro de 2019 a nossa terceira Workation (junção em inglês de trabalho e férias) teve lugar em Creta. Para muitos membros da nossa equipa em rápido crescimento, foi a primeira reunião presencial, pois até então apenas se comunicavam através de canais digitais.

Liderança Remota: Como administro uma agência independentemente da sua localização

Eu vejo as reuniões e eventos regulares como cruciais para o sucesso de uma empresa remota. Somos todos seres sociais, queremos conhecer as pessoas com quem trabalhamos todos os dias. Como "estranhos", é incrivelmente difícil criar um espírito de equipa comum. Se alguma vez cozinharam, comeram e riram juntos, é muito mais fácil.

8. As ferramentas certas

Muitos pensam que as ferramentas são a coisa mais importante nas equipas remotas. A verdade é: as ferramentas são definitivamente essenciais no mundo digital do trabalho, mas devem ser sempre integradas em fluxos de trabalho significativos. O que oferece a melhor ferramenta de gestão de projetos do mercado se as inúmeras funcionalidades não são necessárias ou se elas impiedosamente sobrecarregam os colaboradores? No pior dos casos, os colaboradores individuais utilizam soluções diferentes, o que não ajuda ninguém. E nunca te esqueças:

Um idiota com uma ferramenta continua a ser um idiota. 

O e-mail pode não ser obsoleto, mas é cada vez menos utilizado em equipas ágeis e baseadas em projetos. Um e-mail não é muito adequado se cinco pessoas estão a comunicar entre si e há mais doze no CC. Os gestores passam horas todos os dias a processar e-mails que são de pouca relevância para eles. É aqui que as ferramentas de colaboração são uma verdadeira bênção, pois podem estruturar muito melhor a comunicação ou fornecer comentários diretamente na interface do utilizador. 

A vantagem de tais ferramentas de comunicação é o uso imediato da inteligência coletiva. A dificuldade para colocar uma pergunta no canal é muito menor do que entrar no escritório do chefe ao lado e pedir um conselho ou um parecer. Como chefe remoto, estou sempre atento às necessidades dos meus colegas e, ao mesmo tempo, permanecemos ágeis. 

A orientação remota é possível!

Pode parecer ridículo para os chefes estabelecidos do século passado: Mas a liderança à distância é possível, funciona bem e, às vezes, até melhor do que quando estás constantemente a "respirar para cima" dos teus colaboradores devido à presença excessiva. 

Liderança Remota: Como administro uma agência independentemente da sua localização

O trabalho remoto sempre foi uma realidade que devemos reconhecer como parte da era digital. É por isso que eu aconselharia todas as empresas a preparar com antecedência as estruturas para o trabalho remoto. Seja por razões de marca do empregador ou para manter os colaboradores merecedores.

Como uma equipa remota completa, apenas os eventos e reuniões conjuntas permanecem No entanto, considero a presença regular como chefe uma grande vantagem. De vez em quando, é necessário sentir as vibrações da equipa no próprio corpo. Como equipa totalmente remota, permanecem as reuniões e os eventos conjuntos.  

Mas há um senão na liderança remota que só pode ser eliminado através da autodisciplina. Graças ao meu nomadismo digital, estou praticamente sempre acessível, quando não estou numa área sem rede. Muitas vezes, é grande a tentação de verificar os e-mails rapidamente antes de ir dormir ou fazer uma ou outra tarefa prevista para o dia seguinte. 

Tenho de definir limites claros para mim mesmo. Isto nem sempre é fácil, mas com alguns truques funciona: notificações desligadas, horários fixos para verificar os meus e-mails, planeamento diário com desporto, meditação, etc. Aceito de bom grado a necessidade de disciplina se, por outro lado, for recompensado com grande flexibilidade e liberdade. Os meus colegas e eu não gostaríamos de abdicar disto!

O Julian é fundador e diretor-geral das agências Friendventure e BannerBüro com escritórios em Colónia e Berlim. Aos 14 anos, ele já estava a trabalhar nos seus primeiros projetos web para clientes e projetou banners publicitários. Ele estudou Negócios Internacionais na Universidade de Maastricht e na UC Berkeley. Como fã da digitalização e entusiasta das Startups, já foi cofundador de várias empresas.

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