Retrospetivas para agências e empresas: Mais eficiência e satisfação

9 min.
Scrum Retro for Agencies & Companies

O que corre bem na equipa e no projeto? E o que não corre? Que medidas podem ser derivadas disto? A retrospetivas são uma forma perfeita de trazer motivação e impulso para a tua empresa ou agência. Mostramos-te como estabelecer uma retrospetiva e os "nãos" e os "sins" disto.

Uma retrospetiva (abrev: retro) é uma espécie de revisão para determinar em conjunto num grupo, numa equipa ou para uma organização inteira quais os sucessos alcançados num período de tempo definido. Podes usá-la para colocar à prova a gestão do teu projeto ou desenvolvimento ágil de software, mas também qualquer outra área da tua empresa. Ao mesmo tempo, as reuniões retro esclarecem a questão de saber se a cooperação nas equipas funciona realmente bem - e se os colaboradores e colaboradoras estão satisfeitos/as.

As regras básicas

As retrospetivas são particularmente eficientes, porque cada unidade oferece espaço suficiente para sugestões de melhoria, que são imediatamente transferidas para projetos concretos. É exatamente isto que torna as retrospetivas tão valiosas e sustentáveis. As retrospetivas têm lugar - devidamente conduzidas - de uma forma que

  1. permitam que todos no grupo ou equipa tenham uma palavra a dizer
  2. ofereçam espaço para diferentes formas de feedback, sem avaliação imediata
  3. sejam construtivas, viradas para o futuro, respeitosas e transparentes

A retrospetivas não são de forma alguma apenas adequadas a empresas ou agências, mas também a ONGs, associações, grupos voluntários, "Open Source Initiatives" (iniciativas pelo código aberto) ou projetos sociais e políticos. Especialmente o ambiente de código aberto ou WordPress valoriza loops de feedback que são baseados em retrospetivas. Afinal de contas, isto traz toda a equipa de desenvolvimento a bordo e revela os processos de tomada de decisão.

As retros são tão úteis para projetos técnicos como para a melhoria da cultura empresarial. Aqui está uma breve visão geral das duas variantes:

Retrospetiva Scrum

As retrospetivas são classicamente conhecidas devido ao método de gestão de projetos Scrum. Especialmente equipas de desenvolvimento de software ou web design confiam no Scrum, pois este oferece uma antítese para projetos tradicionalmente organizados hierarquicamente do tipo "Eu digo-vos o que fazer e quando". Em certa medida, os criadores organizam-se no Scrum. No entanto, existem estruturas fixas (por exemplo, o Scrum Board) e períodos de tempo fixos ("Sprint"). As subtarefas tornam tudo isto particularmente flexível e, portanto, ágil. A retro em si funciona em cinco fases:

  1. Introdução: Aqui que se coloca a equipa em modo retro, se define os objetivos da reunião, se explica novamente o processo organizacional, se necessário, ou se apresenta novos e novas participantes.
  2. Recolher dados: Este passo é para recolher temas a serem destacados na retro. Por outras palavras, aspetos que correram bem, mas também aqueles para os quais a otimização é desejada ou que causam conflitos. Inicialmente, todos os unputs são permitidos aqui - a priorização conjunta só ocorre depois.
  3. Obter insight (perspetiva): Os pontos registados são discutidos em conjunto. Quais são as causas de desenvolvimentos positivos, mas também de desenvolvimentos que precisam de ser otimizados? O que pode ser daqui levado para outros projetos ou para a cooperação na equipa?
  4. Derivar medidas: O grupo decide em conjunto que medidas de melhoria devem ser aplicadas nos próximos sprints. Estas medidas devem ser formuladas da forma mais concreta possível ("quem faz o quê até quando") e registadas por escrito.
  5. Conclusão da retrospetiva: Aqui podes resumir os resultados mais uma vez, esclarecer as últimas perguntas abertas, e fazer uma pequena "retro da retro" com tod@s @s participantes.

Para algumas equipas, agências e empresas, esta forma muito aberta de intercâmbio precisa de algum tempo de habituação. Por isso, pode acontecer que inicialmente surja pouco feedback, ou que até conflitos e acusaçõess mútuas surjam. Isto pode ser evitado, por isso aqui estão algumas dicas.

echometer scrum retro
Um software de retrospectiva, aqui com Echometer

No entanto, mais cedo ou mais tarde, as retrospetivas deverão conduzir às seguintes melhorias:

  • Os cronogramas no desenvolvimento de software ou no projeto podem ser melhor planeados, os obstáculos restritivos são eliminados
  • A empresa cria os recursos necessários de natureza técnica, estrutural ou humana, a fim de poder funcionar corretamente
  • Os funcionários e funcionárias abordam os conflitos de forma mais aberta e resolvem-nos juntos
  • A equipa não se concentra apenas no que não está a correr bem, mas também nos pontos positivos e na otimização dos processos
  • Não só os desafios técnicos estão em primeiro plano, mas também a união e o espírito da equipa

Se um ou mais destes pontos não forem alcançados, a equipa pode trabalhar em conjunto no formato, nas ferramentas, nos processos de tomada de decisão, no envolvimento de todos/as os/as participantes ou na moderação. Ou a equipa determina que certos pré-requisitos devem ser criados primeiro. Isto poderia ser, por exemplo, processos de desenvolvimento uniformes ou uma melhor comunicação ou motivação dentro da empresa.

Retrospetiva da equipa

E isto leva-nos à segunda função que as retrospetivas podem ter. Para além de processos puramente relacionados com projetos ou como suplemento de retrospetivas técnicas, elas podem ser utilizadas para reforçar a coesão na agência ou empresa. Nenhuma equipa consegue passar sem conflitos. É crucial lidar com eles de uma forma aberta e orientada para a solução, para que a organização não se preocupe apenas consigo mesma ou se prenda a “trabalhar de acordo com as regras”.

Retros de equipa gratuitas que não estão envolvidas no Scrum ou em qualquer outro método usam principalmente as três perguntas seguintes:

  • O que funcionou bem? Em que casos trabalhámos bem juntos e porquê?
  • O que não funcionou bem? Onde se pode melhorar algo na cooperação?
  • O que esperamos melhorar, vamos experimentar Quem trata da implementação e até quando?

Neste caso, uma retrospetiva é menos rigidamente organizada do que no Scrum. Em princípio, a equipa é livre para determinar o formato no qual as questões listadas são esclarecidas. No entanto, um formato regular (como uma retrospetiva a cada dois meses), uma seleção representativa dos/as participantes, documentação detalhada e resultados escritos são úteis, bem como uma pessoa que se encarrega do convite, da moderação e do processamento.

Os temas para as retrospetivas devem vir dos próprios funcionários e funcionárias; irei falar sobre isto mais tarde. A fim de iniciar este processo, faz sentido recolher regularmente feedback de antemão. E também para fornecer apoio e motivação.. Por exemplo, no contexto de inquéritos (possivelmente anónimos) ou através de um papel especial na empresa. Podes ler sobre como isto pode parecer no nosso artigo sobre Saúde mental nas empresas.

Especialmente os funcionários e funcionárias que trabalharam anteriormente numa empresa muito hierarquicamente estruturada não estão habituados a fazer contribuições abertas e corajosas para a cultura corporativa. Algo só mudará na tua empresa se houver um enquadramento no qual todos possam expressar livremente a sua opinião.

Os "sins" de uma retro

Independentemente de ser uma retro técnica ou mais cultural, há alguns pré-requisitos e também ferramentas que contribuem para o sucesso das reuniões:

  • Moderação: Na retrospetiva da sprint, esta função é assumida pelo Scrum Master. Numa retrospetiva não formal, esta tarefa pode ser determinada livremente, talvez até como parte de uma rotação.
  • Hierarquias planas: É importante que os/as moderadores/as liderem a reunião como participantes em pé de igualdade, e não "de cima para baixo". O mesmo se aplica ao pessoal da direção ou de outros/as executivos/as séniores.
  • Definir um conjunto de regras: Quando surgem mal-entendidos ou desacordos durante as retros, lembrar as pessoas dos valores comuns da agência ou da empresa ajuda. Não como uma lista de proibições, mas sob a forma de exemplos que representam uma comunicação positiva. Vê, por exemplo, o Código de conduta ds RAIDBOXES.
  • Acordos vinculativos: Isto inclui o registo dos resultados numa ata. Mas também não tomar decisões nas costas das pessoas ausentes. Em caso de dúvida, o grupo de participantes deve ser ampliado. Ou - dependendo dos assuntos esperados - pessoal de outros departamentos e equipas podem ser convidados.
  • Medindo o sucesso: as medidas adotadas até agora tem levado a melhorias? Em caso negativo, como pode ser uma conclusão mais concreta da retro? Os sucessos podem ser provados ou medidos? A carga de trabalho é reduzida de forma sustentável ou o estado de espírito da equipa melhora?

O último ponto em particular é importante: só através de resultados positivos é que se fixa a retro permanentemente e esta é aceite por todos. Porque nem todos na tua equipa vão entender no início o significado das retrospetivas. O pretexto "Não traz nada de útil" só pode ser refutado se os sucessos se tornarem visíveis. E se assumires regularmente todas as funções na empresa.

Os "nãos" de uma retro

Os "nãos" surgem em parte dos pontos acima referidos. Mas o risco também se esconde para além disso se as retrospetivas não forem bem pensadas ou se forem orientadas de forma vaga:

Círculo improdutivo dos/as participantes

Aqui é necessário haver abertura e às vezes um certo tato. É prejudicial quando alguém da equipa não se sente incluído. Por outro lado, rondas demasiado grandes - ou com demasiada mistura temática - tornam-se rapidamente improdutivas. Se os temas individuais não puderem ser esclarecidos no grupo grande, eles podem, se necessário, ser passados para as retros das equipas mais pequenas.

Muito pouca transparência

Se outros departamentos sentirem que não têm nenhuma percepção dos resultados de uma retro, rapidamente surgem distúrbios ou frustrações. Aqui, as atas visíveis publicamente ou a apresentação regular dos resultados a todos podem ser úteis. Isto também se aplica à medição do sucesso dos pontos aprovados.

Estrutura protegida

Ao mesmo tempo, a própria retrospetiva deve ser um lugar protegido para que não haja reservas em expressar críticas nela. Alguns só falam abertamente sobre o que precisa de ser melhorado em tal cenário. Por exemplo, dentro da própria equipa ou sem a administração. Se necessário, as retrospetivas podem ser divididas para encontrar o equilíbrio certo entre a transparência e a necessidade de proteção.

Especificações demasiado rígidas

São sempre as mesmas pessoas a falar durante a retrospetiva? As sugestões são rapidamente rejeitadss? Ou os resultados individuais já são conhecidos com antecedência? Isto não funciona. As retrospetivas só são adequadas a agências e empresas em que existe uma cultura aberta.

As tarefas são definidas de forma imprecisa ou não são acompanhadas

A questão "quem faz o quê até quando" é extremamente importante. Retrospetivas requerem que o grupo defina responsabilidades e prazos para que cada ideia seja implementada.

Sobre o tema da sustentabilidade das medidas: Vale a pena contar com uma ferramenta de gestão de projetos na qual as tarefas individuais são inseridas. Assim, podes sempre ver num relance em que áreas uma retrospetiva está a correr bem e onde ela precisa de ser melhorada. Tens várias retrospetivas na tua empresa? Então eles podem ser medidas reciprocamente ou podem ser trocadas ideias.

Pura tecnologia, sem cultura

Não importa se se trata de uma retro de Sprint ou qualquer outra variante: Não se trata exclusivamente de listar e resolver desafios puramente técnicos. A interação social e cultural dentro da equipa também deve ser examinada, porque um (trabalho eficiente) não funciona sem o outro (espírito de equipa). Os departamentos de desenvolvimento às vezes têm dificuldade em combinar os dois. Neste caso, formação adequada pode ajudar, vê por exemplo o nosso artigo no blog sobre comunicação não-violenta.

Schritte der Gewaltfreien Kommunikation
Os quatro passos da comunicação não-violenta

Estrutura pouco clara

As retrospetivas devem proporcionar espaço para se poder falar livremente sobre temas conflituosos. No entanto, elas precisam de um enquadramento claro e de uma estrutura fixa. Isto inclui os elementos-chave como a implementação regular, o papel de moderador, se necessário um papel separado para a documentação ou as atas, uma gestão do tempo e - se desejado - o uso de ferramentas retro especiais. Uma nota sobre isto mais adiante. As cinco fases de uma retro (ver acima) irão ajudar-te a manter a estrutura.

Para todos os pontos mencionados acima, podes obter ajuda se não houver conhecimento suficiente disponível na tua agência ou empresa. Por exemplo, através de cursos de formação ou de formadores/as externos/as.

Retros @ RAIDBOXES

Na RAIDBOXES usamos várias formas de retros para nos organizarmos. Por um lado, as clássicas retrospetivas Scrum do desenvolvimento do nosso produto, através das quais podemos agir muito mais rapidamente. Além disso, nossa equipa de suporte - e em breve nós também no marketing - usamos retros internos da equipa para melhorar continuamente a qualidade.

Além disso, estamos atualmente a estabelecer um formato que inclui todos os e as colegas na RAIDBOXES . Ainda estamos na fase de descoberta. Devido ao nosso crescimento atual, deixou de ser fácil reunir todos numa só mesa. Uma ideia que estamos a analisar: Cada equipa envia dois ou duas representantes para a retrospetiva da empresa, de forma rotativa. Isto daria a todos a oportunidade de contribuir.

Retrospetiva e holocracia

Tudo isto encaixa bem com a abordagem holocrática que a RAIDBOXES implementou. Esta é uma forma de organização que permite trabalhar de forma independente. Podes encontrar mais informações sobre isto no nosso artigo do blog Nova liderança com holocracia.

Temas para a Retro

Os pontos positivos, bem como os desafios, que trazemos para este formato à escala da empresa provêm em parte de inquéritos aos colaboradores e colaboradoras que levamos a cabo a cada seis meses. A priorização dos temas é bastante simples: pesamo-los, entre outras coisas, de acordo com a frequência ou urgência com que um item foi classificado dentro deste inquérito.

Outra abordagem pode ser reunir previamente temas para a retro na equipa. Se houver demasiados pontos para uma retro, é feita uma votação: Qual destes queremos discutir? Todas as outras entradas entram automaticamente num backlog para a próxima retro.

Software de retro: Echometer

Há agora uma série de ferramentas disponíveis para a realização de uma retrospetiva apoiada por um software. Nós próprios trabalhamos com Echometer, cuja empresa também está sediada em Münster.Esta ferramenta ajuda a conduzir sistematicamente uma retrospetiva da equipa. Para capturar os potenciais e a disposição dos seus colaboradores e colaboradoras.

Podes escolher entre um conjunto de perguntas pré-definidas selecionadas de acordo com abordagens psicológicas, as quais os/as participantes respondem. Alternativamente, podes também enviar as tuas próprias perguntas. A partir deste conjunto de respostas, o Echometer guia então a tua equipa passo a passo através da retrospetiva. Uma vantagem especial: os resultados são documentados automaticamente e podem ser comparados entre si. Após algumas retrospetivas, podes sempre ver onde foram feitas melhorias ou onde podem ser feitos ajustes.

Fontes e outros links

Quer implementar Retros ou Scrum na tua agência ou empresa? Aqui estão mais algumas fontes:

Retrospetiva e trabalho de equipa: As tuas perguntas

Que perguntas tens sobre retrospetivas ou em relação ao artigo? Como fazes para melhorar o trabalho conjunto na tua equipa? Deixa a tua opinião nos comentários. Queres mais dicas sobre negócios e responsabilidade social? Então segue-nos no Twitter, Facebook ou através da nossa newsletter.

O Michael é responsável pelas áreas de conteúdo e saúde mental na RAIDBOXES. Desde 2007 que ele é bastante ativo nas comunidades de bloggers e WordPress. Entre outras coisas, como co-organizador de eventos WordPress, autor de livros e formador de blogues corporativos. Ele gosta muito de escrever em blogues, tanto a nível profissional como pessoal. O Michael trabalha e escreve remotamente a partir da ensolarada cidade de Friburgo.

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